fusion b e s l u t n i n g s g r u n d l a g boligforeningen bo&liv viby andelsboligforening højbjerg andelsboligforening

Transkript

1 fusion b e s l u t n i n g s g r u n d l a g boligforeningen bo&liv viby andelsboligforening højbjerg andelsboligforening

2 BESLUTNINGSGRUNDLAG FOR FUSIONSPROCESSEN BOLIGFORENINGEN BO&LIV VIBY ANDELSBOLIGFORENING HØJBJERG ANDELSBOLIGFORENING Oplæg og udarbejdelse: John Jensen \ direktør ALBOA - august 2010 Lay out og print: ALBOAinfo\jar ALMEN BOLIGADMINISTRATION VESTERGÅRDSVEJ 15 \ POSTBOKS 2373 \ 8260 VIBY J \ TLF POST@ALBOA.DK \

3 FUSIONSNOTATT I forbindelse med udarbejdelse af beslutningsgrundlagg for en fusion mellem: BO&LIV Viby Andelsboligforening Højbjerg Andelsboligforening er der en række forhold, som skal belyses og undersøges nærmere. På baggrund af disse undersøgelser skal der opstilles forslag til hvorledes det endelige beslut- ningsforslag for fusion skal se ud. Det anbefales, at der nedsættess en styregruppe bestående af: 3 repræsentanter fra BO& &LIV 3 repræsentanter fra Højbjerg Andelsboligforening 3 repræsentanter fra Viby Andelsboligforening Kjeld Jespersen fra ALBOA ALBOA s direktør Der kan nedsættes ad hoc-udvalg efter behov. Ligeledes vil det være nødvendigt med ekstern bistand fra: advokat revisor BL? De forhold der skal rettes fokus på, vil i overskriftsform være: 1. Godkendelsesprocedure: 1.1. Organisationsbestyrelser 1.2. Repræsentantskaber 2. Formålet med en fusion 2.1. Fordele 2.2. Ulemper 3. Forhold til fastlæggelse 3.1. Navn 3.2. Dato for etablering 3.3. Åbningsbalance 4. Fakta blad 5. Tjekliste 5.1. Vedtægtsforhold 5.2. Kapitalforhold 5.3. Budget for fusionsprocessen 5.4. Organisationsplan og personaleforhold 5.5. Praktiske forhold

4 6. Fremtidig struktur 6.1. Den øverste myndighed 6.2. Hovedbestyrelsen 6.3. Beboerdemokratiet ude i afdelingerne 6.4. Beboerne 6.5. Ansatte 6.6. Kommunen 7. Nye vedtægter 7.1. Gældende vedtægter for Viby Andelsboligforening 7.2. Gældende vedtægter for Højbjerg Andelsboligforening 7.3. Gældende vedtægter for Boligforeningen Bo & Liv 7.4. Forslag til nye vedtægter for Boligforeningen ALBOA 8. Økonomi 8.1. Arbejdskapital 8.2. Dispositionsfond 8.3. Opskrivningshenlæggelser 8.4. Fusionsbalance, aktiver 8.5. Fusionsbalance, passiver 8.6. Budget, udgifter i forbindelse med fusion 9. Budgetter 9.1. Højbjerg Andelsboligforening 2010/ Viby Andelsboligforening Boligforeningen BO&LIV Administrationsselskabet ALBOA Boligforeningen ALBOA Administrationsbidrag 11. Udlejningsforhold 12. Forskelligheder Selskabslokaler Beboerhus Lokalaftaler ejendomsfunktionærer Gaveregulativ Fonde: a. kunstfond b. kursusfond c. fritidsfond d. jubilæumsfond Forbrugsregnskaber: e. vand f. varme g. el h. antenne Henlæggelsespolitik Råderet Individuelle moderniseringer/forbedringer Side 2 Fusion / Fusionsnotat

