Referat af Dansk ICYE s generalforsamling 2014

Transkript

1 Referat af Dansk ICYE s generalforsamling april 2014 Uffe byder indledningsvist velkommen og fortæller om U-husets nye lokaler, hvor generalforsamlingen foregår. Åbning af generalforsamlingen Valg af dirigent: Mette Østergaard Valg af referent: Rie Brodersen Generalforsamlingen er indkaldt d. 3. marts, altså en måned før afholdelse, og kan derfor erklæres gyldigt. Dagsordenen vedtages, som den blev udsendt, dog med tilføjelse af punktet Udnævnelse af quiz-vinder. Ingen deltagere havde kommentarer til referatet fra sidste generalforsamling. Anne laver undervejs et visuelt referat af generalforsamlingen. Præsentation af deltagere Formandens og kasserens beretning Line henviser til beretningen i årsberetningen. Line indleder med at fortælle om ICYE s formål, nemlig at skabe kulturforståelse gennem kulturudvekslingen. 20 ICYE exchangees og 18 EVS-volontører har været på udveksling i Danmark, hvilket er en stigning fra sidste år. ICYE har sendt 26 ICYE volontører, 61 STePs, 45 EVS. Det er en lille stigning generelt set. I 2013 introducerede ICYE en ny udvekslingsmulighed, nemlig Ungdomsudvekslingen, hvor to hold har været i Georgien, og vi i sommeren 2014 skal afholde to udvekslinger. Organisationen afholdte 50 lokalforeningsaktiviteter i fem forskellige lokalforeninger. Dette har været et fokusområde i Lokalforeningerne begyndte at arbejde med handlingsplaner, og opgradering af arrangementer for lokalforeningsfrivillige blandt andet under sommerlejren og til kulturkolben. ICYE afholdte fire lejre i 2013 for over 350 deltagere. Køkkenet har bl.a. været i fokus, og Line beretter, at der endelig er fundet en god balance mellem hygge og struktur. Bestyrelsen indførte til generalforsamlingen 2013 resolutioner som ny arbejdsmetode. Bestyrelsen ønskede at arbejde med fem resolutioner, men dette viste sig at være urealistisk bl.a. på grund af fratrædelser i bestyrelsen i løbet af bestyrelsesåret. Line forklarer, at bestyrelsen stadig er i en læringsproces i forhold til resolutionsarbejdet. Resolution 1: Alternative metoder til værtsfamilier. Der foreligger nu en rulleplan, hvor fokus bl.a. er på voksenfællesskaber såsom forældregrupper på friskoler.

2 Resolution 2: tiltag der får volontører, der har rejst med ICYE til at fortsætte som co-workers Resolution 3: Mere strukturerede rammer for køkkenholdets arbejde. Der arbejdes nu med et fast køkkenhold, der sætter rammerne. Andre tiltag: Rie blev ansat som organisationskonsulent, Uffe og Line var til international generalforsamling i Uganda. Generelt er ICYE en organisation i positiv udvikling. Line roser alle, og takker især sekretariatsleder Uffe for den store indsats han har leveret, samt det gode samarbejde. Uffe havde 5 års jubilæum i marts, og bestyrelsen overrakte i den forbindelse en jubilæumsgave. Uffe beretter for kasseren (Mikkel). ICYE har haft overskud, og der er bl.a. blevet investeret i flere sekretariatstimer og værtsfamilietilskud. Regnskab og budget Uffe henviser til årsrapporten, som ligger i værktøjskassen på ICYE s hjemmeside. I 2013 kom ICYE ud med et overskud på , 00 kr. Dette er mere end budgetteret, og i virkeligheden for meget, da målet om 1 million i egenkapital allerede er opnået. Egen kapitalen giver ICYE sikkerhed, hvis der sker ændringer i tilskudsordninger (bl.a. tipsmidlerne). Overskuddet betyder, at flere udvalg og frivilligposter har fået lidt større tilskud i Derudover er der blevet investeret i flere sekretariatstimer, både til drift og udvikling. Bestyrelsen har besluttet, at ansatte på sekretariatet modtager pension, hvilket også har været en udgift. Uffe opfordrer aktive medlemmer til at søge kurser, der er relevante for deres arbejdsområder. Det kommende år vil der blive investeret mere i frivillig og exchangees i ICYE. Mette Østergaard spørger, om der er et loft for egenkapital i foreninger der modtager tilskud. Uffe svarer, at det er der ikke. Egenkapitalen fungerer som Dansk ICYE s buffer, da foreningen ikke har mulighed for at optage lån. ICYE s indtægter er rimelig stabile. EVS-regnskabet er sat anderledes op i år for at inkludere administrationsgebyrer. Derfor ses en ændring i indtægter på EVS-programmet i regnskabet. Medlemstallet er stabilt og ser ud til at være stagneret. Det kan ses på medlemstallene, at man valgte at nedlægge workcamp. De nye ungdomsudvekslinger kan måske trække medlemmer. Målet er ikke at få flere medlemmer i sig selv, da man i organisationen prioriterer kvalitet og ikke kvantitet. Udvekslingsomkostningerne for ICYE-programmet er steget en del, bl.a. på grund af et værtsfamilietilskud på 1000 kr. om måneden. Regnskab og budget Der er som altid budgetteret konservativt; udgifter som måske kommer, er medtaget, mens usikre indtægter ikke medtages. Dette giver et mere sikkert budget. Der er væsentligt flere projekter der kommer til at modtage EVS-volontører, hvilket der ikke er budgetteret med.

3 Torsten spørger ind til stigningen over de seneste år, og Uffe forklarer, at det har været en prioritering at få flere exchangees til landet, hvilket bl.a. afspejles i flere kvota-aftaler. Kvotaaftalerne er med til at sikre, at ikke kun de rigeste unge fra vores samarbejdslande kommer til DK, men at unge fra middelklassen også får muligheden. EVS-programmet bliver efterhånden mere administrativt tung, hvilket har betydet, at andre udvekslingsorganisationer har måtte droppe at udbyde programmet. Man kan forestille sig at Dansk ICYE kommer til at overtage samarbejdsaftaler og projekter. I forhold til foreningsaktiviteter ligger udgifterne på samme niveau. Uffe opfordrer til, at man som lokalforeningsfrivillig/udvalg kontakter bestyrelsen, hvis det er svært at få økonomien til at hænge sammen. Samlet set et overskud på lidt over kr. Der bliver spurgt ind til kontingentindtægter, hvor der er budgetteret en stigning, selvom der tales om medlemsstagnering. Uffe forklarer, at dette bl.a. forventes pga. ungdomsudvekslinger og virkningen af vores nye hjemmeside. Der spørges ind til medlemsflowet; altså hvor mange der melder sig ind og ud. Uffe forklarer, at ca. 150 medlemmer melder sig ud om året. Det uddybes dog, at de kernefrivillige bliver i organisationen længe og at gruppen af kernefrivillige er voksende. Beretningsworkshop Præsentation af resolutioner og forslag, samt afstemning 1. Udarbejdelse af introduktionsmateriale til nye frivillige, hvor udvalgsfunktioner beskrives 2. Udarbejdelse af promoveringsvideoer i princippet på alle områder 3. Volontører kan agere studietursambassadører i deres lande/byer, der viser rundt 4. Logo og PR 5. Værtsfamiliearrangementer 6. Mapping af dansk ICYE s frivillige 7. Undersøge markedet for køb eller leje af lejrsted med plads til 100 personer 8. Udvalg skal have bedre kendskab til budget og muligheder for økonomisk støtte til deres arrangementer 9. Mere fagligt adspredte projekter for exchangees Præsentation af kandidater Line genopstiller til formandsposten. Hun har haft et sjovt, svært og udfordrende år, og synes, at hun er kommet rigtig godt ind i organisationens med alle dens udfordringer og udviklingspotentialer. Vivi stiller op til næstformand. Hun har været med siden 2008, og har siddet i bestyrelsen det seneste år. Vivi brænder for, at organisationen skal udvikle sig. Hun vil organisationen det bedste, taler om ICYEfamilien og glæder sig til at fortsætte.

