Dagsorden til bestyrelsesmøde torsdag 11. februar 2016 kl

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Dagsorden til bestyrelsesmøde torsdag 11. februar 2016 kl"

Anton Knudsen
7 år siden
Visninger:

1 Senest tilrettet 14. februar 2016/RB Dagsorden til bestyrelsesmøde torsdag 11. februar 2016 kl Deltagere: Rene Brodin, Jane Bojsen, Hans Otto Kristiansen, Jens Duval og Christian Lose Afbud: Henning Nielsen Tilforordnet: Finn S. Haagensen Referent: RB 1. Medlemstal JB I alt 535 medlemmer hvoraf bl.a. 362 fuldtids og 103 flex. Lavere medlemstal er årsag til at kontingent-indtægt i Budget 2016 er reguleret ned med kr. Der er ikke angivet negative begrundelser for udmeldelser det seneste kvartal. Foreløbig har 30 endnu ikke betalt kontingent. 2. ØKONOMI HOK Regnskab 2015 For at sikre en bedre administrativ og teknisk mere sikker procedure fjernes nu mulighed for udmeldelse via hjemmesiden. HOK har fået regnskab retur fra kritisk revisor. Sendes nu til ekstern revisor, der melder tilbage ultimo uge 7. Revideret regnskab mailes til bestyrelsen senest 25. februar, så det kan udsendes til medlemmer sammen med indkaldelse til generalforsamling. Bestyrelsen foretager endelig godkendelse på næste bestyrelsesmøde. Bestyrelsen har senest set regnskab i december. Ifølge HOK er der foretaget et par ændringer siden i det regnskab, der nu er sendt til revision. Aktuelle hovedtal: Egenkapital ultimo er Årets underskud er I regnskabet er bl.a. indarbejdet bonus til Brinnie samt løn under fritstilling i administration primo

2 JB Budget 2016 Budget godkendt. Efter en meget grundig gennemgang af samtlige poster betragter bestyrelsen det som et realistisk budget dog under forudsætning af, at der gennemføres en stram budgetstyring i Hovedtendenser: Samlet overskud ca Øgede sponsorindtægter. Større investering i juniorer, Husudvalg og banepersonale. Færre udgifter til administration. ProBox er ifølge bestyrelsen fortsat et positivt tiltag for klubben (sparer tid i administration og giver flere markedsføringsmuligheder) selv om beslutningen blev taget under en klar forventning om at det var udgiftsneutralt for klubben (dækket af sponsorer), hvilket ikke er realiseret. JB HOK opfordrer Baneudvalget til at have fokus på muligheder for gratis arbejdskraft, så der evt. kan spares lidt på det lønbudget, der i 2016 er hævet til over 1 million kroner. FH gør opmærksom at målet er at satse virkelig meget på banen i 2016, så klubben på sigt kan få flere indtægter fra både flere medlemmer og greenfeegæster. Kontingenter 2017 Et forslag om at nedsætte kontingenter markant for at trække flere medlemmer til blev ikke godkendt. Bestyrelsen tror ikke klubben skal konkurrere på prisen, der risikere et stor faldt i indtægter, hvis der ikke kommer flere medlemmer nok. I øvrigt er det der kun to klubber (Marielyst og Rønnede) af de 8 naboklubber, der pt er 2

3 væsentlig billigere end FGK. Til gengæld ønsker bestyrelsen ikke at overskride 6000 kroner for et fuldtidsmedlemskab. Bestyrelsen godkendte derfor et uændret kontingent i 2017 bortset fra afrundinger til hele beløb og bortset fra at sætte kontingentet for Ungseniorer væsentligt ned: Senior Ungsenior Junior Passiv 560 Long Distance Flex Flex Greenfee Hverdag (der er lukket for tilgang): FH foreslår, at det mod et gebyr skal være muligt at betale kontingent månedligt via PBS. Ifølge JB vil det dog medføre meget omfattende administrativt arbejde ifm omkodninger i Golfbox. Det blev besluttet fra 2017 at indføre mulighed for kvartalsvis indbetaling (i stedet for halvårligt) via PBS for et gebyr på 2x50 kroner årligt. Desuden er det besluttet, at indføre et gebyr på 30 kroner fra 1. juni i 2016 for indbetaling af kontingent via girokort (i stedet for PBS). 3. Status vedr. personale RB RB fandt ikke gehør i bestyrelsen for at ændre en procedure ifm lønudbetaling. Bestyrelsen besluttede at tilbyde LH to års gratis medlemskab af FGK. Brinnie overtager opgaven som bestyrer af Bistroen over for myndigheder. John F. har opstart i uge 8. Receptionen (og telefoner) fortsætter med have åbent 6 timer om ugen frem til uge 12, hvor der er sæsonstart i Bistroen og hos Rune. Derudover vil JF bruge en stor del af sin tid med bl.a. salg til greenfeegæster og ikke mindst markedsføringsopgaver. 3

4 4. Åbningstider RB Besluttes på næste møde. Frivillig arbejdskraft blandt medlemmer er fortsat et vigtigt fundament for klubbens liv og drift. Det gælder bl.a. Husudvalget! FH oplyste, at der pt allerede er tilmeldt 15 medlemmer til arbejdsgrupper omkring banen v/ Willy G og Finn R det gælder opgaver, der ikke har med selve spillefladen at gøre. Til gengæld anbefaler bl.a. RB og JB, at klubben i 2016 ikke satser på ekstern gratis arbejdskraft, der kræver indsats til planlægning og opfølgning i stedet bruges 2016 til at konsolidere egen drift. 5. Golfens Dag JB Klubben tilmelder sig ikke i år, fordi der trods indsats ikke har været stor respons tidligere. 6. Sponsorater JB Der er pt skaffet kroner, og udvalget (der nu kun har tre medlemmer) arbejdet hårdt videre mod målet på kroner. Derudover præmiesponsorer, som udvalget vil orientere Turneringsudvalg og Festivalgruppe om, når de er på plads. Rikke F. vil sammen med JB udarbejde retningslinjer for at koordinere sponsorarbejdet med Klub-i-Klubber, Turneringsudvalg og andre udvalg. Formålet er at få en samlet professionel kontakt over for sponsorer. Dette punkt drøftes på det kommende Formandsmøde. 7. Markedsføring JB Markedsføringsudvalget har udarbejdet et omfattende katalog med initiativer incl. planlægning af praktisk udførsel. Stor ros fra bestyrelsen, der godkendte det samlede katalog. 8. Generalforsamling RB På grund af ekstra arbejdspres det kommende år ønsker CL ikke at 4

5 9. Dialogmøde maj 2016 RB Udsat til næste møde genopstille. HN har også oplyst, at han ikke ønsker at genopstille. Der er derfor behov for 3 nye kandidater til bestyrelse samt til supleantposten. Bestyrelsen besluttede at foreslå følgende kandidater: Jens Peter Madsen, Ib Jørgensen og Finn Haagensen samt Johnni Larsen som suppleant. (Der er muligvis endnu en kandidat, som bestyrelsen har forhåndsgodkendt i givet fald opstilles FH ikke, da han alligevel deltager i bestyrelsesmøderne som baneudvalgsformand). 10. Eventuelt JB overtager tovholder-funktionen i Festival-gruppen! CL sørger sammen med Brinnie for snarest at udarbejde menukort til Bistroen og fremsende det til hele bestyrelsen. Det skal også på hjemmesiden. FH oplyser JB, når banen åbnes igen, så greenfee i ProBox kan ændres (pt 100 kr). RB sender ny tekst vedr lokalregler til JB for at få opdateret på hjemmesiden, opslagstavle mv. Der er pt 19 medlemsskaber i Erhvervsklubben. RB bestiller i samarbejde med JF nye baneguides (med opdaterede lokalregler). JB tjekker info vedr evt. annoncering, antal eksemplarer og trykkeri. Klubben venter til 2017 med evt at lease buggyer. FH: På alle greens vil hastighed blive målt og offentliggjort på hjemmesiden. Målet er at få baghullerne lige så hurtige som forhullerne generelt. Desuden kan indsats og resultat måske bruges i markedsføringen? FH: Det er planen at tromle greens flere gange om ugen samt at klippe i weekender, så de er helt i top til bl.a. greenfeegæster. 5

6 Emner der ikke var tid til på mødet så her blot skriftlig orientering: SGS Fritspil: Pt er 15 tilmeldt og flere har vist interesse Made in Denmark: RB bestiller billetter i kommission til salg I klubben Regionsgolf: HN har ønsket en pause fra koordinatorfunktionen. RB har taget over. Der er fundet kaptajner til alle syv hold samt booket på banen til 21 hjemmekampe (første kamp ultimo april). RB sørger for bred info til alle medlemmer og åben tilmelding på lister i klubhuset. Kriminalforsorgen er interesseret i samarbejde med FGK til borgere, der er idømt samfundstjeneste. RB har møde i klubben i uge 8 til gensidig drøftelse der skal være sikkerhed for at klubben evt. kan magte denne opgave (der er ikke kun tale om gratis arbejdskraft). Booking: Den seneste måned har flere grupper vist interesse for spil på banen i Pt er booket 20 dage til grupper med i alt 380 spillere. Desuden 7 matcher med gæster fra venskabsklubber i Klub-i-Klub regi. 11. Næste bestyrelsesmøde Torsdag 10. marts 2016 kl

Relaterede dokumenter

Referat af bestyrelsesmøde torsdag 12. november 2015 kl. 18.00-22.00

Referat af bestyrelsesmøde torsdag 12. november 2015 kl. 18.00-22.00 Deltagere: Henning Nielsen, Rene Brodin, Jane Bojsen, Hans Otto Kristiansen, Jens Duval og Christian Lose Afbud: Ulrik Skovgaard Referent: