virksomhedsregnskab 4.

Transkript

1 Vejledning til aflæggelse af centralbibliotekernes virksomhedsregnskab 2001 Indholdsfortegnelse: 1. Grundlag Generelt om virksomhedsregnskabet Dokumentation Pris- og lønniveau Virksomhedsregnskabets beretning Resultatanalysen Personale og organisation Påtegning og dokumentation af virksomhedsregnskabet...14 Bilag 1. Vejledning i standardtabellerne for CB-virksomhedsregnskab Bilag 2. Spørgeskemaundersøgelse...23 Bilag 3. Vejledning om revision Grundlag Der er med baggrund i Lov om biblioteksvirksomheds 11, og den heri nævnte aftale, indgået udviklingskontrakt mellem centralbibliotekskommunen og Biblioteksstyrelsen om centralbiblioteksvirksomheden gældende for perioden Det er aftalt i udviklingskontrakten at der hvert år skal udarbejdes et virksomhedsregnskab for centralbiblioteksvirksomheden. Til brug for aflæggelse af virksomhedsregnskab 2001 er der udarbejdet denne vejledning. Vejledningen bygger på Kulturministeriets vejledning om virksomhedsregnskab og standardtabeller 1 (version 2 jan. 2002), Økonomistyrelsens to vejledninger: Vejledning i udarbejdelse af virksomhedsregnskaber (2. udgave januar 1998) 2 og Vejledning i udarbejdelsen af virksomhedsregnskaber baseret på ny struktur (november 2001) 3. Dele af nærværende tekst er taget direkte fra de tre vejledninger, andre områder er redigeret og målrettet centralbiblioteksvirksomheden, mens andre områder igen er udeladt, da de ikke er relevante for det enkelte centralbiblioteks virksomhedsregnskab 4. Vejledningen er udarbejdet af Biblioteksstyrelsen. Den findes i en elektronisk udgave på Findes på 2 Findes på 3 Findes på 4 I forhold til vejledningerne skal det bemærkes at bl.a. det samlede driftsregnskab, bevillingsregnskab og akkumuleret resultat for det samlede tilskud til centralbibliotekerne udarbejdes af Biblioteksstyrelsen. 5 Den direkte webadresse er fil= pid=0

2 2. Generelt om virksomhedsregnskabet Centralbibliotekernes virksomhedsregnskab skal indeholde: beretning resultatanalyse personale- og organisationsoplysninger påtegning. Virksomhedsregnskabets overordnede formål er at give eksterne interessenter et samlet, dækkende og pålideligt billede af det enkelte centralbiblioteks økonomi, aktiviteter samt resultater. Virksomhedsregnskabets interessenter er foruden Biblioteksstyrelsen, Kulturministeriet, bevillingsmyndighederne, Rigsrevisionen samt statsrevisorerne, hvorfor den faglige rapportering bør holdes på et overordnet niveau og med et sprogbrug der henvender sig til personer uden særlige faglige forudsætninger. Virksomhedsregnskabet (VR) skal bidrage til en forbedret økonomistyring, dels mellem centralbiblioteket og Biblioteksstyrelsen, dels internt i det enkelte bibliotek med hensyn til centralbiblioteksvirksomheden. Desuden giver VR mulighed for at der skabes et bedre og mere gennemskueligt grundlag for den fremtidige udvikling på området. I tilknytning hertil anvendes VR som grundlag for Biblioteksstyrelsens årlige virksomhedsmøder med de enkelte centralbiblioteker, efter de har aflagt virksomhedsregnskab. Derudover kan virksomhedsregnskaber, når de udarbejdes på en ensartet måde, anvendes til tværgående sammenligninger. Med henblik på dels at forbedre mulighederne for tværgående sammenligninger og dels ønsket om at udvikle og forbedre resultatstyringen yderligere, har Biblioteksstyrelsen besluttet at følge de vejledende bestemmelser som Kulturministeriet har udarbejdet til de institutioner der aflægger VR til ministeriet. Denne vejledning fastsætter mere detaljerede retningslinier for virksomhedsregnskabets form og indhold. Dette sker gennem: Krav til indhold og form Vejledningen om virksomhedsregnskab indeholder lidt mere præcise retningslinier for virksomhedsregnskabets form og indhold. Hensigten er at sikre at bibliotekernes virksomhedsregnskaber i højere grad opfylder de formelle krav til form og indhold, samt at forbedre især resultatanalysen med henblik på styrelsens/departementets muligheder for resultatopfølgning. Der er fortsat et betydeligt spillerum for biblioteket med hensyn til virksomhedsregnskabets form. 2

3 Standardtabeller til resultatanalysen Der er udarbejdet standardtabeller til de tabeller der skal indgå i virksomhedsregnskabet. Formålet er dels at sikre at tabellerne opfylder de formelle krav og dels at muliggøre elektronisk indrapportering af styringsrelevante data til Biblioteksstyrelsen. Det sidste skal muliggøre en mere effektiv resultatopfølgning. Desuden skulle standardtabellerne gerne være en hjælp til bibliotekerne i udarbejdelsen af virksomhedsregnskabet. Der er udarbejdet en særlig vejledning om standardtabellerne der findes som Bilag 1 til dette dokument. Selve standardtabellerne findes i en excel-fil der kan downloades fra adressen 6 Eftersom standardtabellerne også skal anvendes til elektronisk indrapportering til Biblioteksstyrelsen, skal regnskabstabellerne og aktivitetstabellerne udfyldes og mailes til Biblioteksstyrelsen senest samtidig med det endelige virksomhedsregnskab. Standardtabellerne kan kopieres og indsættes direkte i virksomhedsregnskabet, der kan eventuel ske en justering af størrelse og layout som biblioteket naturligvis står frit med hensyn til. Som udgangspunkt skal tabellerne i virksomhedsregnskabet indeholde mindst de samme oplysninger som i de obligatoriske standardtabeller. Hvis biblioteket ikke anvender standardtabellerne direkte i VR, skal der være overensstemmelse mellem oplysningerne og tallene i VR og de tal der indsendes elektronisk til styrelsen, idet resultatopfølgningen vil basere sig på de elektroniske tabeller. Såfremt institutionen ikke teknisk eller indholdsmæssigt kan anvende standardtabellerne, rettes henvendelse til jha@bs.dk Omfang af virksomhedsregnskabet Vi henstiller, at institutionerne søger at holde omfanget af virksomhedsregnskabet på maksimalt 25 sider. Dette skal dog ikke stå i vejen for en god resultatanalyse. Publicering af virksomhedsregnskabet Virksomhedsregnskabet skal publiceres i både en papirversion og en elektronisk udgave på Internettet. Samtidig med indsendelsen af papirversionen skal institutionen oplyse den præcise URL (linkadresse) på den elektroniske udgave som altså skal være tilgængelig på samme tidspunkt. Selve virksomhedsregnskabet skal senest 1. juni 2002: 1) være indsendt både i trykt (i ét eksemplar) og i elektronisk form til Biblioteksstyrelsen, herunder det elektroniske tabelark til jha@bs.dk 2) være tilgængeligt på centralbibliotekets hjemmeside. 6 Den direkte web-adresse er: fil= /centralbiblioteker/sporgeskema.htm pid=0 3

4 3. Dokumentation Den økonomisk og juridisk ansvarlige for centralbiblioteksvirksomheden skriver under på virksomhedsregnskabet og står dermed inde for at regnskabet er pålideligt, dækkende, forståeligt og dokumenteret. Desuden skal der foretages en revidering af virksomhedsregnskabet. Revideringens udgangspunkt er den vejledning der er udarbejdet og vedlagt som bilag 3 til dette dokument. Det skal bemærkes at arbejdes på at gøre denne vejledning til en revisionsinstruks. Det er vigtigt at der i virksomhedsregnskabet gøres rede for regnskabspraksis og opgørelsesmetoder. Det skal fremgå af virksomhedsregnskabet hvis minimumskravene ikke kan opfyldes, samt hvad årsagen er. Det bør være muligt for andre at komme frem til samme resultater som dem der offentliggøres i virksomhedsregnskabet, hvis grundregistreringerne findes frem, og praksis og opgørelsesmetoder er beskrevet. Rigsrevisionen gennemfører hvert år en særlig undersøgelse af udvalgte institutioners virksomhedsregnskab og undersøger herunder også datagrundlaget og dokumentationen. 4. Pris- og lønniveau Centralbibliotekets VR skal for 2001 opgøres i årets priser bl.a. af hensyn til sammenhængen med opgørelserne i statsregnskabet og til de bevillingsmæssige forudsætninger. 5. Virksomhedsregnskabets beretning VR indledes med en beretning. Formålet med beretningen er at give læseren et kort helhedsorienteret billede af centralbiblioteksvirksomheden. Beretningen bør på ganske få sider give en introduktion til virksomheden og et indblik i, hvordan årets resultater hænger sammen dels med virksomhedens overordnede mission (virksomhedens grundlag og formål) og dels med virksomhedens overordnede vision (hvor virksomheden ønsker at bevæge sig hen). Beretningen skal sammendrage virksomhedsregnskabets enkeltdele og konklusioner i en lettilgængelig form - beretningen skal med andre ord kunne stå alene. Minimumskrav til beretningen Der er seks minimumskrav til beretningen i virksomhedsregnskabet: 1. Overordnet beskrivelse af centralbiblioteksvirksomheden, dens grundlag, indsatsområder (hovedformål) og de væsentligste opgaver. 2. Overordnet beskrivelse af centralbibliotekets væsentligste målsætninger for virksomheden i VR-året. 3. Beskrivelse af væsentligste overordnede mål og resultater, suppleret med analyser. Beretningen skal indeholde en samlet skematisk oversigt over institutionens hovedformål (indsatsområder) i udviklingskontrakten (skema findes i Excel-arket med Standardtabeller: fane; Oversigt hovedformål) med angivelse 4

5 af resultatkrav, -mål og opfyldesesprocent. Målopfyldelsesprocenten bedes så vidt muligt angivet til 0%, 25%, 50%, 75% eller 100%. De enkelte formål under hovedformålene afrapporteres i resultatanalysen. 4. Beskrivelse af væsentlige aktiviteter og begivenheder i VR-året. 5. Vurdering af årets regnskabsresultat og udviklingen heri. Beretningen skal indeholde en vurdering af institutionens regnskabsmæssige resultat. Det skal overordnet vurderes om årets resultat er tilfredsstillende. Regnskabet skal give et korrekt og dækkende billede af institutionens situation og virksomhed i VRåret. Det betyder at fremstillingen skal være objektiv og nøgtern. Det er virksomhedens ledelse der har ansvaret for at opgaverne løses bedst muligt med de givne ressourcer. Det påhviler institutionens ledelse i god tid at gøre Biblioteksstyrelsen opmærksom på, hvis resultaterne efter bibliotekets mening ikke kan opnås inden for den givne ramme. Beretningen skal indeholde en redegørelse for eventuelle væsentligste årsager til afvigelser mellem budget og regnskab, f.eks. ændringer i den forudsatte aktivitet. Redegørelsen skal være konkret, og bl.a. indeholde oplysninger om hvad der har ændret sig, med hvor meget og hvordan ændringen har påvirket årets resultat. Af hensyn til at etablere en sammenhæng mellem bibliotekets økonomiske forhold og bibliotekets faglige aktiviteter og udvikling, er det vigtigt at dette forhold beskrives, herunder hvorledes udviklingen i aktivitetsniveauet afspejler udviklingen i bevillingerne. Redegørelsen kan henvise til resultatanalysen for hvert hovedformål for detaljerede oplysninger. 6. Forventninger til de kommende års udvikling. Beretningen skal også indeholde et fremadrettet afsnit. Som minimum skal der være en beskrivelse af forventningerne til de kommende år, fremtidige udfordringer samt ændringer i målsætninger mv. Struktur for beretningen Der er i øvrigt frit slag med hensyn til strukturering af beretningen. Der kan eventuelt hentes inspiration i Økonomistyrelsens vejledning fra 2001 som indeholder et forslag med fire elementer: Mission og værdier Vision Præsentation af hovedopgaver Årets resultater (finansielle og ikke-finansielle). Se evt. 5

6 6. Resultatanalysen Resultatanalysen er anden del af virksomhedsregnskabet. Resultatanalysen har til formål at redegøre for ressourceanvendelsen, mål og resultater samt at analysere centralbibliotekets effektivitet i opgaveløsningen. Analysen skal ikke nødvendigvis omfatte alle bibliotekets detaljerede aktiviteter, men lægge vægt på de strategisk væsentlige forhold, dvs. centrale forhold der relaterer sig til centralbiblitoteksvirksomhedens formål. Analysen tager udgangspunkt i driftsregnskab, aktivitetsoplysninger, enhedsomkostninger og andre indikatorer for produktivitet og effektivitet samt brugertilfredshed. Der er til resultanalysen udarbejdet standardtabeller. Der findes en vejledning til standardtabellerne, den er vedlagt som bilag 1 til dette dokument. Selve standardtabellerne findes i en excel-fil der kan downloades fra adressen 7 Hovedformålsoversigt Resultatanalysen indledes med en samlet oversigt over økonomien fordelt på centralbiblioteksvirksomhedens formål (standardtabeller, fane: Økonomioversigt på formål). Dette regnskab skal skabe forbindelsen mellem det samlede driftsregnskab for centralbiblioteksvirksomheden og de enkelte formål. I resultatanalysen skal nedenstående udafrettede formål der indgår i kontrakten afrapporteres: Anskaffelse og vedligeholdelse af materialer Lånesamarbejde og formidling af materialer Informationstjeneste Råd og vejledning Samordning af folkebibliotekssamarbejdet Understøttelse og koordinering af biblioteksmedarbejdernes kompetenceudvikling Samarbejde med institutioner og andre biblioteker end folkebiblioteker Kørselsordning. Desuden er der formålene: Generel ledelse og administration samt hjælpefunktioner som også skal opgøres. 7 Den direkte webadresse er fil= /centralbiblioteker/sporgeskema.htm pid=0 6

7 Derudover kan der i kontrakten være aftalt særlige: ikke-obligatoriske opgaver og/eller særlige projekter der ligeledes skal afrapporetes. Økonomioversigten er en samlet opgørelse over de formål der indgår i VR, opdelt på indtægter og udgifter, samt af årets resultat (forskellen mellem udgifter og indtægter). Tabellen genereres automatisk efter endt intastning af udgifterne og indtægterne under standardtabellens forskellige obligatoriske formål se tabelvejledningen). Der skal således være sammenhæng mellem driftsregnskabets summer. Oversigten over hovedformål skal kunne genfindes i driftsregnskabet for det enkelte formål. Bemærk at der centralbibliotekerne imellem kan være en forskellig rækkefølge af formålene i virksomhedsregnskabets resultatanalyse, selv om det er de samme formål i alle kontrakter. Det skyldes at rækkefølgen og sammensætningen af hovedformål (indsatsområder) i nogle tilfælde er forskellig fra centralbibliotek til centralbibliotek. De formål der er angivet ovenfor, skal alle indgå i VR resultatanalyse og i tabellerne, med mindre formålet ikke indgår i kontrakten. Rækkefølgen af formålene i VR-resultatanalyse er fri. Til den elektroniske indberetning sendes alle tabeller i regnearket udfyldt som vedhæftet fil til jha@bs.dk med fanerne i den rækkefølge de er opstillet i standardtabellerne. Formålskontering Centralbiblioteksfunktionen varetages som et integreret led i et kommunalt folkebibliotek. Derved opstår en synergieffekt der har værdi både for hjemkommunens bibliotek, for de øvrige folkebiblioteker og for dansk biblioteksvæsen. Dog gør integrationen af opgaverne det vanskeligere præcist at udskille et særligt regnskab for centralbiblioteksvirksomheden. Det er - på grund af integrationen - nødvendigt i nogle tilfælde at opstille fordelingsnøgler til fordeling af udgifter og indtægter på bibliotekets folkebiblioteksfunktion og centralbiblioteksfunktion. Desuden kan det være nødvendigt at bruge fordelingsnøgler til fordeling af udgifter og indtægter mellem centralbiblioteksformålene. Bibliotekets aktiviteter og hermed forbundne udgifter og indtægter fordeles på de ovennævnte udadrettede formål samt formålene generel ledelse og administration (GLA) og hjælpefunktioner. Sidstnævnte to formål omfatter udgifter til tværgående funktioner og til aktiviteter der ikke er rettet direkte mod bibliotekets udadrettede aktiviteter. GLA der er opført i alle kontrakter, skal i VR2001 yderligere opdeles i GLA og hjælpefunktioner. Desuden kan der være udgifter 7

8 og indtægter til ikke-obligatoriske opgaver og særlige projekter der skal angives økonomioplysninger for, ligesom de øvrige formål. Princippet for fordelingen mellem centralbiblioteksvirksomhedens formål er: udgifterne fordeles så vidt muligt på de udadrettede formål udgifter som ikke meningsfyldt kan henføres til de udadrettede formål, henføres til generel ledelse og administration udgifter der ikke meningsfyldt kan henføres til de udadrettede formål eller generel ledelse og administration, henføres til formålet hjælpefunktioner. Hensigten med i størst mulig udstrækning at fordele udgifterne på de udadrettede formål er at give et dækkende billede af de ressourcer der anvendes til bibliotekets udadvendte aktiviteter. Der vil normalt være en række udgifter som vedrører flere af formålene. Som udgangspunkt bør disse udgifter fordeles på formålene. Såfremt en bestemt type udgifter ikke kan fordeles præcist på de formål hvor aktiviteten foregår, kan der anvendes fordelingsnøgler. Sådanne nøgler bør så vidt muligt baseres på en konkret opgørelse som på et tidspunkt er foretaget på et begrænset materiale. Er dette ikke muligt, kan fordelingsnøglen baseres på skøn. Der skal i så tilfælde redegøres for hvorledes skønnet er anlagt. F.eks. vil udgifter til informationsteknologi ofte vedrøre alle hovedformål, både de udadrettede hovedformål, GLA og hjælpefunktioner. Hvis institutionens regnskabssystem ikke giver mulighed for en præcis fordeling af udgifterne hertil, bør udgifterne fordeles efter en fordelingsnøgle. Generel ledelse og administration omfatter to hovedtyper af udgifter: generel ledelse omfatter udgifter i forbindelse med den overordnede styring og ledelse af virksomheden administration omfatter udgifter i forbindelse med fællesfunktioner der udføres som støttefunktion for virksomhedens generelle ledelse og drift. Hjælpefunktioner omfatter typisk tværgående udgifter der ikke direkte kan henføres eller fordeles på de øvrige hovedformål, herunder bygningsrelaterede udgifter. Resultatanalyse for hovedformål Resultatanalysen skal indeholde en analyse af hvert af institutionens formål. For hvert formål skal der: 1. gives en kort beskrivelse af formålet og eventuelle underformål 2. opstilles driftsregnskab 3. gives en afrapportering af resultatmål 4. oplyses om mål, resultater og aktiviteter 5. analyseres og vurderes i forhold til institutionens resultater og ressourceanvendelse gennem bl.a. enhedsomkostninger og andre indikatorer for produktivitet og effektivitet samt brugerundersøgelse. 8

9 Beskrivelse af formål og underformål Der gives en kort beskrivelse af de i kontrakten aftalte formål med eventuelle underformål. Fx for formålet anskaffelse og vedligeholdelse af materialer: Centralbiblioteket erhverver og sikrer adgang til materialer, dokumenter og informationer såvel i fast form som netbårne der på tilfredsstillende vis kan supplere folkebibliotekerne med de ressourcer slutbrugeren efterspørger, men som folkebibliotekerne ikke selv stiller til rådighed. Aktiviteterne omfatter udvælgelse, anskaffelse, klargøring, katalogisering, klassifikation og vedligeholdelse. Driftsregnskab for formål Der skal opstilles et driftsregnskab for hvert af formålene, opdelt på følgende fire finansieringsformer (dette er et formelt krav): Bevillingsfinansiering Hvor der sker en dækning af udgifter (omkostninger) over finansloven. Til denne finansieringsform hører CB-tilskuddet fra Biblioteksstyrelsen til centralbiblitoeket. Tilskudsfinansierede aktiviteter Hvis der indgår eksterne tilskud f.eks. fra CB-puljen eller andre puljer i varetagelsen af formålet, skal indtægterne og udgifterne opføres særskilt. Omkostningsdækning (hel eller delvis) Hvis der anvendes omkostningsdækning ved levering af centralbiblioteksydelser til andre biblioteker/institutioner, hvor der ikke er frit valg af leverandør fx kørselsordningen, skal indtægter og udgifter til disse formål opføres særskilt. Markedsfinansiering Hvis der iht. til formålet sælges ydelser på almindelige markedsvilkår hvor køberen ikke er forpligtet til at købe centralbiblioteksydelsen, skal indtægter og udgifter opføres særskilt. Der er til hvert formål i standardtabellerne i tabel 1 opstillet disse fire regnskabstabeller, og de skal udfyldes for hvert formål hvor der er indtægter og udgifter. Bemærk at der sidst i tabel 1 under de fire tabeller findes en i alt tabel. Det er denne del af tabel 1 der for hvert formål skal indsættes i resultatanalysen. Afrapportering af resultatmål Resultatanalysen skal for hvert formål indeholde en skematisk oversigt over resultatkrav, -mål og opfyldelsesprocent for formålet. Dertil kan anvendes den tabel 2 der er i standardtabellerne under hver formålsfane. Tabel 2 udfyldes og indsætte i resultatanalysen. Målopfyldelsesprocenten bedes så vidt muligt angivet til 0%, 25%, 50%, 75% eller 100%. 9

10 Aktivitetsoversigter Der skal udarbejdes aktivtetsopgørelser for formålene: Anskaffelse og vedligeholdelse af materialer Lånesamarbejde og formidling af materialer Samordning af folkebibliotekssamarbejdet Understøttelse og koordinering af biblioteksmedarbejdernes kompetenceudvikling Kørselsordning. Der skal som minimum opgøres de aktivitetsoplysninger som er opstillet til disse formål i tabel 3 på de tilsvarende faneblade i standardtabellerne. Tabel 3 indsættes i resultatanalysen. Desuden skal der for formålene: Anskaffelse og vedligeholdelse af materialer Lånesamarbejde og formidling af materialer udfyldes en tabel 4 med omkostninger, således at tabel 5 med enhedsomkostninger beregnes efter endt indtastning af tabel 3 og 4. Tabel 5 indsættes i resultatanalysen. For hvert af formålene: Informationstjeneste Råd og vejledning Samarbejde med institutioner og andre biblioteker end folkebiblioteker ikke-obligatoriske opgaver og/eller særlige projekter gives en kort beskrivelse af aktiviteten. Mens der for: Generel ledelse og administration Hjælpefunktioner skal indsættes en særlig tabel 5. I tabelvejledningen Bilag 1 er det for hvert formål nærmere angivet hvilke tabeller der skal indgå i resultatanalysen. For alle ovennævnte formål med undtagelse af: Samarbejde med institutioner og andre biblioteker end folkebiblioteker, Hjælpefunktioner, ikke-obligatoriske opgaver og/eller særlige projekter skal der i resultatanalysen under hvert formål 10

11 bringes tabel 6 brugerundersøgelse som er den sidste tabel på hvert af standardtabellens formålsfaneblade. Brugerundersøgelsen findes i et særligt program equest der kan bruges til at udarbejde, udsende og beregne de besvarelser fra brugerne der skal indgå i VR. Det er en forudsætning for et pålideligt resultat at alle folkebibliotekerne i centralbiblioteksområdet, med undtagelse af centralbiblioteket selv, besvarer spørgsmålene i brugerundersøgelsen. De spørgsmål der stilles i Bilag 2 Spørgeskemaundersøgelse er det minimum af obligatoriske spørgsmål der skal stilles fra centralbiblioteket til folkebibliotekerne, og som styrelsen skal bruge til sammenligning. Det er muligt for centralbiblioteket at udvide skemaet til at omfatte spørgsmål som det enkelte bibliotek gerne vil have undersøgt, fx i forbindelse med konkrete resultatmål i kontrakten. Sådanne ændringer foretages meget simpelt i spørgeskemaprogrammet. Programmet og spørgeskemaet er gjort gratis tilgængelig, og dem der ikke allerede har adgang til spørgeskemaprogrammet kan få det ved henvendelse til jha@bs.dk. Tabel 6 under hvert formål genereres ved at indtaste alle resultaterne fra brugerundersøgelsen i fanebladet brugerundersøgelse i standardtabellerne. Analyse Erfaringerne viser at resultatanalysen i virksomhedsregnskaberne er mere beskrivende end analyserende, og der er generelt et behov for at styrke selve analyserne. Analysen af hvert hovedformål kan struktureres efter følgende tre temaer 8 : 1. Analyse af ressourceanvendelsen på formålet 2. Analyse af aktiviteter, produkter, ydelser og tilfredshed/virkninger heraf ift. brugere i bred forstand 3. Analyse af udviklingsforhold (faglige udviklingsaktiviteter, organisatoriske udviklingsaktiviteter, medarbejderudviklingsaktiviteter). Bag de tre temaer ligger den antagelse, at bibliotekets succes forstået som succes med at indfri sin mission og succes med at nå sine kortsigtede mål og langsigtede vision er betinget af en række indbyrdes sammenhængende faktorer, idet biblioteket skal: Producere produkterne på den mest effektive måde (tema 1) Levere de produkter og ydelser den er sat i verden for at levere (tema 2) Være rustet til at indfri fremtidens krav og målsætninger (tema 3). 8 Det følgende bygger på Økonomistyrelsens nye vejledning om udarbejdelse af virksomhedsregnskab efter ny struktur, hvor resultatanalysen er struktureret på tværs af hovedformålene. Den tematiske struktur kan imidlertid godt kombineres med opdelingen på hovedformål, idet den kan foretages inden for hvert hovedformål i stedet for på tværs. Hvis dette bliver for tungt, kan temaerne blot anvendes til inspiration. 11

