Spørgeskema til evaluering af virksomhedens modenhed

Transkript

1 Spørgeskema til evaluering af virksomhedens modenhed Med fokus på øget vækst og større konkurrencekraft FORMÅL: Dette spørgeskema har til hensigt at identificere virksomhedens modenhed indenfor vigtige parametre, når virksomheden skal skabe øget vækst og større konkurrencekraft. Resultatet vil give virksomheden et indblik i sin nuværende modenhed og hvordan virksomheden fremadrettet kan udvikle sig. VEJLEDNING: Spørgeskemaet er opdelt i 6 kategorier: Strategi, proces, performance måling, kultur & mennesker, informationsstyring og økonomi. Til hver kategori stilles 0 spørgsmål, hvor du max må sætte kryds per spørgsmål. Til hvert spørgsmål er der defineret et emne. Herefter er der opsat svarmuligheder, hvor du skal afkrydse den beskrivelse der passer bedst på virksomheden. Kan du ikke svare på spørgsmålet bedes du undlade at sætte et kryds. Emne for spørgsmålet Kategori Spørgsmål: Emne: Vision og Mission Strategi ikke defineret defineret defineret og bruges aktivt i dagligdagen kendt af udvalgte interessenter alment kendt af omgivelserne Afkrydsningsfelt Thorsten Søgaard og Morten Brinch Side af 4

2 Indledende spørgsmål Virksomhed Svar person og jobtitel Dato Thorsten Søgaard og Morten Brinch Side 2 af 4

3 Strategiske spørgsmål Spørgsmål: Emne: Vision og Mission Strategi ikke defineret defineret og er delvist kendt af medarbejderne defineret, kendt af hele virksomheden og bruges aktivt i dagligdagen kendt af udvalgte alment kendt af omgivelserne Spørgsmål: 2 Emne: Strategiske målsætninger Strategi Der er ikke opsat formelle strategiske mål økonomiske mål, som er delvist forstået og accepteret økonomiske og ikkeøkonomiske mål, som er forstået og accepteret strategiske mål med strategiske mål for Spørgsmål: 3 Emne: Anvendelse Strategi Strategien anvendes sporadisk Strategien anvendes hovedsageligt af ledere og af nogle få medarbejdere Strategien anvendes overvejende af alle i virksomheden Strategien anvendes aktivt i samarbejde og Strategien anvendes aktivt i Spørgsmål: 4 Emne: Handlingsplaner Strategi Der er ikke opsat konkrete handlingsplaner på strategien konkrete handlingsplaner for nøgle funktioner konkrete handlingsplaner for alle funktioner og processer konkrete handlingsplaner med konkrete handlingsplaner med flere medlemmer i Spørgsmål: Emne: Udførelse Strategi Strategien udføres ad hoc og uden handlingsplaner Handlingsplanerne udføres delvist og er ofte forsinket Handlingsplanerne udføres til tiden og tilpasses løbende Handlingsplanerne udføres i samarbejde Handlingsplanerne udføres med flere medlemmer i Thorsten Søgaard og Morten Brinch Side 3 af 4

4 Spørgsmål: 6 Emne: Udvikling Strategi Strategien er ikke formelt udviklet og er kortsigtet, samt mulighedsdrevet Strategien er udpræget baseret på intuition Strategien er baseret på en balance mellem intuition og analyser Strategiske elementer er udviklet i Strategiske elementer er udviklet i Spørgsmål: 7 Emne: Ressourcer Strategi Der er ikke afsat ressourcer til at drive og udvikle strategien Menneskelige ressourcer er afsat til udvikling og eksekvering af strategien Menneskelige og økonomiske ressourcer er afsat til udvikling og eksekvering af strategien Ressourcer er afsat til strategisk samarbejde og Ressourcer er afsat til strategisk samarbejde med s medlemmer Spørgsmål: 8 Emne: Opfølgning Strategi Der er ingen opfølgning på strategiske aktiviteter Der er kvartals, halveller helårlig opfølgning på handlingsplanerne Der er løbende opfølgning på handlingsplanerne med rettige korrigerende handlinger Der er opfølgning på strategiske aktiviteter og Der er opfølgning på strategiske aktiviteter med Spørgsmål: 9 Emne: Ansvar Strategi Der er ikke afsat ansvar på strategiske projekter Der er afsat strategisk ansvar på handlingsplanerne Der er strategisk ansvar på handlingsplanerne med tilhørende aktivitetsplan (fx Gant diagram) Der er fordelt ansvarsopgaver til udvalgte strategiske Der er fordelt ansvarsopgaver til s medlemmer Spørgsmål: 0 Emne: Indhold Strategi Strategien har begrænset og sporadisk indhold Strategien har begrænset indhold, men sikrer virksomheden en bestemt retning Strategien differentierer sig ved en konkurrencedygtig strategi på marked, produkt og service Strategien differentierer sig i Strategien differentierer sig i Thorsten Søgaard og Morten Brinch Side 4 af 4

5 Proces mæssige spørgsmål Spørgsmål: Emne: Definition Proces Kerne processerne er ikke defineret Kerneprocesser er defineret Kerne-, supplerendeog ledelses processer er defineret Kerne processer er defineret med Kerne processer er defineret i Spørgsmål: 2 Emne: Dokumentation Proces Processer er ikke dokumenteret Kerneprocesser er dokumenteret Kerne-, supplerendeog ledelses processer er dokumenteret Kerne processer er dokumenteret med Kerne processerne i er dokumenteret Spørgsmål: 3 Emne: Integration Proces Processerne er ikke kordineret Processerne er kordineret afdelingsvis Processerne koordineres på tværs i virksomhedens funktioner Processerne er integreret med Processerne går på tværs af flere tiers i Spørgsmål: 4 Emne: Ejerskab Proces Der er ikke påsat ansvar over processerne Der er udpeget ansvar på processerne Der er ejerskab på processerne Der er delt ansvar på fælles processer mellem virksomheden og Der tages ejerskab på processer der vedrører hele Spørgsmål: Emne: Udvikling Proces Processerne udvikles ikke Processerne udvikles når behovet opstår Processerne udvikles holistisk og systematisk Processerne udvikles i Processerne udvikles i Thorsten Søgaard og Morten Brinch Side af 4

6 Spørgsmål: 6 Emne: Standardisering Proces Processerne er ikke standardiseret Processerne er standardiseret afdelingsvis Processerne er ens standardiseret i hele organisationen Processerne er standardiseret i Processerne er standardiseret i Spørgsmål: 7 Emne: Proces mapping 2 3 Proces 4 Der er ikke mappet nogle processer Processerne er mappet afdelingsvis Processerne er mappet afdelingsvis og på tværs af funktionerne Processerne med er mappet Processerne gennem er mappet Spørgsmål: 8 Emne: Ressourcer Proces Der er ikke tildelt ressourcer til at vedligeholde processerne Der er tildelt ressourcer til at vedligeholde processerne Der er tildelt ressourcer til vedligeholdelse og udvikling af processerne Der er tildelt ressourcer til at forbinde processer og Der er tildelt ressourcer til at forbinde processer i hele Spørgsmål: 9 Emne: Efterlevelse Proces Processerne efterleves ikke eller i begrænset grad Det forventes at de beskrevne processer efterleves Det er dokumenteret at de beskrevne processerne efterleves Det er dokumenteret at processerne efterleves af udvalgte Det er dokumenteret at processerne efterleves i Spørgsmål: 0 Emne: Synlighed Proces Processerne er ikke synlige Processerne er synlige på afdelings niveau De tværfunktionelle processer er synlig internt i organisationen De interorganisatoriske processer er synlige for virksomheden og for De interorganisatoriske processer er synlige for virksomheden og for Thorsten Søgaard og Morten Brinch Side 6 af 4

