Fælles retningslinjer for indkøb af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet 2016

Transkript

1 Fælles retningslinjer for indkøb af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet 2016 Undersøgelse af udbudspligt og retningslinjer for indkøb der ikke er omfattet af udbudspligt 1

2 Indhold 1. Indledning Forpligtelser ved udbud af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet Indkøb omfattet af forpligtende aftaler Statens Indkøb SKI Indkøb/udbud af varer og tjenesteydelser Fremgangsmåde ved anskaffelse af varer, herunder bygherreleverancer Fremgangsmåde ved anskaffelse af tjenesteydelser, herunder bygherrerådgivning og teknisk rådgivning og bistand Beregning af kontraktens anslåede værdi Vurdering af klar grænseoverskridende interesse Oversigt over tjenesteydelseskategorierne i Bilag XIV til Udbudsloven Særlige undtagelser

3 1. Indledning Den nye Udbudslov trådte i kraft den 1. januar Det betyder, at udbud, der igangsættes efter nytår, skal gennemføres i henhold til Udbudsloven. Hensigten med Udbudsloven er at modernisere reglerne, så de offentlige midler bliver udnyttet mere effektivt. Loven indeholder en række nye elementer i forhold til de nuværende udbudsregler. Den nye udbudslov skal sikre, at der skabes bedst mulige rammer for, at offentlige indkøb kan foregå så effektivt, intelligent og hensigtsmæssigt som muligt med lavest mulige transaktionsomkostninger for både ordregivere og leverandører. Dette betyder blandt andet, at annonceringspligten for mindre indkøb af varer og tjenesteydelser uden klar grænseoverskridende interesse er afskaffet, og at der i den nye Udbudslov indføres nogle mere fleksible og lempeligere bestemmelser, der sikrer, at indkøb med klar grænseoverskridende interesse, der ligger mellem 0 kr. og kr. ekskl. moms, sker på vilkår, der tilgodeser forsvarlig økonomisk forvaltning. Formålet med Fælles retningslinjer for indkøb af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet er at bidrage til, at Kulturministeriets statsinstitutioner ved anskaffelse af varer og tjenesteydelser dels følger udbudsreglerne og ministerområdets retningslinjer for indkøb, der ikke skal i udbud, dels udøver godt købmandsskab. Retningslinjerne omhandler de overvejelser institutionerne, som offentlige ordregivere skal gøre sig, inden de bestemmer sig for, hvorledes der skal købes ind. Som opfølgning på retningslinjerne udarbejder Koncern Udbud og Indkøb (KUI) i 2016 vejledninger i at tilrettelægge et indkøb samt i at gennemføre et udbud. Målet er at gøre det lettere for institutionerne at danne sig et overblik over de forskellige faser i en indkøbs- eller udbudsproces. Retningslinjerne omfatter kun indkøb af varer og tjenesteydelser. Bygge- og anlægsarbejder er således ikke omfattet af retningslinjerne. Retningslinjerne er versionsstyret og opdateres løbende. Den sidste nye version af retningslinjerne kan altid findes på Spørgsmål til retningslinjerne og udbudsreglerne kan altid stilles til KUI, der også bistår med at gennemføre udbud. Kontaktinformation og beskrivelse af KUI s ydelser findes på 2. Forpligtelser ved udbud af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet 2.1. Indkøb omfattet af forpligtende aftaler Det påtænkte indkøb kan være omfattet af en eksisterende aftale, som der er pligt til at anvende. Det kan være en aftale, som er indgået af Statens Indkøb, en fælles rammeaftale for Kulturministeriet eller institutionens egen rammeaftale. Det bør derfor altid undersøges, om der eksisterer en forpligtende aftale, inden et indkøb iværksættes. Det vil fremgå af den pågældende aftale, hvordan den skal anvendes Statens Indkøb 3

4 Rammeaftaler indgået af Statens Indkøb er bindende for alle statslige institutioner og skal benyttes ved indkøb af de pågældende ydelser. En oversigt over de forskellige rammeaftaler indgået af Statens Indkøb kan findes på Aftalerne kan findes på For at få adgang til alle dokumenterne og ret til at benytte rammeaftalerne skal man oprettes som bruger. Proceduren for anmodning til adgang findes på Der er til hver rammeaftale tilknyttet en medarbejder fra Moderniseringsstyrelsen, som kan kontaktes med konkrete spørgsmål vedrørende aftalen. Kontaktoplysninger til medarbejderen står under den enkelte rammeaftale på Statens Indkøbs hjemmeside Kulturministeriets fælles indkøbsaftaler samt særlige retningslinjer Koncernfælles indkøbsaftaler Kulturministeriet er omfattet af en tværministeriel aftale med Energi Danmark A/S. Parterne i aftalen er ud over Kulturministeriet Miljø- og Fødevareministeriet, Skatteministeriet, Beskæftigelsesministeriet, Udenrigsministeriet, Bygningsstyrelsen og DR. En nærmere beskrivelse af aftalen og omfattede institutioner findes her: Særlige retningslinjer Der kan være særlige krav til indholdet af kontrakter på Kulturministeriets område. Direktionen har således vedtaget en arbejdsklausul, som skal indskrives i alle leverandørkontrakter. Klausulen kan findes her SKI Rammeaftaler indgået af Staten og Kommunernes Indkøbs Service (SKI) er opdelt i frivillige aftaler og i forpligtende aftaler. Frivillige aftaler kan institutionerne frit vælge at benytte, med mindre den pågældende ydelse er dækket af en af Statens Indkøbs aftaler, og derfor skal indkøbes via den. Forpligtende aftaler kan institutionerne kun benytte, hvis institutionen på forhånd er tilmeldt aftalen, og såfremt den pågældende ydelse ikke er dækket af en af Statens Indkøbs aftaler. Tilmelding til en forpligtende aftale skal ske i tilslutningsperioden, der ligger umiddelbart, før udbuddet bliver offentliggjort. SKI-aftaler kan findes på For at få adgang til alle dokumenterne og retten til at benytte rammeaftalerne skal man oprettes som bruger. Oprettelse sker ved at sende en mail til kui@slke.dk Indkøb/udbud af varer og tjenesteydelser Såfremt der ikke er en forpligtende aftale, som omfatter indkøbet, skal det fastlægges, efter hvilken fremgangsmåde indkøbet skal gennemføres. Det afhænger af indkøbets art og værdi. 4

5 Fra den 1. januar 2016 er køb af varer og tjenesteydelser reguleret af Udbudsloven. Skemaerne nedenfor illustrerer, hvilke regler og retningslinjer, og dermed fremgangsmåder, der gælder for de forskellige typer af indkøb. Da der gælder forskellige regler for vareindkøb og tjenesteydelser, er der udarbejdet et skema for hver af de to typer indkøb. I skemaernes venstre side er de beløbsmæssige intervaller/tærskelværdier oplistet, og i højre side er fremgangsmåderne for indgåelse af aftaler beskrevet med henvisning til gældende udbudsregler eller Kulturministeriets retningslinjer. Henvisningen til Bilag XIV i udbudsskema 2 vedrører henvisning til et bilag i EU s udbudsdirektiv, som Udbudsloven er baseret på. Bilag XIV det såkaldte Light Regime - vedrører ydelser af social eller anden specifik karakter, som kun er EU-udbudspligtige, hvis de overskrider en anslået kontraktsum på kr. ekskl. moms. Desuden er udbudsproceduren for disse ydelser gjort betragteligt mere fleksible og lettere at håndtere. Det afgørende er, at institutionen overholder principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet ved tildeling af kontrakten. Alle øvrige tjenesteydelser er som udgangspunkt altid fuldt udbudspligtige, når de overskrider en anslået kontraktværdi på kr. ekskl. moms. For at afgøre, hvordan anskaffelsen af en given vare eller tjenesteydelse håndteres i Kulturministeriet, er det således nødvendigt først at afgøre, inden for hvilket beløbsinterval anskaffelsen befinder sig (se afsnit 3) og derefter følge den fremgangsmåde, som er beskrevet ud for intervallet. Der sondres mellem opgaver med klar grænseoverskridende interesse og opgaver uden klar grænseoverskridende interesse for såvel varer som tjenesteydelser. Dette er nærmere uddybet i retningslinjernes afsnit 4. Uanset, hvilket regelsæt institutionens indkøb er omfattet af, skal institutionen ved gennemførelse af indkøbet handle i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet (sund finansforvaltning). Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning indebærer, at institutionen er forpligtet til at sikre, at indkøbet sker på markedsmæssige vilkår. Institutionen skal derfor på forhånd foretage en saglig vurdering af det nødvendige indkøbsbehov, herunder foretage en økonomisk forsvarlig afvejning af hensynet til kvalitet overfor pris. Det betyder, at institutionen skal tage stilling til, hvilke produkter og hvilken pris der vil kunne dække det konkrete behov. Dermed vil der ofte opstå et behov for, at institutionen, inden gennemførelsen af et indkøb og indenfor Udbudslovens rammer, foretager en reel afsøgning af markedet, herunder retter henvendelse til flere forskellige virksomheder. I forbindelse med kontraktindgåelse skal institutionerne være meget tilbageholdende med at indgå aftale om forudbetaling med en leverandør før levering af opgaven, uden der er indgået en skriftlig aftale med leverandøren og stillet bankgaranti for beløbet på en spærret bankkonto. 5

