FREMTIDENS IDRÆTSFACILITETER I RINGSTED KOMMUNE

Transkript

1 FREMTIDENS IDRÆTSFACILITETER I RINGSTED KOMMUNE Projektaftale Henrik H. Brandt og Peter Forsberg Projektbeskrivelse 30. april 2015

2 Indhold Projektbeskrivelse... 3 Formål og indhold... 4 Hovedrapport, afslutningsnotat og dialogmøder... 6 Hovedrapport... 6 Afslutningsnotat... 7 Workshop og notat om Ringsted som idrætsdestination... 8 Møderække/udviklingsproces... 9 Undersøgelsesforløb og tidsplan... 9 Styre- og følgegruppe Tidsplan, budget og øvrige forudsætninger Overordnet tidsplan 2015/ Budget (kr.) Øvrige forudsætninger Bilag 1: beskrivelse af undersøgelsens delelementer: ) Baggrundskapitel om idrætten i Ringsted Kommune ) Kapacitetsbenyttelsesanalyse af udvalgte idrætsfaciliteter /5) Analyse af borgere og brugeres anvendelse af og ønsker til idrætsfaciliteter i kommunen og brug af faciliteter i nabokommuner ) Undersøgelse af foreningslivet i kommunen Bilag 2: Bemanding Bilag 3: Oplysninger Ringsted Kommune skal tilvejebringe

3 Projektbeskrivelse Fremtidens idrætsfaciliteter i Ringsted Kommune. Ringsted Kommune har på møder med direktør Henrik H. Brandt fra Idrættens Analyseinstitut (Idan), henholdsvis den 2. februar og igen den 24. marts 2015 drøftet mulighederne for at få gennemført en række analyser og et styrket beslutningsgrundlag for fremtidige dispositioner på facilitetsområdet i Ringsted Kommune. Ønsket tager udgangspunkt i et ønske om at udbygge Ringsted Sportcenter. I den forbindelse er det hensigtsmæssigt at tage et bredt syn på behovet for at imødekomme fremtidens behov for idræt, bevægelse og faciliteter i hele kommunen. På baggrund af drøftelserne med kommunen fremsendes hermed en projektbeskrivelse for analysen Fremtidens idrætsfaciliteter i Ringsted Kommune, som omfatter en række delanalyser frem mod foråret 2016 samt tilsagn om at bidrage med Idans kompetencer i en idrætspolitisk proces for udvalg, kommunalbestyrelse, foreninger etc. efter nærmere aftale. Foruden de konkrete analyser i Ringsted vil Idan kunne inddrage elementer fra sideløbende aktiviteter i andre kommuner i perspektiveringen af data fra Ringsted Kommune. Der vil i forhold til dele af analysen ligeledes være synergi til sideløbende projekter som forskningsprojektet Fremtidens Idrætsfaciliteter, drift, ledelse og organisering, som Idan i samarbejde med Center for forskning i Idræt, Sundhed og Civilsamfund (CISC) ved Syddansk Universitet igangsætter i efteråret 2015 med økonomisk støtte fra TrygFonden. Derigennem kan Idan bidrage med en vis egenfinansiering til projektet. Desuden vil dataindsamlingen til den landsdækkende befolkningsundersøgelse Danskernes motionsog sportsvaner 2015 samt Idans forskning i events, større arenaer og netværksinitiativet Idan Forum på forskellig vis indgå i og berige samarbejdet. Ringsted Kommune får en konkret og specifik analyse af idrætsfaciliteterne i Ringsted Kommune, kombineret med den nyeste generelle viden på området. Prisen afspejler muligheden for at skære visse omkostninger, fordi Idan i forvejen planlægger at gennemføre visse analyser og aktiviteter. Analysen vil kunne gennemføres i tidsrummet fra august 2015-april Der forudsættes et administrativt medspil fra Ringsted Kommune i processen. Det efterfølgende projektudkast indeholder en nærmere beskrivelse af de foreslåede delelementer, tidsplan, bemanding og budget. Med venlig hilsen Henrik H. Brandt Direktør 3

4 Formål og indhold Analysen har som overordnet formål at: - Undersøge, hvordan kommunens idræts- og bevægelsesfaciliteter fungerer i dag, og hvordan de fremover i endnu højere grad kan tilgodese borgeres, institutioners og foreningers ønsker om rammer for en aktiv livsstil. - Skitsere rammerne for, hvordan kommunens fremtidige strukturelle og anlægsmæssige dispositioner kan understøtte udvikling og nytænkning i fritidslivet. - Vurdere den eksisterende facilitetsdækning, vedligeholdelsesstand og kapacitetsudnyttelse i kommunens faciliteter, herunder give bud på scenarier for den fremtidige udvikling. - Undersøge mulighederne for at inddrage kommunens naturområder og byrum som steder, der kan inspirere til bevægelse og aktiv leg. - Udarbejde scenarier for, hvordan Ringsted Kommune kan investere i at styrke sin position som idrætsdestination og derigennem fremme aktiviteter for såvel borgere som besøgende gæster gennem udvikling og anlægsinvesteringer. Undersøgelsen vil som sidegevinst til facilitetsanalyserne belyse foreningslivets vilkår, behov og udfordringer i kommunen og undersøge borgernes (børn og voksne) vaner og behov på idrætsområdet med særlig fokus på naturområder og byrum, der kan inspirere til bevægelse og aktiv leg. Opgaven løses gennem en analyse- og undersøgelsesfase frem til ultimo 2015 samt en udviklingsworkshop i regi af Idan Forum (Idrætssektorens Udviklingsforum) primo 2016 samt mulighed for en efterfølgende møderække med relevante interessenter i kommunen, hvor Idan i samarbejde med kommunens forvaltning sætter undersøgelsesarbejdets resultater, konklusioner, anbefalinger og perspektiver i spil lokalt i Ringsted Kommune. Tabel 1 nedenfor beskriver kort de enkelte undersøgelseselementer. Der henvises til bilag 1 for nærmere beskrivelse af de enkelte undersøgelser. Bilag 3 indeholder en oversigt over, hvilke leverancer Ringsted Kommune skal være behjælpelig med. 4

