Danmarks Bedste Arbejdsplads? Kulturprofil for Bofællesskaberne Edelsvej 2011

Transkript

1 Kulturprofil for Bofællesskaberne Edelsvej 2011 Esbjerg Kommune 2011

2 Indholdsfortegnelse 1. GENEREL INFORMATION ANSÆTTELSE OG VELKOMST INSPIRATION INFORMATION INVOLVERING PÅSKØNNELSE UDVIKLING OMSORG FEJRING RETFÆRDIGHED OG CSR ARBEJDSPLADSKULTUR OG ORGANISATORISK SUCCES af 42

3 Forord NYT: Bofællesskaberne Edelsvej er en arbejdsplads præget af høj social kapital, trivsel og arbejdsglæde. Her møder du medarbejdere, der yder deres bedste gennem faglig viden, samarbejde og interesse i at give borgerne det bedst mulige tilbud. At udvikle og skabe det bedst mulige tilbud for borgerne kræver bl.a. stor faglig viden og kompetence. Samtidig kræver det engagerede medarbejdere, der brænder for arbejdet og har frihed i opgaveløsningen, og som forstår at dele og udvikle deres viden sammen med andre. Derfor skaber vi plads til skæve og utraditionelle idéer og dygtige, engagerede medarbejdere, som vil gøre en forskel. Medarbejdernes personlige overskud, trivsel og arbejdsglæde er vigtigt på Edelsvej har vi det personlige overskud til at smide arbejdet til side og spørge: Hvordan har du det eller hvordan kan jeg hjælpe?. Vi skaber et godt tilbud sammen og på tværs af faggrupper det er derfor vigtigt, at der er plads og rum til, at man føler sig velkommen og har tillid til hinanden. Vores fællesskab rækker langt ud over det, vi rent fagligt kan dele med hinanden. Vi har det overskud, der skal til, for fortsat at investere i arbejdspladsen sociale kapital. Derfor er vores fokuspunkt for 2011: Hvordan sikrer vi fortsat udvikling af høj trivsel og arbejdsglæde i medarbejdergruppen, trods økonomiske udfordringer i de kommende år. Bofællesskaberne Edelsvej deltager på tjedje år i konkurrencen Danmarks Bedste Arbejdsplads. Som bekendt fik vi en 6. plads i konkurrencen i 2010 og vandt specialprisen Mangfoldighedsledelse. Ligesom vi er på listen Europas Bedste Arbejdspladser 2011, som nr. 13 ud af 860 virksomheder. Vi kan roligt sige, at vi undervejs har været overraskede, glade og stolte, og det er med dén gode energi, vi kaster os ud i endnu en runde. Det er ikke mindst med visheden om, at uanset hvordan vi placerer os i 2011, er det fortsat lærerigt for os at deltage. Kulturprofilen er historien om vores arbejdsplads. Det er en historie, der aldrig bliver færdig, men hele tiden udvikler sig i takt med nye medarbejdere, nye initiativer, ny indsigt m.m. Derfor er Kulturprofilen anno 2011 langt fra identisk med den profil, vi lavede sidste år. De mange udtalelser fra medarbejdere, der optræder i profilen, er hentet fra sidste og det års medarbejderundersøgelse. God fornøjelse med læsningen! Annemette Hauschildt, forstander v. Bofællesskaberne Edelsvej Juni af 42

4 1. GENEREL INFORMATION Danmarks Bedste Arbejdspladser 2010 KulturProfil Del 2 Åbne spørgsmål 1. GENEREL INFORMATION Beskriv venligst arbejdspladsens primære forretningsområde, branche og væsentligste produkter eller serviceydelser. Hvem er arbejdspladsens primære kunder og konkurrenter? Bofællesskaberne Edelsvej er et kommunalt døgnstøttetilbud til unge og yngre personer med psykiske funktionsnedsættelser. Lovgrundlaget er Servicelovens 107 og 85. Den 1. august 1997 startede vi med afdelingen Bo-træningstilbuddet Edelsvej. Der var 9 borgere og 7 ansatte. I dag, 14 år efter, har vi 5 afdelinger. Der er 104 borgere indskrevet, 51 fastansatte medarbejdere samt et antal vikarer tilknyttet. Ved årsskiftet 2012 etableres der endnu en afdeling, hvor vi byder 9 nye beboere og 8 medarbejdere velkommen. Kunderne er som nævnt unge eller yngre personer. De magter ikke en selvstændig tilværelse i egen bolig pga. en eller flere funktionsnedsættelser. Der kan være tale om Downs Syndrom, generelt nedsatte mentale færdigheder, autistiske træk m.m. Enkelte har endvidere fysiske funktionsnedsættelser. Vores kerneydelser er socialpædagogisk støtte og praktisk bistand til borgerne. Formålet med vores indsats er, at der via støtte og vejledning skabes mulighed for, at borgerne oplever sig selv som værdifulde og lever et værdigt og aktivt liv. Støtten tilrettelægges målrettet ud fra en vurdering af den enkeltes behov, forudsætninger og udviklingsmuligheder. Vi arbejder for, at borgeren indgår i positive relationer, oplever glæde i hverdagen den gode tilstand og rustes til selvstændigt at mestre flest mulige af de opgaver, der er forbundet med voksenlivet. Det pædagogiske fundament for vores indsats er en konsekvent vægtning af relationsarbejdet. Derfor er nærhed i kontakten med borgerne altafgørende. Det er denne nære kontakt, der skaber grobund for udvikling, herunder ikke mindst evnen til at indgå i positive relationer med andre. Vi arbejder ud fra neuropædagogiske strategier, og det er vores overbevisning, at al udvikling, selv den mindste, er af værdi. Den enkelte borger har egen lejlighed og dermed mulighed for valgfrie fælles oplevelser med ligestillede frem for tvungent fællesliv. Disse fysiske rammer gør det muligt for os at tage udgangspunkt i det enkelte individs ønsker og problematikker og på den baggrund skabe grobund for positiv udvikling. Der findes andre kommunale støtte/døgntilbud i Esbjerg Kommune, men med enkelte undtagelser er deres målgrupper ikke sammenfaldende med Edelsvejs. De forskellige kommunale udbydere konkurrerer som udgangspunkt ikke, men supplerer hinanden i forhold til opfyldelse af borgernes forskellige behov for boform og indsats. Vores konkurrenter er derimod private opholdssteder. I forhold til andre døgntilbud favner vi bredt. Vi har borgere, der har brug for massiv støtte i hverdagen og borgere, der er i et uddannelsesforløb. At vi kan favne så bredt, skyldes, at vi gennem årene har været villige til og haft modet til at sprænge vores 3 af 42

