,, Hvordan skulle vi ellers holde styr pa millioner af transaktioner fordelt pa 7 lokationer?,, Capana leverede QlikView til Magasin

Transkript

1 Capana leverede QlikView til Magasin Hvrdan skulle vi ellers hlde styr pa milliner af transaktiner frdelt pa 7 lkatiner? Magasin, sm gennem mere end et halvt århundrede har haft iknstatus sm en af Danmarks største g abslut førende varehuskæder, arbejder i dag knsekvent med Business Intelligence. Her er deres histrie m, hvilket udbytte det har givet, g hvrfr Magasin valgte QlikView g Capana sm henhldsvis IT-leverandør g implementerings-partner.

2 b u s i n e s s i n t e l l i g e n c e c a s e p a p e r Peter Fabricius, Øknmidirektør, Magasin du Nrd, interviewet af Bjarke Stemann Hvad var baggrunden fr, at I begyndte at kigge efter en Business Intelligence-løsning? Det er vigtigt på tppen af vres finansielle systemer at have et system, sm kan levere data ud til hele vres virksmhed. Den stre beslutning var i virkeligheden mere; Hvilket system skal det være? Og den beslutning er den dag i dag meget svær at træffe. Frdi det virker, sm m de alle sammen kan det samme. Så man kan let blive slgt en løsning, man ikke bliver tilfreds med. Hvad var det fr ngle frretningsmæssige ting, I ikke kunne? Man kan sige, at de finansielle systemer kan ikke levere pfølgning på fr eksempel et budget. Eller frtælle hvrdan det gik med salget i går, g sende det ud til ngle mennesker. Ja faktisk hele distributinen af data, at samle data g give et kvalificeret input tilbage. Også det at kunne samle data fra frskellige systemer g distribuere dem ud til beslutningstagerne. Det kan et finansielt system ikke i dag. Der har man brug fr et Business Intelligence-system. Hvis systemerne ser så ens ud - hvrfr endte I så med at vælge Capana g QlikView? Vi startede faktisk med at vælge frkert. Så vi var hele turen mkring et valg af en leverandør, sm endte med, ikke at kunne levere det, vi havde brug fr. Det handlede m, at mængden af data meget hurtigt bliver meget str. På verfladen kan alle virksmheder j se fine ud, men når man først kmmer ned under det øverste lag, finder man ud af, hvad der reelt sker. Og j længere man kmmer ned, j mere viden får man, g j mere rentabilitet kan man få af sin løsning. Og nu ser vi relativt hurtigt, at vi kan få løst alle de behv plus de tilstødende behv. Det var en åbenbaring at se, at det kan klares helt lw-key g med én mand inde ver prjektet. Så der åbnede sig en ny verden. Nu kan vi pludselig følge alting - g man kan betjene systemet med meget lidt uddannelse. Vi har et knsulenthld inde, ja hld er et strt rd, fr der er kun én til t mand. Dvs. en mand der arbejder døgnets firegtyve timer, g hver dag kan give en afrapprtering på, hvr langt vi er nået. Det giver j en fantastisk fremdrift, når det ikke er nget med et strt hld g en meget kmpliceret prces. Hvad fr ngle frretningsmråder indgår I jeres løsning? Vi er startet med ét mråde. Vi havde ikke behv fr at designe en fuldt skaleret løsning g implementere den efter et år. Vi kunne allerede efter fjrten dage sige: Nu kan vi det her. Og hvis vi så havde behv fr at gå tilbage i prcessen g implementere nget mere g lave lidt m - så dræbte det ikke alt det andet, vi havde lavet. Det er der rigtig mange systemer, sm ikke magter. Deri ligger et af de vigtige kvalificeringsbehv, man har i de her systemer. I dag er vi gået fra først at finde ud af, hvad der fregår med salg g medarbejdere, til at mfatte alle vres indkøb, alle indkøbte varer, alle lagerbehldninger, alle lønsystemer, alle afregningssystemer g alle kundetællere. Alt hvad vi har data på, er i dag implementeret ind i vres løsning på Business Intelligence-siden. Det har vi gjrt gradvist ver en peride. Ambitinsniveauet hs s var meget ubeskedent at sige: Vi vil gerne have det laveste niveau af data. Vi vil ned på hver eneste salgstransaktin, der fregår i vres frretninger. Hver bn der køres i gennem, hver eneste medarbejder, hver eneste indkøber, hver eneste mand, der har gjrt et eller andet, eller købt en ting eller