REFERAT AF ORDINÆR GENERALFORSAMLING LØRDAG DEN 30. APRIL 2016 kl i OASEN

Transkript

1 H/F Hjortespring 30. april 2016 Gl. Klausdalsbrovej Herlev REFERAT AF ORDINÆR GENERALFORSAMLING LØRDAG DEN 30. APRIL 2016 kl i OASEN 36 deltagende haver incl. fuldmagter. 1. Valg af dirigent og referent Jens Nymand L73 vælges til dirigent og Marianne Skytte L111 til referent. Dirigenten konstaterer, at generalforsamlingen er rettidigt indkaldt. 2. Bestyrelsens beretning v/formanden Jan Grzegorczyk L12 Vedtaget. Bestyrelsens beretning vedlægges og uploades på hjemmesiden som bilag 3. Forelæggelse af årsregnskab og eventuelt revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskab Marianne Skytte L 111 fremlægger som revisor regnskab for 2015, der er uploaded til medlemmerne på haveforeningens hjemmeside inden generalforsamlingen. Marianne beklager, at der er sket en fejl i opgørelsen af Bestyrelsesgodtgørelsen. Fejlen er opstået ved, at der kun er angivet kontingentgodtgørelse til pladsformand i ½ år. Det skulle retteligen have været i et helt år. Under note 3, skal de 900 kr. derfor rettes til kr. I konsekvens heraf, kommer den samlede godtgørelse til bestyrelse m.fl. op på kr. og de samlede driftsudgifter dermed op på kr. Og årets resultat er som følge heraf på kr. 1

2 Der skal følgelig også rettes i balancen, hvor egenkapitalen rettes til med Regulering af egenkapitalen til kr. og Årets resultat til kr. Det ovenstående fremgår af det rettede regnskab, der lægges på hjemmesiden som bilag til dette referat fra generalforsamlingen. Der spørges for salen til, om det kan være korrekt, at et medlem er blevet trukket 25 kr. i porto, selvom medlemmet betaler via betalingsservice. Dette er selvfølgelig en fejl, og beløbet tilbagebetales til medlemmet. Hvis andre medlemmer opdager, at de uretmæssigt opkræves portogebyr bedes de henvende sig til kassereren, der selvfølgelig så retter fejlen. Regnskabet godkendes af generalforsamlingen med ovennævnte rettelser. 4. Forelæggelse af budget for 2016 til godkendelse Marianne Skytte L111 fremlægger budget for 2016, med en kommentar om, at det kan forventes, at bestyrelsen genopretter ordningen med betalt kontortidstelefon til formanden. Hensigten er dels fremover at kunne friholde formanden for udgifter til kolonihaverelevante samtaler, samt sikre formanden mod samtaler uden for den annoncerede kontortid. Budgettet vedtages af generalforsamlingen med ovennævnte kommentar. Budgettet fremgår som særskilt kolonne i regnskabet for 2016, og lægges på hjemmesiden på denne måde. 5. Forelæggelse af årsregnskab for Oasen Gitte Engelbretsen B4 fremlægger regnskab for Oasen. Regnskabet uploades på hjemmesiden som bilag til dette referat. Regnskabet godkendes af generalforsamlingen. 6. Indkomne forslag a. Bestyrelsens forslag til vedtægtsændring i. Ændring af 5 i foreningens vedtægter Til bestyrelsen vælges 6 medlemmer og 2 suppleanter. Ved afstemninger på bestyrelsesmøder har formanden 2 stemmer. Bestyrelsen vælges normalt for 2 år ad gangen, således at formand, sekretær, bestyrelsesmedlem og en suppleant vælges ulige år. Næstformand, kasserer, bestyrelsesmedlem og en suppleant de lige år. Foreningen repræsenteres af den samlede bestyrelse, hvis underskrift forpligter over for tredjemand. Al foreningens korrespondance skal opbevares i foreningens arkiv, og der skal tages kopi af alle afsendte skrivelser. Al foreningens korrespondance skal opbevares i digital form i ved brug af mindst 2 af hinanden uafhængige digitale platforme/medier. Backup skal foretages ugentligt. Formanden er den korresponderende. ii. Forslag om ændring af Foreningens vedtægter 9 Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Indkaldelse til generalforsamlingen sker med 14 dages varsel, skriftlig til hvert medlem, med angivelse af dagsorden. 2

