Slutrapporten skal sikre, at Fonden for Forebyggelse og Fastholdelse kan opsamle og formidle projekters resultater på en hensigtsmæssig måde.

Transkript

1 SLUTRAPPORT Slutrapporten skal sikre, at Fonden for Forebyggelse og Fastholdelse kan opsamle og formidle projekters resultater på en hensigtsmæssig måde. Rapporten udfyldes ved projektets afslutning. Det er en god idé at have den oprindelige ansøgning, evalueringsrapporten samt det afsluttende regnskab ved siden af, når rapporten udfyldes. Rapporten spørger om: Projektets praktiske oplysninger. Projektets evalueringsmetode. Projektets resultater. Erfaringer med projektets gennemførelse. Resultatformidling og anvendelse. Husk, at rapporten skal godkendes af både projektleder, juridisk og økonomisk ansvarlig, samt som udgangspunkt en medarbejder-/deltagerrepræsentant. Fonden gør opmærksom på, at oplysningerne i dette skema bliver lagt ud på fondens hjemmeside og dermed kan benyttes af alle interesserede. Endvidere skal det bemærkes, at fonden til enhver tid forbeholder sig ret til at indhente data mv., som projektet har indsamlet. Herunder registerdata, spørgeskemaresultater, interviews mv. 1. Om projektet Projektets titel: Journalnr.: a-117 Støttemodtager (virksomhed/kommune): Furesø kommune, Center for Social og Sundhed Kontaktpersons navn og Susanne Jensen suje@furesoe.dk Dato for projektets start: 1/ og afslutning: 30/

2 1.1 Er der undervejs i projektet sket ændringer i målgruppe, projektdeltagere, metoder, aktiviteter, succeskriterier, evalueringsplan mv.? Ændringer i forhold til, hvad der er angivet i ansøgningsskemaet. Hvis ja, beskriv da hvilke ændringer Hvis ændringerne er udførligt beskrevet i evalueringsrapporten, kan der henvises hertil med angivelse af sidetal. Målgruppe: Projektdeltagere: side 4 Metoder: Aktiviteter: Succeskriterier: Evalueringsplan: Andet: 1.2 Hvilke arbejdssteder har deltaget i projektet? Angiv p-numre på samtlige arbejdssteder, hvor projektets indsats er foregået Hver fysisk arbejdsplads har et p-nummer også kaldet et produktionsenhedsnummer el. et arbejdsstedsnummer. Hvis projektets indsats ikke er foregået på konkrete arbejdspladser, så beskriv i stedet med ord hvor projektets deltagere har været placeret el. hvor de kommer fra. Projektet har været forankret i Center for Social og Sundhed Furesø kommune, hvor alle afdelinger i centret har været involveret: Lysthuset Lillevang Plejecenter Hjemmeplejen Værløse Langkærgård Bofællesskab Søndersø PLejehjem Aktivitetscentret Skovgården Overgangsboligerne Lynghuset Hjemmeplejen Farum Plejecentret Solbjerghaven Skiftesporet Genoptræningscentret Skovgården Bofællesskab Jonstrup Rådhuset Værløse (Visitation, sundhedsfremme, konsulentteam, administration) Hjemmesygeplejen 2

3 2. Projektets evalueringsmetode 2.1 Hvor mange deltog i projektet, og hvor mange deltog i evalueringen? Deltagere i projektet defineres som dem projektets aktiviteter er målrettet. Deltagere i evalueringen defineres som dem er hentet data om eller dem som har besvaret spørgskemaundersøgelse, er blevet interview mv. I projektet: 483 I evalueringen: 483 heraf har 312 deltaget i spørgeskemaundersøgelse. 2.2 Hvilken konkret evalueringsmodel/-metode er der anvendt? Evalueringsmetode(r) Spørgeskemaundersøgelse Registerdata Måling af sygefravær Måling af personaleomsætning Personlige interviews (deltagere) Personlige interviews (interessenter) Fokusgruppeinterviews Observationer (f.eks. billeder/video) Anden (skriv hvilken): Evalueringsmodel(er) Effekt-/virkningsevaluering Målopfyldelsesevaluering Procesevaluering Brugerevaluering Anden (skriv hvilken): Ved ikke Er der hentet inspiration til jeres valgte evalueringsmodel/-metode fra en publiceret rapport, videnskabelig artikel el.lign.. Angiv kilden (forfatter, år, titel): 2.3 Er evalueringen foretaget som intern eller ekstern evaluering? Intern (evalueringen er foretaget af projektansvarlig selv eller andre i virksomheden) Ekstern (der er hyret en ekstern konsulent eller lignende til at foretage evaluering) 3

4 3. Projektets resultater 3.1 Er de opstillede succeskriterier nået? Både de succeskriterier, der blev angivet i ansøgningen, og dem, der evt. er blevet tilføjet efter projektets start. Til dels Uddyb: Alle de succeskriterier, der blev angivet i ansøgningen, skal fremgå. Evt. senere tilkomne succeskriterier må også gerne medtages. Succeskriterier: Resultater (beskriv for hvert succeskriterie det opnåede resultat): Opfyldt, ikke opfyldt el. delvist opfyldt. Højere selvvurderet Arbejdsglæden var stor fra start og opfyldt arbejdsmæssigt helbred udviklingen er status qou. Der er sket reduktion af smerter efter fysisk træning hos 32 % der har deltaget i aktiviteter. Derudover angiver medarbejderne også, at oplevelsen af at være udkørt, følelsesmæssig udmattet, samt irritation, er sket en reduktion fra 30 % til 14 % i kategorierne i meget høj grad og i høj grad. Oplevelsen af at føle sig stresset var ved baseline 4 % dagligt og 23 % der flere gange ugentligt følte, dette er reduceret til, at der nu ikke er nogen, som føler sig stresset dagligt og kun 10 % der ugentligt føler sig stresset. Dette er en meget positiv udvikling. Sygefraværet skal reduceres med 7% Der er sket en markant reduktion i sygefraværet blandt medarbejdere, der har været del af trivselsprojektet fra start. Pleje og Omsorgsområdet, der var den primære målgruppe af sosu-hjælpere og Sosu-assistenter i hjemmepleje og plejecentre, har reduceret sygefraværet fra 14% ved projektstart til 6,7% ved projektafslutning. Derved er succeskriteriet med en reduktion på 7% opnået. opfyldt 4

5 Medarbejderflowet skal reduceres til 10% Ingen ubesatte stillinger Uddannelsesplan for alle ufaglærte For de øvrige afdelinger i Center for Social og Sundhed, der har været en del af projektet gælder, at sygefraværet er endnu lavere. Det samlede sygefravær for Center for Social og Sundhed, dvs alle medarbejdere, der ved projektafslutning er del af trivselsprojektet er på 5,87%. Til sammenligning var landsgennemsnittet i 2011 opgjort i forhold til kommune, Sundhed og Socialvæsen på 6,04%. (Danmarks Statistik) Center for Social og Sundhed, Furesø kommune ligger ved projektafslutning under landsgennemsnittet. Kun Pleje og Omsorgsområdet ligger over med 0,66% men har fortsat mere end halveret sygefraværet i projektperioden. Ved projektstart var medarbejderflowet på Ældreområdet 26%. Pga. omlægning af IT-systemer, er det ikke muligt at trække data fra hele det tidligere ældrområde. Men nuværende Pleje og omsorg, der udgør støstedelen har opgjort flowet manuelt for første halvdel af Pleje og Omsorg består af Plejecentre, hjemmepleje, dagtilbud og køkken og udgør den største andel af det tidligere Ældreområde målt på antal af medarbejdere. pr. 30/6 er medarbejderantallet 315 medarbejdere og er den primære målgruppe defineret ved projektets start. For første halvår af 2013 er personaleomsætningen på 6,1%. Der er dermed sket et markant fald i medarbejderflow. Ved projektstart var der 27 ubesatte stillinger på Ældreområdet. Ved projektafslutning, er der ingen ledige stillinger, som ikke kan besættes af faglært personale. Ved projektetstart var der ansat 40 personer uden uddanelse i faglærte opfyldt opfyldt opfyldt 5

6 medarbejdere stillinger. Pr. 30/ er der i pleje og Omsorg kun ansat én person i ufaglært stilling, personen var ansat ved projektstart. Øvrige personer er blevet uddannet som Sosu-hjælpere eller har fundet anden beskæftigelse. Der er indgået uddannelsesaftale, og vedkommende starter på Sosuuddannelse indenfor den nærmeste fremtid. 3.2 Hvor sandsynligt er det, at de opnåede resultater skyldes projektets indsats? Meget sandsynligt Sandsynligt i nogen grad Meget lidt sandsynligt Ved ikke Uddyb: Det skal her forklares, hvorfor det formodes, at de opnåede resultater er en konsekvens af indsatsen (og ikke andre forhold), eller alternativt hvorfor det ikke er muligt at sige noget om. Projektet har varet fra januar 2010 til juli 2013 i alt 3½år. Der er gennem projektperioden sket et markant fald i sygefravær, stærk reduktion af medarbejderflow, der er ingen ubesatte stillinger og ingen problemer i forhold til at ufaglærte besætter faglærte stilllinger. Der har været forskellige tilbud om fysisk træning. Det er kommet fokus på nærledelse og særligt fokus på anerkendende ledelse og der arbejdes med trivselsværktøjer til italesættelse af trivslen. Samtidig er medarbejdere, ledere, Tillidsrerpæsentanter og Arbejdsmiljørepræsentanter uddannet og fået viden om trivselsværktøjer og hvordan der i dagligdagen arbejdes med trivsel. Ledere og medarbejdere er nu sammen om at skabe trivsel på arbejdspladserne og sætte fokus på arbejdsmiljøet. Center for Social og Sundhed har fokus på ledelse bl.a. gennem trivselsprojektet og anerkendelse. Resultatet kan aflæses ved, at medarbejderne ved slutevaluering nu beskriver de væsentligste problemer som tidsog arbejdspres, hvor de ved start beskrev arbejdets organisering, de strukturelle rammer og manglende anerkendelse. 6

7 Og disse elementer har trivselsprojektet haft indflydelse på. Samtidig må vi erkende, at det ikke er trivselsprojektet alene, der er årsag til det lave medarbejderflow osv. Krisen i samfundet har gjort, at Furesø kommune på linie med andre kommuner har fået lettere ved at rekrutere faglært personale og nu kun har faglært personale ansat. 3.3 Har projektet haft andre positive el. negative effekter end dem, der indgår i de opstillede succeskriterier, såkaldte bieffekter? Sæt kryds Hvis ja, beskriv da disse: Det skal her præcist angives, hvordan den gennemførte metode/indsats, kan siges at have haft andre positive/negative effekter. Andre effekter kan f.eks. være større arbejdsglæde, bedre sammenhold el. lign. Der bør især fremhæves målbare effekter. 3.4 Har projektets resultater resulteret i omlægning af procedurer, arbejdsgange eller andre organisatoriske ændringer? Til dels Hvis ja, beskriv hvilke. Hvis nej, beskriv hvorfor det ikke er tilfældet: Hvis der er sket ændringer, er det vigtigt at beskrive, hvordan projektet og den forebyggende indsats konkret har bidraget hertil. Hvis der ikke er sket ændringer, er det vigtigt at beskrive, om det skyldes særlige barrierer. I projektperioden er der kommet fokus på ledelse. Der er sket organisatoriske foranrdringer med henblik på nærledelse og en fælles anerkendende tilgang til ledelse. Ved projektstart beskrev medarbejderne, at de oplevede store problemer i forhold til det organisatorisk og manglende anerkendelse fra ledere. Ved projektafslutning oplever medarbjederne, at de bliver anerkendt og problemerne beskrives nu som tidsog arbejdspres, men samtidig oplever de, at de kan få hjælp, hvis de beder deres ledere og kolleger om dette. Der er udviklet en ramme for trivselsarbejdet fremover. Alle afdelinger skal nu hvert 7

