Faxe kommune Frederiks gad e Haslev. Statsforvaltningen har i dag skrevet således til Flemming Duus Mathiesen:

Transkript

1 Faxe kommune Frederiks gad e Haslev D a t o : T i ls y n e t Statsforvaltningen har i dag skrevet således til Flemming Duus Mathiesen: Dine henvendels er vedrørende Faxe Kommune Faxe Kommune har den 6. februar fremsendt en e -mail fra dig af 2. februa r til Statsforv a lt nin ge n. Statsforv altningen har forstået din henv endelse som en klage ov er Fax e Kommunes behandling af din ans ø gning af 9. jan u- ar om aktinds igt i journalis erings ins truks en for Plana f- delinge n i Faxe Kommune. Du har endv idere rettet en række henv endels er til Stats fo r- v altningen v edrørende følgende forhold i relation til Faxe Kommune : S t a t s f o r v a l t n i n g e n S t o r e t o r v A a b e n r a a S a g s n u m m e r. : S A G S B E H A N D L ER : L i n e M u s s e g a a r d C h r i s t e n s e n T e l e f o n : E A N - N r s k r i v t i l o s v i a b o r g e r. d k w w w. s t a t s f o r v a l t n i n g e n. d k E K S P E D I T I O NS - O G T E L EF O NT I D ER f i n d e s p å w w w. s t a t s f o r v a l t n i n g e n. d k / t i d e r Den 1 9. december klage ov er, at borgmesteren har sendt et brev til dig, som ikke er påført journalnummer eller lignende, og at kommunen ikke efterfø lgende har oply s t he r- om. Den 21. januar s pø rgs mål om, hv orv idt Stats forv altningen har kompetence til at behandle en klage ov er urimelig s ags behandling fra Fax e Kommune, Center for Teknik og Mi l- jø og Planafdelingen, herunder om afgiv ne urigtige erklæri n- ger. Den 27. januar klage ov er, at kommunen ikke har ø n- sket at v ideresende din klage af 1 3. januar ov er afslag på aktinds igt i en sag om Øllemose n til Statsforv a lt n inge n. Den 1 7. februar klage ov er, at kommunen v ia afgiv e l- se af urigtige oplysninger til V ejdirektoratet har fors øgt at skade din retsstilling. 1

2 Den 20. marts klage ov er en direktø rs mangelfulde bes v arels e af borgerhe n- v endelser. Resumé Klagen over aktinds igt sa fg ø rel s en vedrøre nd e journalise r ings in s tr u ks e n Stats forv altningen har bes luttet ikke at rejs e en ti ls y ns s ag v edrø rende Fax e Kommunes afgørelse af 2. februar 201 5, om afslag på aktindsigt i journaliseringsinstruksen for Plana fd e linge n under henv isning til offe nt lighed s lov e ns 9, stk. 2, nr. 1. Klager vedrøre n de øvrige forhold Stats forv altningen har endv idere ikke fundet grundlag for at unders ø ge, om kommunen har ov ertrådt lov giv ning, der s ærligt gælder for offentlige my ndigheder, i fo r- bindelse med dine klager af 27. januar ov er afslag på aktindsigt i en v ejsag v edrørende Øllemosen, og af 1 7. feb ruar ov er kommunens ev entuelle afgiv else af urigtige oplysninge r til V ejdirektor at et. Stats forv altningen har endelig ikke fundet grundlag for at rejs e en tils y ns s ag i rel a- tion til de øv rige forhold, som du har anmodet om at få undersøgt i relation t il Faxe Kommunes forv alt ning. Her fø lger en gennemgang af s agens baggrund og en nærmere begrundels e for Stat s- forv alt ni nge ns opfatte ls e Sagsbehand ling en af aktindsigt sb eg æri ng i journaliser ings in stru ks en I forbindelse med din modtagelse af aktindsigt i en sag om V V M-screening samt om udlev ering af personfølsomme oplysninger anmoder du den 9. januar Faxe Kommune om aktindsigt i den gældende instruks for journalisering i Planafdelingen. Du oply s er, at baggrunden for din anmodning om aktinds igt er, at du ø ns ker at unders ø ge s pø rgs målet om, hv ordan man s om borger s ikrer s ig, at kommunen udlev e- rer alle dokumenter i forbindelse med behandlingen af en aktindsigtsanmodning. Du henv is er til, at du tidligere har fået oply s t, at der ikke foreligger klare s kriftl ige instrukser for journa lis er in ge n af akter i Plana fde lin ge n. Den 2. februar meddeler Faxe Kommune dig afslag på a ktindsigt i medfør af offentlighedslov ens 9, stk. 2, nr. 1. Kommunen begrunder sin afgørelse med, at behandlingen af din anmodning v il nø dv endiggø re et uforholds mæs s igt res s ourcefo r- brug, henset til, at du har anmodet om aktindsigt i forskellige sager i kommunen et betragteligt antal gange betydeligt mere end gange inden for de seneste 6 måneder. Kommunen oply s er endv idere, at de n har v urderet, at din principielle int e- res s e i kommunens generelle ov erholdels e af kommunens interne journalis erings i n- s truks er ikke udgø r en s ådan s ærlig interes s e, at kommunen lø bende bø r v ære fo r- pligtet til at anv ende omfattende res s ourcer på at behandl e dine aktinds igts anmodninger. Kommunen bemærker også, at du i din anmodning om aktindsigt i sagen om udlev ering af personfølsomme oplysninger har fået oplyst, at du har fået udlev eret alle s agens dokumenter, og at du er blev et opfordret til at konkretis er e, hv ilke dokumente r, du måtte mene, at du ikke har fået udlev eret. Samme dag klager du til kommunen ov er kommunens afgørelse af 2. februar Du oplyser blandt andet, at det er korrekt, at du har anmodet om aktindsigt i en 2