5 Workshop og notat Analyse- og undersøgelsesfase Tabel 1: Undersøgelsens delelementer. Undersøgelseselement Data og metode Estimeret tidsforbrug og tidsplan En kortlægning af faciliteter til idræt i kommunen (herunder faciliteter på skoler) og samlet overblik over facilitetsdækningen i kommunen og dens lokalområder. Generelt baggrundskapitel Kommunal statistik, data over faciliteter Interviews og fokusgruppeinterviews med nøglepersoner i den kommunale forvaltning, foreninger, skoler, faciliteter mm. Ca. 2 måneder fordelt over perioden augustoktober 2015, heraf 1 måned uden beregning som led i Idan/CISC s generelle analyse- og forskningsindsats på området. En analyse af den aktuelle kapacitetsudnyttelse i kommunens idrætsfaciliteter bl.a. med henblik på at det fremtidige facilitetsbehov samt muligheder for at udnytte og udvikle eksisterende idrætsfaciliteter, inklusive naturområder og byrum endnu bedre i fremtiden. Kapacitetsanalyse i udvalgte idrætsfaciliteter i Ringsted Kommune. Undersøgelsen forventes udført i efteråret 2015 (de endelige uger holdes internt). Ca. 2 måneder fordelt over perioden oktoberdecember En foreningsundersøgelse blandt idrætsforeninger og øvrige frivillige folkeoplysende foreninger i Ringsted Kommune. Undersøgelsen skal belyse foreningslivets vilkår, behov og udfordringer i kommunen. En brugs- og behovsanalyse for idrætsfaciliteter og udeområder for organiserede og selvorganiserede idrætsbrugere (dvs. undersøgelse af børn og voksnes idrætsvaner i Ringsted Kommune). Herunder særligt fokus på behov og ønsker i forbindelse med idrætsundervisning i skolen. En workshop og et efterfølgende notat med scenarier for Ringsted som idrætsdestination. Spørgeskema til idrætsforeninger. Spørgeskema til børn ( klasse) og voksne (16+ år) Spørgeskema til idrætsforeninger, skoler, kommunale institutioner og andre brugere af kommunale idrætsfaciliteter. I forarbejdet indgår blandt andet generelle data fra Idans landsdækkende undersøgelser af oplevelsesøkonomi, større venues til sport og kultur, data fra Danskernes motions- og sportsvaner 2015 samt en kommende analyse af eventmarkedet i Danmark. Desuden indarbejdes relevante spørgsmål i såvel den kvalitative som den kvantitative del af facilitetsanalyserne i Ringsted Ca. 1 måned fordelt over perioden septemberoktober 2015 Ca. 1 måned fordelt over perioden septembernovember Estimeret tidsforbrug, ca. 2 måneder i perioden december april Idan/CISC udfører arbejdet uden beregning som led i instituttets generelle aktiviteter og udvikling af nye analyseområder. 5

6 Møderække Kommune. Endelig gøres selve workshoppen i foråret 2016 til et udviklingselement for netværket i Idan Forum. Møderække/oplæg/workshop for politikere, forvaltning, foreninger, borgere og andre af det samlede undersøgelsesarbejde til brug for kommunen i bestræbelserne på at iværksætte en udviklingsproces om fremtidige strukturelle og anlægsmæssige dispositioner i Ringsted Kommune. Idan/CISC står vederlagsfrit til rådighed for op til tre møder, oplæg, seminarer el. lign. efter undersøgelsesarbejdets færdiggørelse. Ca. 0,5 måned fordelt over perioden februarjuni Hovedrapport, afslutningsnotat og dialogmøder På baggrund af det samlede undersøgelsesarbejde leverer Idan/CISC følgende til Ringsted Kommune: En hovedrapport med detaljerede analyser og beskrivelser af de forskellige delundersøgelser. Et afslutningsnotat, der i kort og lettilgængelig form fremlægger undersøgelsesarbejdets hovedkonklusioner og kommer med anbefalinger og perspektiver for fremtidens idrætsfaciliteter i kommunen. En workshop primo 2016 med særlig fokus på mulighederne for at fremme Ringsted som idrætsdestination for egne borgere og gæster gennem udvikling og anlægsinvesteringer på idræts- og fritidsområdet. Workshoppen afrapporteres i foråret 2016 i et særskilt notat med scenarier for Ringsted som idrætsdestination. En efterfølgende møderække (seminarer, workshops el. lign.), hvor Idan/CISC efter nærmer aftale med forvaltningen præsenterer undersøgelsesarbejdet samt anbefalinger og perspektiv over for relevante aktører på idrætsområdet i Ringsted Kommune. Hovedrapport Hovedrapporten tager afsæt i de forskellige delundersøgelser og indeholder følgende kapitler: 1. Baggrundskapitel om idrætten i Ringsted Kommune. Kapitlet indeholder oversigt over kommunens faciliteter (bl.a. fordelt på lokalområder), udgifter til drift/vedligeholdelse af faciliteter, udbetalinger efter folkeoplysningsloven, regler for lokaleudlån, tilskudsregler mm. Kapitlet ser også nærmere på omfanget af kommercielle aktører (primært fitnesscentre) i 6

