Juli Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

Transkript

1 Juli 2016 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 4 2. Udbudsbetingelser Udbudsform Ordregiver Oplysning om BO-VEST Aftaleperiode Tilbudsgivers forbehold Kontraktvilkår 6 3. Formkrav til indhold Åbning af tilbud Andre forhold omkring tilbuddet Spørgsmål til udbudsmaterialet Ejendomsret til udbudsmaterialet 9 4. Beslutnings-procedurer Tidsplan Likviditet Cash flow-oversigt daglige bankforretninger Investeringsrammer Rammer for placering af BO-VEST s likviditet Bankforretninger Minimumskrav Tildelingskriterier Tilbuddets samlede økonomi (40%) It-løsninger (40%) Kvalitet og service (20%) Kapitalforvaltning (Nedennævnte vedrører både delaftale 1 og delaftale 2) Minimumskrav Tildelingskriterier Samlet omkostning (25%) Kvalitet (65%) Risikovurdering (10%) 22

3 9. Kontraktforhold Bilag 24

4 1. Indledning BO-VEST udbyder hermed håndtering af boligforeningens bankforretninger og kapitalforvaltning. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvor der udbydes 2 delaftaler: Delaftale 1: De daglige bankforretninger + kapitalforvaltningsmandat på 150 mio. kr. Delaftale 2: 2 kapitalforvaltningsmandater a ca. 225 mio. kr. Eftersom BO-VEST ønsker at operere med 3 forskellige kapitalforvaltere, kan der kun bydes på en af delaftalerne og det skal tydeligt fremgå af tilbuddet, hvilken delaftale tilbudsgiver byder på. Hver delaftale evalueres selvstændigt som angivet i udbudsmaterialet. Kontrakten på delaftale 1 tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og evalueringen foretages som angivet i udbudsmaterialets afsnit 7.2, men en vægt på 50% på bankdelen og 50% på kapitalforvaltningen. Kontrakterne på delaftale 2 tildeles ligeledes de to økonomisk mest fordelagtige tilbud, og evalueringen foretages som angivet i udbudsmaterialets afsnit Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

5 2. Udbudsbetingelser 2.1. Udbudsform BO-VEST udbyder hermed bankforretninger og kapitalforvaltning. Udbuddet foretages som et offentligt udbud i henhold til EU s Udbudsdirektiv 2014/24/EU og som implementeret ved udbudsloven 1564 af 15. december Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i 2 faser: Udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen vurderes den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Udvælgelsen sker på baggrund af minimumskravene. I tildelingsfasen vurderes de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilke tilbudsgivere der skal have tildelt kontrakterne. Tildelingerne vil ske på baggrund af de angivne tildelingskriterier. Hver delopgave vil blive tildelt ud fra kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud Ordregiver Den ordregivende myndighed er: BO-VEST Udbuddet gennemføres i samarbejde med og med assistance fra BO- VESTs rådgiver i dette udbud: Deloitte Financial Advisory Weidekampsgade København S 2.3. Oplysning om BO-VEST BO-VEST er et boligadministrationsselskab, der ejes af de tre boligorganisationer Albertslund Boligselskab, Vridsløselille Andelsboligforening og Tranemosegård. BO-VEST administrerer boliger i Brøndby, Albertslund, Ishøj og Greve og beskæftiger 250 personer, der udfører en bred vifte af opgaver. Der 5 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

