Rudersd a l kommune Øv erødv ej Holte

Transkript

1 Rudersd a l kommune Øv erødv ej Holte D a t o : S t a t s f o r v a l t n i n g e n S t o r e t o r v A a b e n r a a V i har skrev et til Banedanmark, Rudersdal kommune, Michael Gøttge Madsen, Christian Hagelin, Jacob Holm Hansen, Poul Flemming Ekstrand, Thomas Fischer, Bente Thode A ndersen, Mette Gøttge Madsen, Hanne Nielsen, Grethe Dahl og Jette Charlotte Jørgensen, v edr ørende ejendommen matr.nr a, Birkerød By, beliggende Stationsv e j 500, 3460 Birkerød, kommune ns j.nr I har klaget ov er Rudersdal Kommunes afgørelse om aktinds igt. Svar på klage Statsforv altningen har behandlet jeres klage af 30. marts 2015 ov er Rudersdal Kommunes afgørelse om aktindsigt v edrørende en sag om opførelse af en mast på 33 meter på ov ennæv nt e ejendom. S a g s n u m m e r. : S A G S B E H A N D L ER : J y t t e v o n D e y e n T e l e f o n : E A N - N r s k r i v t i l o s v i a b o r g e r. d k w w w. s t a t s f o r va l t n i n g e n. d k E K S P E D I T I O NS - O G T E L EF O NT I D ER f i n d e s p å w w w. s t a t s f o r va l t n i n g e n. d k/ ko n t a kt Dette brev er inddelt i fire punkter : 1. A fgørelse 2. Begrunde lse 3. Retsregle r 4. Klagev ejle d ning 1. Afgørelse Vi stadfæster efter omstændighederne kommunens afgøre ls e om aktinds igt i mastesa ge n. Det betyder, at v i ikke foreta ge r mere. 1

2 V edrørende lovgrundlag Statsforv altningen har v ed sin afgørelse lagt til grund, at I ikke kan anses for parter i forv altningslov ens forstand. V i har herv ed lagt til grund, at I ikke v ille få indbliks - og skyggegener i v æsentlig omfang som følge af beliggenheden af masten i forhold til jeres ejendomme. V i har derfor behandlet jeres sag om aktindsigt efter offe nt lighe ds lov e n. 2A NemIndsigt V i v urderer, at kommune ns NemI nds igt er et tilbud. V i v urderer dog også, at såfremt kommunen v ælger at henv ise dertil, skal arkiv et lev e op til regler ne om aktindsigt. Dette indebærer, at såfremt der er akter, som kommunen helt eller delv is ikke giv er indsigt, skal kommunen henv ise til den bestemmelse i offentlighedslov en, som kommune n har gjort undtage lse efter. Da byggesagen er trukket tilbage, får det ikke betydning i forhold til sagen om masten på Stationsv e j 500. Mette og Michael Madsen har i brev af 1 4. juli bemærket, at der ikke v ar adgang til høringsmaterialet i høringsperioden. De har henv ist til akterne 1 97, 1 98 og V i har lagt v ægt på, at kommunen i brev af 1 2. maj har bemærket, at der ikke er noget krav om, at akter skal være tilgængelige på kommune n s hjemmes ide. Det fremgår imidlertid af kommunens brev af 1 2. maj om aktindsigt til Jacob Holm Hansen, at kommune n gav aktindsigt v ia NemI nd s igt. Dette fremgår også af kommunens brev af 1 6. januar om aktindsigt til Benthe A ndersen. V i har også lagt v ægt på, at kommunen i brev af 27. februar bl.a. har bemærket følgend e: Jeg er af Jan Harboe blevet bedt om, at sende dig alt materiale i sagen. Denne 1. mail indeholder en aktoversigt, hvoraf det også fremgår, hvilke dokumenter der er lukket for aktindsigt. Du vil modtage en del mails med de bilag der er åbne for aktindsigt. De enkelte mails vil være nummeret i overskriften og det vil tydeligt blive markeret, hvilken der er den sidste i rækken. 2B Metadata /æ ndr ed e datoer 2

