Inspirationshåndbog for distrikt 1480/

Transkript

1 Inspirationshåndbog for distrikt 1480/ Indhold 1. Formål med Håndbogen 2. Mission 2.1 Rotary International s mission Årets Internationale Tema 2.2 Distriktets mission 3. Vision, fokusområder og målsætninger 3.1 Rotary International s vision 3.2 Distriktets vision 3.3 Distriktets fokusområder 3.4 Distriktets målsætninger 4. Distriktets Organisation 4.1 Distriktets ledelse Distriktsbestyrelse Guvernørgruppen Distriktsledelsen Guvernørteam 4.2 Distriktets funktioner 1

2 4.2.1 Guvernør Procedure ved guvernørkæde-overdragelse Valg af valgkomite til valg af guvernør og andre funktioner Distriktskonferencen Charter jubilæer Guvernør elect Guvernør elect s uddannelse og administration Guvernør elect s huskeliste til klubpræsidenter Guvernør Nominee Past Guvernør Distriktssekretær Distriktskasserer Regnskabsvejledning Befordringsgodtgørelse Distriktsbestyrelse Formand/Guvernør Guvernørteam Formand/Guvernør Distrikt councellor District Protection Officer - YEP DICO (District Internet Communication Officer) Formand/Alumni Formand/Foundation Proceduren ved Grants Formand for CoL (Council on Legislation) Formand for Medlemsudviklingen Formand for UDVALG/NYTÆNKNING Formand for Distriktshjælpefonden Formand for RYLA (Rotary Youth Leadership Award) Formand for PR (Public Relation) Kontakt til Rotaract Distriktstræner Koordinator for Protection Officers GSE (Group Study Exchange) Bestyrelsesmedlem i Rotary Danmarks Hjælpefond Water Ressources Literacy og Health,Hunger og Humanity New Generation Exchange Arkivar Månedsbrevredaktør Nyhedsbrevredaktør PR koordinator Assisterende Guvernører AG Funktionsbeskrivelse for Assisterende Guvernører (AG er). 2

3 5. Medlemsudviklingen 6. Ungdomsprogrammerne 6.1 Long-Term programmer 6.2 Short-Term programmer 7. Rotary Foundation og projektvirksomhed 8. Information og kommunikation 9. Distriktets ledelsesudvikling 10. Dokumenter ( vigtige for drift af distriktet ) separat fil Funktions år Klub Præsidenter Distriktsledelse AG ER Arrangementer Rotary DK Rotary IR Funktions år Klub Præsidenter Distriktsledelse AG ER Arrangementer Rotary DK Rotary IR Funktions år Klub Præsidenter Distriktsledelse AG ER Arrangementer Rotary DK Rotary IR Funktions år Klub Præsidenter Distriktsledelse AG ER Arrangementer Rotary DK Rotary IR Funktions år Klub Præsidenter Distriktsledelse AG ER Arrangementer Rotary DK Rotary IR 3

4 1. Formål med Håndbogen Formålet med denne håndbog er at virke som et arbejdsdokument, der kan oplyse og inspirere distriktets ledelse til at: Fastlægge fremadrettede retningslinjer Opbygge en fælles vision Fastlægge mål og strategier Optimere anvendelsen af ressourcer Redigeres og tilpasses af DGE hvert år/start DGE Mission 2.1 Rotary International s mission Det er Rotary International s mission, at yde service til andre, fremme integritet, og forståelse i omverdenen, goodwill, og fred igennem vort professionelle fællesskab som private og offentlige ledere Årets Internationale Tema The Future of Rotary is in Your Hands Building Communities Bridging Continents Reach Within to Embrace Humanity Distriktets mission Det er distrikt 1480 s mission, at fremstå som et unikt netværk med over 2000 erfarne og kompetente ledere og beslutningstagere som medlemmer, der er engageret i at hjælpe andre og bygger på en menneskelig og faglig udvikling på tværs af faggrænser og generationer. 3. Vision, fokusområder og målsætninger 3.1 Rotary International s vision Rotary s vision er at være en serviceorganisation, der igennem dynamiske, handlingsorienterede klubber bidrager til at forbedre livskvaliteten overalt i verden. 3.2 Distriktets vision Det er distriktets vision, at den enkelte klub har konkrete mål og planer for udvikling af klubben således, at den opleves attraktiv og netværksskabende for både nuværende og kommende rotarianere. Distriktet skal til stadighed afspejle den generelle udvikling i samfundet, hvor alle klubber har både kvinder og mænd som medlemmer i et forhold, der afspejler fordelingen af mandlige og kvindelige ledere i lokalsamfundet. Distriktet og klubberne skal til enhver tid arbejde på udbredelse af kendskabet til Rotary s humanitære formål samt udbygge kendskabet til Rotary. 4

