Referat. Organisationsbestyrelsesmøde fredag den 23. januar 2015, kl Tivoli Hotel & Congress Center, Arni Magnussons Gade 2-4, 1577 København V

Transkript

1 Udsendt den 20. februar 2015 Organisationsbestyrelsesmøde fredag den 23. januar 2015, kl Tivoli Hotel & Congress Center, Arni Magnussons Gade 2-4, 1577 København V Bestyrelsen Bjørn Petersen, Daniel A. Mangold, Helle Marianne Rasmussen, Henning Andersen, Jette Bergenholz Bautrup, Karen Levin Nielsen, Mikkel Warming, Omar Abachri og Rasmus Riley KAB Kundedirektør Margrete Pump, kundechef Jonas M. Cohen og chefkonsulent Ulrik Hjort 1/14

2 Indholdsfortegnelse 1. Protokollat fra møde den 15. december Revisionsprotokol Meddelelser... 3 SAGER TIL BESLUTNING... 3 Målsætning Partnerskabsaftale om Sydhavnen mellem Københavns Kommune og AKB, København Ensartet syn i AKB, København... 4 Økonomi Jagtvejskarréerne, skybrud i 2011 økonomisk udredning... 4 Administration Styringsdialog Organisationsbestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder... 7 SAGER TIL ORIENTERING... 9 Administration KAB s beboerhøjskoler Skabeloner til vedligeholdelsesreglement, husorden, råderetskatalog og installationsret Ny Boligaftale KAB s målsætningsprogram Mødekalender Eventuelt Bilag 1: Aftaletekst for Frederiksholmpartnerskabet... 4 Bilag 2: Økonomisk oversigt... 6 Bilag 3: Referat af styringsdialogmøde Bilag 4: KAB s beboerhøjskoler Bilag 5 Skabelon til husorden Bilag 6: Skabelon til vedligeholdelsesreglement Bilag 7: Skabelon til råderet Bilag 8: Skabelon til installationsret Bilag 9: KAB s målsætningsprogram /14

3 1. Protokollat fra møde den 15. december 2015 Protokollatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 15. december 2014 blev godkendt uden bemærkninger. 2. Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. 3. Meddelelser Jonas M. Cohen orienterede om studieturen, som i år går til West Midlands (Midtengland) fra den 14. til den 18. september Den 1. marts 2015 tiltræder Steen Carlsson som ny ejendomsleder på Mozarts Plads. Desuden tiltrådte Malene Ambus som sekretær i Kundecenter D den 1. februar Mundtlig orientering fra BL s 1. kreds v/bjørn Petersen Intet under dette punkt. SAGER TIL BESLUTNING Målsætning 5. Partnerskabsaftale om Sydhavnen mellem Københavns Kommune og AKB, København Punktet var på bestyrelsesmødet den 15. december 2014, hvor Jonas M. Cohen og Rasmus Overgaard orienterede om aftalen. Bestyrelsens kommentarer er indarbejdet i aftalen, og der er udarbejdet en udrulningsplan til afdelingsbestyrelserne. Det indstilles, at bestyrelsen godkender partnerskabsaftalen. Godkendt. 3/14

4 Administrationen vil udarbejde en nærmere plan for hvilke typer erhverv det er hensigtsmæssigt at udleje til, som vil blive forelagt bestyrelsen til godkendelse../. Bilag 1: Aftaletekst for Frederiksholmpartnerskabet 6. Ensartet syn i AKB, København I forbindelse med diskussionen om de obligatoriske servicemål i servicerammen på organisationsbestyrelsesmødet den 6. juni 2014 blev det besluttet, at problematikken vedrørende manglende ensartet syn mellem afdelingerne var en opgave for administrationen, og derfor ikke skulle indgå som en del af servicerammen. Vi har i administrationen efterfølgende haft møde med ejendomsledere og driftschefer for at afklare problematikken og finde løsningsmuligheder og har efterfølgende aftalt følgende: Alle medarbejdere, der arbejder med syn, skal have en certificering. Alle medarbejdere, der arbejder med syn samt alle driftschefer og ejendomsledere, skal på opfølgningskursus mindst hvert 5. år. Mindst én gang om året skal medarbejdere, der arbejder med syn, tage på syn sammen med en synsmedarbejder fra en anden afdeling. Alle medarbejdere, der arbejder med syn skal på et opfølgningskursus i forbindelse med indførelse af elektronisk syn. Afdelingsbestyrelserne skal informeres om, at de har mulighed for at komme på kursus om syn specifikt rettet mod bestyrelsesmedlemmer. Disse nye retningslinjer vil blive indført fra den 1. januar Det indstilles, at bestyrelsen godkender de nye retningslinjer for ensartet syn i AKB, København. Godkendt. Økonomi 7. Jagtvejskarréerne, skybrud i 2011 økonomisk udredning Som bekendt blev Storkøbenhavn i juli 2011 ramt af et meget kraftigt skybrud. I den forbindelse blev Jagtvejskarréerne udsat for store skader i form af omfattende oversvømmelse af kælder med deraf følgende skader på ejendommen. 4/14