6 arbejder omkring 50 personer i administrationen og omkring 200 på ejendomskontorerne i boligafdelingerne. Administrationen varetager udlejning af boligerne, sekretariat, kommunikation & udvikling, økonomisk og teknisk administration, samt fælles styring af byggesager. Ejendomskontorerne tager sig af daglig drift i afdelingerne og har den tætte kontakt med beboerne. Bo-Vest er administrator for antenneforeningen af 1986 med ca medlemmer Aftaleperiode Aftalerne om kapitalforvaltning forventes at gælde fra og bankforretninger ligeledes fra og begge aftaler forventes at løbe i 4 år. BO-VEST har herefter option til at forlænge aftalen med 2 gange 12 måneder med den valgte bank og de valgte kapitalforvaltere på uændrede vilkår. Etableringen og den eventuelle overflytning af bankforretninger og kapitalforvaltnings depoter til en anden kapitalforvalter aftales efter kontraktindgåelse Tilbudsgivers forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold for grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne. Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder forbehold for grundlæggende elementer i udbuds- og kontraktbetingelserne. Sådanne tilbud betragtes som værende ikke konditionsmæssige. Eventuelle forbehold, som ikke vedrører de grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne, vil blive kapitaliseret og indgå i den samlede evaluering af tilbudsgivers tilbud. Hvis tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres denne til at stille begrundede spørgsmål, jf. pkt Kontraktvilkår Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristen, torsdag den 1. september Misligholdelse I tilfælde af misligholdelse, der eksempelvis kan omfatte men ikke er begrænset til overskridelse af tidsfrister, manglende advisering, fejlagtig validering, mangler eller fejl ved tilbudsgivers telekommunikationssystem, skal BO-VEST kompenseres for direkte tab, herunder kompensation til tredjemand baseret på dansk rets almindelige principper. Tilbudsgiver kan også ophæve aftalen ved misligholdelse uden varsel. Hvis BO-VEST ophæver aftalen som følge af tilbudsgivers misligholdelse, er tilbudsgiver forpligtet til at erstatte BO-VEST de med misligholdelsen forbundne udgifter, herunder bl.a. merudgifter eller manglende indtægter, der 6 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

7 knytter sig til samarbejde med en anden kapitalforvalter i den resterende del af aftaleperioden. Kravet afgøres i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler Tvister Eventuelle tvister om forståelsen af aftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse heraf skal, hvis enighed ikke opnås, afgøres endeligt ved voldgift i overensstemmelse med reglerne i lov nr. 553 af 24. juni 2005 om voldgift med senere ændringer Opsigelse BO-VEST kan under aftaleperioden opsige engagementet med øjeblikkelig varsel fra tilbudsgivers side. I relation til kapitalforvaltningen står det endvidere BO-VEST frit for at ændre i kapitalfordelingen mellem kapitalforvaltere. Aftalen kan opsiges af de finansielle samarbejdspartnere med 6 måneders varsel til den 1. i en måned Overdragelse De udbudte opgaver kan ikke uden BO-VEST s skriftlige samtykke overdrages helt eller delvist til andre. 7 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

8 3. Formkrav til indhold BO-VEST har indgået aftale med Deloitte om assistance med at gennemføre dette tilbud. Tilbuddet skal derfor være Deloitte i hænde senest: Torsdag den 1. september 2016, kl Tilbud, der kommer senere end denne frist, vil blive afvist. Tilbuddet, mærket: Udbud Kapitalforvaltning BO-VEST eller Udbud Bankforretninger BO- VEST skal sendes eller afleveres til: Deloitte Financial Advisory Director Torben Dam Weidekampsgade København S Tilbuddet skal afleveres i 3 eksemplarer i hardcopy, heraf 1 originalt underskrevet eksempel med 1 kopi samt 1 elektronisk udgave (USB-stik) af hele det afleverede tilbudsmateriale. Tilbuddet kan ikke sendes elektronisk, men sendes eller afleveres til den ovenfor angivne adresse. Er der uoverensstemmelse mellem papirudgaven og den elektroniske udgave (USB-stik), gælder det originale underskrevne eksemplar. Tilbud, der indleveres på andre af vores kontorer, anses ikke for rettidigt afleveret og vil ikke komme i betragtning. Tilbuddet skal være skriftligt og afgives på baggrund af samtlige krav, ønsker og bestemmelser til den del af udbuddet, der bydes på. Det skal fremgå tydeligt, hvilke ydelser der afgives tilbud på. Tilbuddet skal indeholde navn, adresse, kontaktperson og adresse på tilbudsgiver Åbning af tilbud Der er ikke mulighed for at overvære åbningen af de indkomne tilbud Andre forhold omkring tilbuddet BO-VEST forbeholder sig ret til at afvise tilbud, der ikke er skrevet på dansk. BO-VEST forventer, at al kommunikation med tilbudsgiver i hele aftalens løbetid vil foregå på dansk. BO-VEST forventer, at kommunikation med kapitalforvalteren sker med en fast udpeget person i banken og hos kapitalforvalterne. BO-VEST kan afvise tilbud, der ikke opfylder tilbudskravene. 8 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

