MRSYSTEM ONLINE MATERIALE REGISTRERING

Transkript

1 MRSYSTEM ONLINE MATERIALE REGISTRERING 3. SEM PBA EKSAMENS PROJEKT 16. DEC KL EAL - LILLEBÆLT Af Mahyar Farshi & Yrsa Jensen Vejleder: Bjarne Slipsager Ansalg: Projekt url:

2

3 Indledning Vores interesse samt idegrundlaget bag emnet for dette bachelor projekt, kom af en frustreret håndværker henvendte sig til Yrsa for ca. et år siden omkring muligheden for at lave sin arbejdsseddel i en online version, da han var træt af papirformen. Den tanke har vi gået med efterfølgende og valgt at benytte den ide som vores bachelor projekt. Derfor vil vi med denne rapport klargøre problemstillingen, fra overnævnte tilfælde samt redegøre for vores løsning af en digitalisering af en arbejdsproces.

4 Kort om Forfatterne Yrsa Jensen Primært fokus område: Frontend udvikling (valg og opsætning af CMS, template kodning & tilpasning af brugergrænseflade Sekundær fokus område: UX design (wireframes, informations arkitektur, persona research og udarbejdelse) Yrsa s gundlag for valg af PBA. web udvikler, var med henblik på at komme ud og sidde i en mindre eller mellemstor virksomhed med ansvar for opgaver med alt lige fra design til endeligt produkt. Hvorvidt det er med udførelsen, som projekt ansvarlig eller sparring med eksterne partnere er hende lige fedt. Så længe hun har det godt med det der bliver lavet, og opgaverne rammer inden for koncept og frontend udvikling. Mahyar Farshi Primært fokus område: Backend udvikling (database arkitektur, programmering af backend moduler og applikationer) Sekundær fokus område: Frontend udvikling (opsætning af CMS, template kodning & tilpasning af brugergrænseflade) Mahyar s gundlag for valg af PBA. web udvikler, var med henblik på at komme ud og sidde i en mindre eller mellemstor virksomhed med ansvar for opgaver med alt lige fra frontend design til mindre og større udviklingsprocesser. Kontakt informationer Kontakt informationer

5 3. sem. PBA eksamen 16. dec Af Mahyar Farshi & Yrsa Jensen vejleder: Bjarne slipsager Opgave fordeling & udviklings metode OPGAVE UDFØRT AF Koncept udvikling x x UX Frontened Backend Conceptual design Personas Opsætning af CMS & site konfiguration OG module installation & opsætning Panels og side opsætninger Views og views opsætninger Export / import modul installation & konfiguration ER Diagram Flowchart Use case diagram Yrsa x x x x x Mahyar Vi har ikke haft en direkte integration af en agil arbejdsmetode, vi valgte at aftalt mødetidspunkt og fokus områder (delopgaver), for næste møde under vores møder. Møderne har været omkring hvor langt vi var i hvert vores område. Det har dog været lidt svært at finde fælles tidspunkter for at mødes når den ene fra gruppen arbejder 37 timer ved siden af. For kort at nævne vi er bekendte med scrum og har trods de manglede møder m.v. konstant arbejdet i en cyklus svarende til scrum sprints. Når vi kommer længere frem i processen med vores udvikling af MRSystem vil vi integrere SCRUM fuldt ud. Da vi syntes det er den bedste agile metode der findes. x x x x x Side 5

6 Indholdesfortegnelse Indledning 3 Kort om forfatterne 4 Opgave fordeling 4 Virksomhedens problemstilling 8 Ide til løsning 8 Undersøgelsesspørgsmål 8 Research af digitaliseringsprocessen 9 Målgruppen 11 Metode Trin til personas 12 Step 1 - find brugeren 12 Step 2 - udarbejde hypotese 12 Step 3 verificere 16 Master & apprentice 16 Isolatør brian banke 16 Virksomheds ejer per johnsen 17 Produktions chef inden for skiltemaler branchen 17 Opsummering 17 Step 4 - find mønstre 18 Step 5 - beskriv personas 18 Step 6 - definere situationer 20 Step 7. Validere og godkende - research af konkurrenter 20 Step 8. Guidelines for deling af viden omkring personas 21 Step 9 - udarbejdelse af scenarier 22 Step 10 - løbende opdatering 22 Conceptual design 23 Ecological design persepective 24 Nuværende arbejdsproces 24 Ecological design persepective (company owner) 25 Ecological design persepective (den ansatte) 25 Interaction design persepective (ansatte) 26 Interaction design persepective (virksomhedsejer) 28 Emotional design persepective 30 Frontend 31 Drupal - content management system 32 Drupal arbejder i lag 32 Theming i drupal 33 Vores design krav 33 Hvordan fungere sub-theming 33 Arbejde med drupal- & modul-opsætning 35 Valg af moduler 35 Organic groups = facebook pages 35 Organic group Concept 35 Installation af OG modul 35 Oprettelse af OG gruppe 35 Panels module 38 Ctools module 38 Views module 38 Problemstillinger, fejl og mangler i prototypen 39

