Tidligere handlingspunkter

Transkript

1 Deltagere: Miriam Feilberg, Simon Jeiner, Marianne Falk-Portved, Danckwardt, Magnus Normann Jørgensen, Berg og Catharina Winterberg, Troels Christensen. Afbud: Marlene Spanger Ries. Dirigent: Simon Jeiner. Referent: Catharina Winterberg. Emne Tidligere handlingspunkter Fastholdelse af konklusioner på lukkede punkter (punktet er lukket og slettes inden næste referat) Arbejdspunkter fra nuværende bestyrelse 1. FIE 100 år Ansøgning om sponsorat til veteraner, primo 2014 Status: Reinhard vil gerne arbejde med dette, hvis bestyrelsen er interesseret. Godkendt. 2. Budget forenkling Budget forenkling af regnskab vedr. lejr og stævner Status: Intet nyt. Bør tages videre. 3. Tilbud ny revisor Tilbud fra evt. ny revisor. Frederik kan evt. spørges Status: Intet nyt. Der arbejdes videre på punktet. 4. Aflåsning af udstyr Ny løsning med aflåst udstyr til events mm., evt. med nøgleskab. 5. Rekrutterings og fastholdelsespolitik 6. Infobrev til klubbens medlemmer Status: Mangler opfølgning. Materiale om rekrutterings og fastholdelsespolitik udsendes Status: Materiale er ikke rundsendt. Aftalt at spørge Louise, hvad der eksisterer. Indsamling af input og udsendelse af infobrev fra klubbens bestyrelse og udvalg til klubbens medlemmer Status: Oplæg til nyhedsbrev er udarbejdet og 80% færdigt med november status. rundsender til opdatering og udsender derefter. 7. Ny fægtemester Ansættelse af ny fægtemester 8. Udvidelse af klubhus Status: Afventer beslutning om trænerstruktur. Opfølgning på klubhus udvidelse. Ansvarlig og deadline Reinhard (Marianne informerer Reinhard) & Louise Reinhard & Jesper (?? Ansvarlig i best./udvalg) Miriam Marlene, Troels & Side 1 af 5

2 9. Spørgsmål vedr. overtrædelse af persondataloven 10. Publicering af referater fra bestyrelsesmøder 11. Politik for turafregning 12. Kommunikationsp olitik 13. Sikkerhedsudstyr/ forsikring 14. Medlemstyper og kontingentfrihed Status: Jesper har spurgt LOA til møde som opfølgning på yderligere støtte. Sagen følges. Håndtering af tre henvendelser vedr. persondataloven Status: Intet nyt. Praktisk implementering af upload af referater til hjemmeside Status: Theis arbejder på sagen på den nye hjemmeside Politik opdateres med sidste punkt og publiceres Status: Politik er færdig til publicering. Udfærdigelse af kommunikationspolitik herunder indeholdende: - Retningslinjer for kommunikation på socialmedier og tonen på disse. Status: Intet nyt. Beskrivelse af sikkerhedsregler på salen samt publicering. Status: Marianne sender oplæg til sikkerhedsregler til. sætter dem op i FKT format og rundsender til kommentering. Forslag til indførsel og håndtering for nye fægtere skal medtages. Afklaring af medlemstyper og krav til medlemsfrihed samt svar til Theis. Troels, Simon & Simon Simon publicerer Marlene Marianne & Status: har sendt udkast til Theis og bestyrelse som skal godkendes af bestyrelse. Alle sender forslag til rettelser inden d. 11. januar, hvorefter tilretter og publicerer sammen med Theis. 15. Forretningsorden I bestyrelsens forretningsorden skal håndtering af inhabilitet medtages. Troels & Marlene Status: Marlene sender oplæg og alle kommenterer. 16. Kontakt til Ansvar for planlægning, daglig drift og udviklingsplaner skal trænerteamet placeres Lægges under pkt. 5?? 17. fra møde Opdateres med sidste kommentar Adresseliste til DFF Adresseliste til DFF renskrives og sendes til DFF Simon 19. Medlemsindberetning medlemsindberetning Opfølgning på status og indsendelse af 20. Trænerplan Udfærdigelse af trænerplan for Q1 Marianne, Marlene og Side 2 af 5

3 21. Oplæg til stævnestøtte Udarbejdelse af oplæg til stævnestøtte til for Q1 og Q2 (eliteudvalget) 22. Trænerorganisation balancerende budget Udarbejdelse af oplæg til trænerorganisation inkl. Alle 23. Plan for 1H2014 Alle sender tre indsatspunkter til Simon Alle 24. Plan for 1H2014 Revidering af halvårsplan Simon 25. Håndtering af Facilitering af intern debat samt debat med DFF om landstræner nedtrapning af konflikt mellem fægtere, forældre og Ferenc. (eliteudvalget) situation 26. Indberetning af Medlemsindberetning. kontakter Theis. medlemstal 27. Træningsplan Q1 Udfærdigelse af træningsplan for resten af Q1 m.h.p. Marianne, 28. Forslag til turbudget information af trænerne. Eliteudvalget udarbejder forslag til turbudget på deres møde d. 20/1. Forslaget fremsendes til bestyrelsens godkendelse d. 21/1. Emne 1. Godkendelse af dagsorden Følgende emner indføjes Konstituering på baggrund af Marlenes udtræden af bestyrelsen. 1.5 Konstituering Der var enighed om, at der bliver lagt en meddelelse på hjemmesiden, hvor bestyrelsen kort takker for Marlenes indsats og henviser interesserede i at følge bestyrelsens arbejde via referaterne på hjemmesiden. Ansvarlig og deadline En enig bestyrelsen ønsker ikke at gå ind i en nærmere diskussion af de fremførte argumenter for udtrædelse, da bestyrelsen ønsker at fokusere på det fremadrettede arbejde. Konstituering: Catharina blev valgt ind. Det udestår af finde ud af, om Catharina indtræder i Marlenes valgperiode. Valg af næstformand: Magnus valgt til ny næstformand. 2. Godkendelse af referat Godkendelse af referart Der var indkommet kommentarer til enkelte punkter og læste forslag til ny tekst op. et blev godkendt med disse ændringer. Side 3 af 5

4 3. Post ind og ud Post ind og ud retter til og sender ud. Simon orienterede om en Idéworkshop tilsendt fra Lene og Malte. Simon får skannet ind og sendt til resten af bestyrelsen. Simon 4. Organisationsdia gram for den kommende trænerorganiseri ng i FKT endelig organisering De tre indkomne forslag blev kort præsenteret af forslagsstillerne. Magnus præsenterede kort forslaget udarbejdet sammen med Marlene, som også har været præsenteret i den tidligere bestyrelsen. Marianne havde ikke fremsendt et skriftligt forslag, men præsenterede sine tanker mundtligt. præsenterede sit forslag. Han tog udgangspunkt i visionen og hvordan man kommer derhen. Meget vigtigt at det hele balancerer økonomisk. Simon præsenterede sit forslag og pointerede, at han gerne vil have mere struktur og tydelig ansvarsplacering. Der blev løbende stillet spørgsmål til de forskellige forslag. Miriam refererede til mødet med Team Copenhagen. Herfra er der fokus på træningstilbuddene og på sportscheffunktionen. Uden sportschefen bliver man ikke elite plus. Miriam understregede ligeledes, at det ikke kun er FKT, der har problemer med at fastholde unge, når de rammer kadet. Det er problemet for alle sportsgrene. Der var enighed om, at alle tre våben skal være en del af arbejdet. Der skal være fokus på introholdene. Der blev stillet forslag om, at det kan overvejes, at deltagerne på intro - både voksne og børn - bliver introduceret på alle våben. Der var bred tilslutning til at arbejde videre med forslaget om de tre søjler. Øverst en med organisatorisk ansvar og én med det sportslige ansvar. Organisatorisk ansvar dækker bl.a. ansvar for rammerne, at hvervekampagnerne er bemandet, at turene til Ter Apel arrangeres, at fægterne støttes og hjælpes, hvis de har brug for det, tale med hallerne, så vi bliver ved med at få DGIbyen og Valbyhallen. Det sportslige ansvarlige: har ansvaret for træningen og Side 4 af 5

5 resultaterne. At trænerteamet bliver videreuddannet. Simon, og Magnus gennemskriver dokumentet (Simons oplæg) på baggrund af alle kommentarer og sender til rundt med henblik på endelig drøftelse til næste møde. Magnus og Simon God konstruktiv debat omkring visionerne og hvordan de kan nås inden for de rammer klubben har. 5. Opgaver og målsætning Udskudt for hver enhed i organisationsdiagramm et, samt indplacering af fægtere. 6. Bemanding af hver Udskudt enhed i organisationsdiagramm et, dvs hvem skal være træner 7. Eksekveringsplan for de Udskudt næste 2-3 år 8. Økonomi nu og de Udskudt kommende år 9. Detalje Udskudt implementeringsplan, dvs nu og de næste 12 måneder. 10. Udeståender og hvem Udskudt løser dem 11. Eventuelt Eventuelt A. Emner der ønskes på dagsordenen til næste møde: TCansøgningen. Tilrettet dokument vedr. fremtidig trænerorganisering. B. Referent på næste møde: Catharina (har dog meldt afbud til næste møde. Ny ref. skal findes.) C. Dato for næste møde: 29. januar 2014 (efterfølgende ændret til den 5. feb. 2014) D. Andet Side 5 af 5