Eksempel 1 - Benchmarking mellem sygehusafdelinger

Transkript

1 Sygehuse Sygehusvæsenet er amternes absolut tungeste udgiftspost og derfor også et område, der konstant underlægges kritisk analyse. Typiske analyseområder er sammenhængen mellem økonomi og kvalitet, samspil mellem administration og de respektive sygehusafdelinger, konkret tilrettelæggelse af arbejdet samt valg af leverandører på forskellige områder. Disse emner er således også i fokus i forbindelse med udvidet forvaltningsrevision. Nedenfor beskrives et eksempel på forskellige løbende forvaltningsrevisioner. Eksempel 1 - Benchmarking mellem sygehusafdelinger Formål En afdeling på et sygehus havde gennem længere tid haft problemer med lange ventetider og lange ventelister. Som konsekvens heraf blev afdelingen tilført ekstra midler fra Dertil kom en særskilt bevilling til et ventelisteprojekt, som skulle gennemføres i Formålet med gennemførelsen af en benchmarking af afdelingen var at opnå et billede af, om arbejdstilrettelæggelsen på afdelingen var hensigtsmæssig set i forhold til sammenlignelige afdelinger i Danmark. Analysen fokuserede på både at identificere forskelle mellem afdelingerne i forhold til tilrettelæggelsen af de enkelte faser i patientforløbene og på at kortlægge varigheden af hver fase i forløbene for 3 udvalgte diagnoser. Herudover indeholdt analysen en kortlægning af patienternes ventetid. Resultat Alle involverede afdelinger fik et grundlag for at forklare afvigelser i såvel ventetider som omkostninger i forbindelse med behandlingen ud fra en konkret kortlægning af arbejdsprocesserne. Dette gav anledning til overvejelser om ændringer i disse med henblik på at nedbringe patienternes ventetider. Eksempel 2 - Leverandørvalg i forbindelse med dialysebehandling Formål Dialysebehandling er et af de dyre områder for sygehusvæsenet og har derfor også de seneste år været i fokus i forbindelse med effektiviseringsprojekter på sygehusområdet. Formålet med undersøgelsen var at afdække væsentlige årsager til stigning i udgifterne til dialysebehandling i det pågældende amt. Derudover var det formålet på baggrund af afdækningen at give amtet en mere generel information på området.

2 2 Analysen indeholdt blandt andet. en generel afdækning af de økonomiske forhold omkring amtets dialysebehandling en afdækning af økonomi og øvrige vilkår i forhold til den eksisterende aftale mellem amtet og leverandøren af dialyseudstyr en sammenligning af priser på dialysebehandling i det pågældende amt med priserne i H:S - herunder en afdækning af H:S model for valg af leverandør en sammenligning af priser på dialysebehandling i det pågældende amt med priser for tilsvarende behandling i et svensk og norsk amt - herunder en afdækning af den anvendte model for leverandørvalg. Undersøgelsen baserede sig på nøgletal, økonomi- og aktivitetstal samt på informationer tilvejebragt gennem understøttende/afklarende interview. Resultat Analysen resulterede i en række vurderinger af, om den nuværende praksis for dialysebehandling i det pågældende amt foregår optimalt ud fra en økonomisk synsvinkel. Derudover præsenteredes amtet for en række forslag til en samlet driftsøkonomisk optimering på området. Eksempel 3 - Køb af pladser på fremmede sygehus Vi har gennemgået forretningsgangen for administration af køb på fremmede sygehuse. Beskrivelser af de anvendte forretningsgange er færdiggjort ultimo Vi har baseret vores revision på de enkelte sygehuse på baggrund af de beskrevne forretningsgange og dertil hørende interne kontroller. Fra 2004 er der sket en ændring i forretningsgangen, således at køb af pladser er et særligt bevillingsområde. Opfølgningen sker dog stadig på hvert enkelt sygehus, der har opfølgningsansvaret, men ikke det økonomiske ansvar. Ved modtagelse af fakturaer fra fremmede amter sker der en central elektronisk kontrol af de modtagne fakturaer, før disse fordeles til sygehusene. Disse kontroller har også tidligere skullet gennemføres, men blev kun foretaget ved stikprøver, da disse er meget ressourcekrævende. Den elektroniske håndtering har således forbedret kontrolniveauet. Ved opgørelse af forbruget fordelt på måneder fremgår det, at der er en meget ujævn fordeling af det registrerede forbrug på fremmede sygehuse. I 2005 var det først muligt at fakturere fremmed forbrug i maj/juni måned, idet takstfastsættelsen for 2006 ikke var klar før på grund af for-

3 3 sinkelse i det mellemamtslige afregningssystem. Dette forhold samt indførelsen af elektronisk fakturering har været medvirkende årsag til den ujævne fordeling i Udviklingen i slutningen af året skyldes, at der traditionelt i december og supplementsperioden efterregistreres for hele Der er i 2005 indført nye forretningsgange vedrørende køb af pladser, der også indeholder retningslinier om opfølgning og udarbejdelse af prognoser vedrørende køb af pladser. Det skal hertil bemærkes, at den daglige styring og opfølgning på sygehusene ikke alene sker på baggrund af ØK-sys, men tillige på baggrund af afregningsdatabanken, hvor alle informationer om færdigregistreringer af patienter indtastes. Umiddelbart burde dette medføre mere præcis opfølgning på budgetterne, og dermed mulighed for at opdage ændringer på et tidligere tidspunkt. En overordnet gennemgang af udviklingen afdækker dog, at basisbudgettet ikke er tilstrækkeligt, hvilket kan illustreres således: Køb af pladser Forbrug 2004 Basisbudget 2005 Korrigeret budget 2005 Forbrug 2005 Basisbudget 2006 Korrigeret budget 2006 De seneste års udvikling har som, det fremgår, udvist stigning i forbruget, og med det udvidede frie sygehusvalg har amtet ingen umiddelbar mulighed for at begrænse forbruget i en sådan grad, som det aktuelle korrigerede budget 2006 ville kræve. Bevillingsområdet har de seneste år været præget af lave bevillinger i årets løb, med en afsluttende tillægsbevilling, når forbruget kan gøres realistisk op.

