Kontrolinstruks. for. Miljø- og Fødevareministeriet NaturErhvervstyrelsen. kontrol med ydelse af støtte til skolefrugt 2015/16

Transkript

1 Kontrolinstruks for kontrol med ydelse af støtte til skolefrugt 2015/16 Miljø- og Fødevareministeriet NaturErhvervstyrelsen

2 Kolofon Denne instruks er udarbejdet af NaturErhvervstyrelsen i 2016 Bidragyder(e): Center for kontrol, Koordinering, Center for Erhverv, Projektdesign Miljø- og Fødevareministeriet NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade København V. Tlf.: Fax: mail@naturerhverv.dk Hjemmeside: ISBN:

3 Indholdsfortegnelse 1. Formål Retsgrundlag Formål med skolefrugtsordningen Hvem er omfattet af ordningen Hvad kan der udbetales støtte til Udsendte vejledninger mv Kontroladresser Udvælgelse af kontroladresser Varsling Tidsfrister Sikkerheds- og hygiejneforskrifter Gennemførelse af kontrollen Hvad skal medbringes ved kontrolbesøget? Hvis der findes uoverensstemmelse i kontrollen Tilskud til økologisk frugt og grønt Kontrol på skolerne Bilagskontrol (bilag 1) Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 1) Kontrol af kommuner og leverandører der hjemtager støtte til institutioner/skoler (bilag 2) Bilagskontrol (bilag 2) Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 2) Stikprøvekontrol af skoler tilknyttet leverandør/kommune (bilag 3) Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 3) Efter kontrollen Kontrollørens opgaver Registrering af kontrolrapporter/kontrollørskemaer Frist for indsendelse af rapporter Ikrafttrædelse

4 1. Formål Formålet med kontrollen er at undersøge, om udbetalinger af EU-støtte til skolefrugt foregår efter reglerne. 2015/16 Ansøgere skal kun søge om tilsagn én gang om året. Ansøgningsfristen er 26. juni 2015 (se punkt 7). Det er en betingelse for at opnå tilsagn om tilskud, at der anvendes ledsageforanstaltninger i forbindelse med uddeling af frugt og grønt Tilskudsloftet er på 75 % af de tilskudsberettigede udgifter For ansøgere som har fået tildelt et tilsagn om tilskud til uddeling af økologiske produkter, er det en betingelse, at der uddeles økologiske produkter Man kan søge om tilskud til at iværksætte ledsageforanstaltninger Tilsagnshaver kan søge om udbetaling af tilskud tre gange om året efter uddeling i følgende perioder: - 3. august 2015 til 31. december 2015, - 1. januar 2016 til 31. maj 2016, og - 1. juni 2016 til 24. juni 2016 Tilskudssatsen for økologiske produkter er på 2,00 kr. pr. elev pr. undervisningsdag, mens tilskudssatsen for konventionelle produkter er 1,25 kr. pr. elev pr. undervisningsdag. 2. Retsgrundlag Disse forordninger mv. omfatter bestemmelserne om skolefrugtsordningen: Rådets forordning (EF) nr. 13/2009 af 18. december 2008 om ændring af forordning (EF) nr. 1290/2005 om finansiering af den fælles landbrugspolitik og forordning (EF) nr. 1234/2007 om en fælles markedsordning for landbrugsprodukter og om særlige bestemmelser for visse landbrugsprodukter (fusionsmarkedsordningen) med henblik på indførelse af en skolefrugtordning. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1308/2013 af 17. december 2013om en fælles markedsordning for landbrugsprodukter og om ophævelse af Rådets forordning (EØF) nr. 922/72, (EØF) nr. 234/79, (EF) nr. 1037/2001 og (EF) nr. 1234/2007. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) Nr. 1306/2013 af 17. december 2013 om finansiering, forvaltning og overvågning af den fælles landbrugspolitik og om ophævelse af Rådets forordning (EØF) nr. 352/78, (EF) nr. 165/94, (EF) nr. 2799/98, (EF) nr. 814/2000, (EF) nr. 1290/2005 og (EF) nr. 485/2008 2