3 Indkaldelse til generalforsamlingen sker via foreningens hjemmeside eller samt opslag i haveforeningen af bestyrelsen. Indkaldelsen skal ske med mindst 14 dages varsel. Indkaldelsen skal angive tid, sted og dagsorden for generalforsamlingen. Materiale der skal anvendes til foreningens generalforsamling kan hentes via foreningens hjemmeside, tilsvarende fildeling eller rekvireres hos foreningens bestyrelse fra 14 dage før generalforsamlingen. Forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen. Et forslag kan dog kun behandles på en generalforsamling, hvis den enten er nævnt i indkaldelsen eller medlemmet via foreningens hjemmeside eller ved opslag senest 4 dage før generalforsamlingen er gjort bekendt med, at det kommer til behandling. iii. Forslag om ændring af Foreningens vedtægter 21 Bestyrelsen er berettiget til at fremsende alle dokumenter, meddelelser, indkaldelser, forslag, opkrævninger (bortset fra påkrav) m.v. digitalt, fremlagt via foreningens hjemmeside eller tilsvarende fildeling såsom . Alle foreningens medlemmer skal, om muligt, oplyse adresse, eller tilsvarende digital kommunikation til bestyrelsen. Et medlem har selv ansvaret for at underrette bestyrelsen om ændringer i oplysningerne. Meddelelser og dokumenter, som er sendt til den oplyste adresse eller tilsvarende digital kommunikation, skal anses som fremkommet til medlemmet, ligesom dokumenter fremlagt via foreningens hjemmeside/anden tilsvarende fildeling skal anses for fremkommet. I sidstnævnte tilfælde skal der dog sendes digital meddelelse til medlemmerne med henvisning til fremlagte dokumenter på hjemmesiden/anden tilsvarende fildeling. Bestyrelsen er uanset ovenstående i 21 berettiget til at give meddelelser mv. via almindelig post. Ovenstående forslag er oploaded på hjemmesiden/fremsendt inden generalforsamlingen. Logikken i teksten ovenfor er, at det fremover er den røde tekst, der er gældende og den grønne udgår. Den understregede tekst foreslår bestyrelsen selv fjernet fra sit forslag. Ingen protesterer herimod. Afstemning om de tre vedtægtsændringer under ét. Ingen stemte imod. Vedtægtsændringerne er hermed vedtaget. b. Forslag fremsendt af Christina Elhøj Frederiksen, L38 Etablering af legeareal til børnene et udvalgt sted Christina: Baggrunden for forslaget er mest af alt ønsket om at have et legespot /mødested for børnene. Gitte B4 foreslår, at det kan oprettes et sådant spot foran opslagstavlerne ved Oasen. Jens Udfordringen i forhold til forslaget er primært arealmæssigt. Mange har nedlagt parkeringspladserne ved deres haver og holder derfor på Oasens parkeringsplads. Dette gør areal-udfordringen større. Bestyrelsen foreslår, at der nedsættes et Børneudvalg, hvor 3

4 børnenes vilkår særligt kan komme i fokus. Forslag fra dette udvalg kan bringes op for bestyrelsen. Gitte og Bente: Påpeger, at vi skal huske at medtænke udgifterne til forsikring af legepladsen. Når foreninger etablerer legepladser, skal alle børn have adgang til pladsen. Det skal tænkes ind i forsikringer og kvalitetskrav til legeområdet. Beslutning: Der nedsættes et børneudvalg. Christina melder sig som tovholder. Etablering af bålplads (med fokus på sikkerhed) fx ved Oasen på udvalgte tidspunkter Jens på bestyrelsens vegne: bål og åben ild er ikke tilladt i haveforeningen Hjortespring på baggrund af vores deklaration og brandtilsynet. Vi har ret til at have en grill i egne haver, men der må kun brændes grillkul ikke etableres åben ild! Christina: Man kunne måske et par gange årligt, få dispensation til Gitte, Oasen vil gerne støtte op om særlige aktiviteter for børn i Oasen. Men det kræver, at nogle forældre stiller op til Oaseudvalget eller i alle fald står som ansvarlige for arrangementerne. Mulighed for at låne hus ud til venner, hvis man fx er bortrejst, arbejdet i udlandet, fx 1 år, med udgift betalt, såsom vand, leje mm af ven Formand Jan: Det fremgår af vore vedtægter, at vi ikke må låne haverne ud. Fremleje må heller ikke finde sted det står i den kontrakt, vi alle har underskrevet. Christina: Kunne bestyrelsen diskutere med ejerne omkring dette punkt. Jan & Jens: Der er ganske få gange givet dispensation i tilfælde, hvor medlemmer med alvorlig sygdom har kunnet låne deres have ud til en god ven, der på forhånd er godkendt af bestyrelsen. Der har været meget dårlige eksempler på udlån derfor skal udlånet godkendes af bestyrelsen, der kun i ganske særlige tilfælde giver dispensation. Paragraf 17 i foreningens love angiver, at udlån i max fire uger, kun kan ske efter godkendelse af bestyrelsen. Christina ønsker afstemning om, at det henstilles til bestyrelsen, at arbejde videre på tilladelse til udlån gennem længere tid. 3 stemte for at der arbejdes videre med denne tanke. Forslaget er dermed bortfaldet. Christina opfordres til at arbejde videre med punktet, hvis hun ønsker at fremlægge forslag til lovændring, der så skal behandles på en generalforsamling. Børnedisco en gang om året. Børnene låner Oasen og står selv for festen. Voksen kontaktperson. Drøftelse af forslaget afsluttes med en opfordring til, at dette indgår i børneudvalgets arbejde. Undersøge mulighed for HF Hjortespring som helårsstatus Jan: Hele problematikken kræver helårsvand og kloakering. Punktet kunne meget relevant indgå i diskussionerne omkring en eventuel status som andelsforening i fremtiden. Jan redegør for drøftelserne med Herlev kommune sidste år. Og snakken med ejerne i denne sammenhæng. Herlev kommune skal lave en ny vandmiljøplan for perioden Måske bliver vores vand og kloakeringssituation taget op i den sammenhæng. 4

5 Gry G6 spørger til hvor ligger diskussionen henne nu? Gert: Vi er mest af alt lidt forsigtige lige nu. Det skal være virkelig gennemdrøftet og gennemarbejdet, før vi kan være mere proaktive i denne sammenhæng. Hele diskussionen indgår også i drøftelserne med Ulbæk-familien vores ejere. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter: Bestyrelse: Formand: Jan Grzegorczyk L12, Genopstiller ikke som formand, men opstiller som næsteformand. Gert Wiggers Pedersen L85, nuværende næstformand opstiller som formand. Gert vælges for to år. Næstformand: Nuværende næstformand Gert Wiggers Pedersen L85, afgår, da han er valgt for formand. Jan Grzegorczyk L12, opstiller som næsteformand. Vælges for ét år. Kasserer: Marianne SkytteL111 er på valg, men genopstiller ikke. Pernille Winther L87. Opstiller som kasserer, vælges som kasserer for to år. Sekretær ledig. Marianne Skytte L111 opstiller. Vælges for to år. Medlem: Birgitte Engelbrektsen B4 Ikke på valg. Medlem: Jens Nymand L73. På valg genopstiller. Vælges for to år. Suppleanter: Ledig. Gry Harrit G6 opstiller og vælges for to år Suppleanter: Ledig. Lynge Andersen L44 opstiller og vælges for et år. Revisorer: Else Hansen L41 genopstiller og vælges. Torben L 87 kan ikke genopstille, da han er gift med den nyvalgte revisor. Kaja Jacobsen G4 opstiller og vælges. Valg af medlemmer til Oase udvalget (frivillige) Gitte Engelbrektsen B4 er valgt som medlem af bestyrelsen. Bente L33, Gregers Jensen B4, Anne Hansen L6 og Michael Diers A8 vælges. Valg af pladsformænd. Michael Diers A8, der åbner søndag, genopstiller og vælges. Pladsformand til om onsdagen: Lynge Jensen L44 opstiller og vælges. 8. Valg af flag mænd/kvinder i alt 3. stk. Troels Momberg L115, Vivi Andersen L44 og Else Hansen L41 opstiller og vælges. 5

6 9. Eventuelt Der spørges til den begrænsede åbningstid på affaldscontainerne. Vi har problemer med sorteringen og håndteringen af affaldsafleveringen. Derfor er containerne kun åbent under opsyn. Kan der blive salg af sten? Alt for dyrt og vanskeligt at administrere. Men salg af grus genoptages. Hastighedsbegrænsningsskilte kommer op snarest. Udkørslen fra Lenesvej er alt for farlig. Men Herlev kommune vil ikke lave forbedre udkørselsforholdene! Stort problem, som bestyrelsen gennem årene ofte var bragt op til diskussion med Herlev kommune. Bomb på vejene har været til diskussion flere gange. Der må kun være én trafikforanstaltning, og vi har allerede hastighedsbegrænsning og envejskørsel! Generalforsamlingen afsluttes. 6