RAMMEAFTALER TVÆRGÅENDE MANAGEMENTYDELSER (LOHR)

Transkript

1 RAMMEAFTALER TVÆRGÅENDE MANAGEMENTYDELSER (LOHR) (LEDELSE, ORGANISATIONSUDVIKLING OG VISSE HR YDELSER) BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) AUGUST 2011 Niels Juels Gade København K vd@vd.dk EAN Postboks 9018 Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 2 af 15 Indholdsfortegnelse 1. ORIENTERING Ordregiver Klienten Opgavebetegnelse Rådgiverens opgaver Tilbudsgrundlag Indgåelse af rammeaftaler Tildeling af rådgiveraftaler BESTEMMELSER OM UDBUD Udbudsbekendtgørelse Tilbudsfasen Alternative bud Aflevering af tilbud Forbehold Vedståelse Vederlag BESTEMMELSER OM TILBUD Tilbuddets form og indhold Følgebrev Pris Opgaver Opgavetyper Opgaveløsning konsulentkategorier og -kompetencer BESTEMMELSER OM TILBUDSBEDØMMELSE OG AFTALEINDGÅELSE Tilbudsbedømmelsens forløb vurdering af tilbud Vurderingsmodel Vægtning: Karakterer: Resultat af bedømmelsen Indgåelse af rammeaftaler BESTEMMELSER OM MINIUDBUD Tildeling af rådgiveraftaler Vurderingsmodel OPLYSNINGER OM SKAT, MILJØBESKYTTELSE OG ARBEJDSMILJØ Oplysningspligt... 13

3 3 af ORIENTERING 1.1 ORDREGIVER Opgaven udbydes af: Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13, Postboks København K Yderligere oplysninger om Vejdirektoratet kan findes på: I det følgende benyttes om ordregiver enten betegnelsen Klienten (i relation til aftalemæssige forhold) eller Vejdirektoratet, mens de bydende og den virksomhed, der senere indgås rammeaftaler med, benævnes tilbudsgiver eller rådgiver. 1.2 KLIENTEN Alle divisioner i Vejdirektoratet kan efterfølgende benytte sig af nærværende rammeaftale. Det vil således være den relevante division/område, der efterfølgende gennemfører miniudbud og forestår klientrollen. 1.3 OPGAVEBETEGNELSE Nærværende Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) gælder i forbindelse med udbud og kontrahering af rammeaftaler for Tværgående Managementydelser (LOHR). 1.4 RÅDGIVERENS OPGAVER Rådgiverens opgaver omfatter analyse, rådgivning og bistand i forbindelse med managementydelser indenfor ledelse, organisationsudvikling og visse HR ydelser. Opgaver og opgavetyper er nærmere beskrevet i afsnit 3.4 og 3.5. Rammeaftalerne dækker hele Danmark. 1.5 TILBUDSGRUNDLAG Tilbud skal afgives på følgende grundlag: Eventuelle rettelsesblade udarbejdet i tilbudsfasen, jfr. afsnit 2.2 Nærværende Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT), dateret august Tilbudsliste (TBL), dateret august 2011

