Afbud: Glenny Hansen Zealand Business College Suppleant

Transkript

1 Møde: Bestyrelsesmøde nr. 01 Dato: 13. januar 2016 Tid: 17:00 Sted: Roskilde Universitet Deltagere: Morten Schou Andersen De Forenede Dampvaskerier Bestyrelsesmedl. Kurt Nielsen-Dharmaratne Rambøll Bestyrelsesmedl. Bo Jørgensen Boligselskabet Sjælland Bestyrelsesmedl. Esben Terstrup Chr. Hansen Bestyrelsesmedl. Helle Gaub Roskilde og Køge Sygehus Bestyrelsesmedl. Jens Lautrup Nørgaard Erhvervsakademi Sjælland Bestyrelsesmedl. Peter Lauritzen Roskilde Universitet Bestyrelsesmedl. Johnny Vinkel Himmerslev Gymnasium Bestyrelsesmedl. Joy Mogensen Roskilde Kommune Bestyrelsesmedl. Lars-Christian Brask Roskilde Kommune Bestyrelsesmedl. Lars Lindskov Roskilde Kommune Bestyrelsesmedl. Susanne Lysholm Jensen Roskilde Kommune Bestyrelsesmedl. Henrik Rasmussen Roskilde Festival Suppleant Jeppe Trolle Roskilde Kommune Suppleant Henrik Kolind Roskilde Kommune Observatør Christina Juell-Sundbye Roskilde Kommune Sekretær Referent: Christina Juell-Sundbye Afbud: Glenny Hansen Zealand Business College Suppleant 0. Kontekst Mødet var IQ-bestyrelsens første, hvor bestyrelsen konstituerede sig, valgte formand og næstformand, drøftede emner mhp. udarbejdelse af bestyrelsens forretningsorden samt mål og proces for bestyrelsens arbejde i Desuden drøftes større punkter af betydning for foreningens organisation, bl.a. organisering af klyngearbejde og ansættelse af sekretariatsleder. Universitetsdirektør Peter Lauritzen var vært og gav en kort velkomst samt introduktion til Roskilde Universitet. 1. Valg af dirigent Joy Mogensen blev valgt som dirigent. 2. Valg af referent Christina Juell-Sundbye blev valgt som referent. 1

2 3. Præsentation og registrering af fremmødte Præsentation. Deltager- og kontaktliste for bestyrelsen er efter mødet uploaded på IQ s ProjectWeb. Listen er kun til bestyrelsens eget brug. 4. Valg af bestyrelsesformand- og næstformand Vedtægter er udsendt og efter mødet uploaded på IQ s ProjectWeb. a. Kurt Nielsen-Dharmaratne blev valgt som formand. b. Joy Mogensen blev valgt som næstformand. c. Ved næste generalforsamling indstiller bestyrelsen at vedtægterne ændres således, at bestyrelsens næstformand udpeges blandt bestyrelsesmedlemmer fra viden-institutioner. 5. Budget og medlemstal Medlemsoversigt og kontingentbudget pr. december 2015 er udsendt og efterfølgende uploaded til IQ s ProjectWeb. Joy Mogensen gav en kort orientering om det aktuelle medlemsantal samt budget for Da flere medlemmer ønskede at betale kontingent til foreningen allerede i 2015, stiller Roskilde Kommune en midlertidig konto til rådighed for foreningens arbejde, i overgangsperioden frem mod etablering af et fast sekretariat for IQ. Joy Mogensen orienterede om, at midlerne kan udbetales efter samtykke fra borgmester og kommunaldirektør hvilket kan gøres efter aftale med IQ formanden. IQ kan pt. ikke udstede en faktura eller kvittering. Håndteres straks det er muligt. a. I overgangsperioden varetages indmeldinger og betaling af Roskilde Kommune. b. Midler fra IQ kontoen udbetales kun med en underskrift fra formanden. c. Medlemmers betalinger kan vente til at der er oprettet CVR-nr. mm, og dermed kan udskrives en faktura. d. Den liste, som fremgår af bilaget, kan være udgangspunkt for den første påmindelse af virksomheder, om at melde sig ind i IQ. 6. Drøftelse af årsplan for 2016 Udkast til årsplan for 2016 udsendt og efterfølgende uploaded til IQ s ProjectWeb. Iflg. vedtægterne har Bestyrelsen ansvaret for ledelsen af foreningen, herunder: a. At ansætte og afskedige lederen af foreningens sekretariat. b. At føre tilsyn med sekretariatets virksomhed. c. At udarbejde årsplan for aktiviteter og projekter som led i realiseringen af visionen af IQ til forelæggelse for generalforsamlingen. d. At udarbejde forslag til budget, herunder medlemsbidrag for den kommende toårsperiode. e. At fastlægge rammer og mål, herunder ejer-strategi. f. At sikre en bred medlemsopbakning til opnåelse af foreningens formål. Kurt Nielsen-Dharmaratne vil oprette et projektweb til bestyrelsens brug, hvor dokumenter mm kan samles. Bestyrelsen drøftede succeskriterier for foreningen og dens arbejde og at de forskellige faser i foreningens udvikling, kræver forskellige typer af kriterier. Bestyrelsen drøftede værdi og bundlinje i arbejdet hvor virksomhederne kan indgå med hver deres forskellige bundlinjer, uanset om det er kvalitet for patienter, læring, bedre miljø, øget salg, forskning eller andet. Uanset prioriteringer skal bundlinjer have målbar karakter. 2

3 Det blev understreget, at det er vigtigt at alle medlemmer føler sig hørt og at deres interesser varetages gennem arbejdet i foreningen - og at medlemmerne føler at foreningen bibringer dem værdi. Udvælgelsen af emner for klynger samt andre samarbejder, skal ske med inddragelse af foreningens medlemmer. Derfor gennemføres før bestyrelsesmødet i februar, en proces med mulighed for at alle medlemmer kan give indspil til klynger og succeskriterier, fx gennem på mail eller survey. Desuden afholdes et medlemsmøde om klynger, hvor hver virksomhed kan medbringe 3-4 medarbejdere, og der gennemføres en faciliteret og kvalificeret proces. Bestyrelsen ønsker en faciliteret proces for formulering af succeskriterier, samt en første drøftelse af klyngesamarbejder, på bestyrelsesmødet i februar. Proces for opstart af klynger blev drøftet med følgende pejlemærker; a. Første drøftelse på bestyrelsesmødet i januar b. Periode med indspil til klynger og succeskriterier for alle medlemmer c. Bestyrelsen drøftelser i februar; 1. Faciliteres af en procesleder gerne gennem brug af in-kind, fx Teknologisk Institut, som i den indledende fase har tilbudt at stille sig til rådighed u.b. 2. Værdi/succeskriterier for foreningen 3. Mulige og antal klynger/andre samarbejdsformer og deres succeskriterier 4. Potentiel(-le) klynge(-r) kan igangsættes med det samme, hvis det er perspektivrigt nok. Det vil være godt at vise et hurtigt, godt resultat. Inden næste bestyrelsesmøde kan medlemmerne indsende en klynge-ide til sekretariat/formand. 5. Organisering, proces og resultater på medlemsmøde d. Medlemsmøde om klynger afholdes som forårsseminar evt. sammenfaldende med O-GF. 1. Hver virksomhed kan medbringe 3-4 medarbejdere 2. Faciliteret og kvalificeret proces. 3. Udmelding om mulighed for sekretariatsbistand til klyngesamarbejde men klyngen skal selv levere driver. e. Sekretariatet udarbejder pba. medlemsmødet forslag til klynger f. Bestyrelsen beslutter hvilke klynger der arbejdes videre med g. Mål for bestyrelsens arbejde i 2016 er; 1. Fastlægge og opbygge foreningens organisation 2. Beslutte en forretningsorden for bestyrelsens arbejde 3. Opstille succeskriterier for foreningens eksistens og arbejde 4. Inddrage medlemmerne i opstart af klynger gennem et medlemsmøde 5. Opstart af klynger h. Årsplan for første halvår Ansættelsesudvalget starter proces for ansættelse af sekretariatsleder 2. Proces for succeskriterier og opstart af klynger, herunder afholdes et medlemsmøde i første kvartal 3. I andet kvartal afholdes generalforsamling 4. Opstart af en eller flere klynger i første halvår 5. Opstart af sekretariat inden sommerferien i. Organisering af det videre arbejde, herunder nedsættelse af udvalg og arbejdsgrupper med angivelse af tovholdere udskydes til næste møde, bortset fra ovenstående pkt. 6a j. Om organisering af sekretariatsbistand for bestyrelsen i overgangsperioden besluttes det, at Christina Juell-Sundbye fungerer som sekretariatsbistand i overgangsperioden frem til en sekretariatsleder ansættes. 7. Sekretariatsleder Bestyrelsen drøftede en række organiseringsmuligheder for sekretariatet ift. ansættelser og ekstern bistand. 3

4 a. Ansættelsesprocessen køres af et ansættelsesudvalg med tre medlemmer (en fra hver gren), samt formanden; Esben Terstrup, Jens Lautrup Nørgaard, Joy Mogensen samt Kurt Nielsen-Dharmaratne. Ansættelsesudvalget mødes en gang før bestyrelsesmødet i februar. b. Pejlemærker for ansættelsesprocessen, herunder ansættelsestidspunkt 1. Der ansættes en sekretariatsleder inden sommerferien. 2. Lille organisation. 3. Blæksprutte som kan understøtte arbejdet, sikre kommunikation, skabe samarbejder og kunne træde ind i alle medlemsorganisationer. 4. Profilen skal afspejle foreningens formål, succeskriterier samt organisering. c. Beslutning om pejlemærker for stillingsprofilen udskydes til bestyrelsesmødet i februar 8. Bestyrelsens forretningsorden Bestyrelsen drøftede emner i forretningsordenen, mhp. udarbejdelse af forslag til forretningsorden til godkendelse på bestyrelsens møde i februar. Iflg. vedtægterne fastsætter Bestyrelsen selv sin forretningsorden. a. Pejlemærker til brug for udarbejdelse af forretningsorden; 1. Bestyrelsens møder planlægges for et år af gangen. 2. Bestyrelsens mødekalender fastlægges senest i tredje kvartal. 3. Hvis formanden eller tre medlemmer ønsker det, kan der indkalde til et bestyrelsesmøde indkaldelse skal ske med 14 dages varsel. 4. Materiale til bestyrelsesmøder sendes ud minimum en uge før mødet. 5. Dagsordener iht. kommende forretningsorden. 6. Beslutningspunkt på dagsordenen begæres til formanden 14 dage før bestyrelsesmødet. 7. Andre punkter kan begæres på dagsordenen i starten af hvert møde. 8. Formanden er mødeleder, ved formandens fravær er det næstformanden. 9. Suppleanter kan deltage i bestyrelsesmøderne. 10. Ved næste generalforsamling indstiller bestyrelsen at vedtægterne ændres således, at bestyrelsens beslutningsdygtighed ændres fra 2/3 til ½. 11. Habilitetsproblematikker håndteres ved at medlemmet tilkendegiver en mulig habilitetskonflikt, hvorefter bestyrelsen vurderer medlemmets deltagelse i den videre drøftelse. Bestyrelsen arbejder efter mest strikse regler gældende i medlemskredsen, i dette tilfælde, forvaltningsloven. 12. Tavshedspligt. Foreningen ønsker størst mulig gennemsigtighed og åbenhed omkring bestyrelsens arbejde. De offentlige virksomheder agerer indenfor offentlighedsloven. Økonomi-, personale- og forhandlingsforhold giver mulighed for lukkede punkter på bestyrelsens møder. Internt i kommende klyngearbejde vurderes gennemsigtighed ift. konkurrence-hensyn i de konkrete situationer. 13. Økonomiopfølgning på hvert bestyrelsesmøde, herunder plan for eventuelt overforbrug på enkelte poster. 14. Såfremt formanden mellem bestyrelses møder disponerer over foreningens økonomi, sendes der en mail til bestyrelsen mhp. godkendelse. 15. Referatet ligger hos sekretariatet, i overgangsperioden hos kommunen. 16. Pressekontakt aftales i slutningen af hvert møde og varetages ellers som udgangspunkt af formanden. 17. Beslutninger udformes til eksekvering af sekretariatet. 18. Formanden kan pålægge sekretariatet ekstraordinære opgaver mellem bestyrelsesmøderne. b. Forretningsordenen drøftes på bestyrelsesmødet i februar. 4

5 9. Eventuelt a. Lars Lindskov orienterede om, at magasinet br-business Roskilde i næste nummer sætter fokus på IQ. 10. Næste møde a. Næste bestyrelsesmøde afholdes mandag den 29. februar kl , hos Kurt Nielsen-Dharmaratne/ Rambøll. b. Der lave en Doodle til ansættelsesudvalgets indledende møde. c. Der laves en Doodle mhp. planlægning af medlemsmøde i foråret. Invitation til medlemsmøde sendes ud hurtigst muligt, mens indholdet for medlemsmødet besluttes på bestyrelsens møde i februar. d. Der laves en Doodle mhp. fastlæggelse af bestyrelsens mødekalender for ooooooo---- Referatet godkendt Dato: Kurt Nielsen-Dharmaratne, Fmd. Joy Mogensen, Næstformand Helle Gaub Morten Schou Andersen Lars-Christian Brask Jens Lautrup Nørgaard Bo Jørgensen Lars Lindskov Peter Lauritzen Esben Terstrup Susanne Lysholm Jensen Johnny Vinkel 5