Indsatsen består af en række tiltag, som skal bidrage til at nedbringe sygefraværet i Odense Kommunes.

Transkript

1 Sygefravær Indsatsen består af en række tiltag, som skal bidrage til at nedbringe sygefraværet i Odense Kommunes. Nøgletal og indikatorer Økonomisk effektmål År Kr pl Faglige resultatmål Indsats/År Reduktion i sygefravær 1½ dag 2½ dag 2½ dag 2½ dag Antal medarbejdere der gennemfører rygestopkursus Antal røgfrie 6 mdr. efter deltagelse på rygestopkursus Social kapital ( % højere score på SK i TU ift. 2011) - 2 % 5 % 5 % 1. kvartals milepæl Alle arbejdspladser har sat mål for udviklingen i deres sygefravær, sociale kapital og arbejdsulykker i 2012 Alle arbejdspladser har mulighed for at gennemføre målinger af social kapital Der er udarbejdet materiale, som gør det enkelt for arbejdspladserne at arbejde med social kapital Der er igangsat understøttelse af arbejdet med social kapital på arbejdspladser med lav social kapital og højt sygefravær Eksisterende tilbud om rygestopkurser er suppleret med nye Der er igangsat systematisk relationspleje og samtaler i forhold til sygemeldte medarbejdere Der er igangsat en systematisk gennemgang og opfølgning på langtidssygemeldte Der eksisterer et tilbud om målrettet og intensivt psykologforløb for medarbejdere med psykisk relateret fravær. 1 Forudsætning for beregning: Det antages at der er rygere i Odense Kommune (Business Case for nedbringelse af Odense Kommunes sygefravær, version 4, 2011). Det forventes, at 20 % af rygerne tilmelder sig rygestopkursus (Erfaringer fra OK). Det forventes at 80 % af deltagerne gennemfører et rygestopkursus (Rygestopbasen). 2 Forudsætning for beregning: 50 % af deltagerne på rygestopkursus er røgfrie efter 6 mdr. (Rygestopbasen). 1

2 Metoder Økonomisk effektmål Det økonomiske effektmål realiseres ved at medarbejdere er til stede på arbejdspladsen i yderligere 1½ dag i 2012 og 2½ dag i Det betyder dels, at vikarudgifterne kan reduceres og dels, at færre medarbejdere kan løse de samme opgaver, hvormed medarbejderstaben kan reduceres. Faglige resultatmål Reduktion i sygefravær: Opgøres løbende via LIS-portalen Deltagelse på rygestopkurser: Opgøres via tilmeldingsblanket Røgfri 6 mdr. efter deltagelse på rygestopkursus: Opfølgning via Rygestopbasen Øget social kapital: Årlig trivselsundersøgelse Indsatserne evalueres løbende. Såfremt effekten af en indsats ikke står mål med de anvendte ressourcer, indstilles den. Forandringsteori for implementering af indsatsen Social kapital for alle arbejdspladser Lokale mål og opfølgning Dialog og handleplan Alle arbejdspladser har fokus på social kapital og opfylder de lokale mål Social kapital for arbejdspladser med lav social kapital Indsatser på arbejdspladser med højt sygefravær og lav social kapital Procesbistand Arbejdspladser har et særligt fokus på social kapital Røgfri arbejdstid Synliggørelse af retningslinier for rygning Færre rygere Forbedret sundhedstilstand Fokus på relationspleje Indsatser målrettet langtidssygemeldte Tilbud om hjælp til rygestop Nye retningslinier for samtaler i forbindelse med sygdom Intensivt og målrettet psykologtilbud Systematisk gennemgang af langtidssygmelding er (+ 120 dage) Telefonisk kontakt på dag 1,5 og 10 Samtale v. 10 dages fravær på 6. mdr. Opfordring til helbredstjek v. egen læg + tilbud fra OK Afklaring og håndtering ift. tilbagevenden til arbejdsmarkedet Tæt relation mellem leder og medarbejder i sygdomsperioden Tidlig opsporing af sygdom Nedbringelse af langtidssygefravær på mere end 120 dage Fald i sygefravær Tydelige mål og målrettede indsatser Alle arbejdspladser sætter mål for sygefravær Øget fokus Lokale pilotprojekter / målrettede indsatser på arbejdspladser med højt sygefravær 2 Lokale mål ifm. pilotprojekter / målrettede indsatser

