Dokumentation UMS - OSS

Transkript

1 Af Mouhannad Diab 15. september 2015 Versionsnummer 1.1 Dokumentation UMS - OSS Du kan altid finde den nyeste udgave af dette dokument på UMS - OSS 1

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Guider og dokumentation UMS manualer? Adgang Hvordan får jeg adgang til UMS protalen? Hvordan logger jeg ud af UMS protalen? Søgefunktion Generelt Hurtig info ikon Skift dit kodeord Nulstil andres password Elever Hold Udskrivninger Brugernavn og Password Flettebreve Holdlister CSV-Fil (DreamSpark, Intromøder) Gæste / massebrugere Gæstebrugere Massebrugere SMS Service Velkomst SMS Send SMS? Beredskabs SMS? Skift Password via SMS? Elevplan SMS? Skift Password via SMS? Internetblokering Opret/fjern blokering Vis blokeringer Elever/Hold Gem alle planlagte blokeringer UMS - OSS 2

3 1 GUIDER OG DOKUMENTATION 1.1 UMS manualer? Du kan på se, hvilke dokumenter, der er tilgængelige. UMS - OSS 3

4 2 ADGANG 2.1 Hvordan får jeg adgang til UMS protalen? 1. Start Internet Explorer a. Indtaste følgende adresse ums.eniga.dk b. Tryk Enter c. Eller Klik her for at få direkte adgang til UMS startside. 2. Tryk Log ind oppe i højre hjørne (Se nedenstående screen dump) a. Startsiden giver adgang til de funktioner, der er mulighed for at bruge 1.a. 2. UMS - OSS 4

5 2.2 Hvordan logger jeg ud af UMS protalen? - Klik på log ud knappen oppe i højre hjørne for at logge ud at UMS en (Se nedenstående screen dump) - Eller blot lukke alle dine Internet Explorer sessioner nede UMS - OSS 5

6 3 SØGEFUNKTION 3.1 Generelt Hurtig info ikon - Det er muligt at foretage en søgning direkte på startsiden. For at minimere fundne emner kan der angives, hvilken type der søges på. - Lige så snart man har indtastet mere end ét tegn i søgefeltet, vil der blive fremvist forslag der indeholder det indtastede. Jo mere præcis en søgning, jo færre emner vil blive listet. - En søgning direkte på startsiden giver en visning på det søgte og en funktionsliste, således man kan vælge hvilken funktion der skal udføres efter at have valgt emne. - Nogle af funktionerne er typebestemte og man kan derfor ikke vælge ret gæstebruger, hvis man har søgt på og valgt et hold. - Info ikon ved fundne resultater: Følgende ikon som er vist ved fundne resultater er giver hurtig info over den valgte bruger (Se nedenstående screen dump) o Ved at holde musen over for info ikonen dukker nedenstående vindue med info om brugeren UMS - OSS 6

7 3.2 Skift dit kodeord - Her har man mulighed for at skifte sit eget kodeord 1. Indtast gammelt kodeord 2. Nyt kodeord 3. Bekræfte det nye kodeord 4. Klik på Skift for at gennemfør ændringen UMS - OSS 7

8 3.3 Nulstil andres password - Det er muligt at skifte password for en enkelt bruger, flere brugere eller et helt hold 1. Finde brugeren eller holdet, markere de brugere skal have ændret password 2. Tryk på Nulstil kodeord til højre side 3. Her efter skal man tage stilling til om brugerne bliver promptet om at skifte passwordet igen ved næste login, hvis ja så sætter man et flueben ved Skal kodeordet skiftes ved næste login 4. Tryk Nulstil. - Hvis man skifter for en enkelt bruger, vil brugerens navn fremgå af prompt boksen ellers bliver der refereret til det aktuelle antal brugere. - Bemærk: Elevernes kode bliver skiftet til deres Uni-logins standard password UMS - OSS 8

9 3.4 Elever - Her har man muligheden for at søge elever for at skifte eller udskive deres adgangskoder - For at finde hvilket hold Claus Brøsch Andersen går i, trykker man på hans navn under søgnings resultats listen (Se nedenstående screen dump) - Under ID kan man se hvilket hold eleven er meldt ind fx: lop11f - Ved at klikke på holdet kan man finde alle de elever som er meldt ind i holdet, her under Dine funktioner har man følgende muligheder: o Nulstille hele holdets adgangskoder o Udskrive velkomstbreve o Udskrive en holdliste o Eksportere en holdliste som CSV-fil o Sende en SMS er UMS - OSS 9

10 3.5 Hold - Her har man muligheden for at søge holdene for at skifte eller udskive deres adgangskoder - For at finde 1. skoleperiode holdene, taster man 1. Skoleperiode i søg feltet og trykker søg, så får man en liste på alle de hold som er beskrevet som en 1. Skoleperiode (Se nedenstående screen dump) - Her under Dine funktioner har man følgende muligheder: o Nulstille hele holdets adgangskoder o Udskrive velkomstbreve o Udskrive en holdliste o Eksportere en holdliste som CSV-fil o Sende en SMS er UMS - OSS 10

11 4 UDSKRIVNINGER Det er muligt at udskrive flettebreve med login oplysningerne til brugerne eller gemme info som CSV-fil. 4.1 Brugernavn og Password 1. Klik på Udskiv knappen i startsiden 2. Søg brugeren eller holdet ud i søgefeltet 3. Sæt et flueben ved de brugere som skal have udskivet login oplysningerne 4. Klik på Udskiv knappen i højre hjørne 5. Vælg skabelon fra listen fx, (Velkomstbrev) 6. Klik på Udskriv i skabelon vinduet UMS - OSS 11

12 4.2 Flettebreve - Flettebrev er en skabelon man vælger når man udskriver login oplysningerne på en elev, hold eller ansat. - Skabelonen kan vælges under Udskrivnings menuen lige gyldigt hvor man er hen i protalen. Fx, 1. Klik på Udskiv knappen i startsiden 2. Søg brugeren eller holdet ud i søgefeltet 3. Sæt et flueben ved de brugere som skal have udskivet login oplysningerne 4. Klik på Udskiv knappen i højre hjørne 5. Vælg skabelon fra listen fx, (Velkomstbrev) 6. Klik på Udskriv i skabelon vinduet - Se evt Holdlister - Holdlisten er en skabelon man vælger når man udskriver login oplysningerne på et hold eller en gruppe elever. - Skabelonen kan vælges under Udskrivnings menuen lige gyldigt hvor man er hen i protalen. Fx, 1. Klik på Udskiv knappen i startsiden 2. Søg brugeren eller holdet ud i søgefeltet 3. Sæt et flueben ved de brugere som skal have udskivet login oplysningerne 4. Klik på Udskiv knappen i højre hjørne 5. Vælg skabelon fra listen fx, (Holdlisten med adresse) 6. Klik på Udskriv i skabelon vinduet - Se evt. 4.1 UMS - OSS 12

13 4.4 CSV-Fil (DreamSpark, Intromøder) 1. Klik på Udskiv knappen i startsiden 2. Søg brugeren eller holdet ud i søgefeltet 3. Sæt et flueben ved de brugere som skal have udskivet login oplysningerne 4. Klik på Gem som CSV-fil knappen i højre hjørne 5. Klik Gem, nederst i din browser for at gemme CSV-filen 6. Man kan redigere i CSV-filen efterfølgende for at fjerne de kolonner man ikke skal bruge UMS - OSS 13

14 5 GÆSTE / MASSEBRUGERE 5.1 Gæstebrugere - Gæstebrugere kan bruges til at oprette brugere til vores it-ssytemer - Gæstebrugerne vil følge en skabelon som angiver hvilke rettigheder brugerne har, Skal der ændres eller tilføjes skabeloner, gøres det ved at anmode om dette i en service i helpdesken 1. Klik på brikken Gæstebrugere 2. Tryk på Opret gæstebrugere 3. Felterne udfyldes og man skal være opmærksom på at hvis der udfyldes mobilnummer, vil der blive sendt en sms til brugeren med vedkommendes oplysninger så snart den er oprettet. Bemærkningerne kan kun ses hvis en forsøger at rette brugeren senere 4. Når man har trykket Opret ser man brugerens oplysninger og kan så vælge om man vil printe oplysningerne eller sende dem som sms. 5. Hvis man trykker Send SMS, modtager gæstebrugeren så en velkomst sms med brugernavn, kodeord og gyldighedsperiode 6. Får man brug for at slette en eller flere gæstebrugere, sætter man flueben ud for brugeren og trykker Slet gæstebruger i menuen til højre. UMS - OSS 14

15 5.2 Massebrugere - Massebrugere bruges når der skal laves mange midlertidige brugere. - Massebrugere vil følge en skabelon som angiver hvilke rettigheder brugerne har. Skal der ændres eller tilføjes skabeloner, gøres det ved at anmode om dette i en service i helpdesken 1. Klik på brikken Massebrugere 2. Tryk på Opret gæstebrugere 3. Felterne udfyldes og man trykker Opret 4. Holdet vil nu fremgå af listen og markerer man holdet med et flueben, kan man nu udskrive lister med logins og password, eller eksportere dem til en CSV fil som kan åbnes i Excel 5. Vælger man udskriv, skal man vælge en template. Templaten angiver hvordan udskriftsarkene vil se ud (logo mm.) UMS - OSS 15

16 6 SMS SERVICE 6.1 Velkomst SMS - Alle nye elever får en velkomst SMS med deres hold og login info - Gæster får deres login info så snart de er oprettet i UMS en 6.2 Send SMS? 1. - Alle ansatte har rettigheder til at kunne sende SMS er via UMS. - Blot vil at logge ind på 1. Tryk på Send SMS modul i forsiden 2. Søg et hold eller en enkel elev i søg feltet 3. Tryk på Send SMS knap under Dine funktioner 4. Her har man mulighed for at vælge en SMS skabelon med nogle standard beskeder eller selv skrive en besked under valgfri tekst, her under har man mulighed for: a. At sende en kopi af SMS en til sig selv (via SMS) b. At tillade svar på beskeden (alle besvarelser modtages på mail) c. At sende en kopi af SMS en til sig selv (via Mail) 5. Tryk Send og OK a. b. c Oppe i højre side at UMS protalen under SMS advarsel har man mulighed for at se en status på alle sine sendte beskeder. Bemærk: Status er lidt langsomt om at opdatere. UMS - OSS 16

17 6.3 Beredskabs SMS? Beredskabs SMS er bruges til at sende akutte beskeder i tilfælde af katastrofer Beredskabs SMS er ikke aktiveret for alle partnere Kun med særlige rettigheder, kan man sende beredskabs SMS er Processen foregår i to step. 1. Gør opmærksom på hvor beredsskabs SMS en er gældende 2. Hvilket beredskab varsles Processen 1. På forsiden vælger man brikken SMS Alarm 2. På indstillingssiden vælges Modtager og lokationsbesked. Teksten er fastlagt og kan ikke ændres. Formålet med denne besked er at man får klarlagt hvilken lokation beredskabet er gældende for. 3. Dernæst trykkes send og sms-beskeden vil nu gå ud til alle ansatte på skolen (skolens andre adresser). 4. Dernæst trykker man igen på brikken SMS alarm 5. På indstillingssiden vælges Modtagere og beredskabsmeddelelse. Teksten er igen fastlagt. og 6. Når beredskabet ikke længere er aktuelt, sendes en afvarslingsbesked 6.4 Skift Password via SMS? - Alle har en mulighed for at skifte password via SMS, man skal blot have indtastet sit mobilnummer i UMS en inden man kunne få fuld udnyttelse af den funktion. - Man kan via følgende links indtaste sit mobilnummer for at aktivere alle SMS funktioner: o Ansatte: o Elever: Elevplan SMS? - Ikke aktiveret 6.6 Skift Password via SMS? - Alle kan nulstille password ved at sende en SMS til institutionens SMS gateway. - Man kan nulstille password ved at sende Kodeord til en af følgende numre: UMS - OSS 17

18 o o o o Dette funktion kører 24/7 UMS - OSS 18

19 7 INTERNETBLOKERING 7.1 Opret/fjern blokering - Her har man muligheden for at søge elever eller hold for at oprette eller fjerne internt blokering på dem. - Start med at søg efter en elev eller et hold i søg flettet. - Vælg eleven eller holdet for dropdown listen, doblet tjek om fluebenet er sat ved navnet. - Vælg handlingen fra Dine funktioner menuen i højre side Opret blokering o Fjern blokering o Vis blokeringer o Cem alle blokeringer som.csv Opret øjeblikkelig blokering 1. For at oprette en øjeblikkelig blokering på en elev eller et hold, skal man vælge Opret blokering. 2. I blokerings vindue tryk på Spær de næste minutter: 3. Skrue oppe eller nede på antal af spærrings minutter 4. Tyrk OK Opret fremtidig blokeringer (Eksamens planlægning) 1. For at oprette en fremtidig blokering på en elev eller et hold, skal man vælge Opret blokering. 2. I blokerings vindue tryk på Opret fremtidig blokering: 3. Vælg dato og tidspunkt 4. Tyrk OK - Bemærk: Planlægning af blokering oprettes pr. dag UMS - OSS 19

20 7.1.3 Fjern blokering - Elev 1. For at fjerne en blokering på en eller flere elever, skal man vælge Vis blokeringer. 2. Sæt flueben ved de elever ønskes at fjerne blokering på. 3. Tryk Fjern blokering fra Dine funktioner menuen i højre side Fjern blokering - Hold - Man har desværre ikke muligheden for at fjerne blokeringer på et helt hold, man kan søge holdet ud og slette blokeringer på enkelte elever i holdet. 7.2 Vis blokeringer Elever/Hold - For at vise blokeringer, skal man vælge Vis blokeringer fra Dine funktioner menuen i højre side - Her kan du finde alle øjeblikkelige og planlagte blokering 7.3 Gem alle planlagte blokeringer 1. For at gemme blokeringer, skal man vælge Vis blokeringer fra Dine funktioner menuen i højre side 2. Vælg Gem alle blokeringer som.csv fra Dine funktioner menuen i højre side. Se nedenstående. 1. UMS - OSS 20

21 C/O TEC Nordre Fasanvej Frederiksberg Telefon