3 række tilfælde, men at der er tale om forskellige selv stændige sager på forskellige lov områder og afdelinger i forv altningen, og at det ikke er dit ansv ar, at kommunens forv altning udø v es på en s ådan måde, at der optræder fejl i s tort s et alle komm u- nens afgørelser m.v., hv ilket har ført til, at din tillid til forv altningen er stærkt sv ækket. Den 6. februar v ideresender Faxe Kommune din klage til Statsforv altningen og gentager samtidig sin begrundelse for afgørelsen. Kommunen oplyser endv idere, at et afslag på aktindsigt i sagen om omlægning af Øllemosev ej efter samme beste m- melse er under behand li ng i V ejdirekt or a tet. Den 9. februar retter du henv endelse til Statsforv altningen og oplyser blandt andet, at det er korrekt, at du har anmodet om aktindsigt i flere sager hos Faxe Kommune, men at dette s ky ldes, at du er den s kriv ende part for Nabogruppen Kon g- sted, der omfatter 6 naboer, som alle har oplev et at få r ejst en række sager imod jer af en tilgræns ende lods ejer. Du oply s er, at det i den forbindels e har v æret nø dv e n- digt i et v æs entligt omfang at indhente dokumentation fra Fax e Kommune, i et fo r- søg på at få bragt sagerne til ophør. Du oplyser også, at det er i forbindelse hermed, at I har kons tateret, at kommunen har begået et bety deligt antal fejl i my ndighed s- betjeningen af jer, og at dette blandt andet indikerer en manglende grundighed i d o- kumenthåndteringen, s om efter din mening kan hav e s ammenhæng med, at den a n- sv arlige ledelse ikke har udstedt korrekte og klare instrukser. Du oplyser, at dette er baggrund e n for din anmod n i ng om aktindsigt i journa lis er in gs inst r uks e n. Du indsender efterfølgende div erse korrespondance med Faxe Kommune til belysning af det problem, som du oplyser, at du og de øv rige 5 naboer står med i forhold til Faxe Kommunes forv altning. Du oplyser blandt andet, at du stort set hv er gang har haft partsinteresse i forbindelse med dine anmodninger om aktindsigt i sager hos kommunen, idet din ejendom er omtalt i alle dis s e s ager, på nær én s ag, og at inds amlingen af oply s ninger fra kommunen er s ket for at v ar etage de berø rte ejendommes økonomisk e interesse r. V ed af 1 8. februar til Statsforv altningen oplyser Faxe Kommune som bemærkning til dine ov ennæv nte oplysninger, at kommunen fastholder sin afgørelse om afs lag på aktinds igt efter offentlighe ds lov ens 9, s tk. 2, nr. 1. Kommunen henv iser til, at du ikke har en sådan særlig interesse i journaliseringsinstruksen, hv orfor kommunen ikke er forpligtet til at bruge omfattende res s ourcer på dine aktinds igt s- anmodninger v ed at besv are denne anmodning. Kommunen oplyser også, at du ikke har meddelt kommunen, at du generelt i s amtlige af dine henv endels er repræs ent e- rer nabogruppen. A fslutningsv ist bemærker kommunen v edrørende din henv isning til din parts interes s e i s agerne, at der giv es aktinds igt til s agerne s parter efter forv altnings lov e ns regler. Statsforvaltni ng ens kompetenc e Stats forv altningen fø rer efter kommunes ty rels es lov ens 48 tils y n med, at komm u- nerne ov erholder den lov giv ning, der s ærligt gælder for offentlige my ndigheder, he r- under forskr ifte r der er udstedt i medfør af denne lov giv ning. Statsforv altningens kompetence omfatter ikke klager ov er personalets optræden. Sådanne spørgsmål henhører under borgmesteren, som er den øv erste daglige leder af kommunens forv altning. Borgmes terens ledels e s ke r med ans v ar ov er for kommunalbesty re ls e n. 3

4 Statsforv altningen kan endv idere ikke tage stilling til, om kommunen har ov erholdt god forv altningsskik, det v il sige om kommunen har begået fejl eller forsømmelser eller lignende. Der kan rettes henv endelse til Folketingets Ombudsmand om sådanne forhold. Stats forv altningens kompetence v iger endv idere i det omfang, hv or kommunens afg ø- relse kan påklages til anden administrativ myndighed, jf. kommunestyrelseslov ens 48, stk. 3. Statsforv altningen modtager mange henv endelser fra borgere, som mener, at en kommune har brudt lov en. Stats forv altningen unders ø ger ikke alle dis s e henv ende l- ser. Det v urderes, om en henv endelse giv er tilstrækkeligt grundlag for at rejse en tils y ns s ag. Stats forv altningen v urderer, om s agens oply s ninger giv er grund til at a n- tage, at der er en v is s ands y nlighed for en ulov lighed, s om ikke er bagatelagtig. De t- te følger af kommunest yr e ls es lov e ns 48a. Retsgrundlag et Offentlighedslov en (lov nr. 606 af 1 2. juni om offentlighed i forv altningen) fastslår i 7, stk. 1, at enhv er som udgangspunkt kan forlange at bli v e gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed mv. som led i administ r at iv sagsbeha nd lin g i forbind e ls e med dens v irksomhed. Retten til aktinds igt omfatter med de i næv nte undtagels er alle dokume n- ter, der v edrører den pågældende sag, og indførelser i journaler, registre og andre fortegne ls er v edrørende den pågælde nd e sags dokume nt e r, jf. 7, stk. 2. Efter offentlighedslov ens 9, stk. 2, nr. 1, kan en myndighed afslå at behandle en anmodning om aktinds igt, i det omfang behandlingen v il nø dv endiggø re et uforholds mæs s igt ressourc e for b r ug. I de specielle bemærkninger til 9, stk. 2, nr. 1, i lov forslag nr. L 1 44 af 7. februar om offe nt lighed i forv alt ninge n fremgår følge nd e : Det cent rale for v urd eringen af, om b ehand lingen af en anmod ning om aktind sigt v il nø d v end iggø re et i forhold t il ansø gerens int eresse i at få ind sigt i d et konk rete t ilfæ ld e uforhold smæ ssigt ressourceforb rug, v il v æ re d et forv ent ede t id sforb rug i fo r- b ind else med d en p ågæ ld end e mynd igheds b ehand ling af aktind sigt sanmod ningen. Der må i d en forb ind else læ gges v æ gt p å, hv or mange sager eller d okument er a n- mod ningen om aktind sigt v edrø rer, ligesom d er må læ gges v æ gt p å, om aktind sigt en p å grund af d okument ernes og sagernes ind hold v il v æ re komp liceret at b ehand le. A d gangen t il at afslå at b ehand le en anmod ning om aktind sigt v il forud sæ t t e, at d et v urd eres, at d et samlede t id sforb rug for mynd ighederne i forb ind else med b ehand li n- gen af anmod ningen d et v il sige såv el fremsø gningen af sagerne eller d okument erne samt mynd ighedens v urd ering af, om d er kan meddeles aktind sigt heri må forv ent es at ov erst ige ca. 25 t imer (sv arend e t il mere end t re fuld e arb ejd sd age). Krav et om, at d et skal p åv ises, at b ehand lingen af anmod ningen v il nø d v end iggø re et uforhold smæ ssigt ressourceforb rug, ind ebæ rer, at såfremt d en, d er har sø gt om akt - ind sigt, god t gø r en sæ rlig int eresse i sa gerne eller d okument erne, v il mynd igheden 4

5 m.v. v æ re forp ligt et t il i almind elighed og således uanset sagens eller d okument ernes omfang at b ehand le anmod ningen. En mynd ighed v il i d en forb ind else kun sjæ ld ent kunne und lad e at b ehand le en anmod ning om a ktind sigt, d er er fremsat af et massemedie eller en forsker t ilknyt t et et anerkend t forskningsinst it ut, d a såd anne medier og forskere i almind elighed må ant ages at hav e en sæ rlig int eresse i aktin d- sigt en, jf. også lov forslagets 28, st k. 2, nr. 1, og 29, st k. 2, hv oreft er en mynd ighed kan und lad e at foretage ekst rahering med henv isning t il et uforhold smæ ssigt ressourceforb rug. Der kan også i ø v rigt eft er omst æ nd ighederne meddeles afslag p å en anmod ning om aktind sigt med henv isning t il et uforhold smæ s sigt ressourceforb rug, hv or d en samme ansø ger anmod er om aktind sigt i d en ene sag eft er d en and en hos en mynd ighed. A d gangen t il i såd anne t ilfæ ld e at meddele afslag p å aktind sigt v il d og forud sæ t t e, at d en p ågæ ld end e gennem en p eriod e har anmod et om aktind sigt i et b etragt eligt ant al sager hos d en samme mynd ighed, og at d et er åb enb art, at ansø geren ikke har en s å- d an sæ rlig int eresse i d e sager, d er sø ges aktind sigt i, at mynd igheden lø b end e b ø r v æ re forp ligt et t il at anv end e omfat t end e ressourcer p å at b ehand le aktind sigt sa n- mod ninger fra d en p ågæ ld end e. Det b emæ rkes, at d et v il b ero p å en konkret v urd e- ring i d et enkelt e t ilfæ ld e, om d er i d e omhand lede t ilfæ ld e meddeles afslag, og d er gæ ld er således f.eks. ikke en ret t il at få b ehand let mind st 10 aktind s igt sanmod ninger ind e n for en p eriod e p å seks måneder. Det forud sæ t t es imid lert id, at en ansø ger normalt alt afhæ ngig af omst æ nd ighederne v il skulle hav e fremsat anmodninger ov er for d en samme mynd ighed ind en for d et senest e halv e år for, at d er a f d en omhand lede grund kan meddeles afslag. Forarbejdernes eksempler på hv em der kan hav e en særlig interesse i aktindsigt er ikke udtømmende. I Jon A ndersen, Offentlighed i forv altningen, 1. udgav e, 201 3, side 115, er det anført, at for eksempel også interesseorganisationer eller personer, der har en retlig interesse i en sag eller i at få kendskab til dokumenterne, v il kunne godtgø re en s ærlig interes s e. Tils v arende er anfø rt i O ffentligheds lov en med ko m- mentar e r af Moha mm a d A hsan, 1. udgav e, 201 4, side Statsforvaltni ng ens afvisning af sagerne Klagen over aktinds igt sa fg ø rel s en vedrøre nd e journalise r ings in s tr u ks e n Statsforv altningen har gennemgået de indsendte bilag og har beslut tet ikke at rejse en tilsynssag v edrørende Faxe Kommunes afgørelse af 2. februar 201 5, om afslag på aktinds igt i journalis erings ins truks en for Planafdelingen under henv is ning til offentlighe ds lov e ns 9, stk. 2, nr. 1. Stats forv altningen finder s åledes ikke grundlag for at antage, at en nærmer e undersøgelse af sagen v il føre til en konstatering af, at Faxe Kommune ikke har handlet inden for lov ens ramme r. Stats forv altningen lægger herv ed v ægt på, at du har s ø gt om aktinds igt i et betragteligt omfang, mere end gange inden for de seneste 6 måneder, herunder at du ikke har en s ådan s ærlig interes s e i journalis erings ins truks en, at kommunen fort- 5

6 s at er forpligtet til at anv ende omfattende res s ourcer på at behandle dine aktin d- sigtsanmod nin ge r i henhold til offe nt ligheds lov e n. Statsforv altningen skal bemærke, at du har mulighed for at søge om aktindsigt i journalis erings ins truks en på ny, når du inden for det s enes te halv e år ikke har fre m- sat et betragte ligt antal aktinds igts a nm od ninge r til kommune n. Klagerne over øvrige forhold Da Stats forv altningen ikke fø rer tils y n i det omfang s ærlige klage- eller tils y ns my n- digheder kan tage stilling til sagen, har Statsforv altningen ikke fundet grundlag for at unders ø ge, om kommunen har ov ertrådt lov giv ning, der s ærligt gælder for offentlige myndigheder, i forbindelse med dine klager af 27. januar ov er afslag på aktindsigt i en v ejsag v edrørende Øllemosen, og af 1 7. februar ov er kommunens ev entuelle afgiv els e af urigtige oply s ninger til V ejdirektorat et. Stats forv altningen har herv ed lagt v ægt på, at den s ag efter det oply s te er under behand ling i V ejdirektor at et. Stats forv altningen har endelig ikke fundet grundlag for at rejs e en tils y ns s ag i relation til de øv rige forhold, som du har anmodet om at få undersøgt i relation til Faxe Kommunes forv altning, idet det ikke fremgår klart af dine henv endelser, på hv ilken måde du mener, at kommunen har handlet i strid med regler, som Statsforv altningen påser, at kommuner ov erholde r. Statsforv altningen finder derfor ud fra de foreliggende oplysninger i sagen ikke grund la g for at foreta ge v idere i anled ning af dine henv end e ls e r. Kopi af dette brev er sendt til Faxe Kommune til orient er in g. Hvilket hermed er meddelt. Med v enlig hilsen Line Mussega a r d Christe nse n 6