Brugervejledning til Pronestor

Transkript

1 Brugervejledning til Pronestor HUSK altid at følge den nyeste version af manualen som kan downloades via Agro Food Parks hjemmeside. Pronestor er det værktøj du skal bruge for at booke mødelokaler og forplejning i Agro Food Park 13 og 15. Værktøjet er webbaseret, og findes på adressen Når du laver en bestilling sender systemet en bekræftelsesmail til dig. Du får også mails, hvis du retter/sletter bestillinger. 1. Adgang til værktøjet / personlig tilpasning: Besøg hjemmesiden Den første gang, du logger på systemet, skal du klikke på Glemt adgangskode?. Indtast din mailadresse og Send Du modtager herefter en adgangskode på mail, som du nu kan bruge på loginsiden (dit brugernavn er magen til din mailadresse). Adgangskoden kan rettes under fanebladet Mine indstillinger : Bemærk: Man kan også fra denne side hente en Outlook Add-in installationsfil. Den skal ikke installeres på din computer, da Pronestors standardindstillinger ikke passer til Landbrug & Fødevarers nuværende Outlook-setup. IT-Services arbejder på at lave en Outlook add-in-løsning ASAP. 1

2 2. Oprettelse af en booking Vælg fanen Mødebestillinger og Ny mødebestilling. a. Mødets grunddata: Indtast: Et emne En lokation: Agro Food Park 13 eller 15 (bemærk, at lokationen Axelborg ikke kan vælges endnu). En mødeejer (den person som skal stå som ansvarlig for mødet på skærmen i receptionen) En kontaktperson (dig selv eller en sekretær/koordinator) Klik på Opret. b. Vælg et mødelokale: - Vælg et ledigt lokale, og evt. en service (ved at sætte et flueben til højre for ressourcens navn). - Ønsker du en alternativ bordopstilling, skal du også vælge Assistance viceværter (du vil kunne vælge en bordopstilling for lokalet, når du tjekker ud). - Ønsker du at den forplejning, du også vil bestille senere, serveres i lokalet, skal du også vælge Assistance Food Spot. - Klik på lokalernes navne, for at læse om deres muligheder. - Hvis du ønsker at se mødelokalerne både på Agro Food Park 13 og 15, skal du under Lokation i den grønne bjælke øverst i vinduet, sætte flueben i Flere lokationer. Det vil dermed være muligt både at se lokaler i nummer 13 og 15. 2

3 - I Agro Food Park 15 kan lokalerne Invent (tidl. ML2) og Produce (tidl. ML3) lægges sammen til et større lokale. - Ønsker du at booke det sammenlagte lokale, skal du hverken booke Invent eller Produce, men i stedet ressourcen Invent (ML2) + Produce (ML3) sammenlagt. Du skal derefter også booke assistance fra viceværterne under Kantinevarer. Viceværterne vil hjælpe dig med at fjerne væggen mellem de to lokaler, hjælpe med at stille stole og borde op som ønsket og med at genetablere de to lokaler efter mødet. Bemærk at bookingen af assistance skal bekræftes hos viceværtsteamet, før bestillingen kan betragtes som endeligt godkendt. Assistance afregnes til kr. 500,- ex. moms pr. påbegyndt time og viceværterne registrerer selv den anvendte tid, som du vil kunne se på din faktura. Assistance skal bestilles senest to hverdage før og inden kl Det er også muligt at blot bestille en videoprojektor, hvis lokalet ikke er udstyret med det, eller hvis du vil holde mødet et andet sted (Se ressourcen Videoprojektor i taske ). Projektorer er oprettet under Agro Food Park 15, da det er her, de kan afhentes i receptionen. Når du er færdig, klik på Bestil. 3

4 OBS! OBS! OBS! c. Tilføj forplejning: Ønsker du forplejning til mødet, skal du klikke på fanen Kantinevarer. Her kan du lave en bestilling på forplejning til dit møde. Klik på varerne for at få en nærmere beskrivelse af dem. Bemærk at alle priser der fremgår af Pronestor er ex. moms. Øverst i vinduet kan du ændre serveringstidspunkt for hver enkelt vare. Er det et heldagsmøde vælger du fx kl til formiddagsbuffet, kl til frokost i gæstekantinen og kl til eftermiddagsbuffet. HUSK at vælge de varer der passer til den aktuelle lokation, hvis du under fanen Lokaler har valgt flere lokationer. Med mindre andet på forhånd er bestilt i Pronestor er alle varer til afhentning i Food Spot 13 eller 15. (Buffeter er undtaget, herunder formiddags-, frokost- og eftermiddagsbuffeter) Såfremt du ønsker levering, opdækning eller servering i lokalet, skal du også booke Assistance Food Spot AFP13 eller Assistance Food Spot AFP15. Assistance koster kr. 500,- ex. moms pr. time. Food Spot registrerer efterfølgende selv den anvendte tid, som du vil kunne se på din faktura (pris pr. minut er kr. 8,50,- ex moms.) Personalet i Food Spot skal godkende din bestilling af assistance før den kan betragtes som bekræftet. Assistance skal bestilles senest to hverdage før og inden kl HUSK at deadline for bestilling er den foregående hverdag kl Der kan være længere frist på enkelte varer, fx gæsteplatter og lagkage m.m. Disse er angivet under hvert enkelt produkt. Når du er færdig, klik på Bestil. Det er også under denne fane at du bestiller assistance fra viceværter eller Food Spot-personalet. Viceværterne kan bookes til at opstille borde og stole, hvis INVENT og PRODUCE skal lægges sammen til ét lokale og lign. praktiske opgaver. Food Spots personale kan bestilles til at levere i eget mødelokale, til at dække op m.m. Bestil 1 stk. af den assistance du ønsker. Viceværter og Food Spot registrerer selv den realiserede tid anvendt til opgaven. Når du er færdig, klik på Bestil. 4