en dims, det er registreret i det her system. Vi ønskede en fælles database med alt. Og det genererer en masse data? Det genererer en masse data, g derfr måtte den løsning, vi var startet med på et eller andet tidspunkt give p. Det stiller j ngle meget stre krav, når man driver retail. Der er typisk rigtig mange transaktiner i vres frretninger, g langt de fleste løsninger bliver hurtigt utrligt kmplicerede, at få til at fungere. Ressurce-indsatsen bliver simpelthen fr str i frhld til udbyttet. Hvad var det ved Capana g QlikView, der verbeviste dig m, at her kunne du måske få løst dine udfrdringer? Altså på det tidspunkt var vi begyndt at blive vaccineret fr salgsbudskaber, så vi sagde hårdt fra starten: Jamen hvis I kan bevise, at I kan løse pgaven, så kan vi begynde at tale m, at der kan blive nget øknmi i det. Men vi starter lige med et uden-beregnings-seminar, hvr I demnstrerer, at den pgave magter I at løse. Og der blev jeg ret verrasket, frdi jeg havde j prøve at implementere en løsning ver ni måneder, sm jeg ikke rigtigt kunne få til at virke. Hvrdan hænger løsningen sammen med jeres øvrige systemer? Det er fuldt integreret i dag. Man kan tit g fte måle sådan nget knkret ved at sige: Hvr mange medarbejder-ressurcer går der med til den her prces? Og jeg tør gdt røbe, at i Magasin er der én mand på det her prjekt til hele vres frretning. Og det er ikke én med en længevarende cand. merc. i datalgi, men en dygtig g engageret medarbejder, sm har påtaget sig at udvikle det. Og det er j gså en af systemets styrker, at man med de rigtige frudsætninger sagtens kan blive selvhjulpen. vi kunne allerede efter fjrten dage sige: Nu kan vi det her. Peter Fabricius Øknmidirektør, Magasin du Nrd.

3 b u s i n e s s i n t e l l i g e n c e c a s e p a p e r Hvrdan arbejder I knkret med løsningen - både strategisk g taktisk? Jeg havde en samtale med vres administrerende direktør fr ganske nylig, hvr han siger til mig, at det er en af de allerstørste successer, vi har haft med vres virksmhed g den turn-arund-prces, sm Magasin har været inde i. Fr nu har vi et system, der kan levere data på tværs af alle vres funktiner. Og der findes j strt set ikke en funktin i Magasin, sm på en eller anden måde ikke er afhængig af vres løsning på det her mråde. Så det er alt fra at købe varer ind til at sælge dem igen, til at følge p på de øknmiske resultater, til at sende resultatpgørelser g varebehldninger ud på daglig basis til vre frretningsmråder, g til den enkelte medarbejder. Til at hlde styr på bnus- g incitamentsprgrammer. Til at sende - både det praktiske g det taktiske, g i ngen grad selvfølgelig gså det strategiske materiale ud. Og frdi vi har alting i vres systemer, så bliver det altid et centralt mdrejningspunkt, at vi lige hurtigt kan slå p. Samtidig er det j ikke nget, der kræver at IT-manden genererer en rapprt. Selv jeg kan finde ud af, at gå ind g hive relativt kmpliceret infrmatin fra, frdi det er ngen få tastetryk g så har man det. Kan du give et eksempel på nget sm du fr eksempel finder frem? Hvis jeg vil finde ud af, hvrfr et mråde har en lavere bruttavance, end vi havde budgetteret. Så kan jeg gå ind g lave en t-tre klik på skærmen g finde ud af alt mkring både varen g salgsindsatsen. Alt hvad der er gjrt på det pågældende mråde i det pågældende varehus med ganske få tastetryk. Det er sådan nget, vi typisk vil kigge på g følge p på. Så en standart-rapprtering g udver det gså ad hc-rapprter? Ja, der er mkring 110 brugere på systemet. Så der er sjældent ngen, der tager et kntrjb i Magasin uden at få direkte adgang til systemet, g uden at kunne betjene det selv. De kan ikke lave ulykker, g det er meget let at bruge. Det er j en af frudsætningerne, frdi mange af vres flk ikke er øknmer eller ngen, der har taget en datalgi-uddannelse i deres fritid. Det giver s enrm fleksibilitet, at flk selv kan hente infrmatinerne. Hvrdan har jeres samarbejde med Capana været mkring at implementere systemet? Jeg har filsferet lidt ver det spørgsmål, frdi jeg trr, at man skal finde