5 Husdyrregler Husorden Vedligeholdelse udearealer Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb Beboerblade Formandsmøder Arrangementer for repræsentantskabet Studieture 13. Øvrige forhold Egen trækningsret Bestyrelsesvederlag Indflydelse, BL 14. Overgangsperiode Længde Opremsning af forhold til afvikling a. Repræsentantskabets størrelse b. Hovedbestyrelsens størrelse 15. Dagsorden for repræsentantskabsmøder Dagsorden for ekstraordinære repræsentantskabsmøder i de 3 boligorganisationer Dagsorden, repræsentantskabsmøde ny boligorganisation Dagsorden for ekstraordinært repræsentantskabsmøde i ALBOA 16. Tidsplan Tidsplan for beslutningsforløb Tidsplan for beslutningsforløb - datoplan De enkelte forhold bearbejdes. Der tages udgangspunkt i de nuværende forhold og ud fra dette udarbejdes forslag for den nye boligorganisation. Der udarbejdes selvstændige bilag for de enkelte hovedtemaer. John Jensen direktør Viby den 4. august 2010

6

7 1. Godkendelsesprocedure 1.1 Organisationsbestyrelser Styregruppens forslag til beslutningsgrundlag fremlægges til godkendelse i de enkelte boligorganisationers respektive hovedbestyrelser. Det forventes, at boligorganisationsbestyrelserne løbende bliver opdateret i projektforløbet. 1.2 Repræsentantskaber Den endelige beslutning skal træffes af den øverste myndighed, repræsentantskabet, i den enkelte boligorganisation. Der afholdes repræsentantskabsmøde i de 3 boligorganis sationer på samme dato. Der afholdes ikke fællesmøder. Endelig er det vel formelt også nødvendigt,, at ALBOA s repræsentantskab nikker til om- dannelsenn af ALBOA fra et administrationsselskab til en almen boligorganisation! Afsnit 1 / Godkendelsesprocedure Side 1

8

9 2. Formålet med en fusion Med virkning fra 1. maj 2006 err de 3 berørte boligorganisationer blevet administreret af ALBOA. De forgangne 4 år har vist at etableringen af ALBOA var fornuftig, men der har også vist sig en række områder hvor der kan ske forbedringer: Mødeaktiviteten er enorm 4 bestyrelser 4 repræsentantskaber en række udvalgsmøder Kursusaktiviteter i regi af de enkelte boligorganisationer Vedligeholdelse af en række dokumenter i den enkelte boligorganisation: vedtægter husdyrholdd husorden individuellee moderniseringer Den administrative sagsbehandling være opmærksom på hvilken boligorganisation der err tale om forskelligt brevpapir uensartethed større risiko for fejl Herudoverr kommer der moms på boligadministrationn med virkning fra 1. januar 2011 hvis man ikke administrerer egne boliger. Der er således en række forhold som gør, at der er en række fordele ved enn fusion. Der er også enkelte ulemper ved en fusion. 2.1 Fordele ved en fusion: én ledelsee et repræsentantskab én hovedbestyrelse én dialog med kommunen (styringsdialogen) rationel tilrettelæggelse af drift og administration én boligorganisation => én kultur fuld økonomisk indsigt da alle posteringer fremgår af boligorganisationens og de enkelte afdelingers regnskaber billigere administration (momsbesparelse) lettere for beboerne at finde ud af hvem de bor hos 2.2 Ulemper ved en fusion: den nuværende kultur i den enkelte boligorganisationn ændres færre poster til beboerdemokratiet kompromiser ved nuværende måder at gøre tingenee på Afsnit 2 / Formål med en fusion Side 1

10

11 3. Forhold til fastlæggelse 3.1 Navn Der er enighed om, at den nye boligorganisationn skal hedde: ALMEN BOLIGORGANISATION Det drøftes med advokat om vi kan sikre, at de gamle navne ikke kan anvendes (HAB + VA). Bo & Liv skulle være sikret mod genanvendelse. Binavne: Der medtages ingen binavne. 3.2 Dato for etablering Der er enighed om den 1.. januar Åbningsbalance Fastlægges i samarbejde med revisor. Afsnit. 3 / Forhold til fastlæggelse Side 1

12

13 4. Faktablad Omfanget af fusionenn omhandler nedennævnte lejemålsenheder baseret på regnskabsåret 2009 og 2008/2009 for Højbjerg Andelsboligforening. Oversigt, lejemålsenheder EMNE Viby Andelsboligforening Højbjerg Andelsboligforening Boligforeningen BO& &LIV I ALT Boliger Enkeltværelser Erhvervslejemål Institutioner Garager/carporte 4.032,0 99,0 54,0 89,0 139, ,0 0,0 38,0 86,0 52,8 111,,0 0,,0 5,,0 12,,0 7,, ,0 99,0 97,0 187,0 200,0 I alt 4.413, ,8 135,, ,0 BBL. AFD. 1. ABILDGADE HAB. AFD. A 37. HÅNDVÆRKERPARKEN VA. AFD. 2. RUNDE GÅRD Afsnit 4 / Faktablad Side 1

14

15 5. Tjekliste For at sikre, at vi kommer hele vejen rundt er der udarbejdet en tjekliste med relevante forhold til debat og afklaring. Vi har taget udgangspunkt i en tjekliste udarbejdet af BL - listen er e naturligvis tilpasset vores fusionsprojekt. Tjeklisten bearbejdes og tilpasses løbende. OPGAVE 5.1 Vedtægtsforhold: Boligorganisationens navn og hjemsted Organisationsform Med eller uden medlemsindskud Øverste myndighed Repræsentantskabets størrelse Hovedbestyrelsens størrelse Valg af formand 1 eller 2-årlige repræsentantskabsmøder Dato for fusionens ikrafttræden BEMÆRKNINGER Arbejdskapitalens størrelse. Giver opgørelsen anledning til be- Ingenn bemærkninger mærkninger. Dispositionsfondens størrelse. Boligorganisationen Bo&Liv s afde- Giver opgørelsen anledning til be- lingerr skal ikke betale pligtmæssi- mærkninger. ge bidrag før Opskrivningshenlæggelsernes stør- relse. Ingenn bemærkninger Giver opgørelsen anledning til be- mærkninger. Administrationsbidragets Er beregnet størrelse. 2 konti (HAB og VA) frem til Egen trækningsret 31/ Navn: ALBOA Hjemsted: Århus Kommunee Almen boligorganisation Uden medlemsindskud Repræsentantskabet Efter overgangsperiodens udløb u består hovedbestyrelsen af 9 personer Vælges særskilt af repræsentant- maj m skabsmødet Møde inden udgangen af måned for fremlæggelse aff årsmøde regnskab og valg: ordinært Møde i november/december for godkendelse af budget 1. Januar 2011 STATUS Forslag til nye vedtægter er udarbejdet. Skal godkendes af det nyee repræsentantskab. 5.2 Kapitalforhold: Godkendt af styregruppen Godkendt af styregruppen Godkendt af styregruppen Godkendt af styregruppen Godkendt af styregruppen Afsnit 5 / Tjekliste Side 1

16 Budget VA, 2011 Udarbejdes som om den nuværende konstruktion videreføres Budget HAB, 2010/2011 Udarbejdes som om den nuværende konstruktion videreføres Budget Bo&Liv, 2011 Udarbejdes som om den nuværende konstruktion videreføres Budget ALBOA, 2011, udarbejdes som om den nuværende konstruktion videreføres. Moms pr. 1. januar 2011 indarbejdes Budget ALBOA, ny boligorganisation Udarbejdes med udgangspunkt i den fremtidige model, efter at overgangsperioden er afviklet. Henlæggelsespolitik Tilskudspolitik Anlægsaktiver Er udarbejdet Er udarbejdet Er udarbejdet Er udarbejdet i samarbejde med revisor Er udarbejdet i samarbejde med revisor Er på plads Oplæg er udarbejdet Ikke godkendt Godkendt af repræsentantskabet Er godkendt Ikke godkendt Godkendt af styregruppen Godkendt af styregruppen Ikke behandlet 5.3 Budget for fusionsprocessen - skal omfatte: Udgifter til ekstern bistand Budget er udarbejdet Godkendt af styregruppen Udgifter i forbindelse med dokumentændringer Udgifter i forbindelse med tilpasning af lokalaftale for ejendomsfunktionærerne Budget er udarbejdet Lokalaftaler tilpasses ikke Godkendt af styregruppen Godkendt af styregruppen Annoncering Logo, ændringer m.v. Der foretages ingen tilpasninger i første omgang 5.4 Organisationsplan og personaleforhold: Er ikke besluttet Ikke endelig besluttet Ny organisationsplan Alle nuværende ansatte i: ALBOA Viby Andelsboligforening Højbjerg Andelsboligforening Boligforeningen Bo&Liv Overføres til den nye boligorganisation efter lov om virksomhedsoverdragelse Er udarbejdet Vil blive bragt på plads Godkendt af styregruppen Den praktiske del opstartes straks når der er truffet en beslutning om fusion. Side 2 Afsnit 5 / Tjekliste

