Evaluering af Ganske enkelt! Ideer til smidigere arbejdsgange og færre regler

Transkript

1 Notat 21. februar 2011 Sagsbeh: AFP Sagsnr.: Dokumentnr.: Dokumentation og Styring Kommunaldirektørområdet Evaluering af Ganske enkelt! Ideer til smidigere arbejdsgange og færre regler Kommunalbestyrelsen besluttede den 26. april 2010 at tiltræde et beslutningsforslag fra Magistraten om, at der udarbejdes et område på Frederiksberg Kommunes hjemmeside, hvor borgere på en enkel måde kan komme med ideer til afbureaukratisering. På tilsvarende vis udarbejdes forslag til et område på kommunens intranet (FKnet), hvor medarbejdere kan komme med ideer til afbureaukratisering. Begrundelsen for forslaget var: Unødvendige regler og besværlige arbejdsgange er ødelæggende for vores medarbejderes motivation og giver ringere service til borgerne. Derfor skal vi konstant sikre os, at dokumentationskrav og regler ikke tager overhånd på bekostning af den borgernære service. Borgere og ansatte ved ofte bedst, hvor der er ting, der kan gøres bedre, og derfor bør vi give dem bedre mulighed for at komme med forslag til regelforenklinger og afbureaukratisering. Et lignende system er blandt andet indført i Vejle Kommune. Hvis kommunalbestyrelsen tilslutter sig forslaget, kan internetportalen indgå i kommunens plan for afbureaukratisering, der er under udarbejdelse. Siderne, der blev tilgængelige den 1. juni 2010 under overskriften Ganske enkelt! Ideer til smidige arbejdsgange og færre regler, kan findes via følgende links: FKnet - Ganske enkelt og Magistraten godkendte den 20. september 2010 Tidsplan for afbureaukratisering, Ifølge denne tidsplan skal der ultimo 2011 gennemføres en evaluering af Ganske enkelt! I nærværende notat evalueres Ganske enkelt! Procedure for behandling af forslag Arbejdsgangen har været således, at modtagne forslag løbende er blevet videresendt til den leder, der er ansvarlig for det faglige område forslaget vedrører. Lederen er således ansvarlig for den videre sagsbehandling af forslaget, herunder for at vurdere om forslaget kan gennemføres, samt tage initiativ til en evt. gennemførsel. Der er to gange i perioden gjort samlet status på de indsendte forslag. Første gang i august for forslag indsendt i perioden 1. juni 2010 til 11. august, og anden gang i november for forslag indsendt i perioden 12. august november. Samlet danner de to statusopgørelser grundlaget for evalueringen. 1

2 Klager og andre typer af henvendelser, der ikke vedrører afbureaukratisering, er videresendt de områder, som henvendelsen omhandler, med henblik på videre sagsbehandling. Forslagene er løbende lagt ud på hhv. FKnet og hjemmesiden i anonymiseret form. Den første statusopgørelse er ligeledes offentliggjort på FKnet og hjemmesiden, efter den havde været forlagt Magistraten den 4. oktober Når den andens status har været forelagt Magistraten, vil den også blive offentliggjort. Markedsføring I forbindelse med lanceringen blev der udsendt en pressemeddelelse om Ganske enkelt!. Der blev ligeledes sendt en mail fra Borgmesteren til lederne i kommunen med information om Ganske enkelt!, samt to infoplakater. I august måned sendte forvaltningen igen en mail ud til medlemmerne af lederforum med en opfordring om at videresende infoplakaterne til institutionerne med henblik på opslag, samt om at viderebringe budskabet om siderne i forskellige mødefora. I august og september er der desuden indrykket infoannoncer i Frederiksberg Bladet. Medarbejderne på rådhuset blev i forbindelse med et fælles arrangement den 12. oktober 2010 opfordret til at sende forslag ind til Ganske enkelt! Forslag i perioden Der er i perioden fra 1. juni 11. november modtaget i alt 38 forslag til smidigere arbejdsgange og færre regler. Der er kommet 14 forslag fra medarbejdere og 24 forslag fra borgere. Det skal dog bemærkes, at medarbejdere kan have benyttet sig af Ganske enkelt! på hjemmesiden ligesom medarbejdere kan have indsendt forslag ind via FKnet i egenskab af borgere Forslagene, i overskrift og fordelt på områder, fremgår af bilag 3. Forslagene fra borgerne fordeler sig på alle områder, dog således, at der er flest forslag, der vedrører ydelser på Serviceområdet og ydelser på By- og Miljøområdet. Forslagene på Serviceområdet er overvejende forslag ift. Borgerservicecentrets ydelser, hvilket hænger naturligt sammen med Borgerservicecentrets store borgerkontakt. Forslagene fra medarbejderne vedrører i stor udstrækning den interne service, f.eks. forhold der vedrører it og økonomi. Ud af de 38 forslag vurderes det, at 24 forslag kan gennemføres helt eller delvist, imens 13 vurderes ikke at kunne gennemføres. I forhold til et enkelt forslag er der igangsat et analysearbejde, der vil afgøre, om det kan gennemføres eller ej. 13 forslag har ikke kunnet gennemføres af lovgivningsmæssige, faglige eller økonomiske årsager. 2