7 Indholdesfortegnelse Backend 40 Eksport af data til erp systemer 41 Eksport moduler 41 Features 41 Chaos tools 41 Views data export 41 Egen erfaring med eksport af data til erp 41 Import af data 42 Er diagram 46 Normalisering 46 Entiteter og relationer 46 Bruger sektion 48 Bruger 48 Felter 48 Relationer 48 Role 49 Opgave-sektion 49 Opgave 49 Felter 49 Relation 49 Kunde 49 Felter 49 Relationer 49 Kontaktperson 49 Materiale-sektion 50 Materiale 50 Felter 50 Relationer 50 Materiale-opgave (mange til mange) 50 Use case diagram 51 Admin (os selv) 51 Login 51 Company owner (virksomhedsejer) 51 Employees (den ansatte) 51 Login 51 Flowchart 53 Fremtidige tiltag 54 Research af andre moduler til fremtidige tiltag 55 Activity module 55 Message stack 55 Heartbeat module 55 Andre fremtidige tiltag 56 Forbruger undersøgelser spørgeskema m.v. 56 Test af udarbejdet persona 56 Udvidet konkurrent analyse 56 Konklusion 57 Litteraturliste 58 Bilag 59

8 3. sem. PBA eksamen 16. januar 2015 Af Mahyar Farshi & Yrsa Jensen vejleder: Bjarne slipsager Virksomhedens Problemstilling En ansat hos virksomhedens tekniske isolering aps (TI) har henvendt sig til os med en forespørgsel til et website eller en app til en tablet, der kan hjælpe dem med at registrere deres materialeforbrug. I den forbindelse gav han os en forklaring på, hvordan deres arbejdsproces er i dag. Problemstillingen for TI er i dag som følgende: når de om morgenen møder ind, henvender de sig til virksomhedsejeren, hvis ikke han har haft ringet til dem aftenen forinden med opgaven (verbalt). Her får de verbalt eller en håndskrevet note med kundens adresse udleveret. Herefter går den ansatte på lageret, for at hente materialerne, det er ikke altid at materialet er der, derfor må de køre til en af deres leverandører for at hente det materiale de skal anvende. Materialet pakkes i bilen og der køres ud mod kunderne. Når de er ude ved en kunde skal de ved opgavens ophør notere ned, hvor mange materialer der reelt er blevet brugt. Til dette har de fået udleveret en stak udskrevne A4 ark med felter, såsom kundens navn, adresse, kontaktperson, medarbejderens data samt en tabel til at angive materialeforbruget 1. Det er op til den enkelte ansatte hvordan man skriver sit materialeforbrug, med viden inden for branchen, skal det nævnes at der er forskel på isoleringsmaterialet de beklæder med, i henhold til hvad der isoleres. F.eks. er det et rør der skal isoleres så betyder det, at der er anvendt rørskål, men en ventilator isoleres med plader og derfor ikke det samme men materiale navnet er i nogle tilfælde enslydende i den daglige tale. Dette problem er blot et af dem, der belyses i denne rapport. Et andet aspekt er at kunde informationer, antageligvis er de allerede oprettet i virksomheds ejerens ERP 2 system, men de skrives manuelt på materiale sedlerne. Et aspekt der kan give anlæg for ukorrekte kontaktoplysninger eller frustration hos den der skriver materiale sedlen. Måden hvorpå vi ønsker at løse denne ide er, i form af en hjemmeside der har en digital version af materialesedlen. Tanken for en virksomhedsejer er, at de skal kunne logge ind og se, hvilke opgaver der er blevet udført. Ydermere skal de kunne hente materiale sedlerne i form af en PDF 3, der genereres via systemet eller en fil der genereres til deres ERP system. Ligeledes er det med tanken om at de skal kunne oprette materiale sedlen/kundeopgaven med de basale oplysninger (enten manuelt eller som kan genereres via en fil fra deres ERP system). For den ansatte er tanken, at de kan logge ind se deres opgaver og udfylde sedlen med de brugte materialer når kundeopgaven er udført. Undersøgelsesspørgsmål Det gør vi indledningsvis ved at stille os selv følgende spørgsmål: Er det kun den enkelte virksomhed, der omtales der har disse problemstillinger eller er det som antaget et fælles problem for håndværker virksomheder generelt? Såfremt det er, er det så muligt at lave et system der er så fleksibelt, at det kan håndtere flere industrier eller skal det bygges individuelt for hvert erhverv? Løser vi et reelt problem hos virksomheden, hvis det er tilfældet hvem får gavn af dette? Findes der konkurrenter, der tilbyder denne service allerede, i så fald hvilke fordele & ulemper er der ved deres system kontra vores system og hvordan kan vi i dette tilfælde skille os ud til fordel for vores kundesegment? Men for TI er den helt store problemstilling ret ofte, at det ender med at enten den ansatte eller virksomheds ejeren, får forlagt de udfyldte sedler, og så er det op til de enkelte ansatte der har udført opgaven, at huske hvilke materialer de anvendt. Her kan det forekomme, at de skal huske op til 3-6 mdr. tilbage og i få tilfælde endnu længere. Ide til løsning Vi vil lave en digitalisering af den overstående arbejdsproces i form af en online hjemmeside, der henvender sig til alle håndværkerindustrier, der har et behov for en digitalisering af denne arbejdsproces. 1. Bilag d.15/11/2014 kl. 13: d. 14/12/14 kl Side 8 Fodnoter