3 Problemstillingen Odense Kommune har et gennemsnitligt sygefravær på 18 dage pr. medarbejder om året. Ved at hjælpe medarbejderne til et bedre helbred og en bedre trivsel, opnås en besparelse på 175 mio. kr. i budgetperioden. Konkret opnås målet ved, at medarbejderne er til stede på arbejdspladsen gennemsnitligt 2,5 dage mere om året. Indsatsen Der har i mange år været fokus på at nedbringe det gennemsnitlige sygefravær i Odense Kommune, men der er behov for at skærpe indsatsen og gøre mere af det, vi ved virker. Nedenstående indsatser adskiller sig fra de tidligere indsatser ved i endnu højere grad at være målrettede, systematiske og differentierede i forhold til udfordringerne på den enkelte arbejdsplads. Indsatserne skal ses i sammenhæng med Arbejdsmiljøstrategien for Ledelsen som omdrejningspunkt Lederne i Odense Kommune fra den øverste strategiske ledelse til de udførende led forventes at interessere sig for og sætte fokus på sygefravær og handle aktivt for at nedbringe dette. Kun med den fornødne ledelsesmæssige opbakning vil initiativerne i sygefraværsindsatsen have effekt og sygefraværet blive nedbragt. God ledelse er væsentlig for at nedbringe sygefraværet på en arbejdsplads og fastholde et lavt niveau. Derfor er arbejdet med at styrke ledelseskvaliteten i Odense Kommune meget afgørende for udviklingen i sygefraværet. I forlængelse af det nye ledelsesgrundlag, vil der blive arbejdet med at styrke ledelseskvaliteten i Odense Kommune. Arbejdet med ledelseskvalitet skal dermed også ses i tæt sammenhæng med Ny virkelighed ny velfærd og det nye ledelsesgrundlag. Ledelseskvalitet er helt afgørende for opbygningen af social kapital og dermed også væsentligt i forhold til nedbringelse af sygefraværet. Skab social kapital på arbejdspladsen Som leder i Odense Kommune skal du derfor kunne skabe og fremme det gode arbejdsmiljø. Du skal formå at skabe engagement og ejerskab, for på den måde får vi arbejdspladser med kreative og opsøgende medarbejdere, der leverer de bedste ydelser til borgerne. (Odense Kommunes ledelsesgrundlag) God ledelse er afgørende for at skabe høj social kapital på arbejdspladsen. Social kapital er grundstenen for at kunne håndtere og imødegå forandringer med ro og overskud. Derfor er oplevelsen af tillid, retfærdighed og et godt samarbejde afgørende parametre for vores evne til at præstere både som ledere og medarbejdere. Det betyder, at vi sammen arbejder målrettet på at opbygge en høj social kapital i alle vores arbejdsrelationer. Nationale undersøgelser samt erfaringer fra lokale projekter i kommunen viser, at oplevelsen af tillid og retfærdighed i sociale relationer på arbejdspladsen har en positiv effekt ikke bare på samarbejde og trivsel i hverdagen men også for produktivitet og kvalitet i kerneydelsen. Dette gør sig gældende i de tre former for relationer, hvor social 3

