Instruktion til Ungdomsskoleweb. Version 3.42

Transkript

1 Instruktion til Ungdomsskoleweb Version 3.42

2 2

3 Indholdsfortegnelse LOGIN... 7 ADMINISTRATIONSSIDEN... 8 ADMINISTRATORER... 9 TILFØJ ADMINISTRATOR... 9 REDIGER ADMINISTRATOR Slette administrator ADMINISTRATION AF BILLEDER, MULTIMEDIEKLIP, FILER MM BILLEDER JPG Upload nye billeder Multiupload af billeder Flytning af billeder Manipulering af billeder (kun.jpg) Sletning af billeder SYMBOLER GIF MULTIMEDIEFILER FILER TIDSPUNKTER TILFØJ NYT TIDSPUNKT REDIGER TIDSPUNKT Slette tidspunkt MEDARBEJDERE TILFØJ NY MEDARBEJDER REDIGER MEDARBEJDER Slette medarbejder Import af medarbejdere TILFØJ NYT UNDERVISNINGSSTED REDIGER UNDERVISNINGSSTED Slette undervisningssted Import af undervisningssteder HOLD & REJSEADMINISTRATION HOLD- OG REJSEGRUPPER Opret hold-/rejsegruppe Gruppetilhørsforhold ADMINISTRATION AF HOLD OG REJSER Opret holdbeskrivelse Tilføj hold til holdbeskrivelse Holdtilmelding med max. deltagerantal og venteliste Tilføj hold til arrangementskalender Opret/redigere rejse OPRET NYT DOKUMENT VALG AF SKABELONTYPE Word editoren OPSÆTNING AF STARTSIDE REDIGER STANDARD STARTSIDE WORD-EDITOR SKABELON : OPRET NYT DOKUMENT Links på siderne SKABELON : OPRET NYT DOKUMENT WORD EDITOR SKABELON : INDSÆTTE HOLDGRUPPER PÅ HJEMMESIDEN

4 SKABELON : OPRET/REDIGER PORTAL WORD-EDITOR Skabelon: Tilføj/Rediger Portal artikel Word-editor Slideshow i artikler Skabelon: Slideshow på portal forside SKABELON : OPRET NY MEDARBEJDERSIDE SKABELON : OPRET NY LINKSIDE SKABELON : OPRET NY FORUMSEKTION SKABELON : OPRET NY NYHEDSSEKTION Tilføj nyhed SKABELON : OPRET NYT BILLEDGALLERI SKABELON : INDSÆT HOLDOVERSIGT SKABELON : OPRET NY ARRANGEMENTSKALENDER Tilføj /rediger arrangementer SKABELON : OPRET NY MÅNEDSKALENDERVISNING SKABELON : INDSÆT ADRESSE & TLF. SIDE SKABELON : INDSÆT OVERSIGT OVER UNDERVISNINGSSTEDER SKABELON : INDSÆT LINK TIL SIDE ELLER FIL SKABELON : FORMULAR SKABELON : INDSÆT MEDARBEJDER-OVERSIGT MED ADR. (KUN TIL INTRANET) SKABELON : INDSÆT MENUPUNKT SKABELON : INDSÆT RULLEGARDIN PÅ SIDEN SWAPPANEL ADMINISTRATION AF SWAPPANELS TILFØJ NYT SWAPPANEL Tilføj indhold/slide Tilføj fritekst slide Tilføj Billedgalleri slide Tilføj nedtælling slide Tilføj Nyhedsslide Tilføj kalender slide Tilføj kalender swap Tilføj Månedskalender link Tilføj login boks for elever og medarbejdere AFSTEMNING OPRET AFSTEMNING LINK TIL SIDE (NYT I VERSION 3.41) SETUP TILMELDINGER TIL ADMINISTRATOR BANNERTEKST VED FØRSTE TILMELDING BANNERTEKST FØR GODKEND BEKRÆFTELSES TEKST OPSÆTNING TILMELDING (OPDATERET VERSION 3.42) Kun valgte postnumre OPSÆTNING SIDSTE TILMELDINGSDATO OPSÆTNING SPØRGSMÅL OM HANDICAP OPSÆTNING MAX TILMELDINGER PR. ELEV OPSÆTNING SPØRGSMÅL OM TRANSPORT TILMELDINGER - OPSÆTNING AF SVAR TIL ELEVER BETALINGSTEKST VIS HVEM GÅR PÅ HOLDET STATUSKODER PÅ HOLD SETUP METATAGS SETUP OPRYDNING

5 NULSTIL BESØGSTÆLLERE SLET UDGÅEDE SIDER (NYT I VERSION 3.42) SÆSONAFSLUTNING SLET MEDARBEJDERE SOM IKKE ER I LARA SLET TILMELDINGER SOM IKKE FINDES I LARA SETUP FARVEVALG FARVEVALG ALLE SIDER FARVEVALG PÅ DEN ENKELTE SIDE SETUP GRAFISKE ELEMENTER SETUP FACEBOOK SETUP LOG SETUP LARA ADMINISTRATION AF TILMELDINGER SAMMEN MED TABULEX LARA Import af elever Håndtering af tilmeldingerne Eksport af Tilmeldinger til LARA (opdateret version 3.42) Eksport opsætning (Nyt i version 3.42) Eksport arkiv Tilmeldinger (Nyt i version 3.42) Import af tilmeldinger i LARA Eksport af Elevberigelser til LARA Eksport regler - Elevberigelser til LARA Import af elevberigelser i LARA Import af tilmeldinger fra LARA UDEN TABAULEX LARA Exporter valgte tilmeldinger til.csv fil FÆLLES BÅDE FOR BRUG SAMMEN MED / UDEN LARA Flytning af alle tilmeldinger fra Nye- til Afventer svar Godkendelse / Afvisning af tilmeldinger pr. hold Udskriv oversigt over tilmeldinger Venteliste Vis tilmeldinger pr hold Venteliste SEND BESKED TIL ELEVER PÅ HOLD OPRET NY BESKED HVEM HAR LÆST BESKED? EKSEMPEL PÅ ELEVSKÆRMBILLEDE ELEV OVERSIGT MEDARBEJDER-INTRANET SÆT RETTIGHEDER PÅ DOKUMENT BRUGERGRUPPER MEDARBEJDER LOGIN Ændre stamdata LOG AF INFOKIOSK TILFØJ / REDIGER INFOKIOSK GRUPPE TILFØJ SIDER TIL GRUPPE / PLAYLIST START INFOKIOSK PÅ COMPUTER SMS-MODUL

6 VÆLG HOLD Send SMS til hold (Nyt i version 3.41) SEND SMS TIL ALLE HOLDELEVER Administrere SMS gruppe SEND SMS TIL MEDARBEJDER SEND SMS TIL INTRANET GRUPPER (NYT I VERSION 3.41) SMS LOG KØB SMS PAKKER OPSÆTNING AF SMS MODUL DANDOMAIN SMS GATEWAY Login Kreditinformation Indstillinger Udbakke/Kø Sendt BETALINGSMODULER OVERSIGT OVER TILMELDINGER Status for tilmelding INDBETALINGER Åben FI-ordre/uafsluttede PBS betalinger Registrer betaling via webbank (FI-betaling) Oversigt over betalte FI-ordrer Oversigt over PBS betalinger Indbetaling på kontor Oversigt over betalinger på kontor Tilbagefør betaling for tilmelding (nyt) BETALINGSLOG(NYT) AUTOMATISK SLETNING AF IKKE BETALTE TILMELDINGER AUTOMATISK CHECK MOD PBS(NYT) FIND PBS TRANSAKTION OPSÆTNING AF PBS MODUL BETINGELSER FOR BETALING OG TILMELDING BETALINGSINFO Webbank Dankort/kreditkort DANDOMAIN PBS GATEWAY LOGIN GENNEMFØRTE TRANSAKTIONER STATISTIK AKTIVITETSLOG Vis transaktion VÆRKTØJSPROGRAMMER PDF DOKUMENTER BILLEDBEHANDLING

7 Instruktion - kom godt i gang med Ungdomsskoleweb Denne instruktion vil hjælpe dig med at oprette og redigere sider i Ungdomsskoleweb. Login For at kunne administrere Ungdomsskoleweb skal du logge ind. Login siden nås via adressen F.eks. indtastes brugernavn og adgangskode. Brugernavn og adgangskode tilsendes sammen med levering af programmet. Adgangskoden til brugeren sysadm bør ændres. 7

8 Administrationssiden Efter login fremkommer nedenstående skærmbillede. I toppen af siden er den blå menulinje som går igen på alle administrationssider. Fra denne side administreres hele Ungdomsskoleweb. 8

9 Administratorer Til at starte med foreslås det, at oprette administratorkonti til dem som skal kunne logge ind på Ungdomsskoleweb. Fra menulinje vælges Setup -> Administratorer. Derved vises nedenstående liste over oprettede administratorer. På denne side er det muligt at tilføje nye samt redigere bestående kontis. Tilføj administrator Klik på teksten + Tilføj administratore. Nedenstående side fremkommer. Udfyld alle felterne og klik på Opret. 9

10 Rediger administrator Fra oversigten over administratorer er det muligt at redigere de enkelte konti. Dette gøres ved at klikke på symbolet ud for navnet. Nedenstående side fremkommer. Ret oplysningerne og klik på Opdater. Adgangskoden til brugeren sysadm bør ændres. Slette administrator Fra rediger siden er det også muligt at slette en konto. Check Slet administrator boksen af og klik på Opdater. 10

11 Administration af billeder, multimedieklip, filer mm. Håndteringen af billeder på de enkelte sider foregår fra listebokse (se herunder) hvor der let kan vælges hvilket billede der ønskes indsat på siden, og i hvilken størrelse. Billederne i listeboksen indgår på følgende måde : navn (bredde x højde). Listeboksen til venstre bruges på standard dokumentskabelonerne, og listeboksen til højre indgår i skabelonerne som bruger Word-editoren. Billeder som er 100 pixel bredde bruges bedst til : Billeder som er 200 pixel bredde bruges bedst til : Lærerfoto Medarbejderfoto Bestyrelsesfoto Alle sider og hold oprettet efter diverse skabeloner. Det er muligt at uploade nye billeder til galleriet via Word-editorens indsæt billede dialog boks. Klik på knappen Upload nyt billede. Nedenstående dialogboks fremkommer. Klik på Vælg billeder og udvælg de billeder der skal uploades. Skriv evt. en beskrivelse af billederne, og angiv hvilke dimensioner billederne ønsker i, vælg hvilken mappe billederne skal gemmes i og klik på Upload. 11

12 Billeder JPG Administrationen af hvilke billeder der skal være tilgængelige i ovenstående listeboks sker via den blå topmenulinje. Her vælges Filer -> Upload -> Billeder JPG. Nedenstående skærmbillede fremkommer. Fra denne side foregår administrationen af tilgængelige billeder. Billederne organiseres i mapper, og nye kan oprettes ved at klikke på linket til venstre + Tilføj mappe til listen. Indholdet af mappen vises i højre side af vinduet ved at klikke på mappens navn. 12

13 Upload nye billeder Det er muligt at upload billeder enten enkeltvis eller op til 10 af gangen under sektionen Upload billeder til mappe Hvis Upload nyt billede til galleri vælges fremkommer nedenstående skærmbillede. Udfyld navn, find billede på harddisken (se eksempel herunder), vælg hvilke størrelser billedet ønsker i. Klik f.eks. bredde af og vælg 100 og 200 og afslut med Upload Derved uploades billedet i to størrelser. Billedet skaleres automatisk i det rigtige forhold. OBS. Der kan kun benyttes JPG billeder. Der kan kun uploades ét billede af gangen. 13

14 Multiupload af billeder Multiupload af op til 10 billeder af gangen foregår via linket Multi-upload billeder til galleri hvorved nedenstående skærmbillede fremkommer. Klik på Vælg billeder og udvælg de billeder der skal uploades. Skriv evt. en beskrivelse af billederne, og angiv hvilke dimensioner billederne ønsker i og klik på Upload 14

15 Flytning af billeder. Det er muligt at flytte billeder fra en mappe til en anden ved at markere de enkelte billeder, vælge hvilken mappe billederne skal flyttes til som vist herunder og dernæst klikke på knappen Flyt valgte billeder. Manipulering af billeder (kun.jpg) Hvis et billede er taget med digitalt kamera og det er taget stående, vil billedet ligge ned efter at det tilføjes listen over billeder. Grunden til det er at programmet ikke kan se på billedet, hvilken vej det skal vende. Det er muligt at rotere billedet så det passer. I oversigten over billederne klikkes på derved fremkommer nedenstående side. Via denne side kan billedet roteres i intervaller af 90º eller i en vilkårlig vinkel. Tip: Et billede ser faktisk ret smart ud når det er roteret 10º. 15

16 Sletning af billeder Billeder som ikke længere skal benyttes og ikke er i brug på sider kan slettes. Under sektionen Sletning af billeder klikkes på linket Klik her. Derved checkes hvilke billeder der er i brug og hvilke der kan slettes. Ud for dem som er i brug vil der stå I brug og ud for dem som ikke er det vil der være en checkboks. Klik i checkboksen ud for de billeder som skal slettes, og dernæst klikke på Slet valgte billeder. Symboler GIF Hvor billeder oftest bruges i JPG formatet, er det GIF formatet der bruges til små symboler, logos og små animationer som f.eks. en hoppende bold. Håndteringen af GIF foregår via den blå topmenulinje. Her vælges Filer -> Upload -> Symboler GIF. Nedenstående skærmbillede fremkommer. Upload af nye symboler sker ved at klikke på + Tilføj symbol (.GIF) og her vælge filen på samme måde som upload af billeder foregår. Der er ikke muligt at ændre størrelsen på symbolet ved upload som ved JPG billeder. 16

17 Multimediefiler Definitionen på multimediefiler i Ungdomsskoleweb er en fil som kan afvikles via Windows Medieplayer 6,4. Af filtyper kan nævnes de mest populære som.wav,.mid,.avi,.mpg. Håndteringen af multimediefiler foregår via den blå topmenulinje. Her vælges Filer -> Upload -> Multimediefiler. Nedenstående skærmbillede fremkommer. Tilføjelse/redigering af mapper og filer. Flytning af filer til anden mappe samt sletning foregår på samme måde som beskrevet under Billeder JPG Upload af nye filer sker ved at klikke på + Upload ny fil til mappe. Der er mulighed for at beskrive filen og beskrivelsen vil blive vist i samme popup vindue som filen vil blive afviklet i. 17

18 Multimediefiler kan indsættes på de sider som benytter den nye Word-editor ved at klikke på knappen i værktøjslinjen. Nedenstående dialogboks fremkommer. Vælg filen som skal indsættes på siden. 18

19 Filer Alle filtyper kan uploades via den blå topmenulinje. Dette kan f.eks. være nyttigt til at kunne indsætte PDF- og Worddokumenter på hjemmesiden. Her vælges Filer -> Upload -> Filer. Nedenstående skærmbillede fremkommer. Tilføjelse/redigering af mapper og filer. Flytning af filer til anden mappe samt sletning foregår på samme måde som beskrevet under Billeder JPG Upload af nye filer sker ved at klikke på + Upload ny fil til mappe. Filerne kan enten indsættes på websiderne som link, ved at klikke på knappen. Knappen er tilgængelig i alle dokumentskabeloner, og kan indgå ved at vælge skabelonen Indsæt side eller fil 19

20 Undervisningstidspunkter. Fra menulinje vælges Setup -> Tidspunkter. Derved vises nedenstående liste over oprettede tidspunkter. På denne side er det muligt at tilføje nye samt redigere bestående. Tidspunkter Tilføj nyt tidspunkt Klik på teksten + Tilføj nyt tidspunkt. Nedenstående side fremkommer. Udfyld tekstboksen og klik på Opret. Rediger tidspunkt Fra oversigten over oprettede tidspunkter er det muligt at redigere de enkelte tidspunkter. Dette gøres ved at klikke på symbolet ud for tidspunktet. Nedenstående side fremkommer. Ret oplysningerne og klik på Opdater. Slette tidspunkt Fra rediger siden er det også muligt at slette et tidspunkt. Check Slet tidspunkt boksen af og klik på Opdater. Tidspunkter som er tilknyttet hold kan IKKE slettes, kun redigeres. 20

21 Medarbejdere Fra menulinje vælges Setup -> Medarbejdere. Derved vises nedenstående liste over oprettede medarbejdere. På denne side er det muligt at tilføje nye samt redigere bestående. Tilføj ny medarbejder Klik på teksten + Tilføj medarbejder. Nedenstående side fremkommer. Her indtastes en række oplysninger omkring medarbejderen. Felter med * skal udfyldes, resten er valgfrie. De fleste felter er selvforklarende men enkelte kræver lidt forklaring. 21

22 22

23 Initialer : Bliver samtidig medarbejderens brugernavn til Intranettet Cpr-nr. opbevares krykteret i database, og bruges hvis ungdomsskole ønsker at medarbejdere skal logge ind på Intranet med cpr-nr frem for initialer og adgangskode. Medarbejder er: Angiver medarbejdertype. Kan bruges ifb. med medarbejderoversigter, nyhedsbreve og Intranet Nøgle nr. : Kan bruges af administrationen til nøgleregister. Billede : Det er muligt at vise billede af medarbejderen. Vælg billede fra listeboksen. Billede skal naturligvis være uploaded før end det fremgår af listen. Se instruktion i Upload af billeder Det anbefales at bruge billeder der er 100 pixel brede. Bemærkninger : Information kun for administrationen. Info til elev : Her er der mulighed for at vise informationer om medarbejderen til elever. Password Intranet : medarbejderens adgangskode til Intranettet. Vis info til elever : Hvis Ja vælges vises indtastet informationer under Info til elev. Vis til elever : Hvis Ja vælges vises medarbejderens adresse i medarbejder-oversigten. Bemærk dette kræver godkendelse fra medarbejderen jf. Dataregisterloven Ret til at booke resurser: Giver medarbejder ret til at booke de resurser som ungdomsskolen råder over i deres grejbank. Dette modul kræver særskilt licens. Medarbejder er aktiv : I stedet for at slette en medarbejder som ikke har fået oprettet et hold denne sæson, kan man gøre medarbejderen passiv midlertidigt. Afslut ved at klikke på Opret Tip! Da læreren til et hold ikke altid kendes endnu ved oprettelsen af holdet anbefales det at oprette en medarbejder kun med (bindestreg) som initial og navn. Derved vises den ikke i oversigten over undervisere. Rediger medarbejder Fra oversigten over oprettede medarbejdere er det muligt at redigere den enkelte medarbejder. Dette gøres ved at klikke på symbolet ud for medarbejderen. Ret oplysningerne og klik på Opdater. 23

24 Slette medarbejder Fra rediger siden er det også muligt at slette en medarbejder. Check Slet medarbejder boksen af og klik på Opdater. Medarbejdere som er tilknyttet hold kan IKKE slettes, kun redigeres. Import af medarbejdere I stedet for at oprette alle medarbejdere manuelt kan de importeres fra LARA. Eksporter personale fra LARA. Åbn LARA og og vælg "Eksporter personale" fra menuen som vist herunder. LARA genererer derved filen "personale.tbx" som du efterfølgende skal importere på hjemmesiden. I Ungdomsskoleweb vælges fra menuen Filer->Import->Medarbejdere. Nedenstående skærmbillede fremkommer og der klikkes på gennemse hvorefter filen personale.tbx udpeges. Afslut med at klikke på Import. OBS. Medarbejdere der findes i Ungdomsskoleweb i forvejen opdateres med sidste nye data fra LARA ved samme lejlighed. 24

25 Undervisningssteder Fra menulinje vælges Setup -> Undervis. steder. Derved vises nedenstående liste over oprettede undervisningssteder. På denne side er det muligt at tilføje nye samt redigere bestående. Tilføj nyt undervisningssted Klik på teksten + Tilføj institution. Nedenstående side fremkommer. Udfyld tekstboksene og klik på Opret. Felter med * skal udfyldes. Hvis der oprettes et undervisningssted som ikke skal fremgå i dokumentskabelonen Oversigt over undervisningssteder kan det skules ved at vælge Nej til medtagelse i oversigt. OBS! Det er meget vigtigt at skolekode udfyldes da denne bruges til at holde styr på hvilken skole eleven går! 25

26 Rediger undervisningssted Fra oversigten over oprettede undervisningssteder er det muligt at redigere de enkelte undervisningssteder. Dette gøres ved at klikke på symbolet ud for undervisningsstedet. Nedenstående side fremkommer. Ret oplysningerne og klik på Opdater. Slette undervisningssted Fra rediger siden er det også muligt at slette et undervisningssted. Check Slet institution boksen af og klik på Opdater. Undervisningssteder som er tilknyttet hold kan IKKE slettes, kun redigeres. Import af undervisningssteder I stedet for at oprette alle undervisningssteder manuelt kan de importeres fra LARA. Eksporter undervisningssteder fra LARA. Åbn LARA og og vælg "Eksporter skoler" fra menuen som vist herunder. LARA genererer derved filen "skole.tbx" som du efterfølgende skal importere på hjemmesiden. I Ungdomsskoleweb vælges fra menuen Filer->Import->Undervis.steder. Nedenstående skærmbillede fremkommer og der klikkes på gennemse hvorefter filen skole.tbx udpeges. Afslut med at klikke på Import. OBS. Vær opmærksom på at et undervisningssted kun importeres på hjemmesiden hvis både navn, adresse og postnr. er korrekt udfyldt. 26

27 Hold & rejseadministration Administration af alle holdgrupper og hold foregår centralt. Før hold kan præsenteres på hjemmesiden skal der oprettes holdgrupper og hold. Der kan oprettes så mange holdgrupper, der er brug for. Ofte grupperes holdene efter genre eller ugedag. Hold kan være medlem af en eller flere holdgrupper, og kan dermed præsenteres flere steder på hjemmesiden. Hold- og rejsegrupper Administration af hold- og rejsegrupper foregår fra menupunktet Vedligehold - > Holdadministration -> Holdgrupper som vist herunder. 27

28 Opret hold-/rejsegruppe. Der oprettes nye hold- og rejsegrupper ved at klikke på linket + Tilføj hold/rejse-gruppe. Nedenstående formular fremkommer. Her er det muligt at angive et navn på holdgruppen, samt vælge et billede for gruppe. Afslut ved at klikke på Opret/Opdater Gruppetilhørsforhold I oversigt over holdgrupper er det muligt at redigere, hvilke hold der er medlem af de enkelte holdgrupper. Klik på ud for holdgruppe. Nedenstående skærmbillede fremkommer. Skærmbilledet er opdelt i to kolonner. Den første kolonne viser de hold, som er medlem af gruppen. Den næste hvilke der ikke er. Ved at klikke på de blå pile kan hold tilføjes og fjernes fra gruppen. 28

29 Administration af hold og rejser Administration af hold foregår fra menupunktet Vedligehold -> Holdadministration - > Hold som vist herunder. Alle oprettede hold og rejser listes, og det er muligt at oprette nye holdbeskrivelser eller rejser via links. 29

30 Opret holdbeskrivelse Ved klik på link + opret holdbeskrivelse fremkommer nedenstående formular. Udfyld formular og afslut med Opret / Opdater 30

31 Tilføj hold til holdbeskrivelse Da det er muligt at have flere hold under et holdnavn, oprettes holdbeskrivelser (holdnavne) og hold hver for sig. Hold oprettes ved at klikke på det holdnavn, man ønsker at oprette holdet under. Klik f.eks. det nye holdnavn Bolchedag. Nedenstående side vises og der klikkes på Tilføj hold i bunden af skærmen. Udfyld skabelonen som vist herunder og klik på Opret. Et hold kan have op til 5 lærere. Antallet af lærere vælges på radioknapperne som vist i den røde ring på billedet herunder. Da læreren til et hold ikke altid kendes endnu ved oprettelsen af holdet anbefales det at oprette en lærer kun med (bindestreg) som initial og navn. Derved vises den ikke i oversigten over undervisere. Det er muligt at vælge fri tekst under dag og tidspunkt, hvis man ønsker det f.eks. i forbindelse med et weekend arrangement. Siden hopper automatisk tilbage til holdbeskrivelsen, hvor det nye hold nu indgår i oversigten. 31

32 Holdtilmelding med max. deltagerantal og venteliste På alle hold og arrangementer kan nu sættes max. deltagerantal på det enkelte hold/arrangement. Ungdomsskoleweb holder derefter selv styr på hvornår det er muligt og ikke længere er muligt at tilmelde sig. Efter alle pladser er optaget kan elever optages på venteliste. Også her kan angives hvor mange pladser der er på venteliste. Når elev melder sig vil der stå hvor mange elever der er før på ventelisten. NB. Bemærk tilmeldinger på venteliste overføres først til LARA når de skifter status til Nye tilmeldinger. Der kan sættes max deltagerantal på hold, rejser og arrangementer. Vær opmærksom på at Ungdomsskoleweb naturligvis kun kan holde styr på de tilmeldinger som der kendes på hjemmesiden. Det vil sige at det frarådes at modtage tilmeldinger af anden vej end via hjemmesiden hvis denne funktion skal virke 100 %. Tilføj hold til arrangementskalender Det er muligt at tilføje et hold til arrangementskalenderen ved at klikke på pågældende hold ud for det Derved fremkommer dialogboksen herunder. Udfyld felterne og afslut med Opret 32

33 Opret/redigere rejse Nedenstående formular fremkommer, hvis der klikkes på + Opret rejse eller der klikkes på rediger. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater. Hvis ikke der findes et billede til at illustrere den enkelte rejse, foreslås det at anvende ungdomsskolens logo, da det ser pænest ud med et billede på siden. 33

34 Vedligeholdelse af websider Fra menulinje vælges Vedligehold -> Websider. Derved vises liste over oprettede sider som afspejler menu strukturen på ungdomsskolens hjemmeside. Herfra foregår al administration af siderne. På denne side er det muligt at tilføje nye samt redigere bestående sider, flytte om på rækkefølgen i menuen, vise/skjule sider samt se hvor mange besøg den enkelte side har haft. Herunder gennemgås de enkelte muligheder. Længst til venstre vises de enkelte sider i menuen. Menuen kan bygges i op til tre niveauer. Niveau-opbygningen afspejles i menuen dels på hjemmesiden men selvfølgelig også i administrationsmenuen. Når løsningen leveres er der oprettet menupunkter på niveau 1 efter ungdomsskolens eget ønske. Der kan oprettes nye sider og menupunkter i niveau 1, 2 og 3 ud fra egne ønsker og ideer ved hjælp af dokumentskabelonerne som omtales senere. Rækkefølgen af de enkelte menupunkter i menuen kan ændres ved at benytte pilende for dermed at rykke menupunktet op eller ned i rækkefølgen eller niveau. 34

35 Hvis der er ønske om at tage en side ud af menuen i en periode kan man ved at klikke på rediger ud for det enkelte menupunkt sige Nej til Medtages i menu. Derved ændres til og der er så kun administrator som kan se siden. Menupunktet vil være skjult for de besøgende. Under # Besøg kan man se hvor mange besøg den enkelte side har haft, og er således et glimrende værktøj til at se hvilke sider de besøgende kigger på, og hvilke der måske skal ændres lidt for at virke mere tiltrækkende. Rediger symbolet sider/oplysninger. bruges på alle sider for at redigere i allerede oprettede Ved hjælp af kan der sættes rettigheder på siderne så kun bestemte grupper kan se de pågældende sider. Ved grøn hængelås kan alle se siden, ved gul kan kun bestemte grupper Se afsnittet Lærer Intranet Tip! Undgå (anførselstegn) i overskriften ved oprettelsen af side, da menuen ikke kan håndtere dette. 35

36 Opret nyt dokument Oprettelse af nye dokumenter foregår ved at klikke på i menuen helt ude til højre. Det nye dokument vil blive oprettet på et niveau under det menupunkt, som man klikkede på. Eksempel : Klik på i menuen ud for menupunktet Velkommen & Info ( niveau 1). Herved vil der blive oprettet en ny side på niveau 2 i menu strukturen, der vil ligge som en side under Velkommen & Info. F.eks. ny side ved navn Ledelsesteam som vist i illustration på forrige side. Efter man har klikket på vil der fremkomme en ny side med en række dokument skabeloner man kan vælge mellem (se illustration herunder). Klik på link til den skabelon, som du vil bruge. På de følgende sider gennemgås de enkelte skabeloner. Undgå (anførselstegn) i overskriften ved oprettelsen af side, da menuen ikke kan håndtere dette. 36

37 Valg af skabelontype På flere af dokumentskabelonerne er det muligt at vælge mellem to skabeloner. Den ene er beregnet på brugeren som ikke ønsker at bekymre sig om layout. Her udfyldes blot nogle tekstfelter, og Ungdomsskoleweb tager sig af at formatere siden så den altid ser ud, som den skabelon man har valgt. Den anden type er til den mere avancerede bruger som selv vil formatere tekst med font, størrelse, farve, indsætte tabeller, slev bestemme antallet af billeder og placeringen, indsætte multimediefiler og meget mere. Har man før brugt Word eller Frontpage vil det være let at bruge systemets WYSIWYG (what you see is what you get) editor til dokumenter. Denne editor betegnes som Wordeditoren og er illustreret med i skabelonoversigten. Word editoren Herunder ses Word-editoren. Editoren minder meget om f.eks. Word eller Frontpage. Her findes de samme basis funktioner til formatering af tekst med fonttype, størrelse, farve, placering osv. Man kan bla. indsætte tabeller, billeder, smily s, multimedieklip, filer, links og meget mere. På næste side gennemgås funktionerne. 37

38 Funktionerne Symboler: Klik på. Dialogboksen som vist til højre fremkommer. Den indeholder en række symboler, samt en oversigt over egne symboler (GIF s). Symbolet indsættes ved at klikke på det ønskede symbol. Dialogboksen lukker automatisk. Billeder: Klik på. Dialogboksen som vist til højre fremkommer. Den indeholder en oversigt over egne billeder (JPG) og symboler (GIF). Ved at klikke på et af billederne se billedet til højre, så der ikke er tvivl om hvilket billede der indsættes på siden. Det er også muligt selv at indtaste URL til et billede på en anden hjemmeside, men husk at angive den absolutte URL incl. Endeligt er det muligt at angive en alternativ tekst til billedet (vises når musen er over billedet), samt at angive placering, kanttykkelser samt vandret og lodret afstand til margin og tekst. Afslut med OK Yderligere billeder og symboler kan tilføjes til oversigten ved at uploade nye. Se Administration af billeder, symboler 38

39 YouTube videoklip: Klik på. Dialogboksen som vist til højre fremkommer. Udfyld dialogboks som beskrevet på skærm og klik på OK Multimedieklip: Klik på. Dialogboksen som vist til højre fremkommer. Den indeholder en oversigt over de multimediefiler som i forvejen er uploadet på hjemmesiden. Filen indsættes ved at klikke på den ønskede fil. Dialogboksen lukker automatisk. Multimedieklippet vil blive vist i et popup vindue, sammen med den tekst man evt. angav ved upload af filen. (se eksempel til højre) Husk multimediefiler kan godt være en tung oplevelse for dem som kun har modem, men da filen vises som popup vindue, bliver siden hvor linket ligger på ikke påvirket. Rulletekst 39

40 Når der klikkes på for at indsætte en horisontal løbetekst i editoren, fremkommer en linje hvorpå der står. Dobbelt klik på teksten. Gør dette, slet teksten der står der i forvejen og skriv hvad der skal stå. Teksten kan evt. formateres. Tabel - indsæt For at indsætte en tabel klikkes på. Dialogboksen som vist til højre fremkommer. Afslut med OK Tabel Vis skjulte rammer Hvis ramme tykkelsen ved oprettelse af tabel er sat til 0 kan det være svært efterfølgende at arbejde med tabellen da den ikke kan ses. Hvis der klikkes på vises de skjulte rammer. Før redigering af siden afsluttes skal funktionen slå fra. Tabel rediger tabel Funktionsknapperne som vist til højre bruges til at redigere en tabel med og vises kun når en tabel er aktiv. Link til ekstern side Skriv tekst. Marker teksten og klik på. Dialogboksen som vist til højre fremkommer. Skriv linket. Og klik på OK 40

41 Link til egne sider Klik på. Dialogboksen som vist til højre fremkommer. Den indeholder en oversigt over allerede oprettede sider på hjemmesiden. linket indsættes ved at klikke på det ønskede link. Dialogboksen lukker automatisk. Link til fil Klik på. Dialogboksen som vist til højre fremkommer. Den indeholder en oversigt over de filer som i forvejen er uploadet på hjemmesiden. Filen indsættes ved at klikke på den ønskede fil. Dialogboksen lukker automatisk. Upload filer Klik på for at uploade nye filer og symboler inde fra editoren. Billeder (jpg) uploades inde fra Indsæt billede dialogboksen. Fjern link Hvis et oprettet link ønskes slettet gøres det ved at markere link og så klikke på Fjern formatering Hvis formatering ønskes fjernet fra tekst f.eks. efter kopiering fra Word gøres det ved at markerer den del af teksten det drejer sig om og så klikke på Fuldskærm editor Klik på for at forstørre editoren så den fylder hele skærmen. Luk den forstørrede editor igen ved at klikke på for at vende tilbage til dokumentskabelonen. 41

42 Vis HTML Klik på for at skifte mellem Vis HTML koder og WYSIWYG visning. Dette kan være nyttigt hvis man selv ønsker at justere HTML koder manuelt. 42

43 Opsætning af startside I version 2 er det nu muligt selv at redigere forsiden, der nu også kan opbygges som en indgangsportal. For at komme til opsætningssiden klikkes på ud for menupunktet Startside som vist herunder. Derved fremkommer nedenstående skærmbillede. Her kan startsiden vælges ved at vælge hhv. Standard side eller Portal. Afslut ved at klikke på Opdater. Det er også herfra at forsiden kan redigeres, hvis forside billedet skal skiftes ud eller teksten skal ændres. Klik på Rediger standard startside. På næste side ses dokumentskabelonen for rediger forside. Hvor Standard startsiden er statisk, og kun ændres når ungdomsskolen selv redigerer siden, så er indgangsportalen anderledes dynamisk. Her kan oprettes mange artikler, hvor start- og slutdato kan bestemmes, ændres rækkefølge på artikler, bestemme farvevalg på de enkelte artikler mm. Klik på Administrer portal for at komme til administrationssiden til portalen. Administrationssiden er omtalt under dokument skabelonen Tilføj/Rediger Portal artikel 43

44 Rediger standard startside Word-editor Herunder ses dokumentskabelonen for Rediger standard startside. Skabelonen benytter Word-editoren med de mange muligheder som beskrevet i afsnittet Valg af skabelontype Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opdater 44

45 Skabelon : Opret nyt dokument Herunder ses dokumentskabelonen for Nyt dokument. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater Og resultatet Dokumentet fremgår også i menuen. 45

46 Links på siderne På mange af siderne er der mulighed for at indsætte links til enten egne sider eller www sider ude på Internettet eller evt. en adresse. Hvis link ønskes til egne sider klikkes på. Derved fremkommer menuen og man klikker blot på den side man ønsker at linket skal gå til. Hvis linket ønskes til www sider ude på Internettet eller en adr. udfyldes tekstboksene blot manuelt med beskrivelse og internetadressen. Hvis det ønskes link til en fil. Det kan f.eks. være et PDF dokument (læses med Acrobat reader) klikkes på. Der ved fremkommer en oversigt over tilgængelige filer. 46

47 Skabelon : Opret nyt dokument Word editor Herunder ses dokumentskabelonen for Nyt dokument. Skabelonen benytter Wordeditoren med de mange muligheder som beskrevet i afsnittet Valg af skabelontype Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater 47

48 Skabelon : Indsætte holdgrupper på hjemmesiden Herunder ses dokumentskabelonen for Indsæt hold/rejse-gruppe. Under afsnittet Vis holdgrupper vises de allerede oprettede hold-/rejsegrupper og ved at checke flere hold-/rejsegrupper af er det muligt på samme side at vise hold fra flere kategorier. Ved listning på siden opdeles hold og rejser efter de valgte kategorier. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater 48

49 Skabelon : Opret/Rediger Portal Word-editor Herunder ses dokumentskabelonen for Opret/rediger portal. Det er muligt at oprette flere portaler på samme hjemmeside. Man kan f.eks. have en til ungdomsskolen, og en til hver af klubberne. På næste side ses eksempel på oprettet portal. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater Tilføj ny artikel til portalen ved at klikke på linkene for Tilføj artikel. Der kan vælges mellem artikler i ½ og 1/1 skærm bredde. Ved ½ bredde artikler kommer der således 2 artikler ved siden af hinanden på samme linje. Rediger eksisterende artikler ved at klikke på 49

50 50

51 Skabelon: Tilføj/Rediger Portal artikel Word-editor Herunder ses dokumentskabelonen for Tilføj/rediger portal artikel. Skabelonen benytter Word-editoren med de mange muligheder som beskrevet i afsnittet Valg af skabelontype Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater. Bemærk at artiklerne kun vises mellem hhv. start- og slutdato. Artikler hvor startdato er nyere end aktuel dato, vises først når datoen oprinder, og indtil da er den arkiveret under Kommende artikler. Ligeledes med artikler hvor slutdato er ældre end aktuel dato. De arkiveres under Udgåede artikler. Ovenstående sker automatisk. Der er mulighed for både at sætte billede ind via drop down-boksen og Word-editoren. Hvis der kun ønskes et billede i artiklen anbefales det at bruge drop down-boksen da billedet derved automatisk skaleres så det passer optimalt. Der kan også linkes til billedgalleri hvorved der vises slideshow i artikel i stedet for billede. Det er muligt at ændre tekst- og ramme farve ved at klikke på knapperne for Vælg overskrift farve og Vælg baggrund. 51

52 Slideshow i artikler På portal forsiden kan der indsættes slideshows i alle artikler som henter billeder fra et billedgalleri. Dette gøres ved at oprette/redigere artikel og vælge at der ønskes slideshow i stedet for billede, samt via dropdown boks vælge det ønskede galleri. På 1/1 bredde artikler vi slideshow blive vist til venstre med tekst til højre. På 1/2 bredde artikler vises ikke tekst pga. pladshensyn. Skabelon: Slideshow på portal forside. På portal forsiden kan indsættes et fuld bredde slideshow som henter billeder fra et billedgalleri. Da slideshow er med panoreringsfunktion er det næsten som at se en film da billederne zoomes, panoreres og fader ud i hinanden. Klik på Tilføj slideshow og udfyld formular som vist herunder. OBS : Portal kan kun indhold et slideshow. 52

53 Skabelon : Opret ny medarbejderside Der er mulighed for at indsætte en oversigt over f.eks. medarbejder teamet. Dette gøres ved at klikke på Opret ny medarbejderside. Her kan vælges mellem standard skabelonen og den skabelon som benytter Word-editoren. Skabelonen udfyldes med side navn samt evt. ekstra overskrift samt information. Afslut ved at klikke på Opret Nedenstående skabelon fremkommer hvis standard skabelon vælges. Nedenstående skabelon fremkommer hvis Word skabelon vælges. Der bliver nu oprettet en ny medarbejderside, hvor medarbejderne kan tilføjes som vist på næste side. 53

54 Medarbejder oversigten Nye medarbejdere vil altid blive placeret i bunden af oversigten, men rækkefølgen kan ændres ved at klikke på ude til højre for medarbejderen, ligesom informationerne for den enkelte medarbejder kan redigeres ved at klikke på. Tilføj nye medarbejdere ved at klikke på + Tilføj medarbejder. Nedenstående formular fremkommer hvis der klikkes på + Tilføj medarbejder eller der klikkes på rediger.formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater. Medarbejder indgår derefter i oversigten. 54

55 Skabelon : Opret ny linkside Herunder ses dokumentskabelonerne for Ny linkside. Skabelonen findes både som standard skabelon og som skabelon med Word-editoren. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater Standard skabelon: Word skabelon : Der bliver nu oprettet en ny linkside, hvor nye link kan tilføjes som vist på næste side. 55

56 Nedenstående formular fremkommer hvis der klikkes på + Tilføj link til listen eller der klikkes på rediger. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater 56

57 Skabelon : Opret ny forumsektion Forumsektionen er et sted hvor elever og ungdomsskolen kan debattere om forskellige emner. Hvis ungdomsskolen f.eks. er i tvivl om deres fester er gode eller ønsker ideer til nye hold kan man oprette en ny forumsektion for dermed at få elevernes meninger. Herunder ses dokumentskabelonerne for Ny forumsektion. Skabelonen findes både som standard skabelon og som skabelon med Word-editoren. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater Word skabelon : Nu bliver der oprettet en ny forumsektion som vist herunder. Eleverne kan skrive nye indlæg til sektionen, og kun ungdomsskolen kan svare på indlæggene. Da interessen hurtigt falder for en forumsektion, hvis eleverne ikke hurtigt får svar på deres spørgsmål, afsendes der automatisk en til den konto som der angives i feltet Send besked til . fortæller, at der nu er kommet et nyt indlæg der skal besvares. Afhængig af om der er valgt Indlæg skal godkendes vil der i mail være link til godkendelse eller sletning af indlæg, og indlæg vil først komme på hjemmeside når det er godkendt. Derved tages der også højde for, at eleverne kan skrive ting som man ikke ønsker på sin hjemmeside, da man straks er opmærksom på det nye indlæg og evt. kan slette det hvis det ikke er passende. 57

58 Hvis eleverne vil indsende et nyt indlæg til forumsektionen klikker de på Nyt indlæg og nedenstående formular fremkommer som de blot udfylder og afslutter med Opret Når eleverne har indsendt indlæg til forumsektionen skal de ofte besvares. Dette gøres ved at klikke på Svar på indlæg ud for det enkelte indlæg i oversigten. Skriv svaret i dialogboksen der fremkommer og klik på Opret. 58

