Udbudsbetingelser i forbindelse med indkøb af lagerautomater

Transkript

1 Udbudsbetingelser i forbindelse med indkøb af lagerautomater B i l a g U d b u d s b e t i n g e l s e r a f Sterilcentral Sygehus Lillebælt, Vejle sygehus 15. August 2011

2 Side: 3 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Ordregiver Ordregivers kontaktpersoner Generelt Tilbudsgivers eventuelle forbehold Betalingsbetingelser Checkliste til tilbuddet Sprog Udarbejdelse af tilbuddet Tro og love erklæring Byggeplads Fortrolighed FRISTER Tilbudsfrist og tilbudsformater Adressat Vedståelsesfrist Aftaletildeling og -start Spørgsmål Besigtigelse af adgangsforhold og installationssted Åbning af tilbud Leveringsfrist/montagestart Aflevering og overtagelse Ibrugtagning og drift TILBUDSAFGIVELSE Pris Afgivelse af alternativt tilbud KRAVSPECIFIKATIONER A-Krav B-Krav Optioner TILDELINGSKRITERIER Den samlede økonomiske konsekvens 40 % Kapacitet, teknik og service 30 % Betjening, funktionalitet, arbejdsmiljø og hygiejne 30 %... 12

3 8 BILAG Side: 4

4 Side: 5 1 Indledning En række undersøgelser har påvist at det vil være hensigtsmæssigt at skabe et fælles lager for alle sterilcentralens depoter på Sygehus Lillebælt, Vejle. Baggrunden herfor er de ofte meget begrænsede pladsforhold, og de utidssvarende arbejdsmiljøforhold samt ikke optimale hygiejneforhold, der findes på de enkelte depoter. Et nyetableret lager skal matche disse udfordringer. Lageret omfatter blandt andet et sterilområde, og som en integreret del heraf er det fundet hensigtsmæssigt at anvende lagerautomater. Der er to fordele ved dette: Lagring i en lagerautomat komprimerer pladsbehovet, og plukningen vil kunne ske med en højere hastighed. Endvidere vil det være lettere at opretholde hygiejneniveauet i en lagerautomat. Udbuddet omfatter kontrakt om levering, installation og test af 2 stk. lagerautomater til håndtering af sterilvarer. Desuden udbydes en række optioner, jf. nedenfor pkt Ordregiver Region Syddanmark Sygehus Lillebælt Vejle Sygehus Kabbeltoft Vejle 2.1 Ordregivers kontaktpersoner Indkøbsansvarlig kontaktperson: Alectia A/S Ingeniør Anders Vandborg Tlf.: Direkte tlf.: anva@alectia.com Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte kontaktperson.

5 Side: 6 3 Generelt Udbuddet er et offentligt udbud omfattet af direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbs kontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (udbudsdirektivet). Den aftale, der vil blive indgået på baggrund af dette udbud, er en offentlig kontrakt. Udbudsmaterialet består ud over udbudsbekendtgørelse af nærværende udbudsbetingelser med bilag. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at tilbud således skal afgives i overensstemmelse med alle krav i hele dette materiale. 3.1 Tilbudsgivers eventuelle forbehold Eventuelle forbehold over for udbudsbetingelserne skal anføres tydeligt i tilbudsbrevet med reference til det punkt, det vedrører, og bedes begrundet. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at ordregiver vil være forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder over for ordregivers ibrugtagningsfrister og kontraktvilkår. Ordregiver er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, eller alternativt søge sådanne forbehold prissat. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge evt. uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, jf. nedenfor pkt. 4.5, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning. 3.2 Betalingsbetingelser Alle fakturaer skal påføres et EAN-nummer, som vil blive oplyst efter kontrakttildelingen. Fakturaer skal afsendes elektronisk til Ordregiver, og betalingsfristen er 30 dage netto. 3.3 Checkliste til tilbuddet Følgende oplysninger skal fremgå af tilbuddet: a) Dokumentation og oplysninger iht. kravspecifikationen. b) Udfyldt kravspecifikation. c) Udfyldt tilbudsliste. d) Tro og love-erklæring, om hvorvidt tilbudsgiver har forfalden gæld til det offentlige, der ikke overstiger kr. ekskl. Moms i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997.

6 Side: 7 e) Oplysninger om de seneste 3 regnskabsårs resultat før skat, omsætning, balancesum og egenkapital samt ledelsens erklæring om hvorvidt og i givet fald i hvilket omfang, der er sket væsentlige ændringer i virksomhedens nøgletal siden udløbet af seneste regnskabsår. f) Referenceliste for tilsvarende leverancer inden for de seneste 3 år med angivelse af ordregiver, årstal, leveret udstyr og værdi af kontrakten. g) Referenceliste for servicering af tilsvarende leverancer inden for de seneste 3 år med angivelse af ordregiver, årstal, leveret udstyr og værdi af kontrakten. h) Oplysninger om evt. brug af underleverandører. Ved sammenslutning af virksomheder skal dokumentation og oplysninger af ovenstående punkter d-h, afgives for hver enkelt virksomhed. 3.4 Sprog Al kommunikation mellem Tilbudsgiver og Ordregiver vedrørende dette udbud skal foregå på dansk og være skriftlig. 3.5 Udarbejdelse af tilbuddet Tilbuddet udarbejdes for Tilbudsgivers regning og risiko og returneres ikke. 3.6 Tro og love erklæring Tilbudsgiver skal senest samtidig med afgivelse af sit tilbud vedlægge en underskrevet tro og loveerklæring om, hvorvidt tilbudsgiveren har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr. ekskl. moms i henhold til lovbekendtgørelsen nr. 336 af 13. maj Hertil benyttes bilag Byggeplads Tilbudsgiver er ansvarlig for, at emballage bortskaffes straks efter levering og udpakning af udstyret. Der vil være mulighed for tilslutning af vand, afløb og strøm i umiddelbart nærhed af skurbyen. Leverandøren skal overholde de lovgivningsmæssige gældende regler i forbindelse med denne leverance. Det er leverandørens eget ansvar, at sikre det leverede udstyr mod skader, tyveri mv. 3.8 Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men Ordregivers fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand.

7 Side: 8 4 FRISTER 4.1 Tilbudsfrist og tilbudsformater Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde: senest: Onsdag d kl. 12:00 For sent indkomne tilbud vil ikke blive taget i betragtning i tilbudsvurderingen. Det er alene Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbuddet bedes mærket Tilbud vedrørende Indkøb af lagerautomater. Der skal afleveres følgende materiale ved levering af tilbuddet: 3 stk. underskrevet original eksemplarer af det fulde tilbud i papirform. Endvidere bedes materialet afleveret i elektronisk form på 1 stk. CD-ROM eller USB ved afgivelse af tilbuddet. 4.2 Adressat Tilbuddet sendes/afleveres til Alectia A/S Skanderborgvej Viby J Att: Anders Vandborg 4.3 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå tilbuddet minimum 90 dage fra tilbudsfristens udløb. 4.4 Aftaletildeling og -start Meddelelse vedr. tildeling af aftale forventes at ske d Aftale anses dog ikke for indgået, før aftalens endelige underskrivelse af begge parter. 4.5 Spørgsmål Ordregiver opfordrer tilbudsgiverne til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, såfremt der er forhold og krav, der efter Tilbudsgivers opfattelse synes uklare, urimelige, vanskelige at opfylde eller beskrevet på ufuldstændig vis. Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet bedes fremsendt skriftligt pr. så tidligt som mulig og senest den til: Anders Vandborg anva@alectia.com cc mij@alectia.com