5 Skaderne fra skybruddet, beløber sig for alle 5 afdelinger til i alt ,01 kr. Af dette beløb er der opnået forsikringsdækning for i alt ,00 kr. Det medfører, at de 5 implicerede afdelinger tilsammen skal finansiere i alt ,10 kr. Nedenfor og af vedlagte bilag fremgår fordeling af udgifter samt forslag til finansieringsplan for den enkelte afdeling. Fordelingen er foretaget i forhold til lejemål pr. afdeling. Det bemærkes, at afdeling 1023, Guldberg særskilt betaler kr. for etablering af dræn. Såfremt bestyrelsen godkender den foreslåede finansieringsplan, vil der blive fremsat forslag i den enkelte afdeling på afdelingsmødet i maj Afdeling 1021, Jagtvej, karré 1 Beløb til dækning: Tidligere afsat: Restbeløb: ,49 kr ,00 kr ,49 kr. Foreslås finansieret over afdelingens langtidsplan. Afdeling 1022, Jagtvej, karré 2 Beløb til dækning: Tidligere afsat: Restbeløb: ,55 kr ,00 kr ,55 kr. Foreslås finansieret over afdelingens langtidsplan. Afdeling 1023, Guldberg Beløb til dækning: ,37 kr. Tidligere afsat: ,00 kr. Henlagt på langtidsplan: ,00 kr. (år 2015) Restbeløb: ,37 kr. Foreslås finansieret ved lån i egne midler, der afdrages over 10 år. Dette vil medføre en huslejeforhøjelse på 14,03 kr.pr. m 2, hvilket svarer til en huslejestigning på ca. 1,7 %. Afdeling 1024, Jagtvej, karré A og B Beløb til dækning: ,96 kr. Tidligere afsat: ,00 kr. Restbeløb: ,96 kr. Foreslås finansieret over afdelingens langtidsplan. 5/14

6 Afdeling 1025, Tagensvej Beløb til dækning: Tidligere afsat: Restbeløb: ,72 kr ,00 kr ,72 kr. Foreslås finansieret over afdelingens langtidsplan../. Bilag 2: Økonomisk oversigt Det indstilles, at bestyrelsen godkender ovenstående forslag til finansieringsplan for de 5 afdelinger under forudsætning af, at de vedtages på de respektive afdelingsmøder i foråret Godkendt. Da formand for bestyrelsen Bjørn Petersen og bestyrelsesmedlemmer Rasmus Riley og Daniel A. Mangold er henholdsvis formand og medlemmer af afdelingsbestyrelser i Jagtvejskarréerne, deltog de ikke behandlingen af dette punkt. Administration 8. Styringsdialog 2014 Vi har modtaget meddelelse fra Københavns Kommune om, at der vil blive afholdt styringsdialogmøde den 3. marts 2015, kl I lighed med sidste år vil der være mulighed for at sætte en række emner på dagsordenen, som AKB, København ønsker at drøfte. Disse emner indgår i dokumentationspakken, som ligger til grund for styringsdialogen. Referat af styringsdialogmøde afholdt den 10. februar 2013 med AKB, København og Københavns Kommune vedlægges../. Bilag 3: Referat af styringsdialogmøde /14

7 Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, hvilke emner AKB, København ønsker drøftet med Københavns Kommune på styringsdialog Bestyrelsen besluttede, at følgende emner skal drøftes med Københavns Kommune på styringsdialog 2014: Maribovej, grundskyldsproblematik. Orientering om Titanparken Hovedpunkter i Udlejningsaftalen Klimaplan i København AlmenBolig+ dispensation 9. Organisationsbestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder Som besluttet på bestyrelsesmødet den 29. oktober 2014 skal der på dette møde tages stilling til, hvem der skal være ansvarlig for de indsatsområder, der pt. er vakante. Den nuværende fordeling blev besluttet på et bestyrelsesmøde uden administrationen den 20. juni 2013 og efterfølgende taget til referat på bestyrelsesmødet den 22. august Fordelingen blev taget ud fra en beslutning om, at der skal være to organisationsbestyrelsesansvarlige for hvert indsatsområde i målsætningsprogrammet, samt at indsatsområderne nybyggeri, økonomi og arbejdsgiverrollen henhører under formandskabet, som i øvrigt holdes uden for tildeling af punkter. Det blev desuden besluttet, at hvert bestyrelsesmedlem skal være ansvarligt for to indsatsområder. Nedenfor er hhv. en oversigt over indsatsområder, og hvem der er ansvarlig samt en oversigt, der tager udgangspunkt i det enkelte bestyrelsesmedlem, og viser hvilke ansvarsområder denne har. Indsatsområde Fremtidssikrede bebyggelser Nybyggeri Energi og miljø Beboerdemokrati Boligsocialt ansvar Service over for beboerne Image internt Ansvarlige fra organisationsbestyrelsen Rasmus Riley og Daniel A. Mangold Formandsskabet Rasmus Riley og Helle Marianne Rasmussen Daniel A. Mangold og Jette Bergenholz Bautrup Henning Andersen og Jette Bergenholz Bautrup Helle Marianne Rasmussen og Vakant Daniel A. Mangold og Vakant 7/14

8 Image over for omverdenen Økonomi Arbejdsgiverrollen Daniel A. Mangold og Vakant Formandsskabet Formandsskabet Organisationsbestyrelsesmedlem Bjørn Petersen Karen Levin Nielsen Jette Bergenholz Bautrup Henning Andersen Helle Marianne Rasmussen Rasmus Riley Daniel A. Mangold Mikkel Warming Omar Abachri Ansvar for Nybyggeri, Økonomi og Arbejdsgiverrollen Nybyggeri, Økonomi og Arbejdsgiverrollen Beboerdemokrati og Boligsocialt ansvar Boligsocialt ansvar Energi og miljø og Service over for beboerne Fremtidssikrede bebyggelser og Energi og miljø Fremtidssikrede bebyggelser, Beboerdemokrati, Image internt og Image over for omverdenen Som det fremgår af den første oversigt er der på indsatsområderne Service over for beboerne, Image internt og Image over for omverdenen pt. kun én ansvarlig. Der skal derfor vælges endnu en ansvarlig for disse områder. Som det fremgår af den anden oversigt har Henning Andersen pt. kun et ansvarsområde, Mikkel Warming og Omar Abachri har ingen ansvarsområder, og Daniel A. Mangold har fire ansvarsområder. De resterende bestyrelsesmedlemmer har hver to ansvarsområder. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, hvilke bestyrelsesmedlemmer, der skal være ansvarlige for hvert af de ti indsatsområder. Bestyrelsen besluttede, at udover de allerede tildelte indsatsområder, som bibeholdes, vil Omar Abachri blive ansvarlig for Nybyggeri sammen med formandskabet, og Mikkel Warming bliver ansvarlig for Image internt samt Image over for omverdenen sammen med Daniel A. Mangold. 8/14

9 SAGER TIL ORIENTERING Administration 10. KAB s beboerhøjskoler 2015 De afholdte beboerhøjskoler i sommeren 2014 fik en pæn tilslutning. Det er derfor et enigt Højskoleudvalg, der har besluttet, at beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i beboere ønskede i 2014 at deltage på årets beboerhøjskoler. Heraf deltog 65 via Arbejdsmarkedets Feriefond. En beskrivelse af KAB s beboerhøjskoler og ophold i 2014 findes i vedlagte bilag: KAB s beboerhøjskoler. I 2015 ønsker vi at udvide kapaciteten, så i alt 200 beboere kan deltage i beboerhøjskolerne: Seniorhøjskole og Familiehøjskole. KAB forventer igen til næste år at kunne tilbyde en række personer gratis ophold via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond (AFF). I 2015 vil prisen for deltagelse på Seniorhøjskolen være i alt kr. i egenbetaling. For Seniorhøjskolens vedkommende foregår opholdet ikke på en højskole, da højskolernes standard ikke lever op til de krav, KAB har til en seniorhøjskole med hensyn til handicapvenlighed. Prisen for deltagelse på Familiehøjskolen vil i 2015 udgøre i alt kr. i egenbetaling for voksne og kr. i egenbetaling for børn. De oplistede priser for deltagelse i hhv. Seniorhøjskolen og Familiehøjskolen dækker over en uges ophold på dobbeltværelse med eget bad og toilet samt alle måltider mv. - alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2015 igen indgået en fast aftale for Familiehøjskolen, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Høj- og Efterskole på Fyn. Seniorhøjskolen vil blive afholdt på Skarrildhus, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. Tilskud fra boligorganisationen Højskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse på højskoleopholdene i 2015 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond, om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere år gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser, boligorganisationen vil råde over på de i alt to beboerhøjskoler. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. 9/14