5 Kommissionens forordning (EF) nr. 288/2009 af 7. april 2009 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 1234/2007 for så vidt angår EFstøtte til uddeling af frugt- og grøntsagsprodukter og bananprodukter til børn på undervisningsinstitutioner inden for rammerne af en skolefrugtordning (med senere ændringer). Bekendtgørelse nr. 611 af 5. maj 2015 om skolefrugt- og grøntordningen. 3. Formål med skolefrugtsordningen At spise frugt og grøntsager kan spille en vigtig rolle i kampen mod fedme og følgesygdomme som sukkersyge og hjertesygdomme. Derfor har EU-Kommissionen vedtaget en skolefrugtordning, der skal give skoleelever bedre adgang til frugt og grønt. I Danmark omfatter ordningen økologisk og konventionel frugt og grønt. Produkterne skal være friske og uforarbejdede og kan uddeles til elever i folkeskolens 0. til 10. klasse eller på tilsvarende niveau i andre undervisningsinstitutioner. EU medfinansierer op til 75 % af udgifterne til frugt og grønt, resten finansieres af forældre, kommuner eller private sponsorer. Da ordningens midler er begrænsede, er den bygget op som en tilsagnsordning, dvs. at ansøgere først søger om at få reserveret en del af puljen. Efter at have opnået tilsagn, kan en ansøger sætte uddelingen af frugt og grønt i gang, inden for ordningens rammer, og derefter søge om udbetaling af tilskud. Læs mere om skolefrugtordningen på Hvem er omfattet af ordningen Skolefrugtordningen kan søges af: a) alle undervisningsinstitutioner hvor der undervises i overensstemmelse med den danske folkeskolelov og inden for klassetrin klasse eller tilsvarende niveau. Skolefritidsordninger kan ikke søge om tilskud. b) Kommuner der søger om tilskud til skolefrugtsordninger på skoler i kommunen. c) Leverandører og/eller distributører af produkter til skolefrugtordninger. d) Organisationer bag skolefrugtordninger kombineret med beslægtede tiltag eller med effektmåling. Bemærk, at parten der medfinansierer skolefrugten, ikke i alle tilfælde er identisk med ansøger om tilskud. For eksempel kan en leverandør søge tilskud til en forældrebetalt skolefrugtordning. Det er parternes eget ansvar at udarbejde aftaler omkring betaling og eventuel tilbagebetaling i disse tilfælde. 3

6 Administrationen af ordningen kan overdrages til en leverandør, en organisation eller et forvaltningsorgan, fx en kommunalforvaltning. 3.2 Hvad kan der udbetales støtte til. Der udbetales tilskud til frugt og grønt leveret til elever på uddannelsesinstitutionen. Produkterne skal være friske og uforarbejdede, dvs. ikke tilsat salt, fedt- eller sødestoffer og ikke blandet sammen med anden mad. Produkterne kan dog klargøres, dvs. skrælles eller skæres ud, før eleverne får dem. Det er i begrænset omfang tilladt, at tilberede eller købe tilberedte frugter og grøntsager, dog skal produkterne leve op til kravene for Fødevarestyrelsens nøglehulsmærke. Se bilag 4, hvilke produkter skolefrugtordningen omfatter. Udgifter til levering og uddeling er også tilskudsberettigede. Hvis disse udgifter faktureres særskilt, må de ikke overstige 3 % af produktomkostningerne. Der ydes ikke tilskud til moms. Tilskudsloftet er 75 % af de tilskudsberettigede omkostninger, dog maksimalt 1,25 kr. for konventionelle produkter og 2,00 kr. for økologiske produkter pr. elev pr. undervisningsdag. Beregninger foretages på grundlag af tilskudsberettigede omkostninger eksklusiv moms. Det er vigtigt at bemærke, at tilskuddet ikke forudbetales Udsendte vejledninger mv. NaturErhvervstyrelsen, Center for Erhverv har udarbejdet en vejledning om skolefrugtordningen. Den gældende version kan findes på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside under Kontroladresser Det foretages kontrol hos: Skoler ( klassetrin) bilag 1 Leverandører/kommuner bilag 2 Institutioner i forbindelse med en leverandør-/kommunekontrol bilag 3 4

