Spørgsmål og agenda for teknisk dialog vedrørende IT-system til Bygningsstyrelsen

Transkript

1 Spørgsmål og agenda for teknisk dialog vedrørende IT-system til Bygningsstyrelsen Udarbejdet af Peter Frederiksen 1

2 Dagsorden for den tekniske dialog Der er i alt afsat ca. 3,5 timer til hvert dialogmøde 1. Kort om den tekniske dialog (Tid: ca. 5 minutter) 2. Præsentation af Leverandøren (Tid: ca. 10 minutter) 3. Demonstration af leverandørens system (Tid: ca. 2 ½ time) 4. Spørgsmål til markedet (Tid: ca. ½ time) 5. Afrunding (Tid: ca. 10 minutter) 2

3 DEL 1. Kort om den tekniske dialog 3

4 Baggrunden for den tekniske dialog Bygningsstyrelsen planlægger at udbyde anskaffelse, implementering, vedligehold, support og videreudvikling/løbende tilpasning af et samlet it-system til styring af styrelsens forskellige arbejdsområder og -funktioner mv., hvormed der skal skabes en standardiseret digital gennemførelse. Som led i at forberede udbuddet bedst muligt samt sikre, at udbudsbetingelserne er konforme med markedets forventninger og muligheder, har Bygningsstyrelsen besluttet at gennemføre en teknisk dialog med markedet. 4

5 Kort om teknisk dialog (slide 1 af 3) I udbudsdirektivets præambel (betragtning 8) gøres følgende bemærkninger om adgangen til teknisk dialog: "Inden de ordregivende myndigheder indleder en udbudsprocedure, kan de ved hjælp af en "teknisk dialog" søge eller modtage rådgivning, der kan benyttes til at udarbejde udbudsbetingelserne, dog forudsat at en sådan rådgivning ikke har til følge at konkurrence forhindres." Ved udformningen af den tekniske dialog har Bygningsstyrelsen således pligt til at ligebehandle alle markedsaktører, der ønsker at deltage i den tekniske dialog. Herudover må de deltagende markedsaktører ikke i det efterfølgende stilles bedre end en potentiel tilbudsgiver, der ikke har deltaget i den tekniske dialog. Som led i at sikre ligebehandling, skal Bygningsstyrelsen sørge for, at der afsættes samme tid til alle markedsaktører, og at mødet gennemføres på de samme vilkår. Der vil blive udarbejdes et samlet program for dialogens gennemførelse, hvoraf dette vil fremgå. Programmet vil blive udsendt til de inviterede deltagere samt blive offentliggjort på Bygningsstyrelsens hjemmeside umiddelbart inden afholdelsen af den tekniske dialog. 5

6 Kort om teknisk dialog (slide 2 af 3) Med henblik på at kunne dokumentere, at der ikke i forbindelse med møderne er videregivet oplysninger til nogle, som andre ikke har modtaget, samt at udbudsvilkårene ikke er fastsat med henblik på at begunstige visse markedsaktører, vil Bygningsstyrelsen udarbejde referater fra møderne, herunder om hvilke oplysninger Bygningsstyrelsen har givet til og modtaget fra de enkelte markedsaktører i forbindelse med de afholdte møder. Disse referater vil blive udarbejdet i umiddelbar forlængelse af møderne og vil som udgangspunkt blive offentliggjort på Bygningsstyrelsens hjemmeside. Der vil kunne opstå situationer, hvor markedsaktørerne af konkurrencemæssige årsager vil anmode Bygningsstyrelsen om at behandle visse informationer fortroligt. Bygningsstyrelsen vil godt kunne afgive et sådant løfte, forudsat at det sker med forbehold for de forpligtelser, som Bygningsstyrelsen er underlagt i henhold til reglerne om aktindsigt i offentlighedsloven og forvaltningsloven. Bygningsstyrelsen anmoder om, at de deltagende virksomheder gør Bygningsstyrelsen opmærksom på det, såfremt sådanne fortrolige oplysninger bliver fremlagt under den tekniske dialog. 6

7 Kort om teknisk dialog (slide 3 af 3) Uanset udtrykket teknisk dialog er udgangspunktet, at oplysninger ved teknisk dialog skal gå fra markedsaktørerne til ordregiveren og ikke den anden vej. De oplysninger, som Bygningsstyrelsen videregiver, vil derfor som udgangspunkt begrænse sig til en overordnet problem- og behovsbeskrivelse ledsaget af nogle supplerende spørgsmål, som man kan drøfte mulige løsningsmodeller på baggrund af, således at man bliver i stand til at kunne gennemføre et udbud. Derimod vil der ikke på mødet blive drøftet mere detaljerede forhold vedrørende udbudsmaterialets indhold og udformning. Det bemærkes for en ordens skyld, at de omkostninger, som Leverandøren måtte have ved at deltage i den tekniske dialog, ikke godtgøres af Bygningsstyrelsen. 7