6 2.3 Fremgangsmåde ved anskaffelse af varer, herunder bygherreleverancer Udbudsskema 1: Beløbsgrænser/tærskelværdier og fremgangsmåder for indgåelse af vareindkøbsaftaler i Kulturministeriet: Varer 1. Ingen krav om udbud, men krav om konkurrence ved indhentning af tilbud - opgaver uden klar grænseoverskridende interesse (Kulturministeriets interne retningslinjer) Beløbsgrænser/tærskelværdier Fremgangsmåde ved indgåelse af vareindkøbsaftaler Opgørelsesmetode: Anslået værdi af vareindkøb 1.1) DKK ekskl. moms Institutionen skal overveje, om opgaven har klar grænseoverskridende interesse. Hvis vurderingen efter vejledningen i afsnit 4 fører til, at opgaven ikke har klar grænseoverskridende interesse, gælder følgende: Indkøb skal ske i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Institutionen skal sikre, at prisen på den indkøbte ydelse ikke overstiger markedsprisen, og at indkøbet i øvrigt sker på økonomisk forsvarlig måde. Dette kan eksempelvis ske ved, at institutionen 1) gennemfører en markedsafdækning og på grundlag af denne indhenter ét tilbud, 2) indhenter to eller flere tilbud eller 3) annoncerer på institutionens hjemmeside eller på udbud.dk Markedsafdækningen under pkt. 1) kan være baseret på benchmarkingundersøgelser, mundtlige kontakter til udvalgte virksomheder eller erfaringer fra tidligere indkøb. I sådanne situationer kan det være tilstrækkeligt at indhente ét tilbud. Institutionen skal dokumentere væsentlige beslutninger og dispositioner i indkøbsprocessen, herunder valg af indkøbsmetode og indgåelse af aftale. Aftaler skal altid indgås på et skriftligt grundlag, som afspejler opgavens kompleksitet og risici. 6

7 Varer 2. Markedsmæssige vilkår opgaver uden klar grænseoverskridende interesse (Udbudslovens bestemmelser) 2.1) Indkøb skal gennemføres efter Udbudsloven. DKK kr. ekskl. moms Institutionen skal overveje, om opgaven har klar grænseoverskridende interesse. Hvis vurderingen efter vejledningen i afsnit 4 fører til, at opgaven ikke har klar grænseoverskridende interesse, gælder følgende: Institutionen skal sikre, at prisen på den indkøbte ydelse ikke overstiger markedsprisen, og at indkøbet i øvrigt sker på økonomisk forsvarlig måde. Dette kan eksempelvis ske ved, at institutionen 1) gennemfører en markedsafdækning og på grundlag af denne indhenter ét tilbud, 2) indhenter to eller flere tilbud eller 3) annoncerer på institutionens hjemmeside eller på udbud.dk Markedsafdækningen under pkt. 1) kan være baseret på benchmarkingundersøgelser, mundtlige kontakter til udvalgte virksomheder eller erfaringer fra tidligere indkøb. I sådanne situationer kan det være tilstrækkeligt at indhente ét tilbud. Institutionen skal dokumentere væsentlige beslutninger og dispositioner i indkøbsprocessen, herunder valg af indkøbsmetode og indgåelse af aftale. Aftaler skal altid indgås på et skriftligt grundlag, som afspejler opgavens kompleksitet og risici. 7

8 Varer 3. Annonceringspligt opgaver med klar grænseoverskridende interesse (Udbudslovens bestemmelser) 3.1) Indkøb skal gennemføres efter Udbudsloven. DKK kr. ekskl. moms Institutionen skal overveje, om opgaven har klar grænseoverskridende interesse. Hvis vurderingen efter vejledningen i afsnit 4 fører til, at opgaven har klar grænseoverskridende interesse, gælder følgende: Institutionen skal forud for indgåelse af varekontrakter med klar grænseoverskridende interesse annoncere kontrakten på Institutionen skal fastlægge en procedure for tildeling, som overholder principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, herunder fastsætte kriterier for tildeling. Institutionen skal orientere potentielle tilbudsgivere om proceduren for tildeling på en måde, der sætter interesserede tilbudsgivere i stand til at afgive tilbud. Institutionen skal skriftligt og samtidig underrette alle tilbudsgivere, der har afgivet bud, om, hvilken beslutning der er truffet med hensyn til tildelingen, herunder i givet fald begrundelsen for at annullere proceduren. Institutionen skal efter anmodning underrette tilbudsgiveren om begrundelsen for beslutningen. Institutionen skal dokumentere væsentlige beslutninger og dispositioner i indkøbsprocessen, herunder valg af indkøbsmetode og indgåelse af aftale. Aftaler skal altid indgås på et skriftligt grundlag, som afspejler opgavens kompleksitet og risici. 8

9 Varer 4. Udbudspligt! EU-udbud efter Udbudsloven 4.1 DKK kr. ekskl. moms og derover Udbud skal gennemføres efter Udbudsloven med offentliggørelse i enotices på adressen: Der skal udarbejdes udbudsbetingelser, kravspecifikation og kontraktudkast. Kontrakten skal senest 30 kalenderdage efter kontraktindgåelsen offentliggøres via en ordretildelingsbekendtgørelse i enotices på adressen: Institutionen skal dokumentere væsentlige beslutninger og dispositioner i indkøbsprocessen, herunder valg af indkøbsmetode og indgåelse af aftale. Aftaler skal altid indgås på et skriftligt grundlag, som afspejler opgavens kompleksitet og risici. Bemærk, at skemaerne ovenfor også gælder for indkøb af løst inventar og bygherreleverancer i øvrigt, der indkøbes og finansieres af byggebevillinger, selv om selve byggearbejderne (og rådgivningen) er omfattet af andre retningslinjer. 9

10 2.4 Fremgangsmåde ved anskaffelse af tjenesteydelser, herunder bygherrerådgivning og teknisk rådgivning og bistand Udbudsskema 1: Beløbsgrænser/tærskelværdier og fremgangsmåder for indgåelse af tjenesteydelsesaftaler i Kulturministeriet: Tjenesteydelser 1. Ingen krav om udbud, men krav om konkurrence ved indhentning af tilbud - opgaver uden klar grænseoverskridende interesse (Kulturministeriets interne retningslinjer) Beløbsgrænser/tærskelværdier Fremgangsmåde ved indgåelse af tjenesteydelsesaftaler Opgørelsesmetode: Anslået værdi af tjenesteydelsesindkøb 1.1) DKK ekskl. moms Institutionen skal overveje, om opgaven har klar grænseoverskridende interesse. Hvis vurderingen efter vejledningen i afsnit 4 fører til, at opgaven ikke har klar grænseoverskridende interesse, gælder følgende: Indkøb skal ske i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Institutionen skal sikre, at prisen på den indkøbte ydelse ikke overstiger markedsprisen, og at indkøbet i øvrigt sker på økonomisk forsvarlig måde. Dette kan eksempelvis ske ved, at institutionen 1) gennemfører en markedsafdækning og på grundlag af denne indhenter ét tilbud, 2) indhenter to eller flere tilbud eller 3) annoncerer på institutionens hjemmeside eller på udbud.dk Markedsafdækningen under pkt. 1) kan være baseret på benchmarkingundersøgelser, mundtlige kontakter til udvalgte virksomheder eller erfaringer fra tidligere indkøb. I sådanne situationer kan det være tilstrækkeligt at indhente ét tilbud. Institutionen skal dokumentere væsentlige beslutninger og dispositioner i indkøbsprocessen, herunder valg af indkøbsmetode og indgåelse af aftale. Aftaler skal altid indgås på et skriftligt grundlag, som afspejler opgaven kompleksitet og risici. 10