9 Alle omkostninger, som tilbudsgiver måtte have i forbindelse med udformningen og afgivelse af tilbuddet, er BO-VEST uvedkommende Spørgsmål til udbudsmaterialet Er der spørgsmål til udbudsmaterialet, kan disse stilles pr. til: Deloitte Financial Advisory Director Torben Dam tdam@deloitte.dk Mærket: Spørgsmål Udbud Kapitalforvaltning BO-VEST eller Udbud Bankforretninger BO-VEST Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere ens. Dette indebærer bl.a., at ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme oplysninger under udbudsforretningen. Tilbudsgiver kan skriftligt stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og såvel spørgsmål som svar vil i anonymiseret form blive fremlagt på boligforeningens hjemmeside. Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret om spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade, idet ansvar for eventuelt forkert tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver Ejendomsret til udbudsmaterialet Alle tilbud og de tilhørende bilag betragtes som BO-VESTs ejendom og returneres ikke. 9 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

10 4. Beslutningsprocedurer Efter modtagelse og gennemgang af tilbuddene vil der blive afholdt teknisk afklaring med udvalgte dvs. ikke nødvendigvis alle tilbudsgivere af ca. 1 times varighed i Glostrup. Ved disse møder vil tilbudsgiver få lejlighed til at præsentere den tilbudte løsning og serviceteamet. Udvalgte tilbudsgivere vil modtage en mødeindkaldelse med dato og klokkeslæt. Herefter besluttes det, hvilke tilbudsgivere der indstilles til Organisationsbestyrelsen i BO-VEST som værende fremtidige samarbejdspartnere. Efter Organisationsbestyrelsens møde får samtlige tilbudsgivere besked om udfaldet af udbuddet. Dette vil ske pr. . Herefter vil BO-VESTs kommende samarbejdspartner blive indkaldt til møde hos BO-VEST for at gennemgå og planlægge det videre arbejde Tidsplan Forventet tidsplan for gennemførelse af dette udbud: 30. juni Udsendelse af udbudsmateriale 1. september Tilbudsfrist Uge 38 Uge 43 Uge 43 Uge 44/45 Planlagt teknisk afklaring Indstilling til Organisationsbestyrelsen Orientering af tilbudsgivere om udfaldet pr. Kontraktindgåelse og planlagt møde mellem leverandør og BO-VEST 15. november Ikrafttræden ny kapitalforvaltningsaftale 15. november Ikrafttræden ny bankaftale 10 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

11 5. Likviditet 5.1. Cash flow-oversigt daglige bankforretninger Nedenfor følger en likviditets oversigt over de 2 største konti for perioden juli 2015 til juni Likviditetsforløbet forventes ikke at ændre sig i betydelig grad fremadrettet BO-VEST Hovedkonto Antenneforeningen Brøndby Hovedkonto 11 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