4 Simon stiller op til kassererposten. Simon er ny i organisationen og arbejder med ungdomsudvekslingerne, og brænder især for dette område. Han læser uddannelsesvidenskab på AU og ved at masse om nonformal læring, kulturmøder og læring generelt. Pil stiller op til menigt medlem. Hun har givet sin lokalformandspost videre, og føler derfor, at der er blevet plads til bestyrelsesarbejdet. Pil interesserer sig for motivation, og glæder sig til at lære en masse gennem bestyrelsesarbejdet. Bitten (in absentia): Mette Østergaard beretter. Tue genopstiller som menigt medlem. Han har været i organisationen siden 2011, og er glad for arbejdet i ICYE. Han ser frem til at gøre en ekstra indsats i det kommende bestyrelses år, da han ikke har haft mulighed for at lægge så mange kræfter i bestyrelsesarbejdet i 2013 som han ønskede. Beretninger Der blev afholdt en beretningsworkshop, hvor diverse udvalg og grupper arbejder på en fremlæggelse af årets største begivenhed, største succes og største udfordring. Rejseholdet: Vil rigtig gerne samarbejde mere KG ift. at få exchangees med i sessions, hvilket er en udfordring. Rejseholdet er blevet en stor gruppe med mange nye, som skal læres op. De officielle krav til forberedelse skal opfyldes, men gerne på en kreativ måde, hvilket kan være udfordrende. Det at være flere ser rejseholdet dog også som en fordel, da opgaver kan fordeles mellem flere personer, som får plads til at fordybe sig. Tilstrømningen af nye frivillige ses som en af årets største succeser. De største begivenheder har været rejseholdets egne arbejdsdage, hvor der er kommet mere struktur på opgaverne og gruppen er blevet rystet sammen. Kulturkolben ses også som en stor begivenhed, som bidrog med konkrete værktøjer til gruppens arbejde. Lokalforeningerne: Der er kommet nye kræfter til mange af lokalforeningerne, hvilket er en succes. Der har været afholdt gode arrangementer, og der er lagt i støbeskeen til endnu flere i det kommende år. Arbejdsdagene, hvor lokalforeningerne har sparret på tværs har været gode og konstruktive. Udfordringen er generelt at samle nye folk, aktivere medlemmer og mobiliserer arbejdskræfterne. Der arbejdes hen mod, at lokalforeningerne samarbejder på tværs og har fællesarrangementer (samme temaer), bl.a. planlægges en kanotur i sensommeren. Køkken, værtsfamilie, løsgængere: Lejrene ses som de største begivenheder, og det opleves, at de kører bedre end nogensinde. En af udfordringerne er at skaffe passende lokaler til lejrene, og det er udfordrende at lejrene afholdes på forskellige skoler, der sommetider kan være svært tilgængelige. En samlende udfordring som i år mundede ud i en stor succesrig begivenhed, var da Michael bagte en kage, der kunne spises. Ungdomsudvekslingerne: Største succes var, at EU-ansøgningen til projektet Health Ambassadors gik igennem. Processen har været rigtig god, selvom det har været udfordrende at lære organisationen at kende. De frivillige oplever det som en stor succes, at de er blevet tildelt meget ansvar fra start. Sekretariatet: Hjemmesiden har været årets største begivenhed. Det var en stor succes at få den op at køre, og generelt er der stor tilfredshed med resultatet. Sommerlejren var en stor begivenhed, der på mange

5 måder var starten på en ny lejr-ære. Med over 100 deltagere blev man nødt til at tænke lejr anderledes, og det har ført til initiativer som køkkenhold, lejrudvalg og andet. Kulturkolben var en stor begivenhed og succes, hvor især dét at udvalgene fandt ud af, hvad andre udvalg virkede meget motiverende. Udviklingen i lokalforeningerne ser sekretariatet som en stor succes! Af udfordringer nævnes EVS/ERASMUS+, som har medfødt en række administrative udfordringer. Der har været en del udfordringer med vores afrikanske samarbejdspartnere, og især forberedelse af de afrikanske volontører har været oppe til debat. Computere og digitale løsninger har taget en del tid. I starten af 2013 var generel rolleafklaring en udfordring, men dette er gennem året vendt til en succes. Oplevelsen er generelt, at vi er blevet bedre til at være på forkant. Der er igangsat en række forebyggende initiativer, eksempelvis personlige samtaler, som gør, at vi ikke i samme grad brandslukker. Bestyrelsen: Det har været udfordrende for bestyrelsen, at arbejdsforholdene har været meget skiftende. Dvs. at arbejdsgangene har måttet ændres af flere omgange, hvilket har taget kræfter, men der er også blevet skabt plads til det undervejs. Kulturkolben nævnes som en god, stor begivenhed. Line nævner også den internationale generalforsamlingen, hvor mange af de initiativer, som et af vores egne medlemmer har været med til at sætte gang i, endelig begynder at bære frugt. Det var en god oplevelse og en stor begivenhed at mødes med partnerne på tværs. Kulturkolben ses som en stor succes; især alt det, kulturkolben har ført med sig, nemlig bedre kommunikation, klare roller og motivation. MENA-projektet som endelig er oppe at køre ses også som en succes. Projektet blev søsat for 6 år siden, så det er stort, at det endelig kører. Det er generelt en succes for bestyrelsen at opleve, at de ting man sætter i gang begynder at forankre sig. Året der kommer (3 vigtigste ting) Rejseholdet: - Indfasning af nye. Det praktiske skal under huden - Flere kurser, så gruppen udvikler sig internt - Videreudvikling af sessions Lokalforeninger - Fokus på bedre samarbejde på tværs af lokalforeningerne - Bedre kommunikation (kommunikationsstrategier) - Mere opmærksomme på DUF-krav Løsgængere - Flere informationer til nye i organisationen, større indsats for at skabe relation til foreningen inden afrejse og undervejs. Ungdomsudvekslinger - Afholdelse af ungdomsudvekslingerne - Vidensbank/følordninger

