Transkript

1 Business Intelligence Business Processes and Forms Collaboration and Social Computing Business Productivity Content Management Portal & Personalization Enterprise Search Produktchef MOSS Åren Ekelund, Microsoft Danmark

2 COWI: Award-vinder valgte SharePoint COWI Nina Sonne Nikolaisen Knowledge Management Consultant Netcompany Anders Bøgh Mortensen Senior Consultant København Version Endelig Dette dokument indeholder konfidentiel information og ingen dele af materialet må cirkuleres, citeres, kopieres eller på anden måde reproduceres uden skriftlig accept fra Netcompany A/S Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 2

3 Indhold Baggrund Om award Om projektet Realiseret løsning Forsiden Project Sites Find People Erfaringer 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 3

4 Strategisk vision for COWI i 2010 COWI er en ledende, innovativ rådgiver inden for de tre e er (Engineering, Environmental Science and Economics) ingeniørteknik, miljø og samfundsøkonomi, og bygger på virksomhedens værdier. Vi arbejder internationalt og har en position som ledende rådgiver i udvalgte regioner. Koncernens enheder samarbejder i et tæt netværk. Vi prioriterer udviklingen af konkurrencedygtige, internationale specialistydelser, som markedsføres af alle koncernens enheder. Vi udvikler stærke værdiskabende, professionelle partnerskabslignende relationer med både kunder og medarbejdere Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 4

5 COWI Portal projektet I forbindelse med realiseringen af en ny One Company Network strategi, ønskede COWI at indføre en fælles portal for alle selskaber i COWI gruppen, med adgang for såvel medarbejdere som kunder og samarbejdspartnere. De primære formål med portalen var: 1. Intranet: Koncernen skal bindes sammen af en fælles global medarbejderportal, som i stort omfang understøtter de fælles forretningsprocesser (salg, projektgennemførelse, ledelse, rekruttering etc.) 2. Ekstranet: Der skal etableres en ny integreret produktions- og samarbejdsplatform til global projektgennemførelse 3. Viden: Videndeling, kommunikation og brug af IT-løsninger skal effektiviseres - bl.a. gennem indførelse af en personaliseret brugergrænseflade på intranettet 4. Kompetencer: Synliggørelse og nemmere tilgang til de kompetencer der findes i organisationen (vha. avanceret kompetencesøgning på intranettet) 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 5

6 Visionen for portalen har været at skabe et stærkt værktøj for COWI s vidensarbejdere med udgangspunkt i de vidensbehov som en medarbejder oftest har brug for Processer og guidelines Faglige netværk Adgang til viden (personer) Projekt 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 6

7 Portalen skulle dermed indeholde en række værktøjer til at lagre og formidle den viden som fandtes indenfor de identificerede behovscirkler Dialog og interessebaseret Værktøjer Redaktørstyrede håndbøger Behov Processer og guidelines Faglige netværk Adgang til viden (personer) Kompetence-profiler Projekter 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 7

8 COWIportal projektet Meget højt ambitionsniveau Største ændring af IT-værktøjer siden indførelsen af SAP Markant ledelsesmæssig opbakning og organisatorisk forankring Usædvanlig grundigt forarbejde mht. behov og kravformulering Pragmatisk og konstruktivt forhold til begrænsninger i platformen 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 8

9 Indhold Baggrund Om award Om projektet Realiseret løsning Forsiden Project Sites Find People Erfaringer 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 9

10 COWIportal The COWIportal front page is tailored to each user: Targeted communication: News and events can be published from any site and seen on the front page of the COWIportal and will be seen by all the employees in the target group (and therefore replace s to large groups) Links to all My COWI sites. Every user has links to his/her own department, Business Unit, Networks and Projects on the front page of the COWIportal My workplace: Every user has personalised links to timesheet registration, travel registration, project management reports, alerts, and tasks on the front page of the COWIportal "My selected news": Every user can subscribe to news from sites (that he/she is not a member of) My links: Every user can administer his/her own favourites in the portal Netcompany 14/11/2 A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 10

11 Netcompany 14/11/2 A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 11

12 The COWIportal frontpage, part 1 Link to My Site and my favourites in the portal Feature field seen by everybody News that you subscribe to (from sites that you are not a member of) Search for people and competencies or search the intranet and projects Personalised links to your projects, networks and organisational sites Personalised news targeted at an audience that you are a member of, e.g. news from your department Campaign targeted at COWI Denmark 12 Different links targeted at COWI Denmark, Norway and the entire group 2008 Netcompany 14/11/2 A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 12

13 The COWIportal frontpage, part 2 Personalised tasks from project or network sites Global Q&A All events directed at audiences that the user is a member of Personalised alerts from sites and documents in the portal Netcompany 14/11/2 A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 13

14 COWI Portal: Omfattende segmentering af indhold Alt indhold i hovedportalen er målrettet mod organisatoriske og faglige enheder i COWI således at indholdet altid er relevant for den enkelte medarbejder. Den organisatoriske og faglige klassificering af indhold sker på baggrund af COWIs organisatoriske taksonomi i SAP, således at hvis en medarbejdere flytter afdeling eller kontor tilpasses indholdet på eksempelvis forsiden automatisk hertil. For medarbejdere med daglig brug af SAP giver portalen dybe links til udvalgte dialoger i SAP 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 14

15 Indhold Baggrund Om award Om projektet Realiseret løsning Forsiden Project Sites Find People Erfaringer 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 15

16 COWI Portal: Opret projekt Ved projektoprettelse knyttes klassifikationsdata fra SAP til projektet via opslag gennem BDC 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 16

17 COWI Portal: Projektforside 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 17

18 COWI Portal: SAP WBS data WBS nedbrydning af projekter fra SAP og faseinformation knyttes til projekter så alle dokumenter, opgaver og påstemples med disse gennem projektarbejdet Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 18

19 Den tekniske arkitektur er indrettet så hovedportalen efterhånden vil blive forbundet til lokale projektrums servere for de decentrale kontorer vil adgangen til projektværktøjet være hurtigt, mens centrale services oftest vil være langsommere 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 19

20 Indhold Baggrund Om award Om projektet Realiseret løsning Forsiden Project Sites Find People Erfaringer 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 20

21 Eksempel: Organisationshierarki, social networking, kompetencer m.v. All medarbejderes kompetencer kortlægges ved at påstemple COWI s Faglige Klassifikation (FK4) som vedligeholdes i SAP Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 21

22 Eksempel: Søgning på kompetencer kombineret med SAP stamdata Den omfattende SAP klassificering af medarbejdernes kompetencer gør det blandt andet muligt at lave hurtig bemanding af store projekter, hvor der kræves specielle kompetencer Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 22

23 Indhold Baggrund Om award Om projektet Realiseret løsning Forsiden Project Sites Find People Erfaringer 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 23

24 Erfaringer Performance Tænk grundigt over fordeling af indhold på sitestruktur og it-arkitektur Brug standard komponenter i størst muligt omfang Stil hårde svartidskrav fra starten Standard Sharepoint svartider: gennemsnit <4 sek. med afvigelse på 2-3 sek. Dokumenthåndtering Selv brugervenligt standardfunktionalitet kræver uddannelse Overvej kraftigt at flytte til Office 2007 COWI har fået bygget udvidelser til fx "save as" Network sites og Project sites (team sites) Der er oprettet langt flere end vi havde regnet med (2300 project sites og 90 network sites) Medarbejderne vil gerne dele dokumenter og viden via web 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 24