KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FOR HERLEV/HJORTEN SQUASH

Transkript

1 1. ERFARINGER Hvad har klubben gjort indenfor kommunikation? Hvad har erfaringerne været? List i punktform. Nyhedsbreve via og postomdelt Opslag på hjemmeside og tavler i hallen: fester, generalforsamling og andre events Offentliggørelse af bestyrelsesreferater på hjemmeside Vi har en fornemmelse af at der mangler let tilgængelig information om hvem man skal henvende sig til i klubben med forskellige forespørgelser. Hvad har især virket? List i punktform. Opslag i hallen har virket Direkte invitationer har også haft en effekt 2. AFKLARING OG MÅLSÆTNING A. Afklaring Hvad gør de klubber, der gør det godt i forhold til kommunikation? Synliggørelse via pressen igennem en journalist. Debatforum er et interessant middel til kommunikation (DSqF) B. Målgruppe(r) (se politikken): Kommunikationspolitikken har særligt fokus på den interne kommunikation dvs.: medlemmer, trænere og hjælpere. Side 1 af 6

2 C. Mål Hvilke mål opstilles på kort sigt på kommunikationsområdet (1-2 år - angiv måned/år). Målene skal være renset for handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi. Vi ønsker at forbedre vores kommunikation/information i og om klubben samt muliggøre interaktiv kommunikation til og med medlemmerne. Etablering af et elektronisksystem til effektiv og dynamisk formidling af informationer til klubbens medlemmer. Informationen skal primært være tilgængelig i hallen (02/2011), således at mindst 30 % af klubbens medlemmer modtager information via infoskærmen (05/2011) 80 % af trænere og hjælpere oplever at alt nødvendig information er tilgængelig (05/2011) Vi vil gerne skabe endnu mere liv på vores hjemmeside, så den bliver et mere naturligt sted at besøge for vores medlemmer vi ønsker at øge vores hit rate på hjemmesiden med 25 % i forhold til i dag (04/2012) Alle trænere og udvalgsmedlemmer kender deres ansvar og kompetence (04/2012) Alle hjælpere kender deres ansvar og kompetence i forbindelse med aktiviteter (04/2012) Hvilke mål opstilles på lang sigt på kommunikationsområdet (3-5 år - angiv måned/år). Målene skal være renset for handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi. Udvidelse af det elektroniske infosystem. Informationen skal være tilgængelig i hallen, smartphone eller hjemmeside således at mindst 75 % af klubbens medlemmer modtager information via infoskærme (05/2013) Vi vil gerne skabe endnu mere liv på vores hjemmeside, så den bliver et mere naturligt sted at besøge for vores medlemmer vi ønsker at øge vores hit rate på hjemmesiden med 25 % i forhold til april 2012 (04/2013) 90 % af trænere og hjælpere oplever at alt nødvendig information er tilgængelig (05/2013) Udviklingsmål for kommunikationsområdet. Vi arbejder hen imod i endnu større omfang end nu at blive en åben klub med en tydelig kommunikation overfor klubbens interne interessenter. Side 2 af 6

3 3. Organisatorisk KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FOR A. Organisatoriske mål og strategi Hvad er klubbens vision for kommunikationsområdet?. Vi ønsker at få skabt midler og metoder til effektiv kommunikation af information af interesse for klubbens medlemmer med udgangspunkt i en velfungerende kommunikationsorganisation. Hvad er de organisatoriske mål omkring kommunikation på kort sigt (1-2 år - angiv måned/år)? Målene skal være renset for handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi. Der skal være mindst et menigt medlem mere i kommunikationsudvalget (03/2011) Hvad er de organisatoriske mål omkring kommunikation på længere sigt (3-5 år - angiv måned/år)? Målene skal være renset for handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi. Det bør overvejes om der på længere sigt er behov for at tilknytte en kommunikationsansvarlig i klubben (05/2013) B. Strategi Hvilken strategi skal føre til opnåelse af de kommunikative og de organisatoriske mål? (alle handlinger suppleres med år/måned) Opnåelsen af de kommunikative og organisatoriske mål afhænger af at vi får identificeret personer med de rette kompetencer og interesser som skal medvirke til at virkeliggøre de definerede mål - dette skal ske gennem personlig kontakt og motivation i forhold til at kreative ideer reelt kan føres ud i livet. Strategien for opnåelse af vores overordnede kommunikative mål i klubben er baseret på at vi får gennemført nedenstående handlinger: Fælles opstartmøde med udvalgsmedlemmer (01/2011) Etablering af infoskærmkommunikation i hallen (02/2011) Etablering af FAQ-liste på hjemmesiden (05/2011) Definere hvilke behov trænere og hjælpere har for information (05/2011) Tilfredshedsmåling (05/2011) Skabe en interaktiv hjemmeside med debatforum og opslagstavle (09/2011) Den nødvendige information til trænere og hjælpere er tilgængelig (09/2011) Side 3 af 6

4 Designe en App til Smartphones med mulighed for dynamisk udsendelse af nyheder og almen information (10/2012) Etablering af en omfattende design manual, f.eks. i forbindelse med en nylancering af klubben (03/2013) C. Ressourcemæssige krav Hvilke kompetencer er nødvendige i forhold realisering af kommunikationsstrategien? Kontaktskabende, gode kommunikationsevner, kendskab til grafisk design, programmering (App) Hvilke andre ressourcer skal være til rådighed for realisering af kommunikationsstrategien?. Kontakter til firmaer/virksomheder med relevante forretningsområder i forhold til gennemførelse af kommunikationsstrategien. Krav/plan for efteruddannelse for realisering af kommunikationsstrategien. Kurser i relevante emner for implementering af kommunikationsstrategien F.eks. Hjemmesidedesign, og Apps-programmering D. Økonomi Hvilke økonomiske ressourcer (budget for kommunikationsområdet de kommende år i forhold til opfyldelse af målsætningerne) kræver det at realisere kommunikationsstrategien og hvordan skal de skaffes? Et samlet budget på kr til afholdelse af udgifter i forbindelse med investering i kommunikationsmidler og kursusaktivitet E. Kommunikation Hvordan ønsker klubben at håndtere pressen og nyhedsformidling samt sponsorer og interessenter (interne/eksterne interessenter)? Der skal udarbejdes en vejledning i pressekontakt som skal implementeres bredt. Principielt er det dog formanden som overfor pressen udtaler sig i spørgsmål om klubben, i øvrigt i henhold til det etiske regelsæt Side 4 af 6

5 for klubben. I forhold til krisekommunikation er det som udgangspunkt kun formanden, der udtaler sig. Det skal indgå i informationen til trænere, hjælpere og øvrige bestyrelsesmedlemmer. I forhold til nyhedsformidling ønsker vi at kommunikere klart og tydeligt på hjemmeside/infoskærm og på længere sigt via smartphone Apps. Kommunikation overfor sponsorer håndteres i regi af sponsorudvalget. Hvordan kommunikeres beslutninger fra bestyrelsen og udvalg ud i organisationen? Som nu via referater på hjemmesiden. Hvilken frekvens? Ad hoc Hvor ofte skal vores informationsmateriale, hjemmeside m.v. opdateres? Hver 3. måned skal det mere statiske indhold af hjemmesiden gennemgås. Derudover skal hjemmesiden opdateres mindst en gang om ugen i forhold til nyheder, kampreferater, turneringsinfo m.m. Hvordan brandes klubbens kommunikationspolitik? (hvordan gøres den synlig og tilgængelig) Kommunikationsstrategien og handlingsplanen skal offentliggøres på vores hjemmeside lige så snart den er blevet godkendt. (02/2011) Side 5 af 6

6 4. OVERORDNET HANDLINGSPLAN Hvad Hvornår Hvem Fælles opstartmøde med udvalgsmedlemmer Kommunikationspolitikken og strategien offentliggøres på hjemmesiden Definere retningslinjer for infoskærm kommunikation i hallen Teknisk implementering af inforskærm i hallen Rekruttering af mindst et nyt medlem til kommunikationsudvalget Udarbejdelse af FAQ-liste til hjemmeside 01/ / / / / /2011 Gennemførsel af tilfredshedsmåling 05/2011 Definere hvilke behov trænere og hjælpere har for information 09/2011 Implementering af debatforum og opslagstavle på hjemmesiden Den nødvendige information til trænere og hjælpere er tilgængelig 09/ /2011 Udvikling af App til smartphones 10/2012 Udarbejdelse af design-manual 03/2013 Det bør overvejes om der på længere sigt er behov for at tilknytte en kommunikationsansvarlig i klubben 05/2013 Side 6 af 6