en samarbejdspartner, sm passer til den virksmhed man er i - g det temperament man har. Meget lange prjekter med få afrapprteringer er ikke lige min livret, frdi jeg synes, at risiken bliver så str i den anden ende. Man ender med at betale en masse penge, g man ved ikke rigtigt, hvad man får. Så kravene til Capana har været, at der skal være løbende afrapprtering, g at de skal sidde her på stedet g gøre det, frdi jeg vil kunne følge med i tidsfrbruget g indsatsen. Og jeg vil have en løbende dialg mkring det. Det må man sige at Capana har fanget i det her tilfælde. De har leveret det, vi gerne vil have fra starten. Så der har ikke været ngen prblemer. Og det har gså været fint, at vi ikke hele tiden skal ringe til Capana. Faktisk ringer de kun mkring andre ting. Så vi har ikke udvikling på prjektet sammen med dem nu. De leverer til det punkt, hvr de har siger: nu er I så langt, så nu er I faktisk selvhjulpne. Og dér er vi nu. Når du så frfølger bruttavancen, hvad kan det så være, du finder ud af? Det kunne fr eksempel være, at vi finder ud af, at ngle varer er udslgt. Eller vi finder ud af, at der var ikke bemanding på mrådet, så det giver i virkeligheden sig selv, at vi fik slgt den ene type varer i stedet fr den anden type varer. I virkeligheden kan jeg kmme helt ned i detaljen, så jeg kan frstå alting, hvis jeg bare søger efter det. Og det er relativt hurtigt at finde ud af det. Man kan gså kmme ud fr, at det ser fint ud på verfladen, men når man så kmmer nedenunder, så finder man j ud af, at hv srte skker i størrelse 41, sm er det eneste kunderne gerne vil have, det er det eneste, vi ikke har g så kan man gøre nget ved prblemet lynhurtigt. Så det er det med hele tiden at kunne følge p let g få fat i data, der giver værdien i de her systemer. Hvr mange mennesker bruger jeres QlikView-løsning? Næsten alle bruger det, men mange af dem er j indirekte brugere. Faktisk er det sådan, at til både vres samarbejdspartnere g vres interne medarbejdere, sender systemet mellem rapprter ud m dagen. Så der er ganske mange - både leverandører g medarbejdere - der mdtager et eller andet fra det her system. Typisk er det salgsinfrmatin, g scring af hvr den pågældende leverandør ligger i frhld til de andre leverandører på en etage. Vi har annymiseret det selvfølgelig, så man ikke kan se, hvem der er de gde, g hvem der er de dårlige, men man altid kan følge sig selv. Vi har gså givet lønsmhedsanalyser ud til alle vres salgschefer g shpmanagers. Man kan i virkeligheden sige, at vi har lagt et strt skema p, g sagt hvem skal mdtage hvad hvrnår. Og så har vi plttet alle flk ind i det, så der er en fast prces fr, hvad man får af infrmatin når man er her. Nu ved jeg ikke hvr længe I har været i gang, men hvilke frretningsmæssige udbytter har I fået? I dag kan vi ikke frestille s et liv uden. Det er et system, sm kræver, at det fungerer hele tiden, frdi vi er dybt afhængige af det. Det er så slagsiden, kan man sige, men vi kan ikke leve uden de her systemer i dag. Hele mdrejningspunktet fr alt hvad der fregår, det er de frretningssystemer, vi har bygget p her. Så det er en central del af vres frretningsdrift. Hvilke planer har I m at udvikle brugen af Business Intelligence? Vi udvikler hele tiden, g vi tager det step by step. Så hver gang vi ser et nyt mråde, hvr vi kunne have brug fr støtte af den ene eller den anden art, så ender det typisk med, at QlikView bliver løsningen. Og det fantastiske er j, at det går relativt hurtigt med, at få de her ting til at ske. Nu hvr du taler m systemet, hvad synes du den største frdel er? Den største frdel er, at det er så stærk en mtr, at du kan lægge det hele ned i den. Det bliver en lille smule teknisk, men det drejer sig dybest set m udbyttet. Når man har en frretning med så mange hundredetusinder af varenumre, sm vi har, g de skifter ver sæsnerne. Da vi implementerede systemet talte vi m, at det er måske halvanden millin varenumre, der skiftes ud m året i de her cirkler, g vi har mange medarbejdere, der hele tiden skifter funktinsmråder.

4 Så her har du i virkeligheden at gøre med et datagrundlag, sm hele tiden rykker sig, g der har man brug fr en gd struktur, sm ligesm kan få styr på de her datamængder. Og der frstår vi altså sammen med vres partner, at lave en løsning, sm kan magte den pgave. Dels frdi der er et ekstrem tyngde af data - altså virkelig, virkelig mange data. Og dels frdi vi ikke har accepteret svartider. Vi har sagt, at det skal være sådan, at når man klikker, så får man et svar med det samme. Fr ellers er der ikke ngen, der bruger det. Og der må vi sige, at Capana har frmået at skrue en løsning sammen, sm hele tiden kan tilpasse sig vres frretningsbehv. Og der ma vi sige, at Capana har frmaet at skrue en lsning / sammen, sm hele tiden kan tilpasse sig vres frretningsbehv. Peter Fabricius Øknmidirektør, Magasin du Nrd. Hvad er dine råd til andre, sm vervejer at indføre Business Intelligence? Jeg har tit plevet mkring leverandører, at man får det falske spørgsmål: Frtæl s hvad du gerne vil have, så skal vi nk løse det. Umiddelbart lyder det j frjættende. Ih hvr dejligt, der kmmer en leverandør, sm gerne vil løse ens prblemer. Men jeg ved j ikke, hvad mine behv er m fem år. Jeg ved ikke, hvrdan jeg driver frretning til den tid. Det kan man ikke vide i dag - i hvert fald ikke her. Så dybest set er det ikke det spørgsmål, man skal svare på. Man skal hellere sige: Hvad er det, jeg gerne vil have, at løsningen skal kunne? Hvilken implementeringsprces vil jeg have mkring mit system? Man skal finde sig en leverandør på IT-frnten, der hele tiden tilpasser sig den mverdens-dynamik virksmheden agerer i. Man skal gså finde ud af: Vil man meget eller vil man lidt? Jeg anbefaler altid meget, frdi jeg trr 80% af værdien ligger i detaljen. Ikke bare i tpline, fr den kender enhver j næsten. Vil man have værdi af Business Intelligence, skal man have rigtig mange transaktiner ind i det. Så man skal finde sig en leverandør, der kan det på IT-siden, g derudver have en implementeringspartner sm frstår at implementere det på den måde, der tilpasser virksmhedens krav. Jeg kunne gdt mene, at min egen måde at gøre på, er langt den bedste, men det må flk j selv vurdere. Jeg har haft str glæde af successiv implementering, hvr man hele tiden kan vise brugerne, at nu kan du det, nu kan du lidt mere. Så man får brugeren ver på sin side. Og så skal det selvfølgelig være let at betjene. Altså hvis det er nget med, at man skal have tre videnskabsmænd siddende g trække data ud, så kmmer det aldrig til at fungere. I hvert fald ikke uden, at det er meget meget dyrt, g det er mange af de her løsninger i dag. De er j frygteligt dyre, g det burde de j ret beset ikke være. Jeg har haft str glaede af successiv implementering, hvr man hele tiden kan vise brugerne, at nu kan du det, nu kan du lidt mere. Sa man far brugeren ver pa sin side. Og sa skal det selvflgelig / vaere let at betjene Peter Fabricius Øknmidirektør, Magasin du Nrd.

5 General Inquiries Offices Capana ApS Fredrikstadvej 1-3 DK-9200 Aalbrg Denmark Tel: Capana ApS St. Kngensgade 40 H DK-1264 København K Denmark Tel: Capana Nrdic Nrra Hamngatan 40 SE Gthenburg Sweden Tel: +46 (0)