4 kapital spiller en rolle; internt mellem kolleger og mellem leder og medarbejder, mellem samarbejdende arbejdspladser og i forhold til ledelseslagene i organisationen. Arbejdspladser med høj social kapital har statistisk set et lavt sygefravær. Social kapital kan også være med til at forstærke effekten af andre initiativer på sygefraværsområdet. Samtidig er det muligt at måle både før, under og efter en aktiv indsats og dermed dokumentere effekten på den enkelte arbejdsplads. Derfor vil en styrket indsats i arbejdet med social kapital også være helt centralt i arbejdet med nedbringelse af sygefraværet. Det forventes, at alle arbejdspladser opstiller lokale mål for social kapital og arbejder aktivt hermed. Der iværksættes ud over arbejdet med at forbedre ledelseskvaliteten generelt en række aktiviteter, der understøtter arbejdet med social kapital. Ud over en årlig trivselsmåling udvikles selvbetjeningsløsninger. Det kan fx være proces- og dialogværktøjer i form af spil eller lign. Social kapital indarbejdes i lederuddannelsen og i særligt tilrettelagte kompetenceforløb. Endelig tilbydes kompetenceudviklingsforløb til en gruppe lokale medarbejdere, fx arbejdsmiljøkonsulenter, som derefter vil kunne understøtte processer i afdelingen / på arbejdspladsen. Særligt for arbejdspladser med lav social kapital Lav social kapital på en arbejdsplads vil ofte være forbundet med øget sygefravær. Disse arbejdspladser vil derfor blive understøttet aktivt af Økonomi og Organisationsudvikling, fx gennem lederudvikling og processer for hele arbejdspladsen. Arbejdspladser med lav social kapital og højt sygefravær forventes at arbejde målrettet på at forbedre den sociale kapital. Lederne har et ansvar for at arbejde intensivt med arbejdspladsens sociale kapital. Der tilbydes let tilgængelige redskaber, som gør det muligt at måle arbejdspladsens sociale kapital før og efter en målrettet indsats. Sundhedsfremme forebygger sygefravær Sunde medarbejdere på sunde arbejdspladser er mere produktive, leverer højere kvalitet i arbejdet og er mindre syge. Derfor er arbejdet med sundhedsfremme (KRAMS 3 ) et vigtigt forebyggende initiativ. Det langsigtede forebyggende sundhedsarbejde skal sikre, at vi fremadrettet kan opnå og fastholde et lavt sygefravær. Der er store udfordringer med at arbejde evidensbaseret med sundhedsområdet, da der ikke er tilstrækkelig viden om, hvilke indsatser der fører til de ønskede effekter på længere sigt. Det er et opmærksomhedspunkt og derfor vurderes sundhedsindsatserne nøje i forbindelse med udvælgelsen og implementeringen. Sundhedsordningen, sundhedstilbud og psykologhjælp ved arbejdsbetinget stress er alle eksisterende tilbud til medarbejdere i Odense Kommune, som kan have en effekt på sygefraværet. Indsatserne bidrager desuden til kompetenceudvikling af medarbejderen i forhold til egen sundhed samt til styrkelse af hele arbejdspladsens sundhedskultur. På arbejdspladser med højt sygefravær kan der igangsættes særligt tilrettelagte sundhedsfremmeindsatser med fokus på et eller flere områder indenfor KRAMS. Rygestop giver sundere medarbejdere Det er dokumenteret, at rygning er yderst sundhedsskadeligt, og derfor er det naturligt at opfordre, støtte og motivere medarbejderne til at blive røgfrie, og dermed minimere risikoen for at udvikle langvarige og/eller livstruende sygdomme. 3 Kost, rygning, alkohol, motion, stress 4