8 DEL 2. Præsentation af Bygningsstyrelsen og den nuværende IT-arkitektur 8

9 Om Bygningsstyrelsen Bygningsstyrelsen er statens ejendomsvirksomhed og bygherre. Bygningsstyrelsen har ansvar for at skabe moderne, funktionelle og omkostningseffektive rammer for nogle af landets vigtigste statslige institutioner f.eks. universiteterne, politiet, domstolene og ministerierne. Lokaler og bygninger har stor indvirkning på indlæring, effektivitet og arbejdsglæde. De rammer, Bygningsstyrelsen skaber for statens institutioner Bygningsstyrelsens kunder - er derfor afgørende for, om de kan løse deres opgaver og bidrage til samfundets udvikling. Gennem effektiv afdækning af nuværende og fremtidige behov i samarbejde med kunden, udvikler Bygningsstyrelsen de lokaleløsninger, som skaber størst mulig værdi for kunden - og for stat og samfund. 9

10 Stor volumen med store muligheder Med en samlet ejendomsportefølje på ca. 4 mio. m2 heraf ca. 1 mio. private lejemål og OPP-projekter - mere end lejemål og med igangværende og planlagte byggesager for i alt ca. 14 mia. kr. er Bygningsstyrelsens en af Danmarks største offentlige ejendomsvirksomheder og bygherrer. Bygningsstyrelsens volumen giver mulighed for systematisk at holde omkostninger nede og udnytte stordriftsfordele. Vores volumen er også med til at skabe synergi og sammenhæng i statens byggeri og ejendomsdispositioner og skabe udvikling i byggeriet. På den måde sørger Bygningsstyrelsen for, at der kommer mest muligt ud af kundens og statens ressourcer. Som en del af Klima-, Energi - og Bygningsministeriet har Bygningsstyrelsen en helt særlig rolle i forhold til at pege på muligheder for at reducere energiforbruget i bygninger og vejlede og inspirere andre med energirigtige løsninger, der viser fremad. Bygninger er en afgørende faktor i kampen for at skabe et mere bæredygtigt samfund og nå regeringens målsætninger om at reducere energiforbruget og skabe et samfund, der er uafhængigt af fossile brændstoffer. 10

11 Ung styrelse med stor erfaring Bygningsstyrelsen er et resultat af regeringsdannelsen 3. oktober 2011, hvor regeringen lagde ansvaret for statens kontorejendomme og universitetsbygninger og for sager om byggeri i Klima-, Energi- og Bygningsministeriet. Bygningsstyrelsen er dermed en ung styrelse, som bygger på en lang erfaring med ejendomsvirksomhed og byggeri. Bygningsstyrelsen løser opgaven med udlejning af statens ejendomme, gennem moderniseringer, nybyggeri og køb, salg, leje, renovering og vedligehold. Det er muligt at læse mere på 11

12 Bygningsstyrelsens organisation Bygningsstyrelsens organisation er opbygget som vist i figuren til høje. Projekter 1, 2 og 3 er Bygningsstyrelsens byggeriafdelinger. Bygningsstyrelsen forventer, at samtlige afdelinger fremadrettet primært skal bruge det nye system i deres daglige arbejde. 12

13 Nuværende antal brugere Interne brugere i Bygningsstyrelsen (ca brugere) Normale brugere: ca. 200 brugere Skrive-, læse- og redigerings adgang til en række fagsystemer/-moduler Superbrugere: ca. 40 brugere Samme som normale brugere, bare bedre og formentlig med adgang til flere funktioner og fagsystemer/-moduler Administratorer: ca. 5 brugere Samme som superbrugere, bare med mulighed for at tilpasse systemerne og tildele brugerrettigheder Workflow brugere: ca. 5 brugere Samme som superbrugere, bare med mulighed for at designe og implementere workflows Eksterne brugere ikke ansatte i Bygningsstyrelsen (mellem og brugere) Begrænset adgang til at skrive og læse: mellem brugere Bruges i forbindelse med udbudsforretninger, projekter etc. Begrænset adgang til at læse: mellem brugere Bruges til at se energidata, tegninger, kontraktpersoner etc. Begrænset adgang til help-desk funktionalitet: mellem brugere Bruges til at rapportere fejl og mangler. Bruges af håndværkere, rengøring, forsikringssager etc. 13