7 3.4.1 Udvælgelse af kontroladresser NaturErhvervstyrelsen, Center for Kontrol, Data og Risikoanalyser udpeger alle fysiske kontroller af skolefrugt, og sender meddelelse til Projekttilskud, Produktion om, hvilke ansøgere der er udtaget til kontrol. Center for Kontrol, Data og Risikoanalyser udpeger kontroladresserne på baggrund af givne tilsagn. Kontrollerne kan/skal ikke gennemføres før de udtagne ansøgninger er bekræftet. Det betyder, at den fysiske kontrol først kan påbegyndes, når ansøgningerne om udbetaling af støtte modtages fra leverandørerne/kommunerne/undervisningsinstitutionerne. Projekttilskud, Produktion er ansvarlig for oprettelse af kontrolsager i VAKS-online og at tilvejebringe et bearbejdet kontrolgrundlag. OBS Såfremt Projekttilskud, Produktion efter administrativ kontrol af en sag, vurderer at en sag skal underlægges fysisk kontrol, oprettes sagen i VAKS, med angivelse af eventuelle uregelmæssigheder konstateret i den administrative kontrol. Herefter sendes en mail til Center for Kontrol, Jordbrugskontrol med oplysning om, at sagen er oprettet og med en henvisning til Captiasagen Projekttilskud, Produktion har ansvaret for, at kontrolgrundlaget på de udtrukne ansøgninger er korrekt og fyldestgørende før oversendelse af kontrolsager til Jordbrugskontrol. Jordbrugskontrol orienterer de lokale afdelinger, når der er nye kontrolsager Varsling Kontrollen er uvarslet i retssikkerhedslovens forstand. Derfor skal der ved kontrolbesøgets begyndelse, udleveres et informationsbrev om uvarslet kontrol til virksomhedens repræsentant. Se Den Generelle Kontrolinstruks' (DGK) om retssikkerhed og om brug af informationsbrevet. DGK kan findes på NaturErhvervstyrelsens intranet under Kontroller > Kontrolinstrukser. Selv om kontrolbesøgene som udgangspunkt skal foregå uvarslet, må der forvarsles op til 48 timer før kontrolbesøget, såfremt kontrolløren finder det nødvendigt og formålet med kontrollen ikke bringes i fare. Forvarslingen skal ske til ansøgeren eller en repræsentant for denne. 3.5 Tidsfrister Tidsfrister for gennemførelse af kontroller under skolefrugtordningen 2015/2016 listes herunder. Kontrolperiode 2. halvår 2015 For 2. halvår 2015, skal kontrollen være gennemført og oversendt til Center for Erhverv senest: 30. juni 2016 for så vidt angår skolerne/institutionerne 31. juli 2016 for så vidt angår leverandører og kommuner 5

8 Kontrolperiode 1. halvår 2016 For 1. halvår 2016, skal kontrollen være gennemført og oversendt til Center for Erhverv senest: 30. september 2016 for alle typer ansøgere I perioden fra 1. august 2016 til 30. september 2016 kan der gennemføres supplerende kontroller hos såvel leverandører/skoler/undervisningsinstitutioner, der tæller med i næste års kontrolprocent, jf. KFO 288/2009, art. 13, stk. 3 og Sikkerheds- og hygiejneforskrifter Sikkerhedsforskrifterne kan findes på NaturErhvervstyrelsens intranet under Sikkerhed > Sikkerhedsforskrifter for afdelingerne. 4. Gennemførelse af kontrollen Som baggrund for kontrolbesøget kan følgende dokumenter anvendes: tilsagn, støtteansøgningen, gældende bekendtgørelse, vejledning og tilsagn. Som udgangspunkt, skal alt det der kan kontrolleres administrativt, kontrolleres administrativt. Formålet med den fysiske kontrol er, at de oplysninger der er indsendt til NaturErhvervstyrelsen kan genfindes på stedet, at kontrollere for uregelmæssigheder, der ikke kan kontrolleres for ved administrativ kontrol samt kontrollere skiltning. Kontrolrapporten skal udfyldes under selve besøget. Udfyldelsen af visse punkter er dog afhængig af, at støtteansøgeren fremskaffer fysiske beviser i form af regnskabsbilag, attester el. lign. inden eller under kontrolbesøget. Hvis dette materiale ikke er til stede, må kontrolløren bede ansøgeren om at sende materialet (dokumentationen) til det lokale afdelingskontor inden for en frist af 7 hverdage, regnet fra kontroldatoen. Herefter kan resten af kontrolrapporten udfyldes. 4.1 Hvad skal medbringes ved kontrolbesøget? Da kontrollen skal foregå i perioden fra 1. august til 31. juli for det indeværende skoleår, og mindst skal omfatte de foregående 12 måneder, kan der være kontrolmateriale der omhandler skoleåret 2014/15. Kontrol i 1. halvår 2016 omfatter kalenderåret 2015 Kontrol i 2. halvår 2016 omfatter skoleåret 2015/2016 Følgende dokumenter/oplysninger fremgår af sagerne i Captia: 1. De tilsagn/støtteansøgninger som NaturErhvervstyrelsen, Center for Projekttilskud har modtaget fra skolerne/leverandørerne/kommunerne heri er bl.a. oplysninger om: Støtteansøgerens data (CVR-nr., navn, adresse, NaturErhvervstyrelsens j-nr. samt kontrol ID nummer) 6