8 kvartal udfra trivselsværktøjer fra projektet "måle temperaturen" på trivslen i de enkelte afdelinger. Ledere skal rapportere videre i organisationen, og der skal aftales hvordan den enkelte afdeling arbejder videre med trivslen. Pausegymnastik er integreret i arbejdsdagen i specielt hjemmeplejen. Pausegymnastik ligger i "kørelisterne". Det er frivilligt for personalet at deltage i pausegymnastik, men hvis man ikke ønsker at deltage, skal man arbejde og udføre borgerbesøg i tidsrummet. Der er nu Forflytningsvejldere i alle afdelinger i Pleje og Omsorgsområdet, og de anvendes af medarbejderne. Fokus på at mindske fysiske belastninger af personalet ved forflytning af borgere er nu en integreret del af arbejdsdagen, og i det hele taget fokus på det fysiske arbejdsmiljø. Aktiviteten "åben posen" blev startet, så medarbejdere havde et fast "rum" hvor de kan tale om, hvad der fylder hos den enkelte. Der er aftalt fast tilbagevendende tidspunkt, med fast ramme for hvordan der samtales. Der er etableret forum for ledersparring. I projektperioden blev der etableret grupper på tværs af Centret og områder og lederne har fået kendskab til alle områder i centret. Der er etableret en fælles tilgang til, hvordan den enkelte leder kan arbejde med trivsel og anerkendende ledelse. Grupperne fortsætter efter projektafslutning. 8

9 4. Erfaringer med projektets gennemførelse 4.1 Har projektets resultater stået mål med de ressourcer (tidsmæssige og økonomiske), der er investeret i det? Til dels Hvorfor, hvorfor ikke? Her må meget gerne fremgå evt. værdier i projektet, som ellers kunne overses, og meget gerne en beskrivelse af hvor meget projektets resultater er værd for medarbejderne/målgruppen og virksomheden/kommunen. Det er vanskeligt at vurdere, hvor stor effekt medarbjederne har haft af fokus på den fysiske træning i starten af projektperioden. Der blev gennemført fysioterapeutsamtaler med alle medarbjedere og tilbudt fysisk træning, der medførte stort behov for planlægning. Det blev oplevet som svært at få afløsere, der skulle varetage arbejdet mens medarbejderne deltog i aktiviteterne, da det ikke altid var muligt at få afløsere til kun få timer. Flere medarbejdere gav udtryk for, at de oplevede det gav en øget belastning af dem og deres kolleger og de derfor ikke ville deltage. Først da fysisk aktivitet blev til pausegymnastik, blev det nemmere at planlægge i arbejdstiden, så det ikke blev oplevet som en yderligere belastning for medarbejderne i forhold til opgaver. Til gengæld oplever medarbejdere der deltager i pausegymnastik nu reduktion i smerter. Gennem projektet har medarbejderne flere gange deltaget i ½ trivsesldage, hvor de er blevet introduceret til trivselsarbejde, anerkendelse og trivselsværktøjer. Det stærkt reducerede sygefravær medfører mindre belastning af medarbejdere, der nu ikke så ofte skal varetage arbejdet for flere end planlagt ligesom behovet for afløsere er stærkt reduceret. Dette giver mulighed for at yde et mere kvalificeret omsorg og pleje. Pga. samfundsudviklingen er der i kommunerne stort fokus på effektivisering og reduktionen af sygefravær gennem projektperioden har mindsket udgifter til afløsning. 4.2 Har I oplevet barrierer, der har gjort det vanskeligt at gennemføre projektet, eller som har forhindret, at det har haft succes? Til dels Beskriv barriererne eller evt. hvordan man undgik barrierer 9