5 2. ANSÆTTELSE OG VELKOMST målgruppebegreber. Vi har ikke været bange for at gå nye veje og gå konstruktivt ind i forsøget på at løfte enhver opgave. På den anden side har det været vigtigt for os at kende vores begrænsninger, for vi insisterer på at gøre det, vi gør, godt. Det betyder, at vi ikke kan rumme voldelige eller aktivt misbrugende borgere, der gør de andre borgere utrygge. Enkelte borgere med funktionsnedsættelse møder selv op og anmoder om at få døgnophold på Edelsvej. Oftest er det dog forældre eller socialrådgivere, der henvender sig med et ønske om ophold. Forklaringerne på Edelsvejs vækst kan findes mange steder. Vi tilbyder gode forhold som egen bolig og vågen nattevagt, som mange borgere og pårørende sætter højt. Når det kan lade sig gøre at holde prisen nede og samtidig insistere på høj kvalitet, skyldes det, at vi ved Edelsvej er utraditionelle. Vi skiller os som døgntilbud ud fra branchen ved en konstant produktudvikling på vores kerneydelser. Vores strategi for produktudvikling kan bedst defineres som Rule Breaking Strategy inspireret af bogen af samme titel 1. I lighed med de virksomheder, bogen beskriver, udfordrer og bryder vi på Edelsvej de uskrevne regler i branchen for derved at skabe basis for produktudvikling og større omsætning. Vores CSR-initiativer er en indarbejdet del af virksomhedens strategi. En strategi, der ikke bare sikrer, at vi som døgntilbud har de bedste muligheder for overlevelse på lang sigt, men også betyder, at vi får en sjovere, mere spændende arbejdsplads. Vedlagt: Bilag 1: Organisationsdiagram 2. ANSÆTTELSE OG VELKOMST 2a. Hvilke karaktertræk søger I hos nye medarbejdere ud over de faglige færdigheder, jobbet kræver? Hvad gør I i ansættelsesproceduren for at sikre, at kandidaten passer ind i kulturen på arbejdspladsen? Ved Bofællesskaberne Edelsvej er der forskellige faglige opgaver. Hvilke karaktertræk, vi søger hos en ny medarbejder, afhænger derfor til dels af, hvilken stilling medarbejderen skal indtræde i. Der er dog nogle grundlæggende karaktertræk, vi søger hos samtlige nye medarbejdere. Uanset hvilken jobfunktion man har, kræver det at arbejde hos os en høj grad af etisk ansvarlighed. Det indebærer, at man udviser respekt og omsorg for borgerne og i det hele taget udfører arbejdet samvittighedsfuldt. Samtidig skal man kunne sætte grænser for borgerne og være tydelig. Vi søger derfor engagerede medarbejdere, der kan leve op til dette, og besidder en stor ansvarsfølelse i forhold til opgaveløsningerne. En positiv tilgang til tingene og en god portion humor søger vi også altid, for det er det, der kendetegner kulturen på vores arbejdsplads. Det er afgørende for os, at nye medarbejdere kan stå inde for vores værdier og bidrage engageret til udviklingen af vores arbejdsplads, og vi lægger stor vægt på et grundigt ansættelsesforløb. Vi afklarer, hvilke specifikke kvalifikationer vi ønsker en kommende medarbejder skal besidde for at kunne løfte opgaven og supplere personalegruppen bedst muligt. 1 Refshøj, Jens; Krogh, Anja: Rule Breaking Strategy. Børsens Forlag, af 42

6 2. ANSÆTTELSE OG VELKOMST Der nedsættes et ansættelsesudvalg, bestående af tillidsrepræsentanten, en medarbejder udpeget af ledelsen eller medarbejdergruppen, afdelingslederen og toplederen (Forstanderen på Edelsvej). De indkomne ansøgninger læses af medlemmerne af ansættelsesudvalget, der herefter giver udtryk for, hvem de ønsker til samtale. Beslutningen om, hvem der skal indkaldes, tages altid på baggrund af en dialog i ansættelsesudvalget. I forbindelse med ledige stillinger har vi flere gange valgt at indbyde interesserede ansøgere til et informationsmøde. Formålet har været at fremlægge vores værdier, arbejdsmetoder og ikke mindst vores forventninger til kommende medarbejdere. Vi er meget tydelige omkring, hvad vi står for, og hvad vi forventer både i stillingsopslag, ved informationsmøder, eventuelle telefonsamtaler og under ansættelsessamtaler. Samtidig beder vi de ansøgere, vi har indkaldt til samtale, om at forberede et oplæg om, hvad de kan bidrage med, og hvad de forventer af os som eventuel kommende arbejdsplads. Vi mener, at gensidig forventningsafklaring er den bedste garanti for vellykkede ansættelser. 2b. Hvordan byder I nye medarbejdere velkommen og integrerer dem i kulturen på arbejdspladsen? Vi gør en stor indsats for, at nye medarbejdere skal føle sig velkomne og værdsat fra begyndelsen. Det er vigtigt, at de kommer godt ind i kulturen på vores arbejdsplads og får en grundig indføring i arbejdsopgaverne. Derfor har vi en fadderordning, ligesom vi har udviklet et intro-program, der er videreudviklet i 2010 og forefindes nu som pjecer, et undervisningsforløb for nye medarbejdere. Se supplerende materiale: Nye pjecer Introduktion af nye medarbejdere, Introduktion af nye vikarer og Bofællesskaberne Edelsvejs Arbejdsmiljøhåndbog, side Vores praksis i forhold til modtagelse af nye medarbejdere indgår i en ny national God Praksis-erfaringsbank, skabt af Videnscenter for Arbejdsmiljø. Formålet med erfaringsbanken er at bringe gode idéer og erfaringer fra nogle offentlige arbejdspladser frem i lyset, så andre kan blive inspireret til at skabe bedre trivsel. NYT: Kort tid før den nye kollega skal tiltræde, forbereder personalegruppen sig ved, at pjecen introduktion af nye medarbejdere gennemgås på et personalemøde. Herved sikres, at alle medarbejdere er tunet ind på, at modtage den nye kollega. Denne del af intro-programmet, er et resultat af videreudviklingen foretaget i Vi afsætter 14 dage til det intensive intro-forløb, og herefter er vi selvfølgelig fortsat til rådighed for den nyansatte med støtte og vejledning. I forbindelse med intro-programmet får nye medarbejdere udleveret en del informationer på skrift, deriblandt Kulturprofilen. Det giver dem mulighed for at gå hjem og sætte sig ind i nogle områder i fred og ro. Vores håndbøger 2 og de andre materialer, vi har udarbejdet, rummer præcise informationer om arbejdets indhold, procedurer og politikker, og pjecen ABC for kulturen ved Bofællesskaberne Edelsvej (se supplerende materiale) samt Kulturprofilen giver et godt indblik i vores virksomhedskultur. NYT: Alle nye medarbejdere modtager bogen Happy Hour fra Vi finder bogen vedkommende og relevant i forhold til arbejdspladsens kultur. Udover et stort smil, ny energi og mulighed for refleksion over egen praksis, sikrer bogen en fælles virkelighed i medarbejdergruppen. En fælles virkelighed, der holder fokus på samspil og trivsel i 2 Arbejdsmiljøhåndbogen, personalehåndbogen, seksualhåndbogen og hygiejnehåndbogen 3 Kjerulf, Alexander: Happy Hour 8-16, Jyllands-Postens forlag, af 42