8 Side: 9 Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svar senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Mundtlige henvendelser vil af hensyn til ordregivers forpligtelse til at behandle tilbudsgiverne ligeligt blive afvist. Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse, løbende blive offentliggjort i anonymiseret form på i overensstemmelse med tidsplanen. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om nærværende udbud på Besigtigelse af adgangsforhold og installationssted Der afholdes besigtigelse af området. Tilbudsgiver har mulighed for, at inspicere området for den ny sterilcentral, tirsdag d kl Mødested Vejle Sygehus, teknisk afdeling, Erik Hansens kontor. For deltagelse i besigtigelse rettes skriftlig henvendelse til Anders Vandborg, anva@alectia.com. senest d Ved besigtigelse er det ikke muligt at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, da spørgsmål jf. pkt. 4.5 kun besvares skriftligt. 4.7 Åbning af tilbud Der vil ikke være mulighed for, at Tilbudsgiver kan overvære åbningen af de indkomne tilbud. 4.8 Leveringsfrist/montagestart Levering skal ske, i henhold til udbudstidsplanen af (bilag 01) 4.9 Aflevering og overtagelse Overtagelse af leverancen kan først ske, når udstyret er opstillet, installeret og afprøvet på det korrekte brugssted og Ordregivers teknisk ansvarlige kontaktperson på leveringsadressen har kvitteret skriftligt herfor Ibrugtagning og drift Ibrugtagning og drift skal ske i henhold til udbudstidsplanen.

9 Side: 10 5 TILBUDSAFGIVELSE 5.1 Pris Alle priser skal afgives i danske kroner ekskl. moms. Den tilbudte pris skal være fast i vedståelsesperioden. Der skal afgives tilbud på alle tilbudslistens positioner, bortset fra priser vedrørende den frivillige option i tilbudslistens pkt (option6), for at tilbuddet vil blive vurderet som konditionsmæssigt. 5.2 Afgivelse af alternativt tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 6 KRAVSPECIFIKATIONER De udbudte lagerautomater er beskrevet i kravspecifikation. Tilbud skal afgives i overensstemmelse med kravspecifikationen, idet Tilbudsgiver for alle minimumskrav skal angive, hvorledes det tilbudte udstyr lever op til kravspecifikationen jf. Bilag 02, Kravspecifikation for udstyr og bilag 08, Notat vedr. arbejdsgange med lagerautomater. 6.1 A-Krav I kravspecifikationen er der oplistet minimumskrav som skal være opfyldt for, at tilbuddet er konditionsmæssigt. 6.2 B-Krav Øvrige af kravspecifikationens krav er at anse for ønskelige krav. Disse vil blive vægtet positivt i Ordregivers evaluering af de relevante kvalitative underkriterier i henhold til punkt , men manglende opfyldelse heraf medfører ikke, at tilbuddet anses som ikke konditionsmæssigt. Tilbudsgiver skal fyldestgørende besvare, hvorledes alle ønskelige krav opfyldes. Besvarelse af ønskelige krav gælder og er bindende. Alle ønskelige krav vil indgå i Ordregivers evaluering af tilbuddet. 6.3 Optioner Udbudet omfatter option på aftale om planlagt service og vedligehold, jf. tilbudslistens punkt 03.4 og nærmere beskrivelse i kravspecifikationen. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på denne option, som skal være gældende indtil 6 måneder efter afhjælpningsperiodens udløb i henhold til aftalen. Udbudet omfatter videre option på tilkøb af ventilation og klimastyring, option på udvidelse af lagerautometerne, option på tilkøb af ekstra plukkestation samt option på tilkøb af software, jf. tilbudslistens punkt 02 og og nærmere beskrivelse i kravspecifikationen. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på hver af disse optioner, som skal være gældende indtil kontraktindgåelsen.

10 Side: 11 Endelig omfatter udbudet option på tilkøb af ekstra kasser/ruminddeling og transportvogn, jf. tilbudslistens punkt og nærmere beskrivelse i kravspecifikationen. Det er frivilligt for tilbudsgiver at afgive tilbud på produkter i tilbudslistens punkt 03.5, men eventuelt tilbudte og relevante produkter vil indgå i tilbudsevalueringen under underkriteriet Betjening, funktionalitet, arbejdsmiljø og hygiejne jf. pkt TILDELINGSKRITERIER Ordregiver agter at indgå aftale med den Tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver samlet set økonomisk mest fordelagtige tilbud bedømt ud fra de i punkt anførte underkriterier. Evaluering vil blive foretaget af repræsentanter for installationsstedet i samarbejde med rådgiveren. 7.1 Den samlede økonomiske konsekvens 40 % Ved den samlede økonomiske konsekvens vægtes den samlede tilbudspris herunder: 50 %, Lagerautomater. Ved lagerautomater vægtes den samlede pris i pkt. 01 i tilbudslisten s %, Ventilation og Klimastyring Ved Ventilation og klimastyring vægtes den samlede pris i pkt. 02, Option 01 Ventilation og klimastyring i tilbudslisten s %, Øvrige optioner Ved Øvrige optioner vægtes den samlede pris i punkterne. 03.1, 03.2, 03.3 og 03.4 i tilbudslisten s. 6 Prisen for lagerautomater indgår med 50%, option på ventilation og klimastyring med 30%, øvrige optioner med 20 %, hvorefter der fremkommer en samlet tilbudssum til sammenligning af tilbuddene. Sammenligningsprisen beregnes således med udgangspunkt i priserne i henhold til tilbudslisten jf. bilag 04. Det bemærkes, at tilbudslistens priser er vægtede alene til brug for ordregivers evaluering af tilbuddene i forhold til hinanden. Den beregnede sammenligningspris er således uden betydning for tilbudsgivers rettigheder og forpligtelser under kontrakten. 7.2 Kapacitet, teknik og service 30 % Ved kapacitet og teknik vægtes der tilbuddets evne til at opfylde behovet for nuværende kapacitetsbehov i lageret og muligheder for udvidelser. Ved service vægtes tilbuddets evne til at opfylde serviceaftaler og garantier samt uddannelse af personale. Tilbudsvurderingen sker på baggrund af tilbudsgivers besvarelser i kravspecifikationens følgende punkter: Afsnit 6.3 Opbygning : 6.3.8, 6.3.9,

11 Side: 12 Afsnit 6.4 Kapacitet og udvidelse : 6.4.1, Afsnit 9.1 Teknik generelt : 9.1.3, Afsnit 9.4 Installation : 9.4.3, Afsnit 11.1 Service og vedligehold : Afsnit 11.2 Uddannelse : , Betjening, funktionalitet, arbejdsmiljø og hygiejne 30 % Ved arbejdsmiljø på plukkestationerne vægtes ergonomien, indretning, indstillingsmuligheder i forbindelse med betjening samt de støjmæssige konsekvenser. Der vil blive lagt vægt på at tilbuddet minimerer manuel håndtering, tunge løft, forover bøjninger, vrid i krop, rækkeafstande samt træk, skub, fastlåste og uhensigtsmæssige arbejdsstillinger, arbejder over skulderhøjde og under midtlårshøjde samt stor kraftanvendelse, at betjeningsgreb, tastatur og håndtag er af en beskaffenhed, der sikrer gode arbejdsstillinger. Ved betjening og funktionalitet vægtes nem betjening, drifts-sikkerhed og sikkerhed for brugerne. Ved hygiejne vægtes maskinens overfladebehandling. Tilbudsvurderingen sker på baggrund af tilbudsgivers besvarelser i kravspecifikationens følgende punkter: Afsnit 6.5 Plukkestationer : 6.5.2, Afsnit 6.6 Skuffer : 6.6.2, 6.6.4, 6.6.5, Afsnit 6.7 Kasser / ruminddeling : Afsnit 7.2 Proceskrav og tider : 7.2.2, 7.2.3, Afsnit 7.3 Arbejdsmiljø og ergonomi : 7.3.2, Afsnit 7.4 Sikkerhedssystemer : Afsnit 8.2 Rengøring : Afsnit 8.3 Materialer og overflader : Afsnit 10.1 Styringskrav og software : Afsnit 10.2 Bestykning ved plukkestationer : , , , Afsnit 10.3 Ekstra udstyr : , , , Der skal angives en pris på eventuelt tilbudte produkter i tilbudslistens punkt 03.5, for at produkterne kan blive taget i betragtning i forbindelse med tilbudsevalueringen. Det vurderes positivt, jo større relevant sortiment, der tilbydes.

12 Side: 13 8 BILAG Bilag 01 Udbudstidsplan af Bilag 02 Kravspecifikation af Bilag 03 Tro og love erklæring Bilag 04 Tilbudsliste af Bilag 05 Nærværende udbudsbetingelser af Bilag 06 Udkast til aftale af Bilag 07 Layouttegninger Bilag 08 Notat vedr. arbejdsgange med lagerautomaten af