11 Tjenesteydelser 2. Markedsmæssige vilkår opgaver uden klar grænseoverskridende interesse (Udbudslovens bestemmelser) 2.1) Indkøb skal gennemføres efter Udbudsloven. DKK kr. ekskl. moms Institutionen skal overveje, om opgaven har klar grænseoverskridende interesse. Hvis vurderingen efter vejledningen i afsnit 4 fører til, at opgaven ikke har klar grænseoverskridende interesse, gælder følgende: Institutionen skal sikre, at prisen på den indkøbte ydelse ikke overstiger markedsprisen, og at indkøbet i øvrigt sker på økonomisk forsvarlig måde. Dette kan eksempelvis ske ved, at institutionen 1) gennemfører en markedsafdækning og på grundlag af denne indhenter ét tilbud, 2) indhenter to eller flere tilbud eller 3) annoncerer på institutionens hjemmeside eller på udbud.dk Markedsafdækningen under pkt. 1) kan være baseret på benchmarkingundersøgelser, mundtlige kontakter til udvalgte virksomheder eller erfaringer fra tidligere indkøb. I sådanne situationer kan det være tilstrækkeligt at indhente ét tilbud. Institutionen skal dokumentere væsentlige beslutninger og dispositioner i indkøbsprocessen, herunder valg af indkøbsmetode og indgåelse af aftale. Aftaler skal altid indgås på et skriftligt grundlag, som afspejler opgavens kompleksitet og risici. 11

12 Tjenesteydelser 3. Annonceringspligt opgaver med klar grænseoverskridende interesse (Udbudslovens bestemmelser) 3.1) Indkøb skal gennemføres efter Udbudsloven. DKK kr. ekskl. moms Institutionen skal overveje, om opgaven har klar grænseoverskridende interesse. Hvis vurderingen efter vejledningen i afsnit 4 fører til, at opgaven har klar grænseoverskridende interesse, gælder følgende: Institutionen skal forud for indgåelse af varekontrakter med klar grænseoverskridende interesse annoncere kontrakten på Institutionen skal fastlægge en procedure for tildeling, som overholder principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, herunder fastsætte kriterier for tildeling. Institutionen skal orientere potentielle tilbudsgivere om proceduren for tildeling på en måde, der sætter interesserede tilbudsgivere i stand til at afgive tilbud. Institutionen skal skriftligt og samtidig underrette alle tilbudsgivere, der har afgivet bud, om, hvilken beslutning der er truffet med hensyn til tildelingen, herunder i givet fald begrundelsen for at annullere proceduren. Institutionen skal efter anmodning underrette tilbudsgiveren om begrundelsen for beslutningen. Institutionen skal dokumentere væsentlige beslutninger og dispositioner i indkøbsprocessen, herunder valg af indkøbsmetode og indgåelse af aftale. Aftaler skal altid indgås på et skriftligt grundlag, som afspejler opgavens kompleksitet og risici. 12

13 Tjenesteydelser 4. Udbudspligt! EU-udbud efter Udbudsloven 4.1) DKK kr. ekskl. moms og derover Udbud skal gennemføres efter Udbudsloven med offentliggørelse i enotices på adressen: Der skal udarbejdes udbudsbetingelser, kravspecifikation og kontraktudkast. Kontrakten skal senest 30 kalenderdage efter kontraktindgåelsen offentliggøres via en ordretildelingsbekendtgørelse i enotices på adressen: Institutionen skal dokumentere væsentlige beslutninger og dispositioner i indkøbsprocessen, herunder valg af indkøbsmetode og indgåelse af aftale. Aftaler skal altid indgås på et skriftligt grundlag, som afspejler opgavens kompleksitet og risici. 13

14 Tjenesteydelser 5. Bilag XIV sociale og andre specifikke tjenesteydelser. Light Regimet 5.1) DKK kr. ekskl. moms og derover Institutionen skal fastlægge en procedure for tildeling, som overholder principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, herunder fastsætte kriterier for tildeling. Ved indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser skal institutionen på forhånd offentliggøre en udbudsbekendtgørelse eller en forhåndsmeddelelse. Udbudsbekendtgørelser skal indeholde de oplysninger, der er omhandlet i Udbudslovens Bilag V, del H. Institutionen skal tildele kontrakten i overensstemmelse med den procedure, som institutionen selv har beskrevet i Bilag V, del H Institutionen skal hurtigst muligt og samtidig underrette alle berørte ansøgere og tilbudsgivere skriftligt om, hvilke beslutninger institutionen har truffet, herunder beslutninger om 1) udvælgelse af økonomiske aktører, 2) begrænsning af antallet af tilbud og løsninger, 3) tildeling af en kontrakt, 4) optagelse i et dynamisk indkøbssystem og 5) annullation af udbudsproceduren. Institutionen må tidligst indgå kontrakt, når Standstillperioden er udløbet. Institutionen skal senest 30 dage efter udgangen af hvert kvartal fremsende bekendtgørelse om de kontrakter, der er indgået efter dette afsnit. Institutionen skal dokumentere væsentlige beslutninger og dispositioner i indkøbsprocessen, herunder valg af indkøbsmetode og indgåelse af aftale. Aftaler skal altid indgås på et skriftligt grundlag, som afspejler opgaven kompleksitet og risici. Bemærk, at skemaerne ovenfor også gælder for indkøb af bygherrerådgivning og teknisk bistand i øvrigt, der indkøbes og finansieres af byggebevillinger, selv om selve byggearbejderne (og varerne) er omfattet af andre retningslinjer. 14

15 3. Beregning af kontraktens anslåede værdi Hvorvidt, institutionen forpligtes til at gå i udbud og følge udbudsreglerne, afhænger af den konkrete aftales anslåede værdi. Ved vurderingen af, om en kontrakt ligger over eller under tærskelværdien, skal institutionen beregne den anslåede værdi, som institutionen kan komme til at betale for kontrakten. Beløbet skal være eksklusiv moms. I beregningen skal institutionen medtage alle optioner og mulighed for forlængelser af kontrakten. Værdien af kontrakten skal beregnes for hele løbetiden, og den anslåede værdi skal være gældende på det tidspunkt, hvor institutionen offentliggør sit udbud. Såfremt ydelserne er opdelt i flere delydelser, for hvilke der indgås særskilte aftaler, skal værdien af hver enkelt delydelse tages i betragtning/sammenlægges ved beregningen af den anslåede værdi. Der må ikke ske opdeling af opgaver og leverancer i flere aftaler og delaftaler, herunder en tidsmæssig opdeling med det formål at omgå udbudsreglerne. Aftalens værdi anslås inden beslutningen, om hvorvidt der skal foretages udbud. Værdien skal anslås på et tilstrækkeligt oplyst grundlag, dvs. på grundlag af vurderinger af opgavens omfang og for eksempel på baggrund af prisniveauet for udførelse af tilsvarende opgaver. Det er særlig relevant at undersøge kontraktens genstand, vilkår, leverandørfeltet og markedet. Det er institutionens skøn, der er afgørende for, om en kontrakt er udbudspligtig. I den forbindelse må institutionen anvende sit bedste skøn. Skønnet bør hvile på et vist markedskendskab. Markedskendskab kan blandt andet opnås ved at have dialog med markedets aktører, eller ved at indhente erfaringer fra andre institutioner, som har været i udbud med en lignende kontrakt. Institutionerne skal ved vurderingen huske at sammenholde pris og kvalitet, så skønnet ikke er baseret på sammenligninger med en ydelse, som ikke lever op til institutionens kvalitetskrav eller behov. Derudover kan institutionen opnå markedskendskab ved at undersøge leverandørernes produktkataloger, hjemmesider mv. Det er ikke tilladt at gennemføre forhandlinger med en eller flere leverandører med det formål at bringe aftalens værdi under en tærskelværdi for udbud. Institutionen bør udvise forsigtighed ved udøvelsen af sit skøn. Institutionen skal derfor basere sit skøn på markedets generelle prisniveau, og ikke nødvendigvis på det billigste prisscenarie. Hvis der er en betydelig grad af usikkerhed omkring, hvorvidt værdien af et indkøb vil overstige tærskelværdien, bør institutionen sende kontrakten i udbud. Institutionens skøn skal under alle omstændigheder være funderet på et sagligt grundlag og må ikke være udtryk for vilkårlighed eller på nogen måde bøjes med det formål at holde sig under tærskelværdien, således at udbud kan undgås. Skønnet skal altid være båret af saglige hensyn. Hvis institutionens skøn er baseret på en grundig undersøgelse, og der er udvist en vis forsigtighed i vurderingen, vil en kontrakt, der er tildelt uden udbud/annoncering, ikke blive udbudspligtig /annonceringspligtig, hvis det efterfølgende måtte vise sig, at skønnet ikke var helt korrekt - fx fordi varerne eller tjenesteydelserne bliver dyrere, end forventet, og måske endda dyrere, end tærskelværdien. Udbud skal i det tilfælde kun gennemføres, hvis værdien af aftalen er anslået på et utilstrækkeligt eller forkert grundlag. Ved væsentlige afvigelser bør der dog, som hovedregel, gennemføres et udbud. 15

16 Se mere om beregning af kontraktværdi i Konkurrencestyrelsens Vejledning om tærskelværdier og kontrakt beregning for aftaler om varer og tjenesteydelser. 4. Vurdering af klar grænseoverskridende interesse Ved vurderingen af grænseoverskridende interesse skal det vurderes, om opgaven har klar grænseoverskridende interesse, og ikke kun en teoretisk grænseoverskridende interesse. Følgende elementer kan med fordel indgå i en vurdering af klar grænseoverskridende interesse. Det er vigtigt at understrege, at der skal foretages en samlet vurdering af nedenstående elementer: 1. Kontraktens genstand - Det kan f.eks. være et krav om dansktalende personale, eller at personalet har viden om på særlige danske regler. Der kan også være et behov for, at leverandøren har etableret en serviceorganisation i Danmark, således at institutionen er sikret service og vedligehold på institutionen med få timers varsel. 2. Kontraktens anslåede værdi - En kontrakt med en begrænset økonomisk værdi vil sjældent have interesse for udenlandske virksomheder, som er etableret i en anden medlemsstat, da transport- eller etableringsomkostningerne kan være uforholdsmæssigt høje. Kontraktens værdi er et af de vigtigste elementer i vurderingen af klar grænseoverskridende interesse, men kan ikke stå alene. 3. Kontraktens varighed - En lang kontraktvarighed giver bedre mulighed for at afskrive investeringer og peger dermed i retning af, at kontrakten har grænseoverskridende interesse. 4. Forholdende på det pågældende marked - I visse brancher kan der være stor konkurrence mellem danske virksomheder, og derved er det svært for udenlandske virksomheder at træde ind på markedet og opnå en fortjeneste. En svag national konkurrence kan pege i retning af, at kontrakten har interesse for udenlandske virksomheder. 5. Det geografiske sted, hvor kontrakten skal udføres - Afhængigt af ydelsens karakter kan interessen fra virksomheder fra udlandet være begrænset, jo længere væk fra grænserne til andre medlemsstater en kontrakt skal udføres. Ved opgaver, hvor det er afgørende for løsning og udførelsen, at leverandøren og dennes personale rent fysisk er til stede i store dele af eller hele kontraktperioden, kan det indikere, at opgaven ikke har klar grænseoverskridende interesse. Det er et krav i Kulturministeriet, at institutionens vurdering bliver nedskrevet i et notat. I tilfælde af klage over manglende konkurrenceudsættelse har retspraksis vist, at Klagenævnet for Udbud lægger stor vægt på, om ordregiver forinden tildelingen af en kontrakt har foretaget disse overvejelser og kan dokumentere dette. Klagenævnet for Udbud vil sjældent gå imod en ordregivers skøn, hvis dette er velovervejet og dokumenteret. 16

17 5. Oversigt over tjenesteydelseskategorierne i Bilag XIV til Udbudsloven Udbudslovens anvendelse på tjenesteydelsesaftaler er todelt. Tjenesteydelser er inddelt i 2 overordnede kategorier: 1) tjenesteydelser, som altid er fuldt udbudspligtige, og skal udbydes efter detaljerede regler, hvis de overskrider en anslået kontraktværdi på kr. ekskl. moms, og 2) tjenesteydelser som er beskrevet i Bilag XIV det såkaldte Light Regime som dækker ydelser af social eller anden specifik karakter, som kun er EU-udbudspligtige, hvis de overskrider en anslået kontraktsum på kr., ekskl. moms. Desuden er udbudsproceduren for disse ydelser mere fleksible og lettere at håndtere. Udgangspunktet er derfor, at opgaver, som ikke fremgår af Bilag XIV, er fuldt udgangspligtige, hvis opgavens værdi overstiger kr. ekskl. moms, mens opgaver, som er oplistet i Bilag XIV, ikke skal følge samme detaljeringsniveau og i øvrigt kun er udbudspligtige, hvis de overstiger kr. ekskl. moms. Bilag XIV-opgaver: 1. Sundheds- og socialvæsen samt tilknyttede tjenesteydelser 2. Administrative tjenester på det sociale område, uddannelsesområdet, sundhedsområdet og det kulturelle område 3. Lovpligtig socialsikring 4. Velfærdsydelser 5. Andre kollektive, sociale og personlige tjenesteydelser, herunder tjenesteydelser ydet af fagforeninger, politiske organisationer, ungdomsorganisationer og andre medlemskabsbaserede organisationstjenester 6. Religiøse tjenester 7. Hotel- og restaurationstjenesteydelser 8. Juridiske tjenesteydelser i det omfang, de ikke er udelukket i henhold til artikel 10, litra d) 9. Andre administrative tjenester og tjenester for den offentlige sektor 10. Tjenester for lokalsamfundet 11. Fængselsrelaterede tjenester, tjenester i forbindelse med offentlig sikkerhed og redningstjenester i det omfang, de ikke er udelukket i henhold til artikel 10, litra h) 12. Efterforsknings- og sikkerhedstjenester 13. Internationale tjenester 14. Posttjenester 15. Diverse tjenesteydelser Af disse tjenesteydelser vil det navnlig være følgende kategorier, der kan være relevant for Kulturministeriets institutioner: 2. Administrative tjenester indenfor det kulturelle område (Formidling af kunst, Organisering af udstillinger, messer og kongresser, Tjenesteydelser i forbindelse med arrangementer, Tilrettelæggelse af kulturelle arrangementer, Tilrettelæggelse af festivaler, Tilrettelæggelse af messer og udstillinger samt Tjenesteydelser i forbindelse med Bevarelse af historiske monumenter og/eller i forbindelsen med Bevarelse af historiske bygninger.) 17

18 7. Hotel- og restaurationstjenesteydelser (Catering til andre virksomheder eller institutioner, Catering til skoler, Kantinevirksomhed, Tjenesteydelser i forbindelse med drift af kantiner og andre selvbetjeningsrestauranter med begrænset adgang, Drift af kantiner og Tjenesteydelser i forbindelse med skolemåltider.) samt 8. Juridiske tjenesteydelser i det omfang, de ikke allerede helt er undtaget fra udbudspligt i henhold til artikel 10, litra d) (ex. er advokatbistand ved førelse af voldgiftssager eller retssager eller juridisk rådgivning som led i forberedelse af voldgifts- eller retssager helt undtaget fra udbudspligt.) En mere udførlig oversigt over kategorierne, med de dertilhørende CPC- og CPV-referencenumre, kan ses her: Den letteste måde at finde ud af, hvilken kategori en tjenesteydelse tilhører, er ved at benytte udbudsportalens søgemaskine CPV-automaten, som kan findes her: 6. Særlige undtagelser Visse tjenesteydelser kan være undtaget fra udbudspligten, på trods af at de i udgangspunktet altid vil være omfattet af udbudspligten. Særligt relevant er tjenesteydelser om forskning og udvikling. Dette er tilfældet, såfremt resultatet af forsknings- og udviklingsprojektet ikke udelukkende tilhører ordregiveren til brug for egen virksomhed, hvis tjenesteydelsen i fuldt omfang betales af denne. Vær dog opmærksom på, at der eksisterer en meget snæver definition af, hvad der kan betragtes som forskning og udvikling. Definitionen kan findes på Uddannelses- og forskningsministeriets hjemmeside. Koncern udbud og indkøb kan kontaktes ved tvivlstilfælde. 18