14 Systemoversigt Bygningsstyrelsens nuværende it-landskab er præget af mange enkeltstående fagsystemer. Derudover er der en del ekstra fagsystemer og fagdatabaser, som fx diverse Excel-ark til håndtering af huslejestigninger, m2 historik etc. 14

15 Systemoversigt - forklaringer Byggeweb Navision Vista FM Projektweb, håndtering af digitale filer og kommunikation mellem rådgivere, byggeherre, entreprenører m.fl. Udbudsportal, håndtering af digitale filer og kommunikation mellem rådgivere, byggeherre, entreprenører i forbindelse med et udbud. SES - Regnskab, budgetter, huslejeopkrævning mv. BBS - Regnskab, budgetter, byggessagsstyring mv. ØSC - Statens økonomi system Bygnings stamdata, drift og vedligeholdelse web-/citrixklient mv. Dalux FM Bygnings stamdata, drift og vedligeholdelse webklient mv. Wedo IndFak Kabitas Insubiz Venteliste, derudover historiske data Faktureringssystemet hos Bygningsstyrelsen Er vores administratorer af skaderne Registrering af skaderne Datawarehouse Public360 ESDH journalisering CAD licensserver Ejendomsportalen mtid IndFak Kundernes afgang til data tegninger, varmeregnskab, kontrakter mv. Tidsregistrering Fakturasystem 15

16 DEL 3. Demonstration af Leverandørens system 16

17 Præsentation af systemmæssige muligheder, herunder ved anvendelse af standardsystemer 1/2 Leverandøren bestemmer selv, hvorledes systemet præsenteres (ved en demo, ved PowerPoint præsentation eller lignende), ligesom Leverandøren også frit kan vælge, hvilke moduler Leverandøren ønsker at demonstrere. Dog ønsker Bygningsstyrelsen som minimum, at Leverandøren demonstrerer følgende funktionalitet: A. Dashboard funktionalitet bruger-/rolletilpasset startside og undersider B. Workflow funktionalitet simpelt/avanceret C. Håndtering af rettigheder, brugere, moduler etc. D. Projekthåndtering E. Udbudshåndtering F. Space Management G. Byggesagsstyring Processer i forbindelse med håndtering af byggesager H. Rapportgenerator samt mulighed for at foretage og gemme avancerede søgninger på tværs af moduler og data I. Unik-identifier J. Genkendelig ensartet brugergrænseflade og en indgang til systemet 17

18 Præsentation af systemmæssige muligheder, herunder ved anvendelse af standardsystemer 2/2 Sekundære ønsker i forbindelse med præsentationen: A. CRM Customer Relationship Management B. Tredjeparts data, fx: a) Kort og matrikelstyrelsen (GIS) b) BBR ( c) Google Maps eller anden aktør, der har satellit- og vejbilleder (streetview) af Danmark C. Understøttelse af Mobility (fx tablet og smartphone) D. Centralisering af data og informationer (kun én udgave af data) E. Versionering af data og informationer, herunder mulighed for at genfinde historiske data F. Help-desk funktionalitet og integration (fx muligheder for at viderekommunikere opgaver til interne og eksterne brugere) G. Genbrug af Stamdata på tværs af moduler 18

19 DEL 4. Spørgsmål til markedet 19

20 Spørgsmål til markedet Bygningsstyrelsen har i forbindelse med den tekniske dialog udarbejdet en række spørgsmål, som Leverandøren bedes besvare Besvarelsen af spørgsmålene bedes ske på det tekniske dialogmøde hos Bygningsstyrelsen Såfremt Leverandøren mod forventning ikke får besvaret spørgsmålene på dialogmødet, modtager Bygningsstyrelsen gerne Leverandørens skriftlige svar herpå senest onsdag den 4. juni 2014 Bygningsstyrelsen modtager også gerne skriftlige indlæg fra leverandører, som ikke deltager i de tekniske dialogmøder inden samme frist Bygningsstyrelsen ser gerne, at Leverandøren svarer på spørgsmålene på dansk, men såfremt dette ikke er muligt, er leverandøren dog også velkommen til at benytte engelsk 20

21 Om Leverandørens produkt Hvad tilbyder Leverandøren af supportmuligheder, herunder i forhold til sprog, onsitesupport, support uden for normal arbejdstid mv.? Hvad tilbyder Leverandøren af bruger/klient adgang til systemet fx browser (klient)? Hvilke løsninger tilbyder Leverandøren af platformløsninger: Standalone, SaaS m.fl.? Hvad tilbyder Leverandøren af moduler, og hvad dækker modulerne over af funktionalitet? Hvad tilbyder Leverandøren af opdateringsfrekvens både i forhold til kritiske og normale opdateringer? Hvilke af Leverandørens kunder minder mest om Bygningsstyrelsen, og hvilke moduler har kunderne tilkøbt? 21

22 Entydigt sags- og/eller opgavenummer (Unik identifier) Leverandørens bedes komme med forslag til, hvordan der kan anvendes et struktureret sags- og opgavenummer, der giver en entydig identifikation af den pågældende opgave eller projekt, på tværs af alle funktionsmoduler i det pågældende system. Leverandøren bedes oplyse om mulighederne for, at en sådan entydig identifikation kan anvendes på alle moduler, både nuværende og fremtidige. Hvilke udfordringer Leverandøren ser i at anvende en sådan unik identifier? 22

23 Praksis fra markedet vedrørende kontraktens varighed, risikofordeling mv. Hvad er leverandørens anbefalinger til forløb (implementeringsforløb), varighed mv., i forhold til, at Bygningsstyrelsen kan opnå den bedste balance mellem pris, ydelser og fleksibilitet. Hvad er efter Leverandørens opfattelse, de vanskeligste funktioner/områder at definere mest korrekt i kontrakten? Hvilke anbefalinger har leverandøren med hensyn til at definere krav og behov i relation til implementering og ibrugtagelse af systemet? Hvordan anbefaler leverandøren at Bygningsstyrelsen bedst muligt opnår den ønskede fleksibilitet på tværs af moduler og ved brug af systemets workflow? 23

24 ESDH journaliseringssystem Bygningsstyrelsen er en offentlig organisation, hvilket betyder, at Bygningsstyrelsen er forpligtet til at journalisere ved brug af et ESDH system. Pt. bruger Bygningsstyrelsen Public360 fra Software Innovation. ( Hvorledes integrerer Leverandørens System med ESDH-systemer og hvad kan der opstå af udfordringer herved? Hvilke muligheder er der for dokumenthåndtering i Leverandørens system? 24

25 Navision integration eller delvis erstatning Bygningsstyrelsen og resten af den danske stat bruger Navision. Bygningsstyrelsen har fået udviklet en række fagmoduler til Navision, som interne og eksterne bruger dagligt. Bygningsstyrelsens Navision synkroniser dagligt med Navision Stat (ØSC). Spørgsmål: a) Hvordan kan Leverandørens system sikre, at indtastet data i Leverandørens System, gemmes og synkroniseres med Navision stat? b) Hvordan kan Leverandørens system sikre at data fra Navision stat, synkroniseres med Leverandørens System? c) I hvilket omfang kan leverandørens system håndtere budgetter og regnskaber på et byggeri? d) I hvilket omfang kan Leverandørens system håndtere processer i forbindelse med byggesagsstyring? 25

26 Generelt 3. parts integrationer (API) Udover ESDH og Navision har Bygningsstyrelsen også en række andre systemer, som kommunikerer med 3. partsleverandører via API 'er. Leverandøren bedes oplyse, hvorledes systemet understøtter kommunikationen med 3. parts leverandører, fx via standardiserede eller specialtilpassede API 'er. Leverandøren bedes oplyse, hvor og hvorfor der - efter leverandørens erfaring - oftest opstår problemer og udfordringer med 3. partsleverandører, herunder især i forhold til udveksling af data. 26

27 Muligheder og faldgruber under og efter systemets implementering Bygningsstyrelsen ønsker Leverandørens anbefalinger i forhold til at minimere faldgruber og risici i forbindelse med projektet. Der ønskes anbefalinger vedrørende organisatoriske, økonomiske, tidsmæssige og tekniske risici/udfordringer/faldgruber. Bygningsstyrelsen ønsker Leverandørens anbefalinger i forhold til at optimere mulighederne i forbindelse med projektet. Der ønskes anbefalinger vedrørende organisatoriske, økonomiske, tidsmæssige og tekniske muligheder. Hvad er Leverandørens erfaringer og anbefalinger til at køre flere af de gamle systemer sideløbende med ibrugtagelsen af det nye system? Bygningsstyrelsen ønsker Leverandørens forslag/muligheder til en løsning, der via struktureret anvendelse af de samme data, kan opfylde Bygningsstyrelsens krav til funktionalitet, workflow og funktionsmæssig fleksibilitet? Bygningsstyrelsen ønsker Leverandørens forslag/muligheder/anbefalinger til, at brugerne selv importerer og eksporterer simple og avancerede data i Leverandørens system? 27

28 Incitamentsmodeller til hensigtsmæssig opgaveløsning samt erfaringer fra udbud af lignende opgaver Hvilke anbefalinger har Leverandøren til incitamentsmodeller, som vil understøtte en hensigtsmæssig opgave løsning ved brug af Leverandørens System? Hvilke erfaringer har Leverandørens erfaringer fra tidligere lignende opgaver, som Bygningsstyrelsen efter Leverandørens vurdering vil kunne drage fordel af? 28

29 Uddannelse Bygningsstyrelsen anser uddannelse for en væsentlig parameter for en succesfuld implementering af et nyt rammesystem Hvilke standarduddannelser tilbyder Leverandøren? Hvad vil markedsprisen for sådanne standardydelser efter Leverandørens vurdering sædvanligvis være? 29

30 Udvikling og opsætning af moduler og workflow Hvad kræves der af uddannelse for at en bruger selv kan opsætte og tilpasse moduler og workflow? Hvornår skal der tilknyttes en konsulent, når der skal opsættes moduler og workflows? Hvad er Leverandørens erfaringer og anbefalinger til Kunden, såfremt Kundens brugere selv vil opsætte og ændre moduler og workflows? Hvilke opgaver/behov kan workflows ikke løse/anvendes til? 30

31 Tidsmæssige behov i forbindelse med udbudsprocessen Hvad vil efter Leverandørens erfaringer være en realistisk tidshorisont i forhold til: Idriftsættelse af Leverandørens core systemmodul og indlæsning og opsætning af stamdata? (dataene vil kræve bearbejdning). Afholdelse af workshop og brugergodkendelse af core systemmoduler? Afklaring og specifikation af de enkelte moduler, forud for implementering? Opsætning og implementering af de enkelte moduler? Test og ibrugtagelse af de enkelte moduler? Hvad vil efter Leverandørens erfaringer være en realistisk tidshorisont i forhold til afklaring, opsætning, testning og idriftsættelse af 1-2 sammenhængende moduler, inkl. indlæsning af data fra nuværende systemer, samt afholdelse af workshop og godkendelse af modulerne? 31

32 Markedets vurdering af økonomiske konsekvenser for udvalgte krav til systemet samt vurdering af omkostninger til vedligehold og udvikling af systemet Leverandøren bedes estimere i hvilket prisniveau en løsning til Bygningsstyrelsen efter det oplyste må forventes at ligge? Leverandøren bedes oplyse hvilke krav og/eller moduler der særligt kan have betydning for den anslåede pris? Leverandøren bedes oplyse, hvilke vederlagsmodeller der sædvanligvis anvendes i markedet? 32

33 Betydning af forventningen om driftsafvikling hos Statens IT Hvilken betydning har det, hvis tredjemand (eksempelvis Statens IT) hoster og drifter Leverandørens System frem for, hvis det var Leverandøren selv, som stod for at drifte og hoste? Hvad kræves af server hardware og software (CPU, HD, RAM, OS, DB etc.) for at kunne drifte og hoste en kørende platform med ca. 250 samtidige brugere, som benytter Leverandørens mest server-hardware krævende moduler? Hvad kræver Leverandørens system i forhold til klient hardware og software (CPU, HD, RAM, OS etc.)? Hvad er muligheder for drift og hosting af Leverandørens system i et virtuelt servermiljø (fx Citrix) og hvad er leverandørens anbefalinger med hensyn til fysisk vs. virtuel serverløsning? 33

34 Bygningsstyrelsens datawarehouse Bygningsstyrelsen har i dag en datawarehouseløsning, som samkører og håndterer en del af Bygningsstyrelsens data. Hvilke muligheder har Leverandørens system for håndtering, lagring og udveksling af data, herunder også i relation til datawarehouse løsninger? 34

35 Efter afholdelsen af den tekniske dialog Bygningsstyrelsen vil efter afholdelsen af de tekniske dialogmøder offentliggøre referater samt et afsluttende notat på Bygningsstyrelsens hjemmeside. Bygningsstyrelsen vil herefter behandle de modtagne oplysninger, herunder også oplysninger modtaget ved skriftlige indlæg og træffe beslutning om tilrettelæggelse af et eventuelt udbud. Yderligere information vil blive offentliggjort på 35