9 Frugtmængden Støttens størrelse Elevantal Brugere af ordningen Bilag til indsendelse i forbindelse med udbetalingsanmodning. 2. Hvilke skoler der er udvalgt til stikprøvekontrol i forbindelse med kontrol af leverandører og kommuner. 4.2 Hvis der findes uoverensstemmelse i kontrollen Hvis der findes systematiske fejl, skal det noteres. En systematisk fejl er flere fejl af samme slags. Det kan eksempelvis være fejl i angivet mængde, beløb eller i antallet af elever, skoledage. Hvis der findes systematiske fejl hos flere af de skoler, der er tilknyttet en leverandør eller en kommune, udvides antallet af skoler der skal kontrolleres, således at der udtages yderligere 10 % af de tilknyttede skoler/institutioner til kontrol. Hvis fejlen fortsætter, skal der gennemføres en 100 % kontrol. I tilfælde af, at kontrolløren konstaterer fejl, skal Projekttilskud, Produktion tage stilling til, om det giver anledning til genoptage tidligere udbetalinger med henblik på at se om fejlen strækker sig længere tilbage end den omhandlende kontrolperiode. Svig I forbindelse med kontrolbesøg kan du støde på ting, der tyder på, at en støttemodtager bevidst forsøger at få udbetalt støtte, han ikke er berettiget til. Det er vigtigt at være opmærksom på de særlige tegn, eller "røde flag" som Kommissionen kalder dem, der ofte går igen i forbindelse med svig. Et rødt flag er et tegn på, at der kan være et problem med ansøgningen, hvis man kigger nærmere efter. Hvis du under en kontrol får en konkret mistanke om svig, skal du dokumentere de forhold, der giver anledning til mistanken. Definition Svig er en form for uregelmæssighed. Det, der adskiller svig fra andre uregelmæssigheder, er at man bevidst omgår betingelserne for, hvordan støtte opnås eller anvendes. Der kan være tale om en bevidst 4.3 Tilskud til økologisk frugt og grønt 7