9 3. sem. PBA eksamen 16. dec Af Mahyar Farshi & Yrsa Jensen vejleder: Bjarne slipsager Research af konkurrenter & digitaliseringsprocessen Projektet starter op med at vi laver noget desk og field research, så sikre vi hvad der findes på markedet af andre systemer og hvad det er de fokuserer på i deres systemer, men også for at søge inspiration til designet af hjemmesiden samt funktioner der er nyttige på siden. Ydermere for at få, en ide om hvor stort et behov der er tale om. Vi kan netop konkludere på baggrund af at undersøge og samle informationer omkring blandt venner og bekendte, at det ikke kun TI der har problemet. Faktisk er det et udbredt problem/ workflow, som eksisterer i næsten alle håndværker virksomheder. Der hvor det ikke er et problem er de tilfælde, hvor de allerede har implementeret en digitalisering af deres arbejdsproces. Vores research har ledt os til to af de store ERP systemer 4 der tilbyder denne service, som et tilvalgsmodul til systemet. Dette kan blive en bekostelig affære på den korte bane, da man kan risikere både at skulle skifte ERP system og samtidig oplæres i det nye system og det er ikke alle små virksomheder, der har råd til sådan en investering. Ligeledes kan vi se at deres tilvalgs service har flere funktioner end blot materiale registrering men også time registrering Bilag 2 de to store ERP systemer der tilbyder digitale workflow services 5. d. 12/12/14 kl Fodnoter Side 9

10

11 Målgruppen Som en del af ethvert produkt/service er der en brugergruppe, der er forbrugeren af dette. Dette har altid været aktuelt lige fra vi mennesker begyndte at erhverve os ting fra andre mennesker. For at der en ting der kan kaldes et produkt/service, skal der også være et behov (efterspørgsel) og det er her hvor personas kommer ind i billedet. Personas er en måde at give et overordnet billede at den brugergruppe der anvender produktet eller servicen. Det kan vi bruge til at vide hvad vi skal sige til hvem, på hvilken måde og med hvilken effekt citat fra Harold Dwight Lasswell.

12 3. sem. PBA eksamen 16. januar 2015 Af Mahyar Farshi & Yrsa Jensen vejleder: Bjarne slipsager Metode Vi har i vores udarbejdelse af personas valgt at tage udgangspunkt i Lene Nielsens guide 10 trin til personas 6 og Alan coopers goal directed design metoder 7. Kort om de to metode forfattere Lene Nielsen har en Ph.d. i personas og scenarier og har på den baggrund publiceret to bøger, skrevet adskillige artikler og samarbejder med mange virksomheder, hun betegnes som værende den førende specialist i Danmark 8. Alan cooper, en amerikansk software designer/programmør, han har skrevet og publiceret op til flere bøger omkring personas, personas senarios og interaktions design. Han står bag goal directed design metoden og visuel basic 9. I dag har han sin egen virksomhed der udelukkende arbejder med UX og interaktions design trin til personas Step 1 - Find brugeren Ved at kigge nærmere på håndværker industrien, brug af omtalte workflow, kan vi se at der er tale om tre hoved segmenter i målgruppe. Company owner (virksomheds ejer), employee (ansat) og project manager/accountent (projektleder/bogholder). Vores projekt har flere aktører vi skal ramme, vi tager udgangspunkt i at vi er iværksættere og vi har vores workflow management system, som vi gerne vil sælge. Det betyder at vi som iværksættere skal henvende os til indkøbs ansvarlig i virksomheden, med vores hoved website. Men grundet vores tidsrammen vælger at ligge fokus på selve systemet og problemstillingen ved den nuværende arbejdsproces. For at have et mere overskueligt billede af hvordan problemstillingerne er og hvem der er berørt af denne arbejdsproces, har vi opsat følgende syv punkter. Disse punkter kan vi igennem hele opgaven bruge til at holde fokus på det aktuelle i problemstillingen. 1. En kunde ringer til virksomhedsejeren for at få en løsning på en håndværker relateret problem. 2. Virksomhedsejeren udarbejder opgave beskrivelse (pt. verbalt eller håndskrevet). 3. Opgaven kommunikeres til den ansatte (pt. verbalt eller håndskrevet). 4. Den ansatte kører til lageret eller leverandør for at hente materialer til opgaven. 5. Den ansatte tager ud til opgavens lokation og udfører opgaven. 6. Efter arbejdet er færdigt, laves en status på opgaven (på papir ark). 7. Status dokumentet gives til Virksomhedsejeren eller bliver væk. Step 2 - Udarbejde hypotese For at få overblikket over vores hypoteser vælger vi at gøre brug af proto personas, til at give et mere levende billede af målgruppen, ved at samle vores hypoteser omkring de to segment grupper der er tale om. Vi har nogle hypoteser om at alle inden for håndværker industrien agere og har samme computer viden, omtrent samme løn niveau og udannelses niveau. Af grundlagene kan nævnes: Hurtigt overblik til ide udvikling Manglende grundlæggende research af målgruppen For at vi i gruppen kan opnå et fælles fokus punkt (målgruppen) 6. d.12/12/14 kl About Face 3: The Essentials of Interaction Design, af Alan Cooper, Robert Reimann, David Cronin, forlaget Wiley Pbulishing Inc.ISBN: d. 12/12/14 kl d. 12/12/14 kl Side 12 Fodnoter