5 3.3 Distriktets fokusområder Distriktets fokusområder fastsættes af Guvernør Elect for det kommende guvernør år, baseret på Presidential Citation, den indkommende RI-præsidents præsident-citat, der fremlægges og behandles på Guvernørskolen. Fokus Medlemsudvikling Ungdomsudveksling Polio + Humanitære projekter Ny Rotary portal Samarbejde AG/klubberne AG/minidistrikterne Bruge inspirationshåndbogens anvisninger Fokus på RI præsidentens citat Fornyelse og nytænkning i distriktet Guvernøren: 1. Respektere og leve op til ansvaret som Guvernør. 2. Sikre en kontinuitet i distriktsledelsen(uden at blokere for fornyelse) 3. Acceptere tidligere beslutninger om prog.( uden at blokere for fornyelse). 4. Rekruttering af ledere til distriktet og støtte det samme i klubberne. 5. Styrke Distriktets image gennem åbenhed og synlighed. 6. Leve op til mottoet: NEW thinking and fun in Rotary Distriktet: 1. Afholder Pre Pets torsdag d. 17. november Formøde Distriktsbestyrelse. 2. Afholder Pets og Instruktionsmøde lørdag d. 24. marts Afholder Guvernørmøde med AGer torsdag d. 10. maj Afholder Guvernørmøde med AGer midtvejs. 5. Afholder Guvernørskifte mandag d. 25. juni Afholder Distriktskonference fre-lør-søn september 2012 ENDAGS - KONFERENCE 7. Afholder Membership torsdag d. 6. september Formøde Distriktsbestyrelse. 8. Afholder Midtvejsmøde torsdag d. 21. februar

6 Formøde Distriktsbestyrelsen 9. Afholder Guvernørteam møder 2 møder i møder i møder i 2013 Ønsker: 1. At Distriktet og klubberne bliver mere synlige og åbne. 2. At vi kan forbedre den sociale dimension. 3. At vi kan sikre velgørenhed internationalt og lokalt. 4. At vi kan udvide netværket. 5. At vi kan forbedre strukturen i Distriktet. 6. At vi kan lave mere PR i Distriktet og klubberne. Huske: 1. At vi er en frivillig organisation og har et ansvar over for distriktet - klubberne hinanden(for hvad vi gør og ikke gør) 2. HVAD DU ER. HVAD DU VIL. HVAD DU GØR. HVAD DU SKAL. HVAD DU SIGER. HVAD DU TÆNKER. NYTÆNKNING OG SJOV I ROTARY 3.4 Distriktets målsætninger Hjælpe andre: HVORDAN BLIVER VI FLERE Teamudviklingsseminar Fællesmålet for os alle er at fremme og styrke viljen til at hjælpe andre. Vi kan søge at nå dette mål ved at opfordre og opmuntre den enkelte rotarianer til: At lægge høje etiske normer til grund for sit daglige virke. At udvikle samt højne sit eget arbejde til gavn for samfundet. 6

7 At søge at virkeliggøre Rotarys ideal om at hjælpe andre i sit personlige forhold, sit arbejde og sit samfunds-virke. At fremme international forståelse, venskab og fred gennem et verdens-omspændende fællesskab af mennesker i alle livsstillinger, der mødes i ønsket om at hjælpe andre. I Rotary har man et utroligt netværk både lokalt på landsplan eller internationalt. Ny tænkning: Hvis man vil bruge muligheden!!!!!!!!! Rotary er netop et godt redskab til at hjælpe andre i hele verdenen. Rotary er i en tid, hvor de som mange andre organisationer oplever faldende tilslutning, og en kedelig udvikling i medlemstallet. Hvad gør jeg?. Hvad gør du?. Hvad gør vi?. Nye medlemmer: Beholde medlemmer: Distriktet: Klubberne: Rekrutteringen. Motivationsfaktorer. Introduktionen i Rotary. Rotary arrangementer. Positive oplevelser. Negative oplevelser. Evaluering. Vil du anbefale andre at blive medlem af Rotary. Vil du også I fremtiden være medlem af Rotary. Er klublivet OK. Er det en oplevelse at komme til Rotary møde. Har du gode ideer til fornyelse I Rotary. Har du selv anbefalet andre medlemmer. Åbenhed og synlighed. Forenkling af systemet. Udnytte netværket og mere PR. Yngre distriktsledelse. Faste samlet Guvernørmøder i minidistrikterne. Flere beføjelser til ass. Guvernører. Gøre gennemsnitsalderen lavere. Gøre det til et must at komme til møderne. Alle møder skal være spændende og udbytterige. Flest muligt medlemmer i udvalg. Mere lokalt tilsnit og mere PR. Mere netværk hjemmeside billedgalleri. Evaluering. 7

8 Facebook: Kun forbeholdt rotarianere i Distrikt Et tovejs redskab til nye ideer debatter og inspiration for alle venner i kredsen. Adressen er: Rotary District Denmark (sproget er engelsk). Billed galleriet i 1480: Meld dig ind, så vi sammen kan gøre en forskel. Er til for alle i Distrikt Har du billeder som andre bør se: Rotary.dk/Distrikt 1480/ billedgalleri. Se billeder: Opload billeder: Brugernavn rotary1480@gmail.com 4-punkts prøven: Adgangskode: Siden 1943 har vi i Rotary International haft en 4-punktsprøve for det vi tænker, siger eller gør: 1. Er det sandt? 2. Er det rimeligt for alle involverede? 3. Vil det skabe god vilje og fremme venskab? 4. Vil det være til gavn for alle involverede? Tjenestegrene I Rotary: 1. Klubtjenesten 2. Erhvervs- og virketjenesten 3. Samfundstjenesten 4. International tjeneste 5. New Generation 8

9 Tema Distrikt : vi skal ny tænke, - og ha`det sjovt i -Rotary Hvorfor nu et tema???? vi skal ny tænke Holdning. Hvem er jeg. Hvad vil jeg som Guvernør. Hvad skal vi sammen udrette. Synlighed ( mere pr. ) Struktur i Rotary. Tovejs kommunikation. Større ansvar. (frivillig organisation). sjovt i Rotary Social dimension. Netværk. Velgørenhed (Internationalt og lokalt) Hvad er Rotary? Oplevelser. Åbenhed. Et lokalt og internationalt netværk - som består af engagerede og motiverede mænd og kvinder, der sætter høje etiske standarder som mål. Verdensomspændende - en organisation, der giver mulighed for menneskelig og faglig udvikling på tværs af faggrænser og niveau. Hvem er Rotary? En verdensomspændende organisation med ca. 1,2 mio. medlemmer i 166 lande. I Danmark er der ca medlemmer i 272 klubber. Hovedsæde i Evanstone, USA. Hvert år vælger Rotary International en ny verdenspræsident, der fremlægger sine visioner for det kommende år. Sådan: Som rotarianer er det en selvfølgelighed at give og tage med samme sind 4. Distriktets organisation Tak for jeres opmærksomhed. Distriktets organisation har som mål en fællesnævner: Et mere aktivt rotaryliv og Nytænkning 9

10 4.1 Distriktets ledelse Distriktets ledelse, der består af Distriktsbestyrelsen Guvernørgruppen samt den samlede Distriktsledelse, som skal optræde som organisator og motivator, dvs. delegere opgaveansvar og projekter til medlemmerne i ledelsen samarbejde i ledelsen om målsætninger relateret til udvalgets arbejde samarbejde i ledelsen om en handlingsplan for at nå målene etablere og vedligeholde en kommunikation i ledelsen, der kan holde medlemmerne underrettet om relevant udvikling på hhv. klub- og distriktsniveau kommunikere og overføre relevant information fra RI og TRF til alle rotarianere i distriktet sikre, ledelsen har den fornødne viden og erfaring til at udføre opgaven Distriktsbestyrelsen Det er distriktets mål, at distriktsbestyrelsen Planlægger og styrer ledelsen af distriktet Skaber kontinuitet i distriktets ledelse Overfører viden og erfaringer til indkommende guvernører Udarbejder og vedligeholder overordnede mål og planer for ledelse af distriktet Møder d. 17. november 2011 / 6. september 2012 / 21. februar Distriktsbestyrelsen består af Guvernør Guvernør elect Guvernør nominee Immediate Past Guvernør (IPDG) Distriktssekretær Distriktskasserer Distriktstræner Assisterende distriktstræner Distriktsbestyrelsen holder møder, ad hoc, i forbindelse med arrangementer/hos gruppens medlemmer, dog min. 2 gange pr. år, hvor styring og implementering af distriktets mål og planer aftales Guvernørgruppen Det er distriktets mål, at guvernørgruppen Planlægger og tilfører ledelsen NYTÆNKNING i distriktet. Skaber kontinuitet i distriktets ledelse Overfører viden og erfaringer til indkommende guvernører Udarbejder og vedligeholder overordnede mål og planer for ledelse af distriktet Guvernørgruppen består af Guvernør 10

11 Guvernør elect Guvernør nominee Immediate Past Guvernør (IPDG) Møder i : Guvernørgruppen holder møder, ad hoc, hos gruppens medlemmer, dog min. 4 gange pr. år, hvor styring og implementering af distriktets mål og planer aftales Distriktsledelsen Distriktsledelsen har følgende fælles ansvarsområder udøve støtte og vejledning til klubberne samarbejde med relevante RI og Rotary Foundation udvalg og funktioner rapportere til Distriktsguvernøren om status på klubaktiviteter rapportere om relevante klubakiviteter til RI statistikker etc. samarbejde om distriktets strategiske planer og mål fremme og deltage i distriktets uddannelsesaktiviteter samt distriktskonferencen Der gennemføres distriktsledelsesmøder i Rotary året efter behov. Midtvejsmøde: Torsdag d. 21 februar Det er distriktets mål, at distriktsledelsen sikrer distriktets ledelse og styring sikrer samspil til og mellem klubberne deltager i relevante møder deltager i Distriktskonferencen hvert år Samspil mellem distriktetsledelsen og klubberne styrkes ved, at Inspirerer klubberne til at anvende Klubbens Ledelsesplan (KL) Sikrer løbende gennemførelse af dynamiske og relevante møder om erfaringsudveksling med henblik på at fremme optimal synergieffekt af den samlede indsats i klubberne Motivere til forståelse for, at præsident, præsident elect og past præsident betragtes som en helhed i den enkelte klub af hensyn til kontinuiteten i klubben Tilbyder sin støtte til klubber i forbindelse med udarbejdelse af klubbens egne planer Sikrer en IT-strategi, der understøtter udviklingen af et dynamisk og udviklingsorienteret Rotary-distrikt, samt udbygger den interne (elektroniske) kommunikation mellem distriktets ledelse og klubberne Guvernørteam Guvernørteamet har følgende fælles ansvarsområder udøve støtte og drive distriktet i samarbejde med den øvrige ledelse samarbejde med relevante RI og Rotary Foundation udvalg og funktioner samarbejde om distriktets strategiske planer og mål fremme og deltage i distriktets uddannelsesaktiviteter samt distriktskonferencen tilføre distriktet support nye visioner samt nytænkning 11

12 Møder: 2 møder/ møder/ møder/ møde torsdag d. 10. februar 2011 hos Benny Kjøller Olsen 4.2 Distriktets ledelsesfunktioner Distriktets ledelse omfatter følgende funktioner Guvernør Jørn Husted Madsen Guvernør Elect Flemming Pultz Egholm Guvernør Nominee Benny Kjøller Olsen Past Guvernør Henning Damtoft Pedersen Distriktssekretær Distriktskasserer Orla Hylleberg Distriktsbestyrelse Formand/Guvernør Guvernørteam Formand/Guvernør Distriktscouncellor Peter Muller DICO Jørgen Windfeldt DICO Jørgen Maalev Jørgensen Formand/Alumni Jørgen Ørum Formand/Foundation Jørgen Ørum Formand for Council of Legislation Robert Lawson-Smith Formand for Extension/membership Gunnar Mikkelsen Formand for UDVALG/NYTÆNKNING Formand for Distriktshjælpefonden Formand for RYLA Hans Jørn Fogh Olsen Formand for PR Benny Knudsen Kontakt til Rotaract Lars Kleist Distriktstræner Bjarne Østergaard Rasmussen Distriktstræner assisterende Jørgen Christensen Koordinator for Protection Officers Anne Dorthe Gransøe Group Study Exchange OUTBOUND Hans Nielsen Group Study Exchange INBOUND Jørn Jakobsen Bestyrelsesmedlem i Hans Henrik Knudsen Rotary Danmarks Hjælpefond Water Ressources Flemming Pultz Egholm Literacy og Health,Hunger og Humanity Sonja Davidsen New Generation Exchange Peter Muller Arkivar Månedsbrevredaktør Nyhedsredaktør Jørgen Maaløv Jørgensen PR koordinator Assisterende Guvernører 1-6 AG Palle Freddy Jørgensen AG Torben Larsen AG Erling Elberg AG Mogens Georg Nielsen 12

13 AG Hans Jørn Fogh Olsen AG Kurt Alex Thomsen Distriktets ledelse omfatter følgende funktioner Guvernør Flemming Pultz Egholm Guvernør Elect Benny Kjøller Olsen Guvernør Nominee Karsten Michael Sørensen Past Guvernør Jørn Husted Madsen Distriktssekretær Peter Rygaard Andersen Distriktskasserer Bent Kaastrup Distriktsbestyrelse Formand/Guvernør Guvernørteam Formand/Guvernør Distriktscouncellor Claus Nielsen DICO Jørgen Windfeldt DICO Jørgen Maalev Jørgensen Formand/Alumni Jørgen Ørum Formand/Foundation Jørgen Ørum Formand for Council of Legislation Robert Lawson-Smith Formand for Extension/membership Gunnar Mikkelsen Formand for UDVALG/NYTÆNKNING Formand for Distriktshjælpefonden Formand for RYLA Hans Jørn Fogh Olsen Formand for PR Benny Knudsen Kontakt til Rotaract Lars Kleist Distriktstræner Henning Damtoft Pedersen Distriktstræner assisterende Koordinator for Protection Officers Anne Dorthe Gransøe Group Study Exchange OUTBOUND Hans Nielsen Group Study Exchange INBOUND Jørn Jakobsen Bestyrelsesmedlem i Hans Henrik Knudsen Rotary Danmarks Hjælpefond Water Ressources Claus Frank Rewers Literacy og Health,Hunger og Humanity New Generation Exchange Claus Nielsen Arkivar John Brandt Helmeren Månedsbrevredaktør Nyhedsredaktør PR koordinator for Bangkok Convention Peter Muller Assisterende Guvernører 1-6 AG Palle Freddy Jørgensen AG Philip Green AG Erling Elberg AG Mogens Georg Nielsen AG Hans Jørn Fogh Olsen AG Kurt Alex Thomsen 13

14 Distriktets ledelse omfatter følgende funktioner Guvernør (BKO)Benny Kjøller Olsen Guvernør Elect (KMS)Karsten Michael Sørensen Guvernør Nominee Past Guvernør (FPE)Flemming Pultz Egholm Distriktssekretær (MGM)Mogens Georg Nielsen Distriktskasserer (TAP)Tonny Alban Petersen Distriktsbestyrelse Formand/Guvernør (BKO)Benny Kjøller Olsen Guvernørteam Formand/Guvernør (BKO)Benny Kjøller Olsen Distriktscouncellor (CN)Claus Nielsen DICO (JW)Jørgen Windfeldt DICO (JMJ)Jørgen Maalev Jørgensen Formand/Alumni (JØ)Jørgen Ørum Formand/Foundation (JØ)Jørgen Ørum Formand for Council of Legislation (RLA)Robert Lawson-Smith Formand for Extension/membership (LK)Lea Kaliszan Formand for UDVALG/NYTÆNKNING (LK)Lea Kaliszan Formand for Distriktshjælpefonden (JJ)Jørn Jakobsen Formand for RYLA Formand for PR (BK)Benny Knudsen Kontakt til Rotaract (LAKL)Lars Kleist Distriktstræner (HDP)Henning Damtoft Pedersen Distriktstræner assisterende (LAKL)Lars Kleist Koordinator for Protection Officers (ADG)Anne Dorthe Gransøe Group Study Exchange OUTBOUND (HN)Hans Nielsen Group Study Exchange INBOUND (JJ)Jørn Jakobsen Bestyrelsesmedlem i (JHM)Jørn Husted Madsen Rotary Danmarks Hjælpefond Water Ressources Udgår Literacy og Health,Hunger og Humanity Udgår New Generation Exchange (CL)Claus Nielsen Arkivar (JBM)ohn Brandt Helmeren Månedsbrevredaktør (PBC)Palle Bjørn Christensen Nyhedsredaktør (JMJ)Jørgen Maaløv Jørgensen PR koordinator for Bangkok Convention (PM)Peter Muller Assisterende Guvernører 1-6 AG (PFJ)Palle Freddy Jørgensen AG (PRJ)Philip Green AG AG (MGN)Mogens Georg Nielsen AG (HJFO)Hans Jørn Fogh Olsen AG Guvernør 14

15 Guvernøren er distriktets forbindelse til RI præsident og RI s direktion og er leder officer i Rotary International. Styre og udvikle distriktet til et mere effektivt distrikt Rådgive, motivere og tilskynde klubberne til at udvikle strategier, der udvikler dem til mere effektive klubber Guvernøren har følgende indsatsområder Fremme medlemsudviklingen i samarbejde med distriktets ledelse og klub præsidenter Organisere nye klubber Støtte TRF med hensyn til deltagelse i programmer og finansielle bidrag Fremme venskabelige relationer mellem klubber og RI Holde guvernørmøde i klubberne, individuelt som multimøde eller som fælles møder i minidistrikterne Føre opsyn med og styrke de enkelte klubber Afholde distriktskonferencen Udgive månedsbreve Rapportere til RI som krævet Virke som talsmand for distrikt og RI, hvor det er krævet (Rotary Danmark) Lede distriktsmøder Sikre distriktets nomineringer og valg gennemføres i overensstemmelse med RI love og politikker Inddrage, træne og assistere Guvernør-elect i forberedelserne til overtagelse af guvernørposten, herunder flerårige projekter og aktiviteter Sikre at distriktsledelsen udfører opgaverne ved samarbejde mellem distriktsbestyrelse guvernørgruppe - guvernørteam og udvalg Formidle relevant information til udvalgene Procedure ved guvernørkæde overdragelse Sædvanlig procedure ved guvernørkæde overdragelse. Forberedelse: 1. DGE klubben afholder overdragelsen(siddende Guvernør er gæst ) 2. Distriktsledelsen/Guvernørteam/Særlige gæster/eventuelt 1480 Pastguvernører inviteres til overdragelsen med ledsagere(distriktet betaler ) 3. DGE indkøber PDG-nål (indkøbes på guvernørskolen i januar) 4. DGE, hvis ikke andet aftales, indkøber blomster til DG-DGE og DGN-spouse (spouse=ledsager) Selve seancen: 1. DG med kæde holder en kort tale og overrækker DGE-spousen en buket blomster og giver derefter DGE guvernørkæden på 2. DGE kvitterer ved at forsyne nu afgående DG med PDG-nålen. 3. IPDG overrækker buketter til DG-DGE og DGN-spouse 4. DGE overrækker DGN (=den nye DGE) en DGE-nål og siger et par få bevingede ord om året der kommer. 5. DGE overrækker DGN en DGN-nål og siger et par få bevingede ord om året der kommer. 6. DGE (nu DG) giver ordet tilbage til klubpræsidenten 15

16 Ændringer og forbedringer for at gøre højtideligheden lidt festligere ses gerne. Der er tradition for, at den kommende guvernørs klub afholder rotary møde samtidig og inviterer medlemmerne med ledsagere med. Naboklubber kan selvfølgelig også inviteres med ledsagere. Deltagerne betaler selv for spisning mv. Guvernørkæden indleveres i februar måned til fremstilling og indsætning af kommende guvernør s navn/kan samtidig indsættes elects navn, hvis der er en besparelse. P.t. anvendes: NAVN PÅ BUTIK (husk på budgettet) Valgkomite til valg af Guvernør og andre funktioner På guvernørens initiativ udsender meddelelse til distriktets klubber om forslag til guvernør emner. I valgkomiteen indgår IPDG, DG, DGE, DGN samt AG ER. Alle nominerede indkaldes til samtale med valgkomiteen, som ledes af siddende Guvernør. Efter fælles samtaler udvælges ny DGNN. Kan også udvælges ved flertal i komiteen Distriktskonferencen Indbydelsen. Husk at præcisere i indbydelsen til distriktskonferencen, at det er kutyme at Præsidenten og sekretær med ledsagere fra hver klub deltager, der er også kutyme at klubben betaler for deltagelsen. Deltagere med ledsager, der inviteres af distriktet: Distriktsledelsen, dvs. de som er opført på hjemmesiden samt Guvernørteam. Formanden for Inner Wheel, Formanden for Rotaract. Indlægsholdere. Diverse gæster fra zone m.v. Deltagere, med ledsager, i guvernørmiddagen. Følgende inviteres til guvernørmiddagen: Distriktsbestyrelse 1480 Guvernørteam Guvernør 1460, Evt. indbudt zone guvernør. Evt. indbudt repræsentant for RI præsidenten alle med ledsagere. DEADLINE: Ansvarlig: BKO MGN HDP JW JMJ - KW LAKL SHJB Sang: Charter jubilæer RI sender en liste til guvernøren over klubbers charter jubilæer i indeværende Rotary år samt et sæt diplomer til overrækkelse/fremsendelse til klubben. Charter jubilæer, der markerer eller 100 år og fejres i klubben, markeres af distriktet som følger: Modtager guvernøren en invitation, dækker distriktet omkostningerne til transport og overnatning med ledsager. Distriktet kvitterer med kr. 1000,- til klubben til Rotary Foundation. Fejrer klubben jubilæet som et klubarrangement, fremsender distriktet kr. 500,- til klubben til Rotary Foundation Guvernør Elect 16

17 Lære organisation og distrikt at kende Udvikle distriktets mål og planer på baggrund at distriktets status Guvernør-elect har følgende indsatsområder Forstå og udvikle denne inspirationshåndbog Udpege Assisterende Guvernører (hvert 3. år), i samarbejde med AG`ER. Udpege Distriktsudvalgsmedlemmer, hvor ledige funktioner skal besættes Samarbejde med/i distriktsbestyrelsen og guvernørgruppen samt guvernørteam Planlægge og afholde PRE PETS/eventuelt PRE PETS 2/PETS- og Instruktionsmøde Gennemføre obligatoriske uddannelse (Guvernørskole, GETS, Zonemøde) Deltage i Convention Deltage i Rotary Danmarks rådsmøder Planlægge guvernør overdragelsen Guvernør elect s uddannelse og administration Deltagelse til Guvernor Elect Training Seminar (GETS) Det er obligatorisk, at Guvernør elect med ledsager skal deltage på dette seminar. Omkostninger til rejse og ophold betales af distriktet for begge deltagere. Omkostninger til fortæring under rejsen dækkes af distriktet. Huske: Er typisk i oktober mdr./bestille billetter i god tid/bestille indgang til GETS og INSTITUTE for ledsager også/ Bestille ledsager program(spouse)/bestille hotelværelse 5 dage. God fornøjelse 2011: Lillestrøm/Norge 2012: Deltagelse på Guvernørskolen San Diego Det er obligatorisk, at Guvernør elect med ledsager skal deltage på Guvernørskolen. Omkostninger til rejse og ophold betales af Rotary International for begge deltagere, herunder levering af Guvernørjakke. Omkostninger til fortæring under rejsen dækkes af distriktet. Omkostninger til indkøb af årets tema-nåle/slips/tørklæder/visitkort m.v. dækkes af distriktet. Guvernør elect dækker selv omkostninger til gaver (Til uddeling til delegerede på guvernørskolen) Rejsen kan forlænges for egen regning. Huske: Uddeling af visitkort eller andre simple effekter til alle på guvernørskolen. Pas på vægten af effekter. Andre gode råd: Deltagelse på Homestay Der er tradition for, at Guvernør elect med ledsager bliver inviteret til at deltage i et Homestay, sædvanligvis i Florida ugen op til Guvernørskolen. Omkostninger i forbindelse med opholdet i Florida dækkes af det inviterende distrikt. Merprisen for transport, dvs. fly Florida-San Diego samt gaver til værtsparret dækkes ikke ad distriktet. Rotary International dækker den øvrige rejse i forbindelse med deltagelsen på Guvernørskolen. Gaver: til værtspar (300,00-400,00)+ arrangører 3 x 100,00? Deltagelse til CONVENTION Det er obligatorisk, at Guvernør elect med ledsager deltage i CONVENTION. 17

18 Omkostninger til rejse og ophold betales af Distriktet for begge deltagere. Omkostninger til fortæring under rejsen dækkes af distriktet. Huske: Er typisk i maj mdr./bestille billetter i god tid/bestille indgang for ledsager også/ Bestille hotelværelse/ kan forlænges for egen regning. God fornøjelse 2012: Bangkok 2013: PRE PETS Til PREPETS indkaldes alle præsident electer + AG ER i distriktet, der er mødepligt. Rapportering fra de forskellige vigtige udvalg / en særlig indbudt foredragsholder / Der arbejdes med 6 præsident elect + AG grupper. Hensigten er mest mulig oplysning til præsident electer præsentation og samarbejde mellem AG ER og præsident electer redegørelse for tiltag i rotary året Klubberne betaler for deltagelse. Distriktsledelsen samt indlægsholdere inviteres og indeholdes i mødebudgettet. DEADLINE: Ansvarlig: BKO - MGN HDP JW JMJ TAP LAKL SHJB Sang: Nye Præsidenter / Rotary orientering fra udvalgsformænd. IT orientering DICO DICO 2 AG er / gruppearbejde / minidistrikter / afrapportering / tovejskommunikation Præsentation: Nomineret Guvernør Foredragsholder / aktivitet Emne: Guvernør elect/indkommende distriktskasserer opretter konto til styring af budgettet. PETS- og Instruktionsmødet Til PETS- og Instruktionsmødet indkaldes alle præsident electer i distriktet, der er mødepligt. PETS-og instruktionsmødet afholdes samtidigt af både tidsmæssige- og økonomiske grunde. Der arbejdes med en præsident elect gruppe, en sekretær- og kasserer gruppe, samt eventuelt en councellor gruppe. En CICO gruppe kan også oprettes efter aftale med DICO. Det er hensigtsmæssigt klubberne stiller med repræsentanter for grupperne. Klubberne betaler for deltagelse. Distriktsledelsen samt indlægsholdere inviteres og indeholdes i mødebudgettet. DEADLINE: Ansvarlig: BKO - MGN HDP JW JMJ TAP LAKL SHJB Sang: Præsentation: Verdenspræsident: Sakuji Tanaka, er medlem af Rotary Club of Yashio, Saitama, Japan. Præsentation: Nomineret Guvernør og Foredrag: Workshop 1.: Workshop 2.: Workshop 3.: Workshop 4.: Status: Formænd udvalg ( de vigtigste ) Budget for året Guvernør elect/indkommende distriktskasserer opretter konto til styring af budgettet. 1. Guvernør Elect s huskeliste til klubpræsidenter September i elect året 18

19 Deltage i PRE PETS distriktsmøde for electer. Der er mødepligt. November i elect året Undersøg klubbens vedtægter og få overblik over, hvilke deadlines og regler du har for valg af bestyrelse. Vælg din bestyrelse - Vælg en stærk bestyrelse, der er i stand til og motiveret til at levere det der aftales. Motiver gerne enkelte medlemmer fra den nuværende bestyrelse til at fortsætte og dermed sikre værdifuld kontinuitet. Når du vælger medlemmer til din bestyrelse bør du sørge for at aktivere nogle af de nye medlemmer på nogle af de mindre krævende poster. December i elect året Normalt skal bestyrelsen være på plads og offentliggjort i klubben inden 31. december. Opret din bestyrelse på Vær sikker på at minimum præsident elect og sekretær er indberettet på inden årets udgang, og at de er indberettet på inden 1. december. (så slipper du for at udfylde skemaet fra RI manuelt). Assisterende Guvernører (AG er) holder et fællesmøde med præsidenter/præsident electerne for gensidig information. Januar i elect året Præsident og sekretær for det kommende rotary år skal være lagt på senest den 10. januar. Februar i elect året Nogle af vore Assisterende Guvernører (AG er) holder et møde med præsident electerne for gensidig information. Find ud af hvad du vil med dit præsident år. Dette skal formuleres i noget målbart, realistisk og udfordrende som du kan bruge, når du beskriver for din kommende klubledelse, hvordan du ønsker året skal gå. Brug Planlægningsvejledning for effektive Rotary Klubber for at forstå din klubs status, og formuler dine mærkesager og målsætninger. Du kan også hente inspiration på og der begge har et godt Download Center. Du bør også holde dit første bestyrelsesmøde. Det kan varmt anbefales, at holde bestyrelsesmøder privat og gerne med deltagelse af ægtefæller til den kulinariske del af mødet. Det er af uvurderlig betydning for klublivet, at man kende hinanden også privat. Lad alle komme til orde, så du får udviklet den rette team-spirit. Marts i elect året Du skal deltage i President Elect Training Seminar (PETS)- og Instruktionsmøde. Mødet holdes efter, at guvernør elect har været på Guvernørskole i San Diego og hørt den nye verdenspræsident offentliggøre årets tema. Der er mødepligt til PETS mødet. På PETS mødet godkendes Distriktets budget for det kommende Rotary år. På Instruktionsmødet samme tid og sted deltager desuden klubsekretær, kasserer og klub counsellor. Gør dine klubmedlemmer opmærksom på, at rettelser til personlige oplysninger på skal være færdiggjort inden d. 1. april, hvor Rotary Danmarks medlemsbog går i trykken. Udskriv evt. en medlemsfortegnelse i PDF-format og lad den cirkulere i klubben. Assisterende Guvernører (AG er) holder et fællesmøde med præsident electerne for gensidig information. April i elect året. 19

20 Senest den 1. april skal alle oplysninger være opdateret på idet alle oplysninger til medlemsbogen trækkes direkte herfra. Aftal dato for klubbens møde med Distriktsguvernøren og udsend en samlet plan til klubberne. Aftal mødeplan med den Assisterende Guvernør og dine præsident kollegaer fra de øvrige klubber i området Sæt dine udvalg i arbejde. Tilskynd evt. formanden til at afholde kaminmøder, hvor udvalgene kan mødes, og har den fornødne tid til at diskutere og beslutte, hvordan de vil udføre de pålagte opgaver. Sammen med din bestyrelse udarbejdes et budget for det kommende år. Overvej deltagelse i Rotary Convention. Det er en stor oplevelse og en enestående mulighed for, at opleve og forstå Rotary s rækkevidde og tage en mængde inspiration med hjem til dit kommende præsident år. Juni i elect året Første del af dit program bør være på plads og klar til offentliggørelse primo juni. Budgettet skal være vedtaget, inden du tiltræder som præsident d. 1. juli. Afhold evt. fælles bestyrelsesmøde med den afgående bestyrelse for at sikre en gnidningsfri overgang. Sørg for at aftale en procedure for overdragelse med din forgænger, så den siddende bestyrelses erfaringer kan komme dine bestyrelsesmedlemmer til gavn. Det er vigtigt, at alle oplysninger i form af referater, ikke udførte beslutninger, løfter, forpligtelser og andre udestående bliver overdraget til medlemmerne i din bestyrelse. Præsidentskifte og kædeoverrækkelse skal ske i henhold til klubbens traditioner. Aftal arrangementet sammen med din forgænger, så I ved hvem der gør hvad. Assisterende Guvernører (AG er) holder et fællesmøde med præsident electerne for gensidig information. Juli i præsident året Tillykke nu er du klubbens præsident og hermed ansvarlig for klubbens velbefindende, udvikling og engagement i de projekter, som du har valgt at prioritere. Du er mødeleder for klubmøderne og skal sikre, at de er vel planlagt og gennemføres professionelt. Du er ansvarlig for, at indkalde til og gennemføre et relevant antal bestyrelsesmøder. Sørg for at din kasserer og/eller sekretær får betalt halvårskontingent til Zürich og til Rotary Danmark inden 31. juli. August i præsident året Benyt et af de første klubmøder til at præsentere din bestyrelses ideer, målsætninger, forventninger, aktiviteter, etc. September i præsident året Indbydelse til alle nyere medlemmer i distriktet til Membership. Har været uden beregning for deltagerne/ændres til brugerbetaling med en udvidelse af foredragsholdere. Deltag i distriktskonferencen, som også er en generalforsamling for Distriktet. Det er kutyme at hver klub deltager med 2 personer med ledsagere(klubben betaler ) De to pladser benyttes normalt af Præsident og Sekretær. Alle kan deltage for egen regning i distriktskonferencen. Overvej om klubben skal give et tilskud til, at nye Rotarianere kan deltage. Assisterende Guvernører (AG er) holder et fællesmøde med nu præsidenter for gensidig information. Oktober i præsident året 20