12 Har biblioteket problemer med blot en af de tre udfordringer, vil det før eller siden have en afsmittende effekt på de to andre og i sidste instans på bibliotekets evne til at bevæge sig i retning af sin mission. Det første tema handler om bibliotekets ressourceanvendelse, forstået som forvaltningen af såvel finansielle som ikke-finansielle ressourcer. Der rapporteres om hvad biblioteket gør for at bruge de ressourcer, det har til rådighed mest produktivt og effektivt, og hvad resultaterne af indsatserne er. Produktiviteten måles ved at sætte den udførte produktion i forhold til ressourceforbruget. En højere produktivitet er karakteriseret ved at der kan produceres flere ydelser og produkter ved en given ressourceindsats. Forøgelse af produktivitet handler i modsætning til effektiviseringstiltag typisk om løbende rationaliseringer. Effektivitet måles ved at sætte målopfyldelsen i relation til ressourceindsatsen. Spørgsmålet om effektivitet er et kernespørgsmål, da økonomistyring handler om at nå sine mål med færrest mulige ressourcer. Det er altid relevant at forholde sig til institutionens effektivitet. Det andet tema fokuserer på bibliotekets produkter og effekter. Her rapporteres for det første hvilke effekter bibliotekets aktiviteter resulterer i. For det andet rapporteres der om de konkrete produkter, ydelser, og services der retter sig mod bibliotekets omverdenen. Produkter er det konkrete udtryk for hvad der er ydet. Begrebet produkt anvendes som en samlebetegnelse for produkter, ydelser, aktiviteter og services rettet mod eksterne aftagere. Der kan eksempelvis være opstillet mål for kvantitet, kvalitet eller service. Effekt er et udtryk for om det biblioteket laver, har den tilsigtede virkning; om det når sine overordnede målsætninger. Målene herfor kan gå direkte på om biblioteket opfylder sin mission eller mere specifikt på effekten af enkeltinitiativer. Det tredje tema angår de langsigtede udviklingstiltag, biblioteket har iværksat for at imødekomme institutionens fremtidige udfordringer. Der kan f.eks. rapporteres om investeringer i menneskelige ressourcer, systemer, processer og om faglige udviklingsaktiviteter samt om de forventede og opnåede resultater heraf. De tre temaer understøtter hinanden og giver et helhedsbillede af bibliotekets virke både på formålsniveau og det mere overordnede niveau i beretningen. I de tre temaer ligger endvidere en balance mellem det eksternt rettede og det internt rettede. Hvis biblioteket nu og på sigt kan levere produkter eksternt med kvalitet og effekt, skal det dels her og nu internt anvende sine ressourcer med størst mulig produktivitet og effektivitet, dels kontinuert internt udvikle sin organisation og gøre sig parat til at møde fremtidens krav. 12

13 Særligt om generel ledelse og administration Generel ledelse og administration (GLA) omfatter den overordnede styring og ledelse af CB-virksomheden og de fællesfunktioner der udføres som støttefunktion for virksomhedens generelle ledelse og drift. Resultatanalysen GLA skal indeholde det samme regnskabsskema og de samme redegørelser som under de udadvendte hovedformål. Dog skal GLA i forhold til kontrakten opdeles på GLA og hjælpefunktioner. Der skal redegøres for aktiviteter, opfyldelsen af resultatmål under GLA og for udfordringer i de kommende år. Der er i standardtabellerne på formålet angivet økonomioplysninger samt aktiviteter på formålet, forstået som GLA-årsværk der sættes i forhold til centralbiblioteksvirksomhedens samlede antal årsværk og GLA-udgifternes andel af centralbiblioteksvirksomhedens samlede udgifter. Desuden indgår der i tabel 6 resultater fra brugerundersøgelsen. Særligt om hjælpefunktioner Resultatanalysen af formålet hjælpefunktioner skal indeholde det samme regnskabsskema og de samme redegørelser som under de udadvendte hovedformål, dvs. økonomi, en beskrivelse og aktiviteter. Afsnittet skal indeholde angivelser af udgifter og indtægter til centralbiblioteksvirksomhedens andel af bygningsmæssig drift, større engangsudgifter til materialer og til personale. Bygningsmæssig drift omfatter bl.a.: vedligeholdelse husleje ejendomsskatter sikring (vagter m.v.) betjente/pedeller teknisk personale renovation rengøring serviceaftaler (for bl.a. tekniske anlæg) vand varme el inventar. Større engangsinvesteringer Hvis institutionen har foretaget større engangsinvesteringer, skal det fremgå af virksomhedsregnskabet. Det kan f.eks. være udskiftning af edb-systemer eller lignende. 13

14 Særligt om ikke-obligatoriske opgaver Hvis centralbiblioteket varetager såkaldte ikke-obligatoriske opgaver i forbindelse med centralbiblioteksvirksomheden og/eller der er aftalt sådanne i kontrakten afrapporteres disse i resultatanalysen med det samme regnskabsskema og de samme redegørelser som under de udadvendte hovedformål, dvs. økonomi og en beskrivelse samt eventuelle aktiviteter og mål. Særlige projekter Hvis centralbiblioteket varetager særlige projekter i forbindelse med centralbiblioteksvirksomheden og/eller der er aftalt sådanne i kontrakten fx med tilskud fra CB-puljen, afrapporteres disse særkilt i resultatanalysen ud fra det samme regnskabsskema og de samme redegørelser som under de udadvendte hovedformål. Bemærk at hvis det eller de særlige projekter vedrører de udadrettede formål, skal projektet eller delen af projektet afrapporteres der. Under særlige projekter i resultatanalysen henføres kun de projekter der ikke vedrører de udafrettede fomål og som er finansieret af andre midler end centralbibliotekstilskuddet, det kunne fx være fra centralbibliotekspuljen eller fra DEF. 7. Personale og organisation Afsnittet om personale og organisation i virksomhedsregnskabet skal give et helhedsorienteret billede af institutionen, således at de faglige og økonomiske forhold sammenholdes med informationer om personale, organisationsstruktur og teknologi. Disse informationer bør således understøtte og supplere resten af virksomhedsregnskabet. Problemstillinger, der er beskrevet i resultatanalysen, bør ligeledes belyses ud fra en personalemæssig, en organisatorisk og/eller en teknologisk side. Det optimale er at der går en rød tråd gennem virksomhedsregnskabet, således at de behandlede problemstillinger belyses fra forskellige vinkler. I standardtabellen under formålet er der angivet en tabel der skal udfyldes mht. personaleforbrug på formål. 8. Påtegning og dokumentation af virksomhedsregnskabet Virksomhedsregnskabet underskrives af den juridisk økonomisk ansvarlige for centralbibliotekskommunen og påtegnes af kommunens revisor. Revideringens udgangspunkt er den vejledning der er udarbejdet som Bilag 3 til dette dokument (se endvidere vejledningens punkt 2 dokumentation). Virksomhedsregnskabet skal aflægges ultimo maj efter regnskabsårets afslutning. Afleveringsfristen til Biblioteksstyrelsen er 1. juni

15 Bilag 1. Vejledning i standardtabellerne for CB-virksomhedsregnskab 2001 Standardtabellerne findes på Biblioteksstyrelsens hjemmeside: 9 Hensigten med standardtabellerne er: 1. at sikre at tabellerne i virksomhedsregnskabet overholder de formelle krav, herunder at der er sammenhæng mellem tabellerne i resultatanalysen 2. at gøre det nemmere at sammenligne institutionernes ressourceanvendelse 3. at muliggøre effektiv elektronisk opsamling af styringsrelevante data i styrelsen 4. at effektivisere styrelsens resultatopfølgning. Tabellerne findes i en Excel 97 projektmappe. Mappen indeholder 17 regnearksfaner, hver med et antal tabeller. Projektmappen skal åbnes med makroer. Der er anvendt makroer til programmeringen, så hvis regnearket åbnes uden, vil dele af funktionaliteten gå tabt! Men makroer kan indeholde virus, hvorfor det er nødvendigt at checke filen for virus inden den åbnes. Her henvises til bibliotekets egne sikkerhedsforeskrifter og virusbeskyttelsesprogrammer. Når regnearket åbnes vises nedenstående skærmbillede: Vælg derfor denne knap for at komme ind i regnearket: 9 Den direkte webadresse er: fil= /centralbiblioteker/sporgeskema.htm pid=0 15

16 Regnearket er underopdelt i 17 ark med tilhørende faneblade. Dette første ark er en menu: Der kan anvendes arkfanerne eller de blå understregede hyperlink til at navigere imellem arkene. Generelt Prisniveau Regnskabs- og budgettal indtastes i årets priser. Indtastningsfelter og skemaer til indsættelse i VR Der er to slags tabeller på regnearksfanerne. Der er tabeller til indtastning og tabeller til indsættelse. Der er over tabellerne med rød skrift markeret om tabellen eller tabeldelen er til indtastning eller til indsættelse. Kombinationer findes også, disse er ligeledes angivet med rød skrift Tabeller hvis felter er grå, skal der ikke indtastets i. Derimod skal der indtastes i de felter der er hvide og som har blå skrifttype. Kopiering til Word Tabellerne kan kopieres til Word. Hvis man ønsker tabellernes formattering med, kan man indsætte en tabel ved at vælge punktet "Indsæt speciel" på menuen "Rediger". Hvis tabellen (kun de ønskede celler) ligger i udklipsholderen, kan man her vælge at indsætte som "Microsoft Excel-regneark-objekt". Man 16

17 kan også vælge at indsætte som kæde, således at Word-dokumentet automatisk opdateres ved ændringer i regnearket. De enkelte faner i standardtabellerne (regnearket) Menu På det første faneark med navnet "menu" skal der indtastes oplysninger om bibliotek, kontaktperson m.v. Arket indeholder som sagt også en menu med hyperlink til de øvrige faner i regnearket. Endelig er det angivet under hvilket navn projektmappen skal gemmes og mailes til styrelsen. Oversigt hovedformål Dette faneark indeholder tabellen til den oversigt over hovedformål der skal indgå i beretningen. Der skal indtastes oplysninger om resultatkrav, resultatmål og målopfyldelsesprocent. Målopfyldelsesprocenten bedes så vidt muligt angivet til 0%, 25%, 50%, 75% eller 100%. Økonomioversigt på formål Dette faneark skal ikke udfyldes men indsættes i VR. Opgørelserne genereres fra de øvrige faneark når de er indtastet. Anskaffelse og vedligeholdelse af materialer På dette faneark skal der i Tabel 1 først indtastes både budget og regnskabstal for VR-året og budgettal 10 for året efter VR-året. Udgifter og indtægter skal opdeles på fire finansieringsformer, jf. vejledningen om CBvirksomhedsregnskaber. Biblioteket angiver kun indtægter og udgifter under de finansieringsformer hvor der er indtægter og udgifter. Den sidste del af tabel 1 indsættes i resultatanalysen I Tabel 2 på denne fane skal formålets resultatkrav, -mål og målopfyldelsesprocent angives og indsættes i resultatanalysen. Målopfyldelsesprocenten bedes så vidt muligt angivet til 0%, 25%, 50%, 75% eller 100%. I Tabel 3 skal oplysninger om CB s samlede materialeanskaffelser 2001 opdelt på kategorier angives. Tabel 3 indsættes endvidere i resultatanalysen. I Tabel 4 skal oplysningerne om CB s samlede materialeudgifter opdelt på kategorier angives. Tabel 5 udregner enhedsomkostninger på baggrund af Tabel 3 og 4. Tabellen indsættes i resultatanalysen. 10 Det er ikke et formelt krav at tabellen skal indeholde budgettal for VR-året og det efterfølgende år, men det er normalt et godt afsæt for resultatanalysen at kommentere eventuelle væsentlige forskelle mellem forventningerne ved årets begyndelse og resultatet ved årets slutning. Her kan redegøres for foretagne omprioriteringer og baggrunden herfor. Hvis biblioteket undtagelsesvist ikke angiver budgettal for VR-året, kan kolonnen slettes i tabellen efter at den er indsat i virksomhedsregnskabet. Derimod bedes kolonnerne i givet fald stå tom i den elektroniske udgave af regnearket som mailes til styrelsen. 17

18 Tabel 6 brugertilfredshed skal indsættes i resultatanalysen. Tallene er genereret fra fanearket brugerundersøgelse, se denne. Lånesamarbejde og formidling af materialer På dette faneark skal der i Tabel 1 først indtastes både budget og regnskabstal for VR-året og budgettal for året efter VR-året. Udgifter og indtægter skal opdeles på fire finansieringsformer. Biblioteket angiver kun indtægter og udgifter under de finansieringsformer hvor der er indtægter og udgifter. Den sidste del af tabel 1 indsættes i resultatanalysen. I Tabel 2 på denne fane skal formålets resultatkrav, -mål og målopfyldelsesprocent angives og indsættes i resultatanalysen. Målopfyldelsesprocenten bedes så vidt muligt angivet til 0%, 25%, 50%, 75% eller 100%. I Tabel 3 skal oplysninger om CB s interurnaudlån ekskl. fornyelser til folkebiblioteker 2001 opdelt på kategorier angives. Tabel tre indsættes endvidere i resultatanalysen. I Tabel 4 genereres automatisk CB s materialesuppleringsudgifter. Tabel 5 udregner enhedsomkostninger på interurbanudlån på baggrund af Tabel 3 og 4. Tabellen indsættes i resultatanalysen. Tabel 6 brugertilfredshed skal indsættes i resultatanalysen. Tallene er genereret fra fanearket brugerundersøgelse, se denne. Informationstjeneste På dette faneark er der tre tabeller. I Tabel 1 skal der først indtastes både budget og regnskabstal for VR-året og budgettal for året efter VR-året. Udgifter og indtægter skal opdeles på de fire finansieringsformer. Biblioteket angiver kun indtægter og udgifter under de finansieringsformer hvor der er indtægter og udgifter. Den sidste del af tabel 1 indsættes i resultatanalysen. I Tabel 2 på denne fane skal formålets resultatkrav, -mål og målopfyldelsesprocent angives og indsættes i resultatanalysen. Målopfyldelsesprocenten bedes så vidt muligt angivet til 0%, 25%, 50%, 75% eller 100%. Fra Tabel 6 på denne fane skal brugertilfredshed indsættes i resultatanalysen. Tallene er genereret fra fanearket brugerundersøgelse, se denne. Råd og vejledning På dette faneark er der tre tabeller. I Tabel 1 skal der først indtastes både budget og regnskabstal for VR-året og budgettal for året efter VR-året. Udgifter og indtægter skal opdeles på de fire finansieringsformer. Biblioteket angiver kun indtægter og udgifter under de finansieringsformer hvor der er indtægter og udgifter. Den sidste del af tabel 1 indsættes i resultatanalysen. 18

19 I Tabel 2 på denne fane skal formålets resultatkrav, -mål og målopfyldelsesprocent angives og indsættes i resultatanalysen. Målopfyldelsesprocenten bedes så vidt muligt angivet til 0%, 25%, 50%, 75% eller 100%. Fra Tabel 6 på denne fane skal brugertilfredshed indsættes i resultatanalysen. Tallene er genereret fra fanearket brugerundersøgelse, se denne. Samordning af folkebiblioteksarbejdet På dette faneark er der fire tabeller. I Tabel 1 skal der først indtastes både budget og regnskabstal for VR-året og budgettal for året efter VR-året. Udgifter og indtægter skal opdeles på de fire finansieringsformer. Biblioteket angiver kun indtægter og udgifter under de finansieringsformer hvor der er indtægter og udgifter. Den sidste del af tabel 1 indsættes i resultatanalysen. I Tabel 2 på denne fane skal formålets resultatkrav, -mål og målopfyldelsesprocent angives og indsættes i resultatanalysen. Målopfyldelsesprocenten bedes så vidt muligt angivet til 0%, 25%, 50%, 75% eller 100%. I Tabel 3 skal aktivtetsoplysninger om antallet af biblioteksledermøder og møder i det rådgivende udvalg angives. Tabel tre indsættes endvidere i resultatanalysen. Fra Tabel 6 på denne fane skal brugertilfredshed indsættes i resultatanalysen. Tallene er genereret fra fanearket brugerundersøgelse, se denne. Kompetenceudvikling På dette faneark er der fire tabeller. I Tabel 1 skal der først indtastes både budget og regnskabstal for VR-året og budgettal for året efter VR-året. Udgifter og indtægter skal opdeles på de fire finansieringsformer. Biblioteket angiver kun indtægter og udgifter under de finansieringsformer hvor der er indtægter og udgifter. Den sidste del af tabel 1 indsættes i resultatanalysen. I Tabel 2 på denne fane skal formålets resultatkrav, -mål og målopfyldelsesprocent angives og indsættes i resultatanalysen. Målopfyldelsesprocenten bedes så vidt muligt angivet til 0%, 25%, 50%, 75% eller 100%. I Tabel 3 skal aktivitetsoplysninger om antallet af møder, sessioner, kursusdeltagere og faglige publikationer angives. Tabel tre indsættes endvidere i resultatanalysen. Fra Tabel 6 på denne fane skal brugertilfredshed indsættes i resultatanalysen. Tallene er genereret fra fanearket brugerundersøgelse, se denne. Samarbejde På dette faneark er der fire tabeller. I Tabel 1 skal der først indtastes både budget og regnskabstal for VR-året og budgettal for året efter VR-året. Udgifter og indtægter skal opdeles på de fire finansieringsformer. Biblioteket angiver kun 19

20 indtægter og udgifter under de finansieringsformer hvor der er indtægter og udgifter. Den sidste del af tabel 1 indsættes i resultatanalysen. I Tabel 2 på denne fane skal formålets resultatkrav, -mål og målopfyldelsesprocent angives og indsættes i resultatanalysen. Målopfyldelsesprocenten bedes så vidt muligt angivet til 0%, 25%, 50%, 75% eller 100%. Kørselsordning På dette faneark er der fire tabeller. I Tabel 1 skal der først indtastes både budget og regnskabstal for VR-året og budgettal for året efter VR-året. Udgifter og indtægter skal opdeles på de fire finansieringsformer. Biblioteket angiver kun indtægter og udgifter under de finansieringsformer hvor der er indtægter og udgifter. Den sidste del af tabel 1 indsættes i resultatanalysen. I Tabel 2 på denne fane skal formålets resultatkrav, -mål og målopfyldelsesprocent angives og indsættes i resultatanalysen. Målopfyldelsesprocenten bedes så vidt muligt angivet til 0%, 25%, 50%, 75% eller 100%. I Tabel 3 skal aktivitetsoplysninger om betjente folkebiblioteker og ugentlige antal besøg angives. Tabel tre indsættes endvidere i resultatanalysen. Fra Tabel 6 på denne fane skal brugertilfredshed indsættes i resultatanalysen. Tallene er genereret fra fanearket brugerundersøgelse, se denne. Generel ledelse og administration På dette faneark er der fire tabeller. I Tabel 1 skal der først indtastes både budget og regnskabstal for VR-året og budgettal for året efter VR-året. Udgifter og indtægter skal opdeles på de fire finansieringsformer. Biblioteket angiver kun indtægter og udgifter under de finansieringsformer hvor der er indtægter og udgifter. Den sidste del af tabel 1 indsættes i resultatanalysen. I Tabel 2 på denne fane skal formålets resultatkrav, -mål og målopfyldelsesprocent angives og indsættes i resultatanalysen. Målopfyldelsesprocenten bedes så vidt muligt angivet til 0%, 25%, 50%, 75% eller 100%. Tabel 5 genererer aktivitetsoplysninger/enhedsomkostninger på baggrund af indtastninger i andre tabeller. Tabellen indsættes i resultatanalysen. Fra Tabel 6 på denne fane skal brugertilfredshed indsættes i resultatanalysen. Tallene er genereret fra fanearket brugerundersøgelse, se denne. 20

21 Hjælpefunktioner På dette faneark er der tre tabeller. I Tabel 1 skal der først indtastes både budget og regnskabstal for VR-året og budgettal for året efter VR-året. Udgifter og indtægter skal opdeles på de fire finansieringsformer. Biblioteket angiver kun indtægter og udgifter under de finansieringsformer hvor der er indtægter og udgifter. Hvis der er større engangsudgifter til materialer skal omfanget af disse specificeres og beskrives i resultatanalysen. Den sidste del af tabel 1 indsættes i resultatanalysen. I Tabel 2 på denne fane skal formålets resultatkrav, -mål og målopfyldelsesprocent angives og indsættes i resultatanalysen. Målopfyldelsesprocenten bedes så vidt muligt angivet til 0%, 25%, 50%, 75% eller 100%. Tabel 5 genererer aktivitetsoplysninger/enhedsomkostninger på baggrund af indtastninger i andre tabeller. Tabellen indsættes i resultatanalysen. Ikke obligatoriske opgaver På dette faneark er der to tabeller der anvendes hvis der udføres ikkeobligatoriske opgaver. I Tabel 1 skal der først indtastes både budget og regnskabstal for VR-året og budgettal for året efter VR-året. Udgifter og indtægter skal opdeles på de fire finansieringsformer. Biblioteket angiver kun indtægter og udgifter under de finansieringsformer hvor der er indtægter og udgifter. Den sidste del af tabel 1 indsættes i resultatanalysen I Tabel 2 på denne fane skal formålets resultatkrav, -mål og målopfyldelsesprocent angives og indsættes i resultatanalysen. Målopfyldelsesprocenten bedes så vidt muligt angivet til 0%, 25%, 50%, 75% eller 100%. Særlige projekter På dette faneark er der to tabeller der anvendes hvis der udføres særlige projekter. I Tabel 1 skal der først indtastes både budget og regnskabstal for VRåret og budgettal for året efter VR-året. Udgifter og indtægter skal opdeles på de fire finansieringsformer. Biblioteket angiver kun indtægter og udgifter under de finansieringsformer hvor der er indtægter og udgifter. Den sidste del af tabel 1 indsættes i resultatanalysen I Tabel 2 på denne fane skal formålets resultatkrav, -mål og målopfyldelsesprocent angives og indsættes i resultatanalysen. Målopfyldelsesprocenten bedes så vidt muligt angivet til 0%, 25%, 50%, 75% eller 100%. Personale Der kun en tabel i denne fane. I tabellen indtastes antallet af årsværk på formål. I tabellens kolonne længst mod højre udreges automatisk enhedsomkostninger pr. årsværk for hvert hovedformål. 21

22 Tabellen skal anvendes til specifikation af institutionens personale på formål. Tabellerne anvendes i virksomhedsregnskabets afsnit om personale og organisation. Brugerundersøgelse Der er kun en tabel i denne fane. I denne tabel indtastes resultaterne fra brugerundersøgelse, mht. gennemsnit af tilfredshed i hovedspørgsmål 1-3 og antal respondenter ud for hvert spørgsmål. Resultaterne fra prioriteringerne i hovedspørgsmål 4 skal regnes som summen af kr. til hvert formål divideret med antal besvarelser. Brugerundersøgelsen findes i et særligt program equest der kan bruges til at udarbejde, udsende og beregne de besvarelser fra brugerne der skal indgå i VR. Det er en forudsætning for et pålideligt resultat at alle folkebibliotekerne i centralbiblioteksområdet, med undtagelse af centralbiblioteket selv, besvarer spørgsmålene i brugerundersøgelsen. De spørgsmål der stilles i Bilag 2 Spørgeskemaundersøgelse er det minimum af obligatoriske spørgsmål der skal stilles fra centralbiblioteket til folkebibliotekerne, og som styrelsen skal bruge til sammenligning. Det er muligt for centralbiblioteket at udvide skemaet til at omfatte spørgsmål som det enkelte bibliotek gerne vil have undersøgt, fx i forbindelse med et konkret resultatmål i kontrakten. Ændringer foretages meget simpelt i spørgeskemaprogrammet. Programmet og spørgeskemaet er gjort gratis tilgængelig, og dem der ikke allerede har adgang til spørgeskemaprogrammet kan få det ved henvendelse til jha@bs.dk. 22

23 Bilag 2. Spørgeskemaundersøgelse Det mener vi om centralbiblioteket 2001 Spørgeskema til folkebibliotekerne i centralbiblioteksområdet: Kære Biblioteksleder Vi vil gerne undersøge folkebibliotekernes tilfredshed eller utilfredshed med vores centralbiblioteksvirksomhed, således at vi kan blive bedre til at give en god service. Derfor vil vi bede dig om at udfylde dette spørgeskema. I spørgeskemaet skal du udtrykke bibliotekets egne erfaringer med og officielle holdning til centralbiblioteket. Du bedes udfylde skemaet via på adressen: samt sende en underskrevet udskrift af skemaet til os inden. Resultatet af tilfredshedsundersøgelsen blandt folkebibliotekerne i centralbiblioteksområdet bliver offentliggjort i centralbibliotekets virksomhedsregnskab som indsendes til Biblioteksstyrelsen. Hvis du har spørgsmål til undersøgelsen, er du velkommen til at kontakte os. Tak for din hjælp! Med venlig hilsen Leder af centralbiblioteket 23

24 Spørgeskema Nedenfor har vi opstillet en række spørgsmål. Det tager ca. 10 minutter at udfylde skemaet. Du skal på en skala fra: 1 Meget utilfreds til Meget tilfreds angive din tilfredshed med centralbiblioteket. Der er derudover mulighed for angive 6 Bruger ikke denne ydelse. Afkrydses denne mulighed indgår besvarelsen af dette spørgsmål ikke i undersøgelsens resultat 1. Hvor tilfreds er du med titelspredningen (bredden) i centralbibliotekets materialebestand, fordelt på materialetype. Hvis du er i tvivl om hvad materialetypen dækker over så se i definitionerne i vejledningen til biblioteksstatistikken Bøger 1.2. Seriepublikationer (aviser, tidskrifter) 1.3. Lydbøger 1.4. Musikoptagelser 1.5. Levende billeder (videofilm) 1.6. Multimediematerialer 1.7. Elektroniske seriepublikationer i fuld tekst 1.8. Digitale dokumenter i fuld tekst 2. Desuden beder vi jer om at give udtryk for jeres tilfredshed med den tid der går, før i modtager et reserveret / bestilt materiale fra centralbiblioteket. Vurderingen ønskes angivet for hver materialetype. 2.1 Bøger 2.2 Seriepublikationer 2.3 Lydbøger 2.4 Musikoptagelser 2.5 Levende billeder 2.6 Multimediematerialer 2.7 Elektroniske seriepublikationer i fuld tekst 2.8 Digitale dokumenter i fuld tekst 3. I det følgende beder vi jeg om at angive jeres tilfredshed med centralbibliotekets ydelser, hvor tilfredse er I med: 3.1. Kvaliteten af svarene på spørgsmål til vores informationstjeneste 3.2. Svartid: Den tid der går, før i modtager svar på spørgsmål til vores informationstjeneste 3.3. Kvaliteten af vores rådgivning og vejledning i biblioteksfaglige spørgsmål 3.4. Kvaliteten af vores rådgivning og vejledning i IT-spørgsmål 24