Ballerup Boligselskab Referat af repræsentantskabsmøde 27. maj 2011 kl i DGI-byen beliggende Tietgensgade 65, 1704 København V

Transkript

1 Ballerup Boligselskab Referat af repræsentantskabsmøde 27. maj 2011 kl i DGI-byen beliggende Tietgensgade 65, 1704 København V Dagsorden 1 Valg af dirigent Godkendelse af årsberetning Godkendelse af årsregnskab for Boligselskabets årsregnskab Årsregnskaber for afdelingerne Godkendelse af revisionsberetning Forelæggelse af boligorganisationens budget for Behandling af indkomne forslag Valg af formand Valg af bestyrelsesmedlemmer Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Valg af revisor Valg af medlemmer til Domens repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL Kompetencedelegation Eventuelt... 9 Deltagere fra Boligselskabets bestyrelse: Lone Thomsen, formand Flemming Frydensbjerg, næstformand Annette Birch Henrik Bolberg Karin Thomsen Vinie Larsen May Houmann - afbud Repræsentanter fra afdelingerne: Brian Andersen, Bispevangen, afd. 10/02 John Baker, Bispevangen, afd. 10/02 Emilie Holde, Rugvænget, afd. 10/14 Birte Andersen, Bispevangen, afd. 10/25 Kirsten Slot, Bispevangen, afd. 10/25 Conny Gerdes, Egebjerggård, afd. 10/26 Ulla Syndberg, Egebjerggård, afd. 10/26 Kim Tjagvad, Egebjerggård, afd. 10/26 Deltagere fra Domea: Pia Christiansen, regionschef Jytte Jensen, driftschef Lene Leit, referent Domea, Boligcenter Høje-Taastrup, den 22. juni 2011 Side 1 af 9

2 1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: Jytte Jensen blev valg som dirigent. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets side 11 til 32. Derudover kan der fremlægges en supplerende beretning. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. Referat: Godkendt. 3 Godkendelse af årsregnskab for Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender årsregnskabet. Referat: Godkend. 3.2 Årsregnskaber for afdelingerne Afdelingernes årsregnskaber for perioden til vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber: Side 2 af 9

3 Afdeling Bispevangen II. Årets resultat udviser et overskud på kr overskuddet er overført til resultatskonto (kt. 407). Resultatskontoen udgør herefter en underskudssaldo på kr , der budgetteres afviklet over 1 år. Overskuddet skyldes primært, at udgifter til afdelingens energiforbrug, renholdelse og diverse udgifter samt drift af fællesvaskeri har været mindre end budgetteret. Dette modsvares dog delvist af højere udgifter til almindelig vedligeholdelse. Afdeling Kildetoften / Dalvænget. Årets resultat udviser et underskud på kr Underskuddet er overført til resultatskonto (konto 407). Resultatskontoen udgør herefter en underskudssaldo på kr , der budgetteres afviklet over 3 år. Underskuddet skyldes primært flere ydelser til lån vedr. forbedringsarbejder end budgetteret. Afdeling Linde Alle. Årets resultat udviser et underskud på kr Underskuddet er overført til resultatskonto (407). Resultatskontoen udgør herefter en underskudssaldo på kr , der budgetteres afviklet over 3 år. Underskuddet skyldes primært, at forbruget på el fællesarealer og varmecentral - fyringskontrol generelt har været højere end budgetteret. Afdeling Agernhaven (institution). Årets resultat udviser et overskud på kr , som er anvendt til opskrivning af resultatkontoen hvor tilgodehavende hos Ballerup kommune vedrørende fællesomkostninger også fremgår. Overskuddet skyldes primært, at det i budgettet afsatte beløb til almindelig vedligeholdelse og diverse udgifter ikke er anvendt fuldt ud. Side 3 af 9

4 Afdeling Rugvænget (tidl ). Årets resultat udviser et underskud på kr Underskuddet er overført til resultatskonto (konto 407). Resultatskontoen udgør herefter en underskudssaldo på kr , der budgetteres afviklet over 3 år. Underskuddet skyldes primært større forbrug på renholdelse og almindelig vedligeholdelse end budgetteret. Dette modsvares dog delvist af mindreforbrug på variable vandafgifter og el fællesarealer. Derudover har henlæggelsen til tab ved lejeledighed og fraflytninger ikke været tilstrækkelig til at dække hele udgiften, hvorfor der er udgiftsført kr i driften. Afdeling Bispevangen I. Årets resultat udviser et overskud på kr , som er anvendt til dækning af underfinansiering. Overskuddet skyldes primært, at afdelingen har en besparelse i forhold til budgettet på forbedringsarbejde vedrørende miljøfremmende foranstaltninger, da der ikke længere er en underfinansiering på dette. Derudover er det budgettede beløb til diverse udgifter ikke er anvendt fuldt ud. Dette modsvares delvist af øget udgifter på el og vand fællesarealer. Afdeling Egebjerggård. Årets resultat udviser et overskud på kr , hvor kr er overført til resultatkontoen og kr er anvendt til dækning af underfinansiering. Den opsamlede resultatkonto udgør herefter kr , der budgetteres afviklet over 3 år. Overskuddet skyldes primært, at det i budgettet afsatte beløb til nettokapitaludgifter, ejendomsskatter, almindelig vedligeholdelse, drifts af fællesvaskeri og diverse udgifter ikke er anvendt fuldt ud. Dette modsvares af en merudgift på renholdelse samt en ekstraordinære udgifter vedrørende tab på forsikringssager og genhusning vedrørende rotter. Derudover har vi fået medhold i klage til Skat, hvilket har medført at vi har modtaget kr retur fra skat, i dette skal dog modregnes honorar til Rafn & Søn på kr Det indstilles, at repræsentantskabet godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Godkendt under forbehold for at årsregnskaber for afdeling 10/03 Kildevænget/Dalvænget samt 10/25 Bispevangen, 1. afsnit bliver godkendt på de kommende afdelingsmøder. Side 4 af 9

5 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Referat: Godkendt 5 Forelæggelse af boligorganisationens budget for 2012 Boligorganisationens budget for kommende regnskabsår er forelægges af organisationsbestyrelsen på møde den 27. maj 2011 og forelægges til repræsentantskabets orientering. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet. Referat: Budgettet blev ikke godkendt, da der var fejl i boligselskabets budget. Tages med på det kommende ekstraordinære organisationsbestyrelsesmøde d. 18. august 2011 og sendes derefter ud på mail til repræsentantskabet til endelig godkendelse. 6 Behandling af indkomne forslag Der var indkommet 2 forslag til behandling på mødet: 1) Afdeling og Bispevangen ansøger organisationsbestyrelsen for Ballerup Boligselskab om tilskud i forbindelse med opsætning af elevator til vores fælleshus. Forslag nr. 1 var flyttet over til behandling i organisationsbestyrelsen. 2) Næstformand Flemming Frydensbjerg og formand Lone Thomsen for organisationsbestyrelsen, stillede forslag om, at alle funktionærer og ejendomsmestre i alle afdelinger i Ballerup Boligselskab skulle gå med ens arbejdstøj med logo på bukselomme, bluse, skjorte og jakke. P.T. går funktionærerne i Bispevangen i sort/gråt, som er nogle gode farver. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender forslaget om ens arbejdstøj i farverne grå/sort Ballerup Boligselskab. Referat: Godkendt Da Ballerup Boligselskab ikke har noget logo, foreslår vi at der bliver lavet en konkurrence blandt alle lejere i Ballerup Boligselskab om hvordan vores logo skal se ud. Den endelige beslutning om hvilket logo, der skal vælges, skal ske i organisationsbestyrelsen. Man kan udlove et par flasker vin eller et gavekort til en middag et sted i Ballerup Side 5 af 9

6 Det indstilles, at repræsentantskabet godkender forslaget om at lave en konkurrence om logo blandt lejerne. Referat: Godkendt. 7 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde den 21. maj 2010 blev Lone Thomsen genvalgt som formand. Formanden vælges for 2 år, og der skal således ikke ske valg til formandsposten i år. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Taget til efterretning 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 7 medlemmer. 5 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mens et medlem udpeges af Ballerup Kommune, ét medlem udpeges blandt de beboervalgte medlemmer af Domeas bestyrelse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Lone Thomsen Formand Repræsentantskabet 2012 Flemming Frydensbjerg Næstformand Repræsentantskabet 2011 Annette Birch Medlem Repræsentantskabet 2011 Henrik Bolberg Medlem Udpeget af kommunen 2013 Karin Thomsen Medlem Udpeget af Domea 2011 May Houman Medlem Repræsentantskabet 2012 Vinie Larsen Medlem Repræsentantskabet 2012 Afgangsorden indebærer, at næstformand Flemming Frydensbjerg og medlem Annette Birch er på valg. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger to medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. Side 6 af 9

7 Referat: Både næstformand Flemming Frydensbjerg og Annette Birch var villige til valg. Begge blev enstemmigt valgt for 2 år. 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Referat: John Baker suppleant for Lone Thomsen Ulla Syndberg suppleant for Flemming Frydensbjerg Kirsten Slot suppleant for Annette Birch Emilie Holde suppleant for Vinie Larsen Der blev ikke valgt suppleant for May Houmann, da der ikke var nogen tilstede fra deres afdeling. 10 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2010 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Henrik Boberg fra Kommunen spurgte til om Domea havde haft andre revisionsfirmaet i betragtning. Hertil kunne Karin Thomsen fortælle at der for godt 1 år siden havde været iværksat en udbudsrunde blandt flere revisionsfirmaer og udfaldet blev at BDO vandt udbudsrunden. Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger/genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: Revisionsaktieselskabet BDO blev genvalgt. 11 Valg af medlemmer til Domens repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domens repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. Ballerup Boligselskab kan vælge op til 4 repræsentanter. Domea afholder ordinært repræsentantskabsmøde den 10. juni 2011 Nyborg. Side 7 af 9

8 Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 4 organisationsbestyrelsesmedlemmer til Domeas repræsentantskab for 1 år eller overlader til organisationsbestyrelsen at udpege repræsentanterne af sin midte. Referat: Lone Thomsen, Flemming Frydensbjerg og Vinie Larsen var blevet valgt af organisationsbestyrelsen. 12 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Ballerup Boligselskab kan vælge op til 4 kredsdelegerede. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 4 kredsdelegerede for 1 år. Fra Domea fremsendes indbydelse til weekendkonference samt til Kredsvalgsmøde til alle formand i afdelingsbestyrelserne. Andre kurser kan ses på Referat: Vinie Larsen og Conny Gerdes blev valgt af organisationsbestyrelsen 13 Kompetencedelegation Af hensyn til sagsbehandling vedrørende eventuel tinglysning m.v. noteres det, at repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter kompetencedelegationen. Referat: Blev bekræftet. Side 8 af 9

9 14 Eventuelt Ballerup Boligselskab afholder organisationsbestyrelsesmøde og repræsentantskabsmødet, hvor alle er til stede. Henrik Bolberg foreslog, at det blev kigget på en nemmere og mere gennemskuelig måde at afholde møderne på. Referat: Tages med på det kommende ekstraordinære organisationsbestyrelsesmøde den 18. august København den: Formand for repræsentantskabet Dirigent Jytte Annie Jensen Lone Thomsen Side 9 af 9