10 Såfremt en ansøger er blevet tildelt et tilsagn til uddeling af økologiske produkter, er det en betingelse, at der indkøbes og uddeles økologiske produkter. Dog kan der søges om tilskud til økologiske produkter, selvom tilsagnet er givet til konventionelle produkter. I dette tilfælde, skal du dog være opmærksom på, at tilskudsloftet for økologiske produkter er højere end det er for konventionelle, og der derfor er risiko for, at tilsagnet ikke kan dække uddeling af frugt og grønt i hele perioden. 5. Kontrol på skolerne Inden kontrolbesøget kan kontrolrapportens punkt 1.a., 1.b., 1.c., 1.d. og 1.f., 3.a. samt punkt 4 udfyldes ud fra oplysningerne fra kontrolgrundlaget (tilsagnet/støtteansøgningen). På skolen kontrolleres: Skolens frugtordning beskrives kort, og de skal forklare, hvordan de mener ordningen skaber merværdi for dem. Hvem står for de administrative opgaver og hvordan varetages de? Hvem medfinansierer frugten og hvordan foregår betalingen? Hvornår og hvordan deles frugten ud? Bliver frugten klargjort eller forarbejdet på nogen måde og sker dette i overensstemmelse med reglerne for forarbejdning (bilag 4)? Kombineres ordningen med ledsageforanstaltninger (spørg gerne bredt ind til dette punkt, snakker de med eleverne om sundhed, 6 om dagen og har skolen f.eks. en kostpolitik henvis evt. til vores materiale)? Andre træk ved ordningen kan også noteres og skal om muligt dokumenteres med foto og relevante bilag Såfremt der ikke findes en ledsageforanstaltning, er der et høringspunkt, Det kontrolleres, om skolen har en EU-plakat ved skolens hovedindgang eller et banner på skolens hjemmeside. Har skolen ikke dette, skal der udleveres/ophænges en under kontrolbesøget. Såfremt kontrolløren ikke har en plakat med, kan skolen bestille en plakat hos NaturErhvervstyrelsen i forbindelse med kontrolbesøget. Såfremt skolen tilstræber at udbedre fejlen, vil det normal ikke medføre en fejlrapport, at plakaten ikke er oppe ved kontrolbesøget. Deltagelse i ordningen vil sandsynligvis stige og falde over skoleåret. Skolen skal redegøre for, hvordan den gennemsnitlige deltagelse er beregnet. Det vurderes om den gennemsnitlige deltagelse, som oplyst i ansøgningen, er korrekt. Det vurderes ved samme lejlighed, om beregningsgrundlaget er pålideligt. 5.1 Bilagskontrol (bilag 1) 8

11 I forbindelse med ansøgning om udbetaling har ansøger indsendt en bilagsoversigt over hvilke bilag/fakturaer, der udgør dokumentation for afholdte udgifter samt vedlagt kopi af fakturaer. Følgende kontrolleres: Det kontrolleres at beløbet, der er angivet på bilagslisten, stemmer med de samlede udgifter til skolefrugt- og grønt, og at oplysningerne omkring moms stemmer (der kan ikke søges om støtte til moms). Alle bilagene skal stemme overens med kontoudskrifter eller lign. De udtagne bilag kan dels kontrolleres på det lokale afdelingskontor, og på stedet følges det op med en kontrol af tilhørende kontoudtog. Der udtages bilag, svarende til 5 % af det ansøgte støttebeløb, med tilhørende kontoudtog, som scannes ind på sagen i Captia umiddelbart efter kontrolbesøget. Det er vigtigt, at bilagsnummer og fakturanummer på det kontrollerede materiale fremgår af kontrolrapporten. Der indscannes dokumentation for antallet af elever, som er omfattet af ordningen samt for antallet af udleveringsdage (eksempelvis skoleplan eller ferieplan). Tilskudsloftet er 75 % af de tilskudsberettigede omkostninger, dog maksimalt 1,25 kr. for konventionelle produkter og 2,00 kr. for økologiske produkter pr. elev pr. undervisningsdag, og det kontrolleres, at ansøgningen ligger inden for dette loft. Marker at alle fakturaer på bilagsoversigten er kontrolleret. Endelig sammenlignes de omfattede produkter med skolens oplysninger om uddeling og forarbejdning. Som udgangspunkt, skal udgifter til frugtordningen faktureres særskilt fra andre indkøb. Såfremt ansøger bruger faktura, hvor der også indgår andre produkter, er det ansøgers ansvar, at det på forhånd er tydeligt markeret, hvilke produkter der er omfattet af ansøgningen. Hvis produkterne ikke er markeret entydigt, skal institutionen tydeligt markere hvilke der er omfattet af ansøgningen, og inden syv dage fremsende materialet. Hvis kontrolløren finder bilagsmaterialet uoverskueligt, noteres det at det pågældende bilag ikke kan kontrolleres, og sagen sendes i høring. Det sikres at fakturadatoen stemmer med perioden ansøgningen omfatter. OBS! Hvis der søges om tilskud til både konventionelle og økologiske produkter, skal der vedlægges en bilagsoversigt for hver produkttype. Det kontrolleres, at udgifterne er identificerbare og omfatter tilskudsberettigede produkter (se bilag 4). Betegnelser som frugt og grønt eller blandet frugt kan godtages. Der kan kun gives tilskud til økologiske produkter, såfremt at det tydeligt fremgår af faktura eller bon at produktet er økologisk. I tilfælde af at en fakturaudsteder kan fremvise dokumentation for at produktet/eller firmaet er statskontrolleret økologisk (Det røde Ø-mærke), kan dette også godtages. 5.2 Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 1) Punkterne 1.a. 1.f. udfyldes. 9