3 De 24 forslag, der er gennemført eller kan gennemføres helt eller delvist, er overvejende forslag, hvor der allerede er igangsat digitaliseringsinitiativer, eller hvor forslagene kan gennemføres forholdsvist enkelt, f.eks. ved ændring af informationer på hjemmesiden. Det har ikke været muligt at sætte beløb på evt. gevinster i forbindelse med en gennemførsel af forslagene. Gevinsterne vurderes dog at være begrænsede. Forslagene har primært resulteret i tiltag med henblik på af forbedre informationen på hjemmesiden og en vis forbedring af servicen overfor borgerne. Erfaringer fra andre kommuner Vejle Kommune har siden marts haft en løsning, der minder om Frederiksbergs. Vejle Kommune har i perioden modtaget 34 henvendelser fra borgerne og 48 fra medarbejderne. Ingen af forslagene har bidraget til væsentlige gevinster. Vejle Kommune har markedsført deres side gennem annoncering på hjemmesiden, ligesom Vejles borgmester har omtalt løsningen, når der har været mulighed for det. Lyngby-Taarbæk Kommune har siden februar 2010 haft sider på kommunes internet og intranet, hvor hhv. borgere og medarbejdere kan komme med ideer til effektivisering. Siderne er blevet markedsført af Lyngby-Taarbæks borgmester og ved omtale i lokale aviser. Lyngby-Taarbæk Kommune har modtaget over flere hundrede ideer, heraf er kommunen gået videre med ca. 20 ideer. Kommunen kan endnu ikke vurdere om forslagene vil resultere i væsentlige gevinster. Furesø Kommune har siden april 2010 haft en side på hjemmesiden, hvor medarbejdere og borgere kan komme med effektiviseringsforslag. I perioden frem til september måned har Furesø Kommune modtaget ca. 70 forslag fra medarbejdere og borgere. Siden har været nævnt i kommunens info-annoncer i den lokale avis. Kommunen kan ikke på nuværende tidspunkt vurdere, om der vil være væsentlige gevinster som følge af forslagene. Det videre forløb Specielt antallet af forslag fra medarbejderne ligger noget lavere i Frederiksberg end i ovennævnte kommuner. Ud af det samlede antal medarbejderforslag kommer godt 1/3 fra medarbejdere på institutionerne. Der kan være flere grunde til, at medarbejderne i kommunen ikke har indsendt så mange forslag, f.eks. at medarbejderne hellere går til deres egen leder med forslag eller fordi, der allerede er igangsat afbureaukratiseringsinitiativer på området. Det kan også være en medvirkende faktor, at ikke alle medarbejdere på institutionerne har let adgang til en pc. I lyset af de forholdsvis få forslag fra medarbejderne, bør det fremover overvejes at anvende andre metoder end Ganske enkelt! til at indhente ideer fra medarbejderne. 3

4 Et anden måde, hvorpå man kan indhente ideer til afbureaukratisering, er ved gennemførsel af processer blandt medarbejderne. Et eksempel herpå er projektet Mere tid til pleje, som i 2010 er gennemført på Sundheds- og Omsorgsområdet. Her er der gennemført en temadag med et stort antal ledere og medarbejdere fra Hjemmeplejen og plejehjem/plejeboliger, der har resulteret i en lang række afbureaukratiseringsforslag. Sagen blev den 7. februar 2011 behandlet i Sundheds- og Omsorgsudvalget. Alternativt kan der gennemføres Fokusgruppeinterviews med en gruppe medarbejdere fra det samme område med henblik på at identificere regler og processer, der kan forenkles. Sådanne fokusgruppeinterviews gennemføres i øjeblikket i forbindelse den analyse, der er igangsat vedr. fælles ledelse og administrative fællesskaber som følge af budget Ovennævnte metoder er forholdstvist ressourcekrævende, dels fordi de kræver administrative personaleressourcer til planlægning, gennemførsel af processer og efterfølgende bearbejdelse det indhentede materiale, dels fordi de ofte nødvendiggør vikardækning for de faglige medarbejdere, som deltager. Der er ikke modtaget så mange forslag fra borgerne på Frederiksberg, som i de andre kommuner. Årsagen hertil kan f.eks. være, at Frederiksberg Kommune er langt fremme med etablering af selvbetjeningsløsninger, og at der i forvejen er igangsat en del afbureaukratiseringsinitiativer. Frederiksberg Kommune har markedsført Ganske enkelt! overfor borgerne i samme udstrækning som Lyngby-Taarbæk, Furesø og Vejle Kommuner, så det er tvivlsomt om forskellen i antal henvendelser alene kan begrundes med markedsføringsindsatsen. Relancering af Ganske enkelt Ud over Ganske enkelt! har Frederiksberg Kommunen også Giv os et praj på hjemmesiden. Giv os et praj anvendes af mange borgere til at give kommunen et praj om forhold, der bør udbedres på By- og Miljøområdet. Løsninger som Giv os et praj og Ganske enkelt har den fordel, at de giver borgerne mulighed for på en uforpligtigende, nem og hurtig måde at sende forslag til kommunen. Ligeledes giver de kommunen en indsigt i, hvad der lige her og nu rør sig blandt borgerne. I Ganske enkelt! opfordres borgerne til at komme med ideer til smidigere arbejdsgange og færre regler. Der er modtaget enkelte forslag fra borgerne, som ikke umiddelbart falder under denne kategori. Det kan desuden tænkes, at nogle borgere brænder inde med forslag, fordi de ikke mener, at deres forslag hører under smidigere arbejdsgange og færre regler og ikke umiddelbart kender andre hurtige kanaler, der kan anvendes. Det kan derfor overvejes, at kommunikere mere enkelt ud til borgerne og brede emnet ud således, at kommunen inviterer til en bredere vifte af forslag, f.eks. ved, i stedet for at bede om ideer til smidige arbejdsgange og færre regler, at bede om ideer til, hvordan vi kan gøre tingene smartere i Frederiksberg Kommune?. Dog således at den overordnede titel Ganske enkelt! bevares. 4

5 Såfremt det vælges, at relancere siden ud fra ovennævnte betragtninger, er det nødvendigt med yderligere markedsføring med henblik på at nå ud til flere borgere. Markedsføring kan f.eks. ske via pressemeddelelser, interview med borgmesteren i lokalpressen, infoannoncer, ophængning af plakater i byens infostandere, på biblioteker og andre af byens kulturinstitutioner. For at fastholde interessen, kan der anvendes teaser-spots forskellige steder på kommunens hjemmeside, der reklamerer for siden, samt links på Facebook-siderne: Frederiksberg stadsarkiv, Frederiksberg Bibliotek, Frederiksberg byens grønne hjerte og Frederiksberg - Unge stemmer. Ligeledes kan der sættes et banner i de mails og breve, der i forvejen sendes til borgerne. Det kan ligeledes overvejes at præmiere det bedste forslag, der kommer ind i en given periode. Nogle af disse metoder indebærer udgifter. I forbindelse med en eventuel relancering af Ganske enkelt! er det også relevant at se på arbejdsgange i forbindelse med indkomne forslag. Det har betydning for borgernes motivation, at de relativt hurtigt får at vide, hvad der er sket med deres forslag. Det kan derfor være hensigtsmæssigt, at forenkle de nuværende arbejdsgange, f.eks. ved, at status ikke forelægges Magistraten, men alene godkendes af direktionen før offentliggørelsen på hjemmesiden. Alternative metoder Der er mulighed for at anvende andre metoder, end ovennævnte, til at indhente borgernes forslag til afbureaukratisering, f.eks. ved brug af sociale medier, fokusgruppeinterviews, anvendelse af dialog og afstemningsmodulet på borger.dk ( e-demokrati Afstemning og Debat), eller KL s model for brugerdreven innovation. Fælles for disse metoder er, at de er forholdsvist ressourcekrævende, og det bør i den sammenhæng overvejes, om udbyttet forventes at modsvare de anvendte ressourcer. Endelig er det en mulighed, at bede borgerne om forslag til afbureaukratisering i forbindelse med den borgerundersøgelse, der skal gennemføres i