Referat af bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde Mødekreds Bestyrelsen + Erik, Jeef, Troels (medarbejderrep.) og Maiken (referent). Øvrige medarbejdere til relevante punkter. Mødedato 18. marts 2015 Mødetid Mødested Indkaldere Mødetype Forplejning CISUs sekretariat, Klostergade 4a, 3. sal, 8000 Aarhus C Susanne, Louise og Erik Ordinært møde Frokost, frugt og kage. En sandwich/salat til at tage med på toget efter mødet. 1. Godkendelse af dagsorden og referat Bilag 1.1. Udkast til referat af møde 9. februar Ansvarlig: Formandskab Bestyrelsen godkendte dagsorden og referat. 2. Opfølgning mål og opgave 2: En civilsamfundspolitik der kan bruges Bilag 2.1. Indstilling om opfølgning Bilag 2.1.a. Note om Civilsamfundspolitikken Ansvarlig: Susanne, Louise og Jon Jeef præsenterede indstillingen. Siden Civilsamfundspolitikken blev lavet, har vi håbet på og opfordret til, at Danida ville lave en plan for implementering af politikken. Det er dog ikke sket, formentlig fordi der ikke er politisk vilje til det. Fokus er andre steder. Flere af CISUs rejser i efteråret viser, at ambassaderne ikke bruger politikken, når de skal designe deres programmer. Landeprogrammerne burde involvere Civilsamfundspolitikken og civilsamfundet i formuleringen af programmerne. Der har netop været en proces i forhold til Zimbabwe, hvor det foregik på en god måde. side 1

2 Så det kan lade sig gøre. CISU kommenterer løbende på den manglende implementering. Vibeke har bedt om at få taget det op i Udviklingspolitisk Råd i efteråret. Indstillingen handler om fortsat at bruge Civilsamfundspolitikken som løftestang til at få fokus på civilsamfundet. Bestyrelsen drøftede, at selve Danidas måde at håndtere høring på kan være ekskluderende for civilsamfundsorganisationer. De ofte meget korte høringsfrister gør det svært at nå at lave høringssvar og få dem behandlet ordentligt i organisationerne. Det er vigtigt, at CISU nævner Civilsamfundspolitikken i alle høringssvar, vi sender ind om forskellige emner. Bestyrelsen vedtog indstillingen og besluttede desuden, at vi skal samle vores dokumentation for den manglende implementering. Det skal forelægge, inden politikken behandles i Udviklingspolitisk Råd, så Vibeke kan være klædt godt på til det. 3. Opfølgning mål og opgave 3: Viden om en verden i stærk forandring Bilag 3.1. Indstilling om opfølgning Ansvarlig: Vibeke og Ali Jeef præsenterede indstillingen, som handler om at fortsætte de vedtagne fire tiltag: 1. Give vore medlemmer adgang til informationer om sydnetværk og fonde, som de kan bruge i deres partnerskaber 2. Sikre at information om resultater fra deres arbejde monitoreres og kommunikeres 3. Etablere kontakt til relevante syd netværk og fonde for at kunne vurdere deres kapacitet til at levere ydelser til potentiel gavn for vore medlemmers partnere 4. Planlægge og gennemføre kapacitetsydelser i Danmark for vore medlemmer som inkluderer inputs og erfaringer fra Syd. Under det første tiltag hører bl.a. verdenskortet på hjemmesiden, som snart er klar til at blive offentliggjort. Søren og Helene fra sekretariatet lavede en præsentation af det. Formålene med verdenskortet er at give medlemmer og partnere redskaber til at netværke og forstå landekontekst bedre samt synlighed af medlemmers arbejde i Syd. Førstnævnte er det primære omdrejningspunkt for, hvordan verdenskortet er blevet udviklet. Når man laver en ny platform som denne, er det vigtigt at kunne holde informationerne opdaterede. Derfor bygger verdenskortet primært på oplys- side 2

3 ninger, som vi i forvejen registrerer, særligt i forbindelse med ansøgninger til puljerne. Vi vil gerne have medlemmer og deres partnere til at give feedback om rigtigheden af oplysninger og give nye oplysninger. Alle lokale partnere er blevet registreret med koordinater, og det bliver muligt at søge blandt dem. Som en positiv bivirkning har vi også registreret danske organisationers koordinater og lavet et danmarkskort. Det gør det muligt for ambassader, journalister og andre udefra at finde frem til forskellige organisationer. Der er mest information om de lande, hvor flest af CISUs medlemmer arbejder. Morten foreslog, at der er færre oplysninger for de lande, hvor der er sikkerhedsproblemer for civilsamfundsorganisationer. Det kan så fremgå, at det skyldes sikkerhed og ikke manglende oplysninger. I forhold til konteksten i de enkelte lande, linker vi til forskellige indeks. Bestyrelsen drøftede, hvordan disse indeks skal udvælges, og hvilket ansvar CISU har i den forbindelse. Vi beder CIVICUS om at hjælpe os med at vurdere rigtigheden af de enkelte indeks. Bestyrelsen udtrykte begejstring for verdenskortet og havde flere ideer til informationer og visning: - Markere hvilke projekter, der er best practice - Vise hovedstatistikker, når man kommer ind på kortet (antal organisationer, lande, projekter mv.) - For danmarkskortet vise hovedstatistikker for et område, så visningen i især København bliver mere overskuelig - Tematisk opdeling af medlemmer - Gøre det mulig for medlemmer at embedde danmarkskortet i deres egne hjemmesider/facebook, så de kan vise sig selv i den sammenhæng Bestyrelsen godkendte indstillingen. 4. Positionspapir om organisationers rolle i Nord Bilag 4.1. Indstilling positionspapir Bilag 4.1.a. Endeligt udkast til positionspapir Bilag 4.1.b. Grafik til positionspapir Ansvarlig: Vibeke og Ali Troels præsenterede det endelige udkast til positionspapiret, som også blev behandlet på bestyrelsens seneste møde. Det er nu et klassisk CISU-produkt i den for- side 3

4 stand, at mange har været involveret i at udvikle det. Siden bestyrelsens seneste møde har det været rettet til og drøftet på Faglig Dag med bevillingssystemet. Bestyrelsen havde ikke mange indholdsmæssige kommentarer til udkastet. Det er let forståeligt og til at forholde sig til. Bestyrelsen drøftede, hvilken rolle positionspapiret får, og hvordan det kan formidles til medlemmerne. Positionspapiret kommer til at danne udgangspunkt for den del af retningslinjerne for Civilsamfundspuljen, som omhandler oplysningsarbejde. Det bliver en del af samlede vurdering, men der bliver ikke stillet minimumskrav om, at man skal lave oplysningsarbejde eller gøre det på en bestemt måde, for at komme i betragtning til puljen. Samtidig er det dog et forsøg på at få medlemmer til at gøre mere. Det behøver ikke være meget store ting, men hvis alle medlemmer gør lidt mere, vil det tilsammen betyde noget for den hjemlige dagsorden. Formidlingen af positionspapiret er vigtig, men også svær. Jubilæumsseminaret bygger på positionspapirets budskaber, det vil blive nævnt i retningslinjer for puljerne og derudover vil det blive brugt af CISUs medarbejdere i rådgivning og kurser. Bestyrelsen tiltrådte indstillingen. 5. Positionspapir om organisationers rolle i skrøbelige situationer Bilag 5.1. Indstilling positionspapir Bilag 5.1.a. Endelig udkast til positionspapir Ansvarlig: Vibeke, Ali, Morten og Runa Signe præsenterede det endelige udkast til positionspapir. Det er første gang, det behandles på et bestyrelsesmøde. De fire ansvarlige har dog kommenteret ad flere omgange. Det har været en lang proces, som startede fordi Civilsamfundspolitikken lægger vægt på arbejdet i skrøbelige situationer. Derudover har der været et behov for mere klarhed i retningslinjer og rådgivning om, hvad vi mener med skrøbelighed. Papiret forsøger at udfolde, at hver skrøbelig situation giver nogle særlige muligheder og begrænsninger i udviklingsarbejdet. Papiret har desuden fokus på arbejdet med rettigheder, som man ofte kan glemme i en krisesituation. Retningslinjerne til Civilsamfundspuljen giver en særlig fleksibilitet i vurderingen af ansøgninger til skrøbelige situationer. Positionspapiret kan være med til at gøre medlemmerne opmærksomme på, om de arbejder i en skrøbelig situation, ligesom det kan være en hjælp til dem, der gør det. side 4

5 Bestyrelsen godkendte indstillingen med en række positive kommentarer til positionspapiret. Det vil herefter gennemgå korrektur og layout, så det kan blive trykt snarest. Jeef nævnte, at flere af de ældre positionspapirer vil blive revideret i det kommende år. 6. Årsregnskab 2014, revision af budget 2015 og budget 2016 Bilag 6.1. Årsregnskab 2014 Ansvarlig: Jon Bolette præsenterede regnskabet. Det kan være noget forvirrende grundet Udenrigsministeriets opstilling. Vi kan ikke få lov at lave om på den for dette regnskab, men forhåbentligt for 2015-regnskabet. Bolette og Jon har mødtes om regnskabet. Bolette gennemgik detaljerne i regnskabet. De væsentligste pointer var: - På indtægtssiden er der ca kr. mere i indtægt end budgetteret. Det skyldes bl.a. o nye satser på fakturerede timer o lidt flere medlemmer og dermed kontingentindbetalinger o en gennemgang af vores moms af en ekspert - På udgiftssiden er der ca kr. lavere forbrug end forventet. o Der har været lidt større forbrug på IT og inventar o På alle andre linjer har forbruget været som forventet eller lidt under. Fx billige rengøring og forsikring. - Underskuddet er på ca mod forventet ca kr. Bestyrelsen kommenterede, at det vil være fint at vise i regnskabet, hvilke poster der er betalt af Udenrigsministeriet og hvilke af CISU selv. Så vil det være tydeligere, om besparelser giver flere midler i Civilsamfundspuljen eller ej. Regnskabet skal desuden fremstilles mere pædagogisk på generalforsamlingen. Erik kommenterede, at den interne revisor, Anders Bjørnkær, har været meget aktiv og en god sparringspartner. Han er tilfreds med regnskabet. Han har dog kommenteret på CISUs fordeling af midler på forskellige banker i forhold deres sikkerhed. Vi bør ikke have mere end 1/3 i Merkur, der har en ret lav sikkerheds-rating. Samtidig vil Arbejdernes Landsbank, som vi også bruger, som noget nyt kun have 25. mio. stående hos dem ad gangen, fordi renten er negativ. Bolette arbejder på at imødekomme dette og finde en ny bank. Det var oppe på generalforsamlingen sidste år, at vi bør se på bankernes CSR profil. Det er dog vanskeligt at finde en bank med de rig- side 5

6 tige værdier og en god rating. Vi kan ikke placere midler i Oikos, da deres fond er medlem af CISU. Bestyrelsen godkendte regnskabet for 2014 og roste, at det forelå så tidligt i forhold til generalforsamlingen. I forhold til budgettet for 2015 og 2016 fortalte Erik, at det ikke ligger klar til bestyrelsens godkendelse. Det skyldes udskiftning på controller-posten. Det vil derfor blive sendt til bestyrelsen til godkendelse pr. . Generalforsamlingen har i udgangspunktet kun råderet over foreningens egne midler. I udgangspunktet vil de være fordelt som hidtil. Der er afsat til foreningens kampagner og aktiviteter. De vil blive anvendt således: til folkemøde til løn til journalistpraktikant til jubilæumsseminar til buffer til bl.a. folketingsvalg Bestyrelsen havde ikke nogen yderligere ønsker til budgettet på nuværende tidspunkt. 7. Forberedelse af generalforsamling Bilag 7.1. Udkast til program Bilag 7.2. Udkast beretning Bilag 7.3. Udkast bestyrelsens ramme og prioriteringer Bilag 7.4. Indstilling forslag om volontørprogram Bilag 7.4.a. Udkast til CISUs retningslinjer Bilag 7.4.b. Udenrigsministeriets retningslinjer Bilag 7.5. Revideret forslag til vedtægtsændring Bilag 7.6. Forslag til ny kontingentstruktur Bilag 7.7. Indstilling initiativpris Ansvarlig: Susanne, Louise og Jon Program Bestyrelsen gennemgik det foreløbige program for generalforsamling og jubilæum. En kort beretning fra Vibeke om Udviklingspolitisk Råd lægges ind efter formandens beretning. Formandskabet godkender det endelige program for generalforsamling og reception, mens Runa og Jon er involveret i seminaret, da de indgår i programmet der. side 6

7 Beretning Bestyrelsen drøftede udkastet til beretning, og særligt hvordan relationen til Globalt Fokus skal fremgå. Den er noget uklar, og derfor kan det være svært at beskrive det præcist i beretningen. Det skal uddybes lidt i den skriftlige beretning og nævnes i den mundtlige beretning og kontekstoplægget på generalforsamlingen. CISUs jubilæums skal nævnes. Formandskabet godkender den endelige beretning. Bestyrelsens ramme og prioriteringer Bestyrelsen havde følgende kommentarer til udkastet: - Internt review i efteråret som forberedelse af eksternt review skal fremgå - FNs verdensmål bliver omtalt lidt forskelligt. Det skal ensrettes og måske forklares, da ikke alle ved, hvad det er. - CISUs arbejde i Globalt Fokus skal fremgå Bestyrelsen godkendte udkastet med de faldende bemærkninger. Indstilling om volontør-pulje Erik præsenterede indstillingen. Hvis bestyrelsen godkender den, sendes ansøgningen afsted til Udenrigsministeriet. Dernæst laves et forslag til generalforsamlingen med dette udgangspunkt. Generalforsamlingen skal godkende det, hvis CISU skal påtage sig nye puljer, jf. vedtægterne. CISU søger om 2,5 mio. kr. Der skal en hel del ansøgninger til for, at der bliver afløb for pengene, fordi vi ikke må dække rejseomkostninger. Morten kommenterede, at det er kritisabelt, at Udenrigsministeriet ikke vil dække rejseomkostninger for volontørerne, men kun deres ophold. Erik fortalte, at CISU vil anlægge de fortolkninger, der er mulige inden for Udenrigsministeriets ramme, så flest mulige udgifter kan dækkes. Bestyrelsen godkendte indstillingen og drøftede, hvorvidt CISU kan offentliggøre sit udkast til retningslinjer, før vores ansøgning er godkendt af Udenrigsministeriet. Bestyrelsen besluttede, at vi i stedet vil offentliggøre Udenrigsministeriets retningslinjer samt de principper, som CISU vil lægge til grund for vores egne retningslinjer. Så kan medlemmerne begynde at forberede sig på at søge sammen med deres partnere. Forslag om vedtægtsændring Bestyrelsen kommenterede udformningen af forslaget, som også blev behandlet på det sidste bestyrelsesmøde. Det skal fremgå tydeligere, at forslaget handler om at give bestyrelsen større mandat til at vælge en ledelsesform. Selve forslag handler ikke om den givne ledelses- side 7

8 form, som dog danner baggrund for forslaget. I forslaget er merudgiften til ledelse under den nye form nævnt det skal være det korrekte beløb. Troels kommenterede, at bestyrelsen skal forberede sig på spørgsmål om, hvad man får for dette beløb. Erik supplerede, at det vil være flere ledelsestimer i en større organisation. Formandskabet og ledelsen gør forslag færdigt til generalforsamlingen. Kontingent Maiken præsenterede forslaget til kontingent. Kontingentet baserer sig på medlemmernes omsætning frem for antal ansatte, som det har gjort hidtil, jf. forslaget til kontingent på sidste generalforsamling. Kontingentsatserne foreslås at være de samme som sidste år. På baggrund af omsætningstal fra medlemsundersøgelsen, har vi forsøgt at lave de nye kontingentgrupper, så der vil være samme antal medlemmer i hver gruppe. Så vil forenings kontingentindtægter være nogenlunde de samme. Vi kender dog ikke alle medlemmers omsætning, og der er en vis risiko for, at beregningen i forslaget viser sig ikke at holde stik. Derfor foreslås det, at medlemmer, som får højere kontingent, får mulighed for en overgangsordning i Erik kommenterede, at vi ikke, som det står i indstillingen, vil bede medlemmerne om at sende deres regnskaber til os. Det vil kræve for store ressourcer af både dem og os. I stedet vil vi bede dem om at indberette deres omsætning til os, fx gennem medlemslogin. Bestyrelsen godkendte forslaget, som nu skal stilles op som et forslag til generalforsamlingen. Initiativpris Louise og Vibeke fortalte om indstillingerne til initiativprisen. De var: - Bilka, indstillet af Louise og Vibeke - Karen Ulrik Petersen fra Githabais Venner. Indstillet af et bestyrelsesmedlem fra samme forening. - Karin Høy fra Aktion Børnehjælp tidl. Abbé Pierres Klunsere - i anledning af deres 50 års jubilæum. Indstillet af bestyrelsen i samme forening. - Jakob Knudsen fra foreningen Hjælp Ukraines Børn. Han er blevet indstillet af to fra en anden forening, Det Europæiske Hus - Operation Dagsværk. Indstillet af sekretariatet. Bestyrelsen drøftede, hvem der skal modtage prisen. Det kan være svært at finde en modtager, som på én gang lever op til alle de ting, som er nævnt i prisens fundats: person eller organisation, som har gjort en særlig indsats for at engagere, in- side 8

9 spirere og mobilisere danskerne til at engagere sig i det globale udviklingsarbejde. Gerne på en nytænkende og kritisk måde, som vækker debat og diskussion. Bestyrelsen besluttede at give prisen til Operation Dagsværk for deres mangeårige indsats på ungdomsuddannelserne. De vælger ofte kontroversielle projekter, som skaber debat. Samtidig har de engageret mange tusinde unge i oplysningsarbejde på uddannelsesstederne gennem årene. Bestyrelsen besluttede desuden, at den frem mod næste års uddeling af initiativprisen vil gøre mere for at gøre opmærksom på prisen, så der bliver indstillet flere til den. Rollefordeling på generalforsamlingen Bestyrelsen fordelte oplæg og præsentationer således: - Susanne: Velkomst og beretning - Vibeke: Beretning fra Udviklingspolitisk Råd - Bolette: Regnskab - Louise: Bestyrelsens ramme og prioriteringer - Vibeke og Morten: forslag om vedtægter og forslag om volontørpulje - Jon: kontingent og budget Bestyrelsen var enige om at forberede sig i god tid. Maiken kontakter den enkelte for at aftale, hvordan powerpoints skal laves. Status fra repræsentanter, undergrupper og sekretariat Erik fortalte om et internt møde på sekretariatet om arbejdet i Globalt Fokus. CISUs medarbejdere sidder med i mange arbejdsgrupper. Mødet skulle bidrage til mindre usikkerhed omkring rollerne og visse emner i Globalt Fokus. Strukturerne kan være svære at gennemskue, ligesom det skal afklares, hvor mange ressourcer vi vil bruge på arbejdet. Vibeke fortalte om seneste møde i Udviklingspolitisk Råd. Vibeke har også sendt bullets til bestyrelsen og supplerede derfor. Det var særligt relevant, at Rådet drøftede, hvilke punkter de gerne vil have taget op i år. Vibeke foreslog udmøntning af Civilsamfundspolitikken, så hun forventer, at det vil blive taget op i efteråret. Erik fortalte om reaktionerne på CISUs forslag om en strategisk platform i Danmark til opfølgning af FNs verdensmål. Der har været position respons fra miljøet og særligt fra FN-forbundet, som også er medlem af CISU. Vi afventer svar fra Udenrigsministeriet. Erik orienterede om møde med Jonas Dahl, som er finansordfører i SF. Vi forsøgte at få et møde i forbindelse med finanslovsforhandlingerne i efteråret. Det lykkes ikke, side 9

10 men han ville gerne mødes. Hans mest relevante pointe til os var, at folketingsmedlemmerne kan rejse en del på studietur. Vi kan kontakte udvalgssekretæren for Udenrigsudvalget og forsøge at få en civilsamfundsvinkel ind i deres rejser. Den øvrige kontakt til SF foregår gennem Trine Mach, som er udviklingsordfører. Erik orienterede om, at bestyrelsen netop har modtaget en indstilling på mail om nyt medlem til bevillingsudvalget. Der var flere gode ansøgninger, og sekretariatet indstiller en med en stærk rettighedsprofil. Morten, som er puljeansvarlig i bestyrelsen, har erklæret sig inhabil. Morten fortalte om Faglig Dag med bevillingssystemet. Det var spændende og godt at se, at fin-tuningen mellem bevillingsudvalg, bevillingskonsulenter og sekretariat lykkes og er meget konstruktiv. På den næste Faglig Dag vil brugen af oplysningsmidler i projekter blive taget op. Erik orienterede om tre høringssvar, som sekretariatet har sendt til Udenrigsministeriet om social dialog, CSR-puljen og Zimbabwe landeprogram. Bestyrelsen har ikke været involveret, da der har været meget korte høringsfrister. Sekretariatet har holdt sig til det politiske grundlag. Bestyrelsen vil få disse og fremtidige høringssvar på mail til orientering, når det ikke er muligt at inddrage bestyrelsen i formuleringen af dem. 8. Eventuelt Vibeke spurgte til, om formandskabet har overvejet et tidspunkt for MUS med Erik. Susanne stopper som formand efter generalforsamlingen og synes, det giver bedst mening, at det nye formandskab tager det op. Susanne foreslog desuden, at bestyrelsen vedtager en samtalestandard, som kan bruges til MUS for ledelsen. Vibeke spurgte desuden om, hvorfor sekretariatet ikke har reageret på mail-tråd fra bestyrelsen om det dokument om medlemmernes bidrag til udvikling, som, bestyrelsen på sidste møde besluttede, skal laves. Erik forklarede, at det skyldes usikkerhed omkring, hvem målgruppen for dokumentet skal være, samt tidsnød. Bestyrelsen besluttede, at Vibeke, Morten og Runa holder et møde med sekretariatet for at afklaret de sidste spørgsmål, så sekretariatet kan arbejde videre med at lave et sådant dokument. Det bliver efter generalforsamlingen. side 10