c/o Jens Viggo Moesmand, Hyldevænget 31, 4652 Haarlev tlf

Transkript

1 , cvr c/o Jens Viggo Moesmand, Hyldevænget 31, 4652 Haarlev tlf Til Borgmester Mogens Haugaard Nielsen / kommunalbestyrelsen Stevns Kommune Postboks St. Heddinge. fremsendt som og indleveret som brev. Stevns, den 21. juli 2014 Klage over sagsbehandling i Folkeoplysningsudvalget. Havkajak Stevns har tidligere henvendt sig til dig/kommunalbestyrelsen med anmodning om vejledning. Vort problem er den sagsbehandling, som foreningen har oplevet i Folkeoplysningsudvalget i , og som du har kendskab til i kraft af dit daværende medlemskab af Folkeoplysningsudvalget. Du har som borgmester afvist at give vor forening vejledning og har fastholdt, som det har været fortrykt på Folkeoplysningsudvalgets breve, at der ikke er klageadgang. Med Statsforvaltningens meddelelse til kommune og forening er det nu konstateret, at kommunens afvisning af klageadgang var ulovlig. Da vi heller ikke efter Statsforvaltningens afgørelse har modtaget den vejledning, som vi oprindeligt bad om, jf. Forvaltningsloven 25, fremsender vi hermed vor klage. Hvis der skulle være formelle fejl i denne sammenhæng, gentager vi vor anmodning om den vejledning, som Forvaltningsloven berettiger os til. Motivering og grundlag. Folkeoplysningsudvalgets sagsbehandling er ikke kun historie, for selv om konsekvenserne for vinteren ikke kan repareres med tilbagevirkende kraft, har det forrige Folkeoplysningsudvalgs sagsbehandling sat en målestok for, hvilken fremtidig sagsbehandling vor forenings ansøgninger kan udsættes for. Det glæder os, at det nye Folkeoplysningsudvalg har taget vores problemer alvorligt og har fundet en løsning for den kommende vintersæson, men af hensyn til fremtidig sagsbehandling er det imidlertid vigtigt for vor forening at få konstateret, i hvilket omfang god forvaltningsskik og Forvaltningsloven er gældende i samarbejdet mellem kommunen

2 og vor forening, samt i hvilket omfang Forvaltningslovens og Folkeoplysningslovens bestemmelser er forpligtende for Stevns Kommune. Der foreligger ikke mødereferater med information om drøftelser fra Folkeoplysningsudvalgets møder i perioden , da udvalget (iflg. den information vi har modtaget fra forvaltningen) havde besluttet ikke at skrive sådanne mødereferater, så vor senere begæring om aktindsigt har ikke givet os oplysninger om indholdet i udvalgsbehandlingen. To møder (et med udvalget og et med den afgående udvalgsformand) fastslog primært, at udvalget stod ved sine beslutninger uden at ville forholde sig til de faglige forhold omkring beslutningerne og uden at ville drøfte det legale grundlag for disse. Statsforvaltningens afgørelse har bagefter vist, at der ellers var grund til det. Vi bad medio 2013 skriftligt om en begrundelse for en afgørelse i Folkeoplysningsudvalget. Svaret konstaterede blot, at Folkeoplysningsudvalget havde truffet en beslutning, som der ikke kunne klages over. Vor senere aktindsigt har vist, at forvaltningen havde overvejet et sagligt svar, men denne mulighed gjorde udvalget ikke brug af. Fremstillingen i nedenstående klage er derfor baseret på den begrænsede, dokumenterede information, som vi råder over, på den lovtekst, som vi har kunnet finde i Retsinformation, og på Kommunernes Landsforenings publikation 1. Hovedpunkter. Havkajak Stevns klage har tre hovedpunkter, der kun i begrænset omfang er indbyrdes forbundne: 1. Uretmæssig forskelsbehandling af kommunens frivillige, almennyttige foreninger. 2. Tilsidesættelse af Folkeoplysningslovens bestemmelser vedrørende foreningers betaling for anvendelse af kommunale ressourcer. 3. Tilsidesættelse af Forvaltningslovens bestemmelser ved Folkeoplysningsudvalgets sagsbehandling. Faktuel baggrund. Den private forening Stevnshallerne havde i næste 40 år bl.a. drevet en svømmehal i St. Heddinge. De to foreninger Roklubben Stevns og Havkajak Stevns 2 havde i hele denne periode været brugere af denne svømmehal med fast tid hhv. søndag og lørdag, og havde modtaget kommunale driftstilskud til denne, godkendte aktivitet. I 2012 var denne svømmehal udslidt, og den blev afløst af en nybygget kommunal svømmehal, Stevnsbadet. Havkajak Stevns og Roklubben Stevns blev derefter optaget som brugere af den nye svømmehal på samme måde som i den gamle svømmehal, dvs. med hhv. lørdags- og søndagsaktivitet. Havkajak Stevns, hvis aktive medlemskreds omfatter børn, unge og voksne, og som modtager aktivitetstilskud til aktiviteterne for børn og unge, fik i 2012 efter ansøgning adgang til at benyttet Stevnsbadets svømmehal og varmtvandsbassin på samme tid som i den gamle svømmehal, dvs. hver lørdag kl På samme måde som i den gam- 1 Folkeoplysningsloven med kommentarer, Kommuneforlaget, 4. udg. 2. oplag 2014, redaktion: Mogens Karbo. 2 Havkajak Stevns var tidligere en autonom aktivitet Gymnastikafdelingen i Sydstevns G&I. Havkajak Stevns videreførte som en ny, selvstændig forening i 2005 med kommunens godkendelse alle Gymnastikafdelingens aktiviteter, herunder svømning og kajakaktiviteter. Side 2 af 14

3 le svømmehal var Havkajak Stevns selv ansvarlig for, at der var en livredder til stede under aktiviteterne, ligesom Havkajak Stevns selv bekostede opsætning i Stevnsbadet af reoler til de havkajakker, der anvendes hver uge til foreningens uddannelser. I 2013, efter at der var fremsendt ansøgning til Folkeoplysningsudvalget om uændret anvendelse af Stevnsbadet, blev det meddelt Havkajak Stevns, at der blev tildelt uændret tid i svømmehallen, men at udvalget ikke administrerede Stevnsbadets varmtvandsbassin. Den fortsatte anvendelse af varmtvandsbassin skulle købes hos halinspektøren. Havkajak Stevns indgik derefter en aftale med halinspektøren 3. Havkajak Stevns gjorde i august 2013 indsigelse, da vi ikke kunne forstå de økonomiske vilkår, og prøvede uden resultat 4 at få aktindsigt i den bagvedliggende økonomi. Vi kunne ikke få øje på de ekstra driftsomkostninger, der berettigede til en så høj lejepris. Foreningens forståelse af Folkeoplysningsloven er, at en kommune ikke må beregne sig et dækningsbidrag fra kommunens godkendte, almennyttige foreninger ved at indføre betaling for udvalgte kommunale ressourcer, jf. Folkeoplysningslovens 22, stk. 5 ( og det må ikke overstige udgiften ved kommunalbestyrelsens drift af de anviste lokaler). I vor forståelse må kommunens lokaledrift enten privatøkonomisk eller kommunaloffentlig. Som en privatøkonomisk forretningsaktivitet indgås der lejeaftaler på grundlag af Aftaleloven, og lejemål sidestilles med lokaler i andre private lejemål, så lejeomkostningen kan være tilskudsberettiget efter kommunens almindelige regler for private haller og lokaler. I hvilket omfang en kommune kan udnytte en sådan model, har vi dog ikke forudsætninger for at vurdere. Alternativt må driften være kommunaloffentlig, hvorefter Folkeoplysningslovens regler for prioritering i forhold til brugerkategori 5, for afgrænsning af betaling (gebyr) i forhold til driftsomkostninger 6 og 3 Svarbrev fra Stevns Bibliotekerne, fritid 6.maj 2013:..vurderet fra forvaltningens side, at det for Havkajak Stevns ikke er relevant at benytte varmtvandsafdelingen, samtidig med at det koster ekstra ressourcer at holde varmtvandsafdelingen åben... I kan evt. efter nærmere aftale med Halinspektøren leje varmtvandsafdelingen efter gældende prisblad. 4 Svarbrev fra Stevns Bibliotekerne, fritid 19.sept.2013 på (bl.a.) anmodning om begrundelse: Folkeoplysningsudvalget har behandlet jeres brev/mail af 15. august Da, der ikke foreligger nyt i sagen fastholdes den tidligere afgørelse. Klagevejledning: Udvalgets afgørelse er endelig, hvilket betyder, at afgørelsen ikke kan påklages. 5 Folkeoplysningsloven 21. Kommunalbestyrelsen anviser i prioriteret rækkefølge til den frie folkeoplysende virksomhed følgende til formålet egnede ledige lokaler, herunder idrætshaller og andre haller samt udendørsanlæg, som tilhører kommunen eller er beliggende i denne: Stk. 3. Ved anvisning af lokaler og udendørsanlæg skal kommunalbestyrelsen normalt prioritere i følgende rækkefølge: 1) Aktiviteter for børn og unge. 2) Folkeoplysende voksenundervisning, herunder aktiviteter i tilknytning hertil. 3) Aktiviteter for voksne. Stk. 5. Det er en betingelse for anvisning af lokaler, at foreningen opfylder lovens tilskudsbetingelser, men det er ikke en betingelse, at virksomheden får tilskud til undervisningen eller aktiviteten 6 Folkeoplysningsloven 22. De i 21 nævnte lokaler og udendørsanlæg stilles vederlagsfrit til rådighed med el, varme, rengøring og fornødent udstyr. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen afholder eventuelle udgifter til el, varme og rengøring i forbindelse med benyttelse af de i 21, stk. 1, nr. 2-4, nævnte lokaler m.v. Stk. 4. Hvis kommunalbestyrelsen inden for den folkeoplysende voksenundervisning, jf. kapitel 4, eller det frivillige folkeoplysende foreningsområde, jf. kapitel 5, yder frivillige supplerende tilskud til driftsudgifterne ved brug af foreningens egne eller lejede private lokaler, kan kommunalbestyrelsen beslutte, at der opkræves et gebyr Side 3 af 14

4 for overførsel af det betalte (gebyret) til kommunens pulje til dækning af lokaletilskud inden for sektoren er gældende. Folkeoplysningsudvalget besvarede ikke spørgsmålet, men meddelte blot, at der ikke kunne klages over kommunens afgørelser. Medio november 2013 ændrede situationen sig på en måde, der truede vor forening på dens eksistens. Uden forudgående varsel eller anden information til Havkajak Stevns havde Folkeoplysningsudvalget aftalt med Roklubben Stevns, at Havkajak Stevns med 14 dages varsel skulle fusionere sine svømmehalsaktiviteter med Roklubben Stevns. Dette var resultatet af en valgsituation, hvor Folkeoplysningsudvalget gav roklubben valget mellem at betale kr i timen om søndagen (dvs. kr ,- om ugen for den aktuelle morgentid) eller få de samme aktivitetstimer gratis om lørdagen ved at fusionere aktiviteten med Havkajak Stevns. Det blev samtidig meddelt roklubben, at der ikke kunne klages over kommunens afgørelse. Folkeoplysningsudvalget informerede Havkajak Stevns om sin beslutning ved at sende en kopi til Havkajak Stevns, da kommunens aftalebekræftelse blev sendt til roklubben. I forhold til Havkajak Stevns fandt der ikke nogen som helst form for information eller sagsbehandling sted forud for Folkeoplysningsudvalgets beslutning 7. Det skal tilføjes, at Havkajak Stevns straks efter at have modtaget brevkopien henvendte sig til Roklubben Stevns med anmodning om et møde hurtigst muligt, men anmodningen blev straks afvist af roklubben: vi har ikke behov for et formøde. På et møde umiddelbart derefter med deltagelse af de to foreninger, Roklubben Stevns og Havkajak Stevns, og to medarbejdere fra forvaltningen, viste det sig, at Folkeoplysningsudvalget havde truffet beslutning uden at interessere sig for eller vide noget om vor forenings behov. Folkeoplysningsudvalget havde intet kendskab til, hvorledes Havkajak Stevns anvendte Stevnsbadet med dets svømmehal og varmtvandsbassin, og interesserede sig heller ikke for det. Havkajak Stevns gjorde ihærdigt indsigelse mod den foreliggende situation og mod, at Folkeoplysningsudvalget i samarbejde med Roklubben Stevns præsenterede Havkajak Stevns for et fait accompli, en fuldbyrdet kendsgerning. I det efterfølgende forløb kom det under et møde med Folkeoplysningsudvalget i december 2013 frem, at Folkeoplysningsudvalgets beslutninger var bundet af en ramme, der var fastlagt af fra kommunalbestyrelsen. Rammen stillede en afgrænset timepulje til råved brug af anviste lokaler, herunder haller og udendørsanlæg. Gebyret skal indgå i den pulje, som kommunalbestyrelsen anvender til frivillige supplerende lokaletilskud inden for det pågældende område. Stk. 5. Kommunalbestyrelsen fastsætter gebyrets størrelse, jf. stk. 4. Det samlede opkrævede beløb fra hvert område, jf. stk. 4, må ikke overstige den samlede udgift til de frivillige supplerende lokaletilskud på hvert område i kommunen, og det må ikke overstige udgiften ved kommunalbestyrelsens drift af de anviste lokaler. Stk. 6. Undervisningsministeren kan fastsætte nærmere regler om anvisning af lokaler og udendørsanlæg, herunder hvad der forstås ved et egnet lokale samt om opkrævning af gebyr. 7 Stevns Bibliotekerne, fritid 14. nov.2013: brev til Roklubben Stevns, att. Morten Haugaard: Folkeoplysningsudvalget har ved deres møde den 12. november 2013 behandlet jeres ansøgning hvori I ønsker at FOU omgør fritidsforvaltningens afslag om tildeling af haltid i Stevnsbadet. Jeres ansøgning blev imødekommet med det forbehold, at det bliver på samme tidspunkt som Havkajak Stevns, lørdag morgen. Det vil sige at I deler bassin. Såfremt I fortsat ønsker at bibeholde jeres tid søndag morgen bliver det med egen afregning. Til jeres orientering vil Havkajak Stevns modtage kopi af dette brev. Side 4 af 14

5 dighed for foreningsanvendelse, så at ønsker om yderligere timer til brug for kommunalt godkendte, frivillige, almennyttige foreninger, kun kunne imødekommes mod betaling af kommunens kommercielle udlejningspriser. Havkajak Stevns gjorde indsigelse mod fusion af de to foreningers aktiviteter og havde to møder med kommunens Folkeoplysningsudvalg, primo december 2013 med hele udvalget og ultimo januar 2014 med udvalgsformanden, uden at få svar, vi kunne forstå. Efter at tvangsfusionen af de to foreningers svømmehalsaktiviteter to gange var blevet udsat en måned uden at Folkeoplysningsudvalget ville høre på, tage stilling til eller træffe beslutning om løsning af væsentlige, påpegede problemer, blev den sat i kraft den 1. februar Det glæder os, at det nye Folkeoplysningsudvalg med den aktuelle tildeling (juli 2014) af haltider, har lyttet til vore problemer og har givet foreningerne mulighed for at fortsætte deres aktiviteter hver for sig. Vi har imidlertid nu behov for at få afklaret det retslige grundlag for det passerede af hensyn til vore fremtidige eksistensbetingelser. Indledningsvis meddelte Stevns Kommune ved borgmester Mogens Haugaard Nielsen direkte forspurgt, at der slet ikke kunne klages, og vi modtog ikke den begærede klagevejledning. Vor efterfølgende klage til Statsforvaltningen har vist, at denne afvisning var uretmæssig. Vore nedenstående klagepunkter er baserede på den forståelse af retsgrundlaget, som vi generelt har, og som vor organisation DGI, Danmarks Gymnastik og Idrætsforbund, har hjulpet os med at forstå. Vor lille forenings ressourcer giver os desværre ikke mulighed for juridisk bistand, så kommunens tilsidesættelse af Forvaltningsloven med dens vejledningsforpligtelse satte os i en meget vanskelig situation. 1. Uretmæssig forskelsbehandling af kommunens frivillige, almennyttige foreninger. Som retsligt grundprincip skal en myndighed behandle alle lige 8. Stevns Kommune havde ved behandlingen af ansøgninger fra hhv. Roklubben Stevns og Havkajak Stevns om adgang til kommunens svømmehal i foråret 2013 indført nye vilkår, hvorefter Havkajak Stevns brug af svømmehallen om lørdagen kunne fortsætte uændret i sæsonen 2013/2014, mens Roklubben Stevns for den samme adgang, men om søndagen, foruden de sædvanlige livredderomkostninger skulle betale kr ,- i timen, dvs. kr ,- hver søndag. På Havkajak Stevns møde med Folkeoplysningsudvalget primo december 2013 kom det frem, at begrundelsen for denne forskelsbehandling var, at udvalget ikke havde rådighed over tilstrækkeligt mange driftstimer i svømmehallen. Kommunalbestyrelsen havde besluttet, at Folkeoplysningsudvalget maksimalt måtte tildele 21,5 timer til foreningsbrug 9. Ifølge de foreliggende oplysninger var det kommunens vurdering, at Havkajak Stevns havde seriøs og relevant aktivitet, mens Roklubben Stevns faktiske anvendelse var use- 8 Folkeoplysningsloven 33 stk. 2: Kommunalbestyrelsen skal sikre, at der ydes tilskud efter objektive kriterier, der giver lige tilskudsvilkår og vilkår for anvisning af lokaler til virksomhed med samme funktion og indhold. 9 Denne oplysning blev fremlagt mundtligt af et udvalgsmedlem. Timetallet for afgrænsningen findes i kommunalbestyrelsens beslutninger for Side 5 af 14

6 riøs, hvorfor det som aktivitet ikke var omfattet af Folkeoplysningsloven. Såfremt Roklubben Stevns vandaktivitet kunne flyttes til Havkajak Stevns aktivitetstid om lørdagen ville kommune imidlertid betragte den som omfattet af Folkeoplysningsloven. Havkajak Stevns påpeger, at vandsportsklubber overalt i Danmark af hensyn til det sikkerhedsmæssige aspekt gør meget brug af svømmehaller til færdighedsvedligeholdelse, og ikke blot kan nøjes med en gang imellem at kontrollere, at de krævede svømmefærdigheder foreligger. Roklubbens Stevns aktuelle aktiviteter har fundet sted i næste 40 år uden tidligere påtale, så som minimum må foreningen være berettiget til en advarsel og en prøvetid, før der skrides ind over for den på den måde, som det her er sket. Herudover gik Folkeoplysningsudvalgets daværende formand på de to møder meget langt med hensyn til at anvise, hvordan rosportsforeninger skulle udforme deres aktiviteter, hvis de skulle være omfattet af formandens forståelse for Folkeoplysningsloven, ligesom det kom frem, at nogle udvalgsmedlemmer slet ikke kunne forstå, at kajakuddannelse skulle ske i en svømmehal. Sådant skulle foregå i havet. Havkajak Stevns er af den opfattelse, at det forrige Folkeoplysningsudvalg ikke selv var fagligt kompetent i forhold til vandsport, og Havkajak Stevns kan konstatere, at udvalget ikke havde søgt oplysninger fra begge de berørte foreninger, før der blev truffet en afgørelse. Havkajak Stevns og DGI mener, at udvalget, og især dets formand, gik langt videre end til at føre tilsyn med de generelle forudsætninger. På møderne blev vi præsenteret for en faglig detailstyring / detailvurdering af foreningers aktivitetsudøvelse, der efter den almindelige forståelse af foreningsretten og efter Folkeoplysningsloven alene tilkommer foreningerne, og udvalget gav ikke en faglig begrundelse for, at den aktivitet, der om søndagen ikke var omfattet af Folkeoplysningsloven, automatisk blev omfattet af loven, hvis den blev udøvet på en lørdag. Derimod oplyste udvalgets næstformand, at kriteriet for at være omfattet af Folkeoplysningsloven efter beslutning i kommunalbestyrelsen var, at den samlede foreningstid i svømmehallen ikke oversteg 21,5 timer. a) Det er af sagsbehandlingen fremgået, at Folkeoplysningsudvalget ikke tog stilling til, om de to foreningers normale aktiviteter ville kunne gennemføres efter en fusion. Folkeoplysningsudvalgets formand udtalte gentagne gange, at det skulle foreningerne efterfølgende selv finde ud af indbyrdes. Det er i idrætssammenhæng almindeligt accepteret, at meningsfuld aktivitet kan forudsætte en begrænsning af deltagerantal. Nogle gange på grund af instruktionsmæssige begrænsninger, andre gange fordi kapaciteten af de fysiske ressourcer har en øvre grænse, når formålet med aktiviteten skal fastholdes. Mange idrætsforeninger har derfor tilmeldingsbegrænsninger. Der er kun 11 ad gangen på et fodboldhold, og der kan ikke spille mere end 2 hold på samme bane ad gangen. Det er også begrænset, hvor mange der samtidigt kan træne svømning i et bassin. Der er forskel på at bade og at udøve træning og uddannelse. Når det drejer sig om kajakuddannelser tilsiger sikkerhedshensyn, at der skal være et frirum omkring de enkelte havkajakker under uddannelse. Det drejer sig ikke kun om arbejdsrum. Der et også et spørgsmål om fysisk sikkerhed for andre svømmere, når der arbejdes med pagajer. Havkajak Stevns har ca. 85 medlemmer og ca. 30 af disse benytter hver vinter svømmehallen til færdigheds- og sikkerhedsuddannelse i kajak og til fastholdelse af svømmefærdigheder. Vi har ud fra vor aktivitetsmålsætning i svømmehallen afgrænset vort deltagertal i bassinet til ca. 40. Roklubben Stevns har ca. 650 medlemmer, der alle er berettiget til at komme i svømmehallen. På fusionstidspunktet oplyste Roklubben, at man aktuelt Side 6 af 14

7 regnede med 50 aktive, men det blev også oplyst, at der var fri tilmelding for alle roklubbens medlemmer. Både = 80 og = 680 er tal, der vil umuliggøre vore aktiviteter. Desuden har andre myndigheder fastsat en kapacitetsgrænse på 80 for antallet af personer, der må benytte svømmebassinet samtidig. Varmtvandsbassinets kapacitet er begrænset til 20 personer, hvilket stærkt begrænser mulighederne for fusion af de to foreningers aktiviteter i dette. Vi har allerede i foråret 2014 måttet se, at mangeårige medlemmer har stoppede deres aktivitetsdeltagelse på grund af de gener, tvangsfusionen medførte. b) Fusionen blev ikke begrundet med, at Roklubben Stevns ikke fortsat kunne få søndagstid. Svømmehallen var fortsat til rådighed på udlejningsvilkår. Efter det oplyste, ønskede Roklubben Stevns at fortsætte sin søndagsaktivitet, men stillet over for valget: gratis om lørdagen, kr ,- om søndagen, besluttede roklubben, at den lille klub Havkajak Stevns kunne tvangsfusioneres med den store klub Roklubben Stevns. Det bemærkes, at de to klubber ikke i nogen anden sammenhæng har noget samarbejde eller fælles aktiviteter, og at Havkajak Stevns, der søger naturoplevelser, under ingen omstændigheder vil fusioneres med en forening med en helt anden kultur. Havkajak Stevns blev netop stiftet i 2005 som en selvstændig forening for at kunne fastholde sin primære målsætning. c) Med denne klage tager Havkajak Stevns ikke stilling til eventuelle gebyrer for brug af kommunale ressourcer. Vi har oplevet, at Folkeoplysningsudvalget og fritidsforvaltningen tiltog sig retten til at bestemme, hvad der er naturlig aktivitet for en almennyttig forening uden at have et videnbaseret grundlag for dette, endsige at have diskuteret det med foreningen. Vi oplevede et Folkeoplysningsudvalg, der tiltog sig den kompetence, der vedtægtsmæssigt ligger i en forenings bestyrelse. En snæver læsning af gamle vedtægter uden supplering med viden om de faktuelle forhold, sådan som de for begge foreningers vedkommende har udviklet sig over en periode på 40 år, er i strid med foreningsrettens forståelse af foreningens formål, og da udvalget præsenterede vor forening for en sådan læsning 10 efterlod det dét indtryk, at der blev skabt usaglige begrundelser, hvor den reelle forklaring var, at kommunalbestyrelsen af omkostningsmæssige grunde havde besluttet at begrænse foreningers adgang til kommunale ressourcer. Dette er, sådan som vi forstår de retslige grundprincipper, i strid med Folkeoplysningslovens hensigt, og i strid med fundamentet for enhver foreningsdannelse. 10 Referat af møde den 30. januar 2014: Efter den nye lov fra 2011 har kommunalbestyrelsen lagt hele varetagelsen af Folkeoplysningsloven til FAU/FOU, dette kan ses på side 23 i Kultur og Fritidspolitikken (vedlagt referatet). Omkring lokalerne er foreningerne godkendt med en ide og et formål, 4 stk. 3, og 14 stk. 1. Ud fra formålet skal der findes ledige og egnede lokaler, 21. Derfor kan/skal der heller ikke anvises en svømmehal til andet end svømning eller evt. anden vandrelateret aktivitet. lokalet kan inddrages, hvis det ikke benyttes i rimeligt omfang. Her er det op til folkeoplysningsudvalget at vurdere, hvad rimeligt omfang er. Dette giver udvalget kompetence til at lade flere foreninger få adgang samtidig og derved udnytte faciliteterne fuldt ud. Forvaltningen kunne fortælle at budgettet for Stevnsbadet er stramt. Side 7 af 14

8 Konklusion: Vi beder kommunalbestyrelsen på det ovenstående grundlag anerkende, - At foreningsfusionen af svømmeaktiviteterne for Havkajak Stevns og Roklubben Stevns blev gennemført på et grundlag, der ikke har støtte i retsprincippet om ligebehandling, - At Folkeoplysningsudvalget ikke havde skaffet sig et fyldestgørende sagligt grundlag forud for sin beslutning i november Herunder, jf. nedenstående, ikke havde hørt begge de berørte foreninger, - At foreningers formål besluttes af foreningernes medlemmer og forfølges af foreningernes valgte bestyrelser med respekt for, at kommunen fører tilsyn med deres relevans i forhold til Folkeoplysningsloven og kommunens formulerede politik. 2) Tilsidesættelse af Folkeoplysningslovens bestemmelser vedrørende foreningers betaling for anvendelse af kommunale ressourcer. Folkeoplysningslovens 21 og 22 fastsætter mht. kommunale ressourcer en prioriteringsrækkefølge mellem brugerkategorier, og retningslinjer for den betaling (de gebyrer), der kan opkræves fra de i kommunen godkendte, almennyttige, frivillige foreninger. Kommunalbestyrelsen i Stevns Kommune har med indførelse af en afgrænset foreningsanvendelse af Stevnsbadet suppleret med fri udlejning til samme foreninger, delvist afskaffet prioriteringsrækkefølgen og erstattet den med indtægtsbaseret drift. Vi har fra udvalg/forvaltning gentagne gange hørt, at det er nødvendigt at afgrænse adgangen til kommunens ressourcer, for ellers kan kommunen blive præsenteret for ønsker fra mange andre foreninger. Praktiseret på den foreliggende måde, kan dette være i konflikt med Folkeoplysningsloven. Havkajak Stevns har som nævnt uden resultat søgt aktindsigt i Stevnsbadets økonomi, og har derfor begrænset viden om de konkrete økonomiske forhold. Det er på denne begrænsede baggrund, at vi må vurdere forholdene. a) Som nævnt oven for under baggrund administrerer Stevnsbadets halinspektør selvstændigt udlejningen af faciliteter. Dette kan indebære, at foreningers betalinger for brug af ressourcer ikke overføres til den pulje, der skal anvendes til støtte for foreningers leje af privatejede faciliteter. Dette er ikke i overensstemmelse med Folkeoplysningsloven 22 stk. 4 og 5, hvor det forudsættes, at betaling sker via gebyrer, der reserveres til brug i en foreningspulje. b) Folkeoplysningsloven, 22 stk. 1 og stk. 2 (se fodnote 5), præciserer, hvad der må kræves betaling for. I forhold til det betalingskrav, der forelå for Roklubben Stevns, og som blev brugt til at gennemtvinge aktivitetsfusionen med Havkajak Stevns i 2013, står omkostningerne udokumenterede. Det samme gør sig gældende vedrørende omkostninger i forbindelse med udlejningen af varmtvandsbassinet til Havkajak Stevns. Side 8 af 14

9 b.1) Uden adgang til dokumentation må vi præsentere grundlaget for svømmehallen i perioden søndag kl således: Svømmehallen har offentlig åbningstid kl Da alle faciliteter i forvejen skal være i drift er meromkostninger ved foreningsanvendelse i ydertider før kl. 9 begrænsede til et tidligere personalefremmøde og opvarmning. Der opkræves for foreningsanvendelse af svømmehallen en lejeafgift på kr ,- pr. time og for varmtvandsbassinet kr. 600,- pr. time. Ifølge Folkeoplysningsloven må der opkræves et gebyr til dækning af omkostninger. Der må i den sammenhæng ikke opkræves betaling for almindeligt personale, rengøring og varme. Havkajak Stevns kan ikke se, hvilket retmæssigt grundlag, der er for at opkræve en forretningsbestemt leje. Foreningen er fortrolig med gebyrer for administration og eventuelle meromkostninger, men den aktuelle pris forstår vi ikke. Konklusion: Vi beder kommunalbestyrelsen oplyse grundlaget for, - At kommunens ressourcer ikke på et prioriteringsbestemt og omkostningsbestemt grundlag, jf. Folkeoplysningsloven, er til rådighed for kommunens foreninger, - At foreninger skal betale leje i stedet for omkostningsbestemte gebyrer, - At de aktuelle lejepriser/gebyrer må give et dækningsbidrag til kommunens almindelige drift. Vi beder om, at Havkajak Stevns betaling for benyttelse af varmtvandsbassinet reguleres og efterreguleres i forhold til et omkostningsbestemt gebyr. Vi fremsatte denne begæring skriftligt medio 2013, men fik ikke noget svar på vor anmodning om indsigt i Stevnsbadets økonomi. Siden havde vi denne begæring med i vort indlæg på mødet med Folkeoplysningsudvalget i december Det blev imidlertid en del at det, som vi ikke fik adgang til at fremlægge, men det er fastholdt i det udleverede talepapir og dermed fremlagt for kommunen. 3) Tilsidesættelse af Forvaltningslovens bestemmelser ved Folkeoplysningsudvalgets sagsbehandling. Både i forbindelse med sagsbehandlingen af Havkajak Stevns ansøgninger henover forår og sommer i 2013 og i forbindelse med Folkeoplysningsudvalgets sagsbehandling og afgørelser i perioden november 2013 februar 2014 har Havkajak Stevns haft reelle problemer med procedurerne. Det er foreningens oplevelse, at Folkeoplysningsudvalget ikke har fulgt god forvaltningsskik og respekteret Forvaltningsloven. Vi føler os bekræftet i denne opfattelse af den kendsgerning, at forvaltningens fortrykte meddelelse, at der ikke kan klages over udvalgets afgørelser 11, som borgmesterkontoret efterfølgende har fastholdt, er blevet afvist af Statsforvaltningen. 11 Citat: Klagevejledning: Udvalgets afgørelse er endelig, hvilket betyder, at afgørelsen ikke kan påklages. Side 9 af 14

10 Indledningsvis kan vi konstatere, at kommunen ikke i november 2013 henvendte sig til os med en afgørelse, som vi kunne tage stilling til efter Forvaltningslovens muligheder. Vi har til efterretning modtaget en kopi af et brev til en anden forening, og har derefter skullet indrette os på en ny driftssituation. Ny i forhold til den driftsaftale mellem forening og Folkeoplysningsudvalg, der tidligere på året var indgået efter vor ansøgning til udvalget. Vi var med andre ord blevet bragt i en situation, hvor Folkeoplysningsudvalget havde sat alle spilleregler ud af kraft. Præsentationen af udvalgets beslutning ledsaget af mere eller mindre klare advarsler om uforholdsmæssige følger, hvis vi gjorde modstand, førte til, at vi først og fremmest søgte at få vore aktiviteter til at overleve. Det er vor opfattelse, at dette er ulovligt, jf. Forvaltningslovens 19. Med dette forhold klart, har vi derfor med henvisning til Forvaltningsloven følgende indsigelser: 7 stk. 1: En forvaltningsmyndighed skal i fornødent omfang yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde. Som vi har oplevet det, har vejledningen i denne sag mest bestået i afvisninger. Vi har flere gange fået oplyst, at det kunne få ubehagelige konsekvenser, hvis vi var utilfredse med den foreliggende afgørelse, og senest afviste borgmesterkontoret vor henvendelse om klagemulighed. Det fremgår af Statsforvaltningens afgørelse, at vi dermed fik forkerte oplysninger. Af et referat efter det sidste møde med Folkeoplysningsudvalget 30. januar 2014 fremgår det, at udvalget anvendte en publikation fra Kommunernes Landsforening som beslutningsgrundlag 12. Vi forstår nu, at det var den publikation, som udvalgets medlemmer alle sad med ved vort møde i december Den ajourførte udgave er ikke tilgængelig på biblioteker, så vi har nu købt den og har kunnet se, at den klageadgang, som både udvalget og borgmesterkontoret afviste, er klart beskrevet. Vi kunne alle have været sparet for en del, hvis kommunen havde ydet den forudsatte, objektive vejledning på dette punkt 9. Den, der er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter. Foreningen har bedt om at se det regnskabsmateriale, der har dannet grundlag for fastsættelse af vor lejepris i svømmehallen. Anmodningen blev ikke imødekommet. 9 b. Fremsætter en part under sagens behandling anmodning om aktindsigt, og denne anmodning efter loven skal imødekommes, udsættes sagens afgørelse, indtil der er givet parten adgang til at gøre sig bekendt med dokumenterne. Havkajak Stevns bad allerede under det første møde med forvaltningen i november 2013 om en udsættelse, fordi der forelå flere uløste problemer, som Folkeoplysningsudvalget 12 Kommunens referat af møde 30. januar 2014:.. her henvises til Mogens Karbo s bemærkninger. Side 10 af 14

11 ikke havde taget stilling til, og som det ikke havde kendskab til. Det ville kommunen ikke give, men fastholdt, at udvalgets beslutning skulle implementeres. En udsættelse på en måned kom kun i stand, fordi roklubben støttede det. Implementeringen af udvalgets beslutning blev derefter gennemtrumfet så hurtigt som muligt, selv om beslutningsgrundlaget ikke var til rådighed for Havkajak Stevns, og selv om Havkajak Stevns udtalelse efter 19 ikke var blevet forelagt udvalget. Som beslutningsgrundlag henviste udvalget efterfølgende til en dokumentation 13, der ikke var kendt af eller til rådighed for Havkajak Stevns, og som kun tilfældigvis blev kendt, fordi der henvistes til den i et referat, efter at sagsbehandlingen blev afsluttet den 30. januar Dette er også i sig selv en tilsidesættelse af vejledningspligten, jf. 7, stk. 1. Havkajak Stevns har efterfølgende begæret aktindsigt, men på grund af det forcerede handlingsforløb og den manglende vejledning har vi været bagud i forhold til sagsbehandlingen i kommunen, og referencen til Mogens Karbo var ikke omfattet af aktindsigten. 13. Retten til aktindsigt omfatter uanset bestemmelserne i 12 interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, når 2) dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter lov om offentlighed i forvaltningen, Havkajak Stevns har i denne sag været afskåret fra i tide at kende det rette beslutningsgrundlag, da udvalget havde besluttet, at der ikke skulle tages notater eller skrives referat fra drøftelser på udvalgsmøderne. Konsekvensen af denne referatform er i relation til den aktuelle sag, at der ikke er noteret oplysninger, så det kan bekræftes, at der er udøvet skøn og truffet beslutninger på grundlag af viden om de faktiske forhold. Det foreliggende udvalgsreferat fra mødet den 12. november 2013, som vi blev bekendt med gennem den senere aktindsigt, nævner intet som helst om Havkajak Stevns og om denne forenings brug af Stevnsbadet. 19. Kan en part ikke antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, må der ikke træffes afgørelse (vor understregning), før myndigheden har gjort parten bekendt med oplysningerne eller vurderingerne og givet denne lejlighed til at fremkomme med en udtalelse. Det gælder dog kun, hvis oplysningerne eller vurderingerne er til ugunst for den pågældende part og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse. Myndigheden kan fastsætte en frist for afgivelsen af den nævnte udtalelse. Udvalget har med en aftale mellem Roklubben Stevns og Folkeoplysningsudvalget truffet en afgørelse om forholdene for Havkajak Stevns, selv om der ikke måtte træffes afgørelse, før myndigheden har gjort Havkajak Stevns bekendt med oplysningerne eller vurderingerne og har givet foreningen lejlighed til at fremkomme med en udtalelse. 13 KLs publikation v. Mogens Karbo Side 11 af 14

12 21. Den, der er part i en sag, kan på ethvert tidspunkt af sagens behandling forlange, at sagens afgørelse udsættes, indtil parten har afgivet en udtalelse til sagen. Myndigheden kan fastsætte en frist for afgivelsen af den nævnte udtalelse. Der foreligger flere uretmæssige handlinger. Efter 7 stk 1 skal myndigheden yde vejledning. Det modsatte fandt sted, da forvaltningen krævede øjeblikkelig implementering af udvalgets beslutning, Efter 21 måtte der ikke træffes afgørelse, før Havkajak Stevns havde fået mulighed for at afgive en udtalelse, men Havkajak Stevns blev præsenteret for et fait accompli, Havkajak Stevns blev afskåret fra at fremlægge sin udtalelse til sagen og den skriftlige version er ikke efterfølgende blevet udleveret til udvalget. Det er en kendsgerning, at udvalget ikke havde kendskab til de faktuelle forhold, hvilket fremgår af referatet fra Folkeoplysningsudvalgets møde den 12. november , hvor der ikke er nogen oplysninger om Havkajak Stevns og om, hvorledes Havkajak Stevns udnytter svømmehallen. På et møde med udvalget primo december 2013 blev det klart, at udvalget heller ikke ønskede at få kendskab til dem. Udvalgsformanden forhindrede Havkajak Stevns i at fremlægge hele sin sagsfremstilling/udtalelse. Udtalelsen var ved mødets start udleveret som talepapir i ordret form til udvalgets sekretær, og efter mødet blev den desuden fremsendt til sekretæren som pdf-fil. Sekretæren oplyste da, at papiret ikke ville blive sendt til udvalgets medlemmer, men alene journaliseret i sagen. Udvalgsformanden synes at have besluttet, at udtalelsen ikke skulle ses af udvalget. Efterfølgende, den 30. januar 2014, havde udvalgsformanden på udvalgets vegne møde med de to foreninger, der denne gang var suppleret med 2 repræsentanter for DGI. På det tidspunkt var der ved at blive valgt nye medlemmer til udvalget, og der deltog ingen menige udvalgsmedlemmer i mødet. Kun den afgående udvalgsformand og 2 medarbejdere fra forvaltningen. Dette møde kan umuligt have haft hjemmel nogetsteds, når formanden har tilbageholdt fremsendt information, så udvalgets medlemmer ikke har kendt udtalelsen og har kunnet tage stilling. Formandens personlige anskuelser på mødet havde ikke hjemmel i et ajourført mandat. Kommunens Folkeoplysningsudvalg har således tilsidesat foreningens lovbestemte ret til at afgive en udtalelse, før der træffes en afgørelse. 22. En afgørelse skal, når den meddeles skriftligt, være ledsaget af en begrundelse, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. 14 Komplet afskrift fra sags- /mødereferat den 12. november 2013, modtaget som aktindsigt. Roklubben Stevns anmoder FOU om at omgøre afslaget om benyttelse af Stevnsbadet. Foreningen ønsker kun at benytte det store bassin til undervisning, træning og vedligeholdelse af svømmefærdigheder og kæntringsøvelser i forskellig bådtyper. Bestyrelsen lægger stor vægt på at vinteraktiviteten i svømmehallen er en sikkerhedsmæssig og træningsmæssig naturlig ting for en forening, som primært udøver sin aktivitet på havet i sommerhalvåret. Indstilling: Forvaltningen indstiller til FOU: 1. At ansøgningen drøftes. Beslutning i Folkeoplysningsudvalget den : 1. Ansøgningen om benyttelse af haltid blev imødekommet med det forbehold, at det bliver på samme tidspunkt som Havkajak Stevns, lørdag morgen. Det vil sige at de 2 foreninger deler bassin. Såfremt Roklubben Stevns fortsat ønsker at bibeholde deres tid søndag morgen bliver det med egen afregning. Side 12 af 14

13 Havkajak Stevns har med motiverede skrivelser i 2013 bedt Folkeoplysningsudvalget om begrundelse for trufne beslutninger. Udvalget har blot svaret, at dets afgørelser stod ved magt og ikke kunne påklages 15. En begrundelse efter 22 blev således afvist. 24. En begrundelse for en afgørelse skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. I det omfang, afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen. Stk. 2. Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen. Mødereferatet fra den 30. januar 2014 fastslår, at Folkeoplysningsudvalgets beslutning er baseret på økonomi, mens udvalget uden nærmere faglig uddybning blot konstaterer, at man kan lukke flere foreninger ind i en hal samtidigt. Mødereferatet er skrevet, så det formelt kan hævdes at indeholde de henvisninger, som 24 anviser. Henvisninger, der skulle have foreligget i november 2013 og ikke efter implementering af fusionen i februar Desværre gengiver kommunens referat ikke mødets indhold, men anvendes primært til runde formuleringer med rimeligt omfang, ikke udnyttes i rimeligt omfang, udnytte faciliteterne fuldt ud, anvise, såfremt der er nogen ledige tider, Folkeoplysningsudvalget har af kommunalbestyrelsen fået kompetencen til at foretage de vurderinger, som skal til for at f.eks. afgøre, om en aktivitet er folkeoplysende og det vil være temmelig bekosteligt at tilføre ekstra mandskabstimer der ikke fortæller noget om sagens faktiske omstændigheder. Udvalget har ikke forholdt sig til de problemer, dets afgørelse skabte, men henvist de to berørte foreninger til selv at gøre noget ved omstændighederne. Det fremgår derfor gennemgående, at der er foretaget skøn. Det fremgår også, at disse skøn primært har været baseret på den faktiske omstændighed, at der var afsat for få aktivitetstimer i forhold til behovet, og ikke på de faglige forhold omkring aktiviteter. Vi mener ikke, at der har ligget en saglig begrundelse bag Folkeoplysningsudvalgets skønsudøvelse. Vi har oplevet, at der på de daværende vilkår var indgået en gensidigt gunstig aftale mellem Roklubben Stevns og Stevns kommune, og at resten er udenomssnak. 25. Afgørelser, som kan påklages til anden forvaltningsmyndighed, skal, når de meddeles skriftligt, være ledsaget af en vejledning om klageadgang med angivel- 15 Svarbrev fra Stevns Bibliotekerne, fritid 19.sept.2013 på (bl.a.) anmodning om begrundelse: Folkeoplysningsudvalget har behandlet jeres brev/mail af 15. august Da, der ikke foreligger nyt i sagen fastholdes den tidligere afgørelse. Klagevejledning: Udvalgets afgørelse er endelig, hvilket betyder, at afgørelsen ikke kan påklages. Side 13 af 14

14 se af klageinstans og oplysning om fremgangsmåden ved indgivelse af klage, herunder om eventuel tidsfrist. Det gælder dog ikke, hvis afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. Kommunens borgmester er blevet bedt om en klagevejledning efter at Folkeoplysningsudvalget systematisk havde fastslået, at der ikke kunne klages over dets afgørelser. Borgmesteren afviste klageadgang og gav ikke de informationer, der foreskrives i 25. Denne del af sagsbehandlingen har Statsforvaltningen allerede taget stilling til og underkendt. Havkajak Stevns har ikke siden fra Stevns Kommune modtaget nogen vejledning om instans, fremgangsmåde eller eventuel tidsfrist. Vor klage fremsendes derfor sådan som vi bedst kan formulere os. Konklusion: Det fremgår af Forvaltningslovens 9b, 19, 21, 22, 24 og 25, at Folkeoplysningsudvalgets afgørelse er truffet i strid med Forvaltningslovens bestemmelser, og at der ikke er taget de hensyn til de berørte parter, som god forvaltningsskik og Forvaltningsloven foreskriver. Vi beder Kommunalbestyrelsen erkende dette og beklage det som en fejl, der ikke vil blive gentaget. Mvh På bestyrelsens vegne Jens Viggo Moesmand Havkajak Stevns Side 14 af 14