12 6. Investeringsrammer Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. nr af 16. december 2013, kapitel 12, 49, tillader BO-VEST at investere inden for nedenstående rammer: 1) I indlån i pengeinstitutter, som har hjemsted i et land inden for Den Europæiske Union eller i et land, som Fællesskabet har indgået aftale med på det finansielle område, 2) I realkreditobligationer, særligt dækkede realkreditobligationer, særligt dækkede obligationer og andre obligationer, som frembyder en tilsvarende sikkerhed, idet værdipapirerne skal være udstedt i og optaget til handel på et reguleret marked i et land inden for Den Europæiske Union eller i et land, som Fællesskabet har indgået aftale med på det finansielle område, 3) I obligationer eller gældsbreve udstedt eller garanteret af stater eller regionale eller lokale myndigheder med skatteudskrivningsret inden for Den Europæiske Union eller et land, som Fællesskabet har indgået aftale med på det finansielle område, eller 4) I afdelinger i investeringsforeninger eller tilsvarende institutter, specialforeninger, godkendte fåmandsforeninger eller registrerede professionelle foreninger, jf. lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v., når afdelingerne alene har almene boligorganisationer som medlemmer og alene placerer midlerne som anført i nr.1-3. Hvis midlerne anbringes i afdelinger af en forening, der administreres af et foreningsejet investeringsforvaltningsselskab, kan afdelingens midler dog i fornødent omfang placeres som aktier i investeringsforvaltningsselskabet Rammer for placering af BO- VEST s likviditet Inden for rammerne af ovenstående bestemmelser gælder følgende specifikke investeringsbegrænsninger for BO-VEST: På anfordringskonti i godkendte pengeinstitutter På aftalekonti i godkendte pengeinstitutter I skatkammerbeviser I indskudsbeviser I danske stats- og realkreditobligationer, herunder andre obligationer som tilbyder samme sikkerhed og samme grad af likviditet I investeringsforeninger, der investerer i danske stats- og realkreditobligationer, og som kun har boligforeninger som medlemmer. 12 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

13 BO-VESTs obligationsportefølje skal bestå af obligationer med mellemlang varighed. Den maksimale korrigerede varighed må således ikke overstige Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

14 7. Bankforretninger For læsevenlighedens skyld anbefaler vi tilbudsgiver at anvende samme opbygning og rækkefølge ved besvarelsen som i dette udbudsmateriale. Til vurderingen af tilbudsgivers egnethed skal vedlægges en række oplysninger. Tilbud der mangler dokumentation af de ønskede oplysninger kan forkastes som ikke-konditionsmæssige tilbud Bankforretningerne og kapitalforvaltning i delaftale 1, vurderes hver for sig, med hver 50%. Herefter sammenlægges de to pointtildelinger for at udpege det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tilbudsgiver skal således leve op til minimumskrav for både kapitalforvaltning og bank for at kunne byde på delaftale Minimumskrav Hvidvaskningsloven Tilbudsgiver skal erklære at de overholder Lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme Nr af 13. august 2013 med eventuelle senere ændringer Økonomisk og finansiel kapacitet Kopi af gyldig erhvervsansvarsforsikring Tilbudsgiver skal dokumentere, at tilbudsgiver overholder finanstilsynets tilsynsdiamant Leverede ydelser Tilbudsgiver skal tilbyde en trækningsret på 100 mio.kr Kontakt BO-VEST ønsker en overordnet kundeansvarlig ( one point of entry ) Se desuden punkt Implementeringsplan Tilbudsgiver skal fremvise en deltaljeret implementeringsplan i forbindelse med et eventuelt bankskifte. 14 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

15 Kontanthåndtering BO-VEST ønsker en løsning, hvor kontanter afhentes hos BO-VEST en gang om ugen Driftskonti Vi gør tilbudsgiver opmærksom på, at det står BO-VEST frit for at have mindre driftskonti hos alternative pengeinstitutter, hvis disse fx har en geografisk fordelagtig placering i forhold til afdelingen eller til brug for elektroniske betalingsmidler Generelt Alle omkostninger i forbindelse med varetagelse af overdragelsesforretningen skal oplyses i skemaform. Skemaet skal være udtømmende Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på økonomi, it-løsninger samt kvalitet og service. Vurdering af hvert underkriterium sker som en samlet vurdering. Af hensyn til beregning af det økonomisk mest fordelagtige tilbud er det vigtigt for BO-VEST at kende alle omkostninger og eventuelle gebyrer, der vil blive opkrævet ved håndteringen af de ovenfor nævnte deludbud. Tilbudsgiver bedes derfor oplyse, hvilke serviceydelser der er gebyr- eller omkostningsfri, samt hvilke der skal betales for, og hvor meget denne betaling vil udgøre. Der lægges betydelig vægt på, at oplysningerne er udtømmende i forhold til aftalen. Indholdet af, og krav til, de enkelte tildelingskriterier er beskrevet under de enkelte punkter nedenfor i udbudsmaterialet. Tilbuddets samlede økonomi (40%) It-løsninger (40%) Kvalitet og service (20%) 7.3. Tilbuddets samlede økonomi (40%) Kontoformer Som udgangspunkt opererer BO-VEST med ca. 160 bankkonti til at håndtere alle de daglige bankforretninger. Tilbuddene ønskes udformet således, at boligforeningen modtager samme rentesats for alle bankkonti. Boligforeningen fraskriver sig ikke retten til at disponere over likviditet til aftaleindlån, men forventer, at denne aktivitet vil være meget begrænset, da der ikke forventes at være et forretningsmæssigt grundlag for denne aktivitet. 15 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

16 Antenneforeningen af 1986, der administreres af BO-VEST skal ikke indgå i rentenetting ordningen, men BO-VEST forventer, at antenneforeningen opnår samme vilkår som BO-VEST Rentevilkår Rentetilskrivning bør primært finde sted via rentenetting med en topkonto. Der er dog visse kontoformer, hvor det ikke vil være hensigtsmæssigt, men vi forventer, at rentevilkårene er ens for alle konti. Renteberegning bør ske ved daglig forrentning af nettosaldoen for alle konti, der hører under hovedkontoen. Tilbudsgiver skal for de ovennævnte bankkonti anføre, hvordan renteberegning på kontoen finder sted, herunder: Principper for fastlæggelse af rente. Oplysningerne skal have en sådan detaljeringsgrad, at de kan danne grundlag for en beregning af forventet renteindtægt på en antaget modellikviditet. Tilbudsgiver skal anføre, hvilken rentesats (365/366 dage) i forhold til tillæg/fradrag for Cita alternativt Nationalbankens Indskudsbevisrente boligforeningen vil opnå af inde- og udestående på sine konti ved rentetilskrivning månedligt bagud. Renten skal være opgjort således, at det er tydeligt at se, hvad marginalen er i forhold til indlån/udlån og ved negativ, neutral og positiv indskudsbevisrente. Er renten afhængig af størrelsen på ind- og udeståender, skal rentesatserne opgives i saldointervaller. Det skønnes, at trækningsretten kun i ganske få tilfælde vil blive udnyttet fuldt ud. Er renten afhængig af niveauet af trækket, skal dette opgives i tilbudsmaterialet Betaling for transaktioner Tilbudsgiver skal vise en tydelig angivelse af, hvilke gebyrer der skal betales i form for overførsler, fx interne transaktioner og overførsel til anden bank Kredit- og hævekort BO-VEST har i dag 50 MasterCards Debit. Kortene bruges primært i forbindelse meddaglig drift på ejendomskontorerne m.m. Tilbudsgiver bedes oplyse om eventuelle gebyrer i forhold til hertil Depoter etablering og varetagelse af depoter Der ønskes en oversigt over prisstrukturen for depoter It-løsninger (40%) Netbank og systemkrav Boligforeningen anvender Unik-Bolig 4 som ERP system, EPOS lønsystem og internetbrowser fra Microsoft. 16 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

17 Tilbudsgiver skal stille en netbankløsning til rådighed for boligforeningen. Banksystemet skal være baseret på anvendelse af internetbrowser fra Microsoft. Tilbudsgiver skal beskrive, hvorvidt der skal foretages en særlig opsætning af browser eller installeres supplerende programmer på de computere, der skal anvende systemet. Derudover er der følgende forventninger til systemet: Vi ønsker, at systemet opleves som brugervenligt. Dette kan ske ved, at følgende kan udføres enkelt og nemt: a) Give mulighed for gruppering af konti og mulighed for at lægge en konto ind som favorit, så den er nem at udpege. b) Boligforeningen ønsker fri adgang til at trække oversigter i Excel der udviser daglige saldo med historik uden omkostninger. c) Give mulighed for at søge på et beløbsinterval og/eller en tekststreng i en nærmere angivet periode, samt mulighed for at søge/udskrive og afgrænse på dato/beløb/tekst. d) Kunne vise de daglige posteringer/kontoudtog med kontoens løbende saldo pr. postering. e) Kunne overføre filer/daglige/historiske posteringer/kontoudtog direkte til Excel. Dette gælder såvel almindelige bevægelser som for kortart 71 og 73. f) Give onlineadgang til at søge på posteringer/kontoudtog minimum 2 år tilbage og gerne længere. g) Give mulighed for at søge og slette/tilbageføre endnu ikke-effektuerede udbetalinger fra BO-VESTs udbetalingssystem. Tilbudsgiver skal beskrive muligheden. h) Give mulighed for at hente filer til indlæsning i Excel eller i et afstemningsmodul. Dette bør kunne ske i én arbejdsgang. i) Give mulighed for at danne betalinger til udenlandske konti. j) Give mulighed for, at nogle brugere kun har forespørgselsadgang. k) Betalinger bør altid kunne ske af indlægger og godkender. l) Give mulighed for, at BO-VESTs administratorer af systemet kan oprette, ændre og slette fuldmagtsforhold. Det skal kunne ske pr. konto og for samtlige konti. Altid 2 i forening. m) Tilbudsgivers cut-off-tid bedes beskrevet for henholdsvis inden- og udenlandske overførsler. n) Gemme kontonr. på faste modtagere. o) Ved koncernoverførsler kun 1 godkender p) Administration af betalingsfiler (kreditorer) 17 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

18 q) Mulighed for at slette anviste betalinger, som ikke er udført Kvalitet og service (20%) Rådgivning om daglige transaktioner BO-VEST ønsker rådgivning om effektivisering af pengestrømme, der indebærer minimalt rentetab, og arbejdsgange internt i boligforeningen Aftalekonti BO-VEST står frit i valget af placering af sin likviditet på aftalekonti i et andet pengeinstitut. Boligforeningen forventer at anvende aftalekonti i mindre omfang. Hvis tilbudsgiver kommer med et attraktivt tilbud på forrentning af samtlige løbende konti, vil anvendelsen af aftalekonti blive minimeret Servicering i implementeringsfasen BO-VEST lægger vægt på og forventer at det valgte pengeinstitut påtager sig arbejdet med at gennemføre et eventuelt skifte af finansiel samarbejdspartner. Det er vigtigt, at et eventuelt skifte forløber let og glidende uden omkostninger for BO-VEST. Dette gælder specifikt for eventuelt skifte af netbanksystem. Her forventes det, at den valgte tilbudsgiver er ansvarlig for hele konverteringen af netbanksystem og stiller med et team af kompetente medarbejdere, der gennemfører alle opgaver forbundet med konverteringen, herunder datakonvertering, eventuel implementering af hardware, uddannelse, overvågning og tests mv. Der forventes en detaljeret implementeringsplan fra tilbudsgiver Generel servicering og rådgivning Tilbudsgiver bedes beskrive, hvordan denne vil servicere BO-VEST på daglig basis, herunder kontaktpersoner, hvordan BO-VEST vil blive informeret og rådgivet om nye tiltag og ændringer inden for fx informationsteknologi, betalingsservice, bankoverførsler og andre områder af interesse. I tilbuddet bør det fremgå, i hvilket omfang BO-VEST kan søge råd og vejledning om kortvarig placering af overskudslikviditet for at undgå indestående på bankkontoen. 18 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

