Dagsorden Lederforum. Dagsordenspunkter

Transkript

1 Dagsorden Lederforum Mødedato: Mandag den 26. oktober 2009 Starttidspunkt: Kl. 09:00 Sluttidspunkt: Kl. 12:00 Mødested: Blangstedgårdsvej 4, 5220 Odense SØ Mødelokale: F1.01 Journalnummer: Deltagere: Lederforum Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden Drøftelse af 1.budgetudkast for de fællesfinansierede områder Multimediebeskatning Undervisningsmiljøvurderinger ved University College Lillebælt Udviklings- og kompetencedage Orientering og efterfølgende drøftelse af resultatlønskontrakterne for Meddelelser Eventuelt... 5 Side 1/5

2 1. Godkendelse af dagsorden 2. Drøftelse af 1.budgetudkast for de fællesfinansierede områder På økonomiseminaret i marts 2009 blev det besluttet, at budgettet for de fællesfinansierede områder skulle foreligge inden budgetterne for uddannelserne blev behandlet. Det blev ligeledes besluttet, at stabsfunktionen for Udvikling & Viden skulle finansieres fælles og der skulle ske en fælles finansiering af samarbejdsstrukturen mv. Det samlede budget for de fællesfinansierede områder udgør 53, 2 mio. kr., hvilket er 5,6 mio. kr. mere end i Forskellen skyldes primært følgende forhold: Merudgifter til it med baggrund i ændret afskrivning, investering i serverkapacitet og sikkerhed omkring infrastrukturen Merudgifter på biblioteksområdet Udvidelse af staben for Udvikling & Viden Samarbejdsstrukturen som fællesfinansieret område mod tidligere finansieret af de (tilfældigt) implicerede. Budgettet har været drøftet på direktionsmødet den 20. oktober Med baggrund i usikkerheden omkring størrelsen af de fremtidige globaliseringsmidler og den konstaterede reduktion af fælles- og bygningstaxametrene med baggrund i det faldende studenteroptag i 2008 finder direktionen, at der ikke må ske nogen vækst i udgifterne på de fælles finansierede områder i forhold til de budgetterede udgifter i IT- og biblioteksområdet og Udvikling & Viden er blevet bedt om at komme med forslag til besparelser, som samlet beløber sig til 4,8 mio. kr. Oplægget til budget 2010 for de fælles finansierede områder drøftes med henblik på endelig fastlæggelse af niveau. Bilag 2.1 Bilag 2.2 Bilag 2.3 Bilag udkast til budget 2010 sammenholdt med budget 2009 (excel) Fælles omkostninger vedr. undervisning (word) Budgetbemærkninger fra it-, bibliotek og kommunikation Samlede budgetbemærkninger til budget 2010 for de fælles finansierede områder (til direktionens behandling) 3. Multimediebeskatning 2010 Som et led i regeringens skattepakke, er der med Forårspakke 2.0 sket en række ændringer der får betydning for de fleste lønmodtagere, bl.a. i form af generelle skattelettelser på indkomstskatten. Ét af elementerne i skattepakken er indførelse af multimediebeskatning med virkning fra 1. januar Beskatningen omfatter følgende udstyr en arbejdsgiver stiller til rådighed for en medarbejder: Side 2/5

3 Telefon (fastnet og/eller mobil) Computer med sædvanligt tilbehør Adgang til datakommunikation (internetforbindelse) Mange af UC Lillebælts medarbejdere har ét eller flere af disse til rådighed i forbindelse med udførelsen af deres jobfunktion. Det er derfor nødvendigt at afklare, hvorvidt den enkelte medarbejder er omfattet af reglerne eller ej. Reglerne, de skattemæssige konsekvenser og en foreslået praksis er beskrevet i vedlagte notat. Der er ligeledes vedlagt beregningseksempler på forskellige indtægter, som viser de økonomiske konsekvenser af skattepakken. Det indstilles at lederforum drøfter oplægget til håndtering af multimediebeskatningen forud for behandlingen på HSU mødet d. 2. November 2009 Bilag 3.1 Bilag 3.2 Bilag 3.3 Bilag 3.4 Notat om Multimediebeskatning i University College Lillebælt Beregningseksempel for 2010 på forskellige indtægtsgrupper Tro- og love erklæring (Mobiltelefon anvendes kun i arbejdstiden) Tro- og love erklæring (Bærbar pc anvendes kun i arbejdstiden) 4. Undervisningsmiljøvurderinger ved University College Lillebælt For UC Lillebælt skal der udarbejdes en skriftlig undervisningsmiljøvurdering. Udarbejdelse af en undervisningsmiljøvurdering er lovpligtig. Undervisningsmiljøvurderingen skal udarbejdes inden udgangen af Der er på de enkelte uddannelser tidligere foretaget undervisningsmiljøvurderinger, de ældste er foretaget i foråret 2004 og de seneste i foråret Der ønskes på mødet en drøftelse af hvordan processen i forbindelse med udarbejdelse af en undervisningsmiljøvurdering bedst tilrettelægges for at sikre at udkommet af undersøgelsen er brugbart. Rektor har det formelle ansvar for undervisningsmiljøvurderingen. Undersøgelsen tænkes forankret i HSi suppleret med studenterrepræsentanter. Studierektorerne har ansvaret for gennemførelsen af undervisningsmiljøundersøgelserne. På baggrund af voldsomme krisesituationer på uddannelsesinstitutioner i udlandet har Undervisningsministeriet udarbejdet en vejledning ift. Forebyggelse og håndtering af krisesituationer. UC Lillebælt skal udarbejde en vejledning for hvordan kriser håndteres. Første led heri vil være en kortlægning af allerede eksisterende politikker og vejledninger. Det indstilles, at lederforum drøfter, hvordan undervisningsmiljøvurderingen tilrettelægges mest hensigtsmæssigt, således der kommer størst mulig udbytte ud af undersøgelsen og den samtidig kan gennemføres inden udgangen af Side 3/5

4 der udarbejdes et administrativt oplæg til kriseberedskab, der bygger på eksisterende politikker og vejledninger der i øjeblikket er gældende i organisationen Bilag 4.1 Bilag 4.2 Bilag 4.3 Oversigt over undervisningsmiljøvurderinger gennemført på UC Lillebælt Notat om lovgrundlag for undervisningsmiljøvurdering Sikkerhed og kriseberedskab 5. Udviklings- og kompetencedage I UC Lillebælts nuværende ferie- fridagspolitik er der indlagt udviklingsdagde 2 dage årligt. Der har hersket en del forvirring omkring målgruppen for arrangementerne og hvor anvaret for afviklingen af de forskellige typer arrangementer var placeret. Ledelsessekretariatet har på baggrund af de foreløbige erfaringer med udviklingsdagene udarbejdet et revideret oplæg der nu forelægges lederforum til drøftelse. Udover at præcisere målgruppen og hvem der er ansvarlige for afviklingen af udviklingsdagene introduceres som noget nyt et forslag om at gennemføre en årlig TAP dag. I det vedlagte notat er forslaget nærmere beskrevet. Det indstilles at drøfter det udarbejdede forslag til præcisering af formål, målgruppe og ansvarlige for afvikling af udviklingsdagene. Bilag 5.1 Oplæg til præcisering af udviklingsdage 6. Orientering og efterfølgende drøftelse af resultatlønskontrakterne for 2010 I forlængelse af bestyrelsesmødet d. 10. September 2009, er der udarbejdet resultatlønskontrakt for rektor. Den indgåede kontrakt vedlægges som bilag. Erik Knudsen vil gennemgå indholdselementerne og orientere om den videre proces for indgåelse af øvrige resultatlønskontrakter. Til orientering og efterfølgende drøftelse. Bilag 6.1 Rektors resultatlønskontrakt fro Meddelelser Vision Vision 2015 behandles på HSU møde d. 2. November (se dagsordenspunkt i bilag) hvor HSU har muligheden for at komme med input før den endelige behandling i HSU d. 7 dec og bestyrelsen d. 16. Dec Side 4/5

5 - På Lederforum d. 30. Nov 2009,. forventes vision 2015 at være tæt på den færdige version og vil blive fremlagt. Vær opmærksom på Lederforums deadline d. 24. November 2009 for indlevering af kommentarer fra uddannelsesudvalg samt faglige strategier. Såfremt dele af det foreligger færdigt før, må I meget gerne fremsende til Ledelsessekretariatet, grundet de tætte deadlines. Fremsend venligst til Trine Wittenhoff Hvistendahl mail: twhv@ucl.dk. Mødekalender for 2010 Der er udarbejdet ny mødeplan for 2010 Det indstilles at Lederforum tager punkterne til efterretning. Bilag 7.1 Dagsordenspunkt til Vision 2015 Bilag 7.2 Mødeplan Eventuelt Side 5/5

6 UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT 1. udkast til budget 2010 sammenholdt med budget 2009 Fælles omkostninger vedr. undervisning Ansvar Ansvar Ansvar Ansvar Ansvar Ansvar Ansvar Fællesomk vedr HSU Fælles IT Fronter Kommunikation Fælles udviklingsprojekter Bibliotek U & V stab International enhed Fællestillidsrep. m.m. vedr. undervisning År 2010 Omsætning Omkostninger Afdelingsresultat før fordelte fællesomkostninger Besparelseskrav Afdelingsresultat efter besparelseskrav og før fordelte fællesomkostninger År 2009 Omsætning Omkostninger Afdelingsresultat før fordelte fællesomkostninger Forskel Omsætning Omkostninger Afdelingsresultat før fordelte fællesomkostninger Afdelingsresultat efter besparelseskrav og før fordelte fællesomkostninger Noter I budget 2009 indgik U & V stab og international enhed ikke under fælles omkostninger vedr. undervisning. For sammenligneligheden skyld indgår der også omkostninger vedrørende disse ansvarsområder i ovennævnte oversigt for Der er en vis usikkerhed forbundet med opgørelsen for

7 University College Lillebælt Fælles omkostninger vedrørende undervisning Omfatter IT (herunder Fronter), Kommunikation, Bibliotek, U & V stab, international enhed, fællesomkostninger vedrørende HSU m.m. samt gage m.m. til 2 medarbejdere beskæftiget med særlige opgaver (udviklingsprojekter). Udgangspunktet er at omkostninger indenfor nævnte områder i budget 2010 ikke må/bør overstige omkostningerne indenfor samme områder i budget På baggrund af 1. udkast til budget 2010 betyder dette besparelseskrav, som følger (tkr.): IT inkl. Fronter Bibliotek 315 U & V stab I alt Fællesomkostninger vedrørende HSU m.m. er ny i forhold til I store træk modsvares disse omkostninger af indtægter (intern timeafregning) på de afdelinger, som stiller medarbejderressourcerne til rådighed for aktiviteterne. Besparelseskravene fremgår ligeledes af vedlagte oversigt. Fælles adm. og ledelse samt bygningsdrift Omfatter omkostninger til direktion, ledelsessekretariat, økonomi- og personaleafdeling, herunder elever, fælles administration, egne kantiner samt bygningsdrift. Udgangspunktet er at omkostningerne indenfor nævnte områder i budget 2010 ikke må/bør overstige omkostningerne indenfor samme områder i budget Omkostningerne i 1. udkast til budget 2010 er større end i budget Der skal findes besparelser svarende til forskellen. Indtægterne indenfor områderne (fællestaxameter, institutionstilskud, bygningstaxameter samt beregnede tilskud fra EVU, CFU og Mediasyd) er mindre i 1. udkast til budget 2010 end i budget Forskellen skal i størst muligt omfang søges kompenseret ved besparelser. 20. oktober 2009

8 Notat Afdeling/enhed: Kommunikationsenheden Oprettelsesdato: 01-okt-2009 Udarbejdet af: NIJS/aksa Journalnummer: - Dokumentnavn: Bilag KE baggrund for budget Baggrund budget 09 Budget Baggrund for budget Budgetoplægget er udarbejdet ud fra erfaringer fra regnskabsåret 2008 og Budgettet er primært baseret på driftsudgifter og kun i mindre grad udviklingsopgaver som beskrevet i Kommunikationsenhedens ydelseskatalog over services og interne kunder (vedlagt som bilag). Budgettet afspejler en hel generel prioritering af Kommunikationsenhedens opgaver i årene , nemlig en udvikling i retning af flere studerende som aktive i rekruttering og markedsføring, flere events og 1:1 -møder, mens den traditionelle annoncering reduceres til et minimum. Det forudsættes, at eventuelle fusioner med erhvervsakademierne rummer selvstændig pulje til afledte kommunikationsopgaver design, web, branding etc. I budgettet for årene er ikke medtaget udgifter til følgende, større projekter og udviklingsopgaver: ucl.dk version 2.0 udgift i 2010: kr. udgift i 2011: kr. Branding af Niels Bohrs Alle: kampagner, event og åbningsfest udgift i 2012: kr. udgift i 2013: kr. Fælles UC Lillebælt studenterevent/festival udgift i 2011: kr. udgift i 2013: kr. Endelig er det fortsat en overordnet præmis, at: Udgifter på kommunikationsområdet forudgående er godkendt eller igangsat af kommunikationsenheden. Side 1/2

9 2. Budgetforslag : Kommunikation Løn ,- Web/IT ,- Drift og tilpasning på web og tekniske løsninger til internet, intranet, Ajour, eksterne sites (facebook mv.) Presse/Intern kommunikation/medietræning ,- Konsulentydelse, interne tryksager/formidling, møder Markedsføring ,- Filmproduktion radioreklamer annoncering på web, print, radio, biograf etc. plakater postkort banner Messer/Events ,- Studenterkorps stand/dekoration opbygning materialer Merchandise ,- Hand outs til events messer tøj til hjælperbrug m.v. Sponsoraktiviteter ,- GOG aktiviteter HC Andersen løb Jelling Musikfestival Lillebælt halvmaraton m.v. Publikationer/brochurer ,- Grafisk produktion katalogproduktion m.v. Diverse kurser konferencer materialekøb ,- I alt ,- Side 2/2

10 UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT BUDGETOPLYSNING ANSVARSBETEGNELSE - Bibliotek Budget Budgetoverslag Budgetoverslag Budgetoverslag Taxameterindtægter og jobcentre Salg af varer og tj.ydelser, gebyrindtægter Husleje og leasing m.v Køb af interne timer Salg af interne timer Lønomkostninger og -refusioner Af- og nedskrivninger Andre driftsindtægter Andre driftsomkostninger Finansielle indtægter og omkostninger I alt Bemærkninger: Ansvarsområde: 5120 Bibliotek Hovedopgaver og -aktiviteter: Udvikling og formidling af informations- og vidensressourcer Lånervejledning og -betjening Undervisning i informationskompetencer Drift Udvikling på området: Aktivitetsniveauet uændret Budgetlægningen for 2010 på biblioteksområdet, betyder at bibliotekerne opretholder aktivitetsniveau som i 2009, men med de tilretninger der er en følge af løn- og prisstigninger. Besparelser på biblioteksområdet Biblioteksområdet har inden for de seneste 2 år foretaget besparelser svarende til 2,5 stilling, i budgetlægning for 2009 var det estimeret lønomkostninger på , i budget 2010 er lønomkostningerne yderligere reduceret og trods lønstigning holdes de på i Ønskes yderligere besparelser gennemført, kan dette kun ske ved reduktion i de to største poster, lønbudgettet eller bog- og licensbudgettet. Det vurderes at driftsomkostningerne kun vanskeligt, og med nogen større virkning kan reduceres, hvilket betyder yderligere personalereduktion er den eneste mulighed. Teknologisk udvikling I lighed med den almindelige samfundsudvikling spiller den globale adgang til viden en stigende rolle. Hvad angår professionsfaglige specifik viden er tilgængeligheden dog begrænset af store internationale forlag der har licensrettigheder, især til den mest attraktive viden. Licenser er meget omkostningskrævende og samtidig nødvendige af hensyn til at kunne disponere over den seneste viden. Dette gør sig i særlig grad gældende på sund- 1

11 UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT BUDGETOPLYSNING ANSVARSBETEGNELSE - Bibliotek hedsområdet. Skal alle ønsker imødekommes, og databaserne være opdateret vil omkostninger øges med ca kr. Nye arbejdsopgaver Mangfoldigheden og mængden af faglig netbaseret viden og information betyder at vejlednings- og rådgivningen har forandret karakter de senere år. Bibliotekarisk arbejde er i dag langt mere orienteret om navigation i videnkaos, og udvikling af de studerendes informationskompetencer hvilket fordrer øget behov for personale. Budgetmæssige udfordringer: Bogindkøb Det er i budgettet for 2010 regnet med omkostninger til langtidslærerlån på ud af et samlet bogindkøb på Lidt under en 1/3 af bogkontoen anvendes dermed til lærerlangtidslån. Licenser Der købes licenser for ca Disse licenser der giver adgang til faglige viden er meget omkostningskrævende men nødvendig, af hensyn til den faglige udvikling i University College Lillebælt Der vil være stigende aktivitet og behov for licenser til internationale og nationale artikel- og databaser, særligt for det sundhedsfaglige område. Det bør undersøges om der kan differentieres i forhold til adgang til databaser med fuldtekst. Med en differentiering kan der for eksempel opnås forskellighed, afhængig af hvad uddannelserne indskyder af tilkøb, udover for eksempel en grundydelse fra bibliotekerne. Anvendelse af biblioteksbudgettet Det samlede biblioteksbudget er foreslået til ca mio. kr. for alle afdelinger, heraf anvendes til lønninger og til køb af bøger, materialer, licenser, kursus for personalet, it-vedligeholdelse m.v.. Af de udgør bogkøb cirka og tidsskrifter , det vil sige at ca. 2 mio. kr. anvendes til papirbårne materialer. Den resterende del af budgettet, ca anvendes til den daglige drift af biblioteksområdet med 9 afdelinger. En sparsom dagligdag med store udfordringer på både vejledningsområdet og med de digitale mediers muligheder. 2

12 Af: Christian Wang, IT-Chef, UC Lillebælt ITA-budget2010 Hardware Udstyr Licens Omkostningstyper Aftale Abonn. Service Ekstern Konsulent Løn Honorar Øvrige typer Omkostninger NY praksis Afskrivning NY praksis Omkostninger GAMMEL praksis Afskrivning GAMMEL praksis OMK sum År AFSKR AFSKR sum År AFSKR AFSKR sum Noter Projektnr. 1 Infrastruktur Netværk 1 Fibernet Videreførelse af TDC-aftalen. 2 Sektornet UNI-C sikkerhedsløsning 3 Internet NAC sikkerheds/adgangskontrol til netværk Overvågningsystem netværk, sikrere drift 20 Servere 21 Servere, hardware Udvidelse af servere pga. flere systemer og dermed større driftbelastning Fra Netware til OES Support til netware udløber. Erstatningen hedder Windows eller OES 22 Servere, licenser Novell Hardware Udstyr Nilex Sum Exchange server NY afskr. sum SQL-licenser (pr. processor) GL afskr. sum WMware-aftale SMS-gateway, overvågning Zenworks 10 + Windows Overgang tilm nye versioner, og forberedelse af overgang til Windows 7 i stedet for Windows XP 29 Servere, øvrige (vedligehold, opgraderinger) Serverrum, andet 41 SAN Hardware Udvidelse af lagerkapacitet SAN Licenser årig licens 42 Antivirus/sikkerhed scan års licenser delt over 2 år CSA, antivirus/0 dags protection Nyt antivirus-system, afløser nuværende som udløber primo x gangs beløb. Skal erstatte vores nuværende aftale Mail sikkerhed Sikkerhed/VPN, rådgivning Schwitche Udskriftning af de gamle af vores schwitche Trådløst netværk Øget kapacitet på det samlede trådløse netværk på alle lokationer , hvis det indkøbes i Backup Køling Nødstrøm Overvågning og alamer Reservedele og reparationer Infrastruktur, øvrige PC'ere & tilhørende software Indeholder ikke mere omk. til printere 00 PC Hardware og udstyr stk-pris antal 1 Stationære PC'ere PC Hardware og udstyr 2 Bærbare PC'ere Sum PC fladskærme NY afskr. sum 0 4 Dockingstationer GL afskr. sum Tilbehør, småting Opgradering, RAM Specialudstyr PC Software, licenser og aftaler 21 Styresystem WindowsXP/Windows Kontorpakke Office ZenWorks-pakker og images Andre licenser PC'ere & tilhørende software, øvrige Telefoni Callcenter, centraler, omstillingsborde Callcenter licens/drift/service Telefoni, øvrige Fællessystemer KOPI/PRINT og printere er overført til Byugningsdrift (2009: ) 1 SIS Fronter, brugerlicenser Pr : licenser 22 Fronter, diskplads + features fx (SMS) GB 33 SIS-integration (ITAI) Aftale SIS-integration (ITAI) konsulent Fællessystemer, øvrige 5 IT-projekter IDM-projektet (KMD, Logica/views,..) Praktiksystem (softwarekomponenter) EasyIQ (Skemaer i Outlook og i Fronter) Skal evt. afholdes ultimo 2009 hvis vi få lov til det. 5 Bortskaffelse af elektronik-skrot Projekter, øvrige IT-Udvikling Udvikling af interne digitaliseringsløsninger. Området erstatter i budgettet den afsluttede it-udrulning! 1 Konsulentydelser, digitalisering Udviklingsomkostninger - aftaler Udviklingsomkostninger - konsulent IT-udvikling, øvrige Småanskaffelser Computer tilbehør AV/medier Bøger, tidsskrifter o.lign Kontormaterialer Småanskaffelser, øvrige Interne aktiviteter IT-sikkerhed Datakvalitet Brugertilfredshed (herunder internt køb af timer) Ydelseskatalog/SLA

13 21 Kommunikation Intern ITA-administration Annoncer, m.m Interne aktiviteter, øvrige Personale Løn og pension Inkl ½ årsløn+pension : Flexjob med 100% tilskud stopper medio Merarbejde/overarbejde Timelønnede Refusioner AER og flexjobbidrag Intern afregning af timer Kurser og videreuddannelse IT-specialviden Videreuddannelse Kørsel og rejseomkostninger Mobiltelefoner - samtaler Mobiltelefoner - køb Hjemme bredbåndsforbindelse Personalearrangementer, studieture Møder - internt Møder - eksternt Personale, øvrige 0 0 TOTALER Afskrivninger NY praksis Afskrivninger GAMMEL praksis ITA-budget 2010 OMK-2010 Afskr 2010 OMK-2010 Afskr Infrastruktur PC'ere & Printere Telefoni Fællessystemer IT-Projekter IT-Udvikling Småanskaffelser Interne aktiviteter Personale Afskrivninger 2010 og frem ½års afskr ½års afskr. Afskrivninger før ITA-budget 2009 OMK-2009 Afskr Infrastruktur PC'ere & Printere Telefoni Fællessystemer IT-Projekter IT-Udrulning Småanskaffelser Interne aktiviteter Personale Afskrivninger 2009 og frem ½års afskr. Afskrivninger før *) Fronter budget tillagt ITA-budgettet i 2009 (uden LHN's løndel) ITA-budget 2009, total *) NB! I 2009 er indregnet følgende (før tilførelse af Fronter-budgettet): -2 % buffer af ITA-total % besparelse af ITA-omkostninger Afskrivninger GAMMEL praksis

14 IT-Afdelingen ITA-budget notat Bilag ITA budgetbemærkninger ita-budget2010-notat14_cw september 2009 Christian Wang, IT-Chef Indhold Udgangspunktet... 2 ITA kerneydelser... 2 ITA s kunder... 2 ITA s brugere... 2 Forventninger til ITA s ydelser og service... 3 ITA i ITA s overordnede udfordringer i 2010 afstemt med lederforum... 4 ITA-budgettets hovedområder... 5 ITA s indsatsområder i 2010 kommentarer til budgettet... 5 Fibernet... 5 Investeringer... 6 Øvrige kommentarer... 6 IT-omkostninger der afholdes udenfor ITA-budgettet... 7 Principper for indkøb af IT-udstyr... 8 Side 1 af 9

15 IT-Afdelingen ITA-budget notat Bilag ITA budgetbemærkninger ita-budget2010-notat14_cw Udgangspunktet ITA kerneydelser ITA er ansvarlig for og leverer UC Lillebælts digitale infrastruktur og tilhørende faciliteter, tjenester og services - med henblik på at understøtte vores kerneydelser: Uddannelse, undervisning og læring. ITA s kunder Direktionen Rektorer og ledere på alle vores uddannelser, U&V, EVU og CFU Alle stabschefer ITA s brugere Alle studerende Alle medarbejdere Kursister Medarbejdere hos eksterne samarbejdspartnere og i faglige netværk Gæster Side 2 af 9

16 IT-Afdelingen ITA-budget notat Bilag ITA budgetbemærkninger ita-budget2010-notat14_cw Forventninger til ITA s ydelser og service FORRETNINGSUNDERSTØTTELSE: Relevante og nyttige it-faciliteter, systemer, tjenester, software, og services til rådighed. SUPPORT: Venlig, hurtig, målrettet og problemløsende sagsbehandling og hjælp til brugerne, herunder effektiv kommunikation med brugere og interessenter. DRIFT: Høj oppetid, og dermed stor driftsstabilitet, på alle it-faciliteter og it-systemer. TILGÆNGELIGHED: Nem og fleksibel adgang til: o personlige it-redskaber o det interne fysiske netværk og internettet o fælles it-systemer, programmer og tjenester o data, dokumenter, filer og printfaciliteter INFORMATIONSSIKKERHED: Høj datakvalitet. VIDEN: Professionel it-rådgivning og it-projektdeltagelse/ledelse. UDVIKLING: Bidrage med innovation, innovative løsninger samt rationaliseringer via digitalisering. KOORDINERING: Effektiv administration og samarbejde med interessenter og brugere. EFFEKTIVITET: Høj værdi for it-pengene. Side 3 af 9

17 IT-Afdelingen ITA-budget notat Bilag ITA budgetbemærkninger ita-budget2010-notat14_cw ITA i 2010 ITA s overordnede udfordringer i 2010 afstemt med lederforum Forud for budgetlægningen er følgende er afstemt med lederne: Overordnet for IT-Afdelingen 1. Stadig bedre drift, højere oppetid, færre driftsproblemer (overvågning, testmiljø, udviklingsmiljø,..) 2. Højere performance på netværket (også trådløst netværk), højere hastighed, hurtigere systemer, mindre ventetid ved pc erne: Nyt Fibernet (Forskningsnettet / GlobalConnect). 3. Hurtigere løsning af sager i IT-ServiceDesk en. 4. Bedre og grundigere forberedelse af implementeringen af evt. kommende nye itsystemer. 5. Bedre forventningsafstemning, og bedre dialog med koncernens interessenter IT-Forum, nyetableret. 6. Udviklingsberedskab til kommende digitaliseringsprojekter m.h.p. effektiviseringer og arbejdsbesparende rutiner. Overordnet for it-brugerne, uddannelserne og stabene Bedre informationssikkerhed: Højere datakvalitet: Oprydning i gamle data, nye og mere sikre arbejdsrutiner til sikring af datakvalitet (herunder IS-Projektet). Bedre udnyttelse af vores it-faciliteter: Højnelse af niveauet for medarbejdernes digitale kompetencer, især hos underviserne, dvs. øget fokus på den pædagogiske anvendelse af vores eksisterende it-faciliteter. Side 4 af 9

18 IT-Afdelingen ITA-budget notat Bilag ITA budgetbemærkninger ita-budget2010-notat14_cw ITA-budgettets hovedområder Ovenstående tabel viser budgettet fordelt på hovedområder 1-9. Men tabellen viser også forskellen mellem den tidligere anvendte afskrivningsmodel og den model, der anvendes fremadrettet. Tidligere er indkøb af pc er mv. blevet afskrevet over 3 år og indkøb af servere over 5 år. Den tidligere afskrivningspraksis med tre år for computere skyldes, at der har været tale om større investeringer i forbindelse med fusionen og den deraf følgende it-mæssig udrulning. Men fremadrettet kan der typisk kun være tale om straks-afskrivninger, da det er enkeltstående maskiner, der udskiftes i organisationen i forbindelse med den løbende drift. I tabellen ovenfor fremgår forskellen mellem den tidligere og den fremtidige afskrivningspraksis. Det er udelukkende i forbindelse med indkøb af pc er og lignende (2), at der er en forskel. ITA s indsatsområder i 2010 kommentarer til budgettet Fibernet Forskningsnettet er i gang med at udarbejde tilbud på nyt fibernet mellem alle vores lokationer. Vi forventer at en aftale kan indgås før årsskiftet, forudsat at Forskningsnettets ydelse lever op til vores tekniske og performancemæssige krav. Prisen for Forskningsnettet forventes at blive mellem 1,20 og 1,33 mio kr / år. Der er budgetteret med 1,7 mio kr / år for TDC-aftalen. Side 5 af 9

19 IT-Afdelingen ITA-budget notat Bilag ITA budgetbemærkninger ita-budget2010-notat14_cw Investeringer Referencerne herunder er henvisninger til ITA-Budget2010 regnearket. Ref 1.4: IT-revisionens anbefalinger: Løsning for øget sikkerhed ved brugernes adgang til vores netværk og samlede infrastruktur, herunder periodisk skift af adgangskoder, løsning til gæstelogin på trådløst netværk. Ref 1.21: Udbygning af serverkapacitet pga øget belastning. Ref 1.23: Nyt operativsystem på pc ere og programdistribution på pc erne: Forberedelse og påbegyndelse af overgang fra WindowsXP+Zenworks7 til Windows7+Zenworks10 Ref 1.41: Udbygning af lagerplads (harddiskplads) pga øget belastning (bl.a. TeamShare) Ref 1.42: Vores gamle antivirus og antispam løsning skal udskiftes for at højne sikkerhedsniveauet og for at mindske antivirusbeskyttelsens belastning på vores netværkfaciliteter. Systemet består af hardware og software som skanner alt trafik på vores forbindelser. Ingen afledte udgifter de næste 3 år, bortset fra afskrivning. Ref 1.43: Nogle af vores gamle og udtjente switche skal udskiftes. Udskiftning af trådløse accesspoints for at øge kapaciteten på det trådløse netværk især til de studerende, som i højere og højere grad medbringer egne bærbare PC ere. Vi køber en ny type accesspoints med større kapacitet/rækkevidde end de gamle, i stedet for at sætte flere op af den gamle type derved sparer vi en del på ny kabling. NB! Vi kan spare små hvis vi må/kan indkøbe i oktober Ref 1.48: Overvågning + alarmer på hele infrastrukturen og vores vigtigste it-systemer. Ref 2.1-4: PC ere: I alt ca. 1500, levetid ca. 3 år, Udskiftning af 400 stk i 2010 (100 stationære og 300 bærbare). Straksafskrivning eller 3-års afskrivning? Øvrige kommentarer Licenser Generelle stigninger på serverlicenser, Novell, SIS, Fronter, Fronter-bruger-integration, osv. Platforme Alle Fronter-licenser og omkostninger er nu inde i ITA-budgettet Løsninger/digitaliseringsprojekter Ref 5.4: Skemaer i Outlook og i Fronter, EasyIQ, Digitalisering af udvalgte arbejdsrutioner i bl.a. PERS. Informationssikkerhed og datakvalitet til ekspertbistand ifbm informationssikkerhedsarbejdet, herunder opfølgning på ITrevisionens anbefalinger. Side 6 af 9

20 IT-Afdelingen ITA-budget notat Bilag ITA budgetbemærkninger ita-budget2010-notat14_cw Ikke længere på ITA-budgettet Overført til Bygningsområdet: Printere, P-Counter, PBS Eneste post tilbage på området Fastnettelefoni er til konsulentbistand. Budgetområdet IT-Udrulning (nr 6) erstattet af IT-Udvikling. De tager sig af IDM/brugeradministration og integration af brugerdata mellem systemer, læreruddannelsens nye praktiksystem, kommende digitaliseringsprojekter, datakvalitet, informationssikkerhed, m.m. Personale Uændret antal medarbejdere/årsværk. IT-lærling ansættes ultimo 2009, og vi ansætter én til ultimo Herefter har ITA to it-lærlinge, én førsteårslærling og én andenårslærling. Financieres via fællesområdet (?) Vores netværks- og telefoniekspert, som er på fleksjobordning med fuld refusion til UC Lillebælt, stopper medio Derfor er der afsat ½ årsværk ekstra på lønbudgettet i 2010, og dermed 1/1 ekstra årsværk fra og med IT-omkostninger der afholdes udenf or ITA-budgettet Fællesområdet Fastnettelefoni, dvs. Call-centre, telefoner samt bylinier og abonnementer og samtaleafgifter Bygningsområdet Kopimaskiner, printere og P-Counter. Fagsystemer Økonomienheden: Økonomisystem (Navision), licens og ekstern hosting og backup Ledelsessekretariatet: TeamShare (ESDH) licens. På ITA-budgettet: Systemet hostes backes up af ITA. Kommunikationsenheden: Composite CMS, licens og ekstern hosting og backup. Bibliotek: Integra, licens. På ITA-budgettet: Systemet hostes backes up af ITA.. Pure og WAYF licenser(?), begge eksterne. Øvrige særlige fagsystemer, fx: Sundhed-EVU s e-censor-system. På ITA-budgettet: Systemet hostes backes up af ITA.. Læreruddannelsens Praktiksystem. På ITA-budgettet: Systemet hostes backes up af ITA.. SkoleKom (Jelling/Skårup), eksternt. Radiografernes billede-systemer m.m., hvoraf nogle serviceres af ITA via ITA-budgettet. Side 7 af 9