10 Beskriv, hvordan bestemte faser i projektet el lign. har været vanskelige på grund af bestemte forhold. Beskriv endvidere eventuelle barrierer i forhold til opnåelse af succeskriterierne. Ved projektets start va rder meget fokus på fysisk aktivitet. Der var tilbud om samtale med fysioterapeut og deltagelse i forskellige "holdtræning". Det viste sig, at det typisk på holdtræning var personale med mellemlang uddannelse i form af sygeplejersker og terapeuter, der deltog og mange var fysisk aktive i forvejen. Medarbejdere i hjemmepleje og plejehjem, Sosu-hjælpere og Assistenter, der var den primære målgruppe deltog kun begrænset. De gav udtryk for, at de gerne ville, men de syntes det var svært at gøre det i arbejdstiden. Daglige ledere opfordrede til deltagelse og planlagde så der var mulighed, men kun få deltog. Dette førte til, at fysisk aktivitet blev tilbudt som pausegymnastik, der lettere kunne integreres i arbejdstiden. Opstart af pausegymnastik gjorde, at målgruppen af Sosuhjælpre og Assistenter blev mere fysisk aktive. og 32% giver udtryk for, at det har medført smertereduktion. 4.3 Hvad endte projektet med at koste pr. deltager Prisen pr. deltager udregnes ved at dividere projektets samlede omkostninger (dvs. både fondens tilskud og evt. egenfinansiering, samt evt. omkostninger i øvrigt) med antal målgruppedeltagere kr. 10

11 5. Resultatformidling og anvendelse 5.1 Har projektet opnået resultater, der kunne have interesse for andre? Til dels Hvis ja, beskriv da for hvem og hvorfor: Det skal her uddybes, hvordan specifikke effekter, resultater eller erfaringer er relevant for andre. Det er her vigtigt med en beskrivelse af, hvorfor og hvordan andre specifikt tænkes at drage nytte af disse. Hvem? Hvorfor? Der er sket en stor reduktion i sygefravær. Der er flere Branchen/virksomheder årsager til dette. Der er fokus på anerkendende ledelse, i branchen nærledelse og at trivslen italesættes i de enkelte afdelinger systematisk. En anden vigtig årsag er at der er kommet større fokus på det fysiske arbejdsmiljø bl.a. gennem meruddannelse af forflytningsvejledere Andre brancher/virksomheder i andre brancher Aktører indenfor rehabilitering (skriv hvem): Andre (skriv hvem): Pensam, 3 F o.lign. er intereseret i at se, hvad forebyggende indsater på både ledelse, organisation og medarbejderniveau kan skabe af resultater. 5.2 Er resultaterne og erfaringerne fra projektet formidlet videre til nogen uden for virksomheden/kommunen? Hvis ja, beskriv da hvordan: Det skal her beskrives, hvordan formidlingen er foregået med hvilke midler samt til hvem. Der må meget gerne om muligt angives kontaktoplysninger på de personer, der har stået for formidlingen. 5.3 Forslag til hvordan resultaterne kan formidles yderligere: 11

12 Hvis der fra den/de projektansvarliges side er særlige idéer til, hvordan/hvor resultaterne bør formidles for at finde anvendelse, bør disse beskrives her. 12

13 6. For evalueringsrapportens og slutrapportens indhold kvitteres Dato: Projektleder:... Juridisk og økonomisk ansvarlig for projektet:.. Medarbejderrepræsentant/projektdeltager:.. (Gælder kun for projekter under fondens hovedformål 1a, 1b, 3 og 4) Bemærk! Slutrapporten fremsendes til fonden pr. i to eksemplarer: Et elektronisk uskannet eksemplar (uden underskrift) Et underskrevet indskannet eksemplar (dette kan evt. sendes pr. post) 13