Advarselssamtalen konstruktiv feedback

Transkript

1 ARBEJDSMILJØCENTERET Advarselssamtalen konstruktiv feedback Redskab til advarselssamtaler Hans Jørgen Holmberg, MEM, Arbejdsmiljøauditor 2010 Lederens værktøj til forberedelse, gennemførelse, opfølgning og evaluering af advarselssamtaler.

2 ADVARSELSSAMTALEN At skulle give en advarsel, er noget ledere gør meget sjældent, og derfor har de ikke udviklet en rutine herfor. Nærværende skema er et værktøj, der kan støtte processen fra lederens overvejelser, selve samtaleforløbet og konstruktiv selvrefleksion. FORARBEJDET Hvori består forarbejdet? Begrund, hvorfor vil du give en advarsel eller irettesættelse til en? Hvad er konkret forskellen på det du oplever en gør/præsterer og de konkrete mål, som du tidligere har præsenteret en for? Anvend konkrete situationer/hændelser, som er entydige. Beskriv så præcist som muligt den uhensigtsmæssige adfærd, og de mangler der dermed opstår i situationen. Indeholder situationerne, handlinger der løbende har været påtalt, vil det være på sin plads, at give konkrete eksempler på dato/tid og hvad der blev sagt som skulle opfattes som korrektion. Vurder endnu en gang advarselssamtalens indhold og omfang, er grundlaget præcist og eksakt? Noter stikord til samtalen i denne skabelon, det vil hjælpe til at holde fokus på det væsentlige og ikke bringe mindre vigtige emner ind i debatten og gøre tingene uklare. Analyse skema. Skema 1 Situation Hvad der er forkert i situationen (adfærd, undladelse, mv) 1. Hvilke handlinger der ikke er udført? Handlingsplan. Skema 2 Situation/ aktionstager 1. Leder/ Hvad skal der gøres her og nu? Inden for 1-2 uger. Hvad er aftalen på længere sigt? Inden for 1-2 måneder. 2. Leder/ 3. Leder/ 2

3 Prioritering af opgavernes vigtighed for arbejdspladsen. Skema 3 Frekvens/betydning Stor betydning fordelt på opgaver 1) Udføres ofte 1) Udføres sjældent 2) Udføres ofte 2) Udføres sjældent 3) Udføres ofte 3) Udføres sjældent Almindelig betydning Faciliteter og omgivelser, bisidder Find et egnet lokale og et Møde skilt til døren, der ligger så I ikke bliver forstyrret, reserver tid nok, omstil din telefon og sæt mobilen på lydløs, bloker tiden i din kalender så du ikke bliver forstyrret. Er der en tillidsrepræsentant for den pågældende, eller en arbejdsmiljørepræsentant, kan disse indgå i samtalen, som bisiddere. Hvis lederen vælger at repræsentanter skal deltage, så bør de kende sagens omstændigheder på forhånd, med den klare klausul, at der holde tand for tunge i personalesager, og det kun er lederen og den implicerede der tales med om sagen. SAMTALEFORLØBET Det er OK at være engageret og lyttende som leder, det er ikke OK at være verbalt overfusende og aggressiv. Lederen repræsenter magten på arbejdspladsen og samtaleforløbet er ikke nødvendigvis en demokratisk proces. Som leder har man en forpligtelse til at skære igennem, at sætte mål for produktion, proces og adfærd på arbejdspladsen. A) Indledning, med lidt smal talk, - rolig neutral B) Budskabet fremsættes kort klart, observer om du har ens opmærksomhed (skema 1) C) Giv en mulighed for at komme til orde D) Gør opmærksom på opgavernes/adfærdens vigtighed og betydning for virksomheden/institutionen (skema 3) E) Led samtalen med Hv spørgsmål, så I lander på konstruktive handlinger evt på de handlinger som er forberedt i handlingsplanen (skema 2) F) Gentag forventningerne til fremtiden og begrund hvorfor tidligere adfærd ikke er acceptabelt. G) Aftal hvornår I atter skal drøfte handleplanen og hvordan det går med implementeringen. H) Afslut med at en for mulighed for at fortælle om sin oplevelse med samtalen. 3

4 Noter: Emne, handling og opfølgning Action Deadline REFLEKSION OVER SAMTALEFORLØBET 4

5 Spørgsmål: a. Blev budskabet fremsat kort og præcist? b. Fremgik det at advarslen blev givet på baggrund af konkrete situationer, uhensigtsmæssig adfærd, og hvad det betyder for virksomheden/institutionen? c. Blev en hørt om sine synspunkter? d. Hvordan vurderes ens reaktion på advarslen? e. Opnåedes der accept af advarslens indhold? f. Blev det gjort klar hvad der skal ske efter samtalen, ændret adfærd, arbejdsmåde, -metode, mv. g. Er der accept af indholdet i handlingsplanen? Scorecard Spørgsmål Nr. Fuldt Tilfredsstillende Mindre Ikke a. b. c. d. e. f. g. 5