5 OBS! OBS! OBS! d. Check ud: Bestillingen afsluttes ved at klikke på fanebladet Check ud. Her skal du angive en mødetype ud fra dropdown-rullelisten (fx om mødet er internt eller eksternt) og dine betalingsinformationer. Brugere som ikke er ansat i Landbrug & Fødevarer-koncernen eller SEGES kan under Betalingsinformationer enten taste deres eget interne projektnummer, et andet referencenummer som de ønsker skal fremgå af fakturaen eller blot taste 00. (Dette inkluderer også ansatte i SEGES VSP). Særligt til medarbejdere fra SEGES i Skejby som anvender Navision til økonomistyring (VSP undtaget): Det er af hensyn til fakturering meget vigtigt at du udfylder betalingsinformationerne helt korrekt. Feltet skal derfor altid udfyldes således: o Finanskonto (4 cifre) som mødet skal bogføres på i Navision (4110 for interne møder / 4158 for eksterne) o Afdelingsnummer (2 cifre) o Projektnummer (4 cifre) Angiv tallene som her: XXXX-XX-XXXX. Det er vigtigt at du bruger bindestreger imellem tallene og ikke mellemrum! Har du behov for at give ekstra informationer om ordren, kan du indtaste dem i de følgende felter: Note: Uddybning af valgte mødetype (f.eks. Afskedsreception for Ole, Ole 50 år el. lign. til din egen hjælp.) Leveringsnote: Her kan du skrive en besked til Food Spot. Mødenote: Egne interne noter som ikke deles med Agro Food Park eller Food Spot. Hvis du har bestilt assistance fra viceværter eller Food Spot skal du angive præcist hvad du ønsker deres hjælp til. Det gør du ved at klikke på ikonet med papirclipsen. Under Leveringsnote kan du skrive evt. yderligere note til Food Spot eller viceværterne. 5

6 Beskriv det du ønsker assistance til i pop-up-vinduet og klik Gem : Det er også muligt at præcisere hver linje på ordren. Når du klikker på dem åbner nedenstående vindue. (Her kan du fx skrive allergier, særlige omstændigheder el.lign.) Når du er færdig, klik på Send ordre og gem. 6

7 3. Rettelse/sletning af en booking Rettelser/sletninger kan foretages af den bruger, der har oprettet mødet (eller, hvis du tilhører SEGES, af dem i din afdeling som er oprettet i systemet som Sekretærer med rettigheder til at ændre for dig.) Start med at finde mødet: Klik på fanebladet Mødebestillinger Find det møde, der skal rettes eller slettes Du har forskellige filtre til rådighed for at finde mødet: dato, lokation, ejer/kontakt: a. Slette et møde: Ønsker du at slette mødet, skal du klikke på papirkurvsikonet på mødets linje (under kolonnen handling ), og bekræfte: Bemærk: Sker sletningen senere end den forgående hverdag kl , bliver den bestilte forplejning alligevel faktureret. b. Rette et møde: Hvis det er blot tidspunktet, der skal rettes, klik på ikonet med den grønne pil (i kolonnen Handling ). Indtast det nye tidspunkt på omlægningsassistanten. Du kan også lave en review af hele ordren ved at klikke på blyantsikonet (i kolonnen Handling ). Her kan du rette fanerne Lokaler, Kantinevarer og Check ud efter de principper, der er beskrevet ovenover under punktet Oprettelse af en booking. c. Kopiere et møde: Det er muligt at kopiere et møde på et andet tidspunkt / andre tidspunkter. Det nye møde / de nye møder vil få de samme karakteristika som det oprindelige, blot på et andet tidspunkt / andre tidspunkter. Klik på ikonet med de to grønne pile (i kolonnen Handling ). Følg assistanten. Det nye møde / de nye møder kan selvfølgeligt tilpasses efterfølgende (se punktet Ret møde ovenover). 7

8 4. Support Har du brug for support til Pronestor, kan du altid kontakte: AFP Facility, for funktionelle spørgsmål (fx programmet giver ikke mulighed for at bestille det, jeg ønsker ). o Mail: foodspot@agrofoodpark.dk o Telefon: Ansatte i Landbrug & Fødevarer-koncernen inkl. SEGES-medarbejdere kan desuden kontakte: o Din afdelingskoordinator eller o SEGES It-ServiceDesk for tekniske spørgsmål (fx det virker ikke! ): Mail: servicedesk@seges.dk Telefon: