EPOS LØN TIPS & TRICKS NR. 14

Transkript

1 EPOS LØN TIPS & TRICKS NR. 14 EPOS LØN VERSION MARTS 2015

2 Indholdsfortegnelse 1 DA/DS Statistik Hændelses-ID Input til korrekt DA Statistik Hændelser se afsnit IL typer IP typer ACF afstemning og selvvalgt sortering Op-og nedskrivninger Udstedelse af feriekort Overdragelse til Kundeservice hvad betyder det?... 8 BILAG A Oversigt IL typer BILAG B Oversigt IP typer 10. marts 2015 Side 1

3 1 DA/DS Statistik Kontroller at alle felter til DA er udfyldt. 1.1 Hændelses-ID Medarbejder-DA-felter. Find de medarbejdere, hvor DA-felterne inkl. arbejdsfunktion ikke alle er udfyldt (uden hensyn til om medarbejder er ansat eller ej, da statistikken skal være mulig at lave, hvis medarbejderen har været ansat indeværende år). 1. Indtast de SQL sætninger der skal udføres (kan kopieres fra dette dokument) 2. KONTROL timelønnede (kopier efter select) SELECT a.employeeno, a.first_family_name, esp.text from rio.v_emp_wage a, rio.emp_salary_periodesp where a.salary_period=esp.salary_period anda.employed_now = 1 anda.da_statistic_yes = 1 anda.type = 1 anda.employeeno IN (SELECT b.employeeno FROM v_emp_wage b WHERE b.job_status is null orb.date_job_status is null orb.type is null orb.date_type is null or not exists(select 1 fromrio.v_emp_occupation_history c wherec.employeeno = b.employeeno) ) order by a.employeeno 10. marts 2015 Side 2

4 3. KONTROL funktionærer og funktionærlign. (kopier efter select) SELECT a.employeeno, a.first_family_name, esp.text from rio.v_emp_wage a, rio.emp_salary_periodesp where a.salary_period=esp.salary_period and a.employed_now = 1 and a.da_statistic_yes = 1 and a.type<> 1 and a.employeeno IN (SELECT b.employeeno FROM v_emp_wage b WHERE b.job_status is null or b.date_job_status is null or b.normal_time_week is null or b.date_normal_time is null or b.date_type is null or not exists(select 1 fromrio.v_emp_occupation_history c where c.employeeno = b.employeeno) ) order by a.employeeno Efter indlægning af hver hændelse skal følgende udføres: 4. Medarbejder- <1>,<2> - mangler at få udfyldt mindst ét af DA-felterne (ansættelsesform, normtimer/uge, jobstatus, aflønningsform eller arbejdsfunktion). 5. Vælg den måde hændelsen skal sendes på. Send som Vælg de brugere, der skal modtage hændelsen. 7. Vælg hvornår og hvor tit hændelsen skal udføres Interval: Måneder 0 Dage 3 timer Vælg hvor tit den samme hændelse skal sendes. Højst en gang om ugen. Det kan forekomme, at nogle oplysninger ikke tjekkes, eksempelvis for medarbejdere med ukendt arbejdstid gælder lidt andre regler, og derfor kan disse umiddelbart ikke tjekkes. 10. marts 2015 Side 3

5 1.2 Input til korrekt DA Statistik IL typer (lønoplysninger) og IP typer (personoplysninger) skal altid være præcist angivet. Vejledninger findes på deres hjemmeside. Denne side omhandler mange vejledninger, f.eks. vejledninger om lønstatistik og fraværsstatistik. På hjemmesiden findes der også en vejledning til egenkontrol dermed undgås mails fra DA Statistik. Ligeledes er der masser af vejledning i deres kvikguides her Hændelser se afsnit 1.2 Se også hændelser, som tjekker oplysninger på medarbejderens IP typer. Disse hændelser behandles som selvstændigt punkt under afsnit IL typer I får en oversigt over de IL typer, der ligger i Epos standard i dag og den kan så bruges til at kontrollerejeres egne lønarter. Se Bilag A i dette materiale. 10. marts 2015 Side 4

6 1.4 IP typer Følg oversigten, hvor I skal huske at udfylde på "medarbejder IP_typer". Se Bilag B i dette materiale. DA statistikker kan sendes, så mange gange man vil, og med muligheden for kontrol læs vejledningen så benyt denne mulighed for at dobbelttjekke før afsendelse. For en god ordens skyld forventer DA ikke, at man er 100% på den rigtige side der kan være variationer, de ikke kan lide, men som de er nødt til at acceptere. Det er jeres løn, der skal være rigtig statistikken skal ikke udarbejdes for at tilfredsstille DA. 2 ACF afstemning og selvvalgt sortering 1. Log på Arbejdsgivernes Centrale Ferieregister med sædvanlig adgangskode og password. 1. Vælg: "Udstilling af data" 10. marts 2015 Side 5

7 Vælg: Fanebladet "Selvvalgt sortering": 2.1 Op-og nedskrivninger Marker "Op-og nedskrivning" Vælg "Optjeningsår" i rullegardin Vælg "Data" i de fire kolonner (alle kolonner skal udfyldes, selv om de er ens ellers ingen visning). Default er: "Kun seneste" Klik på "Hent oplysninger" Klik på "Eksporter til XLS" og "Gem som" (hvor du ønsker på dit eget drev). Der kan nu afstemmes skyldige feriepenge med lønsystemet, og det der er indberettet til ACF. 10. marts 2015 Side 6

8 2.2 Udstedelse af feriekort Marker "Udstedelse af feriekort fil" Vælg "Optjeningsår" i rullegardin Vælg "Data" i de fire kolonner (alle kolonner skal udfyldes; på feriekort er de ikke ens!). Default er: "Kun seneste" Klik på "Hent oplysninger" Klik på "Eksporter til XLS" og "Gem som" (hvor du ønsker på dit eget drev). 10. marts 2015 Side 7

9 3 Overdragelse til Kundeservice hvad betyder det? I forbindelse med overdragelsen til Kundeservice, eller hvis I har ændret en del lønarter, er det til jeres fordel, hvis I opdaterer Kundeservice med faktuelle oplysninger ved følge følgende få steps og fremsende nedenstående 3 udskrifter som vedhæftede filer i en PBJ Service sag. At kunden overdrages til Kundeservice betyder ikke, at I KUN kan kontakte dem og/eller oprette sager i PBJ Service. Det betyder, at I nu også kan få kvalificeret hjælp fra supportkonsulenterne i Kundeservice (udover jeres lønkonsulentbistand). I den forbindelse danner oversigten med jeres udskrifter grundlag for Kundeservices kendskab til jeres specielle lønarter og opsætninger. 1. Gå ind under kørsler løn, vælg "Eksport af lønarter" og dan filen med navnet (jeres firmanavn) Filen skal dannes i transfer. 2. Gå ind i "Udskrifter løn", vælg lønoperationer og vælg fra lønart Det gøres ved at trykke på det lille ikon til højre (den med prikkerne). 10. marts 2015 Side 8

10 3. Vælg fanebladet "Udskriv til" og dan filen i transfer. Ret gerne filnavnet til jeres firmanavn først i navnet. 4. Gå ind under udskrifter og vælg lønartsoversigt fra lønart Følg samme vejledning som ovenstående. 10. marts 2015 Side 9