10 Boligorganisationens pris vil fortsat være kr. pr. plads i I 2014 deltog 25 beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond. Tilbuddet om deltagelse på beboerhøjskolerne udsendes fra medio februar Endelig besked om beboernes deltagelse gives først efter tilsagn fra organisationsbestyrelserne../. Bilag 4: KAB s beboerhøjskoler 2014 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter - at beboerne i skal have Beboerhøjskolerne tilbudt til et tilskud på kr. pr. plads - at boligorganisationen beslutter, hvor mange pladser de ønsker at råde over. Bestyrelsen besluttede, at beboerne i skal have Beboerhøjskolerne tilbudt med et tilskud på kr. pr. plads og ønskede at råde over op til 25 pladser. 11. Skabeloner til vedligeholdelsesreglement, husorden, råderetskatalog og installationsret Som orienteret om på organisationsbestyrelsesmødet den 2. april 2014 er vi i forbindelse med gennemgangen af de dokumenter, der skal ligge på AKB, Københavns hjemmeside blevet opmærksomme på, at der er behov for på nogle punkter at justere vedligeholdelsesreglementet i forhold til lovgivningen samt at fjerne de henvisninger, der er til den tidligere beboerhåndbog. Da det fra den 1. januar 2010 ikke længere er organisationsbestyrelsen, der har bemyndigelse til at godkende vedligeholdelsesreglementet, men i stedet afdelingsmødet, skulle de reviderede vedligeholdelsesreglementer have været på afdelingsmøderne i alle afdelinger i september I forbindelse med KAB projektet En hånd til alle er det i mellemtiden besluttet at udarbejde skabeloner for vedligeholdelsesreglement, husorden, råderetskatalog og installationsret. Vi har derfor afventet disse for at gøre arbejdet i afdelingerne lettest muligt. Skabelonerne er nu klar, og personalet i afdelingerne tager dem snarest med på et bestyrelsesmøde og derefter på afdelingsmøderne i maj eller september. Allerede nu er husordens- 10/14

11 skabelonen samt procesbeskrivelse og kampagneplakater er sendt ud til afdelingsbestyrelserne. Skabelonerne for vedligeholdelsesreglement, råderetskatalog og installationsret består af en beskrivelse af de lovgivningsmæssigt fastsatte regler samt en markering af, hvor den enkelte afdeling selv har mulighed for at fastsætte egne regler. Skabelonen for husorden indeholder et forslag til tekst og piktogrammer for standardemner. Skabelonen tager udgangspunkt i nogle simple leveregler for godt naboskab og kan frit tilpasses til de lokale forhold. Vedligeholdelsesreglementet skal, som beskrevet, kun godkendes på afdelingsmødet. Dette gælder også for husordenen. Derimod skal organisationsbestyrelsen godkende råderetskataloget, hvis afdelingen beslutter at fastsætte afdelingsspecifikke regler for udendørs råderet eller regler for boligændringer. Skabelonerne er vedlagt som bilag:./.. Bilag 5 Skabelon til husorden Bilag 6: Skabelon til vedligeholdelsesreglement Bilag 7: Skabelon til råderet Bilag 8: Skabelon til installationsret Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om de nye skabeloner til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Der blev spurgt til, hvorfor fristen for svar på henvendelser vedrørende råderet er 8 uger, og fristen på svar vedrørende installationsret er 14 dage. Det kan oplyses, at fristen for svar på henvendelser vedrørende råderet er fastsat i Driftsbekendtgørelsen 86, stk. 2, mens det i Lov om leje af almene boliger 37 er fastsat, at fristen vedrørende installationsret blot skal udgøre rimeligt varsel. 12. Ny Boligaftale Der er indgået en ny boligaftale. Det er overordnet set et godt resultat. Det er en bred politisk aftale (mellem regeringen, Dansk Folkeparti, Socialistisk Folkeparti, Enhedslisten og Det Konservative Folkeparti), der giver ro og klarhed om boligpolitikken de næste år. Med aftalen afsættes en renoveringsramme på: 11/14