3 V i v urderer, at kommunen skal journalisere akter med datoer for modtagelse eller afsend e lse. Da byggesagen er trukket tilbage, får det ikke betydning i forhold til sagen om masten på Stationsv e j 500. Benthe A ndersen har bemærket, at akterne i NemI nds igt ændrer dato. Kommunen har bemærket, at der ikke er krav om, at dokumenter skal v ære påført aktnumre. Datoen er seneste ændring af metadata. Sagsakterne er efterfølgende sendt digita lt på et usb-stik. V i har lagt v ægt på, at det fremgår af offentlighedslov ens 1 5, at journalsystemet skal v ære indrettet således, at det indeholder bl.a. oplysninger om dato for dokume nt ets modtage lse eller afsend e ls e for de dokume nt er, der journa lis er es. Dette er begrunde t i bl.a. identifik at ions - og kontrolhe nsy n. V i har herv ed henset til, at det fremgår af kommunens hjemmeside, at afdelingen Byplan bl.a. v aretager opgav er v edrørende planlov en. A fdelingen har derfor delv ist til opgav e at serv icere udv alg og kommun a lb esty r e lse n. Det fremgår ikke af offentlighedslov en, at akterne skal nummeres. Om de skal dette v il derfor v ære et spørgsmål om god forv altningsskik. Dette ligger udenfor v ores kompete nc e, da v i kun behand le r klager efter byggelov e n. 2C Fejlagtig offentligt fremlagt intern akt. 2. B egrundelse for afgø relsen V i v urderer, at interne akter, som v ed en fejl er lagt offentligt frem, fortsat anses for interne akter, som kommune n ikke er forpligt et til at giv e aktindsigt i. Der fremgår af klagebrev af 30. marts 201 5, at akter om intern ma ilkorrespondance mellem ledende medarbejdere i forv altningen har ligget offentligt tilgængelige i en periode, men de er nu trukket tilbage. 2D intern akt 225 Sådan vurderer vi sag en V i v urderer, at kommunen skulle hav e ekstraheret det interne indhold af akt 225 og hav e giv et aktinds igt i resten. Endv idere burde kommunen hav e taget stilling til, om der v ar grundlag for at giv e aktinds igt i den interne del af akten ud fra reglen om meroffe nt lighe d. Dette får dog ikke betydning for mastesa ge n, da sagen om masten er trukket tilbage. Mette og Michael Madsen skrev i brev af 1 4. juli 201 5, at akt nr. 225 v ar lukket, da kommune n gav aktinds igt i akterne 265 og

4 Hertil har kommunen i brev af 28. oktober anført, at akt nr. 225 er et internt notat med kommentarer internt i forv altningen og uden oplysninger om faktiske forhold af relev ans for sagen. Bente Thode A ndersen har imid le rt id i br ev af 25. nov emb e r skrev et, at det det interne akt angår mail af 1 4. januar fra en borger og mailkorrespondance af 1 6. januar E Akterne nr. 258 og 259 V i v urderer, at kommune n har giv et jer aktinds igt i akterne 258 og 259 med bilag. Det fremgår af brev af 1 4. juli fra Mette og Michael Madsen, at den af kommunen giv ne aktindsigt i akterne 1 58 og 259 v ar mangelfuld, og det meddelte de kommunen den 6. juli Den 1 4. juli hav de de fortsat ikke fået aktindsigt i de mangle nd e akter. Ifølge kommunens mail af 6. september om fremsendelse af akterne 258 og 259 fremgår, at bilag er v edhæftet. Såfremt det ikke er lykkedes jer at få kendskab til de v edhæftede bilag, har I mulighe d for igen at bede kommune n derom 2F B rev af 10. juli 2015 til borgmesteren. V i afv iser dette punkt, da d et ligger udenfor v ores kompetence at tage stilling til aktinds igt i akter, der ikke angår en byggesag. V i er endv ider e opmærks om på, at I er i besiddels e af kopi af maile n. V i foreta ge r ikke mere herv ed Mette og Michael Madsen har skrev et i brev af 1 4. juli 201 5, at deres brev af 1 0. april til borgmeste r e n ikke v ar akteret på sagen, da de fik aktindsigte n. Kommunen har oplyst, at brev et ikke er akteret på sagen i byplansafdelingens sag om masten, da mailen blev besv aret af afdelingen for ejendomme, der bl.a. administ re r er kontrakt lige forhold. 2G Sagsnumrene 11/ og V i finder, at kommunen har handlet i ov erensstemmelse med reglerne om aktindsigt, herunde r 7, v ed ikke at giv e dig aktinds igt i de to anført e sagsnumr e. Bente Thode A ndersen har i brev af 24. august gjort bemærkninger om den liste, som kommunen sendte hende den 21. juli Hun har bemærket, at hun fra kommunen har modtaget en liste fra kommunen ov er sager der er knyttet til og 4