7 Performance styrings spørgsmål Spørgsmål: Emne: KPI struktur Performance måling Der er ingen opsatte KPI'er Der opsat flest økonomiske KPI'er flest ikkeøkonomiske KPI'er De opsatte KPI'er måler udvalgte kunder og s performance De opsatte KPI'er måler s performance Spørgsmål: 2 Emne: Opfølgning Performance måling Der er ingen eller sporadisk opfølgning på KPI'erne Der er opfølgning på udvalgte KPI'er Der er opfølgning på alle KPI'er Der er opfølgning på KPI'er for udvalgte Der er opfølgning på KPI'er for Spørgsmål: 3 Emne: Ansvar Performance måling Der er ikke påsat ansvar over KPI'erne Der er udpeget ansvar på KPI'erne Der er ejerskab på KPI'erne Der er ejerskab på de KPI'er der er tildelt Der tages ejerskab på KPI'er der vedrøre hele Spørgsmål: 4 Emne: KPI tilpasning 2 3 Performance måling 4 KPI'erne tilpasses ikke løbende KPI'erne tilpasses afdelingsvis efter behov KPI'erne tilpasses løbende, tværfunktionelt og systematisk KPI'erne tilpasses i KPI'erne tilpasses i Spørgsmål: Emne: Strategiske KPI'er Performance måling Opsætningen af KPI'er er ikke et strategisk anliggende Afdelingerne sætter deres egne strategiske KPI'er Opsætningen af KPI'er er et tværfunktionelt strategisk anliggende strategiske KPI'er i strategiske KPI'er for s samlede performance Thorsten Søgaard og Morten Brinch Side 7 af 4

8 Spørgsmål: 6 Emne: Handlingsplaner Performance måling Der er ikke opsat handlingsplaner for KPI'erne Der er handlingsplaner for nogle udvalgte afvigende KPI'er Der er handlingsplaner samt opfølgning for alle afvigelser Der er handlingsplaner for afvigelser i Der er handlingsplaner for afvigende KPI'er for Spørgsmål: 7 Emne: Ambition Performance måling Målsætningen er ikke specificeret eller den samme som sidste år KPI'ernes target er realistiske at nå Der er en balance mellem KPI'er med stetch-target (Høj ambition) og KPI'er som er realistiske at nå Der sættes i fælles målsætninger Der stilles fælles ambitioner for s performance Spørgsmål: 8 Emne: Synlighed Performance måling KPI'erne er ikke synlige KPI'erne er synlige på afdelings niveau De tværfunktionelle KPI'er er synlig internt i hele organisationen De interorganisatoriske KPI'er er synlige for virksomheden og De interorganisatoriske KPI'er er synlige for virksomheden og Spørgsmål: 9 Emne: Projekt måling Performance måling Der er ikke opsat KPI'er på de enkelte projekter KPI'er på udvalgte projekter KPI'er på alle projekter KPI'er på interorganisatoriske projekter med kunder og KPI'er på projekter for Spørgsmål: 0 Emne: SMARTE mål Performance måling Målene er ikke specificeret Målene er subjektivt opsat Målene er: Specifikke, Målbare Attraktive, Realistiske, Tidsbestemte & Evaluerebare Målene er SMARTE og Målene er SMARTE med Thorsten Søgaard og Morten Brinch Side 8 af 4

9 Kultur og menneskelige spørgsmål Spørgsmål: Emne: Faglig diversitet Kultur og mennesker Der er faglig ensartethed med forskellig fagligt niveau Der er en udpræget faglig diversitet til at løse driftsmæssige opgaver Der en en udpræget faglig diversietet, hvor man aktivt og bevidst anvender diversiteten til at styre virksomheden. Der er faglig diversitet til at håndtere forskellige Der er en faglig diversitet til at forbedre Spørgsmål: 2 Emne: Menneskelig diversitet Kultur og mennesker Der er ensartet personligheder blandt ledelse og medarbejdere Der er en udpræget menneskelig diversitet i de forskellige afdelinger Der er en udpræget menneskelig diversitet, som bruges til at skabe synergi i afdelinger og projekter Der er kulturel diversitet med baggrund i udvalgte s nationalitet Der er et multikulturelt miljø i virksomheden som skaber stor diversitet Spørgsmål: 3 Emne: Kompetenceudvikling Kultur og mennesker Der er lovpligtlig kompetence udvikling af medarbejderne Medarbejderne udvikler målrettet sine kompetencer inden for fagspecifikke områder Medarbejderne udvikler målrettet sine kompetencer som giver forståelse for en holistisk forbedring af organisationen Medarbejderne udvikler kompetencer der fordrer Medarbejderne udvikler kompetencer for forståelse for s sammenhæng Spørgsmål: 4 Emne: Synlige værdier Kultur og mennesker Der er ingen synlige værdier Værdierne er synlige for funktionærer og ledelsen Værdierne er synlige og kommunikeret til alle medarbejdere og bruges aktivt i dagligdagen til at styre virksomheden Værdierne er synlige og efterleves over for Værdierne er synlige, forstået og alment kendt af omgivelserne Spørgsmål: Emne: Engagement Kultur og mennesker Medarbejderne er i begrænset grad eller ikke engageret i udviklingen af virksomheden Der udføres tilfredshedsmålinger, som en indikator på medarbejdernes engagement Der udføres engagements og tilfredshedmålinger med tilhørende handlinger og opfølgning Der udføres tilfredsheds undersøgelser på Undersøgelser af viser den samlede tilfredshed for Thorsten Søgaard og Morten Brinch Side 9 af 4

10 Spørgsmål: 6 Emne: Samarbejde Kultur og mennesker Der udstedes og modtages ordrer og samarbejdet er begrænset Der samarbejdes internt i funktionen, men i begrænset grad med andre funktioner Der samarbejdes internt i funktionen og tværfunktionelt, samt i flere hierarkiske niveauer med henblik på drift og udvikling Der samarbejdes med Der samarbejdes med Spørgsmål: 7 Emne: Sikkerhed Kultur og mennesker Det lovmæssige sikkerheds udstyr er til rådighed Der er opfølgning om hvorvidt sikkerheds reglementet overholdes Der udføres proaktive handlinger til at forebygge uheld og helbredsmæssige problemer Der udføres sikkerheds audit på udvalgte Der udføres sikkerheds audit på til at sikre at de opsatte sikkerheds værdier overholdes Spørgsmål: 8 Emne: Problemløsnings kultur Kultur og mennesker Problemer skaber løbende interne og negative konflikter Det er op til den enkelte at løse de opstående problemer og konflikter Kulturen sikrer identificeringen af kerne årsagen til problemet og løses med handlingsplaner og opfølgning Spørgsmål: 9 Emne: Dialog Kultur og mennesker Der forekommer oftest envejs kommunikation og medarbejderne har dialog med nære kollegaer Der er en åben dialog hvor medarbejder fra alle niveauer trygt bidrager med inputs både vertikalt og horisontalt Der er en åben dialog på tværs af virksomheden som bygger på tillid og respekt, med opfølgning og handling Problemerne løses i Der en åben dialog og Problemer løses i så flaskehalsen elimineres og ikke videresendes Der er en åben dialog med, også omkring fortrolige emner Spørgsmål: 0 Emne: Forandringsparathed Kultur og mennesker Den enkelte medarbejder føler sig bedst tilpas og tryg i vante omgivelser Den enkelte medarbejder føler sig tryk veg større eller mindre jobrotation inden for den enkelte funktion Den enkelte medarbejder føler forandringsglæde og skaber forandringen med liv, energi og motivation Der er en klar omstillingsparathed i forhold til krav og ønsker fra udvalgte Der er en klar omstillingsparathed i forhold til krav og ønsker fra Thorsten Søgaard og Morten Brinch Side 0 af 4

11 Spørgsmål til informationsdeling Spørgsmål: Emne: IT/ERP system Systemet er gammel, ikke stabil, mangler funktionalitet og dyr at udvikle Systemet er godt administrativt, men ressource tung Systemet har stor funktionalitet og tilpasset virksomhedens behov, som skaber proaktiv handlekraft Systemet er integreret med Informationsdeling Systemet er integreret med Spørgsmål: 2 Emne: Gennemsigtbarhed Informationsdeling Medarbejderen kan ikke trække data ud af systemet Medarbejderen kan se data vedrørende drift Medarbejderen kan se data vedrørende drift og kan skabe datasæt til videre analyse Medarbejderen kan se udvalgte data fra Medarbejderen kan se udvalgte data fra den samlede forsyningskæde Spørgsmål: 3 Emne: Brugervenlighed 2 3 Systemet er kompliceret at forstå og bruge Systemet er standardiseret fordelt på funktioner Systemet er tilpasset den enkelte brugers behov og brugeren kan selv lave system ændringer uden brug af ekstern leverandør Informationsdeling 4 Systemet giver nem adgang til eksterne data og informationer blandt udvalgte interessenter Systemet giver nem adgang til eksterne data, informationer og viden i Spørgsmål: 4 Emne: Stamdata kvalitet Informationsdeling Data'erne er ofte misvisende Data'erne er retvisende og der er ikke opsat procedurer for data vedligeholdelse procedurer for data vedligeholdelse hvor proceduren opdateres og efterleves De modtagne data fra er retvisende De modtagne data fra er retvisende Spørgsmål: Emne: Drift informationer Informationsdeling Der er et begrænset antal drift informationer Drift informationer er svært tilgængelige og ofte ikke modtaget i rette tid Drift informationer er let tilgængelige og modtaget i rette tid til korrigerende handling De modtagne data fra giver værdi til driftsmæssige beslutninger De modtagne data fra giver værdi til driftsmæssige beslutninger Thorsten Søgaard og Morten Brinch Side af 4

12 Spørgsmål: 6 Emne: Udviklings informationer Informationsdeling Der indhentes få og relativt usikre informationer til udvikling af virksomheden Der indhentes valide informationer som kan være med til at udvikle virksomhedens funktioner Der er valide informationer som kan være med til at udvikle virksomheden tværfunktionelt Der indhentes informationer til at forbedre udviklingen og Der indhentes informationer til at forbedre udvikling med Spørgsmål: 7 Emne: Procedurer Informationsdeling Der er ikke opsat procedurer for informationsdeling procedurer for informations-delingen i funktionerne procedurer for informations-delingen i funktionerne og tværfunktionelt procedurer for informations-delingen og procedurer for informations-delingen med Spørgsmål: 8 Emne: Stamdata politik Informationsdeling Der er ikke procedurer for opretning og ændring af stamdata Der er procedurer for opretning og ændring af stamdata Der er procedurer som efterleves for opretning og ændring af stamdata, samt revurdering af proceduren. Der er procedurer der sikrer god stamdatakvalitet fra Der er procedurer der sikrer god stamdatakvalitet fra Spørgsmål: 9 Emne: Ressourcer Informationsdeling Det kræver mange ressourcer at dele data, informationer og viden Det er let at dele data, informationer og viden i funktionerne, men ikke mellem funktionerne Det er let at dele data, informationer og viden på tværs af funktioner og op/ned gennem hierarkierne Det er let at dele data, informationer og viden og Det er let at dele data, informationer og viden med Spørgsmål: 0 Emne: Mødestruktur Informationsdeling Der foregår ikke møder der har til formål at informationsdele eller skabe dialog Der foregår løbende møder der sikrer informationsdeling i funktionerne Der foregår systematisk møder der sikrer tværfunktionel informationsdeling med tilgængelige mødereferater Der foregår løbende dialog med udvalgte for at informationsdele Der foregår løbende dialog med for at informationsdele (fx forksnings og netværksmøder) Thorsten Søgaard og Morten Brinch Side 2 af 4

13 Økonomiske spørgsmål Spørgsmål: Emne: Likviditet Økonomi Der er likviditets udfordringer bundet op i lagre, debitorer og maskiner Der er periodisk likviditets udfordringer fordi forudsætningerne ofte ikke holder for budgettet Der er likviditetsbudgetter og likviditets beredskab til at møde uforudsete problemer og muligheder Der er et samarbejde og når likviditets udfordringer opstår Der er et samarbejde i når likviditets udfordringer opstår Spørgsmål: 2 Emne: Produktmix Økonomi Virksomheden er økonomisk afhængig af et produkt Virksomheden er økonomisk afhængig af få produkter Der er flere produktlinjer indeholdende flere produkt varianter, som har en balanceret efterspørgsel Produktmixet afstemmes med Produktmixet afstemmes med medlemmer af Spørgsmål: 3 Emne: Risikostyring Økonomi Virksomheden afdækker sine risici gennem lovpligtlige forsikringer Der foretages risiko vurderinger ved større beslutninger, primært baseret på subjektive analyser Der er kalkuleret risikoanalyser til at træffe beslutninger baseret på kvantitative og kvalitative analyser Der udføres risiko analyser på udvalgte Der udføres risikoanalyser på, der er kordineret gennem strategimøder Spørgsmål: 4 Emne: Rapportering Økonomi Der forligger ingen eller begrænset rapportering, som er svær at benytte Der er økonomisk rapportering på få udvalgte områder Der er rapportering på økonomiske og ikkeøkonomiske områder med kommentarer, konklusion og handlinger Der er rapportering på og fra udvalgte kunder og Der er rapportering på og fra Spørgsmål: 2 Der er et retvisende og pålideligt resultatopgørelse med begrænset detaljegrad Der er et retvisende og pålideligt resultatopgørelse og balance med tilstrækkeligt deltajeringsgrad Emne: Regnskab Økonomi 3 4 Der er et hierarkisk opbygget regnskab med høj detaljeringsgrad (fx Activity based costing) Der holdes en åben dialog med udvalgte om regnskaberne Der holdes en åben dialog med forsyningkæden om regnskaberne Thorsten Søgaard og Morten Brinch Side 3 af 4

14 Spørgsmål: 6 Emne: Analyser Økonomi Der er hovedsageligt subjektive økonomiske analyser Der foretages økonomiske analyser ved større investeringer og ved nye produkter og markeder Der foretages 360 graders økonomiske analyser på både investerings- og driftsmæssige områder Der udføres økonomiske analyser på Der udføres økonomiske analyser på hele Spørgsmål: 7 Der er en stor sårbarhed på virksomheden inden for flere parametre Emne: Sårbarhed Økonomi Der er sårbarhed på få områder men fundamentet for virksomheden er tilfredsstillende Der er en begrænset sårbarhed som er bundet op i kvalificeret risikoberegning Sårbarheden er formindsket gennem sammenarbejde med Sårbarheden er mere eller mindre ellimineret gennem sammenarbejde og stærk opsætning af Spørgsmål: 8 Emne: Finansiering til vækst Økonomi Alt vækst finansierse gennem lån og kassekredit uden økonomisk overblik Det er muligt at skaffe den nødvendige finansiering for at skabe vækst En detaljeret gæld/egenkapitals analyse har defineret den bedste finansieringsmulighed Der er kontakt til enkelte interessenter der kan levere den nødvendige finansiering til vækst Der er mange muligheder i omgivelserne til at finansiere væksten. Spørgsmål: 9 Emne: Procedurer Økonomi Der er ikke opsat procedurer for styringen af økonomien procedurer for enkelte udvalgte områder Der er rapporterings procedurer for alle væsentlige økonomiske handlinger. Der er økonomiske procedure i forbindelse med samarbejdet med økonomiske procedurer for samarbejdet i Spørgsmål: 0 Emne: Budget Økonomi Budgettet er subjektivt udarbejdet og indeholder udelukkende forventet omsætning og profit Udarbejdelsen af budgettet er på udvalgte områder baseret på analyser af muligheder og trusler, men mangler detaljegrad Budgettet er gennemarbejdet med kvantitative og kvalitative analyser Budgettet er afstemt og Budgettet er afstemt med Thorsten Søgaard og Morten Brinch Side 4 af 4