7 3. INSPIRATION medarbejdergruppen. Bogen er et nyt initiativ på arbejdspladsen og beskrives yderligere i kapitel 3. Derudover modtager de pædagogiske medarbejdere tre fagbøger, så de fagligt kan blive bedst muligt klædt på til deres nye job. De skriftlige materialer erstatter på ingen måde dialogen med den nye medarbejder, og fadderordningen, er en succes. Det er rart for den nye, at der er en erfaren medarbejder, der helliger sig den opgave, det er at introducere til arbejdet og præsentere vedkommende for både kolleger og borgere. Inden for to en halv måneds ansættelse holdes der en formel samtale med den nyansatte og dennes afdelingsleder. Formålet er at få afstemt gensidige forventninger. Har vi fået den medarbejder, vi søgte? Og føler den nye medarbejder sig tilpas har vi som arbejdsplads levet op til det lovede? Hvis ansættelsen imod al forventning ikke er vellykket, iværksættes der en afskedigelse. Heldigvis er det noget, vi meget sjældent har oplevet, netop fordi vores ansættelsesprocedure er så grundig. Vi har fået mange positive tilbagemeldinger fra medarbejdere omkring den måde, de er blevet modtaget på, og vi oplever, at vores fokus på det at modtage nye medarbejdere har stor betydning for vores arbejdsmiljø generelt. Medarbejdere udtaler: Jeg har ikke tidligere på noget andet arbejde oplevet oprigtig interesse for min person og mit private liv fra ledelsens side. Det gør, at jeg føler mig set, og giver stor tilfredsstillelse i hverdagen. Der bliver taget godt imod en, som ny og man kan altid få hjælp af nogle af de andre, hvis der er behov for det. Og man kan altid spørge, hvis man er usikker på noget. Det er fantastisk at se en nyansat blomstre, fordi alt hendes faglighed endelig bliver brugt. Det, at hun både opsøger og bliver opsøgt til kollegial faglig sparring, siger alt om vores lyst til at skabe en fælles arbejdsplads. Fik en helt speciel modtagelse ved ansættelsen. Alle kollegaer har været meget imødekommende og hjælpsomme. Fik hurtigt en følelse af at være en del af gruppen. 3. INSPIRATION Hvad gør I for at få medarbejderne til at føle, at de har et meningsfuldt arbejde? 3a. Initiativer som tydeliggør arbejdspladsens værdier/mission/vision etc. for medarbejderne Mission Vores mission er at give borgerne de bedste betingelser for psykisk og fysisk trivsel og udvikling. Den mission er synliggjort i målsætninger (se bilag 2), og i hverdagen er den nærværende for alle medarbejdere, lige fra pedeller, kontorpersonale og ernæringsassistenter til pædagogisk personale. Vi er alle i kontakt med borgerne hver dag og oplever, at vi gør en forskel. Derudover ser vi det som en del af vores mission at være med til at udbrede kendskab til mennesker med psykiske funktionsnedsættelser, deres vilkår og muligheder, samt at udvikle viden og metoder inden for vores felt. 6 af 42

8 3. INSPIRATION Filosofi Vores arbejde kræver ikke bare faglige færdigheder, men i høj grad også nærvær og menneskeligt overskud. Hvor henter vi det overskud? Vi henter det visheden om, at der er en god mening med vores indsats at vi hver især er værdifulde medarbejdere og i arbejdsfællesskabet. I perioder kan det dog være svært at se fremskridt hos enkelte borgere, og da har vi især brug for at kunne hente energi i et godt arbejdsfællesskab på tværs af faggrænser. Det er vores filosofi, at vi sammen kan nå langt, og at det meste er muligt men forudsætningen er arbejdsglæde og trivsel. Det er de største personalegoder, vi har. Alle de initiativer, vi kommer ind på i denne ansøgning, er bestræbelser på at skabe mest mulig arbejdsglæde og trivsel, og dermed en fortsat investering i arbejdspladsens sociale kapital. Værdier og initiativer Vi vil gerne kendes på værdierne tillid, ansvarlighed, engagement, professionalisme og omsorg. Hvordan vores værdier afspejler sig i den daglige praksis og i konkrete initiativer, er beskrevet under de forskellige spørgsmål i ansøgningen, men vi vil gerne her give en oversigt og uddybe de emner, der ikke er lejlighed til at komme ind på andetsteds. Tillid: Tillid er vores fundament. Borgerne og deres familier skal kunne have ubetinget tillid til os og det arbejde, vi udfører og vi, der arbejder her, skal have tillid til hinanden. Eksempler på, hvordan medarbejderne bliver vist tillid og derved får mulighed for at udvikle sig, kan læses i kapitel 7. Vores besvarelse af kapitel 5b viser også, hvordan værdien tillid afspejler sig i vores praksis: Medarbejdernes forskellige initiativer bydes velkomne, og ofte får en medarbejder ansvar for udvikling af et nyt område. Vi ser det med andre ord som afgørende, at man som medarbejder bliver mødt med tillid fra ledelsen. Tillid til, at man er dygtig til sit arbejde, ønsker at yde sit bedste og kan leve op til ansvaret. Ud fra den tankegang bliver ansvar uddelegeret mest muligt, og hvor det er relevant, kobles der et økonomisk råderum på opgaverne. Lige så essentielt er det, at medarbejderne har tillid til ledelsen. Tillid til, at løfter holdes, at målsætninger føres ud i livet, og at der ikke er skjulte dagsordener. Ledelsen er derfor meget synlig og bevidst om, at vigtige beslutninger, holdninger og indsatser på forskellige områder skal resultere i præcise skriftlige beskrivelser. Det skaber en transparent kultur forudsætningen for åben og ærlig kommunikation. Det er uddybet i kapitel 4. Det er tillid, der gør, at vi kan betro os til hinanden og være sikre på at blive hørt. Især er det vigtigt, at medarbejderne trygt kan gå til ledelsen, også omkring svære private problemer, og det er der mange eksempler på. Det er også et tegn på tillid, at arbejdsmiljøgruppen vælger at afholde gruppe-apv i afdelingerne frem for individuelle APVsamtaler. Det er en meget konstruktiv oplevelse, at alle afdelingens medarbejdere er til stede og derved kan indgå samlet i løsningen af forskellige problemer. Forud for disse gruppe-apv får medarbejderne tilbud om at kontakte arbejdsmiljørepræsentanten eller toplederen, hvis der er arbejdsforhold, de gerne ville drøfte mere fortroligt i forbindelse med APV en. Der har endnu ikke været medarbejdere, der har haft behov for dette. Alle har tillid til, at de trygt kan fremkomme med deres overvejelser i den samlede gruppe. Ansvarlighed: Vores arbejde kræver en høj grad af ansvarlighed, men værdien dækker også over det, at vi ønsker at udvise ansvar i forhold til sociale og miljømæssige udfordringer i samfundet. Læs i kapitel 10b, hvordan det udmønter sig i CSR-initiativer. Vores arbejde med CSR er en del af det daglige arbejde og den generelle målstyring i virksomheden. 7 af 42