7 kommunen. Researchen til kapitlet indgår i den videre forberedelse af undersøgelsen. 2. Kapacitetsbenyttelse af udvalgte idrætsfaciliteter. Kapitlet bygger på en undersøgelse af brugen af kommunens væsentligste indendørs idrætsfaciliteter i to uger i tidsrummet uge Undersøgelser ser blandt andet på omfanget af bookede tider, fremmøde til bookede tider samt fri kapacitet/ubenyttet kapacitet. Kapitlet tegner et relativt detaljeret billede af kapacitetsudnyttelsen samt aktiviteterne i faciliteterne med afsæt i køn, alder, aktivitetstyper, arrangør mm. 3. Undersøgelse af børn og voksnes idrætsvaner. Kapitlet undersøger børn og voksnes idrætsdeltagelse og giver tal på aktivitetsvalg, deltagelse i foreninger samt omfanget af selvorganiseret og kommerciel idræt hos borgerne i Ringsted Kommune. Kapitlet tegner også et billede af borgernes brug af faciliteter i og uden for kommunen. Undersøgelsen undersøger ligeledes brugen af ude- og byområder til bevægelse og aktiv leg. 4. Undersøgelse af foreningslivet i kommunen. Kapitlet undersøger kommunens idrætsforeninger med henblik på frivillighed, aktiviteter og samarbejde med andre foreninger, folkeskoler og Ringsted Kommune. Undersøgelsen spørger også ind til foreningers økonomi og syn på fremtiden samt de første erfaringer med folkeskolereformen. 5. Undersøgelse af brugeres benyttelse af og ønsker til idrætsfaciliteter. Kapitlet tegner et billede af tilfredsheden med kommunens idrætsfaciliteter blandt foreninger, folkeskoler, kommunale institutioner og andre brugere. Kapitlet undersøger også brugernes ønsker og behov til fremtidens idrætsfaciliteter i Ringsted Kommune. Der sættes særligt fokus på folkeskolers ønsker og behov for idrætsfaciliteter. Afslutningsnotat Afslutningsnotatet indeholder en kort opsummering på hovedrapportens vigtigste resultater på lettilgængelig vis og er målrettet politikere, foreninger, skoler og andre centrale aktører på idrætsområdet. Afslutningsnotatet indeholder desuden Idan/CISC s konkrete anbefalinger og perspektiver angående udvikling af idrætsfaciliteter og idrætsforeninger i Ringsted Kommune. Afslutningsnotatet indeholder følgende: 1. Resume af hovedrapportens væsentlige resultater og konklusioner med henblik på at skabe grundlag for en udviklingsproces blandt foreninger, faciliteter og øvrige aktører på idrætsområdet samt evt. for en revision af kommunens idrætspolitik 2. Idan/CISCs perspektivering og anbefalinger i punktform, især med fokus på: 7

8 a. Muligheder for optimering af kapacitetsudnyttelse og udvikling af idrætsanlæg/-faciliteter i forhold til foreninger, andre brugergruppers og borgernes behov. b. Mulighederne for at inddrage kommunens naturområder og byrum som steder, der kan inspirere til bevægelse og aktiv leg. c. Perspektiver for kommunens fremtidige strukturelle og anlægsmæssige dispositioner for at understøtte udvikling og nytænkning i fritidslivet. d. Anbefalinger og bud på, hvordan kommunens idræts- og bevægelsesfaciliteter i højere grad end i dag kan tilgodese såvel unge som ældres ønsker til en aktiv livsstil. Herunder sikre muligheder i alle geografiske områder i kommunen. e. Perspektiver for fremtidige investeringer på facilitetsområdet. f. Potentialer for foreningsudvikling og forbedret samspil mellem aktørerne på idrætsområdet. Herunder ønsker og behov for idrætsfaciliteter på folkeskoler og de første erfaringer med folkeskolereformen i forhold til idræt og bevægelse. Workshop og notat om Ringsted som idrætsdestination På en workshop i Ringsted primo 2016 vil Idan/CISC i samarbejde med Ringsted Kommune og medlemmerne af Idans nye initiativ Idan Forum med Ringsted Kommune som case udarbejde scenarier for, hvordan Ringsted gennem anlægsmidler og udviklingstiltag kan investere i at blive en mere attraktiv destination for idræts/fritidsbrugere fra egen kommune/egne foreninger samt gæster til kommunen. Med udgangspunkt i den forudgående analyse af idrætten i Ringsted Kommune samt med inddragelse af resultater fra en sideløbende kortlægning af idrættens eventmarked i regi af Idan-initiativet Idan Forum 1, data fra Danskernes motions- og sportsvaner 2015 samt de generelle aktiviteter i Idan Forum vil Idan i samarbejde med Ringsted Kommune henlægge et netværksmøde i foråret 2016 for Idan Forum til Ringsted, hvor deltagernes opgave bliver at komme med ideer til, hvordan man kunne konstruere den optimale oplevelsesdestination på idrætsområdet i Ringsted for kommunens egne borgere/foreninger og for gæster. Der inddrages eksisterende viden om professionel sport (fodbold, håndbold, ishockey), events, og der inddrages scenarier fra afsluttede Idan-undersøgelser om blandt andet skydeidrætten og om motionsløbsområdet i processen. Hensigten med workshoppen er at bringe Idans og kommunens viden i spil sammen med ressourcerne fra medlemmerne af Idan Forum på en inspirerende, nytænkende (og uforpligtende) måde. Hvordan ville det ideelle idræts- og oplevelsescenter se ud, hvis vi startede forfra uden bindinger i forhold til 1 Læs om Idan Forum her: 8

