UDBUDSBETINGELSER For etablering af. Åbne Biblioteker

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER For etablering af Åbne Biblioteker

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Opgavens omfang Udbudsbetingelser Udvælgelses-/egnethedskriterier Tildelingskriterie Garantistillelse Misligholdelse Misligholdelsesbeføjelser Tilbudsdisposition Kravspecifikation Optioner Bilagsfortegnelse

3 1.0 Opgavens omfang 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Assens Kommune ønsker etablering af Åbne Biblioteker overalt i kommunen. På indeværende tidspunkt har Assens Kommune Åbent Bibliotek i Haarby. Med Åbent Bibliotek menes et bibliotek, hvor der ikke er personale tilstede og hvor borgeren skal skaffe sig adgang via en adgangskontrol og borgeren har ansvaret for finde materialerne og få disse materialer registreret. På nogle adresser, kan der være åbent bibliotek samtidig med at der er personale tilstede. 1.2 Opgavens omfang Opgaven omfatter følgende: Projektering, levering og installation og idriftsætning af adgangskontrol til henholdsvis personaleadgang med brik og til brug for borgeradgang med sundhedskort. Projektering, levering og installation og idriftsætning af videoovervågning i det åbne bibliotek. Overvågning skal være til identifikation, verificering samt generel observation. Projektering, levering og installering og idriftsætning af talevarsling information for lånere (ikke brandvarsling) Herefter benævnt Åbent Bibliotek Med i entreprisen hører alle installations- og montagearbejder samt alle leverancer og ydelser, der er nødvendig i forbindelse med etablering af hhv. videoovervågningsanlæg, adgangskontrolanlæg samt talevarslingsanlæg(information) herunder integrationer mellem de enkelte fagentrepriser. Det bliver tilbudsgiverens opgave at sikre, at alle de enkelte fagentrepriser får leveret de nødvendige styringssignaler, relæindgange o.a. til at biblioteket kan idriftsættes. For Biblioteket i Tommerup skal det forventes, at der udelukkende er etableret trådløst netværk og faste installationer, som stikkontakter. Det Åbne bibliotek etableres i Tommerup Hallerne. I biblioteksområdet etableres der et teknikrum på 9m2 og i tilbuddet indregnes samtlige netværksstik som skal anvendes til hh. adgangskontrol og videoovervågning. Disse udføres iht. Assens Kommunes IT afd. standarter. For biblioteket i Vissenbjerg, er det hensigten, at det eksisterende bibliotek flyttes til rådhuset i den gl. Vissenbjerg Kommune, således en del af denne bygning indrettes til Åbent Bibliotek. Tilbud for Vissenbjerg Bibliotek ske efter skitseplanen for det nye bibliotek. Såfremt det viser sig, at der ikke er politisk tilslutning til en flytning af biblioteket, vil der blive etableret åbent bibliotek i de eksisterende lokaler og prisen vil være efter tilbudslisten. Det er vindende tilbudsgivers opgave at sikre, at der kan forekomme Åbent Bibliotek på de enkelte adresser dvs. det er tilbudsgiveren opgave at sikre andre leverancer leveredes. Et Åbent Bibliotek kan ikke afleveres til ordregiveren med mindre det er fuldt idriftsat, testet, afprøvet og funktionsdygtigt. 3

4 Vindende tilbudsgiver er dog ikke ansvarlig for andre leverandørers manglende leveringer vindende tilbudsgiver er ikke at betragte som totalleverandør, men skal forvente et samarbejde med andre leverandører herunder ordregiver i sin egenskab som bygherre for at kunne aflevere et idrift Åbent Bibliotek. Det er alene ordregiveren, som prioriterer i hvilken rækkefølgen de enkelte biblioteker skal udføres under hensyntagen til økonomi, driftsafhængighed o.lign. forhold. Bygherreleverancer er følgende: Etablering af AIA Døre og døreautomatik Selvbetjeningsløsning herunder gates Mekanisk sikring af døre og vinduer herunder låse og el-låse Mærkning af tyvetækkelige genstande 1.3 Ordregivende myndighed Assens Kommune Rådhus Alle Assens Att. AssensBibliotekerne herefter benævnt som ordregiver 1.4 Aftalegrundlag Aftale om etablering af Åbent Bibliotek er gældende i hele aftaleperioden og indtil accept for modtagelse af de færdige biblioteker har fundet sted. Aftalen omfatter en garantiperiode på 24 måneder pr. bibliotek regnet fra dato, hvor Åbent Bibliotek er overdraget til ordregiveren. Aftalegrundlaget er i prioriteret rækkefølge: - Udbudsmaterialet i sin helhed inkl. individuelle forhold - AB92 - Tilbud fra tilbudsgiver Der udformes ikke kontrakt, hvorfor aftalegrundlaget betragtes som grundlag for aftalen. Ordregiver forbeholder sig ret til at lade gennemføre en ekstern kvalitetsgennemgang af de leverede anlæg /løsninger, for at sikre at ordregivers kravspecifikationer er opfyldt. 1.5 Tidsplan Uge 30/31 offentliggørelse på 28/8 kl Besigtigelse jf. pkt. 1.6 Spørgsmålsfrist er den 31. august 2012 jf. pkt. 2.5 Tilbudsfrist er den 6. september 2012 kl jf. pkt. 2.6 Tildeling af ordre forventet 14. september 2012 Udløb af stand-stillperioden 24.september 2012 Opstart på 1. bibliotek den 25. september

5 1.6 Besigtigelse Forinden afgivelse af tilbud kan tilbudsgiverne gøre sig bekendt med de eksisterende forhold på bibliotekerne. Assens Kommune afholder Tirsdag den 28. august gennemgang på bibliotekerne, hvor de individuelle forhold kan besigtiges. Der startes kl på Glamsbjerg Bibliotek Gennemgangen omfatter tre biblioteker, Glamsbjerg, Aarup og Assens Anlægsadresser: Assens Bibliotek, Korsvangcentret, Assens Aarup Bibliotek, Bredgade 78, Aarup Tommerup Bibliotek, Tallerupvej 85 (etableres i Tommerup Hallerne) under opførelse Glamsbjerg Bibliotek, Søndergade 14, Glamsbjerg Vissenbjerg Bibliotek 1.7 Kravspecifikation Udbudsmaterialet består af en kravspecifikation gældende for samtlige biblioteker, men der skal påregnes og forventes tilpasninger til lokale forhold. Der skal derved udarbejdelse af tilbud, tages hensyn til både kravspecifikationer og individuelle forhold på de enkelte biblioteker. Den tekniske gennemgang på de enkelte adresser er at betragte som de individuelle forhold og skal betragtes som en del af kravspecifikationen. Tilbudsgiveren skal påregne, at løsningerne skal godkendes af Assens Kommunes beredskabsafdeling samt følge anvisninger udleveret af Assens Kommunes IT-afdeling. Endvidere skal den vedtagne politik og etiske retningslinier for videoovervågning i Assens Kommune overholdes. Omkostninger til eventuelle udbedringer iht. beredskabsafdelingens krav og IT-afdelingengs anvisninger er ordregiver underordnet. Udgiften afholdes af tilbudsgiveren. 1.8 Meddelelse om resultatet og stand-still Alle tilbudsgivere vil samtidigt og skriftligt pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudet. Aftale vil umiddelbart herefter blive indgået med vindende tilbudsgiver, dog skal vindende tilbudsgiver være opmærksom på udbudsreglerne om stilstandsperiode på 10 dage regnet fra dagen efter afsendelse af underretning (tildeling). 2.0 Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres iht. bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter LBK nr af 07/12/ Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 3 originale versioner samt 1 skriftligt kopiversion så der i alt fremsendes 4 eksemplarer. 5

6 Endvidere skal det samlede tilbud, inkl. alle bilag, vedlægges elektronisk i 2 eksemplarer på en CDrom eller USB-nøgle, kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal Bilag 1 Tilbudsliste være vedlagt i Microsoft Excel kompatibelt format uden adgangskode. Tilbud fremsendt på eller på anden måde end ovenfor nævnt accepteres ikke. Der skal afgives et samlet tilbud for alle 5 Åbne Biblioteker og prisen pr. bibliotek anføres på tilbudslisten. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige materiale og det elektroniske materiale, er det det skriftlige tilbud som har forrang. Ved tilbudsafgivelsen bør tilbudsdispositionen i kapitel 3 følges. Tilbudsgiver skal besvare alle punkter i tilbudsdispositionen, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet. Ordregiver er dog berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente supplerende oplysninger. Bilag 1 Tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 2.3 Sprog Al kommunikation samt alle øvrige skriftlige leverancer i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbuddet. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet stilles skriftligt til: Assens Kommune Rådhus Alle Assens Att. Gitta Ravn Mail: gitra@assens.dk Ordregiver opfordrer tilbudsgiverne til at afklare misforståelser, uoverensstemmelser ved at stille spørgsmål både til det fremsendte udbudsmateriale, men også under besigtigelsen på anlægsadresserne. Der skal også gøres opmærksom på, at forbehold fra tilbudsgiveren medfører, at ordregiveren skal ses bort fra disse tilbud jf. bekendtgørelse og udbud. Eventuelle forbehold skal derfor elimineres ved, at tilbudsgiverne gør brug af muligheden for besigtigelse og at stille spørgsmål. Forbehold i forhold til funktionsbeskrivelsen(kravspecifikationen)vil medføre udelukkelse. Fristen for at stille spørgsmål er fredag den 31. august 2012 kl Svar på de stillede spørgsmål vil blive fremsendt i anonymiseret form til alle tilbudsgivere. 6

7 2.6 Tilbudsfrist Tilbud skal være mærket: Tilbud på Åbent Bibliotek og Må kun åbnes af Gitta Ravn. Forsendelsen skal være lukket også ved personlig aflevering. Tilbud skal være ordregiver i hænde senest torsdag den 06.september 2012 kl på ordregivers adresse jf. pkt. 1.3 og pkt. 2.5 Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der er ikke adgang til at overvære åbningen af de indkomne tilbud. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbud skal være gældende indtil den Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Tilbudsgivers forbehold Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i forbindelse med dette udbud. Ved grundlæggende elementer forstås i denne sammenhæng forbehold vedrørende projektering, levering, installation, test, idriftsætning og reparation på det af tilbudsgiver tilbudte Åbent Bibliotek. Såfremt tilbudsgiver tager forbehold for ikke grundlæggende elementer, skal disse tydelig fremgå af tilbudsgivers tilbud og prissættes af tilbudsgiver i fremsendte tilbud. Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet, jf. tilbudsdispositionens pkt. 3 (se kapitel 3 Tilbudsdisposition ). Forbehold skal være specifikke og så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold kan undgås. Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen Udvælgelses-/egnethedskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. 1. Tro og love-erklæring om, at virksomheden ikke har gæld til det offentlige, der overstiger kr. Formular, der skal benyttes af tilbudsgiver til denne erklæring, indgår som en del af udbudsmaterialet. 2. Tro og love-erklæring om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold. 3. Tro og love-erklæring om, at virksomheden ikke befinder sig i en af de i udbudsdirektivet artikel 45 stk. 1 og stk. 2 litra a-c og e-f, nævnte situationer. Befinder virksomheden sig i 7

8 en af de situationer, er man afskrevet fra at deltage i udbuddet. 4. Virksomhedens seneste 2 årsregnskaber. I det omfang tilbudsgiver er en nystartet virksomhed, skal der fremlægges bank- eller revisorerklæring, der dokumenterer, at tilbudsgiver har tilstrækkelig økonomisk styrke til at løfte kontrakten. Heraf følger således et mindstekrav om en dokumenteret omsætning på sikringsydelser ekskl. brandsikring på min. kr. 3 mio. pr. år i årene 2010 og Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver er certificeret for ITV(video). 5. Oplysning om de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos de medarbejdere, der hos tilbudsgiveren er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne eller arbejdet. Der skal vedlægges CV for de ansvarlige medarbejdere. CV erne skal vise medarbejdernes uddannelsesmæssige baggrund og faglige kvalifikationer belyst ved relevante erfaringer inden for de aktivitetsområder, kontrakten vedrører. Det accepteres, hvis tilbudsgivers tekniske og faglige formåen bygger på erfaring fra andre ansættelser, når informationer herom vedlægges. Tilbudsgiveren skal senest ved kontraktindgåelsen dokumentere mindstekrav til egnethed ved at vedlægge CV på højest 4 sider for medarbejdere til: a. Programmør/tekniker videoovervågningsinstallationer b. Programmør/tekniker AEOS Nedap installationer Ad a.) Mindstekrav til programmør/tekniker videoovervågningsinstallationer er: - Relevant uddannelse som programmør eller lignende - Mindst 3 års erfaring med opsætning, programmering, idriftsættelse og servicering af videoovervågningsinstallationer Ad b.) Mindstekrav til programmør/tekniker AEOS Nedap installationer er: - Relevant uddannelse som programmør/tekniker eller lignende - Mindst 3 års erfaring med opsætning, programmering, idriftsættelse og servicering af AEOS Nedap installationer (netværksbaseret og hvor der er integrerede forskellige funktionaliteter som energioptimering, videoovervågning o. lign.) 6. Erklæring om tilbudsgiverens tekniske udstyr. Det er et mindstekrav at AEOS Nedap er en del af tilbudsgiverens produktportefølje. 7. Beskrivelse af kvalitetssikring, service og kvalitetssikringsprogram, hvor der lægges vægt på tilbudsgivers konkrete kvalitetssikringsforanstaltninger i forhold til varetagelsen af de omfattede ydelser, herunder en vurdering af tilbudsgivers kvalitetssikringssystem og egenkontrolprocedurer. 8. Tilbudsgiveren skal kunne installere både adgangskontrol, videoovervågning og talevarsling der er tale om en samlet enhed som ikke kan opdeles. Tilbudsgivere, der på baggrund af den fremlagte dokumentation, ikke vurderes egnede til at løfte den udbudte opgave, vil ikke komme i betragtning ved tildelingen af kontrakten Tildelingskriterie Opgaven vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den laveste pris for alle 5 projekter for ordregiver. Med den laveste pris menes den pris, hvor der foruden kravspecifikationerne er taget højde for individuelle forhold(besigtigelse) på de enkelte biblioteker Vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås hos de på Bilag 3 oplistede statslige tjenester. 8

9 Det skal angives på bilaget med underskrift, hvorvidt Tilbudsgiver har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder iht. bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på de steder, hvor ydelsen skal præsteres Offentlige påbud Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde alle offentlige myndigheders direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare såvel på tidspunktet for indgåelse af aftalen som i aftaleperioden. Sker der i aftaleperioden ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne om afgørelse af tvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål. Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse Miljø Tilbudsgiver indestår for, at alt hvad der bliver leveret under nærværende aftale opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På forlangende skal Tilbudsgiver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at Ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet. Tilbudsgivers udgifter i den forbindelse er Ordregiver uvedkommende Etik og socialt ansvar Tilbudsgiver indestår for, at Tilbudsgiver og dennes underentreprenører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Tilbudsgiver indestår endvidere for, at Tilbudsgiver og dennes underentreprenører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul betragtes som væsentlig misligholdelse af aftalen Forsikring og selvrisiko Ordregiver, som også er bygherre, tegner foruden brand- og stormskadeforsikring iht. AB92 endvidere entrepriseforsikring for anlægsarbejdet. På entrepriseforsikringen er entreprenøren sikret på policen. Entrepriseforsikringens selvrisikobeløb afholdes af den skadevoldende tilbudsgiver. Tilbudsgiver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, som måtte opstå i forbindelse med de af aftalen omfattede produkter (herunder sideprodukter) /ydelser. Tilbudsgiver er forpligtet til at tegne erhvervs- og produktansvarsforsikring og opretholde sådan forsikring i hele aftaleperioden. Forsikringen skal mindst dække en samlet årlig forsikringssum på 9

10 kr. 10 mio. ved ting- og/eller personskade. Tilbudsgivers erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen. Tilbudsgiver skal senest 14 kalenderdage efter accept af nærværende aftale, fremvise dokumentation for betalt erhvervs- og produktansvarsforsikring i henhold til ovenstående. Ordregiver er berettiget til på ethvert tidspunkt i aftalens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft Underentreprenør Såfremt der anvendes underentreprenør til løsning af dele af opgaven, skal dette fremgå af tilbuddet og navn og adresse på underentreprenører skal oplyses og det skal fremgå tydeligt af tilbuddet hvilke dele af opgaven der løses af underentreprenører. Eventuelle underleverandører skal selvstændigt kunne opfylde samme krav som stilles til tilbudsgiveren. Ved anvendelsen af underentreprenører, er det tilbudsgiver der hæfter for opgavens løsning som helhed overfor ordregiver Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tilbudsgivers rettigheder og forpligtigelser i henhold til aftale med ordregiver kan hverken helt eller delvist overdrages til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig aftale med ordregiver. Tilbudsgiver kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som Tilbudsgiver har ifølge aftalen med tilhørende bilag. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse Evaluering og ophævelse Hvis det viser sig at tilbudsgiveren ikke kan leve op til projektets intentioner på et eller flere punkter, forbeholder ordregiver sig ret til at ophæve aftalen og lade resterende arbejder udføre af en anden entreprenør. Såfremt ordregiver vælger at anvende kvalitetssikring af et enkelt Åbent Bibliotek og denne kvalitetsgennemgang, viser fejl og mangler, vil det blive betragtet som en misligeholdelse og ordregiver kan vælge at ophæve aftalen Tilbud Der afgives en samlet pris for opgaven dvs. for alle 5 Åbne biblioteker Der skal udarbejdes tilbudsliste Sammen med tilbuddet fremsendes bestykningsfortegnelse pr. bibliotek Tilbud skal afleveres som anført i pkt.3.0 USB-stik med billedoptagelser jvf. pkt Priser Projektering, levering, installation og idriftsætning af Åbent Bibliotek skal ske i henhold til den af tilbudsgiver afgivne samlede tilbudspris for opgaven. 10

11 Alle priser er faste i hele installationsperioden fra 15. august 2012 til 14. august Priserne reguleres 1 gang årligt med Danmarks Statistiks prisindeks for byggeomkostninger for boliger, el- og mekaniske anlæg. Første gang tidligst den 15. august Ovennævnte prisstigninger skal dokumenteres af tilbudsgiveren og godkendes af ordregiver. Kan der ikke opnås enighed om disse prisstigninger kan aftalen opsiges med 30 dages varsel af ordregiver. Priser skal være ekskl. moms Betaling Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Fakturaer fremsendes til Assens Kommune EANNR. oplyses ved kontraktindgåelse. Fakturaer fremsendes i takt med, præsteret arbejde og leverede materialer, jf. 22 i AB 92. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: Navn på Biblioteket Ydelsens art og omfang Fakturabeløb, specificeret pr. ydelse/komponent Tilbudsgivers CVR-nummer. Eventuelt à conto nr. Tilbudsgiveren kan kun opkræve op til 90 % af den samlede projektsum den resterende del opkræves, når åbent Bibliotek er afleveret til ordregiveren jf. nedenstående. Inden faktura fremsendes elektronisk fremsendes opgørelse til Gitta Ravn gitra@assens.dk når opgørelsen er godkendt af Assens Kommune, kan der efterfølgende fremsendes elektroniske faktura til betaling hos AssensBibliotekerne. Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOXML og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Udbetaling af acontobeløb på entreprisesummen kan max. finde sted en gang om måneden, Jf. AB92, 22. Afregning af mer- og mindreydelser kan kun ske på grundlag af en i forvejen udarbejdet aftaleseddel, vedlagt originale regningsbilag. Betaling for udførte ekstraarbejder finder sted uden tilbageholdelse, senest 3 uger efter regningen er godkendt af bygherren. Betaling for udført arbejde sker 30 dage fra modtagelse af korrekt faktura. Efter afslutning af hvert bibliotek, afleverer tilbudsgiver en særskilt opgørelse på projektets totale omkostning sammen med anlægsdokumentation. Hvert bibliotek er først endelig afleveret til ordregiver, når der har været afholdt afleveringsforretning, afleveret anlægsdokumentation for hhv. adgangskontrol og ITV samt informationstalevarslingen. 11

12 2.24 Kvalitetssikring Tilbudsgiver skal kvalitetssikre egne ydelse. Tilbudsgiveren skal videregive kvalitetssikringskravet til sine leverandører og evt. underentreprenører Garantistillelse Såfremt tilbudsgiver bliver tilbudt at indgå en aftale om etablering af Åbent Bibliotek i Assens Kommune, skal der stilles en bankgaranti svarende til 20 % af den samlede tilbudssummen. Garantistillelse skal være stillet inden arbejdet påbegyndes eller opstartes. Såfremt kravet ikke opfyldes, vil aftalen blive ophævet og ordregiver kan kontrahere med anden tilbudsgiver Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i forhold til den aftalte ydelse, er Tilbudsgiver pligtig til omgående at informere ordregiver herom. Såfremt tilbudsgiver ved produktudvikling eller på anden måde udvider sit sortiment med nye og forbedrede komponenter i forhold til de i dette udbud tilbudte, skal det være muligt for ordregiver at substituere de aktuelle komponenter med de nye og forbedrede komponenter og tilbudspris herpå skal aftales mellem ordregiver og tilbudsgiver, dog uden merafgift for ordregiver Dokumentation for korrespondance Ordregiver skal have tilsendt en kopi (enten elektronisk eller i papirformat) af al korrespondance mellem tilbudsgiver og beredskabs- og itafdelingen i Assens Kommune. Al telefonisk korrespondance skal i denne sammenhæng sidestilles med al skriftlig korrespondance. I det omfang, ordregiver udtrykker ønske herom, skal tilbudsgiver aflevere statusrapport (forventes at forekomme i begrænset omfang) Samarbejde mellem parterne Tilbudsgiver og dennes medarbejdere skal udvise respektfuld, hjælpsom og serviceminded adfærd over for ordregiver, herunder over for borgere, elever og personale på lokationerne, som tilbudsgiver og dennes ansatte kommer i kontakt med i forbindelse med etablering af Åbent Bibliotek. Nærmere betingelser for adfærd i forbindelse med opgaven aftales i forbindelse med implementering af aftalen. Jf. i øvrigt Bilag 2 Kravspecifikation 2.29 Garanti og reklamation Der ydes 24 måneders garanti på alle leverede komponenter og arbejder i forbindelse med entreprisen. Tilbudsgiverens ansvar for mangler ophører 5 år efter arbejdets aflevering. Tilbudsgiveren skal sikre, at byggeleveranceklausul med 5-årigt ansvar for mangler indgår i tilbudsgiverens og dennes underentreprenørs aftaler om leverancer til opgavens udførelse. Tilbudsgiverens ansvar for mangler ophører 5 år efter afleveringen af et Åbent Bibliotek det betyder, at hvert bibliotek har sin egen garantiperiode. 12

13 2.30 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af, at opfyldelse af nærværende aftale forhindres på grund af force majeure, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede. Ved force majeure forstås ekstraordinære omstændigheder, der opstår uden parternes skyld, og som parterne ikke er herre over og ikke burde kunne have forudset. Force majeure foreligger for eksempel ved krig, usædvanlige naturbegivenheder, generalstrejke, generallockout, sabotage eller terrorisme. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra Tilbudsgivers side for at kunne genoptage leveringen. Er force majeure isoleret til tilbudsgivers virksomhed eller områder, bærer tilbudsgiver risikoen for, at ordregiver kan kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede Misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af tilbudsgivers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance, manglende godkendelse i henhold til opgavens udførelse mv. ophør, og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Væsentlig misligholdelse berettiger ordregiver til at ophæve aftalen uden varsel. I øvrigt er tilbudsgiver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Foreligger der misligholdelse, skal tilbudsgiver uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette samt underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Dersom tilbudsgiver gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse: Manglende godkendelser i henhold til udførelse af opgaven Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar Overtrædelse af offentlige påbud Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning, likvidation, åbning og forhandling om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt Overtrædelse af Tilbudsgivers loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse Overtrædelse af aftalen bestemmelser om overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer 13

14 2.32 Misligholdelsesbeføjelser Ordregiver kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Væsentlig misligholdelse berettiger ordregiver til at ophæve aftalen uden varsel. I øvrigt er tilbudsgiver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende aftale er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af aftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værneting er Retten i Odense Tavshedspligt og offentliggørelse af opgaven Nærværende aftale er fortrolig og kan hverken helt eller delvist offentliggøres, uden at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af aftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. De enkelte biblioteker bliver underrettet om dele af aftalens indhold - herunder det nærmere installations- og serviceforløb for de enkelte biblioteker. Tilbudsgiver, dennes ansatte, underleverandører samt eventuelle rådgivere er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne aftales indhold. Dette gælder også efter aftalens udløb. 3.0 Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen er en skabelon for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen bør tilbudsdispositionen følges. Alle punkter i tilbudsdispositionen skal besvares. Formålet er at sikre såvel tilbudsgiver som ordregiver, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Dispositionen modsvarer det i udbudsmaterialets afsnit 2.12 anførte tildelingskriterium. 14

15 1. Indledning, herunder angivelse af Tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). 2. Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en beskrivelse af hvordan opgaven løses på de 5 biblioteker. 3. Eventuelle forbehold. Der henvises til udbudsmaterialets afsnit 2.10 Tilbudsgivers forbehold vedrørende retsvirkningerne af forbehold. 4. Tildelingskriterium:Laveste pris. Tilbudspriser skal afgives i Bilag 1 Tilbudsliste, som skal medsendes tilbuddet i udfyldt stand. 5. Sammen med tilbuddet vedlægges bestykningsliste pr. bibliotek af listen skal tidsforbrug og timepris fremgå. Bestykningslisten kan ledsages af en skitse over installationen 6. Udover den udfyldte Tilbudsliste skal et A4-ark med samlet entreprisesum samt evt. forbehold vedlægges tilbuddet i separat kuvert. 7. Sammen med tilbuddet fremsendes 1 el. 2 USB-stik ved billeder fra de valgte videokameraer indeholdende en 30 sek. sekvens af live og en 30 sek. sekvens af billeder som har været lagret for det krav der stilles til ubemandet åbningstid hændelse. 8. Sammen med tilbuddet fremsendes et eksemplar af hver af de skilte som anvendes i relation til videoovervågning 4.0 Kravspecifikation I Bilaget Kravspecifikation er oplistet de mindstekrav, der er gældende for opgaven. Ved afgivelse af tilbud forudsættes det, at tilbudsgiver accepterer de i Bilag 2 Kravspecifikation anførte krav, som skal betragtes som mindstekrav (dvs. krav, Tilbudsgiver som udgangspunkt skal acceptere, for at ordregiver kan tage tilbuddet i betragtning), jf. dog afsnit 2.10 Tilbudsgivers forbehold. Forbehold i relation til disse kravspecifikationer, kan medføre at ordregiver ser bort fra tilbuddet. Eventuelle forbehold skal værende beskrevet detaljeret og de skal være prissat. 5.0 Optioner Som option ønsker ordregiveren pris på afledte driftsomkostninger. Med dette bedes omkostninger til drift, vedligeholdelse, reparationer, serviceeftersyn. Ordregiver ønsker tilbud på årligt serviceeftersyn med udarbejdelse af tilstandsrapport total drift- og vedligeholdelsesaftalen inkl. udarbejdelse af tilstandsrapport. Da der er en option, kan tilbuddene ikke indgå i tildelingen af ordren. Såfremt ordregiver vælger at udnytte optionen ved enten at vælge serviceeftersyn el. fuld driftsaftale, vil der blive indgået en 3-årige aftale. Uanset valg af driftsaftale, kan denne første træde i kraft efter udløb af garantiperioden. Tilbudsgiveren skal på tilbudsliste anfører om enhedspriser for komponentdele er det samme ved tilkøb under projektudførelse og ved efterfølgende reparationer efter overdragelse til ordregiver. Såfremt der anvendes differentierede priser anføres dette på tilbudsliste med synlig angivelse af hvornår priserne er gældende. 6.0 Bilagsfortegnelse Nærværende udbudsmateriale med følgende bilag Bilag 1 Tro og love erklæring gæld Bilag 2 Tro og love erklæring udelukkelsesforhold 15

16 Bilag 3 Tro og love erklæring Oplysninger om beskyttelse på arbejdspladsen m.v. (skal underskrives og medsendes tilbud) Skal udfyldes Bilag 4 Tilbudsliste (skal udfyldes og medsendes tilbud) Bilag 8 Udkast tegning til Tommerup Bibliotek Bilag 9 Ideudkast til Vissenbjerg Bibliotek 16