Notat: Redegørelse vedr. muligt indkøb og implementering af Convensus

Transkript

1 Notat: Redegørelse vedr. muligt indkøb og implementering af Convensus I forbindelse med arbejdet med den nye folkeoplysningspolitik, har arbejdsgruppen flere gange været inde omkring afbureukratisering, og det at det skal være nemt at være forening. Det blev derfor foreslået at udviklingspuljen også kunne bruges til f.eks. at købe et administrationsprogram til foreningerne. Samtidig står vi med Planbook, et bookingsystem som vi i 2009 købte til hallerne. Under halvdelen af kommunens idrætshaller bruger planbook, og det er kun nogle ganske få der bruger det fulgt ud. Forklaringen på det er at Planbook kræver en vis itforståelse, og dermed ikke er særlig brugervenligt. Samtidig giver det nogle udfordringer at firmaet bag har nedlagt deres telefoniske support, så alt skal foregå på mail, hvor firmaet skriver et itsprog, som halinspektørerne ikke altid forstår. Det afleder en del frustrationer. Mariagerfjord Kommune har fået et tilbud på et administrations-, booking- og kommunikationsprogram, som er specialsyet til foreningslivet. Systemet hedder Conventus, og er udarbejdet (og justeres løbende) i tæt samarbejde med DGI og foreningslivet. Systemet sætter fokus på følgende centrale områder i fritidslivet: Enkle og sikre IT-redskaber til administration og kommunikation i foreningerne Online booking af lokaler og idrætsfaciliteter i Mariagerfjord Kommune (og deraf følgende bedre udnyttelse af faciliteter) Nemt og ubureaukratisk samspil med forvaltningen (fx i forbindelse med regnskaber mm.) Formålet med administrationssystemet er overordnet at lette den administrative byrde i foreningerne, så de frivillige i stedet kan bruge deres kræfter på det, de brænder for. Mere konkret indeholder Conventus følgende funktioner: 1. Kalender fælles for hele organisationen og individuel. Mange visninger og søgemuligheder. Visning på hjemmeside 2. Dato-match til udsendelse af forespørgsler om mødedatoer og -tidspunkter til en gruppe i organisationen 3. Arrangementer og kampe kan vises i en særlig kalender-skabelon ud på foreningens hjemmeside 4. Opgaver alle de forskellige opgaver, der ligger i det daglige foreningsarbejde, kan lægges ind, så der dannes et overblik over hvem hvad hvornår - 1 -

2 5. Adressebog her kan alle finde navne, adresser, telefonnumre, adresser 6. Booking bookingsystem, der gør det muligt at booke (og afbestille) lokaler online og se, hvad der er ledigt. 7. Dokumenter dokumentlagring, så alle dokumenter (referater mm.) er let tilgængelige i en overskuelig struktur 8. hurtigt og enkel kontaktmulighed med medlemmer, samarbejdspartnere, forvaltning. 9. SMS gør det muligt at sende korte fællesinformationer til hold, bestyrelse m.v. Takst 35 øre pr. modtager, skal sammenholdes med portoudgifter til post og evt. telefonudgift, samt tidsbesparelse. 10. Online tilmelding - til arrangementer, træning, m.v. Medlemmer opretter sig selv og tilmelder sig selv de ønskede hold. 11. Online Dankort betaling funktion, der kan anvendes til alle faste og enkeltstående medlemsbetalinger fra medlemmerne til foreningen, herunder kontingent. Rationel og portobesparende funktion (hver transaktion koster foreningen 1.47 kr., som skal holdes op mod postudsendelse af indbetalingskort). Er kædet sammen med regnskabsmodulet. 12. Regnskabsprogram hele foreningens økonomiadministration lægges i dette program, der gør regnskabsopstilling let og enkel regnskabet kan indsendes direkte som print herfra til kommunen. Systemet har desuden administrationsmodul målrettet til kommunernes administration af folkeoplysningsområdet/fritidsområdet. Dette åbner for, at en stor del af foreningernes kommunikation med forvaltningen kan foregå nemt og hurtigt via systemet. Der kan også via systemet sendes oplysninger til DGI. Alt i alt vil systemet Det tilbud, Mariagerfjord Kommune har modtaget, er givet som en kommuneaftale, hvor kommunens foreninger, haller (og andre udbydere af fritidsfaciliteter som fx skoler) og forvaltning får adgang til Conventus. Indeholdt i tilbuddet er udgifter til opstart, implementering og uddannelse, som for foreningers vedkommende sker i samarbejde med DGI, samt support og drift. Hvis Mariagerfjord Kommune vælger at takke ja til tilbuddet, venter der en stor indsats med at udbrede og implementere Conventus både for foreningerne, udbydere af lokaler og fritidsteamet. Som nævnt vil DGI medvirke til dette. Men derudover vil et sådan fælles projekt udgøre en enestående mulighed for at samarbejde på tværs af geografisk tilhørsforhold, foreningstype og sektor. Et samarbejde, som kan bibringe deltagerne større viden om hinanden og måske være platform for fremtidige samarbejdsprojekter. Man kan også forestille sig at hele lokalsamfund arbejder sammen om at få alle relevante aktører koblet på Conventus, som derefter fx vil kunne fungere som landsbyens kalender. Perspektivet er, at alle foreninger også fx borgerforeninger og lign. og lokaletyper skoler, haller, forsamlingshuse er koblet til systemet, og at en stor del af kommunikationen med forvaltningen sker via systemet

3 Fagenheden har fået en demonstration af Conventus. Her deltog også 3 halinspektører. Conventus er et software program, som stilles til rådighed som en on-line service. Hvilket betyder at man kan logge på fra en hvilken som helst computer med internetadgang. Demonstrationen viste et gennemtænkt og brugervenligt system. Halinspektørerne udtalte at det kan det Planbook kan, og lidt mere. Det virker mere brugervenligt end Planbook. Udover dette indeholder Conventus også en Fritidsportal, i stil med vores foreningsportal Fordelen ved Conventus' Fritidsportal fremfor dinforening er, at når foreningerne opdatere deres bestyrelses kontaktoplysninger i Conventus, så slår opdateringen automatisk igennem på Fritidsportalen. De skal altså ikke opdatere 2 steder, og vi er her fra kommunens side af bedre sikret på at vi har de korrekte kontaktoplysninger. 12 foreninger i Mariagerfjord Kommune har selv købt Conventus, Fagenheden har snakket med 2 af dem, Rosendal IK Gymnastik og Olympia. Begge foreninger har stor ros til systemet og fremhæver særligt følgende: Conventus har medvirket til at lette foreningens arbejde specielt for kasserer. Medlemmerne tilmelder sig deres hold via deres hjemmeside, og betaler med det samme med dankort Forældre og brugere er også tilfredse og oplever at kontingentbetalingen er forenklet Der frigøres tid til det væsentlige, nemlig at skabe aktiviteter for børn og unge Systemet er meget brugervenligt, med blot et grundlæggende kendskab til debet og kredit er det lige til at gå til. Der er god support at hente hos Conventus og DGI, som afholder kurser og svare på hotline både pr. mail og telefon. Fordele Nemmere at være forening, specielt kassereposten lettes Elektronisk overførsel af data til fagenheden, altså digitalisering af blanketsystemet. Automatisk ajurføring af kontaktoplysninger på foreningerne. På sigt frigivelse af administrative resurser i Fagenheden Få et bookingsystem til hallerne, som de kan bruge Ulemper Vi har foreninger der ikke er klar til digitaliseringen endnu Det kan være svært at få alle hallerne med Arbejder ikke sammen med DBUs Kluboffice, anbefalingen er at man kører kampholdsskemaer deri, og resten i Conventus - 3 -

4 Følgende ligger til baggrund for tilbudet: Idrætsforeninger 115 Øvrige foreninger 45 Idrætscenter 2 (Idrætscentre med svømmehal) Selvej. Haller 11 Kommunale haller 2 (1 kommunal svømmehal samt 1 gymnasie) Skoler 10 Pris første år: Pris efterfølgende år: Tilbudet indeholder: Conventus PRO til forvaltningen, faciliteter og foreninger, hvilket giver mulighed for at: søge om, administrere og detail booke tildelte tider i haller mm. benytte alle øvrige faciliteter i Conventus PRO (kalendersystem, medlemsregistrering osv) indgå i en fritidsportal med udgangspunkt fra kommunens hjemmeside haller og faciliteter har adgang til tillægsmodulerne Info system og online booking af faciliteter. Fagenheden får 2x4 timers oplæring i systemet, plus telefon support. Der skal uddannes 1-2 superbruger, som skal tage sig af first level support over for faciliteterne dvs. haller og skoler. DGI varetager support af foreningerne 3 Informationsarrangementer for foreningerne. Kommunen afholder udgifter til lokale og andet i forbindelse med arrangementerne. 5 Workshops for foreningerne. Kommunen afholder udgifter til lokale og andet i forbindelse med arrangementerne. Finanskurser for foreningerne. Eltagerbetaling på 225 kr. pr. deltager, afholder foreningerne selv. Kommunen afholder udgifter til lokale og andet i forbindelse med arrangementerne. Foreningsworkshop, hvor DGI afholder workshop hjemme hos foreningen. Pris 500 kr. pr. time + kørsel til underviseren. Foreningen afholder hele udgiften. 2 workshops for ansatte og ledere i idrætshaller og centre. Kommunen afholder udgifter til lokale og andet i forbindelse med arrangementerne. 2 workshops for sekretærer på kommunens skoler. Kommunen afholder udgifter til lokale og andet i forbindelse med arrangementerne. Online support åben 24 timer i døgnet. Telefonisk hotline bemandet på hverdagsaftner. Nedsættelse af lokal koordineringsgruppe Erfaring fra andre kommuner Jammerbugt Kommune indførte Conventus i nov De havde 6 foreninger ud af i alt - 4 -

5 120 foreninger, som havde Conventus i forvejen. Pt har de ca. 30 % af foreningerne med. Jammerbugt har valgt ikke at presse foreningerne til det. De har mange små foreninger, og det er dem der ikke er med. Positivt: Conventus udvikler sig løbende også på baggrund af brugernes ønsker. Rigtig god support Rigtig gode workshops og kurser Rigtig god foreningskontakt Negativt Adm. besparelse kommer først når alle foreninger er på Svært af få hallerne på, pga frygt for et nyt system Jammerbugt er overvejende positiv. De har valgt at forære systemet gratis til foreningerne. Så kommunen afholder hele udgiften. Besparelse: årligt kr finansieret fra Folkeoplysningen Fælles Formål Planbook support abonnement årligt kr finansieret fra Udviklingspuljen Kultur og Fritid Hjemmesiden hos Wannafind kr finansieret fra Folkeoplysningen Fælles Formål Besparelse ialt ved at afmelde disse løsninger: kr En del foreninger har idag systemet "Foreningspakken." Det lukker ned pr. 31. december 2012, så de vil være klar til at modtage et nyt system pr. 1. januar 203. Det ville give god mening af starte op pr. 1. januar, så de kan komme igang fra regnskabsårets start, og vende sig til systemet, hvor de så kan koble medlemstilmelding mv. på efterhåneden som det er aktuelt for den enkelte forening i forhold til deres sæsonstart

6