4 4 Vi skal derfor anbefale, at der fortsat er fokus på at anvende prognosemodellen til en mere tidtro opfølgning samt få tilrettet budgetprocedurerne således, at der er bedre sammenhæng mellem budgetterne og det faktiske forbrug. Afsluttende omkring køb af pladser skal vi bemærke, at der også på dette område er meget få nøglepersoner, hvilket udgør en meget stor sårbarhed over for sygdom, andet fravær samt personaleafgang. Eksempel 4 - Salg af pladser til fremmede amter Ligeledes på området for Salg af pladser til fremmede amter er der udarbejdet beskrivelse af forretningsgange for fakturering mv. For 2005 har området været præget af indførelsen af elektronisk fakturering, der har vanskeliggjort en rettidig fakturering og udsendelse af de elektroniske fakturaer. Vi har som led i vores revision af salg af pladser til fremmede amter efterprøvet forretningsgangene for fakturering samt opfølgning på de bagvedliggende færdigregistreringer i GS åben. Vi har herunder foretaget en analyse af sygehusenes løbende fakturering ifølge ØK-sys. Denne har afdækket store forskelle i både arbejdsgange og hyppighed for fakturering sygehusene imellem. Derudover har vi ved vores revision konstateret, at efterslæbet med at få færdigregistreret patienter i 2004 er blevet indhentet i løbet af Til sikring af en mere jævn fordeling af indtægterne skal vi anbefale, at der fortsat holdes fokus på forretningsgangene omkring færdigregistrering af patienter, herunder også en løbende opfølgning på manglende færdigregistreringer Vi skal bemærke, at der i 2005 først er sket udmelding af Basistaksterne i maj måned, hvorfor fakturering af disse først kan påbegyndes på dette tidspunkt. Vedrørende Lands- Landsdelstakster og aftaler har dette kunnet faktureres hele året.

5 5 Forskellen i sygehusenes fakturering kan illustreres således: Fordeling af salg til fremmede amter fra Sygehuset 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Sygehusets fakturering er meget skævt fordelt over hele året. Som, det fremgår, er mere end 50% af den samlede fakturering sket i juni og december. Den manglende fakturering i de første måneder skyldes, at DRG taksterne ikke var udmeldt på grund af forsinkelse i det mellemstatslige afregningssystem. Derudover kan forskellen på de fakturerede beløb skyldes, at der er store variationer i færdigregistreringer i afdelingerne. Fordeling af salg til fremmede amter fra Sygehuset 25% 20% 15% 10% 5% 0% Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December

6 6 Sygehusets fakturering er ligeledes meget svingende, hvilket giver udtryk ved, at der ikke er faktureret i juni og september. Faktureringer i starten af året, hvor de nye takster ikke er fastsat, skyldes et stort efterslæb i færdigregistreringer fra En gennemgang af de fakturerede beløb har afdækket en mere jævn fordeling af ydelser over året, hvilket tyder på et øget fokus på færdigregistreringer, og ultimo 2005 kan vi også konstatere, at antallet af manglende færdigregistreringer er faldet væsentligt i forhold til tidligere år. Dette er bekræftet af vores revision af forretningsgange vedrørende den løbende aktivitets- og økonomistyring. Fordeling af salg til fremmede amter fra Sygehuset 20% 18% 16% 14% 12% 10% 8% 6% 4% 2% 0% Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Til sammenligning viser analysen af sygehusets løbende fakturering et jævnt niveau for de foretagne faktureringer alene med udsving i januar og december. En af årsagerne til den jævne fordeling er, at en del fakturaer er tilbagedateret efter aftale med køber af ydelserne, samt at sygehuset har væsentlige indtægter fra Lands-Landsdelsafregning. I januar er sygehusene optaget af regnskabsaflæggelse, ligesom satserne skal opdateres i GS åben, hvorfor det ikke er muligt at fakturere. December måned bærer præg af den øgede fokus på færdigregistrering samt fuldstændig fakturering i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. For at etablere det bedst mulige grundlag for den løbende styring, er det væsentligt, at data/registreringer er så aktuelle som muligt. Det er derfor vigtigt, at der løbende faktureres og bogføres samt følges op på de bagvedliggende færdigregistreringer således, at prognoser, opfølgning mv. på økonomi og likviditet kan blive så præcise, som det er muligt.

7 7 Ved vores revision konstaterede vi ud over ovenstående talmæssige udsving også en meget stor personafhængighed på området, og vi skal derfor anbefale, at der holdes fokus på området, herunder at det vurderes, hvorledes administrationen af området kan varetages i tilfælde af nøglepersoners fravær. Dette vil også i spidsbelastninger give en større fleksibilitet.