9 3. INSPIRATION Engagement: Medarbejdernes engagement er arbejdspladsens største aktiv. Det er det, der virkelig skaber udvikling og gør, at vi sammen kan opnå nogle resultater, både i forhold til vores kerneydelser og i forhold til de omtalte CSR-initiativer. At se tingene lykkes og at dele de gode historier gør, at vi får endnu mere mod på og lyst til at fortsætte. Engagement har man jo kun, hvis man har overskud i hverdagen og føler glæde ved arbejdet. Professionalisme: Værdien afspejler den måde, vi ønsker at arbejde på. Vi skal kunne begrunde vores valg og arbejde på et højt fagligt niveau. Derfor tager vi mange initiativer til at udvikle os professionelt, dels gennem videreuddannelse og kurser som beskrevet i kapitel 7, dels gennem deltagelse i diverse faglige netværk som Dansk Teknologisk Institut, Autismenetværket eller ledernetværket. En del af det at arbejde professionelt er også at kunne dokumentere vores indsats og resultater samt at evaluere og videreudvikle. Det indgår som en naturlig del af vores praksis. Lige så vigtigt finder vi det at udarbejde forskellige fagmaterialer som seksualhåndbogen, kostpolitikken, diverse pjecer og undervisningsmaterialer. Se eksempler i dette og sidste års vedlagte supplerende materiale. Omsorg: Omsorg kommer til udtryk i mange initiativer, dog især i de tiltag, vi beskriver i kapitel 8, samt i den måde, vi modtager nye medarbejdere på. Men i vores forståelse af omsorg hører også vores initiativer til et godt psykisk og fysisk arbejdsmiljø samt til sundhed og velvære. Det er derfor områder, vi vil beskrive i det følgende. Et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø I 2009 udarbejdede vi Bofællesskaberne Edelsvejs Arbejdsmiljøhåndbog (se supplerende materiale). Håndbogen samler og synliggør vores indsats for at opnå et optimalt arbejdsmiljø. Vi opnåede arbejdsmiljøcertificeringen DS/OHSAS i 2009, hvilket udløste den grønne krone smiley fra Arbejdstilsynet en anerkendelse, vi som det første sociale tilbud i kommunen har modtaget. I forbindelse med vores deltagelse i konkurrencen Årets Rummelige Virksomhed, 2009 gav Det Lokale Beskæftigelsesråd, Jobcenter Esbjerg, følgende begrundelse for vores 2. plads: Især udmærker arbejdspladsen sig bl.a. ved en meget grundig og systematisk tilgang til sikkerheds- og arbejdsmiljøarbejdet. Det er bemærkelsesværdigt, at man i den branche bliver arbejdsmiljøcertificeret og opnår en krone smiley fra Arbejdstilsynet. Det systematiske arbejde bærer frugt. Det ses både af en lav personaleomsætning og høj grad af medarbejdertilfredshed i en trivselsundersøgelse. Endvidere udmærker arbejdspladsen sig ved et stort engagement for at integrere og fastholde folk på kanten af arbejdsmarkedet. Det gælder, hvad enten der er tale om fastholdelse af egne medarbejdere, der er blevet syge, eller der er tale om særlige målgrupper, der skal i praktik, arbejdsprøvning, fleksjob eller løntilskud. NYT: Udfordringen består nu i, at beholde vores krone smiley og fortsat videreudvikle og investere i vores arbejdsmiljø. Det var således også med megen glæde og stolthed, da vi i 2010 blev gencertificeret med resultatet: 16 rosværdige initiativer og et enkelt forbedringspunkt (se bilag 3). Når det kommer til det fysiske arbejdsmiljø, skiller vores virksomhed sig ud ved et meget velorganiseret arbejdsmiljøarbejde. Der er konkrete mål for arbejdsmiljøgruppens arbejde mål, der følges tæt og på baggrund af møderne i arbejdsmiljøgruppen udsendes der nyhedsbreve til hele personalegruppen. Der er ingen tvivl om, hvem der har ansvaret for hvad, og der handles hurtigt, hvis der opstår et problem omkring arbejdsmiljø. Vi gør en del, der rækker ud over lovens krav, og har således ikke bare en effektiv arbejdsmiljøgruppe, men også et arbejdsmiljøteam. Teamet, der består af medarbejdere fra samtlige huse, sikrer, at arbejdsmiljøarbejdet bliver håndhævet i hverdagen på den 8 af 42

10 3. INSPIRATION enkelte afdeling. Desuden gennemfører vi audit to gange om året, og på den baggrund udarbejdes der præcise handleplaner. Resultatet er, at vi er opmærksomme på alle forhold, lige fra håndtering af rengøringsmidler og indretning af kontorarbejdspladser til vigtigheden af alsidige arbejdsfunktioner m.m. Et godt psykisk arbejdsmiljø forudsætter overskud. Det tilstræber vi bl.a. ved at have fokus på forebyggelse af stress og en god balance mellem arbejds- og privatliv som beskrevet i kapitel 8. Synlighed skaber også overskud. Vi skal ikke gætte os frem til målene for vores indsats, de konkrete arbejdsopgaver, procedurer, politikker, regler m.m. Det hele er tydeligt beskrevet, og det frigiver energi. Det betyder også, at vi hurtigt kan se, hvem der har ansvar for hvad, hvem vi skal gå til for at få hjælp til noget, og hvilke aktiviteter der er planlagt for de enkelte afdelinger (se bilag 4). Vores arbejdsmiljøhåndbog rummer procedurer for bl.a. arbejdsskader og ulykker samt en anvisning på psykisk førstehjælp (se henholdsvis side 41 og 47 i arbejdsmiljøhåndbogen). Skulle en af os blive udsat for noget ubehageligt eller lide direkte overlast, ved vi, at der straks bliver taget hånd om os, og den tryghed er en grundsten i vores psykiske arbejdsmiljø. Arbejdsmiljøhåndbogen rummer også et skema til registrering af fysisk og/eller psykisk overlast (se side 42-43). Registreringerne giver os et godt overblik, som vi bruger til at tage os bedst muligt af de medarbejdere, der har lidt overlast, og om muligt iværksætte yderligere forebyggende tiltag. Heldigvis er det først og fremmest fællesskab og sjov, der kendetegner vores psykiske arbejdsmiljø. Et lille, men vigtigt, initiativ til at pleje fællesskabet og give et stabilt holdepunkt i en travl arbejdsdag, er at sørge for, at medarbejderne i den enkelte afdeling sidder sammen og spiser frokost hver dag. Det er ofte ved frokosten, de sjove historier deles, eller man henter støtte hos kolleger. Vores fællesskab rækker langt ud over det, vi rent fagligt kan dele med hinanden. Vi er altid opmærksomme på at tilbyde hinanden en hjælpende hånd og give et råd, også i private sammenhænge. Fællesskabet forstærkes af vores fejringer og af de sociale/kulturelle arrangementer, der inviteres til og betales af arbejdspladsen. Det er uddybet i kapitel 9. Det Sundhedsfremmende Udvalg tager også en række initiativer, der ikke bare fremmer sundhed og velvære, men også lægger op til sjov og fællesskab (beskrevet under afsnit Sundhed og velvære ). Jo mere overskud vi har i vores arbejdsfællesskab, des mere kan vi fokusere på vores kerneydelser og værdier, og det er essentielt for et godt psykisk arbejdsmiljø. NYT: Det er i fællesskabet og det gode samarbejde, at vi skaber tillid og personligt overskud. Det overskud og den tillid der gør, at vi kan udvikle og dele vores falighed, og dermed fortsat sikre kvalitet i kerneydelsen. Vi er villige til at tænke skæve og utradiotionelle ideér i vores opgaveløsning ikke mindst ved nye opgaver. Vores overskud ses også i den måde vi hjælper og støtter hinanden på tværs af afdelinger. Et overskud, som kommer os alle til gode og ikke mindst borgerne. Det er ligeledes overskud og udtryk for tilfredshed, når medarbejderne i toplederens ferie, indsender og nominerer toplederen i TV2 s konkurrence om, at blive Danmarks bedste chef i Som leder bliver man utrolig rørt, når man midt i sin ferie hører sig selv omtalt på national morgentv, i kampen om titlen som årets chef. Det vidner endnu engang om, at medarbejderne på Edelsvej er helt fantastiske og arbejdsmiljøet, er i verdensklasse. I bestræbelserne på fortsat, at udvikle vores arbejdsglæde og trivsel har vi i foråret 2011 gennemført et nyt tiltag Happy Hour samtaler. Alle medarbejdere har i december 2010 modtaget bogen Happy Hour fra 8-16, skrevet af Alexander Kjerulf. Sammen med bogen, har hver medarbejder fået en studiedag og efterfølgende har topledelse og nærmeste leder været i dialog med hver enkelt medarbejder, om mulige 9 af 42