13 3. sem. PBA eksamen 16. dec Af Mahyar Farshi & Yrsa Jensen vejleder: Bjarne slipsager Anders Ansat Arbjedstelefon Casual/tendy påklædning Egen smartphone Skjorte/pæn bluse & buks Familiens tablet Herresko Snikers Egen tablet Ældre (31-63 år) Svend Ung (16-30 år) Lærling/ung svend Demografi Adfærd Behov og mål år Dansk statsborger Under 28 år I lære eller nyudlært svend Går en del i byen Bor i lejlighed eller hos forældrene. Arbejder altid sammen med en svend Lønniveau Over 28 år Udlært svend Solid erfaring inden for faget Gift, to børn, eget hus. Tildelt firmabil Lønniveau Sætter stor ære i faglig stolthed. Tjekker de sociale medier, deler gerne gode vittigheder og videoer med vennelisten. Informations søger på nettet og læser online webaviser såsom BT og Ekstrabladet. En særpræget humor (håndværker humor) Kan have et begrænset ordforråd (Akademisk snak er fremmedord for dem). Ikke vilde med papir arbejde. Over 28 år Bruger en del af fritiden på at arbejde med istandsætning af huset. Foretrækker nyheder via tv avisen. Foretrækker avisen i papirform At opnå anerkendelse for deres faglig arbejde. At blive værdsat for godt håndværk. At opnå større ansvar for opgaverne. Nem registrering af brugt materiale. At de ikke behøver huske hvilke materialer de brugte når en kunde er afsluttet og en ny påbegyndt. Side 13

14 3. sem. PBA eksamen 16. januar 2015 Af Mahyar Farshi & Yrsa Jensen vejleder: Bjarne slipsager Virksomhedsejer Michael Skjorte & buks Firma Telefon Herresko Firma computer I nogle tilfælde tablet Demografi Adfærd Behov og mål år Dansk statsborger Har solid erfaring inden for faget Gift, har 1-3 børn, eget hus. Lønniveau ukendt Ejer sin egen virksomhed Håndterer regnskabet, drift og ledelse af virksomeheden Informations søger på nettet Læser aviser såsom BT og ekstrabladet og holder Fyns Stiftstidende. Ønsker at have en bred viden for hvad der rør sig på erhvervslivet. Ser nyheder via tv avisen. Særpræget humor (håndværker humor). At drive en sund forretning At blive set som en god arbejdsgiver & virksomheds ejer At have et godt overblik. At uddelegerer opgaver nemt og effektivt. At danne sig et hurtigt overblik over medarbejder til opgaven At have overblikket over dagens /ugens opgaver. At følge med i den enkelte medarbejders effektivitet. Side 14

15 3. sem. PBA eksamen 16. dec Af Mahyar Farshi & Yrsa Jensen vejleder: Bjarne slipsager Morten Projektleder Casual/tendy påklædning Arbjedstelefon Skjorte/pæn bluse & buks Herresko Snikers Tablet & firma computer Aldersgruppe (25-65 år) Demografi Adfærd Behov og mål år Dansk statsborger Har ca. 9 års inden for faget Gift/i forhold, har 1-3 børn, lejlighed/ eget hus. Lønniveau: om mdr 11. Fakturere afsluttede ordre Uddeler opgaver Informations søger på nettet Læser aviser såsom BT og Ekstrabladet. Ser nyheder via tv avisen. Særpræget humor (håndværker humor). At være god til sit arbejde At blive set som en god kollega At tjene gode penge At have et godt overblik. At kunne oprette fakturaer hurtigt og effekt uden problemer. At kunne tildele medarbejder til opgaverne At have overblikket over dagens /ugens opgaver. At kunne følge op på enkelte medarbejders effektivitet d. 12/12/14 kl Fodnoter Side 15

16 3. sem. PBA eksamen 16. januar 2015 Af Mahyar Farshi & Yrsa Jensen vejleder: Bjarne slipsager Step 3 - Verificere Da vi indledningsvis lavede vores proto personas, opsatte vi nogle hypoteser der skulle give os en ide om hvem målgruppen var, vi kan på baggrund af dette konkludere at der er behov for at følge op på om disse holder stik. Det gør vi i form af desk og field research. Master & Apprentice metoden 12 For at få en ide og viden om hvordan en håndværker anvender skemaer i papirform, har vi benyttet os af master & apprentice teknikken, som er en interview teknik der foregår ved at personen der anvender produktet/programmet eller en servicen hver dag. Lærer en hvordan man selv benytter det. Igennem vores møde med problemstillingen havde vi en snak med en isolatør, en virksomhedsejer, og en produktions chef. Vi bad dem forsøge at forklare problemstillingen de havde og vise/forklare os hvordan sedlerne normalt udfyldes. Isolatør Brian Banke Brian, 37 år, far til 2 små børn. Blev uddannet isolatør med et 12 tal til svendeprøven i har arbejdet som ude liggende montør i 7 år hos BL isolering (familie drevet virksomhed) og har siden BL isolering blev overtaget af Personligt 13 arbejdet for teknisk isolering ApS (Der blev overtaget af en af sønnerne fra BL isolering) Først og fremmest bemærker vi, at mange felter såsom kundenavn, adresse m.v. er standard felter der skal udfyldes med informationerne som de har fået udleveret verbalt af chefen inden de kører ud til kunderne. Disse informationer er vigtige, for at der kan skelnes mellem sedlerne. Da det kommer til udfyldelse af materiale, kan det gøres på flere måder, da det i princippet er et blankt stykke papir med en tabel delt i 4-5 kolonner. Det er nu her op til hver ansat at skrive antal isoleringstype der er brugt til at lave hvilken slags opgave med. Brian vores master viser derfra os hvordan man udfylder sedlen når de isolere rør. Han har en relativ dårlig håndskrift og vi har faktisk en smule svært ved at se hvad han skriver. Dertil spørger vi ind til om de har en slags mappe de bruger som underlag når de udfylder de her sedler, hvortil han svarer at ret ofte så bliver det lige gjort hen over rattet ideen de skal ud til næste kunde. Da han har vist os adskillige måder at udfylde sedlen på, spørger vi ind til aflevering af sedlen og det forgår ved at de hvis de husker det og er hjemme med bilen samme aften, giver dem til chefen, andre gange kan der godt gå nogle dage. Igennem en periode i fritiden observere vi måden hvorpå jobbet har effekt på Brian, ud fra en flue på væggen teknikken 14, uden for arbejdstiden. I nogle tilfælde oplever vi at chefen ringer kl om aftenen og spørger ind til en seddel der blev afleveret for tre måneder siden og som er blevet væk. Andre gange oplever vi at isolatøren får opkald, med spørgsmål til materialet da sedlen er for dårligt skrevet. Vores observation har givet os indblikket i at isolatøren, for den givne virksomhed, til tider bliver frustreret og stresset over at gå med mange informationer i hovedet. Han får ikke helt ro til at stresse af for han ved aldrig hvornår chefen ringer og spørger ind til en opgave. Problemstillinger Dårlig håndskrift, bortkomne materiale sedler, mangel på fælles ord forråd d. 12/12/14 kl d. 02/12/14 kl d. 12/12/14 kl d. 02/12/14 kl Side 16 Fodnoter

17 3. sem. PBA eksamen 16. dec Af Mahyar Farshi & Yrsa Jensen vejleder: Bjarne slipsager Virksomhedsejer Per Johnsen Ejer af Ultrafilter Skandinavien ApS, 55 år gift med Diana og sammen har de en datter på 13 år. Har arbejdet inden for hans håndværk både som montør men også sælger i over 30 år. Han har været med til at drive nogle af de større skandinaviske virksomheder i branchen. Per Johnsen har adskillige montører der arbejder for ham når der skal sættes et produkt op hos kunden, eller der skal repareres. I forbindelse med at en opgave skal udføres gør han følgende: Åbner hans Excel fil med foruddefinerede felter 15. Han udfylder dem ved at kopiere Produktions chef i skiltemaler branchen Rikke, 33 år, kæreste med Rene sammen har de 5 børn, hun har arbejdet som produktions chef for et skiltemaler firma, der havde intern såvel som eksterne montageopgaver. I dag driver hun sin egen virksomhed med produkter inden for branche. Måden de registrerede materialer på: En seddel blev genereret fra deres CRM system, som så blev printet ud og sendt ud til montøren. Materialer blev registreret manuelt, og ret ofte oplevede hun at de var ulæselige eller oplevede montøren af materialet gik i stykker og måtte anføre yderligere materialer herpå. indhold fra hans ERP system, og sætte dem ind i materiale sedlen. Når sedlen er udfyldt, bliver den sendt til montøren der tjekker af hvor mange af de forud definerede produkter, der er blevet anvendt. Er der fejl eller mangler på det materiale der er enten medbragt fra ultrafilter lagers, fremsendt med post fra ultrafilter eller materiale montøren selv har skal dette enten rekvireres på ny. Dette giver yderligere tidsforbrug og en ny seddel med det daværende udførte arbejde skal sendes tilbage til Per, som så ajourføre det i ERP systemet hvorefter han kan fakturere kunden for materiale anvendt, timer brugt på opgaven samt kilometer brugt af montøren således at når montøren sender hans registrering af timer og Fra det øjeblik hvor sedlen landede i produktionen var det hele manuelt idet det var et stykke papir, der i mange tilfælde skiftede hænder eller lokation i virksomheden. Processen fra udlevering af seddel var som følgende: Udlevering af opgave lager og hente materiale til montering & udfyldelse af materiale afsnittet og tid brugt til Rikkes kontor Hvis opgaven var ekstern montering skulle kilometer tal også anføres. Materiale seddelens bearbejdning. Hvis sedlen var korrekt udfyldt kunne hun fakturer, ved at skrive materialet s navn i CRM systemet, hvis hun kunne tyde det kilometer tal for månedens udførte opgaver kan holde dem op imod det han har faktureret kunden. Problemstillinger Manuelle indtastninger, oprettelse af flere materiale sedler i forbindelse med fejl og mangler Vores observationer Nogle gange fik han ikke kopierede det hele med og måtte gentage processen, det blev han irriteret over. Ligeledes udtrykte han i flere omgange bekymringen omkring af montører ret ofte stjal informationerne til brug i andre virksomheder, jeg ved det for vi gjorde det jo selv : siger han. skrevne. Eks på materiale registrerings linje: = farve gul folie ca. XX m2 Problemstillinger Svært at læse af Rikke eller montør. Fejl i registrering af timer (forkert angivet timetal). Når disse problemstillinger var aktuelle blev der brugt yderligere timer på at finde fejl og lave rettelser, hvilket resulterede i tabt omsætning. Da vi spørger ind til andres bekymring omkring det med at man stjæler kunde data bakker hun op og fortæller at det også var noget hun både havde oplevet men også selv havde gjort brug af. Opsummering Der er en vis standard for hvordan materiale sedlerne opsættes og hvilke informationer der er påkrævet for at de kan lave en sammenkobling med deres ERP system og holde styr på ordre seddel, faktura og materiale forbrug. Generelt oplever vi at det med at udfylde sedlerne er en stor gene for håndværkeren, og til tider et irritations monument. Vi ser også et stort problem i at sedlerne er håndskrevne da håndskriften kan være meget svær at tyde. Afslutningsvist ser vi at der er en problemstilling i hvordan de forskellige ansatte betegner/skriver materiale og arbejdsopgave (de bruger ikke helt samme vendinger). 15. Bilag 3 materiale sedler Fodnoter Side 17

18 3. sem. PBA eksamen 16. januar 2015 Af Mahyar Farshi & Yrsa Jensen vejleder: Bjarne slipsager Step 4 - Find mønstre Processen med materiale registrering & sedlens opsætning af materiale sedlen er den samme. Usikkerheden om de mange informationer som gives til den enkelte ansatte er ikke alene en bekymring men også en faktor. Begrænsede EDB kendskab Irritation over manglende, forkert udfyldte eller ulæselige materiale sedler. Den store fokus på egne mål (user goals) Step 5 - Beskriv personas Selve metoden vi bruger til at tegne vores persona beskrivelser er The Quick-and-Dirty metode 16 udviklet af Dan Brown 17, amerikansk virksomhedsejer, der har skrevet tre bøger om hhv. design og kommunikation. Grunden til vi benytter os af dette er på baggrund af vores begrænsede research af målgruppen. Demografi Morten Hansen, 28 år, Dansk statsborger. Blev uddannet håndværker i 2006 og har arbejdet med området lige siden. Bor sammen med sin 3 år yngre kæreste og deres fælles barn. EDB viden Mortens viden inden for IT og teknologi rækker sig til at være social på Facebook, med dem han ikke kan nå at fange i løbet af hans hverdag. Derfor kan han logge på FB via sin smartphone eller tablet, han spiller også et par enkelte af de mest populære spil, som en del af hans bidrag til fællesskabet. Han bruger Google til at informations søge efter viden når han skal købe et produkt. Han benytter sig af gul og gratis samt den blå avis. Socialt Han har altid været vellidt blandt venner og arbejdskollegaer. Han kan godt lide at tage sig en enkelt eller to efter endt arbejdsdag, hvor dagens emner og problemstillinger bliver vendt og drejet. I weekenden bliver der besøgt fælles venner, i selskab med kone og barn, såvel som gamle kammerater, hvor aktiviteterne går på at være ude og fiske eller ture i sommerhus. Han bruger også en del tid på at hjælpe venner/bekendte med et projekt inden for hans håndværk, ret ofte imod betaling. Mentalitet Han er af natur en rolig person, men har temperament når det kommer til tekniske vanskeligheder og giver til tider ret hurtigt op hvis det virker for svært at løse opgaven. Han er en mand af stolthed og er ikke den bedste til at bede om hjælp i frygt for at folk ser ham som værende mindre begavet, på baggrund af de mange fordomme der er omkring håndværkere 18. Derudover har han et indre behov for at folk kan lide ham, derfor hjælper han gerne mere end han burde. For ham er der ikke forskel på venner eller arbejdskollegaer. Arbejdsopgaver DEN ANSATTE Montage Fuld ansvar for egne kundebesøg, at de aftalte tider og opgaver fuldføres og registreres. Klargør bilen til dagens opgaver d. 02/12/14 kl d. 02/12/14 kl d. 04/12/14 kl About Face 3: The Essentials of Interaction Design, af Alan Cooper, Robert Reimann, David Cronin, forlaget Wiley Pbulishing Inc.ISBN: Part 1 kap. 5 Side 18 Fodnoter

19 3. sem. PBA eksamen 16. dec Af Mahyar Farshi & Yrsa Jensen vejleder: Bjarne slipsager Demografi Hans Verner, 44 år, Dansk statsborger. Blev uddannet inden for hans håndværk i 1988 og har arbejdet med det lige siden. Har siden 2003, ejet og drevet sin egen håndværker virksomhed. Bor sammen med sin kone, der tager sig af virksomhedens bogholderi. Sammen har de to store børn hvoraf den ene står i lærer i virksomheden. EDB viden Viden inden for IT og teknologi rækker sig til at være social på facebook, ved at læse opdateringer og skrive kommentarer til dem han ikke kan nå at fange i løbet af hans hverdag. Men max et par gange om ugen. Derfor kan han logge på FB via sin tablet eller hjemmets pc. Han benytter tit nettet til at informationssøge eller tjekke nyheder han ikke nåede at fange via tv avisen. VIRKSOMHEDSEJEREN Arbejdsopgaver Ledelse & drift af virksomheden Heriblandt: indsamling af kundeopgaver, uddelegering af opgaver, indkøb af materialer samt håndtering af leverandør aftaler At være på montage Socialt Han har altid været vellidt blandt venner og arbejdskollegaer. Han tilbringer sin fritid i fællesskab med hans samlever, hvor de blandt andet bruger tid på at være social med deres netværk. Derudover går han til motion sammen med en af hans netværks bekendte. Mentalitet Han er af natur en rolig person, men et bestemt karakteristika. Når det kommer til tekniske vanskeligheder i forbindelse med EDB, giver han ofte hurtigt op og leder det hen på at det er vigtigere at bruge tiden på at få solgt nogle projekter. Han har en ide om at han kan drive virksomheden bedre end hans forrige chef, derfor bruger han mere tid på at være en god chef og virksomheds ejer frem for at lærer sig selv nye EDB færdigheder. I stedet for vælger han ret ofte at uddelegere disse opgaver til andre. Demografi Morten Andersen, 35 år, Dansk statsborger. Blev uddannet inden for hans håndværk i 2000 og har arbejdet med det lige siden. Har siden 2009, været projektleder i en virksomhed med 40 ansatte. Hvoraf de 15 af dem er montører, og hans ansvarsområde. Bor sammen med sin kone i eget hus. Sammen har de to børn. EDB viden Mortens viden inden for IT og teknologi, er handtering af desktop programmer såsom word/excel og virksomhedens ERP system. Morten har som så mange andre en tildens til at være social med dem han ikke kan nå at fange i løbet af hans hverdag, i form af facebook. Derfor kan han logge på FB via sin smartphone eller tablet, han spiller også et par enkelte af de mest populære spil, som en del af hans bidrag til fællesskabet, deler også gerne artikler og nyheder han finder interessante for dem han har på sin venneliste. Socialt Han har altid været vellidt blandt venner og arbejdskollegaer og ham der går til når de har en mere teknisk problemstilling i forbindelse med en håndværker projekt da de ser ham som værende bedre vidende end dem selv. Morten bruger en del af sin fritid på at bygge på egne projekter i hjemmet. Bruger også meget af weekenderne på at være social med familien og venner. Mentalitet Læser gerne informationer der kan bidrage til hans viden inden for hans håndværk eller sætter sig ind i metoder der kan gøre hans arbejdsdag nemmere. Han bruger også meget tid på at finde ud af hvordan han bedst kan højne sig selv da hans ide og tanke om at være den de andre går til når der er behov for at finde viden, tiltaler ham. PROJEKTLEDEREN Arbejdsopgaver Projekt Ledelse Heriblandt: indsamling af kundeopgaver, uddelegering af opgaver, indkøb af materialer Side 19

20 3. sem. PBA eksamen 16. januar 2015 Af Mahyar Farshi & Yrsa Jensen vejleder: Bjarne slipsager Step 6 - Definere situationer For at forstå behovet for vores system, gør vi brug af User need & user goals 19, flere metoder hvor man tager udgangspunkt i brugerens mål i den givne situation, her i vores tilfælde er det i henseende med deres erhverv og arbejdes flow, og holder dem op imod problemstillingen. På den måde får vi mulighed for at definere deres behov i vores system. Vi kan ud fra vores research finde frem til følgende livs mål hos brugerne Den ansattes mål (user life goals) At være en god håndværker At få anerkendelse for hans kompetencer. At han ikke skal gå og bruge tid på at huske hvilke materialer han har brugt. At være en god kollega Virksomheds ejer/projektleders Mål (user life goals) At få anerkendelse for hans kompetencer. At drive en god forretning At have et godt overblik At være en god chef Projektleders Mål (user life goals) At få anerkendelse for hans kompetencer. At tjene gode penge Blive se som ham man går til Ved at sammenligne disse livsmål med deres arbejdsflow kan vi se at der er et behov for at digitalisere deres materiale seddel (artifacts model) hvilket giver os følgende opgaver baseret på hver persona. Den ansattes opgaver i MRSystem (system tasks) At se dagens opgaver At udfylde materiale sedler når et kundebesøg er overstået Virksomheds ejer/projektleders opgaver i MRSystem (system task) Oprette materialer Oprette kundeopgaver Udfylde materiale sedler når et kundebesøg er overstået Downloade PDF er med de færdige materiale sedler/kundeopgaver Vi vælger herfra at se bort fra at der er tre segmener da vi mener at en sammenskrivning af virksomheds ejer og projektleder i vores system nemt ville kunne lade sig gøre da, der i hht. Artifacsts modellen 20 ses på hvilken proces den har frem for hvem der bruger den. Artifacts models, er en model der bygger på at gøre brug af en virksomheds proces værktøj i vores tilfælde er det materiale sedlen i sin resarch og persona stadfæstelse. Da vores projekt går ud på at digitalisere en arbejdsproces, er modellen som skrevet for os, hvorved vi vælger at gøre brug af modellen da det giver et godt grundlag for hvordan den digitale version skal udtrykkes i form af felter og opsætning. Igennem vores field research har vi fået udleveret tre sedler som hver især har nogle fælles træk. Bl.a. kundedata i toppen af sedlen og materiale informationerne i bunden. Selve designet er felter i tabelform. Ligeledes har resarchen også givet os billedet af at uanset om man er projektleder eller virksomheds ejer så er arbejdsprocessen typer fra registrede materiale sedler til udarbejdelse af faktura ens for begge personas. Step 7. Validere og godkende - research af konkurrenter Efter den indledende research ønsker vi at fokuserer vi på at vores systemet skal være nemt at betjene, det skal være overskueligt for den ansatte at tastet oplysningerne ind. De ansatte skal se det som et godt arbejdsredskab og ikke en hæmsko. Der hvor vi skal differentierer os mest, bliver på at alle skal kunne bruge systemet, lige fra små lukkede ERP systemer til de helt store, bl.a. ved at bygge en bro til deres nuværende ERP system, Håndtereingen af denne bro vil givemere arbejde for den der står for fakturering i forhold til de systemer der allerede findes, men gøre vores system mere fleksibelt i henhold til de ikke behøver konvertere til et andet ERP system. Vores fokus ligger på at det er til materialeregistrering, men som i de andre systemer vi har researchet er et tilvalgs modul, så vil vi have timeregistrering med i vores materiale sedler, i vores tilfælde vil man så bare skulle indtaste det manuelt i ERP systemet efterfølgende, hvor de systemer vi har fundet i vores research registrerer det direkte i ERP systemet og på den måde kan de hente oplysninger til både løn og fakturerering. Men da vores system henvender sig til dem der på nuværende tidspunkt laver deres indtastninger i papirform, og derved ved at vores website skal optimere deres arbejdsgang, i form af at: De ansatte som taster oplysningerne på stedet ikke har en seddel og holde styr på, som kan blive væk De ansattes timer/materialer registreringer bliver mere præcise ved at de taster oplysningerne ind efter hver endt opgave (og derved husker bedre). Dette vil resulterer i at: Virksomheds ejeren hurtigere kan fakturerer og derved øge sin likviditet i virksomheden Virksomhedsejer ikke bruger tid på at læse krøllede ugesedler hvilket også kan være en tidsrøver 21. Virksomheds ejeren kan følge med i hvor hans ansatte er og hvor langt de er med dagens opgaver, det giver ham et overblik over hans ansatte. 20. About Face 3: The Essentials of Interaction Design, af Alan Cooper, Robert Reimann, David Cronin, forlaget Wiley Pbulishing Inc.ISBN: Part 1 kap d. 12/12/14 kl About Face 3: The Essentials of Interaction Design, af Alan Cooper, Robert Reimann, David Cronin, forlaget Wiley Pbulishing Inc.ISBN: Part 1 kap. 6 Side 20 Fodnoter