12 Når resten af kontrolrapporten er udfyldt, noteres det i punkt 2, hvilke punkter der har givet anledning til bemærkninger. Punkterne 3 og 4, inklusiv underpunkter, udfyldes og beskrives. I punkt 5 noteres hvilke bilag der er benyttet/kontrolleret i forbindelse med kontrollen (f.eks. tilsagnet/støtteansøgningen, oversigt over skoler tilknyttet ordningen, kontoudtog mm). Punkt 6 - Hvis der er bemærkninger, der ikke er plads til andre steder, kan de skrives her. Punkt 7 udfyldes med rapportdato samt underskrift (må gerne være maskinskrevet). 6. Kontrol af kommuner og leverandører der hjemtager støtte til institutioner/skoler (bilag 2) Inden kontrolbesøget kan kontrolrapportens punkt 1.a., 1.b., 1.c., 1.d. og 1.f., 3.a. samt punkt 4 udfyldes ud fra oplysningerne fra kontrolgrundlaget (tilsagnet/støtteansøgningen). En kommune/leverandør kan hjemtage tilskud på vegne af skoler og institutioner. Hvis kontrollen skal gennemføres hos en kommune/leverandør, der hjemtager tilskud til flere skoler/institutioner, skal kontrolløren i første omgang tjekke, at der er overensstemmelse imellem kommunens/leverandørens egen opgørelse over skoler/institutioner og Center for Erhvervs liste over registrerede støtteansøgere. Listen ligger på sagen i Captia. Hvis skolefrugtordningen kombineres med en effektmåling af øget indtag af frugt og grønt eller deltagelse i andre ordninger med fokus på ernæring, motion og sund levevis, er det ikke skolen, men organisationen, som er ansvarlig for initiativet. 6.1 Bilagskontrol (bilag 2) I forbindelse med ansøgning om udbetaling har ansøger indsendt en oversigt over hvilke bilag, der udgør dokumentation for afholdte udgifter. Det kontrolleres at beløbet, der er angivet på bilagslisten, stemmer med de samlede udgifter til skolefrugt, og at oplysningerne omkring moms stemmer (der kan ikke søges støtte til moms). Følgende kontrolleres: Alle bilagene skal stemme overens med kontoudskrifter eller lign. Der udtages bilag, svarende til 5 % af det ansøgte støttebeløb, med tilhørende kontoudtog, som scannes ind på sagen i Captia umiddelbart efter kontrolbesøget. Det er vigtigt, at bilagsnummer og fakturanummer på det kontrollerede materiale fremgår af kontrolrapporten. Tilskudsloftet er 75 % af de tilskudsberettigede omkostninger, dog maksimalt 1,25 kr. for konventionelle produkter og 2,00 kr. for økologiske produkter pr. elev pr. undervisningsdag, og det kontrolleres, at ansøgningen ligger inden for dette loft. Der indscannes dokumentation for elever omfattet af ordningen samt for udleveringsdage. 10

13 Endelig sammenlignes de omfattede produkter med skolens oplysninger om uddeling og forarbejdning Som udgangspunkt skal udgifter til frugtordningen faktureres særskilt fra andre indkøb. Såfremt ansøger bruger faktura, hvor der også indgår andre produkter, er det ansøgers ansvar, at det på forhånd er tydeligt markeret, hvilke produkter der er omfattet af ansøgningen. Hvis kontrolløren finder bilagsmaterialet uoverskueligt, noteres det at det pågældende bilag ikke kan kontrolleres, og sagen sendes i høring. Det sikres, at fakturadatoen stemmer med perioden ansøgningen omfatter. OBS! Hvis der søges om tilskud til både konventionelle og økologiske produkter, skal der vedlægges en bilagsoversigt for hver produkttype. Det kontrolleres, at udgifterne er identificerbare og omfatter tilskudsberettigede produkter (se bilag 4). Betegnelser som frugt og grønt eller blandet frugt kan godtages. Ansøger skal oplyse mængden af uddelt frugt og grønt i kilo. Det bemærkes hvordan dette opgøres og om volumen fremgår af faktura. Hvis der ved bilagskontrollen konstateres afvigelser mellem det ansøgte og tilskudsberettigede beløb, udvides bilagskontrollen til at omfatte yderligere mindst 10 % af det samlede beløb for den pågældende ansøgning. Denne procedure gentages, indtil der ikke konstateres yderligere fejl eller hele ansøgningen er kontrolleret. I tilfælde af, at kontrolløren konstaterer fejl, skal Projekttilskud, Produktion tage stilling til, om det giver anledning til genoptage tidligere udbetalinger med henblik på at se om fejlen strækker sig længere tilbage end den omhandlende kontrolperiode. 6.2 Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 2) Punkterne 1.a. 1.f. udfyldes. Når resten af kontrolrapporten er udfyldt, noteres det i punkt 2, hvilke punkter der har givet anledning til bemærkninger. Punkterne 3 og 4, inklusiv underpunkter, udfyldes og beskrives. I punkt 5 noteres hvilke bilag der er benyttet/kontrolleret i forbindelse med kontrollen (f.eks. tilsagnet/støtteansøgningen, oversigt over skoler/institutioner tilknyttet ordningen, kontoudtog mm). Punkt 6 - Hvis der er bemærkninger, der ikke er plads til andre steder, kan de skrives her. Punkt 7 udfyldes med rapportdato samt underskrift (må gerne være elektronisk/maskinskrevet). 11

14 7. Stikprøvekontrol af skoler tilknyttet leverandør/kommune (bilag 3) På skolen kontrolleres: Skolens frugtordning beskrives kort, og de skal forklare hvordan det mener ordningen skaber merværdi for dem (bilag 3). Hvem står for de administrative opgaver og hvordan varetages de? Hvornår og hvordan deles frugten ud? Bliver frugten klargjort eller forarbejdet på nogen måde og sker dette i overensstemmelse med reglerne for forarbejdning (bilag 4)? Kombineres ordningen med ledsageforanstaltninger (spørg gerne bredt ind til dette punkt, snakker de med eleverne om sundhed, 6 om dagen og har skolen f.eks. en kostpolitik henvis evt. til vores materiale)? Andre træk ved ordningen kan også noteres og skal om muligt dokumenteres med foto og relevante bilag Såfremt der ikke findes en ledsageforanstaltning, er der et høringspunkt. Det er et krav, at der anvendes ledsageforanstaltninger, i forbindelse med uddeling af frugt og grønt. Hvis frugten deles ud uden at klargøres eller forarbejdes, er det fx usandsynligt, at løg indgår i skolefrugtordningen. Det kontrolleres om skolen har en EU-plakat ved skolens hovedindgang eller et banner på skolens hjemmeside. Såfremt skolen ikke har dette, kan der udleveres/ophænges en under kontrolbesøget. Såfremt kontrolløren ikke har en plakat med, kan skolen bestille en plakat hos NaturErhvervstyrelsen i forbindelse med kontrolbesøget. Såfremt skolen tilstræber sig på at udbedre fejlen, vil det normalt ikke medføre en fejlrapport, at plakaten ikke er oppe ved kontrolbesøget. Deltagelse i ordningen vil sandsynligvis stige og falde over skoleåret. Skolen skal redegøre for, hvordan den gennemsnitlige deltagelse er beregnet. Det vurderes om den gennemsnitlige deltagelse, som oplyst i ansøgningen, er korrekt. Det vurderes ved samme lejlighed om beregningsgrundlaget er pålideligt. 7.1 Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 3) Punkterne 1.a. 1.g. udfyldes. Når hele resten af kontrolrapporten er udfyldt, noteres det i punkt 2, hvilke punkter der har givet anledning til bemærkninger. Punkterne 3.a. 3.f udfyldes og beskrives. I punkt 4 noteres hvilke bilag der er benyttet/kontrolleret i forbindelse med kontrollen (f.eks. tilsagnet/støtteansøgningen, oversigt over skoler/institutioner tilknyttet ordningen, kontoudtog mm). 12

15 Punkt 5 - Hvis der er bemærkninger, der ikke er plads til andre steder, kan de skrives her. Punkt 6 udfyldes med rapportdato samt underskrift (må gerne være elektronisk/maskinskrevet). 8. Efter kontrollen 8.1 Kontrollørens opgaver Hvis ikke alt nødvendigt materiale var til stede ved kontrolbesøget, færdiggør kontrolløren rapporten på afdelingskontoret, når støtteansøgeren har sendt det ind. I tilfælde af, at kontrolløren konstaterer fejl, skal Projekttilskud, Produktion tage stilling til, om det giver anledning til genoptage tidligere udbetalinger med henblik på at se om fejlen strækker sig længere tilbage end den omhandlende kontrolperiode. Kontrolløren sender en sag i høring, hvis der er punkter i kontrolrapporten der giver anledning til bemærkninger. Dog skal sagen ikke i høring, hvis EU-plakaten bestilles/ophænges i forbindelse med kontrolbesøget, og heller ikke såfremt der ikke findes ledsagerforanstaltninger. Hvis kontrolløren ikke konstaterer nogen fejl, udsendes et OK-brev til skolen/leverandøren/kommunen. Vigtigt: Hvis kontrollen er angivet som en OK-kontrol, men der er bemærkninger, ser sagsbehandleren det ikke. Hvis er der bemærkninger eller tvivl ved kontrollen, så skal det angivet som en ikke OK-kontrol. Captia Alle dokumenter og bilag scannes ind på sagen i Captia. Hvis kontrolløren ikke konstaterer nogen fejl, udsendes et OK-brev til skolen/leverandøren/kommunen. Når kontrollen og evt. høring er afsluttet overføres sagen i Captia til Center for Erhverv. Sagsbehandlerfeltet skal være tomt, ansvarlig enhed skal være Projekttilskud, Produktion. Der sendes et link til sagen, til erhverv@naturerhverv.dk og cc. til hea@naturerhverv.dk, I emnefeltet skrives hvad og hvem der er kontrolleret. Kontrollen skal ikke afsluttes i Captia. 8.2 Registrering af kontrolrapporter/kontrollørskemaer Ydelsesnummer Tidsforbruget ved kontrollerne skal registreres i mtid: Skolefrugt:

16 VAKS-Online Skolefrugt: 5195_16 Leverandører: Fysisk kontrol af leverandører 5195_16 Lev/Ins: Institutionskontrol i forbindelse med leverandørkontrol 5195_16 Kommuner: Ordinær kontrol af kommuner 5195_16 Kom/Ins: Institutionskontrol i forbindelse med kommunekontrol 5195_16 Ordinær: Kontrolrapporter vedr. udtagne skoler 5195_16 Efterkontrol: Kontroller der gennemføres efter skoleåret er afsluttet 8.3 Frist for indsendelse af rapporter Senest 5 uger efter den udførte kontrol, skal kontrolresultaterne være registreret i VAKS-Online, kontrolrapporten skal være lagt på sagen i Captia og sagen skal være overført til "Projekttilskud Produktion". BTAS journalnr. skal være fuldstændig identisk i VAKS-Online for at der kan lave et match til næste kontroludtagning. Anvend listen over hvilke sager der er udtaget til kontrol, og foretag en copy-paste af BTASjournalnummeret til VAKS-Online Såfremt høringsfristen ikke er udløbet, overføres sagen til Projekttilskud Produktion" umiddelbart efter høringsfristen er udløbet/der er modtaget høringssvar i sagen. Alle sager, både OK og fejlsager skal overføres til Projekttilskud, Produktion I emnefeltet skal kontrolordningen og ansøger anføres. 9. Ikrafttrædelse Denne instruks træder i kraft marts Sannah Thorngreen og Christina Juel 14

17 Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen 2016 ISBN (tryk) NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade København V. Tlf.: Fax: