Hovedservicerådsmøde lørdag den 8. oktober 2011 Hovedservicekontoret Thorsgade 59, København N Klokken

Transkript

1 Hovedservicerådsmøde lørdag den 8. oktober 2011 Hovedservicekontoret Thorsgade 59, København N Klokken Deltagere: Hovedservicerådet: Region Nordjylland Region Midtjylland Region Syd Region Øst Region Storkøbenhavn Region Nordsjælland Formand for Hovedservicerådet Viceformand for Hovedservicerådet Kasserer Sekretær for Hovedservicerådet Servicekonferenceformand Revisor Kontorkoordinator Referent Referent Niels C T Susanne H Carl Martin C Jørgen B Henrik R** Claus B Tenna T Vini V Asgar N Leon K Allan N Mogens B A** Irene B Jens D Mogens B A** Udvalg med videre: BOX 334-udvalg Arne N Erfaringsudvalget Ib J IT-udvalget Lone Landsdækkende informationsudvalg (LIv) Per B Litteraturudvalg Gorm Servicehåndbogsudvalget Helle V* Telefon og Udvalg Tove A* Økonomiudvalget Willy J Nordisk delegeret Sune H S ESM delegeret 2. gangs delegeret Henrik R** ESM delegeret - 1.gangs delegeret Helle V* WSM delegeret 1. gangs delegeret Henrik R** WSM delegeret 2. gangs delegeret Mogens B A** Kontorkoordinator Irene B Litteratursalg Tove A* Produktion Ole P AA-Data Peter K (* = repræsenterer flere funktioner) Afbud Arkiv Nordisk delegeret Lars B A Henry L P

2 Dagsorden: 1. Præsentationsrunde 2. Godkendelse af referater: a. Hovedservicerådsmødet den 27. august Rapport fra Daglig Ledelse 4. Rapporter fra udvalg med videre: a. Box 334 udvalget (bilag 1) b. Erfaringsudvalget (bilag 2) c. IT-udvalget (bilag 3) d. Landsdækkende Informationsudvalg - LIv (bilag 4) e. Litteraturudvalget (bilag 5) f. Servicehåndbogsudvalget (bilag 6) g. Telefon og Udvalget (bilag 7) h. Økonomiudvalget (bilag 8) (punkter som HSR skal forholde sig til) i. Nordiske delegerede (bilag 9) j. ESM delegerede (bilag 10) k. WSM delegerede (bilag 11) l. Servicekonferenceudvalget (bilag 12) 5. Rapporter fra kontorfunktionerne: a. Kontorkoordinator b. Litteratursalg c. Produktion d. AA-data e. Arkiv f. Bogholderi 6. Rapporter fra Regionerne: a. Region Nordjylland (bilag 13) b. Region Midt (bilag 14) c. Region Syd (bilag 15) d. Region Øst (bilag 16) e. Region Storkøbenhavn (bilag 17)

3 f. Region Nordsjælland (bilag 18) 7. Regionernes opdatering af mødelisterne 8. Ønske om indtræden i Servicehåndbogsudvalget: Bente F (bilag 19) 9. Ønske om indtræden i Servicehåndbogsudvalget: Søren A (bilag 20) Frokost 10. Orientering omkring AA s økonomi foreløbigt regnskab fremlægges 11. Retssagen vedr. kopimaskinen 12. Servicekonferencen 2011 behandling af forslag (Bilag 21) 13. Kandidater til ledige poster på SK Nedsættelse af ad hoc udvalg vedr. rekruttering 15. Forslag omkring salg af ACA litteratur (Bilag 22) 16. Forslag fra Litteraturudvalget (Bilag 23) 17. HSR seminar 18. Eventuelt Leon bød velkommen til alle, og specielt til den nye referent Jens D. Derefter læste han Formålserklæringen og 2. Koncept højt. Behandling af dagsordenens punkt 16 blev fremrykket til før frokost. Irene fik ordet til et par praktiske bemærkninger. Ad Punkt 1) Præsentationsrunde Deltagerne præsenterede sig. Se deltagerlisten. Fortrolighedslisten gik rundt med henblik på opdatering. Ad Punkt 2) Godkendelse af referater: Referat fra Hovedservicerådsmødet den 27..august 2011 blev godkendt uden bemærkninger. Ad Punkt 3) Rapport fra Daglig Ledelse Tenna supplerede den tilsendte rapport med sidste nyt. Forhåbentligt er sagen med kopimaskinen nu afsluttet. Maskinen er afleveret og der resterer nu kun betaling af de sidste 5 kvartaler og leje for opbevaring. Vi kan også sige farvel til vor advokat, men erfaringerne i denne sag tydeliggør nødvendigheden af at anvende faglig ekspertise så hurtigt som muligt i en sag..

4 Vor ansøgning om registrering af Anonyme Alkoholikere som varemærke er blevet godkendt og vi har modtaget en skrivelse vi kan benytte i fremtiden... Gennemgang af kontorets funktioner er blevet forsinket, men vil blive foretaget snarest. Vandskade i kælderen blev anmeldt, men på grund af selvrisiko på kr og den beskedne værdi af udrangeret inventar, foretages der intet mere i denne sag. Lejemålet for kælderen opsiges snarest, og tømning iværksættes. Da HSR mødet i november har væsentlige punkter på dagsordenen, nemlig gennemgang af forslag til SK 2012 og budget for 2012 foreslog Tenna, at den mundtlige gennemgang af rapporter fra udvalg med mere undlades på grund af tidspres. Det blev besluttet, at rapporter indsendes som sædvanligt til HSR mødet i november.. Herefter blev rapporten fra daglig ledelse taget til efterretning Ad Punkt 4) Rapporter fra udvalg med videre: a. Box 334 udvalget (bilag 1) b. Erfaringsudvalget (bilag 2) Den i rapporten omtalte anbefaling om nordiske og internationale delegeredes deltagelse i hele HSR møder tages op på HSR mødet i februar 2012 c. IT-udvalget (bilag 3) Lone kunne supplere rapporten med en udskrift over antal træf på de enkelte links på hjemmesiden. Denne rapport er vedlagt dette referat. Udvalget vil overveje muligheden af at anvende Mobil Aps og E-Readers. d. Landsdækkende Informationsudvalg - LIv (bilag 4)

5 e. Litteraturudvalget (bilag 5) Gorm oplyste at oversættelsen af 12 og 12 er færdiggjort. Koncepterne der oversættes er annexet i den amerikanske udgave. Udvalget forsøger at finde en løsning, så de bevarer erfaring og viden når medlemmer forlader udvalget. udgår og erstattes med følgende: Gorm oplyste at oversættelsen af 12 & 12 er næsten færdiggjort. Koncepterne der oversættes er den lille/tynde bog i den amerikanske udgave af de 12 koncepter. Udvalget forsøger at finde en løsning, så de bevarer erfaring og viden når medlemmer forlader udvalget. f. Servicehåndbogsudvalget (bilag 6) Udvalget har sendt 2 ansøgninger om nye medlemmer til udvalget. Se punkt 8 og 9. g. Telefon og Udvalget (bilag 7) En længere debat med forskellige synspunkter viste stadigvæk en usikkerhed omkring projektet. Der var enighed om, at mobilløsningen er fremtiden, men belært af kopimaskinesagen bør en ekstern part vurdere kontraktens indhold inden der tages beslutning. AA data efterlyste en egentlig kravspecifikation. Hvorledes er økonomien i de indhentede tilbud på sigt? Der er en vis bekymring omkring mobiltelefonudbydere. Det bliver altid dyrere end tilbudt. Udvalget bedes kontakte Peter AA Data omkring det praktiske og tekniske i hele processen. Fortsat behandling af punktet på november mødet.

6 h. Økonomiudvalget (bilag 8) Villy efterlyste kandidater til at indtræde i udvalget, som på grund af en langtidssyg er udvalget tyndt bemandet. HSR tilkendegav at udvalget udvides, så det kan fungere optimalt. Omkring den konstaterede tilbagegang i gruppernes bidrag mindede Tenna om det kollektive ansvar. Hvis en manglende lyst til at bidrage til fællesskabet bunder i utilfredshed med det arbejde der udføres på centralt hold, er grupperne selvfølgelig i deres ret til at undlade bidrag, men grupperne har så en moralsk forpligtelse til at fortælle dette. I den sidste ende er det jo gruppernes repræsentanter, der på Servicekonferencen træffer beslutninger om det der arbejde, der skal udføres.. En eventuel landsindsamling udskydes. Vi ser tiden an. i. Nordiske delegerede (bilag 9) Sune oplyste, at det Nordiske Møde havde været en positiv oplevelse. Vore nordiske venner var glade for og positive overfor afviklingsformen sammen ned landsmødet. Det var første gang denne samlede mødeform fandt sted i et nordisk land.. Susanne fra region Midtjylland repræsenterede HSR på delegatmødet, hvilket hun havde fundet meget inspirerende. Sune oplyste, at det kommende nordiske temamøde afholdes den 19. november 2011 på Servicekontoret i København. Mødet vil fokusere på temaet: Den andre tradisjon i forhold til tredje begrep (konsept). Fremtidigt tema vil være: En model for hvordan at viden og erfaring som deles på de nordiske møder kan kanaliseres til grupperne i de nordiske lande. Det starter i grupperne og ender der. j. ESM delegerede (bilag 10)

7 Gorm havde erfaret, at den italienske hjemmeside ikke fungerer optimalt ved henvendelser. ESM delegerede vil kontakte Italiens delegerede på det forestående ESM-møde i slutningen af oktober. k. WSM delegerede (bilag 11) Ib kunne supplerende oplyse at han som tidligere WSM delegeret har modtaget fremsendt rapport fra den amerikanske servicekonference, hvor der er stor åbenhed om forholdene i USA. De slås stort set de samme problemer som os. Bl. a. fremgår det, at det kun ca. 50 % af grupperne der bidrager fil det samlede Fællesskab. Udvalget har fremsendt forslag til SK 2012 om at der vælges en suppleant til at træde ind ved evt. forfald. Dette er et ønske fra WSM at landene er dækket ind. l. Servicekonferenceudvalget (bilag 12) Allan mindede om tidsfristen for indsendelse af forslag til SK 2012 Ad Punkt 5) Rapporter fra kontorfunktionerne: a. Kontorkoordinator Irene oplyste, at der nu er kalender for 2012 klar til at man kan påføre møder til afholdelse næste år. b. Litteratursalg Tove oplyste, at der er 3 nye medhjælpere under oplæring. Manual over arbejdsproces er under udarbejdelse. Bogsalget på landsmødet blev på kr Der er ved at blive foretaget en oprydning/status på lageret, således at der kun er relevant materiale vedr. litteratursalg i lokalerne. c. Produktion

8 Ole gav udtryk for et godt samarbejde med litteratursalg. Ellers intet nyt at berette d. AA-data Peter oplyste at skift af WEB leverandør er færdiggjort.. Løsningen med den elektroniske Bogshop med betalingsmodul vil blive gennemgået med Litteratursalg førstkommende mandag, hvorefter den vil træde i kraft så snart Daglig Ledelse har godkendt løsningen. e. Arkiv Kælder tømmes og skabe på kontoret er ryddet til nødtørftigt arkiv f. Bogholderi Asgar oplyste, at alt er bogført til og med 30. september, hvorfor regnskabet for de første 3 kvartaler er udarbejdet, og dette som det ville have været til et årsregnskab. Den 18, oktober foretages den månedlige rykkerprocedure og fakturaudskrivning af box abonnementer, en proces som er indarbejdet sammen med Jeppe for at undgå rykkere på betalte fakturaer op til dagen for rykning.. Ad Punkt 6) Rapporter fra Regionerne: a. Region Nordjylland (bilag 13) Niels C T meddelte, at der afholdes regionsmøde i Regionen i morgen. For nærværende kan regionen ikke påtage sig opgaven med afholdelse af Landsmøde i 2012, men der kommer en endelig tilbagemelding på næste HSR-møde, hvorefter HSR kan få en endelig vedtagelse om hvor landsmødet 2012 kan afholdes. b. Region Midtjylland (bilag 14) Susanne havde kun hørt rosende ord omkring afviklingen af Nordisk og Landsmødet. Antal deltagere ca. 370 ved åbning og ca. 230 til spisning

9 om aftenen. Banneret som var fremstillet til lejligheden vil blive foræret til HSR og kan genbruges ved kommende landsmøder. c. Region Syd (bilag 15) Forholdet omkring AA møder på små øer i Danmark blev berørt. Hvad kan der gøres for at opretholde aktiviteterne? d. Region Øst (bilag 16) e. Region Storkøbenhavn (bilag 17) Henrik oplyste at det er besluttet at sende kr. til Servicekontoret. Der er noget der tyder på at det er blevet besværligere ved kasserer skift at få underskriftsforhold på plads overfor banker. Flere regioner har haft samme oplevelse-. Som rettesnor kan de 12 traditioner betragtes som selskabets vedtægter og alt efter niveauet HSR eller regioner er et referat omkring kassererposten at betragte som godkendelse fra bestyrelsen. Omkring antal delegerede til den kommende Servicekonference er det besluttet at der kun vil blive tilmeldt et antal der svarer til egnede delegerede. f. Region Nordsjælland (bilag 18) Claus B oplyste, at på regionsmødet i november vil der blive informeret om det arbejde der finder sted på en Servicekonference samt arbejdet i HSR. Regionen har haft succes med at tiltrække flere grupperepræsentanter grundet besøg i grupperne med information om regionen. Ad Punkt 7) Regionernes opdatering af mødelisterne Tenna opfordrede til at man er opmærksom på, når grupper nedlægges. Ny mulighed for grupperne er at anvende g-mailadressen. AA-data blev bedt om at lave en liste over ikke åbnede g-mail adresser.

10 Ad Punkt 8) Ønske om indtræden i Servicehåndbogsudvalget: Bente F (bilag 19) Ønsket blev imødekommet. Ad Punkt 9) Ønske om indtræden i Servicehåndbogsudvalget: Søren A (bilag 20) Ønsket blev imødekommet. Hatten gik rundt Frokost Efter frokost deltog medlemmer af Hovedservicerådet, Ib J og referenter Ad Punkt 10) Orientering omkring AA s økonomi foreløbigt regnskab fremlægges Asgar gennemgik det udarbejdede regnskabsmateriale for 9. måneder. Han understregede, at Fællesskabets økonomi fortsat er ok, selv om hattepenge indbetalinger til Hovedservicekontoret ikke lever helt op til det forventede.. Når man ser bort fra de økonomiske konsekvenser af dommen i kopimaskinesagen, er AA Danmarks økonomi fortsat sund. Der blev udtrykt tilfredshed med det udsendte regnskabsmateriale, som fremtræder informativt. Budgetopfølgningen blev taget til efterretning. Ad punkt 11) Retssagen vedr. kopimaskinen Orientering er foretaget under rapport fra Daglig Ledelse og under økonomien. Sagen har vist, at vi trods alt godt kan tåle en fejltagelse, som desværre kan ske. Ad Punkt 12) Servicekonferencen 2011 behandling af forslag (Bilag 21) Punktet var en opfølgning på sidste HSR møde, hvor hele HSR ikke var repræsenteret.

11 Et enigt HSR besluttede, at følge SK 2011 indstillingen om at der ikke skal deltage observatører på Servicekonferencen fremover. Ad Punkt 13) Kandidater til ledige poster på SK 2012 Regionerne blev bedt om udover de allerede informerede poster til ESM og Nordisk Møde kandidater også blandt de 3. års delegerede til SK at finde kandidater til posterne Servicekonference formand og viceformand, samt arbejdskomiteerne.. Ad Punkt 14) Nedsættelse af ad hoc udvalg vedr. rekruttering Den 29. januar 2011 blev det besluttet at nedsætte udvalget. Som de 2 HSR medlemmer af udvalget valgtes Susanne H og Henrik R. Suppleant blev Carl Martin C. Ad Punkt 15) Forslag omkring salg af ACA litteratur (Bilag 22) Forespørgslen fra ACA om hvorvidt AA Danmark kunne påtage sig at forestå ACA s litteratursalg i en periode blev debatteret. Der var synspunkter både for og imod. En sammenblanding med vort eget litteratursalg i vort økonomisystem og rutiner ville betyde store administrative byrder og analogt med at vi ikke sælger mønter, bør vi heller ikke påtage os en opgave af denne karakter. Konklusionen blev: Vi har kun et hovedformål at hjælpe den lidende alkoholiker Ad Punkt 16) Forslag fra Litteraturudvalget (Bilag 23) Der var enighed om at vi skulle efterkomme AA USA s opfordring til at skabe en database over litteraturen. Gorm efterlyste resurser til at løse opgaven, såfremt en scanning af alle bøger skal finde sted. Tove undersøger om vi eller bogtrykkere har noget materiale liggende, der kan anvendes. Peter undersøger ligeledes om der i vor database findes brugbart materiale..

12 Ad Punkt 17) HSR seminar Ib nævnte kort oplægget til HSR seminaet hvor han og Hans Jørgen præsenterer Traditioner og samarbejde Ad Punkt 18) Eventuelt En drøftelse af starttidspunkt for HSR fandt sted. Visse HSR medlemmer har et problem med 10,30. Fremtidige møder bør starte kl. 11,00. Tenna har fået en invitation fra komiteen EYROPAA der arrangerer mødet i København til sommer.. Henrik efterlyste de øvrige regioners svar på muligheden for at stille med 2 HSR repræsentanter til møderne. Punktet tages om på dagsordenen igen. Vi sluttede med SINDSROBØNNEN Og hatten gik rundt Mødedato: Uge Sidste frist for rapporter og forslag 2011: 26. november november 2012: 4. februar januar 31. marts marts 2. juni maj 8. september august 24. november november