11 3. INSPIRATION udviklingspunkter i forhold til øget arbejdsglæde. Der har været fokus på såvel individuelle som fælles udviklingspunkter. Processen og resultaterne er efterfølgende gennemgået på et personalemøde på denne måde sikres fælles virkelighed i medarbejdergruppen. En fælles virkelighed, der holder fokus på glæde og trivsel, på arbejdspladsen (se bilag 5). 10 af 42

12 3. INSPIRATION Det er lykkedes, at skabe en kultur baseret på samarbejde, dialog og tillid, og som følge deraf høj social kapital. Vores målrettede indsatser på at sikre medarbejderindflydelse, samarbejde og trivsel giver positive resultater i hele organisationen og kvalitet i kerneydelsen. Topledelsen er bevidst om, at et godt arbejdsmiljø og høj social kapital, er en af nøglerne til succes. Derfor arbejdes også systematisk med at udbygge og bevare den sociale kapital, der kendetegner Bofællesskaberne Edelsvej. Overskud i hverdagen og høj social kapital er medvirkende til glade medarbejdere, mindre sygefravær, mindre stress og bedre fastholdelse af medarbejdere. Der er således flere gode grunde til at arbejde med social kapital På Edelsvej har vi ganske enkelt ikke råd eller lyst til at lade være. Hvad vi konkret gør for at skabe de bedste vilkår for et godt samarbejde og dermed forebygge konflikter, er beskrevet i kapitel 5c. Her beskriver vi også, hvordan vi søger at løse de konflikter, der uvægerligt vil opstå en gang imellem. NYT: Medarbejdere udtaler: Min afdelingsleder er den mest rummelige og søde afdelingsleder jeg nogensinde har mødt. Spurgte om orlov ca. 2 mdr., og fik straks lov til at holde det, på trods af manglende afrejse dato samt hjemkomst. Leder kommentar "Det skal vi nok finde ud af". Dejligt at have styr på tingene i hverdagen. Jeg ved altid, hvad der er mine arbejdsopgaver. Alle kollegaer - uanset "hus" - er altid klar til at hjælpe og samarbejde Sundhed og velvære Vi har taget en del initiativer til at blive sundere og få et større velvære generelt. Medarbejderne har mulighed for at: Adgang til vores motionsrum og massagestol i fritiden. Få udarbejdet et individuelt træningsprogram i samråd med en fysioterapeut. Nyde godt af frugtordningen. Få råd og vejledning om sundhed: To medarbejdere har uddannet sig til sundhedsambassadører for vores arbejdsplads. Tilbud om gratis influenza vaccine Låne en blodtryksmåler med hjem. Låne en lyslampe eller sømmåtte med hjem eller benytte disse på arbejdspladsen. Benytte personalecykler i arbejdstiden. Få hjælp til rygestop: Esbjerg Kommune arrangerer med mellemrum rygestopkurser. Man kan også låne bogen Endelig ikke ryger med hjem. Deltage i Det Sundhedsfremmende Udvalgs arrangementer. 11 af 42

13 3. INSPIRATION NYT: Det Sundhedsfremmende Udvalgs arrangementer i 2011 Måned Aktivitet Februar Februar April Maj Maj Juni August September Oktober Zumba Welness Mindfullness Vi cykler på arbejde Rundbold (med familien) Vestkystløbet (med familie) Esbjergstafetten Mindfullness Fitness Det Sundhedsfremmende Udvalg består af medarbejdere, en fra hver afdeling, der tager initiativ til og planlægger forskellige frivillige arrangementer for medarbejdergruppen. Formålet er at sætte yderligere fokus på medarbejdernes sundhed og trivsel, fysisk som psykisk. Medlemmerne af udvalget har en god forståelse for, at sundhed også handler om at have det sjovt og opleve fællesskab. En vigtig del af sundhed og velvære er sund kost. Vi har tilbage i 2010 revideret vores kostpolitik (se sidste års supplerende materiale). Den synliggør vores holdninger til borgernes kost, og den baserer sig på anbefalinger, som vi, medarbejderne, selv er i stand til at følge. Det handler i al væsentlighed om at følge de 8 kostråd i hverdagen og at lave lækker, nærende mad på det grundlag. Vores holdning til kost er ikke fanatisk der skal være plads til fest og kage indimellem, for det er også livskvalitet. Vedlagt: Bilag 2: Målsætninger for medarbejdernes indsats Bilag 3: Gencertificeringsresultat 2010 Bilag 4: Årsplan 2011 Bilag 5: Oplæg til dialog om arbejdsglæde / trivsel Happy Hour 3b. Initiativer, som illustrerer den værdi, medarbejdernes indsats har for kunder og/ eller samfundet generelt For 14 år siden blev der taget initiativ til at skabe Bofællesskaberne Edelsvej, og dermed kunne unge mennesker med psykiske funktionsnedsættelser for første gang benytte sig af et lokalt kommunalt døgntilbud. Dét initiativ har siden haft stor værdi for mange unge mennesker og deres pårørende. Medarbejdernes indsats betyder, at borgerne får støtte til at strukturere og få et godt indhold i deres hverdag. Den værdi, medarbejdernes indsats har for borgerne, skabes i hverdagen, i mødet med den enkelte, men forudsætningen for dét er også de store og små initiativer, vi tager til gavn og udvikling for alle borgere. Her nogle eksempler: 12 af 42

14 3. INSPIRATION Motion og leg: Vi har gå-klubber og mange udendørs aktivitetsredskaber, der gør det nemt og sjovt for borgerne at være fysisk aktive. Derudover har vi vores eget motionsrum, hvor de kan få skræddersyet et træningsprogram. Sund kost: Vi har udarbejdet Kostpolitik for Bofællesskaberne Edelsvej og de kostråd, den baserer sig på, deler vi med borgerne. Det er vigtigt for dem at have viden om, hvad sund kost betyder for trivsel og udvikling. Fest og fællesskab: Vi markerer enhver festlig lejlighed Vi afholder diskotek ti gange årligt på et af Esbjergs dansesteder for vores egne borgere og borgere fra andre tilbud. Hvis vi spørger de unge selv, hvad de ser som den største kvalitet ved Edelsvej, vil mange af dem måske udbryde: festerne! Ud over diskotekerne holder vi en stor forårsfest med buffet, livemusik leveret af vores eget brugerband og optræden af en mandlig og en kvindelig stripper. Sidst var vi 230 deltagere. At opleve fællesskab og sjov og at pleje/udvikle sociale kompetencer det er en vigtig del af det at være menneske. NYT: Vi tager gerne utraditionelle metoder i brug, når det gælder en god fest. Et eksempel herpå er den mangeårige tradition for ugentlige friluftskoncerter, sommeren igennem, i Byparken, Esbjerg. Desværre klarede vores brugerband sig ikke gennem nåleøjet, af bands, der skal optræde i sommerens løb. Vi har derfor i samarbejde med brugerorganisationen LEV arrangeret vores egen fest, i form af en gratis friluftskoncert i Byparken, ugen før den officielle sommerunderholdning starter samme tid og sted. Historien er vigtig, da den kendetegner vores måde at tænke og handle på. Kærlighed og seksualitet: Vi deltog vi i 2008 i et projekt om seksualitet under Styrelsen for Social Service. Fem medarbejdere gennemførte i den forbindelse diplommodulet Seksuelle overgreb mod mennesker med handicap fokus på forebyggelse og behandling, og projektgruppen udviklede et seks dages kompetenceudviklingsforløb for alle pædagogiske medarbejdere ved Edelsvej. På den baggrund udarbejdede vi konkrete mål for det videre arbejde med forebyggelse. Omsorg: Vi har investeret i 3 såkaldte robotsæler kaldet PARO. Robotsælerne ligner og siger som rigtige babysæler. Det giver borgerne ro og glæde at sidde med dem; de kan give sælerne omsorg og fortælle alt det, de måske ikke har lyst til at fortælle en pædagog. Sælerne supplerer vores indsats, når det gælder nærhed i kontakten. X-faktor og selvtillid: Vi tager hele tiden initiativ til, at hver enkelt borger skal finde og udvikle det, han eller hun er god til det giver selvtillid og livsglæde. En borger udfoldede sig f.eks. som talkmester til en forårsfest, mens en anden var motiveret for og havde kompetencer til at kunne blive nattevagtsmedhjælper. Vores brugerband Bluebird er også et eksempel. Ovenstående initiativer illustrerer som sagt eksempler på den værdi, medarbejdernes indsats har for borgerne, og det vil altid være dét, vi først og fremmest måler os selv på. Responsen fra borgernes forældre og øvrige pårørende fortæller os, at vores indsats også har stor værdi for dem. De kan se, at deres søn/datter/søster/bror trives, og de ikke skal bekymre sig unødigt for hverdagens små og store udfordringer. Vi ved, at vores indsats derudover har værdi for andre i branchen. Vi deler meget gerne vores viden, erfaringer og konkrete investeringer, heriblandt dukken Baby think it over og robotsælen. Investeringen i sælerne er sket som led i vores deltagelse i et landsdækkende projekt. Vi har derfor sagt ja til løbende at observere og videreformidle vores resultater til Dansk Teknologisk Institut og til andre sociale tilbud. 13 af 42

15 3. INSPIRATION Nedenstående er eksempler på øvrige initiativer, der har faglig værdi for andre i branchen: Bofællesskaberne Edelsvejs Seksualpolitik guide for arbejdet med borgernes seksualitet. Håndbogen samler meget af den viden, der er på området i Danmark og rummer bl.a. en forebyggelsespolitik og beredskabsplaner. Håndbogen bruges af mange aktører i branchen. Diverse undervisningsmaterialer samt pjecer om seksualitet. Diverse oplæg om arbejdet med unge med funktionsnedsættelser, herunder også oplæg om seksualitet og forebyggelse af overgreb. Vi får jævnligt besøg af både pædagogstuderende og andre inden for branchen, der ønsker at høre om vores tiltag og metoder. Vores hjemmeside, der dagligt har mange besøgende. Den indeholder, ud over aktuel information, vores arbejdsmiljøhåndbog, flere af vores faglige beskrivelser, arbejdsredskaber, politikker og indsatsområder. Noget helt andet er vores indsats i forhold til det at skabe en god arbejdsplads den indsats har også værdi for andre offentlige arbejdspladser. Således bruges vores arbejdsmiljøhåndbog direkte af flere arbejdspladser i kommunen, mens den fungerer som inspiration for andre. Som tidligere nævnt indgår vores måde at modtage nye medarbejdere på i den nationale God Praksis-erfaringsbank, ligesom vi holder oplæg for andre med det formål at give smagsprøver på vores gode arbejdspladskultur og derved inspirere dem. Vi vil også gerne spille en rolle i samfundet som sådan. Være med til at nedbryde barrierer over for mennesker med psykiske funktionsnedsættelser og skabe åbenhed og dialog. Vi stiller også gerne op til forskellige indslag i medierne og var bl.a. i tv-avisen i forbindelse med vores deltagelse i projektet om seksualitet, ligesom fagbladet Socialpædagogen og brugerorganisationen LEV bragte artikler om vores arbejde med seksualitet. Vi kontakter selv pressen ved særlige begivenheder, eller når vi har en god historie på hjerte (se nogle af omtalerne i det supplerende materiale) ud fra den tanke, at vores historier gør en forskel. NYT: Et andet eksempel på initiativer som illusterer den værdi, vores bestræbelser på at skabe en god arbejdsplads har for andre, er vidensdeling. Vi deler gerne ud af vores viden og erfaringer og holder ofte oplæg herom. En sidegevinst herved er, at vi selv kommer hjem med ny viden og inspiration til det fortsatte arbejde. Af eksempler herpå, kan nævnes følgende arrangementer: Handicap- og Psykiatrikonference 2010: Sygefravær og effektivisering i sociale tilbud, Kommunernes Landsforening. Fyraftensmøde: Meningsfulde forandringsprocesser, Det lokale Beskæftigelsesråd for Esbjerg og Fanø Kommuner, april Visioner og viden om offentlig ledelse med social kapital: Overskud i hverdagen, Væksthus for ledelse Innovativ velfærdsledelse i en ny tid: Fokus på kerneopgaverne giver effektivitet, Kommunernes Landsforening Esbjerg Kommunes interne kursuskatalog: Konflikt? start med at ændre dig selv ved afdelingsleder Johnny G. Jensen, efterår af 42

16 3. INSPIRATION 3c. Historier som deles med medarbejderne, og som får medarbejderne til at føle sig stolte af arbejdspladsen Hver gang Bofællesskaberne Edelsvej er blevet omtalt i en avis, et fag- eller personaleblad eller i andre medier, bliver historien straks delt med alle medarbejdere. Det skaber stolthed - Se nogle af omtalerne i det supplerende materiale. Vi samler på gode historier også på dem, der aldrig kommer i avisen! Det kan være solstrålehistorier om, hvordan en af vores borgere har udviklet sig, hvordan en indsats er lykkedes, eller historier om positiv respons fra pårørende, fagfolk eller samarbejdspartnere. De gode historier kommer ud på en mail til alle, og de bliver fortalt over frokosten. De gør det meget nemmere at klare de udfordringer, vi også møder i det daglige arbejde. De historier, vi deler om vores arbejdsplads, kunne have følgende overskrifter: Vi har klaret udfordringerne ved fælles hjælp! Det er en historie, der handler om, hvor hurtigt vi har udviklet os og hvor godt vi har klaret det, trods mange udfordringer undervejs. For 14 år siden startede vi med 7 medarbejdere og en enkelt afdeling med 9 borgere. Handicaprådet var modvillig over for en udvidelse af Edelsvej, men til alt held var der politisk mod til at gennemføre det. I 2006 blev der således bygget 21 nye lejligheder til vores formål. Der er stadig udfordringer, nu især med hensyn til at få plads til personalet! Vi vil gerne have flere computerarbejdspladser, ja mere plads at udfolde os på i det hele taget, men det er ikke muligt. En anden udfordring er, at vi, som de fleste andre offentlige virksomheder, også er udsat for besparelser. Men vi udnytter de rammer og muligheder, vi har, optimalt og bruger vores energi positivt. Vi har overvundet forhindringer og skabt noget nyt sammen ved at tænke i muligheder frem for begrænsninger og det bliver vi ved med. Vi er noget for os selv! Der er mange historier at fortælle om, hvordan vi ved kreativ tænkning og forvaltning af midlerne har nået resultater, vi ellers ikke ville have nået. På et tidspunkt havde vi f.eks. mulighed for at ansætte en ny medarbejder, hvilket de fleste virksomheder ville have gjort i vores sted. Men vi tænkte anderledes. Vi brugte pengene på indkøb af musikinstrumenter for at kunne etablere vores brugerband, Bluebird! Det viste sig at være en rigtig god prioritering, da bandet giver nogle af vores unge mennesker uvurderlige positive oplevelser. Vi har skabt en god arbejdsplads sammen! En af de rigtigt spændende historier handler om, hvordan vores indsats i forhold til at skabe en god arbejdsplads har båret frugt. I 2010/2011 opnåede vi: Arbejdsmiljø gencertificering foretaget af Det Norske Veritas, der giver den grønne krone smiley fra Arbejdstilsynet. På landsplan er der kun uddelt 27 krone smiley er til handicap-døgntilbud. En 6. plads i konkurrencen Danmarks Bedste Arbejdsplads 2010 og vinder af specialprisen, Mangfoldighedsledelse. Placering på listen Europas Bedste Arbejdspladser (virksomheder med under 500 ansatte), blandt 860 andre virksomheder fra 18 lande opnåede vi en 13. plads i Paris i maj af 42

17 3. INSPIRATION NYT: Vi trives! Arbejdspladsens høje sociale kapital og gode arbejdsmiljø afspejler sig også i interne trivselsmålinger. Esbjerg Kommune har i april 2011 gennemført en trivselsmåling Danmarks bedste arbejdsplads - for mig, blandt alle kommunens arbejdspladser. Samlet set har vi udelukkende opnået tilfredsstillende resultater på vores arbejdsplads. Vi scorer generelt højt i undersøgelsen - Ja, faktisk skal forvaltningens topscorer findes på Edelsvej. Afdelingsleder Johnny G. Jensen har på en skala fra 1,00-10,00, hvor 10,00 svarer til helt enig, scoret ikke mindre end taller ud af 60 mulige. Hertil kommer, at de 5 laveste scorer ligger mellem 8,75 og 9,25. Samtlige 16 medarbejdere har svaret og dermed er undersøgelses svarprocent 100 % (se bilag 6). Sådan en historie er værd at dele, og vi mener også selv, at vi har rigtig god trivsel. Vi bidrager til at løse samfundsmæssige udfordringer! Det er vigtigt for vores arbejdsplads at tage et medansvar for løsningen af sociale og miljømæssige udfordringer i det omfang, vi kan. Derfor har vi valgt to indsatsområder: integration af socialt udsatte borgere og effektiv miljøstyring. Som det kan læses i kapitel 10b, tager vi en række CSR-initiativer inden for disse områder, og vi er selvfølgelig glade, når vi kan se, at vores indsats gør en forskel. Der er mange solstrålehistorier at dele om mennesker, der efter års ledighed/sygdom er kommet videre efter praktikophold, aktivering eller job med løntilskud hos os. NYT: Vores arbejdsplads er ligeledes vigtige bidragsydere, i styregruppen for VINSA, Syd. Vi har bl.a. gennem VINSA biddraget og deltaget i et seniorprojekt se yderligere omtale heraf i kapitel 10. Vores miljøstyring er noget ganske andet, igen et område, hele personalegruppen er engageret i. I 2007 blev vores arbejdsplads fremhævet som det gode eksempel i Esbjerg Kommune, fordi vi allerede dengang var i front med miljørigtige tiltag. Det er endnu en historie, der skaber stolthed hos os. Medarbejdere udtaler: Vi er Danmarks bedste arbejdsplads, fordi der er ingen, der bliver gjort forkerte her. Vi står ved det vi gør og indrømmer gerne vores fejl. Ledelsen gør et godt stykke arbejde for at profilere stedet, og det er dejligt at møde mennesker, der har hørt om os på en positiv måde. Vi er stolte af det arbejde, vi udfører, og er gode til at rose hinanden. Edelsvej er mulighedernes arbejdsplads. Vi har en unik positiv stemning! Jeg er meget stolt, af det vi udretter. Jeg er meget stolt af at være en del af Bofællesskaberne Edelsvej. Jeg er stolt af min arbejdsplads, og vil mere end gerne fortælle andre om Edelsvej, og jeg er sikker på, at jeg er kommet på rette hylde. Humor og faglig stolthed fylder rigtig meget. Jeg går ofte hjem fra arbejde med et smil på læben over en sjov hændelse - en god historie. På min arbejdsplads gøres der rigtig meget i.f.t. arbejdsglæde og personalegoder. Det er skønt at have et job, hvor man både har energi, når man kommer og går. Vedlagt: Bilag 6: Eksempel på medarbejderundersøgelsen Danmarks bedste arbejdsplads for mig, af 42

18 4. INFORMATION 4. INFORMATION Hvordan deler lederne især toplederne informationer med medarbejderne, og fremmer en transparent kultur? Ledelsen tilstræber en god balance mellem for lidt og for meget information til medarbejderne. At dele information er forudsætningen for medarbejderinddragelse, som vi vægter højt. På den anden side kan mængden af information også blive så voldsom, at den tager unødig energi fra den enkelte medarbejder. Derfor skelner vi mellem, hvilke informationer der er nødvendige for alle medarbejdere, og hvilke der kun er relevante for en særlig gruppe. Vi lægger også vægt på en klar skelnen mellem informationer, ledelsen har ansvar for at formidle, og informationer, den enkelte medarbejder selv har et ansvar for at opsøge i forbindelse med konkrete opgaveløsninger. Informationer gives mundtligt på møder eller skriftligt. Mundtlig information Vi benytter os af Fællesmøder, hvor alle medarbejdere inviteres med. De, der ikke er på arbejde får timegodtgørelse for deres deltagelse. MED-møder. Arbejdsmiljøgruppemøder. Afdelingernes personalemøder. De enkelte møder er uddybet i kapitel 5b. Ud over møderne formidles information i de daglige overlapninger på de enkelte afdelinger. Skriftlig information Referat fra ledermøder sendes ud til alle afdelinger. Nyhedsbreve fra arbejdsmiljøgruppen sendes ud til alle medarbejdere. Referat fra MED-møder sendes ud til MED-udvalget og alle afdelinger. Orienteringsbreve fra toplederen sendes pr. mail til alle ansatte ved større ændringer eller nye tiltag.. NYT: Ledelsen lægger vægt på, at kommunikationen er personlig og foregår i øjenhøjde men samtidig struktureret, strategisk og fokuseret. Medarbejderne har desuden adgang til intranet i Esbjerg Kommune. Her kan de efter eget valg følge med i, hvad der rører sig i kommunen. Det samme gælder vores hjemmeside. Den rummer mange informationer, som alle efter eget valg kan læse. Ikke alle nyheder skal gives på skrift. Når der skal deles dårlige nyheder om f.eks. besparelser, bliver der indkaldt til fællesmøde og i tilknytning hertil også ofte sendt en mail ud med information om, hvad besparelserne konkret betyder for os, og hvordan vi skal klare udfordringerne. I forbindelse med afskedigelse af en medarbejder meddeles beslutningen direkte til den afdeling, det vedrører. Vi har de seneste 4 år fået foretaget tilsyn, som medarbejder-, ledelses- og borgerrepræsentanter deltager i. Der udarbejdes en skriftlig tilsynsrapport, der efter politisk be- 17 af 42

19 5. INVOLVERING handling og godkendelse offentliggøres. Rapporten lægges også ind på vores hjemmeside (se bilag 7). I kapitel 3a, under Et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, beskriver vi, hvordan synlighed frigiver energi. Men en transparent kultur, hvor alt lægges åbent frem, betyder også, at alle medarbejdere har mulighed for at forholde sig aktivt til informationer, målsætninger, beslutninger, politikker m.m. Det er udgangspunktet for at kunne diskutere, stille spørgsmål og få indflydelse. Det, at vi har åbenhed om lønindplacering og lønpolitik, er også et tegn på en transparent kultur. Alle medarbejdere kan gå ind på vores fællesdrev og se, hvad hvem får i løn, samt begrundelserne for tildelingen af de lokale lønmidler. Der er med andre ord intet hemmelighedskræmmeri, og ledelsen lægger ikke skjul på, at det kan betale sig økonomisk at gøre en ekstra indsats. Ved denne praksis skiller vi os klart ud fra de fleste virksomheder i branchen. Vedlagt: Bilag 7: Tilsynsrapport INVOLVERING 5a. Hvordan kan medarbejderne stille spørgsmål, give feedback og i det hele taget kommunikere med lederne især toplederne? Alle afdelinger af Bofællesskaberne Edelsvej er placeret på den samme matrikel, og medarbejdere og ledere er fysisk tæt på hinanden. Toplederen kommer rundt på de forskellige afdelinger, og den enkelte afdelingsleder er også til stede på sin afdeling og deltager i det pædagogiske arbejde. Dette afføder en naturlig dialog i hverdagen, hvor medarbejderne har rig lejlighed til at stille spørgsmål og give feedback. Medarbejdere er også velkomne til at kigge forbi toplederens kontor. Døren er altid åben, bortset fra mellem kl. 10 og 12, og toplederen er generelt meget tilgængelig. Det er altid muligt at aftale et møde, hvis en medarbejder ønsker en længere drøftelse, ligesom man kan ringe eller sende en mail. Medarbejderne kan være sikre på at få svar, og det samme gælder, hvis de kontakter deres afdelingsleder. De formelle fora og kanaler, der er til rådighed for medarbejderne til at kommunikere med ledelsen, er beskrevet i punkt 5b. NYT: Udover de formelle fora og kanaler der er til rådighed for medarbejderne, i kommunikationen med toplederen, stiller toplederen også gerne op til eller inviterer til fælles dialog i personalegruppen. En fælles dialog, hvor medarbejderne er i fokus og har mulighed for at stille spørgsmål til toplederen ingen spørgsmål er dumme eller forbudte. Denne form for kommunikation, er yderst vigtig for såvel medarbejdere som ledere og topleder. Det handler bl.a. om gensidig forventningsafstemning, at blive mødt og ikke mindst en anderkendelse af medarbejderne og de fælles udfordringer, vi står overfor. Senest inviterede toplederen til fælles dialog den 11. maj Et arrangement, der adskilte sig væsentlig fra øvrige fællesmøder ved, at medarbejderne fik mulighed for dialog, uden ledelsens tilstedeværelse. Efterfølgende indtog toplederen den varme stol og medarbejderne fik mulighed for at skyde løs med spørgsmål til toplederen også de kritiske spørgsmål. Spørgsmålene blev stillet som fælles neutrale spørgsmål af den samlede personalegruppe. Det handler om, at turde stille spørgsmål og øve sig i, at give og modtage kritik. En positiv oplevelse for begge parter, som foregik i et anerkendende miljø. 18 af 42