17 Ansættelseskontrakter skal udarbejdes Lokalaftale for ejendomsfunktionærer skal udarbejdes 5.5 Praktiske forhold Logo Nuværende kontrakter tilpasses Nuværende fastholdes Det nuværende logo bevares/ændres Vil blive påbegyndt når beslutning foreligger Drøftelser om ny aftale vil blive indledt Beslutning ikke truffet Hjemmesider Tilpasses Ikke påbegyndt Offentliggørelse af det nye tiltag overfor: beboerne kollegaer øvrige samarbejdsparter kommune Landsbyggefond m.fl. Skal planlægges Ikke påbegyndt Kontrakter, forsikringer m.m. Skal overføres Ikke påbegyndt Skødeforhold mv. Ekstern bistand Ikke påbegyndt Møde med advokat Er inddraget Møde afholdt Møde med revisor Er inddraget Møde afholdt Forvaltningsrevision: vision målsætning handlingsplan tilpasning af forretningsgange Revisor og ekstern bistand skal inddrages Ikke påbegyndt Mødehyppighed hovedbestyrelsesmøder og udvalgsmøder Fastlæggelse af udvalgsstruktur Formandsmøder Skal fastlægges Udvalgsoversigt skal udarbejdes Afholdes efter behov Drøftelser ikke påbegyndt Ikke påbegyndt Godkendt af styregruppen Sydsam Videreføres Ikke behandlet Afsnit 5 / Tjekliste Side 3

18

19 6. Fremtidig struktur 6.1 Boligorganisationens navn: Den nye boligorganisations navn bliver: 6.2 Etableringsdato: Bliver den 1. januar 2011 ALBOA almen boligorganisation 6.3 Den øverste myndighed, repræsentantskabet: Et nyt repræsentantskab må ikke blive for stort. Forslag til repræsentantskabets sammensætning fremgår af nedenstående: ANTAL LEJEMÅL ANTAL REPRÆSENTANTSKABSMEDLEMMER op til til til til til til til Repræsentantskabets sammensætning bliver: BOLIGORGANISATION ANTAL FRA AFDELING Viby Andelsboligforening 71 Højbjerg Andelsboligforening 64 Boligforeningen Bo & Liv 3 I alt 138 Hertil kommer hovedbestyrelsen. 6.4 Hovedbestyrelsen Den nye hovedbestyrelse består af 9 personer, valgt af repræsentantskabet i h.t. vedtægterne. 6.5 Beboerdemokratiet ude i afdelingerne Der vil ikke ske den store ændring i forhold til d.d. Afdelingerne er fortsat selvstændige økonomiske enheder. Afdelingsmødet træffer beslutninger vedr. afdelingens drift og afdelingsmødet vælger egen bestyrelse som er bindeleddet til hovedbestyrelse og til administration. Afsnit 6 / Fremtidig struktur Side 1

20 6.6 Beboerne For beboerne bliver det lettere at overskue hvem man bor ved. Der bliver større økonomisk gennemsigtighed ved, at det er boligorganisationen selv der administrerer. Administrationsomkostningerne skulle også gerne blive lavere da der vil være en række forhold som spiller ind: ét repræsentantskab én hovedbestyrelse én slags brevpapir mindre udgifter til revisor lavere kontorholdsudgifter ingen moms på: - administration - byggesagshonorar - forsyningsregnskaber Den økonomiske sikkerhed for afdelingerne bliver større, da der vil være flere til at løfte. Bolighavende får mulighed for at søge til knap 7000 boliger med fortrinsret. 6.7 Ansatte For de administrative medarbejde vil der være store fordele ved en fusion: man skal kun administrere én boligorganisation kun én slags brevpapir beboerne ved hvem de bor hos større ensartethed Ejendomsfunktionærerne skal ansættes i den nye boligorganisation. Det betyder at alle ansatte får samme arbejdsgiver. 6.8 Kommunen Kommunen vil byde en fusion velkommen. Kommunen ser gerne antallet af boligorganisationer reduceret. Med vedtagelse af den nye styringsreform skal der afholdes årlige dialogmøder mellem kommunen og boligorganisationen. Ved en fusion skal der kun afholdes ét årligt dialogmøde mod 4 hvis vi fortsætter som d.d. Herudover skal der kun fremsendes én dokumentationspakke imod 4! Jo større vi er - jo mere gennemslagskraft vil vi have. Samtidig er det rart at vi selv får mulighed for at fastlægge vor fremtid, idet man ikke kan udelukke, at der på et tidspunkt vil komme et offentligt pålæg vedr. en boligorganisations størrelse. Side 2 Afsnit 6 / Fremtidig struktur

21 AFS. 6 - BILAG: 1. Diagram over omfanget af de lejemål som administreres af ALBOA 2. Organisationsdiagram før fusion 3. Organisationsdiagram efter fusion 4. Oversigt over antal repræsentantskabsmedlemmer i VA 5. Oversigt over antal repræsentantskabsmedlemmer i HAB 6. Oversigt over HAB s repræsentantskabsmedlemmer jf. VA s vedtægter Afsnit 6 / Fremtidig struktur Side 3

22 Side 4 Afsnit 6 / Fremtidig struktur

23 BILAG 1 DIAGRAM OVER OMFANGET AF DE LEJE- MÅL DER ADMINISTRERES AF ALBOA Afsnit 6 / Fremtidig struktur Side 5

24 BILAG 2 ORGANISATIONSDIAGRAM FØR FUSION Side 6 Afsnit 6 / Fremtidig struktur

25 BILAG 3 ORGANISATIONSDIAGRAM EFTER FUSION Afsnit 6 / Fremtidig struktur Side 7

26 BILAG 4 OVERSIGT OVER ANTAL REPRÆSENTANTSKABSMEDLEMMER I VA 50 lejligheder = 1 repræsentantskabsmedlem 150 lejligheder = 2 repræsentantskabsmedlemmer 250 lejligheder = 3 repræsentantskabsmedlemmer osv. Afdeling Indflytningsår Boligareal Antal Antal rep. m 2 lejligheder medlemmer / / / / , / / Hovedbestyrelsen 7 I alt 78 Side 8 Afsnit 6 / Fremtidig struktur

27 BILAG 5 OVERSIGT OVER ANTAL REPRÆSENTANTSKABSMEDLEMMER I HAB Afdeling Bestyrelse Ingen bestyrelse antal medlemmer antal medlemmer 1 Højbjergparken 3 2 Frederiksparken 3 4 Saralystparken II 5 7 Elverdalsparken 3 8 Rundhøj I 5 10 Virkelyst *3 (5) 11 Absalonsgade 3 12 Rundhøj Kollegiet 3 13 Kærgårdsparken 5 15 Kalkærparken 5 19 Hirsevænget 5 20 Tranbjergparken 5 22 Hjulbjergvej 5 25 Dalvangen 3 26 M.P. Hansensvej 3 27 Olaf Rudes Vej 5 28 Gartnervænget 3 29 Hvidmosegård 3 30 Rundhøj II 5 32 L.A. Ringsvej 3 33 Håndværkerparken I 5 34 Håndværkerparken II 5 35 Håndværkerparken III 3 36 Håndværkerparken IV 5 37 Håndværkerparken V 3 38 Håndværkerparken VI 5 39 Håndværkerparken VII 3 41 Håndværkerparken VIII **3 (5) 42 Holme Parkvej 3 44 Jegstruphøj 3 46 Gyvelparken 3 48 Generatoren 3 49 Porskjær 3 50 Børupvænget 3 51 Frisenholt 3 52 Frisenholt 3 53 Saralystparken I og III 5 60 Ingerslev Boulevard 3 Hovedbestyrelsen 4 I alt * Bestyrelsen består af 5 personer. Kun 3 kan deltage i repræsentantskabsmødet. **Bestyrelsen består d.d. af 3 personer. Kunne bestå af 5 personer. Afsnit 6 / Fremtidig struktur Side 9