5 udsprunget af sagsnummer 1 1 / Hun er dog herudov er stødt på sagsnumrene 1 1 / og , som ikke er på listen. Kommune n har oplyst, at sagen me d jour na lnum me r 1 1 / er en fejlsk r iv ning. Kommunen har i brev af 28. oktober skrev et om sagsnr , at det er en fejloprettet sag, der alene består af akt nr. 266 i sag 1 1 / A kten "omfatter alene mail af 23. februa r fra A nne P." Det fremgår af 7, stk. 2, nr. 2, at retten til aktindsigt omfatter med de i næv nte undtagelser indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser v edrørende den pågælde nd e sags dokume nt e r. 2H Sag ( ). V i v urderer, at da kommunen sendte jer akter, der refererede til "F( ), skulle kommune n v ed aktinds igt e n til jer hav e oplyst om fejlop ret n inge n. Det fremgår af brev af 1 4. juli fra Mette og Michae l Madsen, at der i akt 266 refereres til sag "F( ). Der er v ed aktindsigt ikke medsendt information om "F( ). Hertil har kommunen i brev af 28. oktober skrev et, at det er en fejloprettet sag, der alene består af akt nr. 266 i sag 1 1 / A kten "omfatter alene mail af 23. februa r fra A nne P." 2I Ingen notat om optagelse af telefonsam t al e V i v urderer, at der ingen akt er om optagels e af telefons a mt a le n at giv e aktinds igt i. Bente Thode A ndersen har i brev af 24. august bemærket, at hun optog telefonsamtale af 3. marts med kommunen. Dette oplyste hun til kommunen. Der er imidle rt id ingen notat på sagen om he ndes oplysning til kommune n. Kommunen har i brev af 28. oktober skrev et, at kommunen ikke gjorde notat på sagen. Der v ar derfor inge n notat at giv e aktinds igt i. V i bemærker v ejledende, at kommunen kun skal gøre notat om faktiske forhold af betydning for sagen. 2J Ingen aktindsigt i referat om møde mellem operatørerne og kommunen V i afv iser dette punkt, da det ligger udenfor v ores kompetence at tage stilling til aktinds igt i akter, der ikke angår en byggesag. 5

6 Mette og Michael Madsen har i brev af 1 4. juli bemærket, at I A kt 1 43 fra 1 2. september er omtalt møder mellem operatørerne og Rudersdal Kommune, hv or der fra kommunens s ide er udtry kt ø ns ke om at man får s amlet antennepos i - tionerne i fælles master/sendeanlæg i kommunen og derv ed ikke får så mange små master/sendeanlæg. Der ses ikke noget referat fra disse møder som omtales af ansøger, og der er heller ikke meddelt aktinds igt i sådanne dokume nt e r. Kommunens udtalelse Kommune n har sendt udtale ls e af 1 2. maj og 28. oktober I har fået kopi heraf. Endv idere har kommunen på anmodning sendt os en mail af 1 0. september og 4. december Det fremgår heraf, at angiv else af sag med j.nr. 1 1 / er en fejlskriv ning og at kommunen ikke noterede oplysning om Bente Thode A ndersens optagels e af telefons a mt a le af 3. marts og af mødet melle m operatør er ne. 3. Retsregler A nv endte retsregle r m.v. Her er de retsregler, som v i har truffet afgørelsen efter. Retsreglernes fulde ordlyd finde r du på inf or mat i on. dk. B yggeloven, jf. lovbekendtgør els e nr af 14. oktober Kommunalbestyrelsens afgørelser truffet i henhold til denne lov kan, for så v idt angår retlige spørgsmål, påklages til statsforv altningen, jf. dog 1 2, stk. 7, 1 6 C, stk. 4, og 1 8 A, stk. 4. Stk. 2. Kommunalbestyrelsens afgørelser kan i øv rigt ikke påklages til anden administrativ myndighed. Statsforv altningens afgørelser efter stk. 1 kan ikke påklage s til anden administ ra t iv myndighed. Stk. 3. Kommunalbestyrelsens afgørelser kan påklages af afgørelsens adressat og andre, der har en indiv iduel, v æsentlig interesse i sagens udfald. Danske Handicaporganisationer og medlemsorganisationer heraf er tillige berettiget til at påklage kommun a lb esty re lse ns afgøre ls er v edrørende handic ap f or hold. Stk. 4. Økonomi- og erhv erv sministeren kan fasts ætte bestemmelser om, at påklage ikke kan ske i sager v edrørende bestemmelser af underordnet eller mindre indgr ib e nde betydning. 25. Søgsmål til prøv else af beslutninger, der er truffet af administrationen i henhold til denne lov eller de i medfør af lov en udfærdigede forskrifter, skal anlægges inden 6 måned e r efter den dag, beslut ninge n er meddelt den pågælde nd e. Stk. 2. Ov ertrædelse af 6 D, stk. 2, og de i medfør af 8, stk. 1, nr. 2-4, og stk. 2 og 3, og 9 fastsatte regler kan gøres gældende i et civ ilt søgsmål mod den, der har begået ov ertrædelsen eller har ansv aret for den ulov lige tilstands opretholdelse. Dette gælder dog ikke søgsmål om lov liggørelse, når dispensationen er meddelt efter regler ne i 22. Lov om offentlighed i forvaltningen, lo v nr. 606 af 12. juni Enhv er kan forlange at bliv e gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbinde lse med dens v irksomhe d. Stk. 2. Retten til aktinds igt omfat t er med de i næv nte undtage ls er 1 ) alle dokume nte r, der v edrører den pågælde nd e sag, og 6

7 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser v edrørende den pågældende sags dokume nte r. Stk. 3. Retten til aktindsigt efter stk. 2, nr. 1, i et d okument, der er afsendt af myndighed e n m.v., gælder først fra dagen efter afsende lse n af dokume nt et I sager, hv or der v il bliv e truffet afgørelse af en myndighed m.v., skal den pågældende myndighed m.v., når den mundtligt eller på anden måde bliv er bekendt med oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige v urderinger, der er af betydning for sagens afgørelse, snarest muligt gøre notat om indholdet af oplysningerne eller v urderingerne. Det gælder dog ikke, hv is oplysningerne eller vurderinge r ne i øv rigt fremgår af sagens dokume nte r. Stk. 2. En myndighed m.v. skal i sager, hv or der v il bliv e truffet en afgørelse, endv idere snarest muligt tage notat om v æsentlige sagsekspeditionsskridt, der ikke i øv rigt fremgår af sagens dokume nte r. Stk. 3. Notatpligten efter stk. 1 og 2 gælder ikke i forbindelse med behandlingen af sager inden for straffer ets p le je n. Meroffe nt ligheds p r inc ip pet 1 4. Det skal i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt ov erv ejes, om der kan giv es aktindsigt i dokumenter og oplysninger i v idere omfang, end hv ad der følger af Der kan giv es aktindsigt i v idere omfang, medmindre det v il v ære i strid med anden lov giv ning, herunder regler om tav shedspligt og regler i lov om behand ling af personop lys ninge r. Stk. 2. Stk. 1 gælder også i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt i dokumenter og oplysninger, som indgår i sager, der er undtaget fra aktinds igt efter Dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forv altningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens v irksomhed, skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øv rigt. Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form. Stk. 2. Et dokument omfattet af stk. 1, som forv altningsmyndigheden har modtaget eller afsendt, skal journaliseres snarest muligt efter dokumentets modtagelse eller afsend e lse. Stk. 3. Journalsystemet skal v ære indrettet således, at det indeholde r følgende oplysninge r om de dokume nt e r, der journa lis e res : 1 ) Dato for dokume nt ets modta ge lse eller afsend e ls e. 2) Kort tematisk angiv e lse af dokume nt ets indhold. Stk. 4. Pligten til at journalisere efter stk. 1-3 gælder for statslige forv altningsmyndigheder omfattet af 2 og kommunale og regionale enheder, der kan henre gne s til den kommuna le og regiona le centralforv a lt ning. Stk. 5. V edkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om helt eller delv is at undtage forv altningsmyndigheder m.v., der er omfattet af stk. 4, fra pligte n til at journa lis e re. Stk. 6. V edkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om, at pligten til at journalisere efter stk. 1 og 2 også skal gælde for kommun a le og regiona le enheder samt selskabe r m.v., der ikke er omfa tte t af stk Retten til aktindsigt omfatter ikke interne dokumenter. Som interne dokume nt e r anses 1 ) dokume nte r, der ikke er afgiv et til udenforst å e nd e, 7

8 2) dokumenter, der efter 24, stk. 1, udv eksles på et tidspunkt, hv or der er konkret grund til at antage, at en minister har eller v il få behov for embedsv ærkets rådgiv ning og bistand, og 3) dokumenter, der efter 25 udv eksles i forbindelse med økonomiske eller politiske forhandlinger eller i forbindelse med drøftelser om fælles kommunale og regionale politis ke initiat iv e r. Stk. 2. Dokumenter omfattet af stk. 1, der afgiv es til udenforstående, mister deres interne karakter, medmindre afgiv elsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre ligne nde grunde. Stk. 3. Økonomi- og indenrigsministeren kan efter forhandling med KL og Danske Regioner fastsætte regler om, i hv ilket omfang interne dokumenter i kommunernes eller regionernes besiddelse skal v ære omfattet af retten til aktindsigt, når de foreligger i endelig form. 36. Bliv er der fremsat anmodning om aktindsigt v edrørende dokumenter, der indgår i en sag, hv ori der er eller v il bliv e truffet afgørelse af en myndighed m.v., afgør denne myndighed m.v., om ansøgningen kan imødekommes. I andre tilfælde afgøres sager om aktindsigt af den myndighed m.v., der har dokumentet i sin besiddels e. Stk. 2. V edkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbeh andles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesv is ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i giv et fald underrettes om grunden til fristov erskridelsen og om, hv ornå r anmod ninge n kan forv entes færdigbe h a nd let. Stk. 3. Stk. 2 finder tilsv arende anv endelse i forbindelse med behandlingen af anmodninger om sammenstilling af oplysninger, jf. 1 1, og om indsigt i databeskr iv e lse r, jf Stk. 4. V edkommende minister kan fastsætte bestemmelser, der frav iger reglen i stk Dokumenterne skal udlev eres i den form, som den, der har fremsat anmod n inge n, ønsker. Dette gælder dog ikke, 1 ) hv is det er umuligt eller meget v anskeligt eller der foreligger andre tungtv eje nde modhe nsy n, eller 2) hv is materia let er offe nt ligt tilgænge ligt. Stk. 2. Stk. 1 finder tilsv arende anv endelse i forbindelse med behandlingen af anmod n inger om samme nst illin g af oplysnin ge r eller indsigt i en databeskr iv e ls e. Stk. 3. Justitsministeren fastsætter regler om betaling for udlev ering af dokumenter samt for udlev er ing af en samme nst illing af oplysninge r eller en databeskr iv e lse. V ejledning om lov om offentlighed i forvaltningen, jf. vejledning nr af 19. december 2013 Punkt , stk. 1, nr. 1, indebærer som næv nt, at ethv ert dokument, der ikke afgiv es til udenforstående, betragtes som et internt dokument. Et dokument, der udv eksles mellem forskellige enheder inden for samme myndighed ( intern afgiv else), betragtes som et internt dokument, idet der ikke er tale om afgiv else til udenforst å e nde. V ed afgørelsen af, om forskellige enheder skal anses som en del af samme myndighed eller som selv stændige myndigheder, skal der nav nlig tages udgangspunkt i en organisatorisk præget v urder ing af forholdet mellem de 8

9 pågældende enheder. Der kan i den forbindelse bl.a. lægges v ægt på, om den pågældende administrativ e enheds opgav er er klart afgrænsede fra andre administrativ e enheders, om enheden v aretager omfattende og selv stændige opgav er, om enheden er undergiv et andre enheders instruktionsbeføjelse, om der er rekursadgang til en anden enhed, om enheden træffer afgørelse på egne v egne, og hv ilke n grad af selv stændighed, enhede n indtage r. I den sammenhæng bemærkes, at det i ov erensstemmelse med grundsætningen om den kommunale og regionale enhedsforv altning gælder, at brev v eksling mellem en kommunalbestyrelse (regionsråd) og dennes udv alg, afdelinger og andre organer eller mellem disse organer indbyrdes betragtes som intern, dv s. der er t ale om brev v eksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed ( intern afgiv e ls e).. Punkt Efter 23, s tk. 2, mis ter interne dokume nte r, der afgiv es til udenfo r- stående, som hov edrege l deres interne karakter.. Hv is et internt dokument er kommet til en udenforståendes kendskab på grund af en fejl eller v ed et retsstridigt forhold, v il dokumentet ikke v ære afgiv et, da v edkommende myndighed mv. i sådanne tilfælde ikke kan anses for at hav e giv et afkald på den beskyttelse af dokume nt et, der følger af stk. 1. V ed udenforstående forstås en priv at fysisk eller juridisk person eller en myndighed, der ikke er en del af den myndighed mv., som har udarbejdet dokumentet. En udv eksling mellem forskellige enheder inden for sa mme myndighed v il således ikke fratage dokumentet dets interne karakter, jf. stk. 1, mens det v il v ære tilfældet, hv is der er tale om en anden selv stændig myndighed mv. (se dog pkt og ov enfor). Punkt En myndighed mv., der efter en konkret v urdering har undtaget et eller flere dokumenter eller dele heraf fra aktindsigt i medfør af 30-33, skal udtrykkeligt underrette den aktindsigtssøgende herom. Dette gælder dog ikke, hv is underretningen i sig selv v il afsløre forhold, som er undtaget fra aktindsigt efter , stk. 4, fastsætter, at pligten til at journalisere efter stk. 1-3 alene gælder for statslige forv altningsmyndigheder omfattet af lov ens 2 dv s. bl.a. ministerielle departementer, underliggende styrelser og direktorater, uafhængige råd og næv n samt for kommunale og regionale enheder, der kan henregnes til den kommunale og regionale centralforv altning. Journaliseringspligten efter stk. 1-3 gælder således ikke for kommunale og regionale enheder, der ikke kan henregnes til den kommunale og regionale centralforv altning samt for de institutioner mv., der er omfa tte t af lov ens 3-5. Udtrykket den centrale forv altning tager sigte på de adskilte enheder af den kommunale og regionale forv altning, i det omfang disse helt eller delv ist har til opgav e at serv icere udv alg og kommunalbestyrelse/regionsråd samt v aretage den centrale personaleadministration og organisatoriske planlægning v edrørende hele 9

10 myndigheden. Disse enheder v il herudov e r også kunne v aretage myndigheds - og driftsopgav er. Uden for den centrale forv altning falder herefter organisatorisk adskilte institutioner og enheder i kommunen/regionen, der hov edsageligt beskæftiger sig med driftsopgav er. Dette omfatter f.eks. daginst itutioner, sygehuse, plejehjem og plejecentre, bosteder efter sociallov giv ningen, skoler og andre underv isningsinstitutioner, herunder flere af sådanne institutioner med fælles ledelse. De forv altningsmyndigheder, forv altningsgrene og institutioner mv. o mfattet af lov ens 2 og 3, stk. 1, nr. 1 og 2, der ikke er omfattet af den lov pligtige journaliseringsordning, og som udøv er traditionel administrativ v irksomhed, herunder træffer afgørelser i sager, bør i ov erensstemmelse med de hidtidige principper om god forv altningsskik journalisere ind - og udgående post. Det er forudsat, at de pågældende institutioner mv. v il modtage v ejledning fra de relev ante myndigheder om, i hv ilket omfang der skal foretages journalisering efter de næv nte principper. Det er i den forbindelse ikke nødv endigt, at journaliseringen foretages i et egentligt (elektronisk) journalsystem, men journaliseringen kan også foretages v ed, at de pågældende ind - og udgående dokumenter opbev ares manuelt i f.eks. et (fortløb e nde ) ringb ind. Forvaltningsloven, jf. lovbekendtgør els e nr. 433 af 22. april En afgørelse skal, når den meddeles skriftligt, v ære ledsaget af en begrunde lse, medmind re afgøre lse n fuldt ud giv er den pågælde nde part medhold. 24. En begrundelse for en afgørelse skal indeholde en henv isning til de retsregler, i henhold til hv ilke afgørelsen er truffet. I det omfang, afgørelsen efter disse regler beror på et administrativ t skøn, skal begrundelsen tillige angiv e de hov edhensyn, der har v æret bestemme nd e for skønsudøv els e n. Stk. 2. Begrundelsen skal endv idere om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger v edrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt v æsentlig betydning for afgøre lse n. Stk. 3. Stk. 1, 2. pkt., og stk. 2 gælder ikke i de sager, der er næv nt i 1 1, stk. 2. Begrundelsens indhold kan i øv rigt begrænses i det omfang, hv ori oplysninger kan undtages fra aktinds igt, jf b. 4. Klagevejl edn ing Statsforv a lt ninge ns afgørelse kan ikke påklages til anden administ r at iv myndighed. Hv is Statsforv altningens afgørelse ønskes indbragt for domstolene, skal sagen efter byggelov ens 25 anlægges inden 6 måneder fra modtagelsen af dette brev. Civ ilt søgsmål kan anlægges såv el mod kommu ne n som Statsforv a lt n inge n. Hvem har fået kopi af dette brev V i har sendt en kopi af dette brev til kommune n og til ejeren. Med v enlig hilsen 10

11 Byggelov og andre lovområder 11