FORMELLE REGLER... 4

Transkript

1 FORMELLE REGLER Anvendelsesområde og sagsbehandlingsregler Offentlighedsloven Forvaltningsloven Persondataloven Miljøoplysningsloven Betingelser for aktindsigt Adgang efter offentlighedsloven Adgang efter forvaltningsloven Partsbegrebet Afgørelsesbegrebet Adgang efter persondataloven Adgang efter miljøoplysningsloven Krav til anmodningen om aktindsigt (identifikationskrav) Identifikationskrav i offentlighedsloven Ressourcebetragtning Personer med særlig interesse i aktindsigt Retsstridige formål eller lignende Identifikationskrav i forvaltningsloven Identifikationskrav i persondataloven Identifikationskrav i miljøoplysningsloven Ingen formkrav til anmodningen Formkrav i offentlighedsloven, forvaltningsloven og persondataloven Partsrepræsentant i forvaltningsloven Formkrav i miljøoplysningsloven Sagsbehandling Hvem behandler aktindsigtssagen? Landsdækkende aktindsigtssager Aktindsigtssager og behandling af sager om taludtræk i AFC Aktindsigt i tilsynssager, hvor der er klaget over en afgørelse Når klagen er under remonstration Når klagesagen er under behandling i Arbejdsmiljøklagenævnet Særligt vedrørende journalisering i forbindelse med aktindsigt Generelt om fremgangsmåde Særligt om straffesager (GO-sager) Høring af andre myndigheder Afgørelsens form og indhold Indledning Beskrivelsen Begrundelse Selve afgørelsen Hjemmel Vejledning Klagevejledning Udsættelse af en afgørelsessag som følge af en anmodning om partsaktindsigt Krav til svarfrister og form Frister efter offentlighedsloven og forvaltningsloven Underretning om fristoverskridelse Klage over sagsbehandlingstiden Gennemførelse af aktindsigten Betaling for aktindsigt Særligt om arkivloven... 18

2 MATERIELLE REGLER Hvad skal der gives aktindsigt i efter offentlighedsloven Egenacces Databaser, datasammenstilling og databeskrivelsen ( 10 12) Hovedreglen om aktindsigt i databaser ( 10) Undtagelser til hovedreglen om aktindsigt i database, datasammenstilling ( 11) Undtagelse til hovedreglen om aktindsigt i databaser, databasebeskrivelse ( 12) Sagstyper undtaget fra aktindsigt Sager om lovgivning ( 20) Sager om kalenderførelse ( 22) Dokumenter undtaget fra aktindsigt Interne dokumenter ( 23, stk.1) Interne dokumenter der alligevel er undergivet aktindsigt ( 26) Ministerbetjeningsdokumenter ( 24 - ministerbetjeningsreglen) Andre dokumenter undtaget fra aktindsigt ( 27) Oplysninger undtaget fra aktindsigt Oplysninger om private forhold ( 30, nr. 1 - ubetinget undtagelse) Særligt for så vidt angår sager om psykisk arbejdsmiljø Samtykke Oplysninger om drifts- og forretningsforhold ( 30, nr. 2 undtagelse efter et konkret skøn) Undtagelse af andre oplysninger efter en konkret afvejning af interesser Statens sikkerhed eller rigets forsvar ( 31) Rigets udenrigspolitiske interesser m.v.( 32) Undtagelse af visse andre oplysninger ( 33) Ekstrahering af faktiske oplysninger samt eksterne og interne faglige vurderinger ( 28 og 29) Faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger ( 28, stk.1) Interne faglige vurderinger ( 29, stk. 1) Hvornår er der alligevel ikke pligt til at ekstrahere og udlevere interne faglige vurderinger Hvornår er der ikke pligt til at ekstrahere? Aktindsigt til pressen Telefoniske spørgsmål fra journalister/pressen Meroffentlighed (offentlighedslovens 14) Hvad skal der gives aktindsigt i efter forvaltningsloven? Særligt om online AT Sagstyper undtaget aktindsigt Dokumenter undtaget fra aktindsigt Interne arbejdsdokumenter ( 12, 13 og 14) Interne arbejdsdokumenter der alligevel er undergivet aktindsigt ( 13) Andre dokumenter ( 14) Oplysninger undtaget fra aktindsigt Hensynet til forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser ( 15 b, nr. 1) Hensynet til parten selv ( 15b, nr. 5) Hensynet til andre private interesser ( 15b, nr. 5) Ekstrahering af faktiske oplysninger samt eksterne og interne faglige vurderinger ( 14a og 14b) Faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger ( 14 a, stk.1) Interne faglige vurderinger ( 14 b) Hvornår er der ikke pligt til at ekstrahere, jf. forvaltningslovens 14a stk Lovbestemt og ulovbestemt meroffentlighed Lovbestemt meroffentlighed Ulovbestemt meroffentlighed Hvad skal der gives indsigt i? efter persondataloven Undtagelser fra retten til aktindsigt Hvad skal der gives aktindsigt i efter miljøoplysningsloven Forholdet til tavshedspligt og Arbejdsmiljølovens 79, stk

3 15.1 Forholdet mellem offentlighedsloven og arbejdsmiljølovens 79, stk Forholdet mellem forvaltningsloven og arbejdsmiljølovens 79, stk Forholdet mellem persondataloven og arbejdsmiljølovens 79, stk Oversendelser af 79, stk. 2 klager til Arbejdsmiljøklagenævnet Aktindsigt i Arbejdstilsynets sager om straf Arbejdstilsynets behandling af grove overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen Aktindsigt i sag om grov overtrædelse efter offentlighedsloven Sager oprettet på Arbejdstilsynets eget initiativ Aktindsigt i administrative bødeforelæg, som en juridisk person har vedtaget Sager oprettet efter henvendelse fra politiet Videresendelse af anmodning om aktindsigt i sager om grove overtrædelser Aktindsigt i sag om grov overtrædelse efter forvaltningsloven Verserende sager Afsluttede sager Sager, hvor Arbejdstilsynet har anmodet politiet om tiltalerejsning Sager, der er afgjort med administrativ bøde Aktindsigt i tilsynssagen, når der er oprettet en sag om grov overtrædelse Dokumenter på tilsynssagen Særligt om rapport om grove overtrædelser