4 4 af 15 Bilag 1 Paradigme, Rammeaftale, Tværgående Managementydelser (LOHR), dateret august 2011 Bilag 2 Paradigme, Rekvisition, dateret februar 2011 Bilag 3 Vejdirektoratets standardvilkår for aftaler om rådgivning og bistand, februar 2011 Arbejdssproget i forbindelse med rådgiverens ydelser er dansk. 1.6 INDGÅELSE AF RAMMEAFTALER Vejdirektoratet vil ud fra det opstillede tildelingskriterium og tilhørende underkriterier bedømme tilbuddene som anført i afsnit 4, og herefter indgå rammeaftaler med de økonomisk mest fordelagtige. Vejdirektoratet agter at indgå op til 6 rammeaftaler. Rammeaftaler forventes indgået i oktober Rammeaftalerne løber i 24 måneder, således at der i denne periode kan tildeles rådgiveraftaler på baggrund af rammeaftalerne. En konkret rådgiveraftale kan således løbe i en periode, der slutter efter udløbet af de 24 måneder. Rammeaftalerne inkluderer en option på forlængelse 2 gange 12 måneder. Rammeaftalerne er ikke eksklusive, dvs. Vejdirektoratet kan i konkrete situationer vælge at indgå rådgiveraftale med rådgivere, der ikke har en rammeaftale. 1.7 TILDELING AF RÅDGIVERAFTALER Efter at rammeaftalerne er indgået tildeles konkrete rådgiveraftaler under rammeaftalerne ved en særskilt tildelingsprocedure - miniudbud - som er beskrevet i afsnit 5. Selvom der indgås en rammeaftale med en rådgiver, har denne ikke krav på, at der efterfølgende indgås rådgiveraftaler om konkrete opgaver. 2. BESTEMMELSER OM UDBUD 2.1 UDBUDSBEKENDTGØRELSE Udbudsforretningen gennemføres som et begrænset udbud i henhold til Udbudsdirektivet. Vejdirektoratet har offentliggjort udbudsbekendtgørelse om udbuddet, jf, udbudsbekendtgørelse ID: Udbudsbekendtgørelsen er bekendtgjort i EU-tidende samt på Vejdirektoratets køberprofil Udbud Rådgivning/tjenesteydelser.

5 5 af 15 Alt udbudsmateriale er tilgængeligt på Udbud Rådgivning/tjenesteydelser Tværgående Managementydelser (LOHR). 2.2 TILBUDSFASEN Al henvendelse vedrørende tilbuddet skal ske til Fuldmægtig Nanna Vedsø Vejdirektoratet Niels Juels Gade København K Mail: managementydelser-lohr@vd.dk Henvendelse skal ske ved . Alle spørgsmål skal sendes pr. mail, og både spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive lagt på Udbud Rådgivning/tjenesteydelser Tværgående Managementydelser (LOHR). Der vil blive uploaded rettelsesblade, såfremt spørgsmål eller forholdene i øvrigt giver anledning til ændring af udbudsmaterialet. Alle spørgsmål, der modtages senest 10 arbejdsdage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at uploade svar senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Evt. rettelsesblade uploades senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb på: Udbud Rådgivning/tjenesteydelser Tværgående Managementydelser (LOHR). 2.3 ALTERNATIVE BUD Der modtages ikke alternative bud. 2.4 AFLEVERING AF TILBUD Tilbud skal afleveres senest Mandag den 26. september 2011 kl. 12 Tilbud skal afleveres i særskilt lukket emballage med følgende påskrift: Vejdirektoratet, rammeaftaler - Tværgående Managementydelser (LOHR), TILBUD må ikke åbnes af poståbningen. Tilbuddet skal fremsendes i papirudgave (original)

6 6 af 15 Tilbudsgiver anmodes om at vedlægge 6 papirkopier og en CD-ROM, DVD eller USB-nøgle med materialet på digital form samlet i én pdf-fil. Undladelse af dette gør dog ikke tilbuddet ukonditionsmæssig. Den originale papirudgave er gældende i tilfælde af forskelle. Tilbud skal afleveres til: Vejdirektoratet Receptionen Niels Juels Gade København K Åbning af tilbuddene vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse. 2.5 FORBEHOLD Eventuelle forbehold (individuelle eller standardforbehold) over for udbudsmaterialet skal fremgå af følgebrevet. Håndtering af forbehold vil foregå som beskrevet nedenfor såvel ved vurdering af tilbud på rammeaftalerne som ved vurdering af tilbud ved miniudbud, jf. afsnit 5. Hvis tilbuddet indeholder væsentlige forbehold herunder forudsætninger og bestemmelser i øvrigt, som strider mod udbudsmaterialet, vil dette medføre, at Vejdirektoratet erklærer et sådant tilbud for ukonditionsmæssigt, hvorved tilbuddet ikke optages til bedømmelse. Eventuelle ikke-væsentlige forbehold vil blive prissat af Vejdirektoratet, og prisen vil blive tillagt tilbuddet. Ved denne prissætning vil en evt. usikkerhed om forbeholdets indhold som udgangspunkt øge det tillæg, som gives. Tilbudsgiveren kan pga. ligebehandlingsreglerne ikke spørges om et evt. forbeholds prissætning. Tilbudsgiverne anmodes derfor nøje om at overveje karakteren og omfanget af evt. forbehold, og søge alle evt. usikkerheder afklaret i tilbudsfasen inden tilbudsafgivelsen. 2.6 VEDSTÅELSE Tilbud på rammeaftalen skal vedstås i 60 kalenderdage fra fristen for aflevering af tilbud. Tilbud på miniudbud skal vedstås i 30 kalenderdage. 2.7 VEDERLAG Der udbetales ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivningen og efterfølgende kontraktindgåelse.

7 7 af BESTEMMELSER OM TILBUD 3.1 TILBUDDETS FORM OG INDHOLD Tilbud skal mærkes: Vejdirektoratet, Rammeaftaler Tværgående Managementydelser (LOHR), TILBUD må ikke åbnes af poståbningen. Tilbudsmateriale skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tilbud skal indeholde: Følgebrev, jf. afsnit 3.2. Udfyldt tilbudsliste, (TBL), jf. afsnit 3.3 Opgaveløsning, jf. afsnit 3.6 Konsulentkategorier, jf. afsnit 3.7 Tilbuddet afleveres i A4-format i et ringbind eller lignende med ovenstående inddeling. 3.2 FØLGEBREV I følgebrevet angives følgende: Kontaktperson vedr. tilbuddet, herunder til kontaktperson Evt. forbehold 3.3 PRIS Der skal afgives tilbud på den vedlagte tilbudsliste, se Tilbudsliste (TBL). Enhedspriserne skal på realistisk vis afspejle forskellene i de reelle lønomkostninger til de fire kategorier. Tilbudsgiver anmodes om at indpasse de tilbudte medarbejdere i nedenstående 4 kategorier, jf. afsnit 3.7, selvom Konsulenten internt og/eller eksternt anvender en anden kategorisering. Tilbudsgiver forpligter sig til at kunne stille medarbejdere til rådighed inden for de på tilbudslisten prissatte konsulentkategorier. Der er ikke krav om at afgive tilbud på alle konsulentkategorier. Opgaver afregnes med en Rabat-pris, såfremt opgavens samlede tidsforbrug overstiger 450 timer.

8 8 af OPGAVER Vejdirektoratet arbejder løbende på at optimere organisationens forretningsgange og processer med henblik på at sikre, at vi arbejder så effektivt og målrettet med vores opgaver som muligt, herunder sikrer, at vi udnytter ressourcerne optimalt. Til at bistå os i dette arbejde har vi jævnligt behov for eksterne konsulenter til bistand, rådgivning og analyse indenfor ledelse-, organisationsudvikling og visse HR ydelser, samt opstilling af løsningsforslag og implementering af nye tiltag. Bistanden kan f.eks. omfatte lederudviklingsforløbog uddannelse på alle niveauer i organisationen. Analyserne kan f.eks. vedrøre arbejdsgange ogprocesser, evalueringer af disse samt erfaringsopsamlinger for enkelte enheder i organisationen. Det er Vejdirektoratets overordnede mål med udbuddet, at skabe mere fleksible og administrativt lettere bestillinger af tværgående managementydelser for de ansatte i Vejdirektoratet. Der er tale om udviklingsopgaver der typisk ikke løses i forbindelse med de sædvanlige driftsopgaver i Vejdirektoratet, hvorfor det er vanskeligt at opgøre omfanget af disse opgaver. Vejdirektoratet forventer, at de bydende leverandører til de tværgående managementydelser har indgående viden og erfaringer med rådgivning og analyse indenfor området. 3.5 OPGAVETYPER Følgende opgavetyper kan eksempelvis indgå i udførelsen heraf: Managementydelser (bistand, rådgivning og analyse indenfor ledelse, organisationsudvikling og visse HR-ydelser) Bistand til planlægning og gennemførelse af forskellige seminarer indenfor de enkelte områder og divisioner, samt events. Bistand til udvikling og implementering af strategiske tiltag, handlingsplaner m.v. indenfor de enkelte områder og divisioner. Bistand ved outplacement (hjælp til medarbejdere ved opsigelse) Bistand til ledelsesudvikling (Lederudviklingsforløb- og uddannelse på alle niveauer) Bistand til interne tværgående efteruddannelsesforløb. Bistand til planlægning og gennemførelse af spørgeskemaundersøgelse (systemlevering og support) Bistand til planlægning og gennemførelse af interne optimeringsforløb (f.eks. LEANaktiviteter og procesbeskrivelser) Sparring til ledelse og udvikling 3.6 OPGAVELØSNING