9 foreningsinteresser etc. og med det formål at generere det størst mulige antal brugere i form af egne borgere, gæster udefra, foreninger/institutioner/virksomheder osv.? Idan udgiver et kortfattet notat om Ringsted som idrætsdestination på idrætsområdet på baggrund af baggrundsmaterialet til workshoppen samt workshoppens forløb. Det skal understreges, at notatet er uforpligtende, og at notatets scenarier ikke omfatter konkrete anlægsinvesteringer, men udelukkende har inspirationskarakter og belyser scenarier for typer af anlæg/udviklingsinitiativer, som kan bidrage til at styrke Ringsteds position som idrætsdestination og måske med at skabe nye fremtidige samarbejdskonstellationer mellem forskellige aktører med interesse på området. Møderække/udviklingsproces I forlængelse af analyse- og undersøgelsesarbejdet står Idan/CISC efter nærmere aftale og i samspil med repræsentanter for forvaltningen på idræts- og fritidsområdet aktivt til rådighed med relevante medarbejderkompetencer for en efterfølgende møderække med foreninger, forvaltning, relevante institutioner og foreninger, hvor undersøgelsernes resultater fremlægges, perspektiveres og diskuteres som led i en udviklingsproces af idrætslivet i Ringsted. Møderækken på op til tre møder i 2016 (vederlagsfri) arrangeres i samarbejde med forvaltningen og kan indgå i forarbejder til eller arbejdet med en revision af Ringsted Kommunes idrætspolitik. Oplæg ud over de tre aftalte oplæg honoreres med kr. pr. oplæg. Der kan eksempelvis tænkes i arrangementer/oplæg for følgende aktører: 1. For kommunalbestyrelse og/eller udvalg evt. med inddragelse af nøglemedarbejdere fra den kommunale forvaltning. 2. Dialogmøder med idrætsråd, idrætsforeninger, medarbejdere i den kommunale forvaltning inden for idrætsområdet, facilitetsledelser mm. 3. Borgermøder med bred deltagelse af alle borgere med interesse i idrætten i Ringsted Kommune. 4. Evt. idrætskonference medio 2016 som opfølgning på undersøgelsen, såfremt det ønskes af Ringsted Kommune Undersøgelsesforløb og tidsplan Hovedrapport og afslutningsnotat afleveres i en foreløbig intern version til projektets styregruppe senest i januar Herefter kan Idan/CISC korrigere eventuelle faktuelle fejl og evt. indarbejde konkrete kommentarer til rapportens anbefalinger fra styregruppen. Det endelige ansvar for rapportens indhold og konklusioner er dog Idan/CISC s. Rapport og afslutningsnotat leveres i elektronisk form i februar 2016 til evt. brug i kommunens budgetforhandlinger. Workshop og møderække afvikles i første halvdel af 2016 efter nærmere aftale. 9

10 Styre- og følgegruppe Styregruppe Der nedsættes en styregruppe med deltagelse af medarbejdere fra Idan/CISC og forvaltningen i Ringsted Kommune. Styrgruppens opgave er at sikre undersøgelsens gennemførelse inden for den fastsatte tidsplan og budget. Styregruppen skal også være med til at sikre, at undersøgelsens forskellige elementer kan gennemføres, og repræsentanterne fra Ringsted Kommune skal hjælpe Idan/CISC med kontakt til forening, faciliteter, folkeskoler, oplysninger på foreninger og udtræk af borgere til spørgeskemaundersøgelser samt med praktiske detaljer i forbindelse med møder, workshops etc. De nærmere opgaver er beskrevet i bilag 3. Styregruppen mødes straks ved projektforløbets start for at fastsætte den detaljerede tidsplan. Herunder hvor og hvornår Ringsted Kommune skal levere data m.m. Styregruppen mødes desuden i december 2015/januar 2016, når første udkast til hovedrapport og afslutningsnotat foreligger med henblik på at få kommunens kommentarer hertil samt rette eventuelle faktuelle fejl. Undervejs indkalder Idan/CISC til møder efter behov (ca. to til tre gange undervejs i projektforløbet). Fra Idan/CISC indgår analyse- og forskningsleder Maja Pilgaard, projektleder Peter Forsberg, projektleder Martin Hedal samt analytiker Aline van Bedaf fast i styregruppen. Ringsted Kommune udpeger (evt. efter samråd med Idan/CISC) 2-3 relevante personer til styregruppen, herunder én fast kontaktperson som koordinerende indgang til Ringsted Kommunes forvaltning og faciliteter i forhold til de leverancer, Ringsted Kommune påtager sig for at sikre undersøgelsens gennemførelse. Følgegruppe Ringsted Kommune nedsætter (evt. i samråd med Idan/CISC) en mere uformel følgegruppe bestående af lokale aktører. Følgegruppen har til hensigt at følge undersøgelsesarbejdet og komme med indspark undervejs i projektforløbet. Følgegruppen nedsættes desuden med henblik på, at skabe medejerskab til undersøgelsen i kommunens idrætsliv og på den måde være med til at sikre, at undersøgelsesarbejdet bliver inddraget optimalt i den fremtidige politik på idrætsområdet i Ringsted Kommune. Følgegruppen inviteres til tre møder undervejs i forløbet: Følgegruppen inviteres til et opstartsmøde kort efter indgåelse af projektaftalen, hvor Ringsted Kommune kan fremlægge idé og hensigt med undersøgelsen. Idan/CISC orienterer om de forskellige delundersøgelser og giver mulighed for, at deltagerne kan spørge ind til delundersøgelsen og komme med eventuelle lokale ønsker og forslag. 10

11 Midtvejs i projektforløbet inviteres følgegruppen til et møde, hvor Idan/CISC orienterer om undersøgelsesarbejdets foreløbige resultater, bl.a. af befolknings- og brugerundersøgelserne. Det gøres for, at følgegruppen kan kommentere herpå og give Idan/CISC indspark til det videre arbejde med anbefalinger og perspektiver. Efter aflevering af hovedrapport og afslutningsnotat inviteres følgegruppen til et møde, hvor Idan/CISC fremlægger det samlede undersøgelsesarbejde. Dette møde kan alt efter Ringsted Kommunes ønsker bruges som led i det videre arbejde på baggrund af undersøgelsen. Idan/CISC anbefaler, at Ringsted Kommune nedsætter en følgegruppe, som repræsenterer idrætten i kommunen bredt. Det er vigtigt at få inviteret forskellige typer af interessenter, således at foreninger, folkeskoler, kommunale institutioner, råd, faciliteter samt om muligt en eller flere repræsentanter for den selvorganiserede idræt i kommunen inddrages. Idan/CISC anbefaler dog, at følgegruppen max. bliver på personer. Ringsted Kommune står for at udpege og invitere medlemmer til styre- og følgegruppe samt sørger for invitation, lokaler og eventuel forplejning til de aftalte møder. Tidsplan, budget og øvrige forudsætninger Overordnet tidsplan 2015/2016 Straks efter aftaleindgåelse udarbejder Idan/CISC en detaljeret tidsplan, som klarlægger, hvornår de enkelte delundersøger med videre kommer til at ligge. Herunder centrale deadlines, som Ringsted Kommune skal være opmærksom på. Den overordnede tidsplan er: August-september: Desk research, planlægning og gennemførelse af følgegruppemøde og interviews med interessenter. Kortlægning af faciliteter i kommunen. Undersøgelse blandt brugere af idrætsfaciliteter September: Udvælgelse af faciliteter til kapacitetsundersøgelse og aftaler om registrering i faciliteter. September-november: Kapacitetsundersøgelse. Undersøgelse blandt brugere af kommunes faciliteter (foreninger, skoler m.m.) samt af børn og voksnes idrætsvaner/brug af udeområder. Analyse og rapportskrivning. Aflevering af foreløbigt rapportudkast til styregruppen primo januar Januar-februar 2016: udarbejdelse af færdig rapport og afslutningsnotat. Februar-april Forberedelse af og gennemførelse af workshop om Ringsted som idrætsdestination, særskilt notat om emnet. 11

12 Februar-juni: Møderække om analysens resultater og perspektiver efter nærmere aftale med Ringsted Kommune. Tidsplanen er stram, og det er helt afgørende, at kommunen leverer de oplysninger, som beskrives i Bilag 3, hvis de færdige rapporter skal kunne foreligge til den aftalte tid. Budget (kr.) (alle priser er eksklusive moms): Arbejdsløn, analytikere, 5,5 mdr. á Studentermedhjælp, 150 timer à 150, Møde- og transportomk., tryk af slutrapport I alt Overhead, Idan/CISC, 10 pct Samlet pris (eksl. moms) Det bemærkes, at Idan forventer, at det samlede projekt vil involvere ca. 8,5 måneder i analytikertid, men at tre af disse måneder stilles gratis til rådighed som egenfinansiering en del af synergi med TrygFonden forskningsprojektet om Fremtidens idrætsfaciliteter. Ligeledes stiller Idan en friplads til Idan Forum, værdi kr. til rådighed for Ringsted Kommune som led i samarbejdsaftalen. Betaling sker i tre rater med 35 pct. ved aftaleindgåelse (medio 2015), 35 pct. pr. december 2015 samt 30 pct. efter aflevering af den færdige undersøgelsesrapport og afslutningsnotatet og afvikling af workshop (april 2016). Idan fremsender faktura på de tre rater. Betalingsbetingelser: 14 dage fra fakturadato. Idan afholder nødvendige udgifter til møder, lokal transport, gennemførelse af spørgeskemaundersøgelse/fokusgruppeinterview og interview i de medvirkende foreninger og faciliteter. Ringsted Kommune betaler dog efter nærmere aftale eventuelle ekstra portoudgifter i forbindelse med de elektroniske surveys til et udvalg af brugere (foreninger/skoler etc.) samt kommunens borgere (brev til borgerne samt evt. rykkerbrev). Desuden opfordres Ringsted Kommune til at stille præmier til en samlet værdi af ca kr. til rådighed for de elektroniske surveys, der gennemføres som led i undersøgelsen, for at give et styrket incitament til at svare på spørgeskemaerne og sikre den bedst mulige svarprocent. Ringsted Kommune stiler lokaler og AV-udstyr samt forplejning (dagsmøde) til rådighed for workshop om Ringsted som idrætsdestination, som i foråret 2016 integreres med et netværksmøde i Idan Forum efter nærmere aftale. Personaleressourcer til gennemførelse af kapacitetsudnyttelsesregistrering i de udvalgte indendørs faciliteter i to uger i foråret 2015 er ikke medregnet i undersøgelsens budget, da Ringsted Kommune som udgangspunkt selv forpligter sig til at stille uvildigt personale til 12

13 rådighed for registreringen i de i fællesskab udvalgte faciliteter eksempelvis fra kommunens halfordelingsudvalg. Idan/CISC står for instruktion af de udvalgte medarbejdere og for indsamling og analyse af registreringsskemaer. Idan/CISC kan mod betaling, (ca kr. pr. time) være behjælpelig med at skaffe personale til registreringsopgaven efter nærmere aftale. Den høje takst dækker registranter, som indlejes fra eksternt vikarbureau, hvis andre lokale løsninger ikke er mulige. Ringsted Kommune stiller ligeledes efter nærmere aftale passende mødefaciliteter og evt. let forplejning til rådighed for workshop og følgegruppemøder. Det er ligeledes en generel forudsætning for undersøgelsens gennemførelse, at Ringsted Kommune aktivt stiller personaleressourcer til rådighed for styregruppen og tilvejebringelsen af de nødvendige informationer og data, ligesom Ringsted Kommune aktivt skal bistå Idan/CISC med at informere om og skabe interesse og positiv medvirken i undersøgelsen hos de enkeltpersoner, institutioner og organisationer, der udpeges til at deltage i undersøgelsen i forskellige sammenhænge. Ringsted Kommune udpeger en koordinerende medarbejder, der fungerer som primær indgang til kommunen og dens institutioner for Idan/CISC. Som led i en eventuel projektaftale tilbyder Idan at stille en friplads for Ringsted Kommune til Idan Forum ( Idan Forum ) til rådighed for en elevant medarbejder fra kommunens forvaltning (personlig) med adgang til netværksarrangementer, studietur og konferenceaktiviteter (ekskl. transport og overnatninger) i regi af Idan Forumi Læs mere herom på Idans hjemmeside: Øvrige forudsætninger Alle rådata fra spørgeskemaundersøgelser, interview etc., der gennemføres som led i undersøgelsen, tilhører Idan/CISC, og der gives som udgangspunkt ikke adgang til datasæt eller andet researchmateriale til tredjepart. Kommunen kan dog efter nærmere aftale få adgang til råmateriale fra undersøgelsen til internt brug. Det er et krav fra Idan/CISC's side, at hovedrapport, afslutningsnotat og notat om Ringsted som idrætsdestination offentliggøres i deres helhed af Ringsted Kommune senest tre måneder efter aflevering af de endelige rapporter til styregruppen. Efter Ringsted Kommunes offentliggørelse af rapporterne kan Idan/CISC ligeledes frit offentliggøre rapporterne eller dele af dem på egne kommunikationsplatforme. Idan/CISC kan ligeledes efter undersøgelsens offentliggørelse anvende data fra Ringstedprojektet i andre forskningsmæssige eller formidlingsmæssige sammenhænge. Nøgletal fra faciliteter i Ringsted Kommune kan eksempelvis indgå i en evt. sammenligning med tilsvarende faciliteter i andre kommuner. Hovedrapport og afslutningsnotat afleveres i elektronisk format (pdf) primo Idan/CISC efterleverer gerne trykte udgaver af publikationerne til kostpris for trykningen. 13

14 Idan fremstår som aftalepartner for Ringsted Kommune. Som led i Idans formelle samarbejde med CISC (SDU) på facilitetsområdet forbeholder Idan sig ret til efter intern koordinering med CISC at inddrage medarbejdere fra CISC i opgaveløsningen. 14

15 Bilag 1: beskrivelse af undersøgelsens delelementer: 1) Baggrundskapitel om idrætten i Ringsted Kommune Hensigten med baggrundskapitlet er at tegne et bredt, overordnet overbliksbillede af idræts- og motionslivet i Ringsted Kommune, herunder et overblik over idrætsfaciliteter og facilitetsdækning i kommunens lokalområder. Kapitlet bygger på interviews/fokusgrupper samt udtræk fra en lang række undersøgelser, der kan give et indtryk af idrættens status i Ringsted Kommune i forhold til andre kommuner. Researchen bidrager desuden til at perspektivere og kvalificere de øvrige dele af undersøgelsen. Der tages forbehold for, om kommunen kan levere alle data inden for de aftalte tidsfrister (se bilag 3), ligesom der tages visse metodiske forbehold i forhold til repræsentativiteten specifikt for Ringsted Kommune i en række af de foreliggende landsdækkende undersøgelser. Blandt de tilgængelige data, som kan inddrages, kan nævnes: 1) Kommunal statistik for indberetninger fra og udbetalinger til frivillige folkeoplysende foreninger, lokalefordeling/booking/udnyttelse samt kommunale udgifter til idrætsområdet. Kapitlet vil ligeledes inddrage tidligere rapporter og materiale, som kommunen har udarbejdet eller fået udarbejdet på idræts- og facilitetsområdet. Ringsted Kommune er behjælpelig med at fremskaffe materialet i så komplet en form som muligt. 2) Udtræk fra undersøgelserne Befolkningens motions- og sportsvaner 2007 og 2011 (Idan) samt sammenlignelige idrætsvaneundersøgelser fra tilsvarende analyser i andre kommuner. På baggrund af særlige kørsler fra materialet tegner Idan/CISC et overordnet billede af tendenserne i borgernes deltagelse i sport og motion i Ringsted Kommune og nabokommuner i sammenligning med landsgennemsnittet. 3) Frivillighedsundersøgelsen Idan/CISC gennemførte i 2010 en landsdækkende undersøgelse af frivilligheden i idrætsforeninger under DIF. 39 foreninger fra Ringsted Kommunen deltog i undersøgelsen. Datamaterialet er solidt nok til at tegne et overordnet billede af Ringsted-foreningernes tilstand i forhold til eksempelvis hvervning af frivillige, medlemssammensætning, økonomi, tilfredshed med faciliteter og samarbejde med kommunen etc. og indgår som basisgrundlag for den nye undersøgelse af foreningslivet i kommunen. 4) Fitnessdatabasen. Der har i de senere år været en stor vækst i antallet af kommercielle udbydere af idræt i Danmark. På baggrund af Idans helt opdaterede datamateriale om fitness-sektoren kan baggrundsnotatet tegne et billede af den kommercielle sektor i Ringsted Kommune. Databasen suppleres med besøg og interview hos en-to lokale fitnessudbydere bl.a. for at undersøge erfaringer og muligheder for samarbejde med Ringsted Kommune og skabe kendskab til den kommercielle sektors potentiale og vilkår i kommunen. 15

16 5) Facilitetsdatabasen. Idan gennemfører i efteråret 2015 som led i undersøgelsen og uden beregning en komplet database over Ringsted Kommunes idrætsfaciliteter. Databasen indgår i opbygningen af en komplet landsdækkende database med stamoplysninger på alle idrætsfaciliteter i Danmark (færdig medio 2016). Ved hjælp af udtræk af Lokale og Anlægsfondens eksisterende landsdækkende facilitetsdatabase (og egne opdaterede optællinger i en række kommuner 2 ), kan Idan/CISC tegne et billede af den overordnede facilitetsdækning i Ringsted Kommune i forhold til udvalgte kommuner og landsgennemsnittet. Ringsted Kommune skal være behjælpelig med GIS-oplysninger på de enkelte faciliteter. Det faktuelle materiale fra ovenstående kilder suppleres med desk research og opfølgende interview med nøglepersoner/organisationer/råd med særligt indblik i idrætslivet i Ringsted Kommune. Centralt i analysen vil stå antallet af og placering af kommunens idrætsfaciliteter. Ved hjælp af en række temakort vil Idan/CISC angive, hvor mange borgere der er om de enkelte faciliteter i kommunens forskellige lokal- /byområder og herunder, om der er væsentlige aspekter, kommunen skal være opmærksom på i forhold transport til og fra idrætsfaciliteter. Dertil vil Idan/CISC for at arbejde sig ind på idrætslivet i kommunen og dets aktuelle tilstand og behov gennemføre en række interview eller fokusgrupper med nøgleaktører på idrætsområdet i Ringsted Kommune: Forskellige forvaltninger, facilitetsansvarlige, institutioner, foreninger m.v. De relevante interviewpersoner udvælges af Idan/CISC i konsultation med forvaltningen. I undersøgelsen inddrages desuden til perspektivering tidligere analyser som eksempelvis CISC s undersøgelse af idrætsfaciliteter i Ringsted Kommune fra Samlet set vil de ovenstående kilder give et solidt overordnet statusbillede af idrætslivets vilkår og de senere års tendenser i idrætslivet i Ringsted Kommune og bidrage til at kvalificere de kvantitative undersøgelser, som skitseres i det følgende. Baggrundskapitlet indgår i det relevante omfang i den afsluttende hovedrapport. 2) Kapacitetsbenyttelsesanalyse af udvalgte idrætsfaciliteter Efter nærmere aftale med Ringsted Kommune foretager Idan/CISC en undersøgelse af kapacitetsudnyttelsen i udvalgte indendørs faciliteter i kommunen. Analysen bygger på følgende elementer: 1) Kommunal statistik vedrørende lokalefordeling/booking af de kommunale idrætsfaciliteter, lokaleudlånsregler og stikprøveresultater/-undersøgelser af kapacitetsudnyttelse udført af Ringsted Kommune selv. Bl.a. med udgangspunkt i Ringsted Kommunes egne stikprøveundersøgelser samt interview med relevante aktører fra kommune/idrætsliv undersøger Idan/CISC desuden på et overordnet niveau brug og kapacitetsudnyttelsen af de væsentligste udendørsfaciliteter som f.eks. boldbaner (græs og kunstgræs). 2 Mulige kommuner der kan sammenlignes med: Ballerup, Allerød, Rudersdal, Frederikssund, Varde, Halsnæs, Hvidovre og Gladsaxe Kommuner. 16

17 2) En kapacitetsudnyttelsesanalyse, der baserer sig på observation i alle involverede lokaler, som efter nærmere aftale omfatter eksempelvis store idrætshaller, idrætslokaler, gymnastiksale og svømmefaciliteter i hele åbningstiden på hverdage i to udvalgte uger i efteråret 2015 (eksempelvis uge 44 og 46) i Ringsted Kommune. Optællingen vil give detaljerede statistiske data på de faktiske brugere, antallet af udøvere, udnyttelse af gulvarealer, kønsfordeling, alder, idrætsgren, organisering etc., og det vil være muligt at sammenligne og perspektivere resultaterne med lignende undersøgelser udført i bl.a. Rudersdal, Allerød, Assens, Ballerup, Hvidovre, Varde, Gladsaxe og Halsnæs kommuner. Personaleressourcer til gennemførelse af kapacitetsudnyttelsesmålinger i de omfattede faciliteter er ikke medregnet i undersøgelsens budget, da Ringsted Kommune som udgangspunkt selv forpligter sig til at stille uvildigt personale til rådighed for registreringen i faciliteterne. Dette er en ganske omfattende opgave. Som udgangspunkt må det påregnes, at der kræves tilstedeværelse af en person i ca. 10 minutter hver time, de udvalgte faciliteter er booket i løbet af dagen (én person kan maksimalt dække fire faciliteter i timen afhængigt af afstand mellem faciliteter). Såfremt Ringsted Kommune ønsker at uddelegere hele eller dele af opgaven til Idan/CISC, må der påregnes en merpris på kr. pr. time (alt efter løsning i forhold til rekruttering af registranter), og Idan/CISC har brug for et varsel på ca. seks uger, hvis Idan/CISC forventes at stille personale til registreringen i alle eller nogle af de udvalgte faciliteter. Idan/CISC validerer fremgangsmåden og instruerer det udvalgte personale om undersøgelsens metode og udfyldelse af registreringsskemaerne, ligesom Idan/CISC står for den efterfølgende inddatering, analyse og afrapportering af kapacitetsudnyttelsesmålingerne. Resultaterne af de to delundersøgelser kombineres til en samlet analyse, hvor, det er muligt at tegne et overordnet billede af udnyttelsen af de kommunale faciliteter. Det gøres i forhold til følgende mål: 1) Andel tider på tværs af lokaler, der er booket til foreninger/brugere (lokaleefterspørgsel). 2) Andel af den samlede tilgængelige åbningstid, der er udnyttet til aktivitet (samlet udnyttelse). 3) Fremmøde og udnyttelse af bookede tider af foreninger og andre brugere (fremmøde). 4) Perspektivering i forhold til andre kommuner/sammenlignelige faciliteter. Tilsammen med information om brugere af de forskellige faciliteter (køn, alder, aktivitetstype mm.) opnår kommunen et detaljeret indblik i, hvad der reelt sker i de kommunale faciliteter, og erhverver sig gode betingelser for at optimere driften i fremtiden og optimere udnyttelse og udvikling af de eksisterende lokaler i dialog med foreninger og andre brugere, lige som kapacitetsudnyttelsen er et godt udgangspunkt for drøftelser om fremtidige anlægsbehov. 17

18 3/5) Analyse af borgere og brugeres anvendelse af og ønsker til idrætsfaciliteter i kommunen og brug af faciliteter i nabokommuner Analyse af borgere (børn og voksne) og organiserede brugeres (foreninger og institutioners) anvendelse og vurdering af idrætsfaciliteterne samt deres ønsker til faciliteternes udvikling og udbygning. Der sættes som ekstraydelse fokus på folkeskolers ønsker og behov for idrætsfaciliteter i ly af folkeskolereformen. Undersøgelserne løses gennem tre spørgeskemaundersøgelser: Undersøgelse blandt alle børn og unge fra (foreslået) 4. til 10. klassetrin på kommunens folkeskoler (delundersøgelse 3). Undersøgelse af et repræsentativt udsnit af voksne borgere i Ringsted Kommune (delundersøgelse 3). Undersøgelse blandt alle brugere (foreninger, folkeskoler, kommunale institutioner og andre brugere) i de kommunale idrætsfaciliteter (delundersøgelse 5). Ad 1) Webbaseret undersøgelse blandt alle elever fra 4. til 10. klassetrin på alle folkeskoler i Ringsted Kommune om deres anvendelse af og benyttelse af forskellige typer af faciliteter, naturområder, byområder m.v. til idræt, motion, bevægelse og leg i kommunen/nabokommuner samt ønsker i forhold til aktivitetsmuligheder og anlæg. Undersøgelsen spørger ligeledes ind til elevernes syn på idrætsundervisning og fysisk aktivitet i skolen i lyset af folkeskolereformen. Privatskolerne i kommunen inviteres ligeledes til at deltage i undersøgelsen. Undersøgelsen foretages gennem de kommunale folkeskoler, og udføres i en undervisningstime i september-oktober Idan/CISC udfærdiger materiale om undersøgelsens udførelse, instruktion til skoleleder/lærer mm. og introducerer undersøgelsen for alle relevante parter. Undersøgelsen af skoleelevers idrætsvaner i kommunen forudsætter skolernes aktive medvirken og engagement. Særlige spørgsmål om skolereformen og fysisk aktivitet kan i samarbejde med skolerne indarbejdes i spørgeskemaet. Ad 2) Webbaseret undersøgelse af et tilfældigt udtræk på voksne borgere i Ringsted Kommune i september-oktober 2015 om deres anvendelse af og benyttelse af forskellige typer af faciliteter, naturområder m.v. til idræt og motion i kommunen/nabokommuner samt ønsker i forhold til aktivitetsmuligheder og anlæg. Udtrækket skal indeholde navn, alder, køn, adresse og GIS-koordinat. Som forberedelse af delanalysen om Ringsted som idrætsdestination undersøger spørgeskemaet desuden Ringsted-borgernes transport- og tilskuer/brugervaner i forhold til idræts-/fritidstilbud i kommunen og andre kommuner, herunder eksempelvis transport til eliteidrætsbegivenheder, skyde-, skøjte- og svømmefaciliteter samt deltagerbaserede events. 18

19 Undersøgelsen må forventes at give en svarprocent på pct. med én rykkerrunde, hvilket vil betyde, at tallene i forhold til generel idrætsdeltagelse ikke vil være repræsentative, men undersøgelsen vil give et solidt indblik i den aktive del af befolkningens anvendelse af og ønsker til konkrete faciliteter og områder i kommunen. Undersøgelsen gennemføres ved at sende et brev (afsendt fra Ringsted Kommune i samarbejde med Idan/CISC) til de udvalgte borgere, der via et elektronisk link kan besvare spørgeskemaet. Ringsted Kommune stiller brevpapir/kuverter til rådighed og betaler porto for udsendelsen samt evt. udgifter til dataudtræk af adresser. Udgifter til en evt. rykker for at øge svarprocenten vil udelukkende indebære ekstra omkostninger til brevpapir/kuverter og porto. Det undersøges, om der kan ske besparelser ved delvist at benytte Ringsted Kommunes borgerpanel, men som udgangspunkt anbefales denne løsning ikke af repræsentativitetshensyn. Ad 3) Alle foreninger og andre organiseringsformer, der benytter idrætsfaciliteter i kommunen, (idrætsforeninger, andre foreninger, aftenskoler, skoler, skolefritidsordninger, fritidsklubber, daginstitutioner, virksomheder m.fl.), får tilsendt et spørgeskema (elektronisk survey) med spørgsmål om behov og ønsker til nye og bedre faciliteter og lokaler. Spørgeskemaet bygger på erfaringer fra tilsvarende undersøgelser i andre kommuner og tilpasses de lokale forhold i Ringsted Kommune. Der sættes særligt fokus på ønsker og behov til faciliteter i forbindelse med idrætsundervisning og fysisk aktivitet i folkeskolen. Ringsted Kommune leverer en adresseliste med adresse på alle organiserede brugere. Spørgeskemaet sendes i september-oktober måned 2015 via og besvares elektronisk. Tilsammen vil de tre spørgeskemaundersøgelser give et detaljeret billede af borgere og brugeres benyttelse og tilfredshed med de kommunale idrætsfaciliteter (og udearealer). Undersøgelsen vil være behjælpelig i forhold til at identificere henholdsvis gode og mindre gode aspekter ved kommunens faciliteter, og dermed være væsentlige i forhold til at skabe forbedringer og udvikling. Undersøgelserne vil også være afgørende i blotlægning af ønsker til eventuelle kommende faciliteter. Endelig vil undersøgelsen kunne identificere ude- og byområder, der kan tages (mere) i brug i forbindelse med bevægelse og leg. De to borgerundersøgelser vil desuden give et meget solidt indblik i Ringsted borgernes idræts- og motionsvaner, som vil være et godt afsat for at udfærdige en idrætspolitik/revidere kommunens foreningspolitik. I borgerundersøgelserne inddrages desuden GIS-informationer. Det vil hermed være muligt at undersøge, hvor langt de enkelte borgere bevæger sig for at dyrke idræt, og herunder om der er facilitetstyper, som er underrepræsenteret i visse dele af kommunen. Endeligt vil borgerne også blive bedt om at angive, om de anvender faciliteter uden for kommunen og i givet fald hvilke. Viden herom vil indgå i perspektiveringen af fremtidige anlægsbehov eller analyse af samarbejdsmuligheder med andre kommuner. 19

20 Metoden for gennemførelse af borger- og brugerundersøgelser er udviklet af CISC og velafprøvet i flere tilsvarende undersøgelser. 4) Undersøgelse af foreningslivet i kommunen På basis af den indledende kortlægning af idrætten i Ringsted Kommune og kapacitetsundersøgelsen gennemfører Idan/CISC en spørgeskemaundersøgelse blandt samtlige frivillige folkeoplysende foreninger (og evt. øvrige foreninger) i Ringsted Kommune. Undersøgelsen skal dels afdække foreningernes behov, holdninger og ønsker til idrætsfaciliteter i kommunen, dels give indblik i foreningernes aktivitetstilbud, målgrupper, frivillighed/ledelse og økonomiske forhold. Undersøgelsen vil også sætte fokus på samarbejdsflader mellem foreninger og andre aktører (herunder kommunen og folkeskolerne). Formålet med foreningsundersøgelsen er at skabe et stærkt grundlag for den efterfølgende udviklingsproces for foreninger og ledere i kommunens idrætsliv samt at skabe et indtryk af foreningernes generelle udfordringer og ønsker. 20