59 Skabelon : Opret ny nyhedssektion Alle nyheder der oprettes gives en udløbsdato så man undgår selv at skulle slette gamle sider. Siderne forsvinder helt automatisk fra menuen når udløbsdatoen er passeret. På indgangssiden vil der altid blive vist op til de tre nyeste nyheder, så det er let for brugerne at få øje på nyheden. Når man opretter en nyhed kan man vælge at sige ja til at udsende en nyheds til de elever, som har tilmeldt sig nyhedsbrev fra ungdomsskolen. Herunder ses dokumentskabelonerne for Ny nyhedssektion. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater Der bliver nu oprettet en ny nyhedssektion, hvor nyheder kan skives ind på som vist herunder. 59

60 Tilføj nyhed Herunder ses dokumentskabelonerne for Tilføj/rediger nyhed. Skabelonerne findes både som standard skabelon og som skabelon med Word-editoren. Nedenstående formularer fremkommer hvis der klikkes på + Tilføj nyhed eller der klikkes på rediger.formularne udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater Standard skabelon: Hvis Udsend nyhedsbrev vælges sendes nyheden som til de tilmeldte, men indeholder ikke grafik eller links, som hvis der var brugt Word-editoren. 60

61 Word skabelon : Kun i Word-editor: Hvis Udsend nyhedsbrev vælges udsendes nyhedsmailen som HTML formateret som er nøjagtig ud som nyheden på hjemmesiden incl. billeder, grafik og links. OBS! Nyheden fjernes automatisk fra hjemmesiden efter den dato der indsættes i feltet Nyhed skal vises indtil. Herefter indgår nyheden under gamle nyheder, som kun administratoren kan se. Derved kan nyheder genbruges ved at ændre datoerne. 61

62 Skabelon : Opret nyt billedgalleri Herunder ses dokumentskabelonen for Nyt billedgalleri. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater Der bliver nu oprettet et nyt billedgalleri. I oversigten som vist herunder opdeles billederne i fotomapper opdelt efter emner/fag. Der oprettes nye fotomapper ved at klikke på Tilføj undermappe. Efter fotomappens navn vil der fremgå datoen for hvornår der sidst er tilføjet nye billeder til fotomappen og hvis der er tilføjet nye billeder til mappen inden for den sidste måned vil mappen være markeret med. Også her er det muligt at følge med i de enkelte fotomappers besøgstal. Dette står i parentes til sidst på hver linje. 62

63 Nedenstående formular fremkommer hvis der klikkes på Tilføj undermappe eller der klikkes på rediger.formularen udfyldes og det er muligt at bestemme sorteringsrækkefølgen af billederne ved at vælge hhv. Stigende eller Faldende under sortering. Afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater Hvis der klikkes på en fotomappe vises indholdet af den. Der kan desuden klikkes på de enkelte billeder for at få vist dem i stort format. Der vil være Ved at klikke på Internettet. markering ved de billeder som er uploaded inden for den sidste måned. er det muligt for eleverne at sende hinanden postkort over OBS! Billeder kan roteres ved at klikke på 63

64 Tilføj nye billeder Nedenstående formular fremkommer hvis der klikkes på Upload nye billeder til galleri eller der klikkes på rediger. Nye billeder vælges fra harddisken ved at klikke på Gennemse og en eventuel beskrivelse kan skrives i feltet dertil. Billedet skal være i JPG format og størrelsen tilpasses automatisk til hjemmesiden. Vælg et billede af gangen. Hvis flere ønskes overført samtidig. Klik da på Multi-upload i stedet. Afslut ved at klikke på Opload/Opdater. Tilføj nye billeder Multi-upload Klik på Multi-Upload nye billeder til galleri Første gang funktionen anvendes bliver man bedt om at installerer et hjælpeprogram. Se herunder. Klik Ja og funktionen er klar. Hvis du benytter Windows 2000 eller Windows XP skal du have administrative rettigheder på din computer for at kunne installere hjælpeprogram. Formular vist på næste side fremkommer og nye billeder vælges fra harddisken ved enten at klikke på Vælg billeder og så her udpege de enkelte billeder. Flere billeder kan markeres samtidig vha. tasterne Shift og Ctrl som det kendes fra Windows. Alternativt kan billeder trækkes ind i ruden fra stifinder. Eventuel fælles beskrivelse kan skrives i feltet dertil. 64

65 Billederne skal være i JPG format og størrelsen tilpasses automatisk til hjemmesiden, men vær opmærksom på at et billede fra et moderne digitaltkamera let kan fylde 1½ - 2 MB og den samlede datamængde der skal transporteres via Internettet ved 30 billeder kommer op på MB. Dette er en meget tung transport og hvis ungdomsskolens internetforbindelse ikke er hurtig nok kan upload fejle pga. timeout på server. Dette er ikke en fejl i programmet eller på serveren, men blot en lokal begrænsning som man må leve med. Hvis man har ovenstående problemer kan man enten begrænse antallet af billeder der uploades samtidigt eller reducerer størrelsen til eks. 600 pixels i bredden før upload. Et godt program til dette er XnView. Programmet er gratis og kan hentes på hjemmesiden Det er muligt at fjerne enkelte billeder ved at markerer dem og klikke på Fjern billede eller fjerne alle ved at klikke på Fjern alle billeder. Når alle billeder er valgt klikkes Upload TIP! Hvis rækkefølge af billeder er vigtig kan rækkefølgen kan billedernes rækkefølge sorteres ved at klikke på overskriften Files i filoversigten. 65

66 Skabelon : Indsæt holdoversigt Der kan oprettes en holdoversigt hvor alle hold indgår og som er sorteret efter forskellige kriterier som vist i illustrationen herunder. Listen opbygges automatisk ud fra de hold som er oprettet. 66

67 Skabelon : Opret ny arrangementskalender I kalenderen kan der skrives arrangementer ind og arrangementerne forsvinder automatisk fra oversigten når datoen for aktiviteten er overskredet. På indgangssiden vil der altid blive vist op til fire arrangementer som ligger tættest på dags dato, så det er let for brugerne at se, hvad der sker på ungdomsskolen. Herunder ses dokumentskabelonerne for Ny arrangementskalender. Skabelonen findes både som standard skabelon og som skabelon med Word-editoren. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater Standard skabelon: Word skabelon : Der bliver nu oprettet en ny nyhedssektion, hvor nyheder kan skives ind på som vist på næste side. 67

68 Arrangementskalender Skabelonerne til tilføjelse af arrangementer findes både som skabelon med Word-editoren, samt i en Quick skabelon. Quick skabelonen er som navnet antyder en hurtig skabelon, hvor et arrangement kan oprettes i en fart uden at være tvungen til at angive en række oplysninger som f.eks. lærernavn, holdnr. mm. Tilføj /rediger arrangementer Formularerne på de næste sider fremkommer, hvis der klikkes på et af + Tilføj arrangement linksene eller der klikkes på rediger. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater OBS! Arrangementer fjernes automatisk fra hjemmesiden efter arrangementsdatoen er overskredet. Herefter indgår arrangementet under gamle arrangementer, som kun administratoren kan se. Derved kan arrangementer genbruges igen ved at ændre datoerne. 68

69 Word skabelon : 69

70 Skabelon : Opret ny Månedskalendervisning Månedsvisning er en side hvor der vises arrangementer som er oprettet i en eller flere arrangementskalendere, så brugeren let kan få et samlet overblik over hvad der tilbydes de enkelte dage. Der vil på de dage hvor der er arrangementer vises ikoner som indikerer at der er arrangement, og fra hvilken arrangementskalender det stammer fra. Hvis der klikkes på dato vises dagens note. Kalender vises desuden helligdage. Herunder ses dokumentskabelonen for Indsæt månedskalender. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater Herunder ses hvordan månedsvisning ser ud. Navnet og farven på ikonerne for de forskellige arrangementskalendere bestemmes ud fra navngivning af arrangementskalender ved oprettelse, samt hvilken farve der vælges som topbjælke. Swappanel: Der kan tilføjes link til ny månedskalender i swappanel. 70

71 Skabelon : Opret medarbejderoversigt Herunder ses dokumentskabelonen for Indsæt medarbejder oversigt. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater Medarbejder oversigten opbygges automatisk ud fra de medarbejdere, som er oprettet sammenholdt med hvilke hold de underviser på. Kun medarbejdere hvor man har sagt Ja til Info til elev under oprettelsen af medarbejder vil blive vist. 71

72 Skabelon : Indsæt adresse & tlf. side Herunder ses dokumentskabelonerne for Indsæt adresse & tlf. side. Skabelonen findes både som standard skabelon og som skabelon med Word-editoren. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater Standard skabelon: Og resultatet Dokumentet ses nu i menuen. 72

73 Skabelon : Indsæt oversigt over undervisningssteder Herunder ses dokumentskabelonen for Indsæt oversigt over undervisningssteder. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater Oversigten over undervisningssteder opbygges automatisk ud fra de institutioner, der er oprettet. 73

74 Skabelon : Indsæt link til side eller fil Herunder ses dokumentskabelonen for Indsæt link til side eller fil. Formularen kan bruges til følgende: Link til egen side Klik på, og vælg siden fra oversigten Link til uploaded fil Klik på, og vælg filen fra oversigten Link til ekstern side eller fil skriv URL på side/fil. Eks. / Det er muligt at angive om siden skal åbnes i samme vindue, eller om den skal åbne i et nyt. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater 74

75 Skabelon : formular Herunder ses dokumentskabelonerne for formular. Formularen giver eleverne mulighed for at sende til eks. Ungdomsskoleinspektøren uden selv at have en e- mail konto. Skabelonen findes både som standard skabelon og som skabelon med Word-editoren. I Wordskabelon er det muligt at for udfylde tekst i mail, som brugeren kan skrive videre på. Dette kan eks. bruges til spørgeskemaer. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater Standard skabelon: 75

76 Word skabelon : 76

77 Skabelon : Indsæt medarbejder-oversigt med adr. (KUN til Intranet) Herunder ses dokumentskabelonen for Indsæt medarbejder-oversigt med adr. (KUN til Intranet). Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater Medarbejder-oversigten opbygges automatisk ud fra de medarbejdere, som er oprettet sammenholdt med hvilke hold de underviser på. Listen indeholder adresse, telefonnr. samt adresse på de enkelte medarbejder og bør kun bruges på Intranettet så den kun er tilgængelig for en nærmere defineret brugerskare. Før funktionen tages i brug bør lærerne give samtykke til dette. Hvis enkelte ikke ønsker oplyst adresse eller telefonnr. aktiveres hhv. hemmelig adresse eller hemmelig tlf. under den enkelte medarbejder. Skabelon : Indsæt menupunkt Herunder ses dokumentskabelonen for Indsæt menupunkt. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater Denne skabelon bruges til at oprette et nyt menupunkt i menuen hvor andre dokumenter bagefter kan oprettes herunder. Det kan kaldes overskriften på et rulle-gardin/menu. 77

78 Skabelon : Indsæt rullegardin på siden På alle sider kan der indsættes rullegardin som på en ny spændende måde giver ekstra fokus på det ungdomsskolen ønsker ekstra opmærksomhed på. Rullegardinet vises automatisk i f.eks. 5 sek. hvorefter normal side vises. Fordelen ved rullegardinet er at det åbnes i samme vindue som hjemmesiden, modsat pop-up vinduer som kan virke yderst irriterende og som mange derfor installerer pop-up killer programmer for at undgå. Oprettelse/redigering af rullegardin-banner foregår fra den side hvor banner ønskes. Klik på linket øverst på den pågældende side for at få adgang til rediger siden som er vist herunder. 78

79 Swappanel Administration af swappanels Swappanel er betegnelsen for området til højre for indholdsruden. Der er ikke et godt dansk ord for funktionen, men frit oversat er det noget i retning af indholdsudskiftningspanel. Her er det muligt at oprette en række indlæg/slides enten med et fast eller med skiftende indhold. Oversigten over indhold af swappanel får man via menuen Vedligehold -> Swappanel Nedenstående skærmbillede vises. På dette skærmbillede er det muligt at oprette nye, redigere/slette allerede oprettede indlæg/slides samt ændre på rækkefølgen. Tilføj nyt swappanel Hvis der klikkes på + Tilføj swappanel vises nedenstående skærmbillede. Der kan vælges mellem flg. typer af swappanel. Fast bruges hvis indhold skal vises permanent og ikke skifte mellem flere forskellige informationer. Swap bruges hvis man ønsker at præsentere en række forskellige informationer/slides i samme panel hvor indholdet skiftes dynamisk. Og endelig afstemning som giver mulighed for at indsætte en allerede oprettet afstemning i panel. Overordnet for panelet kan det angives i hvilken periode panelet skal være aktivt vha. start- og slutdato. Standard højde på 135 pixel kan rettes hvis der ønskes mere eller mindre plads i panelet. 79

80 Tilføj indhold/slide Afhængig af valgt type (fast, swap eller afstemning) er der en række indholds/slide skabeloner der kan vælges under det oprettede swappanel. Hvis typen er fast eller afstemning skiftes indhold ikke, hvorfor det kun er muligt at have en information/slide i panel. Hvis swap er valgt som type, er det muligt at oprette en række slides som vil blive vist i den rækkefølge de er vist i swappanel oversigten. Rækkefølgen kan ændres vha. pilene. Tilføj fritekst slide Hvis Fritekst vælges fra listeboksen og der klikkes på knappen + Tilføj slide fremkommer nedenstående formular. Valgt billede vil automatisk blive skalleret så det passer i størrelse. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater 80

81 Tilføj Billedgalleri slide Hvis Billedgalleri vælges fra listeboksen og der klikkes på knappen + Tilføj slide fremkommer nedenstående formular. Her er det muligt at vælge et allerede oprettet billedgalleri, der skal vises billeder fra. Antal i dialogboksen Vis antal billeder forslås holdt under 10, da sidens indlæsningshastighed bl.a. er afhængig af, hvor meget indhold der skal vises. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater 81

82 Tilføj nedtælling slide Hvis Nedtælling vælges fra listeboksen og der klikkes på knappen + Tilføj slide fremkommer nedenstående formular. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater 82

83 Tilføj Nyhedsslide Hvis Nyheder vælges fra listeboksen og der klikkes på knappen + Tilføj slide fremkommer nedenstående formular. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater Tilføj kalender slide Hvis Kalender vælges fra listeboksen og der klikkes på knappen + Tilføj slide fremkommer nedenstående formular. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater 83

84 Tilføj kalender swap Hvis Kalender - swap vælges fra listeboksen og der klikkes på knappen + Tilføj slide fremkommer nedenstående formular. Kalender tager indhold fra oprettede arrangementskalendere som ovenstående, men med ny spændende kalendervisning i swappanel, så de enkelte arrangementer vises som slideshow med billeder lidt som der kendes fra billedslideshow. OBS. For at arrangementer vises med billeder skal den nederste sektion under oprettelse af arrangement udfyldes. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater 84

85 Tilføj Månedskalender link Hvis Kalender - Månedsvisning vælges fra listeboksen og der klikkes på knappen + Tilføj slide fremkommer nedenstående formular. Udfyld felterne og vælge hvilken månedskalender som der skal linkes til. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater Tilføj login boks for elever og medarbejdere Hvis Login vælges fra listeboksen og der klikkes på knappen + Tilføj slide fremkommer nedenstående formular. Her vælges om Ungdomsskolen ønsker at medarbejderne skal logge ind på Intranet vha. cpr-nr. eller initialer og adgangskode. Formularen udfyldes og afsluttes ved at klikke på Opret/Opdater 85

86 86

87 Afstemning Det er altid rart at høre brugernes mening. Det kan Ungdomsskolen bla. finde ud af, ved at lave afstemninger på hjemmesiden. Oprettede afstemninger kan indsættes i swappanel ved at vælge typen Afstemning under oprettelse af nyt swappanel. Nye afstemninger oprettes ved at klikke på + Opret ny afstemning Opret afstemning Klik på + Opret ny afstemning og nedenstående formular fremkommer. Indtast spørgsmål og op til 5 forskellige svar. Der skal mindst være 2 svar muligheder. Vælg hvordan afstemningen skal præsenteres og klik på opret. Hvis der ønskes blokeret for at samme bruger på samme computer kan stemme flere gange kan dette gøres ved at anvende cookies. OBS! Der må ikke bruges anførselstegn eller apostrof i svar mulighederne. 87

88 Link til side (Nyt i version 3.41) Da Ungdomsskoleweb siden er opbygget omkring frames / rammer kan man ikke bare linke ind til en specifik side da topbanner, menu, og swappanel derved ikke indlæses. Der er dog en funktion så dette kan lade sig gøre. Gå ind på den side som du vil linke til. Klik på Tip en ven. Kopier link som vises. Dette linker ind til siden og indlæser topbanner, menu, og swappanel. 88

89 Setup Tilmeldinger Det er muligt selv at rette en række indstillinger vedrørende tilmeldinger. Det drejer sig om følgende indstillinger: til administrator : Her kan vælges, om der ønskes en kopi af alle tilmeldinger pr. Pop-up hjælpetekst: Her kan den hjælpetekst som eleven modtager ved første tilmelding i pop-up vinduet redigeres Bannertekst før godkend: Når eleven har valgt de hold vedkommende ønsker at gå på samt oplyst navn og adresse mm. skal tilmeldingerne godkendes af eleven. For at huske eleven på dette eller give anden nyttig information kan denne banner benyttes. Bekræftelses tekst: Den bekræftende tekst som eleven modtager, når vedkommende har tilmeldt sig redigeres her. Opsætning Tilmelding: Her sættes de parametre som bestemmer hvor mange oplysninger eleven som minimum skal angive, samt angiver standardværdierne for diverse spørgsmål til administrator 89

90 Bannertekst ved første tilmelding Bannertekst før godkend Bekræftelses tekst 90

91 Opsætning Tilmelding (opdateret version 3.42) Via opsætning Tilmelding er det muligt at sætte op hvilke elevoplysningsfelter der skal vises og om de skal udfyldes eller er valgfrie. Ver 3.42 : Elev kan selv slette tilmeldinger som ikke er betalt i oversigten over ikke betalte tilmeldinger 91

92 Kun valgte postnumre Der er mulighed for at låse så kun nye elever som bor inden for postnumre som I definerer kan oprette sig som ny bruger og dermed kan tilmelde sig hold. Dette gøres ved at vælge Kun udvalgte postnr. under opsætning af ukendte elever. De postnumre som må tilmelde sig defineres ved at klikke på Vælg postnr. Tekst der skrives på dropdown banner som vises til elev hvis vedkommende ikke har indtastet et postnummer som vi har valgt at elev skal bo i for at registrere sig kan også defineres. Dette gøres ved at klikke på Tekst ved adr. udenfor postnr. Der kan dog gives mulighed for at de elever som eksempelvis går på privatskole i kommunen, men som bor i en anden kommune kan oprette sig. Dette gives ved at oplyse en tilmeldingskode som elev kan skrive ind når vedkommende registrer sig. Tilmeldingskode angives under Bypass tilmeldingskode 92

93 Opsætning Sidste tilmeldingsdato Via menuen Setup -> Opsætning -> Tilmeldinger -> Sidste tilmeldingsdato opsætning, er det muligt centralt at sætte dato som forslås ved oprettelse af nye hold, samt opdatere alle hold med ny dato ifb. med ny sæson så man slipper år for år for at skulle opdatere alle datoer manuelt på i forvejen oprettede hold. Opsætning Spørgsmål om handicap Via menuen Setup -> Opsætning -> Tilmeldinger -> Spørgsmål omkring handicap, kan det slås til, at elev ved login spørges om vedkommende har eksempelvis fysiske- eller psykiske handicaps. Det anbefales at tage stilling til om det er nødvendigt at spørge om dette, og hvordan datatilsynet forholder sig til der spørges om dette. Funktion er slået fra som standard. Opsætning Max tilmeldinger pr. elev Via menuen Setup -> Opsætning -> Tilmeldinger -> Max. tilmeld. pr. elev, kan det slås til, at elev kun kan tilmelde sig eksempelvis 2 hold, sådan at andre også har en fair chance for at melde sig til nogle aktiviteter. Når så alle har haft en fair chance for at tilmelde sig kan funktion slås fra så dem der gerne vil gå til flere ting herefter kan tilmelde sig. 93

94 Opsætning Spørgsmål om transport Via menuen Setup -> Opsætning -> Tilmeldinger -> Spørgsmål omkring transport er det muligt at slå spørgsmål om transport ønskes eller ej til og fra, samt ændre spørgsmål. Tilmeldinger - Opsætning af svar til elever I forbindelse med behandling af elevernes tilmeldinger bliver der automatisk sendt s til de elever som har opgivet deres adresse. Teksten i en kan redigeres via menuen Setup -> svar til elever. Her er det muligt at angive teksten på de fem forskellige svar der sendes til eleven afhængig af tilmeldingens nye status. 94

95 Betalingstekst. Der er mulighed for at sende elev med betalingsoplysninger hvis der skal indbetales penge for tilmelding. Standard tekst sættes op centralt, og vises ved hver tilmelding som rediger bar tekst i under manuelt godkendelse af den enkelte tilmelding. 95

96 Vis hvem går på holdet Elevers valg af hvilke hold de vil gå på er ofte afhængig af hvilke af deres kammerater som går på holdet. Man kan via menuen Setup -> Indstillinger -> Vis hvem går på holdet give mulighed for at eleverne ved tilmelding kan se hvem som allerede er tilmeldt holdet. Funktionen er lavet til en ungdomsskole som godt kunne tænke sig denne mulighed, men det bør nok undersøges om dataregisterloven krænkes ved at tilbyde denne funktion. Ungdomsskoleweb fralæger sig ethvert ansvar. 96

97 Statuskoder på hold Alle hold, rejser og arrangementer skal tildeles en statuskode. Statuskoderne kan opdeles i to hovedtyper. Én hvor tilmelding er mulig, og én hvor tilmelding ikke er mulig. Hvis tilmelding ikke er mulig, erstattes tilmeldingsknappen med statusteksten, som forklarer eleven hvorfor tilmelding ikke er mulig. Det kan f.eks. være pga. holdet er overtegnet, ikke oprettes eller at tilmeldingsfristen er overskredet. Tekst på tilmeldingsknap og ventelistekanp redigeres også under de enkelte statuskoder. Bestående statuskoder kan redigeres ved at klikke på yderligere ved at klikke på Tilføj statuskode. og det er muligt at tilføje Husk hvis en statuskode som er i brug redigeres vil alle hold der benytter den pågældende kode automatisk arve de nye indstillinger. Det er kun muligt at slette status koder som ikke er i brug. 97

98 Setup Metatags Det er muligt selv at redigere hjemmesidens metatags, der er de emneord søgemaskinerne bruger for at kunne indeksere jeres hjemmeside. Det er de metatags der gør det muligt at finde jeres hjemmeside via søgemaskinerne. Desværre er dette ikke altid nok, da visse søgemaskiner skal tilmeldes manuelt og andre (f.eks. Jubii) tager betaling for optagelse, her bliver ungdomsskolen altså nødt til at tilmelde hjemmesiden manuelt, hvis den skal være søgbar i den pågældende søgemaskine. Det anbefales ungdomsskolen selv at rette metatags, så de passer bedst muligt til hjemmesiden, samt at tilføje kommunens navn i emneordene. 98

99 Setup Oprydning Af og til skal der jo gøres rent. Det gælder også i Ungdomsskoleweb. Derfor er der lavet et nogle funktioner til dette Nulstil besøgstællere Dette gøres via menulinjen Setup -> Oprydning -> Nulstil Besøgstæller Slet udgåede sider (Nyt i version 3.42) Dette gøres via menulinjen Setup -> Oprydning -> Slet udgåede sider Klik på link for at komme til slette menu enten nyheder eller forside artikler. Her specificeres dato, hvor artikler ældre end dato slettes. Skriv SLET i feltet og klik på Slet.. 99

100 Sæsonafslutning Fra menulinjen vælges Setup -> Oprydning -> Sæsonafslutning. Nedenstående skærmbillede fremkommer, og her er de enkelte funktioner beskrevet. Hvis en af oprydningerne vælges fremkommer en ny side, hvor man skal skrive SLET (store bogstaver) og efterfølgende klikke på knappen Set ALLE. Man burde således ikke kunne komme til at slette noget ved en fejl. OBS! Vigtigt - Før ny sæson starter SKAL ungdomsskolen slette alle tilmeldinger, elever samt exportregler. Bekræftelses side. 100

101 Slet medarbejdere som ikke er i LARA Fra menulinjen vælges Setup -> Oprydning -> Slet medarbejdere uden hold. Nedenstående skærmbillede fremkommer hvor alle medarbejdere som ikke findes i LARA og som ikke har hold tilknyttet kan slettes. Liste opdateres ved hver import af medarbejdere fra LARA. Marker dem der ønskes slettet, og klik på Slet valgte Slet tilmeldinger som ikke findes i LARA Fra menulinjen vælges Setup -> Oprydning -> Slet tilmeldinger som ikke findes i LARA. Nedenstående skærmbillede fremkommer hvor alle tilmeldinger som ikke findes i LARA er listet. Husk at eksportere nye tilmeldinger fra Ungdomsskoleweb til LARA, før import af tilmeldinger fra LARA foretages, da system på det tidspunkt checker om tilmelding findes begge steder. Marker dem der ønskes slettet, og klik på Slet valgte 101

102 Setup farvevalg Det er nu blevet muligt for ungdomsskolen selv at styre farvevalget på hjemmesiden. Farvevalg alle sider Dette gøres via menulinjen Setup -> Indstillinger -> Farvevalg - > Farvevalg alle sider Herved fremkommer nedenstående side. Klik på knapperne svarende til det du vil ændre. Når der klikkes på en af knapperne fremkommer nedenstående farveskema. Det indeholder alle websikre farver. Klik på de ønskede farver. Ændringerne bliver vist på siden efterhånden som du klikker på de enkelte farver. Når farven er fundet afslut med OK Når alle farver er fundet klik på knappen Opdater, og samtlige sider vil benytte det nye farveskema. 102

103 Farvevalg på den enkelte side Hvis enkelte sider ønskes i andre farver end det der er defineret som standard farvevalg for alle sider er dette muligt fra den enkelte dokument skabelon. Vælg Definer selv og vælg farverne vha. knapperne. Setup Grafiske elementer Grafik på hjemmesiden kan ændres via menuen Setup -> Indstillinger -> Grafiske elementer Her kan nye elementer uploades og fælles for alle grafisk elementer er, at der kan sættes start og slutdato på hvornår grafik skal vises, så eksempelvis en topbanner kan komme på en given dato. Hvis der uploades mere end en topbjælke, vil topbjælke blive vist som slideshow. Ungdomsskoleweb ændrer ikke på den uploadede grafik så det er ungdomsskolens eget ansvar at lave grafik i korrekt størrelse som specificeret under hver sektion. Alle filer skal være.gif filer undtagen ikon i browser som skal være.ico. Resurse : Online konverter fra gængse billedformater til.ico

104 Setup Facebook Der kan indsættes link og ikon til Facebook samt knap til "Syntes om" i menubjælke under menuen. Funktion slås til under "Setup->Indstillinger->Opsætning Facebook" Hvis Facebook ikon skal vises længere nede for ikke at skygge for anden grafik kan der indsættes ekstra linjeskift. Standard er 2, men dette kan der eksperimenteres med. I linjen URL indsættes link til Facebook side. Der er også mulighed for at vise tæller for hvor mange der syntes om Facebook side.. Setup Log Når sider der vises på hjemmesiden oprettes, redigeres eller slettes skrives der i log hvilken side det drejer sig om, og hvem som har udført ændring og hvornår. Log kan enten ses på de enkelte sider ved at klikke rediger og i bunden af redigeringssiden er der link til Se ændringslog. Samlet log kan ses via menuen Setup->Ændringslog 104

105 Setup Lara. Før Ungdomsskoleweb kan anvendes til interaktion med Tabulex LARA skal dette vælges. Dette gøres via menulinjen Setup -> Indstillinger -> LARA Husk! Så snart det er besluttet, at man vil bruge Ungdomsskoleweb sammen med LARA skal der foretages en import af elever fra LARA til Ungdomsskoleweb. Dette gøres for at elevtilmeldingerne kan eksporteres direkte til LARA fra Ungdomsskoleweb. 105

106 Administration af tilmeldinger Sammen med Tabulex LARA Det allerførste der skal ske når Ungdomsskolen har valgt at benytte Ungdomsskoleweb og LARA sammen er, at samtlige elever fra LARA skal importeres. Grunden til dette er, at når en tilmelding senere skal bruges sammen med LARA, er det en unik elevnøgle (GUID) som overføres sammen med holdnr. Det betyder, at alle tilmeldinger som ikke har denne unikke nøgle (GUID) tilknyttet ikke overføres til LARA. Man kan dog manuelt selv flytte tilmeldinger over på de rigtige LARA-elever senere, det er blot mere arbejde i forhold til hvis tilmeldingerne kunne have kørt automatisk. De enkelte processer er beskrevet herunder. Import af elever Eksporter elever fra LARA. Åbn LARA og og vælg "Eksporter elever" fra menuen som vist herunder. LARA genererer derved filen "EleverV2.tbx" som du efterfølgende skal importere på hjemmesiden som vist herunder. Herefter skal eleverne importeres i Ungdomsskoleweb. Dette sker fra menuen Filer -> Import -> Elever. Klik på Gennemse og vælg filen eleverv2.tbx som du gemte i LARA. Start import ved at klikke på knappen Import. Ved import af eleverne er det muligt at afgrænse hvilke måned og årgange som skal importeres. Dette vælges under "Fra årgang" - "Til". 106

107 Håndtering af tilmeldingerne Fra menulinjen Tilmeldinger -> Nye tilmeldinger kan alle tilmeldinger ses indtil eleverne optages på de enkelte hold (mere herom senere). På listen over tilmeldinger vil der være nogle tilmeldinger som har tilknyttet et LARA.elevnr. og en GUID og andre der ikke har. De der ikke har LARA-elevnr. og GUID tilknyttet skal have dette tilknyttet før de kan bruges sammen med LARA. Ud for dem står UKENDT Søg. Hvis en elev står som ukendt skyldes det at eleven enten har skrevet forkert cpr-nr, eller at pågældende elev ikke var oprettet i LARA ved sidste elevimport på hjemmesiden fra LARA. Opret elev i LARA og lav en ny elevimport fra LARA. Eleven vil nu få tilknyttet LARA elevnr. plus GUID. Hvis eleven har skrevet forkert cpr. Nr kan tilmelding flyttes over på den rigtige elev ved at klikke på UKENDT Søg for hver ukendt elev. Når en ukendt elev er identificeret flyttes alle tilmeldinger over på den rigtige LARA-elev og den ukendte elev slettes. Når der klikkes på UKENDT Søg fremkommer nedenstående søgevindue. I søgevinduet kan der søges efter elever, enten som fritekstsøgning på navn, via LARAelevnr, GUID, eller indekseret alfabetisk. Endelig kan der fås en oversigt over alle elever ved at klikke på alle. Det fremgår desuden hvor mange elever der er i databasen, og hvornår der sidst blev importeret elevdata fra LARA. 107

108 I dette eksempel søgte vi på Elmelund og nedenstående resultat fremkom. Som det fremgår af oversigten er der fundet to elever der hedder det samme, har samme fødselsdato, og hvis der klikke på kan man samtidig se adressen. I dette tilfælde er der ikke så meget at være i tvivl om. Det er den samme elev. Ud for den ene står der et symbol. Det er ud for LARA-eleven, og hvis der klikkes på flyttes alle tilmeldinger over på den rigtige LARA-elev og den ukendte elev slettes. Tip! Prøv altid først at søge efter elevens navn som fritekst søgning. Den finder oftest den rigtige elev første gang. Da man godt kan komme ud for at enkelte elever ikke kendes på hjemmesiden med et LARA nr. og en GUID enten pga. alder, eller at eleven er tilflyttet kommunen efter sidste elevimport, er det muligt at tilføje/redigere LARA nr. og GUID manuelt. Dette gøres ved at redigere den enkelte ukendte elev. Hvorefter eksport af tilmeldingen er muligt. OBS! Husk at importere elever fra LARA af og til, da det er den eneste måde, at Ungdomsskoleweb kan finde de ukendte elever på. Resultatet kan ses på nedenstående illustration hvor Mikkel Elmelund nu både har LARA nr. og GUID, og dermed kan tilmeldingen eksporteres. 108

109 Eksport af Tilmeldinger til LARA (opdateret version 3.42) Eksport sættes igang ved fra menulinjen at vælge Filer -> Eksport -> Tilmeldinger. Her vælges enten Nye tilmeldinger eller Alle tilmeldinger og samme sted sættes Eksport regler Nye tilmeldinger Menupunktet nye tilmeldinger eksporterer alle tilmeldinger som har statuskoden Nye tilmeldinger. Dvs. samme tilmelding eksporteres så længe den står under Nye tilmeldinger og først når tilmeldingen flyttes til statuskoden Afventer svar eksporteres den ikke længere. Eksport af nye tilmeldinger er også muligt under menupunktet Tilmeldinger -> Nye tilmeldinger -> Eksporter tilmeldinger Via opsæting. NB. Tilmeldinger på venteliste exporteres ikke. Det er muligt via menupunktet Eksport regler at sætte op om tilmeldinger på et givet hold skal eksporteres eller ej, eller eventuelt om det skal eksporteres som et andet holdnr. Nedenstående skærmbillede fremkommer. Se evt. afsnittet Flytning af alle tilmeldinger fra Nye- til Afventer svar længere fremme i bogen. Alle tilmeldinger Menupunktet Alle tilmeldinger eksporterer samtlige tilmeldinger og bør kun bruges hvis der er brug for at starte forfra da det godt kan skabe problemer i LARA hvis eks. et knallertkøreskolehold er splittet op i flere hold i LARA men at man ikke har gjort det samme på Ungdomsskoleweb. Derved vil LARA ved import tilføje tilmeldinger til det oprindelige hold. Dette er jo ikke forkert da det er det eneste hold Ungdomsskoleweb kender til, og LARA ser det bare som nye tilmeldinger, men det giver rod i regnskabet. NB. Tilmeldinger på venteliste exporteres ikke. Det er muligt via menupunktet Eksport regler at sætte op om tilmeldinger på et givet hold skal eksporteres eller ej, eller eventuelt om det skal eksporteres som et andet holdnr. Nedenstående skærmbillede fremkommer. 109

110 Eksporten sættes i gang ved at klikke på Hent tilmeldings eksportfil. Filoverførselsdialogboks fremkommer. Klik på OK Vælg ønsket placering og klik på Gem Eksport af tilmeldinger på udvalgt hold Det er muligt at eksporter alle tilmeldinger på udvalgt hold. Eksport opsætning (Nyt i version 3.42) Det er muligt via menupunktet Eksport regler (Filer -> Eksport -> Tilmeldinger->Eksport opsætning) at sætte op om tilmeldinger skal skifte status til enten Afventer eller Godkendte samtidig med export foretages, eller om tilmeldinger efterfølgende fortsat skal blive under Nye tilmeldinger Jeg vil anbefale, at mulighed for at flytte tilmeldinger til enten Afventer eller Godkendte vælges, da man derved undgår at der kan komme tilmeldinger ind i mellem den periode der går fra man manuelt laver exportfil til man efterfølgende flytter tilmeldinger til ny statuskode. Hvis betalingsmodul benyttes kan man vælge kun at eksportere betalte tilmeldinger så ikke betalte derved ikke kommer i LARA før de er betalt. Ved almindelige hold skal det fulde beløb betaltes, ved rejer er det nok at depositum er betalt før betingelser for eksport er opfyldt. 110

111 Eksport arkiv Tilmeldinger (Nyt i version 3.42) Via menupunktet Eksport regler (Filer -> Eksport -> Tilmeldinger->Eksport arkiv - Tilmeldinger) kan man få adgang til tidligere tilmeldings export filer. Dette er nyttigt ifb. med at man i Export opsætning har valgt samtidig med export at flytte tilmeldinger til ny statuskode og man ikke kan huske hvor man har gemt export fil Klik på den export fil som mangler og den hentes ned. Ifb. med download omdøbes den til TilmeldingerV2.usk som fil skal hedde for at kunne importeres i LARA. Eksportregler Det er muligt via menupunktet Eksport regler (Filer -> Eksport -> Tilmeldinger->Eksport regler) at sætte op om tilmeldinger på et givet hold skal eksporteres eller ej, eller eventuelt om det skal eksporteres som et andet holdnr. Ved eksempel opsplitning af hold i LARA f.eks. kallertkøreskole kan der være behov for at tilmeldinger som eksporteres fra Ungdomsskoleweb skal eksporteres som et andet holdnr. end oprettet i Ungdomsskoleweb eller at man slet ikke ønsker tilmeldinger på det pågældende hold eksporteret. Dette er der taget højde for i denne funktion. Her kan sættes regler op for hvordan eksport skal udføres. Nye regler tilføjes ved at klikke på knappen Tilføj regel. Eksisterende regler redigeres ved at klikke på. Oprettede regler kan slettes ved at markerer afkrydsningsboks ud for tilmelding og så klikke på Slet valgte. 111

112 Import af tilmeldinger i LARA Efter tilmeldinger er eksporteret som omtalt i det foregående skal de importeres i LARA. Dette gøres som vist herunder. Når du bliver bedt om det udpeges filen tilmeldingerv2.usk som blev dannet ved eksporteringen i Ungdomsskoleweb. Efter import af tilmeldinger vises bekræftelsesside som herunder med link til sletning af tilmeldinger som ikke findes i LARA. Se menupunktet Slet tilmeldinger som ikke findes i LARA under Oprydning for yderligere forklaring. 112

113 Eksport af Elevberigelser til LARA Ungdomsskoleweb spiller en central rolle i berigelsen af elevdataene i LARA, da Ungdomsskoleweb kan levere telefonnr., mobilnr., adresser, skole og klasse samt evt. oplysninger om anden uddannelse ud fra de oplysninger eleverne selv taster ind ved tilmelding. Eksport sættes igang ved fra menulinjen at vælge Filer -> Eksport -> Elevberigelser. Nedenstående skærmbillede fremkommer. Eksporten sættes i gang ved at klikke på Hent elevberigelser eksportfil. Filoverførselsdialogboks fremkommer. Klik på OK Vælg ønsket placering og klik på Gem Eksport regler - Elevberigelser til LARA Ungdomsskolen kan selv bestemme hvilke værdier der ønskes overført til LARA. Dette vælges via menulinjen Filer -> Eksport -> Eksport regler. Nedenstående skærmbillede fremkommer og her vælges de værdier som ønskes overført. 113

114 Import af elevberigelser i LARA Efter elevberigelserne er eksporteret som omtalt i det foregående skal de importeres i LARA. Dette gøres som vist herunder. Når du bliver bedt om det udpeges filen elevberigelserv2.usk som blev dannet ved eksporteringen i Ungdomsskoleweb. 114

115 Import af tilmeldinger fra LARA Hvis ungdomsskolen ønsker at have samtlige tilmeldinger i både LARA og Ungdomsskoleweb kan dette godt lade sig gøre. Ungdomsskoleweb kan importere tilmeldinger fra LARA, men da det er en meget tung dataopgave for serveren anbefales det kun at gøre dette sjældent. Import af tilmeldinger tager op til 20 minutter, hvor serveren processor udnyttes 100%. Da mange web-hoteller deler samme server betyder det, at de resterende web-hoteller ikke har meget processorkraft til rådighed. Hvis man gør dette for ofte, kan det meget vel ende med, at man bliver smidt ud af hotellet for dårlig opførsel Resultatet vises herunder 115

116 Uden Tabaulex LARA For administration af elevernes tilmeldinger vælges Tilmeldinger -> Nye tilmeldinger fra menulinjen. Derved fremkommer en oversigt over nye tilmeldinger fra eleverne, som afventer svar på om de kan blive optaget på holdet eller ej. Oversigten er opbygget, så man kan sortere den efter ønske. Man kan f.eks. sortere efter holdnavn eller elevnavn for bedre at kunne danne sig et overblik over tilmeldingerne til det enkelte hold, eller hvor mange hold en elev har tilmeldt sig ved at klikke på overskriften for den enkelte kolonne. Håndteringen af tilmeldinger foregår ved at man klikker på ud for en enkelte tilmelding. Derved fremkommer et detalje vindue hvor alle data omkring eleven fremgår, samt eventuelle bemærkninger som eleven har skrevet ved tilmeldingen. Ofte ved kontoret ikke om holdet oprettes eller ej på dette tidspunkt. Dette vides først når alle tilmeldinger er modtaget, og der er derfor brug for at flytte tilmeldingen fra Nye tilmeldinger til Afventer svar. Denne status bruges til der endeligt kan gives svar til eleven om vedkommende kan optages på holdet eller ej. 116

117 Tilmeldingen flyttes til Afventer svar ved at klikke på knappen AFVENTER. Der sker følgende : Tilmeldingen flyttes fra oversigten over Nye tilmeldinger til Afventer svar. Der sendes automatisk en til eleven (under forudsætning af, at eleven har oplyst adr.) om at ungdomsskolen har modtaget hans tilmelding, og at han vil høre nærmere. På den måde kan overblikket over hvilke tilmeldinger der er behandlet bevares. Så snart at kontoret ved om vedkommende kan optages på et hold eller ej, behandles tilmeldingen inde fra Afventer svar, og denne gang vælges enten GODKEND eller AFVIS. Derved afsendes automatisk en til eleven, om at han/hun er optaget/afvist på holdet (under forudsætning af at eleven har oplyst adr.), samt elevens statusside opdateres, så eleverne løbende kan følge med i, hvilke hold de har tilmeldt sig, og om de er optaget eller ej. Efterhånden som der godkendes og afvises tilmeldinger flyttes tilmeldingerne fra oversigten Afventer svar til oversigterne over henholdsvis godkendte og afviste tilmeldinger. Begge oversigter kan nås fra menuen Tilmeldinger -> Godkendte / Afviste. Endelig er der mulighed for at flytte eleven over på et andet hold ved at klikke på rediger ikonet og derved vælge et andet hold fra oversigten. (ikke afbilledet) Exporter valgte tilmeldinger til.csv fil Tilmeldinger kan exporteres til en.csv fil som kan åbnes i Microsoft Excel om kan danne grundlag for flette fil til Word, eller blot som dokumentation for hvor mange tilmeldinger der har været i en given sæson og hvem som har deltaget på de enkelte hold. Klik på kolonne overskrift for at få data sorteret på ønsket måde inden export. Udvælg de tilmeldinger som ønskes i export (alle vælges ved at klikke på Vælg alle ) og klik på Exporter valgte til.csv fil Fil dannes nu og gem som dialog boks fremkommer. 117

118 Fælles både for brug sammen med / uden LARA Flytning af alle tilmeldinger fra Nye- til Afventer svar Der går ofte nogen tid før ungdomsskolen kan svare eleven retur om vedkommende er optaget eller ej på det tilmeldte. Der er derfor lavet en funktion så man kan flytte alle tilmeldinger med statuskoden Nye over til Afventer svar. Funktionen aktiveres via menulinjen Tilmeldinger -> Nye tilmeldinger -> Flyt alle tilmeldinger til afventer. Ved aktivering af funktionen sker følgende : Tilmeldingerne flyttes fra oversigten over Nye tilmeldinger til Afventer svar. Der sendes automatisk en til eleven (under forudsætning af, at eleven har oplyst adr.) om at ungdomsskolen har modtaget hans tilmelding, og at han vil høre nærmere. Godkendelse / Afvisning af tilmeldinger pr. hold For at lette administrationen er der lavet mulighed for at man kan godkende / afvise samtlige tilmeldinger på et hold samtidig. Dette sker inde fra menuen Tilmeldinger -> Vis pr. hold. Dette er gennemgået i næste afsnit under Vis tilmeldinger pr. hold For at lette administrationen er der lavet mulighed for at man kan godkende / afvise samtlige tilmeldinger på et hold samtidig. Dette sker inde fra menuen Tilmeldinger -> Vis pr. hold. Dette er gennemgået i næste afsnit under Vis tilmeldinger pr. hold Udskriv oversigt over tilmeldinger Ved at klikke på printer symbolet i oversigten over tilmeldinger kan laves et printvenligt skærmbillede med alle oplysninger som bla. kan bruges ved manuel indtastning af tilmeldinger. Venteliste Hvis venteliste benyttes på hold, vil elever automatisk blive tilbudt plads på venteliste når der ikke er flere ledige pladser på hold. Disse tilmeldinger på venteliste kan både ses under via menuen Tilmeldinger->Venteliste eller under det enkelte hold via menuen Tilmeldinger->Vis pr hold Flytning af elev fra venteliste til hold er beskrevet under Vis pr hold NB. Tilmeldinger på venteliste overføres ikke til LARA via export fil. 118

119 Vis tilmeldinger pr hold. Efterhånden som tilmeldingerne kommer ind fra hjemmesiden opstår behovet for at kunne se en oversigt over, hvor mange tilmeldinger, der er på de enkelte hold. Fra menulinjen vælges Tilmeldinger -> Vis pr hold. Derved fremkommer nedenstående oversigt over alle hold. Oversigten kan sorteres efter holdnr. holdnavn, dag og sted ved at klikke op overskriften for den enkelte kolonne. Ved at klikke på enten holdnr. eller holdnavnet fremkommer nedenstående oversigt over tilmeldinger på holdet, samt hvem som er på eventuel venteliste. Herfra er det muligt at kommunikere med den enkelte elev, eller med alle på holdet via e- mail. Denne funktion kan f.eks. bruges til aflysninger, hvorved besværet med at ringe rundt til den enkelte undgås. Det er også muligt at godkende/afvise udvalgte elever på holdet herfra. Herved undgås at skulle godkende/afvise de enkelte elever hver for sig. Der kan vælges, om der skal sendes bekræftelses til de enkelte elever eller ej. Elevens status-side opdateres automatisk med den nye status på tilmeldinger. Hvis der er nogle af tilmeldingerne som eksempelvis skal flyttes til et andet hold kan de markeres og hold nr. indtastes under Flyt valgte til nyt hold. Afslut med at klikke på Flyt til nyt hold. 119

120 Venteliste Hvis en elev på venteliste skal flyttes til hold, foregår det ved at klikke på ud hvor den pågældende elev. Tryk på knappen Flyt fra venteliste til hold. Elev er nu flyttet til hold, og der er sendes automatisk en til elev om vedkommende er optaget på hold. Tilmelding får statuskoden Ny tilmelding så den kan overføres med andre nye tilmeldinger til LARA. 120

121 Send besked til elever på hold Fra menu linjen vælges Tilmeldinger -> Vis pr hold er det muligt at sende besked til elever på de enkelte hold, og efterfølgende se hvem som har læst beskeden. Når ny besked oprettes sendes der en mail til eleverne på holdet med et link til at læse besked på hjemmesiden. Eleverne vil ligeledes blive gjort opmærksomme på at der er nye beskeder når de logger ind på hjemmesiden. Både administration og den enkelte lærer på hold kan oprette/redigere, samt checke hvem som har læst besked. Lærerne har adgang til funktion via Mdarbejder-intranet, hvor der i swappanel vil være en liste over de hold som lærer er tilknyttet. Opret ny besked Klik på knappen Send besked til elever op holdet for at oprette en ny besked. Der kan angives en start- og slutdato for besked, og hvis besked efterfølgende redigeres kan man nulstille hvem som har læst beskeden ved at sætte checktegn i boksen for Slet læst status. Hvem har læst besked? Ved at klikke på under kolonnen Læst af er det muligt at se hvem som har læst besked, og hvem man eventuelt må kontakte manuelt. 121

122 Eksempel på elevskærmbillede Når eleverne logger ind på hjemmesiden checkes for om der er nye beskeder til vedkommende, og hvis det er tilfældet vises en oversigt over relevante beskeder. 122

123 Elev oversigt Fra menulinjen Tilmeldinger -> Elev oversigt kan der søges efter elever, enten som fritekstsøgning på navn, via LARA elevnr, eller indekseret alfabetisk. Endelig kan der fås en oversigt over alle elever ved at klikke på alle. Det fremgår hvor mange elever der er i databasen, og hvornår der sidst blev importeret elevdata fra LARA. Det er desuden muligt at se, hvem som har givet tilsagn til at der må bruges billeder af dem på hjemmesiden, og som ønsker at modtage nyhedsbreve. Ved at klikke på elevens navn, kan detaljer om eleven ses samt hvilke hold vedkommende har tilmeldt sig. 123

124 Oversigten over hvilke hold eleven har tilmeldt sig er magen til den som eleverne ser, når de checker deres egen statusside, med det brugernavn og password de fik tildelt, da de tilmeldte sig første gang. 124

125 Medarbejder-Intranet Integreret i Ungdomsskoleweb er også Medarbejder-Intranet. Intranettet kan benyttes til medarbejder relevant information, diskussions forums mm. som kun medarbejderne må få adgang til. Dette gøres ved at sætte rettigheder på de enkelte menupunkter og dokumenter. Klik på ud for menupunktet for at sætte rettigheder på dokumentet. Ved grøn hængelås kan alle se siden, ved gul kan kun bestemte grupper. Menuerne bygger sig dynamisk efter hvad den enkelte har rettigheder til at se. Der kan oprettes så mange sikkerhedsgrupper som der er behov for, og de enkelte lærere kan tilhøre flere grupper. Sæt rettigheder på dokument Ved klik på fremkommer nedenstående skærmbillede. Her sættes rettighederne på den enkelte side. De brugergrupper som er i boksen Brugergrupper med adgang kan se dokumentet. Ved at klikke på pilene kan brugergrupper tilføjes/fjernes fra adgangslisten. Luk vinduet når alle rettigheder er sat. Bemærk at hængelås farven først skifter farve hvis siden genindlæses ved f.eks. at klikke på funktionstasten F5 125

126 Brugergrupper Via menuen Setup -> Intranet grupper kan sikkerhedsgrupper oprettes og redigeres. Som standard er alle oprettede medarbejde medlem af sikkerhedsgruppen Alle medarbejdere. Der kan oprettes et ubegrænset antal sikkerhedsgrupper. Tilføj nye ved at klikke på + Tilføj Brugergruppe og bestående kan redigeres ved at klikke på. Hvem der er medlem af hvilke grupper sættes ved at klikke på. Nedenstående skærmbillede fremkommer. Klik på pilene for at flytte medlemmer til og fra gruppen. Klik på <- Retur til gruppeoversigt for at afslutte. 126

127 Medarbejder login Medarbejderne logger ind på Intranettet ved at klikke på medarbejderlogin i swappanel. Herved fremkommer nedenstående login boks. Medarbejderen benytter enten cpr-nr eller sine initialer og udleveret adgangskode. Der er forskel på store og småbogstaver. Medarbejderen vil nu have adgang til de dokumenter som vedkommende har rettigheder til at se. Mine hold Hvis medarbejder er tilknyttet hold som lærer, har vedkommende mulighed for at se hvem som er tilmeldt hold, samt sende besked til de tilmeldte på holdet. 127

128 Ændre stamdata Ved login kan medarbejderen ændre stamdata så som adresse, tlf., adgangskode mm.. Dette gøres ved at klikke af i boksen ud for Ændre stamdata eller adgangskode. Nedenstående skærmbillede fremkommer Log af Log af foregår ved at klikke på den røde sikkerhedsnøgle. 128

129 Infokiosk Funktionen bruges til at skifte indholdet på et skærm automatisk ud fra en forud defineret playlist som eks. kendes fra konferencecentre og hoteller. Funktionen er tænkt til at ungdomsskolen kan opstille pcér med (stor-)skærm på kommunens skoler, og så bruge indholdet fra hjemmesiden til at lave reklame for jeres ungdomsskole og arrangementer som så skiftes ud fra jeres playlist. Vedligeholdelse af hvilke sider der vises definerer ungdomsskolen fra hjemmeside administrationen, og jeres "reklame pcér" vil så løbende opdatere hvilke sider der vises. Pcérne på skolerne er online og skal dermed have adgang til internettet. Hvis man ikke ønsker at stille en pc op hvor skærmen er af frygt for tyveri og hærværk laver produkter som gør at pc, mus og tastatur kan placeres op til 100 meter væk fra skærm. Pc og skærm forbindes med at almindeligt netkabel. Fra menulinjen Vedligehold -> Admin. Infokiosk når administrationssiden for infokiosk. Der kan oprettes så mange infokioske som der er brug for og dette foregår ved at klikke på linket + Tilføj Infokiosk gruppe Tilføj / Rediger Infokiosk gruppe Formular udfyldes med navn på gruppe som blot bruges for at kunne identificere playlist samt der angives hvor mange sekunder hver side skal vises. Afslut med at klikke på Opret / Rediger 129

130 Tilføj sider til gruppe / playlist Når Gruppen er oprettet er det muligt at tilføje sider til playlist, og ved hjælp at pilene kan rækkefølge ændres. Der kan tilføje så mange sider som der er brug for og dette foregår ved at klikke på knappen + Tilføj link Formular udfyldes med link og start- og slutdato. Klik på for at indsætte link til i forvejen oprettede sider i hovedmenuen. Fra dialogboksen som fremkommer vælges hvilken side der skal laves link til. Klik på for at indsætte henvisning til i forvejen uploaded dokument.. Fra dialogboksen som fremkommer vælges hvilket dokument der skal laves link til. Afslut med at klikke på Opret / Rediger 130

131 Start infokiosk på computer For at starte infokiosken logges af administrationssiden og i adresse linje i Internet Explorer skrives F.eks. vælges fra listen over oprettede infokiosk grupper / playlists og infokiosk startes ved at klikke på linket Start infokiosk Herefter vises de sider som er valgt i playlist, og når sidste side vises startes forfra hvor valgte sider i infokiosken opdateres med administrationssiden. 131

132 SMS-modul SMS modul kan tilkøbes til hjemmesideløsning. Det giver mulighed for at administrationen og den enkelte underviser kan sende SMS til hele holdet, eller udvælge enkelte fra holdlisten. Der er også mulighed for undervisere med store hold at lave fast udvælgelse fra holdlisten som gemmes til næste gang, samt filtrere på køn og skole. Administrationen har desuden mulighed for at sende SMS til alle holdelever, og her er det også muligt at filtrere på køn og skole. SMS kan afsendes med det samme, eller sendes tidsforskudt. Det sidste giver bla. mulighed for på forhånd at lave SMS reminder om eks. et arrangement, som først sendes på valgt dato og tidspunkt. Der er desuden muligt at administrationen og medarbejdere kan sende SMS til kollegaer via medarbejderoversigten. Vælg hold Hvis man er logget ind som administrator vælges hold via menuen Tilmeldinger -> Vis pr. hold, og hvis man er logget ind som medarbejder vælges hold i swappanel til højre under Egne hold Her er der kan oprettes ny SMS ved at klikke på Send SMS til elever på holdet nederst på siden, samt se log over SMS beskeder sendt til holdet. 132

133 133

134 Send SMS til hold (Nyt i version 3.41) Når der klikkes på knappen Send SMS til elever på holdet vises nedenstående side. Her kan der sendes SMS til hele holdet, eller udvælges enkelte fra holdlisten. Der er også muligt for undervisere med store hold at lave fast udvælgelse fra holdlisten som gemmes til næste gang, ved at klikke på Administrer SMS gruppe Der kan desuden foretages yderligere afgrænsning så der filtreres på køn og/eller skole. Hvis betalingsmodul benyttes er der desuden mulighed for kun at skrive til de elever som enten har eller ikke har betalt. SMS kan afsendes med det samme, eller sendes tidsforskudt. Dette giver bla. mulighed for, på forhånd at lave SMS reminder om eks. et arrangement, som først sendes på valgt dato og tidspunkt. Skriv besked og klik på knappen Send besked. 134

135 Send SMS til alle holdelever Via menuen Setup->SMS modul->send SMS til alle holdelever er det muligt at sende SMS til alle holdelever, og her er det også muligt at filtrere på køn og skole, samt sende SMS på et senere tidspunkt. 135

136 Administrere SMS gruppe Når der klikkes på knappen Administrer SMS gruppe vises nedenstående side. Her udvælges de elever der skal være medlem af gruppe, og hvem som skal være udenfor. Som standard er alle udenfor gruppe. SMS grupper kan eksempelvis bruges af klubber, hvor der kun ønskes at sende SMS til dem som er aktive i klubben. 136

137 Send SMS til medarbejder Administrationen og medarbejdere kan sende SMS til kollegaer via medarbejderoversigten. Dette foregår via den specielle Intranet version af medarbejderoversigten. Find/søg pågældende medarbejder og klik på Send SMS for at skrive og sende en ny SMS Se: Skabelon : Indsæt medarbejder-oversigt med adr. (KUN til Intranet) 137

138 Send SMS til Intranet grupper (Nyt i version 3.41) Via menuen Setup->Intranet grupper er det muligt at sende SMS til Intranetgrupper. Klik på Send SMS til gruppe. Vælg de medarbejdere som der skal sendes til. Skriv besked og vælg om besked skal sendes nu, eller tidsforskudt. 138

139 SMS log Alle beskeder gemmes i SMS log med detaljer om hvornår besked er sendt, til hvem og hvad der er skrevet. Klik på for at se SMS detaljer 139

140 Køb SMS pakker DanDomains SMS gateway benyttes som underliggende motor til at sende SMSér og der købes SMS pakker på forhånd som indsættes på SMS konto. På konto kan sættes alarm op, så der sendes en til administrator om at SMS på konto er under defineret antal, så der kan indkøbes nye SMS pakker inden beholdning går i 0. Via menuen Setup -> SMS modul -> SMS optankning er der link til DanDomain. Her logges på med oplyst brugernavn og adgangskode. Herefter klikkes på Produkter -> Webshop & CMS -> SMS Gateway -> Bestilling Her vælges Bestil/Optank SMS og hvor stor SMS pakke der ønskes. 140

141 Opsætning af SMS modul For at hjemmeside kan få lov at sende SMS skal dette sættes op på hjemmesiden.her anføres brugernavn og password til DanDomain SMS gateway. Ungdomsskoleweb opsætter dette ved levering af løsning. En SMS besked kan maximalt være 160 tegn. Hvis der ønskes mulighed for at skrive mere kan Linkede SMS grænse pr. besked ændres fra 1 til det ønskede antal SMS beskeder der maximalt må afsendes i samme besked. 320 tegn = 2 SMS, 480 tegn = 3 SMS osv. Grænse skal samtidig ændres på DanDomain SMS gateway modul. Vigtigt - Hvis password ændres på DanDomain SMS gateway skal det ligeledes ændres her. Dette ændres via menuen Setup -> SMS modul -> Indstillinger. 141

142 DanDomain SMS gateway Med i abonnement hos DanDomain er der en administrationsside hvor der kan følges med i aktuel beholdning af SMSér på konto, se log mm. Login Åben siden og log ind med oplyst brugernavn og adgangskode. Kreditinformation Efter login vises nuværende kreditstatus og forbrug 142

143 Indstillinger Her kan anføres hvilken adresse som alarm om at SMS kredit skal sendes til, og hvad alarm niveau skal være. Udbakke/Kø Hvis der er sendt SMS tidsforskudt kan disse ses her indtil de afsendes, og eventuelt slettes før afsendelse hvis der fortrydes. 143

144 Sendt Her kan ses log over sendte SMS beskeder. 144

145 Betalingsmoduler Tilkøbsmodul til Ungdomsskoleweb Afhængig af købt version af betalingsmodul har brugeren mulighed for at indbetale via webbank og/eller via Dankort/kreditkort PBS betalingsmodulet er forberedt til modtagelse af danske og udenlandske betalingskort, og er godkendt og testet af PBS. DanDomains betalingsmodul og betalingsadministrations modul benyttes som underliggende motor. Oversigt over tilmeldinger I oversigten over tilmeldinger fremkommer en ny kolonne Betalt. Ud for hver tilmelding vises ikoner for betalingsstatus. = Ingen hold betaling = Tilmelding ikke betalt = Ungdomsskole af sat betaling på afventer. = Betalt direkte til Ungdomsskolen = Betalt via webbank / FI = Betalt med betalingskort. Status for tilmelding Hvis der klikkes på vises detaljer for tilmelding og betalingsstatus, som kan ændres og sættes til Afventer eller Betaling. Afventer bruges, når senere betaling er aftalt med elev, og Betaling bruges hvis betaling er modtaget personligt. Hvis tilmelding er en rejse med depositum kan betaling for depositum registreres særskilt. 145

146 Indbetalinger Afhængig af købt version af betalingsmodul har brugeren mulighed for at indbetale via webbank og/eller via Dankort/kreditkort. Åben FI-ordre/uafsluttede PBS betalinger Når brugeren logger ind på hjemmeside for at betale for tilmeldinger, og klikker på Betal for tilmeldinger klargøres en ordre indeholdende alle tilmeldinger til at modtage betalingen enten via webbank eller med Dankort/kreditkort. Hver rejse optræder dog på særskilt ordre for hhv. depositum og samlet pris /restbeløb for rejse. Hvis kunden betaler med det samme med Dankort/kreditkort afsluttes ordre og vil efterfølgende optræde under menuen Tilmeldinger->Indbetalinger->PBS betalinger. Hvis kunden i stedet ønsker at betale via webbank eller fortryder betaling vil ordren stå åben under Åben FI-ordre/uafsluttede PBS betalinger. Via menuen Tilmeldinger->Indbetalinger-> Åben FI-ordre/uafsluttede PBS betalinger vises en oversigt over disse. Registrer betaling via webbank (FI-betaling) Når kontoudtog fra bank gennemgås vil FI betalinger fremgå som et 15 cifret nummer efterfulgt af beløb. FI nr. er konstrueret,så det indeholder elev id og ordrenr., samt et modus kontrolciffer i slutningen af nr. Dette bevirker at betalingen registreres på den rigtige brugers konto ved enten at indtaste FI nummer, eller vælge det fra oversigten over Åben FIordre/uafsluttede PBS betalinger ved at klikke på nummer. Hvis FI-nr. ønskes indtastet manuelt gøres dette via menuen Tilmeldinger->Indbetalinger- >Registrer FI-indbetaling. Indtast FI nummer og afslut med OK. 146

147 Hvis FI-nr. er valgt i listen over Åben FI-ordre/uafsluttede PBS betalinger springes dette vindue over og der fortsættes direkte til efterfølgende skærmbillede. På det efterfølgende billede vises info om bruger, samt ordrenr. Her indtastes dato for beløb modtaget (systemet foreslår selv d.d.). Afslut med OK. Betaling vil kunne ses via menuen Tilmeldinger->Indbetalinger->Betalte FI-ordrer. Registrering af betaling vil ligeledes fremgå, når brugeren logger ind på hjemmeside. Oversigt over betalte FI-ordrer Via menuen Tilmeldinger->Indbetalinger->Betalte FI-ordrer vil liste over registrerede FI betalinger fremgå, med oplysninger om brugeren, hold, pris og hvem som har registreret betaling. Oversigt over PBS betalinger Via menuen Tilmeldinger->Indbetalinger->PBS betalinger vil liste over registrerede PBS betalinger med Dankort/kreditkort fremgå, med oplysninger om brugen, hvornår betaling er registeret samt PBS transaktionsnummer. 147

148 Indbetaling på kontor Via menuen Tilmeldinger->Indbetalinger-> Reg. Betaling på kontor er det muligt at registrere betaling manuelt via ordrenr. Indtast ordre nummer og afslut med OK. Hvis ordrenr. er valgt i listen over Åben FI-ordre/uafsluttede PBS betalinger springes dette vindue over og der fortsættes direkte til efterfølgende skærmbillede. På det efterfølgende billede vises info om bruger, samt ordrenr. Her indtastes dato for beløb modtaget (systemet foreslår selv d.d.). Afslut med OK. Betaling vil kunne ses via menuen Tilmeldinger->Indbetalinger-> Betaling på kontor. Registrering af betaling vil ligeledes fremgå, når bruger logger ind på hjemmesiden. Oversigt over betalinger på kontor Via menuen Tilmeldinger->Indbetalinger->Betaling på kontor vil en liste over registrerede betalinger på kontor fremgå, med oplysninger om kunde, beløb og hvem som har registreret betaling. 148

149 Tilbagefør betaling for tilmelding (nyt) I tilfælde af at beløb for betalt tilmelding skal tilbageføres til elev, kan dette registreres på hjemmesiden, ved at klikke på knappen OK i Kreditter kolonne på samtlige betalingsoversigter. Hvis der er flere tilmeldinger på ordre, eller der er tale om en rejse med depositum, kan det vælges hvor meget der skal krediteres. Tilmelding kan slettes samtidig hvis elev ikke skal gå på hold alligevel. Betalingslog(nyt) Via menuen Tilmeldinger->Betalingslog vises en komplet betalingslog som kan datoafgrænses. Betalingslog vises samtlige transaktioner der er foretaget på hjemmeside, og bruges bla. ved afstemning. Betalingslog påvirkes ikke at sæsonafslutning og sletning af tilmeldinger og elever. 149

150 Automatisk sletning af ikke betalte tilmeldinger Elever kan tilmelde sig hold og Ungdomsskolen modtager tilmelding på samme måde som kendes, men forældre skal via elev login og betale det udestående beløb for tilmeldte hold. De tilmeldinger, som ikke er betalt inden for udstukket tidsfrist, kan slettes via menuen Tilmeldinger - > Slet ikke betalte tilmeldinger. Her kan via listeboks slettes alle ikke betalte tilmeldinger som er ældre end valgt værdi. Hvis senere betaling er aftalt med Ungdomsskolen og status for tilmelding er sat til Afventer, slettes tilmelding ikke. Automatisk check mod PBS(nyt) Hver nat kører der et automatisk check mod PBS for at sikre der ikke er foretaget indbetalinger som ikke er registreret korrekt på hjemmesiden. Dette kan af og til opstå pga. brugeren sikkerhedsopsætning af computer og Internet browser. Hvis der findes en sådan posteres den automatisk på hjemmesiden, og opdaterer betalingslog og elevens oversigt over indbetalinger. Find PBS transaktion Hvis transaktion ønskes søgt frem kan dette gøres via menuen Tilmeldinger - > Søg efter PBS transaktion Udfyld ordrenr., eller transaktionsnr. Hvis der ikke skrives noget i nogle af felterne, men blot trykkes på Søg vises alle transaktioner. 150

151 Opsætning af PBS modul Via menuen Setup->Betalingsmodul->Indstillinger indtastes fra PBS tildelt Merchant nr. og password til DanDomain betalingsmodul. Det er vigtigt at felterne udfyldes korrekt, og at password huskes ændret også her, hvis det ændres i DanDomains betalingsadmin.modul, da dette bruges til at slå baglæns op i modulet for at forhindre at der kan fuskes med betaling. Betingelser for betaling og tilmelding For at opfylde krav fra PBS skal det klart fremgå af betalingsside betingelser for tilmelding og betaling. Dette sættes op via menuen Setup->Betalingsmodul->Betingelser. 151

152 Betalingsinfo Tekst der vises når bruger har klikket på Videre til betaling, redigeres via menuen Setup- >Betalingsmodul->Betalingsinfo. 152

153 Elev betalingsside Når eleven har tilmeldt sig hold, hvor der er betaling på, fremkommer der link til Betal for tilmeldinger ude til højre under elevlogin. Når der klikkes på linket vises nedenstående side. Her listes alle de tilmeldinger som ikke er betalt, og hvis der er depositum på en rejse, er det muligt at betale dette særskilt via knappen Betal depositum Når der klikkes på knappen Betal denne ordre eller Betal depositum vises ordren. Afhængig af hvilke betalingsmoduler der er installeret på hjemmesiden, vil betaling mulighed for betaling via webbank og/eller Dankort/kreditkort fremkomme. 153

154 Webbank Hvis betaling via webbank ønskes, benyttes tildelt betalingskode når betaling i webbank foretages. På kontoudtog fra bank fremgå FI betalinger efterfølgende med et 15 cifret nummer efterfulgt af beløb. FI nr. er konstrueret, så det indeholder elev id og ordrenr., samt et modus kontrolciffer i slutningen af nr. Dette bevirker at betalingen registreres på den rigtige elev ved enten at indtaste FI nummer, eller vælge det fra oversigten over Åben FI-ordre/uafsluttede PBS betalinger Når beløb er registreret, vil beløb efterfølgende fremgå af bruges kontoudtog. Dankort/kreditkort Hvis betaling med Dankort/kreditkort ønskes klikkes op knappen Betal med Dankort/kreditkort som åbner betalingsvinduet i nyt vindue. Her udfyldes kortdata og klikkes på knappen Godkend betaling 154

155 Hvis kortdata bliver godkendt lukker betalingsvindue, og kvitteringsside vises. Hvis adresse er oplyst, sendes der desuden en kvittering pr. mail. 155

156 Brugeren kan efterfølgende se at status er opdateret og at i dette tilfælde, at depositum er betalt. Brugeren har desuden mulighed for at se indbetalinger, samt se og udskrive betalingskvittering efterfølgende ved at klikke på Se Indbetalinger 156