9 9 af 15 Tilbudsgiver skal udarbejde en opgavebeskrivelse, der som minimum indeholder angivelse af: Hvilke metoder og værktøjer, der vil blive inddraget og nyttiggjort ved løsningen af opgaver under rammekontrakten. (Ved tilbudsevalueringen vil det blive tillagt positiv bedømmelse, i hvilket omfang inddragelse og nyttiggørelse påvirker kvalitetsniveauet af opgaveløsningen i positiv retning). Hvilken effekt der kan forventes opnået i løsningen. (Ved tilbudsevalueringen vil det blive tillagt positiv bedømmelse, i hvilket omfang der kan forventes opnået egentlige effektiviseringer ved brug af tilbudsgivers løsning). Hvilke kvalifikationer herunder konsulentkategorier, der indgår i opgaveløsningen hos tilbudsgiver, der inddrages og nyttiggøres i løsningen. (Ved tilbudsevalueringen vil det blive tillagt positiv bedømmelse, i hvilket omfang inddragelse og nyttiggørelse påvirker kvalitetsniveauet af opgaveløsningen i positiv retning). 3.7 KONSULENTKATEGORIER OG -KOMPETENCER Der skal vedlægges en beskrivelse af de kategorier af konsulenter, der vil blive inddraget ved løsningen af de af rammekontrakten omfattede opgaver. Der ønskes alene en generel beskrivelse af de kvalifikationer og den erfaring, som ved rammekontrakten sikres at ville blive inddraget ved løsning af de konkrete opgaver under delkontrakterne. Tilbudsgiver skal i sit tilbud benytte følgende konsulentkategorier: Juniorkonsulent. Ved Juniorkonsulent forstås en medarbejder i det daglige konsulentteam, der bidrager til at tilrettelægge, gennemføre og afrapportere analyser. Konsulent. Ved konsulent forstås en medarbejder i det daglige konsulentteam, der er i stand til at tilrettelægge, gennemføre og afrapportere egne analyser. Projektleder. Ved projektleder forstås den daglige leder af konsulentteamet, som er i stand til at lede den samlede tilrettelæggelse, gennemførelse og afrapportering af teamets arbejde i overensstemmelse med den aftalte leverance til Kunden. Projektlederen skal endvidere varetage den daglige kontakt til Kundens projektleder. Partner/ledende medarbejder. Ved partner forstås et medlem af konsulentfirmaets ledelse, som over for Kunden er ansvarlig for sikring af kvaliteten i de aftalte leverancer samt for løbende sparring til Kundens projektledelse og topledelse. Tilbudsgiver skal for hver konsulentkategori angive følgende: Uddannelse og andre kvalifikationer Erfaring med større projekter (angiv typisk varighed), herunder om erfaringen vedrører projektledelse eller rådgivning (opgaver og roller) Andre relevante erfaringer

10 10 af 15 Der gøres opmærksom på, at tilbudsgiver er forpligtet til at stille konsulenter med de beskrevne kvalifikationer og erfaringer til rådighed. Der lægges vægt på tilbudsgivers inddragelse og nyttiggørelse af allokerede ansattes kvalifikationer på en sådan måde, at kvalitetsniveauet i løsningen af opgaver under rammeaftalen forøges. 4. BESTEMMELSER OM TILBUDSBEDØMMELSE OG AFTALEINDGÅELSE 4.1 TILBUDSBEDØMMELSENS FORLØB Tilbuddene vil indledningsvis blive gennemgået for at konstatere, om de er konditionsmæssige. Ukonditionsmæssige tilbud optages ikke til bedømmelse, jf. afsnit VURDERING AF TILBUD Her foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilke tilbudsgivere der skal have tildelt en rammeaftale. Bedømmelsen sker på baggrund af 1. Tilbudslisten (TBL), jf. afsnit Opgaveløsning, jf. afsnit Konsulentkategorier og -kompetencer, jf. afsnit VURDERINGSMODEL Tildelingen sker på basis af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Vejdirektoratet vil ud fra det opstillede tildelingskriterium og tilhørende underkriterier bedømme tilbuddene. Tildelingskriterium: Økonomisk mest fordelagtig. To underkriterier indgår i tilbudsbedømmelsen: Pris Kvalitet (Opgaveløsning og Konsulentkategorier og -kompetencer) Underkriterierne for Pris og Kvalitet er nærmere beskrevet i afsnit 3.3, 3.6 og 3.7. Vægtning: Der vil blive anvendt nedenstående vægtning: Pris vægtes 35 % Kvalitet vægtes 65 % Karakterer: Karakter for Pris findes ved følgende fremgangsmåde:

11 11 af 15 Der udregnes en gennemsnitlig timepris for henholdsvis medarbejderpris og rabatpris på baggrund af de i TBL anførte timepriser for de tilbudte konsulentkategorier. Ved vurdering af de økonomisk mest fordelagtige tilbud efter kriteriet priser vægtes medarbejder- og rabatpriser 50 % / 50 %. Denne gennemsnitlige, vægtede pris udgør tilbuddets tilbudssum. A) Tilbuddet med laveste pris (tilbudssum) gives karakteren 10. B) Et tænkt tilbud, hvor prisen (tilbudssummen) er et bedømmelsesinterval på DKK ekskl. moms højere end den laveste pris, gives karakteren 0. De øvrige tilbud gives karakter ved retlinet interpolation og ekstrapolation ud fra de ovenstående tilbud A og B. Et tilbud, der fx ligger det halve af bedømmelsesintervallet over den laveste pris, gives således karakteren 5. Et tilbud med en højere pris end den laveste plus bedømmelsesintervallet vil blive givet en negativ karakter. Karakter for Kvalitet findes ved følgende fremgangsmåde: Der anvendes en absolut karakterskala. Der karaktergives kun med hele tal, og alle tal mellem 0 og 10 kan anvendes. To eller flere tilbud kan opnå samme karakter. Tilbuddene gives karakter i intervallet 0-10 ved en vurdering af tilbuddets oplysninger. Karakter Beskrivelse 0 Karakteren 0 gives til et netop acceptabelt tilbud Karakteren 3 gives til et tilbud, der er under middel 4 5 Karakteren 5 gives til et tilbud, der er middel Karakteren 8 gives til et tilbud, der er over middel 9 10 Karakteren 10 gives til det bedst mulige tilbud, som ikke behøver foreligge

12 12 af 15 Karaktererne 1, 2, 4, 6, 7 og 9 gives for besvarelser, der ligger mellem de nævnte karakterer. 4.4 RESULTAT AF BEDØMMELSEN Det tilbud, som opnår den højeste totalværdi er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tilbuddene rangeres i henhold til deres totalværdi. Et tilbuds totalværdi findes ved produktsummen af vægte og karakterer for Pris og Kvalitet: Totalværdi = Vp Kp + Vk Kk, hvor Vp er vægt for pris Kp er karakter for pris Vk er vægt for kvalitet Kk er karakter for kvalitet Totalværdien kan således maximalt blive 10. I tilfælde af at to eller flere tilbud opnår samme højeste totalværdi regnet med 1 decimal, kan Vejdirektoratet vælge frit mellem disse tilbud 4.5 INDGÅELSE AF RAMMEAFTALER Vejdirektoratet agter af indgå op til 6 rammeaftaler. Ved indgåelse af rammeaftaler vælges ud fra rangfølgen i totalværdi. Tildeling af rådgiveraftaler sker som anført i afsnit BESTEMMELSER OM MINIUDBUD 5.1 TILDELING AF RÅDGIVERAFTALER Tildeling af rådgiveraftaler sker ved miniudbud, hvor alle rådgivere med rammeaftale kan afgive tilbud. Ved miniudbud på en opgave vil Vejdirektoratet følge følgende procedure: Vejdirektoratet sender mini-udbudsmateriale med opgavebeskrivelse og tilbudsliste til alle rådgivere med rammeaftale. Vejdirektoratet oplyser i mini-udbudsmaterialet, model for omregning af pris til karakter for den konkrete opgave. Rådgiverne anmodes om indenfor en fastsat kortere frist at afgive tilbud på løsning af den konkrete opgave. Tilbud skal indeholde en redegørelse for de tilbudte kompetencer, underbygget af CV er, i forhold til den pågældende opgave for de personer, som tilbydes til løsning af opgaven samt organisationsplan for opgaveløsningen. For hver person angives hvilken kategori i tilbudslisten de afregnes efter. VD vurderer tilbuddene og tildeler rådgiveraftalen til det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. vurderingsmodellen i afsnit 5.2.

13 13 af 15 Ved vurdering af kvalitet vurderes den tilbudte organisation og de tilbudte kompetencer i relation til løsning af den konkrete opgave. Vejdirektoratet kan vælge at udbyde en opgave til en fast pris. 5.2 VURDERINGSMODEL Vurderingsmodellen beskrives nærmere i de enkelte miniudbud inden for nedenstående overordnede rammer: Tildelingskriterium: Økonomisk mest fordelagtig. To underkriterier vil indgå i tilbudsbedømmelsen: Pris Organisation og Kompetencer Vægtning: Der vil blive anvendt nedenstående vægtning: Pris 35 % Organisation og kompetencer 65 % Karakterer: Karakter for Pris: De tilbudte timepriser skal være mindre end eller lig med de i rammeaftalen anførte timepriser. Der anvendes samme vurderingsmodel som i rammeaftalen, jf. afsnit 4.3. Karakterer for Organisation og Kompetencer: Der anvendes samme vurderingsmodel som i rammeaftalen, jf. afsnit OPLYSNINGER OM SKAT, MILJØBESKYTTELSE OG ARBEJDSMILJØ 6.1 OPLYSNINGSPLIGT Til opfyldelse af Vejdirektoratets oplysningspligt om forpligtelser vedrørende skatter og afgifter samt miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt anføres følgende: Der henvises til Udbudsdirektivets artikel 27 og 4 i bekendtgørelse nr. 937 af , der gennemfører udbudsdirektivet i Danmark.

14 14 af 15 Til opfyldelse af Vejdirektoratets oplysningspligt henvises til skemaer nedenfor: Oplysning om skatter og afgifter Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter: Officielt navn: Skat Adresse: Østbanegade 123 By: København Ø Postnummer: 2100 Land: Danmark Telefon: skat@skat.dk Internetadresse (URL): Oplysning om miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø: Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om miljøbeskyttelse: Officielt navn: Miljøstyrelsen Adresse: Strandgade 29 By: København K Postnummer: 1401 Land: Danmark Telefon: Fax: mst@mst.dk Internetadresse (URL): Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår: Officielt navn: Arbejdstilsynet Adresse: Landskronagade 33 By: København Ø Postnummer: 2100 Land: Danmark Telefon: Fax:

15 15 af 15 Internetadresse (URL):