4 FORMELLE REGLER 1. Anvendelsesområde og sagsbehandlingsregler Aktindsigt er, når en borger, en virksomhed, en organisation, journalister eller andre får adgang til at se en eller flere sager, dokumenter eller bestemte oplysninger i en sag. Adgang til aktindsigt kan man få via offentlighedsloven, som part via forvaltningsloven, igennem indsigtsretten via persondataloven eller som adgang til miljøoplysninger via miljøoplysningsloven. 1.1 Offentlighedsloven Formålet med aktindsigt er bl.a. at sikre åbenhed hos myndigheder mv. og understøtte offentlighedens, herunder pressens, kontrol med den offentlige forvaltning. Offentlighedsloven anvendes på al offentlig forvaltning. Det vil sige, at der efter offentlighedsloven kan gives aktindsigt i mere end sager i gængs forstand, bl.a. faktisk forvaltningsvirksomhed, dvs. den del af forvaltningens opgaver, der ikke handler om at træffe afgørelser. 1.2 Forvaltningsloven Formålet med aktindsigt efter forvaltningsloven er at give parten (fx en virksomhed eller en borger) indsigt i egen sag, hvor der er eller vil blive truffet en afgørelse. Det giver parten mulighed for at blive bekendt med hele det grundlag, som afgørelsen hviler på. Adgang til partsaktindsigt efter forvaltningsloven gælder udelukkende i sager, hvor der skal træffes en afgørelse. 1.3 Persondataloven Formålet med aktindsigt efter persondataloven er at give en person, der er registreret oplysninger om, ret til at få kendskab til oplysningernes indhold, baggrunden for registreringen, videregivelse af de registrerede oplysninger samt hvorfra, oplysningerne stammer. Persondataloven finder anvendelse på alle personhenførbare oplysninger, som behandles elektronisk og personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register. Definition af personoplysning Ved personoplysninger forstås enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det er uden betydning, om personoplysningen er almen kendt, umiddelbar tilgængelig eller ej. Det vil sige, at også de tilfælde, hvor det kun for den indviede vil være muligt at forstå, hvem oplysningen vedrører, er omfattet af definitionen Loven er relevant for Arbejdstilsynet, fordi tilsynet i nogle sager behandler oplysninger, der er personhenførbare, herunder oplysninger der ikke er afgivet af den registrerede selv. Eksempel Situationer, hvor der kan fremkomme personhenførbare oplysninger, kan nævnes sager om anerkendelse af erhvervsmæssige kvalifikationer fra udlandet, indhentelse af oplysninger på tilsyn, personoplysninger afgivet i rapporter fra de autoriserede rådgivere, sager vedrørende ombytning/fornyelse af certifikater, ansøgning om arbejdsmiljørådgiver-autorisation, arbejdsgivers anmeldelse af en ulykke samt sager om udenlandske enkeltmandsvirksomheder, hvor der i sagen ligger fotos af pas. Loven er derudover relevant for Arbejdstilsynet i sager vedrørende aktindsigt, da den bl.a. begrænser adgangen til meraktindsigt. 4

5 1.4 Miljøoplysningsloven [Afsnittet afventer lovens vedtagelse] 2. Betingelser for aktindsigt 2.1 Adgang efter offentlighedsloven Enhver har ret til at få aktindsigt efter offentlighedslovens 7. Der kan således ikke sættes begrænsninger for hvem, der kan få adgang til indsigt efter offentlighedsloven. 2.2 Adgang efter forvaltningsloven Den, der er part i en sag, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, har ret til at få indsigt i sagens dokumenter efter forvaltningslovens Partsbegrebet Personer, virksomheder og organisationer, der berøres retligt, væsentligt og individuelt af en afgørelse, vil i almindelighed være parter i en sag. Særligt i forhold til ansatte gælder det, at ansatte på en virksomhed, som modtager en reaktion fra Arbejdstilsynet, ikke er parter i sagen. Parter er fx ansøgere, virksomheder og personer, som krav, påbud eller forbud retter sig mod. Naboer, journalister, konkurrerende virksomheder, vidner og fagforeninger, der ikke repræsenterer et medlem, betragtes ikke som parter. Anmeldere og personer, der klager over andre forhold end afgørelsen i deres egen sag, er sædvanligvis heller ikke parter Afgørelsesbegrebet Retten til aktindsigt efter reglerne i forvaltningslovens gælder kun sager, hvori der er eller vil blive truffet en afgørelse. Det betyder bl.a., at der ikke er pligt til at give aktindsigt i dokumenter med tilknytning til faktisk forvaltningsvirksomhed, fx Arbejdstilsynets generelle forberedelse af tilsynsaktiviteter og tildeling af smiley. Der er heller ikke pligt til at give aktindsigt i sager om gennemførelse af generelle retsforskrifter, fx love, bekendtgørelser mv. I sådanne tilfælde skal en anmodning om aktindsigt behandles efter reglerne i offentlighedsloven. 2.3 Adgang efter persondataloven Enhver person, der er registreret oplysninger om hos en offentlig myndighed, har adgang til aktindsigt efter persondataloven. Loven omfatter alle personhenførbare oplysninger. Bemærk, at oplysninger om enkeltmandsejede virksomheder og interessentskaber (I/S) betragtes som personoplysninger, idet de relaterer sig til en enkelt person, nemlig ejeren af virksomheden. 2.4 Adgang efter miljøoplysningsloven [Afsnittet afventer lovens vedtagelse] 3. Krav til anmodningen om aktindsigt (identifikationskrav) 3.1 Identifikationskrav i offentlighedsloven En anmodning om aktindsigt skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for, at en myndighed mv. kan identificere den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i. Begæringen skal samtidig angive det tema som sagen eller dokumenterne vedrører, jf. offentlighedslovens 9, stk. 1. Det er dog ikke et krav, at den, der begærer aktindsigt, konkret skal kende til sagen eller sagerne, da en angivelse af et tema samt angivelse af sagstypen vil være tilstrækkeligt, til at identifikationskravet er opfyldt, så Arbejdstilsynet skal finde sagerne eller dokumenterne. 5