6 - Indkøring i ICYE hvad er ungdomsudvekslingers plads i organisationen Sekretariatet - Stabil værtsfamilietilgang - Fortsætte god udvikling i udvalg - Overlevering/erfaringsudveksling - Strategi og målsætning Bestyrelsen - Resolutionsarbejde - Ny bestyrelse, nye prioriteter, strategisk tænkning - Kommunikation og arbejdsdeling i organisationen Afstemninger og vedtagelser - Vedtagelse af indkomne forslag (ingen indkomne forslag) - Vedtagelse af arbejdsprogram (afløst af resulotionsforslag)) - Vedtagelse af vedtægtsændringer Vedtægtsændringsforslag 1: Der er fremsat et forslag om at ændre paragraf 2, ICYE s formål, fra Dansk ICYE bygget på tolerance og næstekærlighed Til: Dansk ICYE bygget på tolerance og mellemfolkelig forståelse Der fremsættes følgende ændringsforslag til ændringsforslaget: Dansk ICYE bygget på tolerance og mellemmenneskelig forståelse. Ændringsforslaget til ændringsforslaget vedtages ved almindeligt flertal. Ændringsforslaget vedtages efterfølgende ved almindeligt flertal. Vedtægtsændringsforslag 2: 5 stk. 4. Generalforsamlingens dagsorden skal indeholde følgende punkter: Udvalgsberetninger

7 Udvalgsberetninger ønskes slettet. Der fremsættes følgende ændringsforslag til ændringsforslaget: 5 stk. 4. Generalforsamlingens dagsorden skal indeholde følgende punkter: Udvalgsberetninger Udvalgsberetninger ændres til Oplysning om lokalforeningernes og udvalgenes arbejde. Med konsekvensrettelsen, at Lokalforeningsberetninger i dagsordenen 5 stk. 4, Generalforsamlingens dagsorden skal indeholde følgende punkter: Lokalforeningsberetninger, slettes. Ændringsforslag til ændringsforslaget stemmes igennem, og ændringsforslaget vedtages følgende. Vedtægtsændringsforslag 3 5 stk. 4: Generalforsamlingens dagsorden skal indeholde følgende punkter: Vedtagelse af arbejdsprogram, vedtagelse af arbejdsprogram ønskes slettet. Ændringsforslag til ændringsforslaget: I stedte for slettelse ændres ordlyden til vedtagelse af resolutioner. Ændringsforslag til ændringsforslaget blev stemt igennem, og ændringsforslaget vedtages. Vedtægtsændringsforslag 4 Generalforsamlingens dagsorden skal indeholde følgende punkter: Orientering om budget for indeværende regnskabsår Vedtagelse af budget for kommende regnskabsår Orientering om budget for indeværende regnskabsår og Vedtagelse af budget for kommende regnskabsår ønskes slettet og erstattet med Vedtagelse af budget. Forslaget stemmes enstemmigt igennem

8 - Fastsættelse af kontingent Kontingentet fastsættes til 75 kr. - Vedtagelse af budget for kommende regnskabsår Budgettet vedtages enstemmigt - Valg af formand (2-årig periode) - Valg af næstformand (1-årig periode) - Valg af kasserer (1-årig periode) - Valg af 5 medlemmer til bestyrelsen Generalforsamlingen valgte en samlet bestyrelse enstemmigt. Bestyrelsen består herefter af følgende medlemmer: Line V. Lauritzen Forkvinde Vivi Larsen Næstforkvinde Simon Raaby Poulsen - Kasserer Pil Byriel Bitten Fynsk Tue G. E. Rasmussen - Valg af revisor Revisionsfirmaet Beierholm er valg som revisor for organisationen. Eventuelt