Spørgsmål og svar vedr. udbud af udviklingsforløb for ledige fleksjobbere. Dato: 14. maj Nr. Spørgsmål Svar

Transkript

1 Spørgsmål og svar vedr. udbud af udviklingsforløb for ledige fleksjobbere Dato: 14. maj 2013 Nr. Spørgsmål Svar 1. Til afsnit 3.3. Hvor deltaljeret ønsker Kolding Kommune i tilbuddet opgjort forventede successer? 2. Til afsnit 3.3. Under afsnit 3.3. anføres ønsket dokumentation for borgerens deltagelse i virksomhedspraktik eller fleksjob 3 måneder efter forløbet Hvordan skal vendingen fleksjob 3 måneder efter forløbet forstås? Menes der 3 måneder efter opstart i fleksjob? Eller menes der påbegyndt fleksjob 3 måneder efter udløb af den 12 ugers henvisningsperiode? 3. Er det korrekt forstået at tilbudsgiver i tilbudssvar skal angive procentdeltagelsen fordelt på : borgere der deltager i virksomhedspraktik borgere der påbegynder fleksjob borgere i fleksjob 3 mdr. efter forløbet borgere der forventes at overgå til Jobcentrets Jobklub 4. Hvilke målgrupper af fleksjobgodkendte forventes henvist til aktivitets start hos leverandøren.? 5. Der ønskes oplyst hvordan de henviste brogere forventes fordelt på 0-6 mdrs, 6 12 måneder og over 18 måneder ledighed. 6. Hvilke oplysninger tilgår i henvisningsskemaet til leverandøren? 7. Hvilke borger aktivitetsudgifter forventes driftsugeprisen at dække? 8. Hvordan forventer Kolding Kommune aktiviteterne Mentor, Socialmentor, Psykolog, Arbejdsmediciner og Ergoterapeut finansieret? 9. Ønskes ugeprisen pr borger opgjort på de enkelte moduler eller som 1 samlet ugepris? 10. Hvem betaler for ydelsen, hvis f.eks. en psykolog indsats er en parallel aktivitet til et påbegyndt fleksjob? 11. Hvilke aktiviteter har leverandør ansvaret for ud over de 12 uger? Så detaljeret som muligt, med fokus på udvikling. Jobcentret trækker selv dokumentationen for hvorvidt deltagerne er i fleksjob 3 måneder efter afslutning af forløbet hos leverandøren. Vendingen skal forstås således: Efter afslutning af forløbet hos leverandøren. Nej.. Jobcentret trækker selv disse tal, men hvis leverandøren kan byde ind på forslag til andre målinger, er disse velkomne. Se også svar på spm. 2. Alle målgrupper, men med hovedvægt på match 2 og 3. Der vil være flest med mere end 18 måneders ledighed og færrest med 0-6 måneders ledighed. Alle relevante oplysninger Alle udgifter. Af driftsugeprisen Som en samlet ugepris Ekstern mentor skal aftales med jobcenteret, da det er jobcentret der vil skulle betale, når forløbet hos leverandøren er afsluttet. Hvis der bliver mere end 12 uger vil jobcentret betale den aftalte driftugepris for de ekstra aftalte uger. Dato: 16. maj Skal registrering af fravær, og almindelig kontakt registreres i a. leverandørens egne systemer eller b. direkte i et kommunalt fagsystem? Registreres i leverandørens eget system. Jobcentret skal orienteres om gentagen eller længerevarende fravær.

2 1.1 Hvis a, skal leverandøren så betragtes som databehandler for kommunen, og hvis ja, hvordan reguleres dette fra kommunens side? Der synes ikke i udbuddet af fremgå noget omkring databehandler forholdet og den kommunale tilsynspligt, se eventuelt Arbejdsmarkedsstyrelsens vejledning/direktiv; Andre-aktoerer/vejledning_tilsyn-juni- 2011pdf.ashx 1.2 Hvis b, stiller kommunen så disse fagsystemer vederlagsfrit til rådighed for leverandøren? 13. Tilbuddet skal fremsendes til den i afsnit 2.6 side 5 angivne adresse. Omtalte vejledning vedrører anden aktør. I dette udbud er der tale om leverandør og leverandøren får ikke adgang til kommunens fagsystemer. Se ovenstående. Nej tilbuddet behøver ikke at være underskrevet Skal tilbuddet være underskrevet? Hvis ja kan tilbudsgiver vedhæfte et identisk tilbud men uden underskrift (med en bedre læsekvalitet, da det ikke er et skannet dokument)? 14. I afsnit 3.2 side 9 fremgår det, at det forventes, at borgerne er på forløbet gennemsnitligt 12 timer pr. uge. Er der en nedre og en øvre grænse for antallet af timer pr. uge, som kandidatens henvisning kan indeholde? Forventer Kolding kommune, at kandidaterne som udgangspunkt henvises i 12 timer pr. uge og at færre/flere timer er undtagelsen eller dækker gennemsnittet på 12 timer om ugen over store udsving fra kandidat til kandidat? Spørgsmålet stilles, da prisen afhænger af dette, da sidstnævnte situation kræver en anden kapacitetsopbygning hos leverandøren. Såfremt det gennemsnitlige antal timer dækker over store udsving, reguleres ugeprisen så i forhold til det konkrete timetal? Der forventes et gennemsnit pr. borger pr. uge på 12 timer, dog afhængig af hvad der visiteres til af moduler. Gennemsnitlig 12 timer pr. uge pr. borger Gennemsnitlig 12 timer pr. uge pr. borger Der forventes ikke store udsving og der sker ingen regulering af ugeprisen. 15. I afsnit 3.2 side 9 fremgår det, at sagsbehandleren bestiller de moduler, som kandidaten skal deltage i. Bestiller sagsbehandleren også et konkret antal ugentlige timer på hvert af de moduler som bestillingen omfatter?, sagsbehandleren bestiller moduler med antal timer pr. uge pr. borger. Hvis ja: Skal tilbudsgiver i tilbuddet angive det ugentlige timetal i hvert modul eller skal de en-

3 kelte moduler være fleksible i forhold til antallet af timer (således at kandidat X visiteres til 1 times selvstændig jobsøgning og kandidat Y visiteres til 7 timers selvstændig jobsøgning)? Modulerne skal være fleksible i forhold til antallet af timer. Hvis nej, er timetallet en ramme for tilbudsgiveren, indenfor hvilken tilbudsgiver i samarbejde med kandidaten kan tilrettelægge indsatsen og vægtningen af de bestilte moduler i forhold til kandidatens behov og det samlede timetal i bestillingen? Der ønskes generelt en præcisering af bestillingsmodellen. 16. I afsnit 3.2 side 9 og fremefter beskrives kravene til de enkelte moduler, herunder modulets tilrettelæggelse. Det fremgår ved flere af modulerne skal foregå individuelt i forhold til den enkeltes behov. Hvad menes der med dette? Skal modulet (de bestilte timer) og alle aktiviteter i relation til modulet foregå som 100 % 1 til 1 coaching/vejledning? Eller dækker det over, at kandidaten f.eks. arbejder med egen kompetenceplan i et lokale med andre kandidater (som også arbejder individuelt), hvor kandidaten og konsulenten løbende drøfter kandidatens individuelle kompetenceplan (f.eks. i et tilstødende lokale)? Såfremt der menes førstnævnte (1 til 1), er det så korrekt forstået, at tilbudsgiver skal forvente, at for nogle kandidater består forløbet kun af individuelle moduler/aktiviteter i gennemsnit 12 timer pr. uge? Sagsbehandler, leverandør og borger indgår fælles aftale om bestillingen hos leverandøren på de 12 timer pr. uge. I de situationer hvor det er muligt, kan borgeren sidde sammen med andre borgere og arbejde, men når det drejer sig om personlige drøftelser skal dette ske individuelt (1 til 1). Nej, der tilstræbes et mix af individuelle og fælles aktiviteter. 17. I afsnit 3.2 side 9 og fremefter beskrives indholdet af 12 moduler, som tilbudsgiver skal levere. Kan tilbudsgiver medtage yderligere moduler, eller skal tilbuddet alene indeholde udbudsmaterialets 12 moduler? Nej tak, vi ønsker ikke yderligere moduler. 18. Jf. afsnit 3.2 side 10, Modul 7 mentor. Er det korrekt forstået, at leverandøren alene skal følge op på kandidater i virksomhedspraktik og fleksjob, hvis der er bestilt mentor modul (med mindre at det drejer sig om modul 9 udvikling og beskrivelse af ressourcer)? Dvs. at jobcentret varetager opfølgningen i alle andre sager? Og er det korrekt forstået, at der skal følges op hver uge samt at leverandøren får ugeprisen i disse uger? 19. Modul 12 (side 10) er Ergoterapeut.

4 Må tilbudsgiver alternativt byde ind med en fysioterapeut og vurderes fysioterapeut og ergoterapeut lige i forhold til underkriteriet kvalitet? Nej, vi ønsker en ergoterapeut, da denne er specifikt uddannet indenfor området. 20. Udbudsmaterialet indeholder ikke en disposition for tilbudsgivers tilbud. det kan tilbudsgiver. Til gengæld er der i afsnit 3.14 beskrevet hvilke elementer der indgår i vurderingen af kvalitet. Kan tilbudsgiver anvende denne opdeling som disposition for tilbuddet dvs. de maksimalt 12 sider? 21. I bilag 6 skal tilbudsgiver angive, hvor meget den enkelte medarbejder er tilknyttet et 12 ugers forløb. Leverandøren må lave et skøn ud fra de personalegrupper og de moduler der er ønsket iværksat. Hvordan skal tilbudsgiver udfylde dette da det er Kolding Kommune som fastlægger indholdet af et 12 ugers forløb via bestillingen i henvisningen. Hvis alle kandidater henvises til modulet ergoterapeut, vil ergoterapeuten være tilknyttet forløbet i et større omfang end hvis det kun er hver 10. kandidat som henvises til modulet. Spørgsmålet går på hvilke forudsætninger tilbudsgiver skal anvende, når denne procentsats angives? Vi forventer en ligelig fordeling af bestillinger på de 12 moduler. Dato: 27. maj I forbindelse med jeres besvarelse af spørgmål 12, punkt 1.1. meddeler I at Arbejdsmarkedsstyrelsens vejledning alene gælder anden aktør. I følge Arbejdsmarkedsstyrelsen, så gælder databehandlerforholdet alle udlagte borgere uanset om disse udlægges til anden aktør eller andre typer af underleverandører. Der henvises her til en skrivelse fra Arbejdsmarkedstyrelsen fra December 2009, se vedhæftede. Her anføres bl.a. på side 2; "Med 1, nr. 28, i lov nr. 483 af 12. juni 2009 er det i styringslovens 32 tydeliggjort, at kommunen alene kan overlade oplysninger til anden aktør i medfør af en indgået databehandleraftale, og der er henvises i selve bestemmelsen til den relevante bestemmelse i persondataloven om databehandlerrollen. Det er således ikke varetagelse af myndighedsopgaver, der betinger, at kommunen skal indgå en databehandleraftale med anden aktør. Om kommunens samhandelspart kaldes leveran-

5 dør eller anden aktør, herunder om aktøren er omfattet af Beskæftigelsesministeriets regler om andre aktørers varetagelse af beskæftigelsesrettede opgaver, har ligeledes ikke betydning for, om der skal indgås en databehandleraftale. I det omfang kommunerne overlader personoplysninger til behandling hos en ekstern leverandør (databehandler) - det være sig andre aktører eller leverandører som uddannelsesinstitutioner, oplysningsforbund, a-kasser m.v. - skal kommunen (i alle forhold) som dataansvarlig indgå en skriftlig databehandleraftale med den eksterne leverandør (databehandler). Dette krav følger af Persondatalovens 42 - og gælder således uafhængigt af, om leverandørens/aktørens opgavevaretagelse samtidig måtte være omfattet af Beskæftigelsesministeriets regler om andre aktørers varetagelse af beskæftigelsesrettede opgaver. Med hensyn til spørgsmålet om det er nødvendigt at indgå en databehandleraftale, hvis kommunens leverandør selvstændigt behandler/registrerer navn, personnummer eller andre personlige oplysninger, herunder fremmøde registreringer m.m. er det Arbejdsmarkedsstyrelsens opfattelse, at kommunen skal indgå en skriftlig databehandleraftale med sin leverandør / anden aktør, jf. Persondatalovens 42." Da Arbejdsmarkedsstyrelsen således entydigt fastslår, at der skal indgås en databehandleraftale i alle forhold, og at kommunen har tilsynspligt, bedes I oplyse hvorledes I påtænker jer at føre tilsyn med leverandøren og om leverandøren skal påregne, at aflevere årlig revisionserklæring til Kommunen? 23. På side 5 står der, at eventuelle spørgsmål skal stilles senest den 24. Maj På side 16 står der, at frist for spørgsmål er den 31. Maj Der bliver ikke tale om elektronisk databehandling, jævnfør persondatalovens 1. Udveksling af oplysninger mellem borger, leverandør og kommunen vil ske i henhold til en samtykkeerklæring fra borgeren om at der kan udveksles relevante oplysninger. Kommunen laver en tilsynsmanual så leverandøren er bekendt med hvorledes kommunen vil føre tilsynet og hvilke krav kommunen stiller til leverandøren med hensyn til behandling af personfølsomme oplysninger. Den 24. maj er den korrekte dato. Hvilken dato er korrekt 24. Jf. 15 Forsinkelse, kan ordregiver uddybe, hvor mange gange gentagne forsinkelser er? kan ordregiver præcisere og uddybe, hvor snævert enhver forsinkelse tolkes? Væsentlig misligholdelse, kan ordregiver præcisere gældende vilkår for håndhævelse af denne? 25. I udbuddet står at alle udgifter skal ligge prisen. Gælder det også kørsel til praktiksteder/arbejdspladser samt udgifter til tolk? 26. Med sammenlignelige referencer menes: Opgaver som leverandør på udviklingsforløb for Gentagne forsinkelse samt enhver forsinkelse fortolkes i hvert tilfælde i henhold til almindelig kontraktret? Udgangspunktet er, at Kolding Kommune ikke acceptere forsinkelse i leveringen. Det er acceptabelt at der påføres referencer fra udviklingsforløb med sammenlignelige målgrup-

6 ledige fleksjobbere. Leverancen har omfattet minimum 50 borgere ad gangen i gennemsnit og har strakt sig over minimum 2 år. per. Spørgsmål: Kræves der specifikt referencer for udviklingsforløb for ledige fleksjobbere? Eller kan der påføres referencer fra udviklingsforløb fra forløb med sammenlignelige målgrupper fx ledige kontanthjælpsmodtagere, ledige fleksjobbere og sygedagpengemodtagere?