28 BILAG 6 OVERSIGT OVER HAB S REPRÆSENTANT- SKABSMEDLEMMER JF. VA S VEDTÆGTER Afdeling antal boliger Repræsentantskabet d.d. VA-vedtægter 1 Højbjergparken Frederiksparken Saralystparken II Elverdalsparken Rundhøj I Virkelyst Absalonsgade Rundhøj Kollegiet Kærgårdsparken Kalkærparken Hirsevænget Tranbjergparken Hjulbjergvej Dalvangen M.P. Hansensvej Olaf Rudes Vej Gartnervænget Hvidmosegård Rundhøj II L.A. Ringsvej Håndværkerparken I Håndværkerparken II Håndværkerparken III Håndværkerparken IV Håndværkerparken V Håndværkerparken VI Håndværkerparken VII Håndværkerparken VIII Holme Parkvej Jegstruphøj Gyvelparken Generatoren Porsevænget Børupvænget Frisenholt Frisenholt Saralystparken I og III Ingerslev Boulevard I alt, afdelinger Hertil kommer hovedbestyrelsen 4 7 I alt Side 10 Afsnit 6 / Fremtidig struktur

29 7. Nye vedtægter Der er i 2010 vedtaget nye vedtægter i de 3 boligorganisationer med baggrund i den nye lovgivning. Vedtaget i: Højbjerg Andelsboligforening den 27. marts 2010 Viby Andelsboligforening den 2. juni 2010 Boligforeningen Bo & Liv den 20. maj 2010 Konklusion: Vedtægterne for den nye boligorganisation skal udarbejdes med udgangspunkt i ovennævnte vedtægter. Bilag: Vedtægter for Viby Andelsboligforening Vedtægter for Højbjerg Andelsboligf forening Vedtægter for Boligforeningen Bo & Liv Forslag til nye vedtægter for ALBOAA - almen boligorganisation Stiftelsesdokument Afsnit 7 / Nye vedtægter Side 1

30 Side 2 Afsnit 7 / Nye vedtægter

31 Vedtægter for Viby Andelsboligforening Vestergårdsvej Viby J Afsnit 7 / Nye vedtægter Side 3

32 Side 4 Afsnit 7 / Nye vedtægter

33 1 Vedtægter for Viby Andelsboligforening Kapitel 1 Navn, hjemsted og formål 1 Boligorganisationens navn er Viby Andelsboligforening. Stk. 2 Stk. 3 Boligorganisationen har hjemsted i Århus Kommune. Boligorganisationen har ikke nogen oprindelig egenkapital. 2 Boligorganisationen er organiseret uden medlemsindskud. 3 Boligorganisationen har til formål at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og modernisere støttet boligbyggeri i overensstemmelse med reglerne i lov om almene boliger m.v. Stk. 2 Boligorganisationen kan udover den i stk. 1 nævnte virksomhed udføre aktiviteter, som har en naturlig tilknytning til boligerne og administrationen af disse, eller som er baseret på den viden, boligorganisationen har oparbejdet. Afsnit 7 / Nye vedtægter Side 5

34 2 Vedtægter for Viby Andelsboligforening Kapitel 2 Medlemskab og kapitalforhold 4 Stk. 1 Stk. 2 Som medlemmer af boligorganisationen anses dennes lejere og enhver, der er opnoteret på boligorganisationens venteliste. Senest ved indgåelse af lejekontrakt skal boligorganisationen udlevere et eksemplar af boligorganisationens vedtægter til det pågældende medlem. 5 Stk. 1 Misligholder et medlem sine medlemsforpligtelser i væsentlig grad, kan pågældende udelukkes fra at være medlem af boligorganisationen med sådant varsel, som bestyrelsen bestemmer. Boligen kan i så fald forlanges fraflyttet til et nærmere fastsat tidspunkt. Den pågældende kan indbringe spørgsmålet for det førstkommende ordinære eller ekstraordinære repræsentantskabsmøde. Kapitel 3 Boligorganisationens ledelse Repræsentantskabet 6 Medlemmerne er boligorganisationens øverste myndighed og udøver denne myndighed gennem repræsentantskabet. Stk. 2 Repræsentantskabet består af boligorganisationens bestyrelse samt 1 medlem fra afdelinger med indtil 50 boliger. I større afdelinger vælges herudover 1 medlem for hvert påbegyndt antal af 100 boliger udover 50. Valget foretages af afdelingsmødet eller af afdelingsbestyrelsen forud for hvert repræsentantskabsmøde. Side 6 Afsnit 7 / Nye vedtægter

35 3 Vedtægter for Viby Andelsboligforening De afdelingsvalgte repræsentantskabsmedlemmer skal være bolighavende medlemmer eller myndige husstandsmedlemmer til bolighavende medlemmer i den pågældende afdeling. Stk. 3 Repræsentantskabet træffer beslutning om: 1. Hvorvidt boligorganisationen helt eller delvist skal administreres af en forretningsfører, herunder af en almen administrationsorganisation. 2. Valg af revisor. 3. Boligorganisationens byggepolitik. 4. Erhvervelse eller salg af boligorganisationens ejendomme. 5. Væsentlig forandring af boligorganisationens ejendomme. 6. Grundkøb. 7. Iværksættelse af nyt byggeri. 8. Ændring af vedtægterne. 9. Opløsning af boligorganisationen. Repræsentantskabet godkender boligorganisationens vedtægter, årsregnskab og beretning. Stk. 4 Repræsentantskabet godkender endvidere afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende forhold vedr. afdelingerne: 1. Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 2. Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 3. Grundkøb. 4. Iværksættelse af nyt byggeri. 5. Nedlæggelse af en afdeling. 6. Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger jfr. 19, stk. 2. Stk. 5 Stk. 6 Stk. 7 Repræsentantskabet kan beslutte at delegere kompetencen på et eller flere af de i stk. 4 nævnte områder til boligorganisationens bestyrelse. Repræsentantskabet kan til enhver tid beslutte, at en kompetence, som udøves af boligorganisationens bestyrelse, skal udøves af repræsentantskabet. Formanden for boligorganisationens bestyrelse er tillige formand for repræsentantskabet. Afsnit 7 / Nye vedtægter Side 7

36 4 Vedtægter for Viby Andelsboligforening 7 Hvert år afholdes inden 6 måneder efter regnskabsårets afslutning ordinært repræsentantskabsmøde. Dagsordenen for dette skal omfatte følgende punkter: 1. Godkendelse af forretningsorden for repræsentantskabsmødet. 2. Valg af dirigent. 3. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. 4. Endelig godkendelse af årsregnskab med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget. 5. Behandling af eventuelle indkomne forslag. 6. Valg af formand for bestyrelsen for så vidt han/hun afgår. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer. 8. Valg af 2 suppleanter. 9. Valg af revisor. 10. Eventuelt. 8 Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst 4 ugers varsel ved brev til samtlige repræsentanter. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Stk. 2 Stk. 3 Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når bestyrelsen finder anledning til det, når et tidligere repræsentantskabsmøde har besluttet det, eller når mindst ¼ af repræsentanterne skriftligt anmoder om at få et angivet emne behandlet. I sidstnævnte tilfælde afholdes mødet senest 3 uger efter, at anmodning herom er modtaget. Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal ske med mindst 2 ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Når ekstraordinært repræsentantskabsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært repræsentantskabsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde. Dagsorden for repræsentantskabsmødet skal gøres tilgængelig for boligorganisationens bolighavende medlemmer samtidig med, at repræsentantskabsmedlemmerne indkaldes eller kort tid derefter. Side 8 Afsnit 7 / Nye vedtægter

37 5 Vedtægter for Viby Andelsboligforening 9 Enhver repræsentant har ret til at få et angivet emne behandlet på repræsentantskabsmødet. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen, må være indsendt til bestyrelsen senest 2 uger før det ordinære repræsentantskabsmøde. Indsendte forslag skal udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge før mødet, jfr. 7, stk. 1. Skulle materialet for et emne være så omfangsrigt, at udsendelse bliver urimelig, skal det fremlægges på ALBOA s administrationskontor. Meddelelse om fremlæggelsen skal udsendes med samme frist som overfor anført. 10 Hvert medlem af repræsentantskabet har 1 stemme. Stemmeret skal udøves personligt. Stk. 2 Stk. 3 Adgang til repræsentantskabsmødet har repræsentantskabets medlemmer. Endvidere har repræsentanter fra ejendomsfunktionærerne og fra ALBOA adgang i det omfang, bestyrelsen eller repræsentantskabet finder det fornødent. Herudover har en repræsentant fra boligorganisationens eventuelle blad samt andre tilknyttede personer adgang i det omfang, bestyrelsen eller repræsentantskabet finder det fornødent. De tilstedeværende fra ejendomsfunktionærerne og ALBOA har taleret på mødet. Ved en afdelingsrepræsentants forfald indkaldes en suppleant fra den pågældende afdeling. 11 Beslutning træffes af de tilstedeværende ved almindeligt stemmeflertal. Når ⅓ af repræsentanterne forlanger det, skal afstemning være skriftlig. Forslag om ændring af vedtægterne eller opløsning af boligorganisationen kan kun vedtages, hvis ⅔ af repræsentanterne er mødt, og ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. Er mindre end ⅔ mødt, men mindst ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget, afholdes nyt møde inden 2 uger, og på dette møde kan forslaget uanset antal af fremmødte vedtages, hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. Stk. 2 I en protokol optages en beretning om forhandlingerne. Beretningen underskrives af dirigenterne og formanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for boligorganisationens bolighavende medlemmer senest 6 uger efter mødets afholdelse. Afsnit 7 / Nye vedtægter Side 9

38 6 Vedtægter for Viby Andelsboligforening Bestyrelsen 12 Bestyrelsens medlemmer samt 2 suppleanter for disse vælges af repræsentantskabet. Bestyrelsen består af 6 medlemmer foruden formanden, der vælges særskilt. Valgbare som medlemmer af bestyrelsen er kun boligorganisationens bolighavende medlemmer og disses myndige husstandsmedlemmer. Stk. 2 Stk. 3 Stk. 4 Stk. 5 Stk. 6 Hvert andet år afgår formanden. Af bestyrelsens øvrige medlemmer afgår halvdelen hvert år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, medlemmerne er valgt. Genvalg kan finde sted. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af den, der har valgt den pågældende. Afgår formanden i utide indkaldes til ekstraordinært repræsentantskabsmøde for valg af ny formand. Afgår et bestyrelsesmedlem, indtræder den valgte suppleant. Den indtrædende suppleant følger valgperioden for det bestyrelsesmedlem, suppleanten erstatter. Findes ingen suppleanter, indkaldes til ekstraordinært repræsentantskabsmøde til valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Bestyrelsen vælger en næstformand af sin midte til at træde i formandens sted ved dennes fravær. Ved en forretningsorden træffer bestyrelsen nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. 13 Bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration sker i overensstemmelse med de herfor gældende regler. Bestyrelsen er desuden ansvarlig for at udarbejde og indsende dokumentationsmateriale til brug for styringsdialogen med Århus Kommune til kommunen. Stk. 2 Hvert år godkender bestyrelsen årsregnskabet for boligorganisationen og dens enkelte afdelinger efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen og eventuelt afdelingsmødet, jfr. 15, stk. 4. Herudover foretager bestyrelsen, inden regnskabsårets Side 10 Afsnit 7 / Nye vedtægter

39 7 Vedtægter for Viby Andelsboligforening udløb, den endelige godkendelse af afdelingernes budgetter for det følgende regnskabsår efter forudgående godkendelse på de ordinære afdelingsmøder, jfr. 15, stk. 2. Endelig vedtager bestyrelsen hvert år, inden regnskabsårets udløb, budget for boligorganisationen. Stk. 3 Stk. 4 Som leder af den daglige drift ansætter bestyrelsen en direktør eller antager en almen administrationsorganisation. Hvis bestyrelsen ansætter en direktør, bestemmes ved forretningsorden hvorvidt nødvendig medhjælp for direktøren kan antages af denne eller skal ansættes af bestyrelsen. Boligorganisationen og dens enkelte afdelinger forpligtes ved underskrift af den samlede bestyrelse eller af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med direktøren. 14 Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden, når der skønnes at være behov herfor, samt når 2 medlemmer af bestyrelsen anmoder herom. Direktøren deltager i mødet dog uden stemmeret. Dagsordenen for bestyrelsesmødet gøres tilgængelig for boligorganisationens bolighavende medlemmer samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. Stk. 2 Stk. 3 Stk. 4 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst 3 medlemmer er til stede. Beslutning træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved almindeligt stemmeflertal. Står stemmerne lige, gør formandens eller i dennes fravær næstformandens stemme udslaget. I en protokol optages en kort beretning om forhandlingerne. Beretningen underskrives af de deltagende bestyrelsesmedlemmer. Et udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for boligorganisationens bolighavende medlemmer senest 4 uger efter mødets afholdes. Afsnit 7 / Nye vedtægter Side 11