Referat af møde i Alssundgymnasiets bestyrelse den 7. april 2016 (kl. 17:00 19:30)

Transkript

1 8.april 2016 Til bestyrelsen for Alssundgymnasiet Sønderborg: Jens Jørgen Nielsen, Linak (formand) Claus Christensen, Broager skole (næstformand) Tage Petersen, Sønderborg Kommune Arne Bilberg, Syddansk Universitet Tanja Maria Have, SET-Sønderborg Jonas Ravn, Alssundgymnasiet Line Frølund Christensen, Alssundgymnasiet Peter Andreas Rasmussen, Alssundgymnasiet Bjarne Toft, Alssundgymnasiet Sekretær: Per Møller, rektor Protokolfører: Jens Verdoner, uddannelsesleder Referat af møde i Alssundgymnasiets bestyrelse den 7. april 2016 (kl. 17:00 19:30) I mødet deltager skolens revisorer Bjarne Bruun Sørensen fra PwC (Pricewaterhousecoopers). Bemærk, at mødet er forlænget med en halv time. Dagsorden: 1. Underskrivelse af referat af mødet den 3. december 2015 Referatet er forhåndsgodkendt og forelægges til underskrivelse på mødet Referatet underskrevet. 2. Meddelelser Status vedrørende skolens pædagogiske og administrative arbejde v/rektor Sygefraværsstatistik 2015 Sygefravær 2015 til SU.pdf Generelt lavt og faldende sygefravær. Referat af mødet i SU den 17. marts 2016 Underskrevet referat SU-møde 17. marts 20 1

2 Fra referatet fremhævede rektor nogle af hovedpunkterne fra SU-mødet: Ny seniorordning + ny ordning for feriefridage med opsparingsmulighed. Drøftet budget 2016 inkl. præmisserne herfor og porteføljeprincipper for det kommende skoleår Nyt reformudspil fra regeringen: Fra elev til studerende, klædt på til videre uddannelse - reduktion af grundforløbet - færre studieretninger - mere matematik og naturvidenskab i alle studieretninger - mere fokus på kvalitetsudvikling og evaluering - mere fokus på anvendelsesorientering i alle fag - afskaffelse af AT, men mundtlig eksamen i Studieretningsprojekt Generelt er AGS godt stillet i forhold til reformen. Bestyrelsen drøfter reformen i dens helhed, når den er vedtaget. Regeringens udspil udsendes sammen med referatet til bestyrelsen. Seminar maj Mere detaljeret program for seminar følger. Bestyrelsen inviteret til at deltage d. 20. maj om eftermiddagen og evt. overnatte til 21. maj. Fokus er på løfteevne og hvordan den kan understøttes pædagogisk af et supervisionsprojekt i samarbejde med Lene Tortzen Bager. MedarbejderUdviklingsSamtaler i gang ArbejdsPladsVurdering (psykisk og fysisk arbejdsmiljø) i gang med svarfrist for medarbejderne mandag d. 11. april Fordelingsudvalget har anmodet AGS om at oprette en syvende klasse. 3. Indledende drøftelse af rektors resultatlønskontrakt for 16/17 Iht. tidligere drøftelser i bestyrelsen påbegyndes de indledende drøftelser af målene for det kommende skoleår allerede nu. Bemærk, at bemyndigelsen til bestyrelsen først forventes udsendt i løbet af maj måned. Derfor vil de endelige indsatsområder (frivillige som obligatoriske) først være kendte på dette tidspunkt. Resultatlønskontrakt for 15/16 Resultatløn underskre Rektor gennemgik kontrakt for 2015/16, og bestyrelsen drøftede input til næste års kontrakt: - Det databaserede/ evidensbaserede bør ses over flere år, så der samles erfaringer - Pædagogisk udvikling er i fokus herunder kvalitetsudvikling af undervisningen - Bør være præcis i de opstillede mål inkl. opfølgningen / evalueringen herpå. - Arbejdet med at analysere og tilrettelægge omlægningen i forbindelse med reformen under hensyntagen til trivsel hos både medarbejdere og elever. - Fortsat fokus på arbejdspladsvurderingen (APV) - Fortsat mål, der er oplyst med data, men ikke styret af data - Hvordan besparelser håndteres i forhold til en helhedsbetragtning over skolens lærings- og arbejdsmiljø 4. Årsrapport 2015 Drøftelse af hvordan de objektive kvantificerbare mål skal vægtes i forhold til de subjektive og mere procesbaserede mål i udformningen af kontrakten. 2

3 Administrationen har i overensstemmelse med lovkravene på området udarbejdet en årsrapport med årsregnskab for 2015, som efterfølgende er blevet revideret af skolens revisionsfirma PricewaterhouseCoopers. Årsrapport og revisionsprotokollat samt bestyrelsens stillingtagen til revisors væsentlige bemærkninger og anbefalinger i revisionsprotokollatet skal sammen med den senest opdaterede regnskabsinstruks indsendes digitalt til Undervisningsministeriet senest den 12. april Bestyrelsen skal bemyndige en person til på bestyrelsens vegne at signere den elektroniske indberetning digitalt. Den bemyndigede person indestår på bestyrelsens vegne for, at det indberettede materiale er fuldstændigt med underskrifter og forefindes på skolen. Årsrapporten blev på et møde den 17. marts 2016 drøftet af SU, som ikke havde væsentlige bemærkninger. En papirudgave af både årsrapporten og revisionsprotokollatet vil blive omdelt på mødet. Rektor indstiller, at årsrapport 2015 af 29. marts 2016, og det tilhørende revisionsprotokollat af 29. marts 2016, godkendes, at bestyrelsen tager stilling til revisors eventuelle kritiske bemærkninger i revisionsprotokollatet, og at bestyrelsen bemyndiger skolens personalemedarbejder Ulla Westergaard, i samarbejde med skolens controller Jakob Vittendorff til, på vegne af bestyrelsen, at signere den elektroniske indberetning af årsregnskab 2015 m.v. til Undervisningsministeriet Årsrapport 2015 og regnskabsoversigt af 29. marts Hertil indberetningsbrev fra UVM og Kvalitetsog Tilsynsstyrelsen af 16. marts Årsrapport for 2015 AGS.pdf Regnskabsoversigt pr p Indberetning af årsra Revisionsprotokollat for 2015 af 29. marts 2016: Revisionsprotokollat for 2015 AGS.pdf Resultat reduceret med 2,4 mio. Kr.i forhold til 2014 pga. reduktion af taxameter (omprioriteringsbidraget) (s. 23 i årsrapporten), samt resultat af finansielle poster (s. 24 i årsrapporten). Derudover stigende omkostninger til undervisningens gennemførelse henover de sidste 3-4 år pga. primært lønomkostninger, som stort set modsvares af en reduktion af udgifterne til ledelse- og administration (s i revisionsprotokollatet). Likvid beholdning (ca. 11. mio. Kr.) består af forudbetaling af statstilskud (ca. 6 mio.kr) og medarbejderes feriepenge (ca. 4 mio. Kr.). Revisionen vurderer, at skolen har en meget god økonomifunktion og at skolen arbejder effektivt. Lønomkostninger pr. årselev udviser en stigning svarende til kr. pr årselev. Der er en overdækning af likviditet i forhold til risikoberegningen på 5%, som fremkommer ved stor obligationsbeholdning. Revisor har påtegnet årsregnskabet uden forbehold og supplerende oplysninger Skolen har en god økonomi og en god likviditet og er godt rustet til de næste år på trods af udfordringerne udløst af omprioriteringsbidraget og finansieringen af EUD-reformen. Dog skal der tages initiativ til at tage hånd om de fremtidige udfordringer. Bestyrelsen pålægger rektor at få annulleret fratrådt medarbejders fuldmagt i bank, jf. revisionsprotokollat. 3

4 5. Klassedannelsen 2016 Den 15. marts 2016 var sidste frist for tilmelding til ungdomsuddannelserne vedrørende optagelse i august På mødet redegør rektor for søgningen til skolen. Endvidere kommer rektor med forslag til klassedannelsen pr. august Regionens fordelingsudvalgsmøde afholdes dagen før vores bestyrelsesmøde. Rektor indstiller, at bestyrelsen foreløbigt godkender oprettelse af 6 1.g-klasser pr. august Status over optag marts 2016 inkl. forslag til klassedannelse. Søgetal 2016.pdf Søgetal 2016_vers2.pdf Fordelingsudvalget har anmodet AGS om at oprette en syvende klasse, hvorfor der er nyt revideret bilag til dagsordenspunktet. Bestyrelsen godkender oprettelsen af 7 nye 1.g.-klasser pr. august 2016 med en gennemsnitlig klassekvotient på ca. 26 elever pr. klasse. 6. Budget 2016 Bestyrelsen drøftede på mødet den 3. december 2015 ledelsens forslag til foreløbigt budget Nærværende budget holder sig i hovedtræk til de i december drøftede præmisser. Budgettet som vedhæftet indeholder ikke forslag til nye investeringer. Det reviderede budget blev drøftet på et møde i SU den 17. marts SU havde ingen bemærkninger. Rektor indstiller, at bestyrelsen godkender det endelige forslag til budget 2016 af 17. marts Forslag til budget 2016 af 17. marts 2016: Budget 2016 til SU og best.pdf Korrigeret for aktuelt elevtal, da der har været et større frafald i foråret, som har opvejet den fastholdelse der var opnået i efteråret. Hertil korrigeret for ændringer i det endelige takstkatalog (lidt bedre end forventet). Udgiftsøgning til fratrædelsesgodtgørelser på knap 0,5 mio. kr. Samlet set et budgetteret overskud på godt 100 tkr. Rektor forsøger at få læst den syvende klasse med de lærerressourcer, der allerede er i huset og evt. en meget forsigtig ansættelsespolitik. Bestyrelsen godkender det endelige forslag til budget 2016 af 17. marts 2016 og følger op løbende så eventuelle positive udsving bliver investeret i skolens udvikling f.eks. renovering af bygninger, fornyelse af inventar og lign. strategiske investeringer. Bestyrelsen drøftede kort nedsættelse af et egentligt byggeudvalg for at kvalificere idéerne, og ikke mindst behovet, for renoveringen af Øst- og Vesthuset. Rektor vender tilbage til bestyrelsen med et forslag til den videre proces. 4

5 7. Eventuelt Drøftelse af samarbejdsaftalens endelige ordlyd om at dyrke forskellighed. Forskelligheden skal forstås som, at de to skoler komplementerer hinanden, og ikke som et modsætningsforhold der skal distancere. R&D Director Mech. Linak A/S Jens Jørgen Nielsen (formand) Skoleinspektør ved Broager skole Claus Christensen (næstformand) Byrådsmedlem Tage Petersen, Sønderborg Kommune Lektor Arne Bilberg, Syddansk Universitet Projektleder SET-Sønderborg Tanja Maria Have Peter Andreas Rasmussen, Alssundgymnasiet Bjarne Toft, Alssundgymnasiet Elev (x17) Jonas Ravn, Alssundgymnasiet Elev (d16) Line Frølund Christensen, Alssundgymnasiet Rektor Per Møller, Alssundgymnasiet 5