5 Der er desuden en direkte sammenhæng mellem rygning og antal sygedage. Bl.a. har Statens Institut for Folkesundhed undersøgt, at rygere, der ryger mere end 15 cigaretter om dagen, har gennemsnitlig 3 sygedage mere om året end ikke-rygere. Hvis det antages at der er rygere i Odense Kommune svarer det til ekstra sygedage eller ca. 25 % af den ønskede reduktion af sygefravær. Det er dog ikke realistisk, at alle rygere vælger at stoppe med at ryge. Byrådet anbefaler, at der ikke ryges i arbejdstiden. Dette vil blive understøttet ved i højere grad at synliggøre og håndhæve rygepolitikken samt opfordre til lokale drøftelser omkring rygning. Derudover vil der blive udviklet nye og fleksible rygestoptilbud samt gennemført en oplysningskampagne. Vis omsorg for den sygemeldte Undersøgelser viser, at bare få dage væk fra arbejdspladsen kan føre til en dårligere relation til arbejdspladsen og lederen. Herefter bliver det vanskeligere at have en god og tillidsfuld kommunikation leder og medarbejder imellem. For at sikre den gode relation mellem leder og medarbejder, forventes det, at leder og medarbejder som minimum har telefonisk kontakt på dag 1, 5 og 10, når medarbejderen er sygemeldt. Hvis sygemeldingen i praksis ikke kan ske til nærmeste leder, kan lederen ringe tilbage til medarbejderen senere samme dag. Det er lederen, som har ansvaret for at kontakte medarbejderen på dag 1, 5 og 10 (med forbehold for weekend, ferie mv.). Hyppige, kortvarige sygdomsperioder kan være tegn på mistrivsel på arbejdspladsen. Jo før lederen bliver opmærksom og handler herpå, jo større er sandsynligheden for, at en længerevarende sygdomsperiode kan undgås. Derfor er det værdifuldt, at medarbejdere med sammenlagt 10 sygedage på 6 mdr. inviteres til en omsorgssamtale. Mange korte sygdomsforløb kan også være tegn på en alvorlig sygdom, og det er vigtigt, at det bliver afklaret så hurtigt som muligt. Derfor anbefales det, at leder opfordrer medarbejdere med mange korte sygdomsperioder til at få foretaget et helbredstjek hos egen læge. Derudover bør leder og medarbejder drøfte, om der er tilbud i Odense Kommune, som medarbejderen kan have gavn af eksempelvis sundhedsordning. Retningslinier for afholdelse af omsorgssamtaler revideres med udgangspunkt i ovenstående. Retningslinierne vil være gældende for alle - også arbejdspladser med få sygedage pr. medarbejder. En langtidssygemelding kan ramme alle arbejdspladser og al erfaring viser, at kontakten mellem leder og medarbejder i de første 2 uger er af afgørende betydning for det videre forløb. Det langvarige sygefravær skal nedbringes En tredjedel af det samlede sygefravær udgøres af ca. 450 medarbejdere med mere end 120 sygedage. Hvis denne gruppe halveres, vil målsætningen om reduktion på gennemsnitligt 2½ dag pr. medarbejder være nået 5. På landsplan vurderer man, at arbejdsmiljø i bred forstand forklarer op mod 1/3 af det samlede sygefravær 6 - heraf udgør psykisk relateret fravær en væsentlig andel. Risikoen for langtidssygemeldinger på grund af psykisk relateret sygdom er stor. Det vurderes 4 Business Case for nedbringelse af Odense Kommunes sygefravær, version 4, d Tallene er baseret på udtræk fra LIS-portalen i perioden 6 Fremtidens arbejdsmiljø, p. 17, Arbejdstilsynet, april

6 derfor, at psykisk relateret fravær udgør det største enkeltstående område, hvor man på relativ kort sigt kan se en effekt. Medarbejderen med psykisk relateret fravær skal derfor tilbydes målrettet og intensiv psykologhjælp. Fokus er på tilknytningen til arbejdsmarkedet, og medarbejderens ressourcer er bærende element i samtalerne. Forløbet er intensivt og med ét klart formål - at få medarbejderen tilbage på arbejde hurtigst muligt. Et mål kunne være, at medarbejderen er tilbage på arbejde efter max 3 uger og tilbage på normal arbejdstid efter max. 3 måneder. I samarbejde med relevante ledere gennemgår Økonomi og Organisationsudvikling systematisk sygemeldinger på mere end 120 sygedage. Formålet er at afklare, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdspladsen. Hvis det ikke er en mulighed, og der ikke er særlige hensyn, der taler imod, er det lederens ansvar at vurdere, om der skal indledes en afskedigelsesproces. Indsatserne i forhold til langtidssygemeldte samt intensiv hjælp til medarbejdere med psykisk relateret fravær skal nedbringe antallet af medarbejdere med et fravær på mere end 120 sygedage. Efterfølgende vil fokus flyttes til medarbejdere med langt sygefravær, men mindre end 120 dage. Det organisatoriske setup For at indsatserne kan realiseres, igangsættes flere indsatsunderstøttende aktiviteter. Det vil blandt andet være tilgængelige data, kompetenceudvikling af ledere m.fl. samt den praktiske håndtering og prioritering af indsatserne. Derudover vil der blive iværksat en opfølgning, som skal sikre evaluering herunder dokumentation af aktiviteterne og effekten heraf. Endelig iværksættes en række lokale initiativer og pilotprojekter. Der indledes nu et arbejde med at etablere den faglige streng/det faglige netværk i Odense Kommune, som skal løfte de konkrete opgaver helt ude i organisationen. Prioritering og evaluering af indsatserne Der lægges op til differentierede indsatser på arbejdspladserne. Arbejdspladser med højt sygefravær og lav social kapital vil få mere hjælp og opmærksomhed end arbejdspladser med lavt sygefravær og høj social kapital. Indsatserne, der igangsættes, prioriteres ud fra, hvad der vurderes at give mest effekt i forhold til investeringen. Jo større investering, jo større sikkerhed for effekt og dokumentationskrav. Indsatserne dokumenteres og evalueres, og den opnåede effekt vurderes med jævne mellemrum for at vurdere, om indsatsen skal fortsætte. Indsatserne finansieres som udgangspunkt af midlerne afsat i investeringsrammen. Indsatsen målrettet arbejdspladser og fagområder prioriteres således, at de arbejdspladser og områder med højest sygefravær prioriteres først. Niveauet på social kapital indgår som faktor i prioriteringen. De individuelle indsatser prioriteres, så de medarbejdere med længst fravær prioriteres først. Tilrettelæggelsen af den konkrete indsats sker i dialog med de ansvarlige for lokale processer og indsatser med samme mål for at opnå størst mulig synergi. Økonomi og administrerer investeringsrammen på i alt 47 mio. kroner over budgetperioden. 6

7 Lokale indsatser og pilotprojekter Ud over de fælles indsatser, som er beskrevet her og som løbende vil udvikle sig over budgetperioden, afsættes der midler til lokale indsatser og pilotprojekter. Der afsættes ikke midler til indsatser på forvaltningsniveau, men til de arbejdspladser/ afdelinger, som har det største sygefravær og dermed største potentielle effekt. Økonomi og Organisationsudvikling har til opgave at opsøge og kvalificere lokale projekter, sikre målretning/tilpasning i projekterne og videndeling af resultaterne. Lokale projekter prioriteres og evalueres efter sammen kriterier som de øvrige indsatser. Præmisser for succes Økonomi og Organisationsudvikling har ansvaret for, at alle nødvendige rammer, værktøjer, processer, kompetenceudviklingsforløb mv. udvikles og stilles til rådighed. Økonomi og Organisationsudvikling har ansvaret for at udføre de nødvendige opsøgende indsatser. Implementeringen sker afhængigt af indsatsernes karakter - i samarbejde med forvaltninger, afdelinger, ledere og arbejdspladser. Lederne i Odense Kommune fra den øverste strategiske ledelse til de udførende led forventes at interessere sig for og sætte fokus på sygefravær og handle aktivt for at nedbringe dette. Kun med den fornødne ledelsesmæssige opbakning vil initiativerne have effekt og sygefraværet blive nedbragt. Uden denne ledelsesmæssige indsats kan vi sætte nok så mange initiativer i gang, uden det giver effekt. Investeringsrammen skal være til rådighed til finansiering af indsatserne. 7

8 Forventninger og roller Fokus på udviklingen i arbejdspladsens / afdelingens sygefravær Opfølgning på arbejdspladsens / afdelingens sygefravær Mål for arbejdspladsens sygefravær Mål for arbejdspladsens sociale kapital Arbejde for høj social kapital på arbejdspladsen Materiale, som gør det enkelt for arbejdspladserne at arbejde med social kapital Understøtte arbejdet med social kapital på arbejdspladser med lav social kapital Initiativpligt alle alle alle alle alle Ansvar Rygestoptilbud Økonomi og Udarbejde retningslinier for omsorgssamtaler Følge retningslinier for omsorgssamtaler Systematisk gennemgang og opfølgning på langtidssygemeldte Målrettede og intensive psykologforløb alle Økonomi og + Økonomi og Økonomi og Udvikle og formidle fornødne værktøjer og informationer Rådgivning og procesunderstøttelse Koordinere indsatsen Information til ledere og medarbejdere 8