Få hjælp fra professionelle kongresarrangører

Transkript

1 Få hjælp fra professionelle kongresarrangører Workshop om praktisk planlægning og afholdelse af kongresser

2 PCO repræsentanter Helle Klestrup, Senior Project Manager, DIS Congress Service A/S Henrik Dyhr, Director Congress Department, BDP A/S

3 Hvad er en PCO? Professional Congress Organiser Erfaren rådgiver med speciale i planlægning og gennemførsel af kongresser Professionel projektledelse og samarbejdspartner Kundens forlængede arm og handler kun på vegne af dem Sikrer aflastning og fokus En PCO tager sig af den praktiske planlægning, så kunden kan koncentrere sig om sit faglige virke

4 Hvad kan en PCO hjælpe med? Rådgivning Kontraktforhandling, kapacitetsudnyttelse, det progressive møde, deltagerforventning og adfærd, jura, moms, etc Projektledelse Tidsplan, program sammensætning, sightseeing, receptioner, middage Registreringsløsning Registreringssite, hotelreservation, betaling og økonomihåndtering

5 Hvad kan en PCO hjælpe med? Digitale løsninger Hjemmeside, abstract handling, programhåndtering, e-posters, APP Logistik Forplejning, teknik, tryksager, sponsorer, udstillere, tolke, transport, etc.

6 Økonomi Budgettet er kongressens fundament En PCO hjælper med budget, momsafregning, forsikring, afsluttende regnskab mv. Økonomisk know-how giver sikkerhed og de bedste priser En PCO kender København og handler regelmæssigt med byens mødeudbydere

7 Hvad koster en PCO? En lille investering kan give en stor besparelse En PCO s arbejde koster, men giver de bedste betingelser for en succesfuld kongres Prisen afhænger af størrelsen på kongressen Pris pr. deltager + timepris for personale og evt. tillægsydelser

8 Case Studies Nordic Congress on Clinical Neurophysiology deltagere fra 8 lande Second biennial European Climate Change Adaptation Conference 750 deltagere fra 46 lande

9 Q&A

10 Second biennial European Climate Change Adaptation Conference 750 deltagere fra 46 lande DIS - Registrering - Abstracthandling - Webside - Projektledelse - Styring af studerende - Koordinering af mad, lokaler og AV i BC - Tryksager - Bestilling og pakning af tasker - Koordinering af Rådhus og DI-reception - Sponsorater og udstilling - navneskilte Arrangør - Programlægning - speakere

11 Indtægter: Deltagere: 69% Udstilling/sponsorer: 13% EU-projekt AU: 13% Realdania: 5%

12 Udgifter: Mødepakker: 49% Lokaler: 12% AV: 5% Tryksager, tasker: 6% PCO: 18% Diverse: 10% Return

13 Case study: Nordic Congress on Clinical Neurophysiology 2015 Number of participants: 163 Number of days: 3 full days Facilities: Plenary, 1 parallel session and poster exhibition Industry exhibition: 15 exhibitors BDP services: Rådgivning, projektledelse, budgetplanlægning/ansvarlig, etc. Registrering, hotelreservation og betaling Navneskilte og deltagermateriale (program, deltagerliste & taske med indhold) Deltagerinformation (rejsevejledning, program, etc.) Abstract & program håndtering Håndtering af Key Note speakers (kommunikation, rejse og hotel) Udstillerhåndtering INTERNATIONALE (planlægning, MØDER salg, manualer og dag kontakt) Hjemmeside og APP Koordinering med Marienlyst Koordinering med Kronborg Slot

14 Case study: Nordic Congress on Clinical Neurophysiology 2015 Total turnover: t.dk. 686 Total expenditures: t.dk. 638 Total surplus: t.dk 48 Registration fees: Early: DKK 4,000 / Late: DKK 5,050 including: - Final programme and abstract book - Lunches and coffee breaks - Welcome reception at Kronborg Castle - Gala dinner at Marienlyst Hotel PCO costs : - Planning over 2.5 years: t.dk registrations: t.dk WEB: t.dk Other costs: t.dk Total: t.dk 128 (20% of total expenditures) Return

15 Moms kompliceret eller simpelt? 500 Uden fortjeneste for øje Med fortjeneste for øje Inklusive moms Opdelt moms Samlet moms Omkostninger , , ,00 Moms på omkostning , ,00 Forplejning , , ,00 Moms på forplejning , , ,00 Samlet udgift , , ,00 Per deltagere v/ , , ,00 Retur Moms - 900,00 300,00 Deltagergebyr 6.000, , ,00