12 - 4,2 mia. kr. i hvert af årene 2015 og ,6 mia. kr. i ,5 mia. kr. i ,3 mia. kr. i hvert af årene 2019 og 2020 Af de årlige rammer skal mindst 400 mio. kr. anvendes til forbedret tilgængelighed. Af den samlede ramme frem til 2020 kan anvendes indtil 350 mio. kr. til gennemførelse af vidtgående projekter til energieffektivisering. Derudover skal der i slutningen af 2016 ske en vurdering af køen til Landsbyggefonden og konjunktursituationen. Der fastsættes en boligsocial ramme på 465 mio. kr. årligt i perioden Af denne ramme kan op til halvdelen bruges til huslejenedsættelser. Følgende tre indsatser vil blive prioriteret: - Tryghedsskabende indsatser - Indsatser, der bryder den negative sociale arv - Indsatser med entydig ledelse. Desuden omfatter aftalen en række initiativer vedrørende praktik- og lærlingepladser ved renovering og nybyggeri, samarbejde med socialøkonomiske virksomheder, infrastrukturændringer samt mulighed for nedrivning og nybyggeri. Med afsæt i rapporten fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter Den almene boligsektors effektivisering, bliver nedsat en arbejdsgruppe, som inden sommeren 2015 skal komme med forslag til konkrete og rimelige mål for effektivisering af driften i den almene sektor. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 13. KAB s målsætningsprogram KAB s repræsentantskab vedtog på sit møde den 20. november 2014, efter indstilling fra KAB s bestyrelse, et nyt målsætningsprogram for KAB for perioden Mens en række boligorganisationer selv har et målsætningsprogram for den enkelte organisation, skal KAB s målsætningsprogram sikre den overordnede ramme for KAB og KABfællesskabet de næste fire år. 12/14

13 KAB s målsætningsprogram sætter kernedriften og betjeningen af KAB s mange kunder - boligorganisationer, afdelinger, beboere og boligsøgende - i centrum, samtidig med at KAB udvikler sig og sammen med boligorganisationer og -afdelinger også arbejder med bæredygtighed og trivsel. Målsætningsprogrammet består af 3 temaer og 12 målsætninger samt en række målepunkter, der skal sikre fremdrift for de opsatte mål. De tre temaer er: Professionel og beboernær kernedrift Bæredygtighed med fornuft Trivsel i boligområderne Med temaet Professionel og beboernær kernedrift ønsker bestyrelsen at sætte fokus på beboernes oplevelse af, at ejendomskontorerne og KAB er fleksible, korrekte, rettidige og tilgængelige. Temaet Bæredygtighed med fornuft sætter fokus på KAB s bæredygtighedsprofil. Profilen har til formål at sikre KAB-fællesskabet bæredygtige boliger med en økonomi i balance, og hvor mennesker trives. Temaet Trivsel i boligområderne handler om, hvordan den enkelte beboer oplever sin egen situation, føler sig tryg, hørt og accepteret i selve boligen og i boligområdet. KAB vil sammen med boligorganisationer og -afdelinger arbejde med rammerne for livet i boligområderne. Det handler om at tænke i helheder både sociale og fysiske. Målsætningsprogrammets 3 temaer og 12 målsætninger har tilknyttet en række indikatorer (målepunkter), som vil gøre det muligt at måle på fremdriften i forhold til de opstillede temaer og målsætninger. De opstillede indikatorer fremgår af målsætningsprogrammet. Over de kommende fire år vil KAB afrapportere på målopfyldelsen over for repræsentantskab og bestyrelse../. Bilag 9: KAB s målsætningsprogram Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 13/14

14 14. Mødekalender 2015 På organisationsbestyrelsesmødet den 29. september 2014 aftaltes følgende møder for 2015: Bestyrelsesseminar fredag den 23. januar 2015 kl til lørdag den 24. januar 2015 kl Strategidag lørdag den 21. februar 2015 kl Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 14. april 2015 kl Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 28. maj 2015 kl Repræsentantskabsmøde torsdag den 28. maj 2015 kl Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 29. september 2015 kl Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 2. november 2015 kl Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 2. december 2015 kl Efterfølgende kan oplyses, at bestyrelsesmødet den 25. februar 2015 er blevet aflyst. 15. Eventuelt Bestyrelsen udtrykte kritik over, at afdelingsbestyrelserne ikke var blevet rettidigt informeret om bestyrelsens beslutning om forhøjelse af beboerindskud. Administrationen tog kritikken til efterretning. 14/14