6 Hvis det ikke er muligt for den, der anmoder om aktindsigt, at henvise til den konkrete sag, skal anmodningen om aktindsigt indeholde angivelse af et tema. Angivelse af et konkret journalnummer i en anmodning om aktindsigt vil være tilstrækkelig til, at Arbejdstilsynet skal imødekomme en sådan anmodning, selvom kravet om angivelse af tema principielt ikke er opfyldt. Temakravet vil i almindelighed ikke være opfyldt, hvis anmodningen kun indeholder en nærmere angivelse af en tidsmæssig periode. Tid kan således i sig selv ikke være et tema. Eksempel 1 En borger søger om aktindsigt i alle påbud i Esbjerg kommune i Her vil temakravet ikke være opfyldt, da der ikke angives noget tema i anmodningen. Eksempel 2 En borger søger om aktindsigt i alle påbud om støj de seneste to år på en nabovirksomhed. En sådan anmodning opfylder som udgangspunkt identifikationskravet, fordi anmodningen indeholder både de nødvendige oplysninger, så sagerne (alle påbud) kan identificeres, og en angivelse af det tema (støj), som sagerne vedrører Ressourcebetragtning En anmodning om aktindsigt kan afslås, selvom sagerne kan identificeres, hvis behandlingen af en anmodning om aktindsigt medfører et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. 9, stk. 2, nr. 1. Arbejdstilsynet praksis, Hvis Arbejdstilsynet umiddelbart vurderer, at anmodningen vil kræve for mange ressourcer, skal der altid indledes en dialog med anmoderen om tilskæring af aktindsigtsanmodningen, inden der træffes en afgørelse. I vurderingen af, om der er tale om uforholdsmæssigt ressourceforbrug, kan lægges vægt på det forventede tidsforbrug i forbindelse med behandlingen af aktindsigten. Hvis det samlede tidsforbrug forventes at overstige 25 arbejdstimer (tre fulde arbejdsdage) vil Arbejdstilsynet som udgangspunkt kunne afslå at behandle anmodningen. Der må lægges vægt på, hvor mange sager eller dokumenter anmodningen indebærer, ligesom der må lægges vægt på, om aktindsigten på grund af dokumenternes og sagernes indhold vil være kompliceret at behandle, herunder mængden og karakteren af oplysninger, som vil skulle undtages eller anonymiseres. Arbejdstilsynet kan ikke afslå at behandle anmodningen, hvis det uforholdsmæssige ressourceforbrug beror på Arbejdstilsynets egne forhold, fx hvis Arbejdstilsynet ikke har journaliseret tilstrækkeligt. Vær dog opmærksom på, at Arbejdstilsynet kun sjældent kan afslå at behandle en aktindsigtsanmodning fra pressen på baggrund af ressourcebetragtninger. Se afsnit nedenfor Arbejdstilsynets praksis Ved vurderingen af, om der kan gives afslag på en anmodning om aktindsigt på grund af ressourceforbruget (mere end 25 timer) skal der altid foretages et kvalificeret skøn i samråd med en centerjurist/jurist. 6

7 I nogle tilfælde vil Arbejdstilsynet kunne afvise at behandle en anmodning med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, hvis den samme ansøger anmoder om aktindsigt i den ene sag efter den anden. En anmoder skal normalt have fremsat anmodninger indenfor de seneste seks måneder for, at Arbejdstilsynet kan afslå at behandle sagen på dette grundlag. Arbejdstilsynet kan lægge vægt på, om der er tale om supplerende anmodninger i den samme sag eller, om der er tale om anmodninger i nye sager, emner og arbejdsmiljøtemaer. Det skal fremhæves, at hvis der er tale om en anmodning, som vil være uforholdsmæssig ressourcekrævende at behandle, bør Arbejdstilsynet stille krav til ansøgeren om at konkretisere anmodningen for at både hensynet til Arbejdstilsynets ressourcer og hensynet ansøgerens interesse i at få aktindsigten kan imødekommes Personer med særlig interesse i aktindsigt Hvis den, der har søgt om aktindsigt, kan godtgøre at have en særlig interesse (journalister, forskere) i sagerne eller dokumenterne, vil Arbejdstilsynet som udgangspunkt være forpligtet til at behandle anmodningen, uanset hvor omfattende eller kompleks, sagen er at behandle. Det vil sige, at Arbejdstilsynet kun sjældent vil kunne afslå en anmodning om aktindsigt fremsat af pressen eller en forsker, fordi de må antages altid at have en særlig interesse. Se i øvrigt afsnit 10 om pressen Retsstridige formål eller lignende Arbejdstilsynet kan give afslag på en anmodning om aktindsigt, hvis det må antages, at anmodningen skal tjene et retsstridigt formål eller lignende, jf. 9, stk. 2, nr. 2. Der skal foreligge nogle helt konkrete faktiske oplysninger om, at dette er tilfældet, eller der skal være klare indikationer på, at der er tale om misbrug eller at anmodningen har karakter af chikane. 3.2 Identifikationskrav i forvaltningsloven Hvis en part anmoder om aktindsigt, skal anmodningen angive den sag, der indeholder de dokumenter, som parten ønsker aktindsigt i, jf. forvaltningslovens 9a. Det betyder, at anmodningen skal indeholde tilstrækkelig information til, at Arbejdstilsynet kan identificere sagen. Parten må derfor kunne forvente, at nyere sager kan identificeres alene på grund af navn på virksomheden mv. Endvidere skal parten identificere sig, således at tavshedspligten ikke krænkes. 3.3 Identifikationskrav i persondataloven Personer, der fremsætter anmodning om aktindsigt efter persondataloven, skal have oplyst, om, der behandles oplysninger om vedkommende, jf. persondatalovens 31, stk Identifikationskrav i miljøoplysningsloven [Afsnittet afventer lovens vedtagelse] 4. Ingen formkrav til anmodningen 4.1 Formkrav i offentlighedsloven, forvaltningsloven og persondataloven Der er ikke nogen formkrav til en anmodning om aktindsigt, hverken efter offentlighedsloven, forvaltningsloven eller persondataloven. En anmodning om aktindsigt kan være skriftlig eller mundtlig. Den, der anmoder om aktindsigt kan også være anonym, medmindre der er tale om egenacces i medfør af offentlighedsloven. Der kan heller ikke stilles krav om en begrundelse for at anmode om aktindsigt. 7

8 4.1.1 Partsrepræsentant i forvaltningsloven En repræsentant for en part har samme mulighed for at få aktindsigt i sagens dokumenter som parten. Partsrepræsentanten skal fremvise en fuldmagt som dokumentation for, at vedkommende repræsenterer parten. Det følger af advokaters særlige stillingsfuldmagt og ligger indenfor rammerne af advokaters virke, at de handler på vegne af en part, hvorfor der ikke er krav om fuldmagt ved anmodninger fra advokater. 4.2 Formkrav i miljøoplysningsloven [Afsnittet afventer lovens vedtagelse] 5. Sagsbehandling 5.1 Hvem behandler aktindsigtssagen? Arbejdstilsynet skal behandle og afgøre anmodninger om aktindsigt i sager, der behandles eller tidligere er behandlet i Arbejdstilsynet, medmindre sagen er oversendt til behandling hos en anden myndighed. Modtager Arbejdstilsynet en anmodning, der vedrører en sag, der behandles hos en anden myndighed, fx Arbejdsmiljøklagenævnet, har Arbejdstilsynet pligt til straks at videresende anmodningen til den rette myndighed, se afsnit 5.4. Arbejdstilsynet har kun pligt til at behandle en anmodning om aktindsigt, hvis der anmodes om aktindsigt i dokumenter, som tilhører eller er udlånt til Arbejdstilsynet. Hvis Arbejdstilsynet kun opbevarer dokumenter, fx for en anden myndighed eller privat virksomhed, har Arbejdstilsynet ikke pligt til at udlevere disse. Eksempel Rapporter fra BST (bedriftssikkerhedstjeneste), opbevares af Arbejdstilsynet, da BST er blevet nedlagt. Disse rapporter har Arbejdstilsynet ikke pligt til at give aktindsigt i, fordi det ikke er Arbejdstilsynets materiale. Arbejdstilsynet bør af konduitemæssige grunde give aktindsigt i materialet, når anmoderen eller dennes repræsentant, fx en faglig organisation, har en særligt personlig interesse i at få indsigt i materialet, fx i forbindelse med en arbejdsskadeerstatningssag. I disse tilfælde følges reglerne om tavshedspligt m.v. som i andre sager om aktindsigt. Se hertil afsnit 15 om tavshedspligt. Arbejdstilsynet er én enhed. Internt skal aktindsigtsanmodningen som udgangspunkt behandles i det center, der har behandlet og truffet afgørelse i den sag, der anmodes om aktindsigt i. Dog er TC Syd ansvarlig for at koordinere og træffe samlet afgørelse i landsdækkende aktindsigtssager. 5.2 Landsdækkende aktindsigtssager En anmodning om aktindsigt betragtes som landsdækkende, når anmodningen kræver inddragelse af mere end ét tilsynscenter. Der er typisk tale om anmodninger fra journalister, organisationer og lignende. Men en landsdækkende anmodning om aktindsigt kan også være fremsat af privatpersoner. En anmodning om landsdækkende aktindsigt vil normalt komme til Arbejdstilsynet som øvrige henvendelser. Anmodningen sendes til TC Syd med kopi til KLS postkasse. Modtages anmodningen via andre kanaler, fx Arbejdstilsynets pressefunktion, videresendes sagen også til TC Syd med kopi til KLS postkasse - medmindre sagen er kommet til Arbejdstilsynet via KLS. 8

9 Ved modtagelse af anmodning om landsdækkende aktindsigt, opretter TC Syd en sag i ATIS og vurderer i øvrigt den videre behandling af sagen. Der tages stort set altid kontakt til den person, der har anmodet om aktindsigt, hvis anmodningen giver anledning til afklarende spørgsmål m.v. Kan anmodningen uden videre afvises, træffer TC Syd afgørelse i sagen. Det kan fx være, at Arbejdstilsynet ikke er i besiddelse af det ønskede materiale, eller at anmodningen vedrører materiale, som uden tvivl er undtaget fra retten til aktindsigt. Dog skal man altid overveje meraktindsigt, se afsnit 12. Kan anmodningen ikke uden videre afvises, anmoder TC Syd de relevante tilsynscentre om at behandle anmodningen om aktindsigt for den del, der hører under det enkelte center. Ved videresendelse til tilsynscentrene anmodes centrene således om hver især at behandle anmodningen om aktindsigt for den del, der hører under det enkelte center og sende denne del til TC Syd. Hvis centrene ikke kan nå at behandle anmodningen inden for den frist, der er sat af TC Syd, skal centrene orientere TC Syd. Sagen afsluttes i TC Syd, der træffer den samlede afgørelse i aktindsigtssagen. 5.3 Aktindsigtssager og behandling af sager om taludtræk i AFC Sager som enten er politiske og/eller principielle, skal behandles i AFC, fx anmodninger om aktindsigt i ministersager, bekendtgørelsessager mv. Når der i forbindelse med anmodninger om tal kun ønskes et register-/taludtræk, er det AFC, der håndterer og har ansvaret for behandlingen af anmodningen, hvis der er tale om landsdækkende tal. Hvis anmodningen handler om tal på lokale sager er det det enkelte tilsynscenter, der håndterer og har ansvaret for behandlingen af anmodningen.. Hvis der anmodes om et register-/taludtræk sammen med kopi af eksisterende dokumenter (aktindsigt) koordinerer TC Syd, men AFC leverer selve taludtrækket, hvis der er tale om landsdækkende tal. 5.4 Aktindsigt i tilsynssager, hvor der er klaget over en afgørelse Når klagen er under remonstration Hvis der bliver anmodet om aktindsigt i en tilsynssag, hvor der er klaget over afgørelsen, og klagen er under remonstration (dvs. i den periode hvor Arbejdstilsynet har modtaget en klage og overvejer om påbuddet, dispensationen osv. skal fastholdes, trækkes eller ændres), skal Arbejdstilsynet behandle anmodningen om aktindsigt, jf. offentlighedslovens 36. Kompetencen til at træffe afgørelse om aktindsigt i klagesagen overgår til Arbejdsmiljøklagenævnet, når Arbejdstilsynet har fremsendt udtalelsen og sagen til klagenævnet Når klagesagen er under behandling i Arbejdsmiljøklagenævnet Hvis Arbejdstilsynet modtager en anmodning om aktindsigt i en tilsynssag, hvor der er klaget over afgørelsen, og udtalelsen og klagesagen er oversendt til klagenævnet, træffer Arbejdstilsynet alene afgørelse om aktindsigt i de dokumenter, der er på tilsynssagen og sender samtidig anmodningen om aktindsigt i klagesagen videre til klagenævnet med oplysning om, hvad Arbejdstilsynet har givet hhv. afslået aktindsigt i. Herefter behandler Arbejdsmiljøklagenævnet anmodningen om aktindsigt i klagenævnsdokumenter. I Arbejdstilsynets afgørelse om aktindsigt skal den, der anmoder om aktindsigt, oplyses om, at den del af anmodningen, der omhandler dokumenter, der indgår i klagesagen, fx udtalelser og 9

10 høringssvar til klagenævnet, videresendes til behandling i klagenævnet, der træffer afgørelse om aktindsigt i disse dokumenter. Når klagesagen er afgjort i klagenævnet, er det fortsat klagenævnet, der skal tage stilling til, om der skal gives aktindsigt i klagesagen. Baggrunden for dette er, at det er den myndighed, som sidst har truffet afgørelse i den pågældende sag, som har kompetencen til at træffe afgørelse om aktindsigt. Hvis klagenævnet modtager en anmodning om aktindsigt i en klagesag, hører nævnet Arbejdstilsynet, hvis der i sagen indgår dokumenter, som Arbejdstilsynet har en særlig interesse i, fx politirapporter. 5.5 Særligt vedrørende journalisering i forbindelse med aktindsigt Dokumenter, der er modtaget eller afsendt af Arbejdstilsynet som led i administrativ sagsbehandling skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt, jf. offentlighedslovens 15. Det betyder, at anmodninger om aktindsigt og svar herpå altid skal journaliseres. Interne dokumenter i endelig form, der har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt, skal også journaliseres - fx et internt notat, der er blevet godkendt af den øverste ansvarlige for det pågældende område. Når Arbejdstilsynet modtager en anmodning om aktindsigt, skal der oprettes en ny sag i ATIS, som henviser til den underliggende sag, se eventuelt navigationsseddel \\bmatisclust\atisvideoer\nr 10.pdf Ved behandlingen af en anmodning om aktindsigt, er det vigtigt at holde sig for øje, at der ikke nødvendigvis er sammenfald mellem de dokumenter, der allerede er eller skal journaliseres på sagen, og hvilke dokumenter, der er aktindsigt i. Det er uden betydning for spørgsmålet om aktindsigt efter offentlighedsloven, om de pågældende dokumenter er journaliseret eller ej. Eksempel En klage over arbejdsmiljøet på en virksomhed skal journaliseres, men der er ikke aktindsigt i klagen, se i afsnit 15 om tavshedspligt. 5.6 Generelt om fremgangsmåde Når en aktindsigtsanmodning skal behandles, skal det først afklares hvilket hjemmelsgrundlag, der skal anvendes; offentlighedsloven, forvaltningsloven, persondataloven eller miljøoplysningsloven. Når en aktindsigtsanmodning skal behandles skal den, der anmoder om aktindsigt, sikres den bedst mulige retsstilling, altså få indsigt i videst muligt omfang. Er den, der anmoder om aktindsigt, part i sagen, er det generelt mest fordelagtigt at få partsaktindsigt efter forvaltningsloven. Dog er der visse typer af oplysninger, som parten lettere vil kunne få adgang til gennem offentlighedsloven, fx oplysninger om personlige forhold, som ikke er indeholdt i en afgørelsessag, men som personen kan få adgang til efter reglerne om egenacces, jf. offentlighedslovens 8. Se om egenacces i afsnit 9.1. Det samme gælder for indsigtsretten efter persondataloven. Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynet skal evt. kontakte anmoderen og indgå i dialog om rammerne for aktindsigten, hvis der er tvivl om indholdet eller omfanget. 10

11 De fleste af Arbejdstilsynets sager om aktindsigt skal behandles efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven. For disse to regelsæt er fremgangsmåden den samme. Det er udgangspunktet, at der er adgang til aktindsigt i alle sager. Derfor skal man som det første undersøge, om hele sagen/sager skal undtages. Hvis ikke hele sagen skal undtages, tages der på lignende måde stilling til de enkelte dokumenter i sagen. Det vil sige, om dokumenterne kan eller skal undtages. Selv hvis et dokument skal undtages, skal det dog altid undersøges, om der er oplysninger i dokumentet, der alligevel skal gives aktindsigt i såkaldt ekstrahering. Hvis der skal gives aktindsigt i et dokument, skal det altid vurderes, om der er oplysninger, der skal undtages for indsigt. Fremgangsmåden kan derfor anskues som tragten nedenfor. Sager Dokumenter Oplysninger Arbejdstilsynet har i øvrigt altid pligt til at undersøge, om der kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger i videre omfang, end vi er forpligtet til efter reglerne, jf. offentlighedslovens 14 og forvaltningslovens 10 om meroffentlighed. Der henvises i øvrigt til afsnit Særligt om straffesager (GO-sager) Før Arbejdstilsynet træffer afgørelse om aktindsigt i en tilsynssag, skal det undersøges, om der er påbegyndt en strafferetlig vurdering af sagen, da dette vil have betydning for vurderingen af om der kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger på tilsynssagen. Den strafferetlige vurdering anses for påbegyndt på det tidspunkt, hvor en sag om grov overtrædelse (GO-sag) oprettes enten som følge af, at rapport om grov overtrædelse er journaliseret, eller som følge af, at Arbejdstilsynet modtager en politirapport med anmodning om en udtalelse om strafspørgsmålet. Er der oprettet GO-sag, skal det ved behandlingen af aktindsigt i tilsynssagen systematisk overvejes, om der er efterforskningsmæssige hensyn, der evt. kan betyde, at der er oplysninger eller dokumenter, der skal undtages fra aktindsigt. Se nærmere under afsnit 9 og afsnit

12 5.7 Høring af andre myndigheder Efter det forvaltningsretlige princip, undersøgelsesprincippet (officialmaksimen), skal Arbejdstilsynet sørge for at indhente de oplysninger, der er nødvendige for at kunne træffe en afgørelse. Normalt vil det ikke være nødvendigt med en høring af andre, fx myndigheder, i en sag om aktindsigt dog er der visse undtagelser (se boksen neden for). Der skal som udgangspunkt heller ikke ske høring internt i Arbejdstilsynet. Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynet hører andre myndigheder, før aktindsigten gives, når der er tale om oplysninger, der stammer fra den pågældende myndighed eller har betydning for denne. Er der tale om en risikovirksomhed (Seveso virksomheder), høres politiet om dokumenterne. Arbejdstilsynet har fx hørt politiet i forbindelse med anmodning om aktindsigt i beredskabsplaner. I sager vedrørende fx fængsler høres Kriminalforsorgen altid over dokumenterne med henblik på vurdering af, om der er sikkerhedsmæssige forhold, fx beredskabsplaner, der skal undtages fra aktindsigt. Arbejdstilsynet hører også virksomheder, hvis dokumenterne kan indeholde forretningshemmeligheder eller andre oplysninger, som kan skade virksomheden eller de ansatte, hvis de bliver undergivet aktindsigt. Det er imidlertid Arbejdstilsynet, der foretager den endelige vurdering af, om der er tale om forretningshemmeligheder, der kan begrunde undtagelse fra aktindsigt. I sager om aktindsigt i miljøoplysninger bør Arbejdstilsynet ved tvivl inddrage miljømyndighederne ved at høre den lokale miljømyndighed på området. Inddragelsen kan fx være i form af en høring om, hvorvidt der er tale om en miljøoplysning, eller om det i virkeligheden bør være miljømyndighederne, som forestår aktindsigten, og Arbejdstilsynet der blot bidrager. 6. Afgørelsens form og indhold De følgende afsnit angiver, hvad en afgørelse om aktindsigt skal indeholde. Afslag på eller imødekommelse af en anmodning om aktindsigt er en afgørelse. Derfor skal de almindelige forvaltningsretlige regler følges. Afgørelsen skal altid indeholde: Adressat, beskrivelse, begrundelse/vurdering, selve afgørelsen, hjemmel og klagevejledning samt journallisten. Når afgørelsen giver den, der anmoder om aktindsigt, fuldt medhold dvs. personen får aktindsigt i alt, hvad der anmodes om behøver afgørelsen dog ikke at indeholde begrundelse/vurdering, hjemmel og klagevejledning. 6.1 Indledning I en indledning henvises til anmodningen om aktindsigt og hvad der er søgt aktindsigt i, fx "I brev af ddmmåååå har du anmodet om aktindsigt i xxx". Har der været efterfølgende dialog med personen, der beder om aktindsigt fx, om afgrænsning af anmodningen, anføres dato og tidspunkt 12

13 for samtalen, hvem der er talt med samt en specificering af hvilken afgrænsning, man er enig med personen om. 6.2 Beskrivelsen Da en imødekommelse af eller et afslag på en anmodning om aktindsigt skal kunne stå alene, skal det fremgå af beskrivelsen, hvad der blive anmodet om aktindsigt i. Herefter beskrives eventuelle sagsbehandlingsskridt, der har været taget i sagen, fx høring. 6.3 Begrundelse En myndighed er kun forpligtet til at begrunde en afgørelse, hvis den ikke giver den pågældende part fuldt medhold. Hvis den, der anmoder om aktindsigt, ikke får alle de dokumenter, personen beder om skal der gives en begrundelse for afslag. Et delvist afslag skal også begrundes. Begrundelsen skal indeholde en forklaring på, hvorfor afgørelsen har fået det pågældende indhold, jf. forvaltningslovens 24. I begrundelsen skal anføres de hovedhensyn, som har været afgørende ved skønnet af, at anmodningen ikke kunne imødekommes eventuelt delvist. Der er mulighed for at begrænse begrundelsen i det omfang det er vigtigere at tage hensyn til den pågældende part selv eller til andre offentlige eller private interesser frem for at give en fyldestgørende begrundelse, jf. forvaltningslovens 24. Eksempel Bliver der anmodet om aktindsigt i dokumenter, hvor der indgår en klage over arbejdsmiljøet på en virksomhed, bør partens interesse (den der anmoder om aktindsigt) i at få en begrundelse for afslag om aktindsigt i klagen, vige for hensynet til den person, der har klaget over arbejdsmiljøet på virksomheden. Der henvises nærmere til afsnit 6.7 om klagevejledning, herunder om det tekststykke om klager, der indsættes i alle aktindsigtsafgørelser, samt til afsnit 15 om tavshedspligt. 6.4 Selve afgørelsen Afgørelsen kan enten gå ud på, at der gives afslag på anmodningen om aktindsigt, eller at anmodningen imødekommes helt eller delvist. Hvis der gives afslag, skrives der i dette afsnit, at der gives afslag, og hvad der præcist gives afslag på. Være opmærksom på, at journallisten altid skal sendes med. Hvis anmodningen imødekommes skrives det i dette afsnit, og akterne vedlægges (hvis det er tilfældet). Hvis akterne sendes efterfølgende, oplyses dette. En delvis imødekommelse af anmodning om aktindsigt må behandles i to led. Det skal fremgå af afgørelsen, hvilken del af anmodningen der imødekommes, og at de relevante akter vedlægges. For den del, der ikke imødekommes, anføres, at der ikke kan gives aktindsigt. Dette kan ske ved en beskrivelse af/sammenfatning af de forhold, der sker undtagelse for, eller ved en oplistning af dokumenter (medmindre man herved vil komme til at afsløre en klage eller lignende). Om der skal betales for dokumenterne, se afsnit Hjemmel Som hjemmel for et eventuelt delvist afslag anføres den eller de bestemmelser, som begrunder at oplysningen, dokumentet eller sagen kan undtages fra aktindsigt. 13

14 Hvis afslaget gives til en person, som ikke er part i den sag, der ønskes aktindsigt i, findes hjemlen i offentlighedsloven. Hvis afslaget gives til en part i den sag, der ønskes aktindsigt i, findes hjemlen i forvaltningsloven. Der skal også henvises til den relevante hjemmel, hvis der gives afslag på aktindsigt efter persondataloven eller miljøoplysningsloven. Hvis afgørelsen giver borgeren fuldt ud medhold, dvs. giver fuld aktindsigt, er der ikke krav om angivelse af hjemmel. 6.6 Vejledning Det er normalt ikke nødvendigt at indsætte en vejledning i en afgørelse om aktindsigt, ligesom når Arbejdstilsynet træffer afgørelse om arbejdsmiljøproblemer. Se dog afsnit 3.1. ff. om identifikationskravet. 6.7 Klagevejledning Arbejdsmiljøklagenævnet behandler klager over afgørelsessager truffet efter arbejdsmiljøloven (fx klage over en reaktion). Arbejdsmiljøklagenævnet behandler også klager over afgørelser om aktindsigt, når anmodningen udelukkende handler om aktindsigt i en afgørelse (fx aktindsigt i et påbud), som Arbejdstilsynet har truffet efter arbejdsmiljøloven, jf. arbejdsmiljølovens 81a, stk. 6. Arbejdsmiljøklagenævnet skal behandle klager, uanset om klager over afslag på aktindsigt fremsættes isoleret eller i tilknytning til en klage over en afgørelse truffet af Arbejdstilsynet efter arbejdsmiljøloven. Hvis den, der anmoder om aktindsigt, ikke får fuldaktindsigt (dvs. får alle de dokumenter, vedkommende beder om), skal der altid gives klagevejledning. Klagevejledningen skal formuleres således: Arbejdstilsynets afgørelse kan indbringes for Arbejdsmiljøklagenævnet efter arbejdsmiljølovens 81. Klagen indsendes til Arbejdstilsynet I følgende tilfælde er det Beskæftigelsesministeriet og ikke Arbejdsmiljøklagenævnet - der er klageinstans for klager over aktindsigtsafgørelser: - når anmodningen om aktindsigt ikke vedrører en afgørelse efter arbejdsmiljøloven - når anmodningen vedrører datasammenstillinger, jf. 11 og - når anmodningen vedrører indsigt i databeskrivelse, jf. 12 i offentlighedsloven, se afsnit 9.2. Klagevejledningen skal formuleres således: Denne afgørelse kan påklages til: Beskæftigelsesministeriet Ved Stranden København K Der er ingen tidsfrist for klage over en afgørelse om aktindsigt til Beskæftigelsesministeriet, og der skal ikke skrives en frist. Hvis afgørelsen giver fuld aktindsigt, er der ikke krav om en klagevejledning. 14

15 6.8 Udsættelse af en afgørelsessag som følge af en anmodning om partsaktindsigt Det vigtigste formål med reglerne om partsaktindsigt er at give parten mulighed for at gøre sig bekendt med sagens dokumenter med henblik på evt. at korrigere og supplere sagens oplysninger. En begæring om partsaktindsigt, som skal imødekommes, medfører, at sagens afgørelse udsættes, indtil parten har fået adgang til at gøre sig bekendt med dokumenterne, jf. forvaltningslovens 9b. Sagen skal dog ikke udsættes, hvis udsættelsen betyder, at en lovbestemt frist for sagens afgørelse overskrides. Sagen skal heller ikke udsættes, hvis partens interesse i udsættelsen, findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, jf. 9b, stk. 2. Det vil sige, at der umiddelbart kan træffes afgørelse i sådanne tilfælde på trods af, at parten har anmodet om aktindsigt. Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynet har som hovedregel ikke lovbestemte tidsfrister i afgørelsessager om arbejdsmiljø. Det betyder, at når en arbejdsgiver henvender sig og anmoder om partsaktindsigt, udsættes høringsfristen i sagen. Som undtagelse kan nævnes afgørelser om anerkendelse af udenlandske erhvervsmæssige kvalifikationer, som har bestemte tidsfrister for behandling. Disse sager er forankret i AFC. Reglen er i øvrigt relevant ved interesseafvejningen, fx i de situationer, hvor parten forsøger at trække sagen i langdrag, eller hvor sagen er af en sådan karakter, at der må træffes afgørelse omgående. 7. Krav til svarfrister og form 7.1 Frister efter offentlighedsloven og forvaltningsloven En anmodning om aktindsigt, om sammenstilling af oplysninger og om aktindsigt i databeskrivelser skal behandles snarest, og som altovervejende hovedregel være færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. offentlighedslovens 36 og forvaltningslovens 16. Udtrykket snarest betyder ifølge bemærkningerne til offentlighedsloven, at Arbejdstilsynet skal tilstræbe at færdigbehandle anmodninger om aktindsigt i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen, når der er tale om: Klart identificerede sager som indeholder et begrænset antal dokumenter, der ikke giver anledning til nærmere gennemgang eller overvejelser. Udtrykket 7 arbejdsdage betyder, at bl.a. lørdage, søndage og helligdage ikke skal medregnes ved beregningen af fristen på 7 arbejdsdage.kommer der en anmodning om aktindsigt ind til Arbejdstilsynet efter kontortids ophør, regnes fristen først fra den følgende arbejdsdag. (Se i øvrigt bemærkningerne til 10 i lov nr. 528 af 2012 om digitale postkasser.) Eksempel En anmodning om aktindsigt sendes til Arbejdstilsynet en fredag kl Arbejdstilsynets åbningstider er mandag til torsdag fra kl og fredag kl Anmodningen betragtes som modtaget om mandagen. Arbejdstilsynet tilstræber at færdigbehandle anmodninger om aktindsigt i løbet af 3-7 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen, når der er tale om: 15

16 En anmodning om aktindsigt, der kræver særlige overvejelser eller nærmere gennemgang eller En anmodning om aktindsigt, der omfatter lidt flere dokumenter, der dog ikke kræver nærmere gennemgang eller overvejelser. Arbejdstilsynet tilstræber at færdigbehandle en anmodning om aktindsigt indenfor 14 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen, når der er tale om: De særlige tilfælde, hvor anmodningen om aktindsigt omfatter et stort antal dokumenter, eller Hvor anmodningen giver anledning til mere komplekse overvejelser, fx af juridisk karakter Bemærk at der er direkte klageadgang over sagsbehandlingstiden, hvis ikke Arbejdstilsynet har behandlet anmodningen om aktindsigt 14 dage efter modtagelsen af anmodningen, jf. offentlighedslovens 39, stk. 1 og forvaltningslovens 16, stk. 4. Arbejdstilsynet tilstræber at færdigbehandle en anmodning om aktindsigt senest indenfor 40 arbejdsdage, når der er tale om: De helt særlige tilfælde, hvor anmodningen om aktindsigt omfatter et meget stort antal dokumenter, De tilfælde, hvor anmodningen giver anledning til ganske komplekse juridiske spørgsmål eller principielle overvejelser, eller De tilfælde, hvor en anden myndighed eller virksomhed skal høres om aktindsigtsanmodningen. Arbejdstilsynets praksis Hvis Arbejdstilsynet foretager høring af andre myndigheder eller virksomheder i forbindelse med en aktindsigtssag, bør Arbejdstilsynet altid fastsætter en svarfrist overfor de myndigheder, der høres, sådan at Arbejdstilsynet får mulighed for at overholde 40-dages fristen. Eksempel Eksempler på sager hvor anmodningen om aktindsigt vil tage tid at færdigbehandle er fx: Sager hvor Arbejdstilsynet skal indhente materiale fra Landsarkivet, Rigsarkivet, høre virksomheder om forretningshemmeligheder, høre politi mv. om beredskabsplaner, eller hvor Arbejdstilsynets skal tage principiel stilling indenfor nye områder. Det kan også dreje sig om sager, der tidsmæssigt strækker sig over flere år, sager, der indeholder et stort antal følsomme personoplysninger samt sager om regeludvalg, hvor Arbejdstilsynet skal høre Arbejdsmiljørådet Underretning om fristoverskridelse Hvis anmodningen undtagelsesvist ikke færdigbehandles indenfor 7 arbejdsdage efter modtagelsen, skal den, der anmoder om aktindsigt, underrettes om dette. Underretningen skal indeholde en begrundelse for, hvorfor anmodningen ikke kan færdigbehandles indenfor fristen på 7 arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår personen kan forvente at få en afgørelse. Underretningen om fristoverskridelse skal afsendes fra Arbejdstilsynet inden udløbet af den 7. arbejdsdag efter modtagelsen af anmodningen om aktindsigt. Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynet tilstræber at holde den, der anmoder om aktindsigt, løbende orienteret om, hvorfor vedkommende endnu ikke har fået svar, og gerne med få ugers mellemrum, ligesom orienteringen bør indeholde en besked til personen om, hvornår denne kan forvente at høre nærmere fra Arbejdstilsynet, fx ultimo november. 16

17 7.2 Klage over sagsbehandlingstiden Den der anmoder om aktindsigt har ret til at klage særskilt over sagsbehandlingstiden, hvis Arbejdstilsynet ikke har færdigbehandlet anmodningen om aktindsigt inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. offentlighedslovens 39, stk. 1 og forvaltningslovens 16, stk. 4. Hvis Arbejdstilsynet ikke har færdigbehandlet aktindsigtsanmodningen indenfor 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen over sagsbehandlingstiden, har Arbejdstilsynet pligt til at videresende klagen over sagsbehandlingstiden til klageinstansen med en begrundelse for sagsbehandlingstiden, jf. 39, stk. 2, i offentlighedsloven. Denne forpligtelse gælder ikke ved aktindsigt efter forvaltningsloven. Forpligtelsen til at videresende klagen over sagsbehandlingstiden gælder også for anmodninger om datasammenstillinger, jf. offentlighedslovens 11, og for anmodninger om aktindsigt i databeskrivelser jf. offentlighedslovens 12. Arbejdstilsynet skal fremsende klagen snarest og senest 7 arbejdsdage efter dens modtagelse, jf. 39, stk. 5 i offentlighedsloven. Rette klageinstans vedrørende klager over sagsbehandlingstiden er enten Arbejdsmiljøklagenævnet eller Beskæftigelsesministeriet, se afsnit 6.7 om klagevejledning. 7.3 Gennemførelse af aktindsigten Arbejdstilsynet skal som udgangspunkt udlevere dokumenterne i den form, der er fremsat ønske om i anmodningen, jf. offentlighedslovens 40 og forvaltningslovens 16, stk. 3. Den, der anmoder om aktindsigt, kan få dokumenterne udleveret i fx papirkopi, som elektroniske dokumenter via e- mail eller ved at anmoderen gennemser de relevante dokumenter hos Arbejdstilsynet. Dette gælder dog ikke, hvis udleveringen er umulig eller meget vanskelig eller hvis materialet er offentligt tilgængeligt fx på Arbejdstilsynets hjemmeside. Gennemsyn er efterhånden ikke relevant, da Arbejdstilsynet er overgået til kun at journalisere elektronisk. Af samme grund er det også udgangspunktet, at Arbejdstilsynet udleverer dokumenterne i en aktindsigtssag elektronisk. En afgørelse om aktindsigt ved gennemsyn på grund af dokumenternes form skal være begrundet i store vanskeligheder ved at fremstille kopier af materialet. Det vil som regel ikke være tilfældet i Arbejdstilsynets sager. En direkte anmodning om at få fotokopier bør imødekommes, medmindre sagens omfang eller dokumenternes form taler imod. Lov om digitale postkasser går forud for offentlighedsloven, vil Arbejdstilsynet opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt, hvis aktindsigten gives elektronisk. Hvis der er tale om en forholdsvis stor mængde dokumenter, kan der eventuelt tages kontakt til anmoderen med henblik på at indsnævre, hvad der ønskes oplysninger om Betaling for aktindsigt Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynet har pt. ikke praksis for at kræve betaling for udlevering af kopier. 17

18 8. Særligt om arkivloven Arbejdstilsynet har i henhold til 13 i arkivloven som udgangspunkt pligt til at aflevere dokumenter/arkivalier til Statens Arkiver, inden dokumenterne/arkivalierne er 30 år gamle. Fristen regnes fra den dato, der er angivet på dokumentet, jf. arkivlovens 29. Arkivloven omfatter dog også dokumenter, som er minimum 20 år gamle, og uanset om de er afleveret til statens arkiver. Det betyder, at aktindsigtsbegæringer, der vedrører dokumenter, der er mere end 20 år gamle, bl.a. skal behandles efter arkivloven. Udgangspunktet er, at der er en videre adgang til dokumenter, der er arkivalier, end efter offentlighedsloven. Arkivloven forudsætter ikke en nærmere identifikation af den sag eller dokument, der ønskes aktindsigt i, og derfor medfører aktindsigt efter arkivlovens regler ofte en mere vidtgående adgang til Arbejdstilsynets sagsmateriale end aktindsigt efter offentlighedsloven. Aktindsigt i arkivalier gives efter offentlighedsloven og forvaltningsloven. Herudover er der arkivadgang efter reglerne i arkivlovgivningen. Arbejdstilsynets praksis Når en part, organisation, journalist osv. retter henvendelse til Arbejdstilsynet med henblik på aktindsigt i dokumenter, som er blevet arkiveret, er det Arbejdstilsynets praksis, at Arbejdstilsynet selv rekvirerer dokumenter fra det pågældende statslige arkiv med henblik på at træffe afgørelse om aktindsigt. Arbejdstilsynet skal således også overholde arkivlovens regler og kan ikke blot henvise ansøger til det relevante arkiv. Se i øvrigt Arkivhåndbog for statslige myndigheder samt Arbejdstilsynets journalinstruks. 18

19 MATERIELLE REGLER 9. Hvad skal der gives aktindsigt i efter offentlighedsloven Udgangspunktet i offentlighedslovens 7, stk. 1 er, at der skal gives aktindsigt i alle de dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed som led i sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Dokumenter skal forstås i bred forstand. Der er således også tale om fx billeder, tegninger og prøver og videooptagelser. Aktindsigt efter offentlighedsloven er ikke, som partindsigt efter forvaltningsloven, begrænset til dokumenter, der indgår i afgørelsessager. Anmodninger om indsigt i sager, dokumenter, oplysninger, lister, taludtræk, sammenstilling af oplysninger og tal, registerudtræk m.v. skal behandles efter reglerne om aktindsigt. Hvilken hjemmel i offentlighedsloven, der skal anvendes, vil dog afhænge af, hvad der anmodes om. Eksempler Hvis der anmodes om en liste med antal påbud givet på en bestemt virksomhed, uden at der anmodes om indsigt i påbuddene, skal anmodningen behandles efter 11 om dataudtræk. Hvis der anmodes om oplysninger om antal påbud om fx kemi indenfor en given periode eksempelvis fordelt på kommuner, vil anmodningen også skulle behandles efter 11. Hvis der anmodes om indsigt i konkrete påbud skal anmodningen behandles efter 7. Reglerne om undtagelse fra aktindsigt, forholdet til tavshedspligt og anonymisering skal overholdes, uanset hvilke bestemmelser, der gives indsigt efter. Hvis der er tale om tal, oplysninger, lister mv. der er umiddelbart tilgængelige i den ønskede form på kan der henvises hertil, jf. offentlighedslovens 40, stk. 2. Nærmere om databaser, dataudtræk og databeskrivelse se afsnit 9.2. Materiale, der er udlånt fra anden myndighed, eller andre myndigheders dokumenter, er undergivet aktindsigt, hvis det er oversendt til Arbejdstilsynet til brug for en sag. Det er en betingelse for retten til aktindsigt, at dokumentet på tidspunktet for fremsættelsen af anmodningen om aktindsigt er enten indgået til eller oprettet af Arbejdstilsynet. Arbejdstilsynet er derfor ikke forpligtet til at imødekomme anmodninger om at få tilsendt fremtidige dokumenter i en bestemt sag (løbende aktindsigt), ligesom der ikke gælder en pligt for Arbejdstilsynet til at tilvejebringe eller udarbejde dokumenter, der ikke allerede er i sagen. Dog har AT pligt til at udarbejde en sammenstilling af oplysninger i Arbejdstilsynets databaser, jf. 11. Se afsnit 9.2. Eksempel Hvis Arbejdstilsynet vælger at generere dokumenter, hvor der ikke er pligt til det, udleveres dokumenterne efter meroffentlighedsprincippet. Der skal også gives aktindsigt i indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser, der vedrører den pågældende sags dokumenter, jf. offentlighedsloven 7, stk. 2, nr