19 8. Kapitalforvaltning (Nedennævnte vedrører både delaftale 1 og delaftale 2) 8.1. Minimumskrav For læsevenlighedens skyld anbefaler vi tilbudsgiver at anvende samme opbygning og rækkefølge ved besvarelsen som i dette udbudsmateriale. Til vurderingen af tilbudsgivers egnethed skal vedlægges en række oplysninger. Tilbud der mangler dokumentation af de ønskede oplysninger kan forkastes som ikke-konditionsmæssige tilbud Økonomisk og finansiel kapacitet Kopi af gyldig erhvervsansvarsforsikring Det seneste regnskab (må gerne vedlægges på USB-stik) Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal tilbudsgiver godtgøre, at denne råder over de nødvendige ressourcer, fx ved at fremlægge dokumentation for disse enheders forpligtelser i så henseende Hvis tilbudsgiver er et datterselskab i en finanskoncern dags dato, skal moderselskabet/koncernhovedselskabet garantere for tilbudsgiver, herunder for eventuelle tab som følge af fejl begået af tilbudsgiver Udførelse af tjenesteydelsen er forbeholdt en bestemt profession Tilbudsgiver skal dokumentere, at denne er optaget på Finanstilsynets liste over fondsmæglere, der er godkendt til at udøve fondsmæglervirksomhed eller drive værdipapirhandel i Danmark Organisationen Tilbudsgiver skal vedlægge cv på de medarbejdere, der skal betjene BO- VEST. Boligforeningen lægger vægt på, at såvel pengeinstituttet som helhed som medarbejderne har erfaring med at betjene kunder af denne type og størrelse. Der henvises i øvrigt til punkt Teknisk og faglig formåen Tilbudsgiver skal dokumentere, at denne gennem minimum de seneste 3 år har forvaltet en portefølje omfattende de i investeringspolitikken angivne typer af investeringsaktiver og rammer for investeringsomfang. Dette 19 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

20 SKAL dokumenteres i form af en vedlagt fuld composite-rapport, inklusive noter. Tilbudsgiver skal dokumentere, at denne gennem minimum de seneste 3 år har erfaring med kapitalforvaltning af minimum et enkeltmandat på minimum 200 mio.kr. Tilbudsgiver skal dokumentere, at denne pr. 31. december 2015 havde minimum 4 mia.kr. under forvaltning Erklæring om, at tilbudsgiver lever op til GIPS Tilbudsgiver skal vedlægge erklæring om, at denne lever op til samtlige 2010 GIPS (Global Investment Performance Standards) krav Ansvarlige investeringer Tilbudsgiver skal dokumentere, at denne overholder FN s principper for ansvarlige investeringer, også kendt som UN PRI og Global Compact Best Execution Tilbudsgiver skal erklære, at reglerne for Best Execution overholdes og efterleves. Tilbudsgiver skal specifikt erklære, at denne ikke foretager nogen form for kursskæring på dennes diskretionære kapitalforvaltningsmandater 8.2. Tildelingskriterier Tildeling vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Samlet omkostning 25% Kvalitet 65% Risikovurdering 10% Underkriterierne er ikke angivet i prioriteret rækkefølge. Til bedømmelsen vil kriterierne blive vægtet inden for de fastsatte rammer, som anført ovenfor. Ved tildeling af kontrakter vedrørende forvaltning vil følgende underkriterier blive lagt til grund: 8.3. Samlet omkostning (25%) Ved vurderingen af kriteriet vil der blive lagt vægt på den samlede omkostning forbundet med forvaltningen af BO-VESTs midler. Besvarelsen skal tage udgangspunkt i den samlede maksimale årlige omkostning for kunden. Derfor skal følgende omkostninger indgå. 20 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

21 Alle omkostninger til anlæggelse af porteføljen fra start, herunder også spread af omkostninger Alle årlige omkostninger til forvaltningen af porteføljen opdelt på omkostninger til management fee og omkostninger til den årlige rebalancering af porteføljen Alle øvrige omkostninger, der måtte blive pålagt BO-VEST Der ønskes ikke tilbud med performance-afhængigt gebyr Kvalitet (65%) Ved vurderingen af dette kriterium vil der blive lagt vægt på: 1. Den af tilbudsgiver anvendte investeringsproces og -strategi(er). Der vil her blive lagt vægt på argumentationen for anvendelsen af investeringsprocesser og -strategier i forhold til risiko-/afkastprofilen på den portefølje, som tilbudsgiver foreslår i sit tilbud. 2. Eventuelle ændringer i investeringsstrategi i de seneste 5 år bedes udførligt beskrevet. 3. Hvilken værdi forventes de valgte investeringsstrategier at skabe for BO- VEST, herunder tilbudsgivers forventninger til afkast på den af tilbudsgiver angivne portefølje på 1 og 2 års sigt. 4. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvilke personalemæssige ændringer på ledelses-/beslutningsniveau der er sket i de seneste 3 år. 5. Tilbudsgiver bedes dokumentere værdien af de anvendte investeringsprocesser og -strategier i form af dokumentation af historiske afkast på årlig basis, som en tilsvarende portefølje har genereret gennem de seneste 5 år. Med en tilsvarende portefølje forstås en portefølje, der anvender samme aktivklasse og samme fordeling som BO-VEST. Dokumentationen ønskes i form af en Excel-oversigt med månedlige afkast på den pågældende portefølje og månedlige afkast på det tilhørende benchmark. Bilag 1 bedes anvendt til dette formål. 6. Tilbudsgiver bedes dokumentere performance for de seneste 5 år i form af composite-rapporter, der dækker, eller tilnærmelsesvis dækker, den samme aktivfordeling og aktivklasser, som foreslås. 7. Den af tilbudsgiver foreslåede porteføljesammensætning og relevante benchmark. Der vil her blive lagt vægt på argumentationen for den foreslåede porteføljesammensætning. Der lægges betydelig vægt på, at benchmark afspejler porteføljens sammensætning. 8. Ved vurderingen bliver der lagt vægt på det/den historiske årlige procentuelle handelsomfang/omsætning i de seneste 5 år på årlig basis for en tilsvarende portefølje og en beskrivelse af de væsentligste bevæggrunde for denne omsætningshastighed. 21 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

22 9. Angiv Information Ratio (baseret på 36 observationer) på en portefølje, der indeholder de i investeringspolitikken angivne typer af investeringsaktiver og rammer for investeringsomfang. 10. Tilbudsgiver bedes oplyse, hvorvidt de modtager "kick-back", kontant vederlag mv. fra deres forskellige samarbejdspartnere. Oplysningen skal indeholde navn på de pågældende samarbejdspartnere og den procentvise størrelse af "kick-back", kontant vederlag mv Risikovurdering (10%) Tilbudsgiver bedes beskrive risk-management- og compliance-procedurer for de områder, der er relevante for dette mandat. Der vil blive lagt vægt på, hvordan tilbudsgiver ved brug af relevante metoder og modeller måler og styrer risiko i forbindelse med porteføljeplejen og de i forlængelse heraf anvendte backup-procedurer. 22 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

23 9. Kontraktforhold BO-VEST forventer, at tilbudsgiverne sammen med tilbuddet vedlægger udkast til kontrakt. 23 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

24 10. Bilag Bilag 1: Finansiel Strategi Bilag 2: Månedlige afkast på en tilsvarende portefølje og det dertil hørende benchmark Bilag 3: Omkostningsark 24 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for BO-VEST

25 Om Deloitte Deloitte leverer ydelser inden for Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private virksomheder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencer til rådighed og yde service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Deloittes ca medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited