Servicelovens 19, stk. 2, om kommunens udarbejdelse af en sammenhængende børnepolitik og aktindsigt i et talepapir.

Transkript

1 Servicelovens 19, stk. 2, om kommunens udarbejdelse af en sammenhængende børnepolitik og aktindsigt i et talepapir. Resume: Udtalt af Tårnby Kommunes børnepolitik ikke er i strid med servicelovens regler, at behandlingen af sagen om kommunens børnepolitik ikke var ulovlig, og at kommunen ikke har tilsidesat reglerne i offentlighedsloven om aktindsigt Statsforvaltningens brev til formanden for Forældrenævnet i Tårnby Kommune STATSFORVALTNINGEN HOVEDSTADEN BORUPS ALLÉ 177, BLOK D- E 2400 KØBENHAVN NV JOURNAL NR.: /112 Folketingets Ombudsmand har ved brev af 1. marts 2007 videresendt Deres klage af 13. februar 2007 over Tårnby Kommunes handlemåde i forbindelse med udformningen af kommunens børnepolitik samt over kommunens delvise afslag på aktindsigt. Ved brev af 27. marts 2007 har De anmodet statsforvaltningen om at tage stilling til, om Tårnby Kommunes børnepolitik er i overensstemmelse med serviceloven. Tårnby Kommune har i brev af 30. maj 2007 fremsendt en udtalelse i sagen. De har ikke kommenteret kommunens udtalelse. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Tårnby Kommunes børnepolitik ikke er i strid med servicelovens regler. Det er endvidere statsforvaltningens opfattelse, at kommunen ikke i forbindelse med behandlingen af kommunens børnepolitik har handlet ulovligt. Endelig finder statsforvaltningen heller ikke, at kommunen har handlet i strid med offentlighedslovens regler om aktindsigt. SAGSBEHANDLER:JEIKOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN-NR SE-NR hovedstaden@statsforvaltning.dk TELEFONTID: Mandag-Onsdag Torsdag Fredag ÅBNINGSTID FOR PERSONLIGE HENVENDELSER: Mandag-Onsdag Torsdag Fredag Nedenfor redegøres for Deres klage, kommunens udtalelse og statsforvaltningens nærmere begrundelse for udtalelsen, hvori de relevante retsregler refereres. Klagen De har som anført i brev af 13. februar 2007 som formand

2 for Forældrenævnet i Tårnby Kommune klaget til Folketingets Ombudsmand. Det fremgår af brevet, at forældrenævnet er et fælles talerør for indtil nu 32 forældrebestyrelser i Tårnby Kommunes daginstitutioner. De har henvist til, at kommunen ifølge servicelovens 19, stk. 2, skal udarbejde en sammenhængende børnepolitik. De har redegjort for sagsforløbet i forbindelse hermed som nedenfor anført. I maj 2006 orienterede forældrenævnet kommunens skoleudvalg om, at nævnet ville udarbejde et oplæg til børnepolitik for kommunens daginstitutioner. Skoleudvalget besvarede den 14. juni 2006 henvendelsen med oplysning om, at et udkast til børnepolitik ville blive sendt i høring i de relevante bestyrelser indenfor bl.a. institutionsområdet forinden endelig politisk stillingtagen. Udvalget oplyste endvidere, at det ville være muligt at drøfte børnepolitikken på det årlige møde med forældrebestyrelserne. I august 2006 skrev forældrenævnet til forældrebestyrelserne i kommunens daginstitutioner og opfordrede forældrebestyrelserne til at kommentere kommunens kommende udkast til børnepolitik og i den forbindelse inddrage/ få inspiration fra nævnets oplæg til børnepolitik. Nævnet opfordrede endvidere forældrebestyrelserne til at sende deres bemærkninger til kommunens udkast gennem forældrenævnet med henblik på at nævnet kunne samle kommentarerne i et fælles høringssvar til skoleudvalget. Den 23. august 2006 blev kommunens børnepolitik sendt i høring til bl.a. forældrebestyrelserne i kommunens daginstitutioner med svarfrist til den 1. november Forældrenævnet blev rygtevis bekendt med, at skoleforvaltningen instruerede lederne i daginstitutionerne om, at de i deres egenskab af sekretærer for forældrebestyrelserne skulle søge at undgå, dels at forældrebestyrelserne svarede gennem forældrenævnet, dels at forældrebestyrelserne undlod at inddrage nævnets oplæg i forbindelse med deres kommentering af kommunens udkast. Ved forældrenævnets telefoniske henvendelse oplyste kommunen, at man ikke vurderede, at nævnet, som ikke var blevet anmodet om kommentarer til kommunens udkast til børnepolitik, kunne indgå i høringsprocessen. Syv forældrebestyrelser sendte deres svar til forældrenævnet, hvoraf én tillige sendte høringssvaret direkte til kommunen. SIDE 2

3 Den 1. november 2006 sendte forældrenævnet et samlet høringssvar fra de syv forældrebestyrelser til kommunens skoleudvalg. Den 7. november 2006 afholdt kommunen det årlige møde med alle forældrebestyrelser i kommunens daginstitutioner. Formanden for skoleudvalget orienterede bl.a. på mødet om en række tiltag på daginstitutionsområdet. Forældrenævnet blev rygtevis bekendt med, at skoleforvaltningen havde anmodet lederne i de institutioner, hvis forældrebestyrelser havde valgt at sende deres bemærkninger gennem forældrenævnet om kommentarer til det samlede høringssvar. I brev af 14. november 2006 anmodede forældrenævnet kommunen om at få en kopi af skoleudvalgsformandens talepapir, som De allerede havde anmodet om på fællesmødet for forældrebestyrelserne. De anmodede endvidere om oplysning om, hvad formålet var med at bede lederne i de institutioner, hvor forældrebestyrelserne havde sendt deres bemærkninger til børnepolitikken via forældrenævnet, om kommentarer til nævnets høringssvar, og De anmodede om aktindsigt i de spørgsmål, som kommunen havde stillet lederne samt i deres svar. Kommunen svarede ved af 24. november 2006, at skoleudvalgsformandens talenotat var at opfatte som et internt arbejdspapir, og det var derfor ikke omfattet af aktindsigten. Kommunen anførte endvidere, at i henhold til kommunens styrelsesvedtægt kan en forældrebestyrelse ikke delegere sin beslutningskompetence til andre, hvorfor de seks institutioner, som sendte deres høringssvar til forældrenævnet mister deres mulighed for at blive hørt. Forvaltningen bad derfor lederne, i deres rolle som sekretær for bestyrelsen, om at oplyse, om man i bestyrelserne konkret havde vurderet forældrenævnets svar, så forvaltningen på den måde kunne vurdere tolkningen af deres svar om delegation. Kommunen meddelte endvidere, at kommunikationen mellem ledere og forvaltning er af intern karakter, og således ikke omfattet af aktindsigten. Kommunen oplyste, at det af dialogen med lederne fremgik, at forældrenævnets konkrete høringssvar af 31. oktober 2006 ikke var blevet behandlet på bestyrelsesmøder i de pågældende institutioner. Ved af 29. november 2006 anmodede De kommunen om at revurdere afslaget på aktindsigt i relation til SIDE 3

4 offentlighedslovens 8 og 11 og om nødvendigt 4, stk. 1. Såfremt kommunen fastholdt afslaget anmodede De kommunen om at redegøre for de overvejelser, som man i den forbindelse havde gjort, herunder forvaltningslovens 24. Vedrørende skoleudvalgsformandens talepapir henviste De til, at det blev benyttet flittigt under fællesmødet for forældrebestyrelserne, herunder til oplæsning, hvorfor De anmodede kommunen om at overveje i hvilket omfang kommunen fortsat vurderede, at dokumentet havde bevaret sin interne karakter. Vedrørende delegation af kompetence anmodede De kommunen om at redegøre for, hvilke overvejelser kommunen havde gjort sig herom. Den 19. december 2006 vedtog Tårnby Kommunalbestyrelse kommunens børnepolitik. Af referatet fra mødet fremgik, at 6 institutioner havde tilkendegivet, at de havde delegeret deres kompetence som høringsberettiget part til foreningen forældrenævnet. Da dette ifølge kommunen ikke var muligt i henhold til lovgivningen var deres svar ikke medtaget. Det blev tillige bemærket, at to af disse institutioner også havde afgivet selvstændige høringssvar. Ved af 11. januar 2007 meddelte kommunen Dem, at De tidligere havde modtaget materiale om kommunens udarbejdelse af en børnepolitik. Vedrørende Deres tilkendegivelse af, at kommunens afslag på aktindsigt i et internt arbejdsdokument ikke er korrekt, anførte kommunen, at det er kommunen, der ifølge offentlighedsloven har kompetencen til at afgøre, hvorvidt et materiale er undergivet aktindsigt. De har som formand for forældrenævnet klaget over, at kommunen ikke gjorde nævnet bekendt med sine overvejelser vedrørende styrelsesvedtægten. De har henvist til, at såfremt kommunen inden høringsfristens udløb havde meddelt forældrenævnet, at man ikke mente, at forældrebestyrelserne kunne afgive deres kompetence til forældrenævnet, havde forældrenævnet enten kunnet forelægge det samlede udkast til høringssvar for forældrebestyrelserne eller bedt forældrebestyrelserne om at sende deres svar direkte til kommunen. Forældrenævnet har endvidere klaget over, at kommunen ikke af egen drift fandt det nødvendigt at informere nævnet om, at man ikke havde medtaget det samlede høringssvar i den videre beslutningsproces. Vedrørende aktindsigt har forældrenævnet anført, at kommunen burde have inddraget offentlighedslovens undta- SIDE 4

5 gelsesbestemmelser til reglen om interne dokumenter i vurderingen af nævnets aktindsigtsanmodning. Forældrenævnet har henvist til, at der ikke ses at være beskyttelseshensyn, der kan begrunde, at de dokumenter, som nævnet har anmodet om aktindsigt i, ikke skulle være offentligt tilgængelige. I brev af 27. marts 2007 har forældrenævnet anmodet statsforvaltningen om at vurdere lovligheden af Tårnby Kommunes børnepolitik. De har anført følgende vedrørende forældrenævnets overvejelser: Tårnby kommunens børnepolitik har karakter af overordnede politiske hensigtserklæringer, der efter forældrenævnets opfattelse helt åbenbart ikke medvirker til at sikre den tidlige, sammenhængende og koordinerede indsats overfor udsatte børn og unge, der er forudsat i servicelovens 19, stk. 2. Kommunens børnepolitik opstiller således ikke retningslinier for, hvordan man tilstræber at sikre, at der på tværs af fag- og institutionsgrænser ydes en tidlig, tværgående og helhedsorienteret indsats i de kommunale institutioner, der har kontakt til børn og unge. Det fremgår heller ikke, hvordan børnepolitikken forventes at sikre sammenhæng mellem kommunens særlige sociale indsats over for udsatte børn og unge, herunder i forhold til foranstaltninger der iværksættes efter anden lovgivning end serviceloven, og de pågældende børn og unges almindelige dagligdag i daginstitutioner og skoler m.v. Tilsvarende er det heller ikke beskrevet, hvordan kommunen vil sikre sammenhæng mellem den særlige støtte til børn og unge og de forskellige sektorer, som f.eks. dagtilbud, skole, sundhedssektor og den frivillig sektor, eller hvilken rolle dagtilbudene og skolen tilsigtes at spille i den forebyggende indsats, herunder i forhold til rummelighed. Kommunes børnepolitik synliggør således hverken det politiske niveaus forventninger til samarbejdet på en måde, der gør børnepolitikken egnet til at danne grundlag for en gennemtænkt og hensigtsmæssig tilrettelæggelse af indsatsen overfor udsatte børn og unge, eller give et bedre grundlag for et tværsektorielt samarbejde. Kommunes udtalelse SIDE 5

6 Tårnby Kommune har i brev af 30. maj 2007 udtalt, at kommunen har udarbejdet en børnepolitik til ikrafttræden den 1. januar I forbindelse med udformningen af en børnepolitik blev der taget stilling til, hvordan brugerne og medarbejderne skulle inddrages. Børne- og skoleudvalget besluttede, at der skulle foretages en høring af skoleog institutionsbestyrelser samt de relevante samarbejdsudvalg. Kommunens styrelsesvedtægter indeholder intet fælles organ for institutionsbestyrelserne. En gruppe forældre har selv taget initiativ til at oprette en forening forældrenævnet, men det er ikke alle bestyrelser, der er medlem af foreningen. Tårnby Kommune opfatter forældrenævnet som en privat forening og dermed ikke som en del af høringsprocessen. Høringsmaterialet blev udsendt til de enkelte institutioners forældrebestyrelser efter almindelig praksis. På et møde mellem børne- og kulturforvaltningen og institutionslederne blev det forvaltningen bekendt, at institutionsbestyrelserne var blevet opfordret til at fremsende deres høringssvar om børnepolitikken gennem foreningen forældrenævnet. I henhold til styrelsesvedtægterne kan en forældrebestyrelse alene træffe sine afgørelser i møder og har ikke mulighed for at delegere sin kompetence. Da det er den enkelte institutionsleder, der skal sikre, at bestyrelsen træffer sine afgørelser i henhold til gældende love og regler, orienterede forvaltningen om ovennævnte bestemmelser omkring delegation. Det er kommunens opfattelse, at der med denne procedure var taget højde for, at den enkelte bestyrelse blev gjort opmærksom på reglerne, og at kommunikere med den enkelte bestyrelses sekretær i form af institutionens leder, er for kommunen den rigtige indgang til kommunikation med en bestyrelse. Kommunen har oplyst, at forældrenævnets kommentarer til kommunens udkast til børnepolitik blev forelagt børneog skoleudvalget på samme møde, som de indkomne høringssvar blev forelagt og drøftet. Vedrørende aktindsigt har kommunen anført, at formanden for børne- og skoleudvalgets talepapir har karakter af et internt arbejdsnotat. I talen fremkom der ikke oplysninger, som ikke på anden vis var blevet beskrevet, f.eks. i form af konkrete politiske beslutninger om udvidelser eller ændringer af institutionernes normeringer. Der var så- SIDE 6

7 ledes alene tale om en oplistning og en beskrivelse af institutionsområdets udvikling og status fra udvalgsformandens side. Kommunen har henvist til, at et talepapir har den særlige karakter, at taleren ikke nødvendigvis behøver at følge papiret. Aktindsigt i papiret giver derfor ikke nødvendigvis et billede af, hvad der blev sagt på det pågældende møde. Vedrørende spørgsmålet om, hvorvidt Tårnby Kommunes børnepolitik overholder styrelseslovens krav har kommunen udtalt, at det er kommunens opfattelse, at kommunen lever op til lovgivningens krav. Kommunen har anført, at børnepolitikken skal beskrive de overordnede målsætninger for arbejdet på området, og det skal ikke indeholde konkrete arbejdsbeskrivelser på alle de arbejdsopgaver, der foregår omkring børn og unge. Det fremgår derfor af forordet til børnepolitikken, at børnepolitikken er udtryk for kommunalbestyrelsens værdier, mål og hensigter for al arbejde med børn og unge i kommunen. Kommunen har kommenteret Deres enkelte klagepunkter og anført, at det er kommunens opfattelse, at Tårnby Kommunes børnepolitik lever op til lovgivningens krav. Tårnby Kommune har efterfølgende telefonisk oplyst, at der ikke foreligger nogen korrespondance mellem institutionslederne og kommunens forvaltning om, at forældrebestyrelserne ikke kunne delegere deres kompetence til forældrenævnet, som derfor ikke skulle inddrages i høringsprocessen. Dette spørgsmål var alene blevet drøftet på et af forvaltningens møder med institutionslederne, og der foreligger heller ikke mødereferater herom. Kommunen har endvidere telefonisk udtalt, at børne- og skoleudvalgsformanden talepapir blev udarbejdet i fællesskab af forvaltningen og udvalgsformanden. Talepapiret er ikke blevet videregivet til pressen. Statsforvaltningens udtalelse Det tilsyn, som statsforvaltningen udøver over for en kommune, er et retligt tilsyn, der kun omfatter spørgsmål om, hvorvidt kommunen har tilsidesat det retsgrundlag, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning, jf. 48, stk. 1, i den kommunale styrelseslov. Med udtrykket retsgrundlag menes i denne forbindelse offentligretlig lovgivning og offentligretlige retsgrundsætninger. SIDE 7

8 Statsforvaltningen kan derfor ikke tage stilling til spørgsmål vedrørende skønsudøvelse, så længe skønnet udøves inden for de rammer, der følger af den offentligretlige lovgivning og offentligretlige retsgrundsætninger. Statsforvaltningens kompetence omfatter heller ikke spørgsmål om hensigtsmæssigheden af den kommunale forvaltnings sagsbehandling, herunder ekspeditionsfejl og personalets optræden. Sådanne spørgsmål henhører under borgmesteren og kommunalbestyrelsen i kommunen. Klager over, hvorvidt sagsbehandlingen er i overensstemmelse med god forvaltningsskik, rettes til Folketingets Ombudsmand. Deres klage omfatter tre hovedpunkter: Ad 1 1. Kommunens procedure i forbindelse med vedtagelsen af kommunens børnepolitik, herunder spørgsmålet om delegation 2. Lovligheden af kommunens vedtagne børnepolitik 3. Aktindsigt Ved alle kommunale daginstitutioner og den kommunale dagpleje skal der oprettes en bestyrelse med et flertal af valgte forældre, jf. servicelovens 1 27, stk. 1. Forældrebestyrelsen i daginstitutionen skal fastsætte principper for institutionens arbejde og for anvendelsen af en budgetramme for hver enkelt institution inden for de mål og rammer, kommunalbestyrelsen har fastsat, jf. servicelovens 27, stk. 2. Kommunalbestyrelsen skal fastsætte vedtægter for styrelsen af de kommunale dagtilbud efter at have indhentet en udtalelse fra forældrebestyrelserne, jf. servicelovens 27, stk. 5. Tilsvarende gælder for de selvejende daginstitutioner, som dog selv udarbejder en vedtægt, som skal godkendes af kommunalbestyrelsen, jf. styrelseslovens 28. Disse bestemmelser i styrelsesloven er dog ophævet ved lov nr. 501 af 6. juni 2007 om dag-, fritids- og klubtilbud m.v. til børn og unge (dagtilbudsloven) med virkning fra den 1. august Lovbekendtgørelse nr. 58 af 18. januar 2007 SIDE 8

9 Det fremgår af Tårnby Kommunes styrelsesvedtægt for Tårnby Kommunes kommunale daginstitutioner, at der oprettes en forældrebestyrelse ved institutionen, som har til opgave at varetage styrelsen af institutionen inden for de mål og rammer som kommunalbestyrelsen har fastsat, jf. 2, stk. 1 og 2. Ifølge styrelsesvedtægtens 9 udøver bestyrelsen sin virksomhed i møder, det vil sige der kan kun træffes beslutninger og handles på bestyrelsens vegne i bestyrelsens møder. Ifølge servicelovens 19, stk. 2, skal kommunalbestyrelsen udarbejde en sammenhængende børnepolitik, der har til formål at sikre sammenhængen mellem det generelle og forebyggende arbejde og den målrettede indsats over for børn og unge med behov for særlig støtte. Den sammenhængende børnepolitik skal udformes skriftligt, vedtages af kommunalbestyrelsen og offentliggøres. Serviceloven angiver ikke nogen speciel procedure, som skal følges i forbindelse med kommunens udarbejdelse af en børnepolitik. Kommunalbestyrelsen beslutter således selv om og i bekræftende fald hvilke berørte institutioner, samarbejdsudvalg og lignende, man vil inddrage i forbindelse med udarbejdelsen af kommunens børnepolitik. Kommunen valgte bl.a. at høre de i medfør af serviceloven nedsatte daginstitutioners forældrebestyrelser. Kommunen er efter statsforvaltningens opfattelse ikke forpligtet til at anerkende, at nogle forældrebestyrelser har delegeret deres kompetence til at give en udtalelse til kommunen til det af visse forældre nedsatte forældrenævn. Tårnby Kommune har derfor efter statsforvaltningens opfattelse ikke handlet i strid med servicelovens regler ved ikke at lade udtalelser og indlæg som fremkom fra forældrenævnet indgå i den videre beslutningsproces. Statsforvaltningen har ikke kompetence til at tage stilling til, om det forhold, at kommunen ikke straks gjorde forældrenævnet opmærksom på, at kommunen ikke ville tillade, at enkelte forældrebestyrelser fremsendte deres udtalelser gennem nævnet, var uhensigtsmæssigt og om det er i strid med god forvaltningsskik. Ad 2 SIDE 9

10 Ifølge servicelovens 19, stk. 2, skal kommunalbestyrelsen som ovenfor anført udarbejde en sammenhængende børnepolitik. Følgende fremgår af vejledning om særlig støtte til børn og unge og deres familier 2, pkt. 20: Servicelovens 19, stk. 2, giver kommunalbestyrelsen pligt til at udarbejde en sammenhængende børnepolitik. Formålet er at sikre, at den enkelte kommune opstiller retningslinier for, hvordan der lokalt kan opnås sammenhæng mellem det generelle forebyggende arbejde og den målrettede indsats over for børn og unge med behov for særlig støtte, herunder børn og unge med nedsat fysisk og psykisk funktionsevne. Den sammenhængende børnepolitik skal således være med til at sikre en tidlig indsats og sikre, at kommunen lever op til forpligtigelsen om at yde hjælp efter denne lov i forbindelse med den indsats, der iværksættes over for de samme børn og unge efter anden lovgivning. I denne forbindelse er det bl.a. vigtigt, at systemet er tilstrækkeligt rummeligt til, at der ikke sker en uhensigtsmæssig udstødelse af børn og unge med vanskeligheder. Den sammenhængende børnepolitik skal altså beskrive, hvordan kommunen sikrer sammenhæng mellem de forskellige sektorer, fx dagtilbud, skole, sundhedssektor og den frivillige sektor, og den særlige støtte til børn og unge Som et led i udarbejdelsen af den sammenhængende børnepolitik skal kommunen beskrive den rolle, som dagtilbudene og skolen tilsigtes at spille i den forebyggende indsats, herunder dagtilbuds og skolers rummelighed i forhold til børn og unge med vanskeligheder Kravet om, at kommunalbestyrelsen skal vedtage den sammenhængende børnepolitik betyder, at det politiske niveaus forventninger til samarbejdet synliggøres. Bestemmelsen danner således grundlag for udarbejdelsen af en gennemtænkt og hensigtsmæssig tilrettelæggelse af indsatsen og et bedre grundlag for det tværsektorielle samarbejde Kommunen beslutter selv, hvor ofte den sammenhængende børnepolitik skal revideres. Dette kan fx ske i forbindelse med, at en ny kommunalbestyrelse træder til, eller hvis kommunen ønsker at sætte fokus på eller udarbejde en ny politik på området. 2 Vejledning nr. 99 af 5. december 2006 SIDE 10

11 Den sammenhængende børnepolitik udformes skriftligt og offentliggøres, fx på kommunens hjemmeside eller på anden måde, som kommunen finder hensigtsmæssigt. Kommunen kan med fordel overveje, om den sammenhængende børnepolitik bør formidles på anden vis. Der er ikke herudover formkrav til den sammenhængende børnepolitik. Servicelovens 19, stk. 2, stiller således ikke præcise krav til indholdet af kommunens børnepolitik. Bestemmelsen er alene udtryk for, at kommunen har en forpligtelse til at opstille generelle retningsliner for kommunens politik vedrørende en tidlig indsats over for børn og unge med behov for særlig støtte. Tårnby Kommune har på et kommunalbestyrelsesmøde vedtaget en generel børnepolitik, som er offentliggjort. Statsforvaltningen finder derfor ikke grundlag for at udtale, at Tårnby Kommune ikke har overholdt bestemmelsen i servicelovens 19, stk. 2, om at udforme en børnepolitik. Ad 3 De har klaget over Kommunens afslag på aktindsigt i såvel skoleudvalgsformandens talepapir som i korrespondancen mellem kommunen og daginstitutionslederne. Da der ifølge det oplyste ikke foreligger nogen korrespondance mellem den kommunale forvaltning og institutionslederne eller mødereferat om det omhandlede spørgsmål, er der ikke noget, der kan gives aktindsigt i. Statsforvaltningen betragter derfor dette klagepunkt som bortfaldet, idet kommunen heller ikke efter statsforvaltningens opfattelse burde have udfærdiget notat herom efter reglerne om notatpligt i offentlighedsloven. Efter disse regler er der alene krav om udfærdigelse af notat i sager, hvor der vil blive truffet en afgørelse. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v., jf. 4, stk. 1, i offentlighedsloven 3. 3 Lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen SIDE 11

12 Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses 1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug, 2) brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og 3) brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre organer eller mellem disse organer indbyrdes, jf. 7 i offentlighedsloven. Følgende fremgår af Indenrigsministeriets afgørelser og udtalelser 1993, side 26 ff: Udtalt, at den virksomhed, som kommunalbestyrelsen udøver under en vedtaget spørgetid, må anses for kommunal forvaltningsvirksomhed. Afgørende for, om et kommunalbestyrelsesmedlems talepapir er omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt, er, om talepapiret har været undergivet administrativ sagsbehandling i forbindelse med en forvaltningsmyndigheds virksomhed. Et talepapir udarbejdet af forvaltningen vil derfor under alle omstændigheder være omfattet af reglerne om aktindsigt. Udgangspunktet er dog, at det er et internt arbejdspapir, men kan miste sin interne karakter ved videregivelse til pressen. Et talepapir udarbejdet af kommunalbestyrelsesmedlemmet selv til støtte m.v. for et personligt indlæg i debatten, og som ikke overgives til forvaltningen, vil derimod ikke kunne antages at høre til en sag og derfor heller ikke for omfattet af retten til aktindsigt. Dette gælder, uanset om talepapiret anvendes under et kommunalbestyrelsesmøde, et udvalgsmøde eller en kommunalbestyrelses offentlige spørgetid, og uanset om talepapiret anvendes af borgmesteren, en udvalgsformand eller et menigt medlem af kommunalbestyrelsen. Udleveres et sådant papir til pressen, vil det ikke som følge heraf blive undergivet aktindsigt. Det vil der derimod, hvis det overgives til forvaltningen. Det omhandlede talepapir er udarbejdet i samarbejde med forvaltningen, hvorfor det er omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt. Det er imidlertid et intern arbejdspapir, og da det ikke har været videregivet til pressen eller andre personer i øvrigt har det bevaret sin status som et internt arbejdspapir, hvorfor det er omfattet af offentlighedslovens undtagelsesbestemmelse i 7, nr. 1. Talepapiret ses ikke at være omfattet af nogen af undtagelsesbestemmelserne om interne arbejdsdokumenter i 8 og 11. SIDE 12

13 Tårnby Kommune har således efter statsforvaltningens opfattelse været berettiget til at nægte Dem aktindsigt i børne- og skoleudvalgsformandens talepapir. Ifølge offentlighedslovens 4, stk. 1, 2. pkt. kan en forvaltningsmyndighed give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af reglerne om tavshedspligt. Kommunen har således mulighed for at give aktindsigt også i interne arbejdsdokumenter efter denne bestemmelse, medmindre det vil være i strid med reglerne om tavshedspligt. En forvaltningsmyndighed bør således i forbindelse med behandlingen af en sag om aktindsigt ikke alene overveje, om begæringen kan afslås, men tillige om der er noget til hinder for, at der meddeles aktindsigt, selv om myndigheden ikke er forpligtet hertil, jf. betænkning 857/1978 side 70. Tårnby Kommune ses ikke at have vurderet, om De skulle have aktindsigt i talepapiret efter reglerne om meroffentlighed. Såfremt De fortsat er interesseret i at få aktindsigt i det pågældende talepapir, henvises De derfor til på nu at anmode kommunen om at tage stilling til, hvorvidt kommunen vil give Dem aktindsigt efter reglerne om meroffentlighed. Ifølge forvaltningslovens 22 skal en afgørelse, når den meddeles skriftligt, være ledsaget af en begrundelse, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. Ifølge forvaltningslovens 24, stk. 1, skal en begrundelse indeholde henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. Tårnby Kommune har i afgørelsen om afslag på aktindsigt i børne- og skoleudvalgsformandens talepapir alene anført, at der er tale om et internt arbejdspapir. Kommunen har således efter statsforvaltningens opfattelse ikke overholdt reglen i forvaltningslovens 24, stk. 1., 1. pkt. om at henvise til efter hvilken retsregel afgørelsen er truffet, idet kommunen ikke har henvist til offentlighedslovens 7. Statsforvaltningen finder ikke anledning til at foretage sig yderligere i den anledning på nuværende tidspunkt. Med venlig hilsen SIDE 13

14 Lone Birgitte Christensen Kontorchef/ Jette Eikrem Fuldmægtig SIDE 14