Informationsmateriale til kommunerne om Den fælleskommunale Serviceplatform

Transkript

1 Informationsmateriale til kommunerne om Den fælleskommunale Serviceplatform Version 1.1, januar 2014

2 Den fælleskommunale Serviceplatform Ved årsskiftet 2013/14 åbnede Den fælleskommunale Serviceplatform for kommunerne og deres leverandører. Serviceplatformen er basalt set en integrationsplatform, et knudepunkt, der på tværs af teknologier og på enkel, skalerbar og fleksibel vis kan integrere data og funktionalitet fra forskellige fag- og kildesystemer. Disse bliver udstillet som services til brug for KOMBITs fælleskommunale it-løsninger. Da KOMBIT har foretaget udbuddet af Serviceplatformen på kommunernes vegne, er Serviceplatformen samtidig en del af kommunens eget it-miljø, og brugen af Serviceplatformen kan derfor også skrives ind i udbudsmaterialet for kommunens egne it-løsninger. I dette informationsmateriale kan du bl.a. læse om Serviceplatformen, hvordan den anvendes og de fordele, der er for kommunen ved at anvende Serviceplatformen. Forrest i materialet finder du en begrebsoversigt, der forklarer de begreber, der bliver anvendt i materialet og i forbindelse med kommunernes brug af Serviceplatformen. Materialet slutter med at illustrere Serviceplatformens sammenhæng til Støttesystemerne i den fælleskommunale rammearkitektur. På kan din kommune og kommunens it-leverandører - finde information om bl.a. tilgængelige services, priser og vilkår og via selvbetjening administrere aftaler, følge med i kommunens forbrug af data mm. Her er ligeledes information og vejledning til, hvordan I kommer godt i gang med at anvende Serviceplatformen. Har du yderligere spørgsmål om Serviceplatformen, kan du læse mere på kombit.dk/serviceplatform eller rette henvendelse til projektet på serviceplatformen@kombit.dk. Informationsmaterialet er opdelt i følgende punkter: Begrebsoversigt... 3 Baggrund... 4 Gevinster ved Serviceplatformen... 5 Brug af Serviceplatformen... 6 Proces for indgåelse af serviceaftale KOMBIT understøtter leverandørers brug af Serviceplatformen Afregning for brug af Serviceplatformen Sådan kommer din kommune i gang Gode råd til kommunen Sammenhæng til Den fælleskommunale Rammearkitektur

3 Begrebsoversigt I dette informationsmateriale optræder en række begreber, som du kan læse betydningen af herunder, og som er relevante i forbindelse med kommunernes brug af Serviceplatformen: Administrator Anvendersystem Bruger Databehandlingsaftale Databehandlingsansvarlig Kildesystem Leverandør Medarbejdercertifikat Service Serviceaftale Servicekatalog Har rettigheder til at administrere adgang og tildeling af roller. Kommunens administrator er den første, der bliver oprettet på Serviceplatformen (oftest kommunens it- eller digitaliseringschef) Kommunens it-system, der benytter eller potentielt kan benytte services på Serviceplatformen. For at få adgang skal anvendersystemet identificere sig med et validt FOCES certifikat Har udelukkende læseadgang på Serviceplatformen En aftale, der giver KOMBIT og leverandører af data til kommunal opgaveløsning bemyndigelse til at levere data via Serviceplatformen Har bemyndigelse til at indgå serviceaftaler på kommunens vegne om køb og brug af data fra Serviceplatformen Systemer der indeholder de data, der anvendes af systemer i kommunerne, eksempelvis CPR, grunddata eller fagsystemer Aktøren, der udbyder et antal anvendersystemer. En kommune kan også agere som leverandør, hvis den selv ejer/drifter systemer, der skal kobles på Serviceplatformen Medarbejdercertifikat kaldes i daglig tale også digitalt certifikat, NemID eller digital signatur. Medarbejdercertifikatet bruges til at identificere en medarbejder fra en bestemt kommune eller virksomhed. Certifikatet bruges, når man skal logge på en offentlig it-løsning, sende signerede s eller underskrive dokumenter online på vegne af kommunen eller virksomheden. Medarbejdercertifikatet anskaffes af virksomhedens administrator (LRA), som er bemyndiget af virksomheden til at bestille certifikater hos DanID Er en pakke af data, et system el. register, som kommunen kan købe sig adgang til på Serviceplatformen. Behovet opstår ofte, når en kommune er i gang med at anskaffe en it-løsning. Det er typisk den pågældende leverandør af denne itløsning, der anmoder om adgang til en service Indgås mellem en kommune og dens leverandør af it-systemer. Aftalen fastslår, hvilken service kommunen, og derigennem kommunens leverandør, har adgang til Listen over alle de udstillede services på 3

4 Baggrund Mange af de data, der er relevante for kommunernes daglige opgaveløsning, er i dag lagret i forskellige fagsystemer og registre (kildesystemer) uden for kommunernes umiddelbare kontrol. Adgang til disse data forudsætter derfor viden om, at data overhovedet findes samt indgåelse af aftaler med relevante leverandører og integrationer til pågældende fagsystemer og registre. Ikke alle kommuner og leverandører har den nødvendige kapacitet og forhandlingskraft til at sikre adgang til data i ønsket omfang. Det medfører ofte, at data ikke kan fremskaffes, eller at prisen på levering af data bliver uforholdsmæssig høj. Samtidig kan kommunerne have svært at skifte leverandør, da muligheden for at overføre data til et nyt it-system er bekostelig, umulig eller ikke eksisterer. Herudover medfører den nuværende situation, at kommunerne skal indgå separate aftale om dataadgang og til tider have specialudviklet de pågældende integrationer. I praksis betyder dette, at antallet af integrationer og aftaleforhold for at tilgå data bliver unødigt højt. Nedenstående figurer illustrerer situationen, som den er i dag: For mange kommuner betyder den nuværende situation: Høje priser for adgang til data og funktionalitet Mange forskellige prismodeller og uigennemsigtig prissætning, hvilket gør det svært at få overblik over forbrug og betaling for data Flere aftalerelationer, idet der indgås særskilte aftale for hvert it-system Stor administration både for kommunen og it-leverandører Vanskelighed ved leverandørskift, da direkte kobling mellem it-system- og kildesystem i høj grad er afhængig af servicemål og datakvalitet af det enkelte kildesystem Uens logning og overvågning af integrationen mellem kilde- og anvendersystem, idet det er afhængigt af kontrakten for det enkelte it-system 4

5 Gevinster ved Serviceplatformen Der er derfor store gevinster at høste ved at lette adgangen til data, enten direkte i form af besparelser på adgang til data og funktionalitet, eller fordi det muliggør udvikling af nye og innovative it-løsninger, som kan frigøre nogle af de ressourcer, der i dag bruges på manuelle arbejdsgange. Tanken bag Serviceplatformen er derfor at lette adgangen til data og afkoble alle de separate aftaler og integrationer. Ved at placere sig mellem kildesystemerne, der leverer data, og it-systemerne, som skal bruge data, skaber Serviceplatformen en række gevinster for kommunerne i form af besparelser på køb af data og dermed frigørelse af ressourcer fra manuelle arbejdsgange til udvikling af innovative it-løsninger. Nedenstående figur illustrerer den fremtidige situation med Serviceplatformen: Serviceplatformen kan derfor på sigt medføre følgende gevinster: Billigere adgang til data og funktionalitet. Ved at samle kommunernes forhandlingskraft kan der opnås bedre priser Bedre adgang til data. Serviceplatformen har, hvor det er nødvendigt, mulighed for at forbedre datakvalitet og udstille nye datastandarder, som ellers ikke er tilgængelige. I særlige situationer kan Serviceplatformen også levere et højere servicemål end kildesystemerne tilbyder i dag Det bliver lettere og billigere at skifte dataleverandør Enklere adgang til oftest anvendte data og funktionalitet, da adgangen samles et sted Enklere og mere gennemskuelige aftalerelationer for kommunerne om anvendelse af data, idet Serviceplatformen er kommunernes eneste aftalepart Konsolideret logning og overvågning En ensartet og gennemskuelig betalingsmodel, da Serviceplatformen tilbyder et samlet overblik og afregning for kommunernes forbrug 5

6 Brug af Serviceplatformen De data, kommunerne anvender i deres daglige opgaveløsning, er typisk personoplysninger. De data Serviceplatformen udstiller, vil derfor også typisk være personoplysninger. For at måtte behandle personoplysninger, skal der være en lovlig hjemmel til dette. Denne hjemmel har alle landets kommuner via deres opgaveudførsel, men KOMBIT og it-leverandører har ikke denne hjemmel. KOMBIT har derfor indgået en databehandleraftale med samtlige af landets kommuner, der giver KOMBIT ret til at behandle personoplysninger og indgå aftaler med kildesystemerne på kommunernes vegne. Det er imidlertid ikke KOMBIT, men kommunen selv, der kan vurdere, hvorvidt et it-system må få adgang til kommunens data. Der er derfor på Serviceplatformen lavet en aftalemodel, hvor kommunen giver KOMBIT en instruks om at levere kommunens data til et givent it-system. Denne instruks kaldes en serviceaftale. Denne konstruktion bevirker, at det er kommunerne, der bliver faktureret for brug af Serviceplatformen, og ikke leverandørerne. Dette giver ligeledes kommunerne mulighed for at følge med i det enkelte it-systems forbrug af data: 6

7 Når en kommune har et it-system, der skal anvende data fra Serviceplatformen, skal der derfor indgås en serviceaftale. Serviceaftalen indeholder en beskrivelse af, hvilke services på Serviceplatformen et givent itsystem må anvende. Der skal indgås særskilte serviceaftaler med hver enkelt kommune. Det er ikke muligt at anvende Serviceplatformen uden der er indgået en serviceaftale: 7

8 Proces for indgåelse af serviceaftale Nedenstående figur beskriver processen for indgåelse af en serviceaftale. Processen er systemunderstøttet ved selvbetjening for at mindske administrationen mest muligt for kommunen og leverandørerne. Træk af data på Serviceplatformen It-leverandøren Opret anmodning om Serviceaftale Anmod om serviceftale Anmodning om Serviceaftale er afvist Serviceaftale er godkendt Trækker data på Serviceplatformen Se kaldoversigt på serviceplatformen.dk Serviceplatformen Registrerer anmodningen Serviceplatformen åbner for data Kommunen Serviceaftale til godkendelse Godkend/ afvis Faktura fra Serviceplatformen Se forbrug på serviceplatformen.dk Kommunens it-leverandør sender en anmodning til kommunen om en serviceaftale Kommunen modtager et advis og kan vælge at godkende eller afvise serviceaftalen. En serviceaftale er en accept af, at leverandørens it-system trækker data fra Serviceplatformen, og at kommunen bliver faktureret for forbrug af data (se afsnittet Afregning for brug af Serviceplatformen ) Når serviceaftalen er godkendt, kan kommunens it-leverandør forestå den tekniske integration af anvendersystemet op imod Serviceplatformen, som herefter kan begynde at trække data fra Serviceplatformen Kommunen modtager hvert kvartal en faktura for dataforbruget. Kommunen kan løbende følge med i antallet af opslag og se prisen for data via selvbetjening på mens itleverandøren kan se antallet af kald (se nedenfor). 8

9 Som nævnt er processen vedrørende oprettelse af serviceaftaler systemunderstøttet. Understøttelsen af dette sker via et selvbetjeningsmodul, som kommunen og kommunens leverandører kan logge på via hjemmesiden Ud over oprettelse af serviceaftaler kan kommunen på hjemmesiden foretage følgende selvbetjening: Godkende eller afvise serviceaftaler Se status for alle kommunens serviceaftaler Se forbrug og pris på data hentet på Serviceplatformen Oprette og administrere rettigheder for brugere i kommunen Hjemmesiden indeholder, foruden selvbetjeningsmulighederne, information og vejledninger for brug af Serviceplatformen samt et såkaldt servicekatalog ( Find service ) med de services, der er tilgængelige på hjemmesiden og med dem, der er på vej. Kommunen kan på forbrugsoversigten se kommunens forbrug af data og administrere leverandørernes adgang til data. Roller Kommunens brugere har forskellige roller afhængig af, hvilken funktion personen skal varetage. Grundlæggende har brugeren én af nedenstående roller, men kan i nogle tilfælde have flere roller: Rolle Selvbetjeningsmuligheder på Serviceplatformen Administrator Kan oprette og nedlægge adgang for brugere, administrere roller og rettigheder og redigere kommunens stamdata Databehandlingsansvarlig Kan indgå og lukke serviceaftaler Bruger Har udelukkende læseadgang. Kan se status for forbrug af data Servicekataloget (under Find service ) giver let adgang til tilgængelige service og består af: Versionsnummer Er servicen i produktion eller under overvejelse Gennemsnitlige svartider og oppetid Servicebeskrivelse Teknisk beskrivelse Vilkår WSDL-fil Pris 9

10 KOMBIT understøtter leverandørers brug af Serviceplatformen Da det er leverandører, der oftest leverer kommunernes it-systemer, har KOMBIT også fokus på at sikre leverandørernes kendskab til Serviceplatformen, så leverandørerne kan udnytte mulighederne på Serviceplatformen på den bedste og (mest) omkostningsmæssig mest fordelagtige måde til gavn for kommunerne. Derfor: Indeholder Serviceplatformen et testmiljø til brug for leverandører. I testmiljøet er der adgang til samtlige af de services, der er udstillet på Serviceplatformen, med tilhørende teststubbe og testdata. Services i testmiljøet tilgås teknisk på samme måde som produktionsmiljøet. Kommuner og leverandører kan derfor afklare eventuelle tekniske problemer, inden der er behov for reelle data. Er Serviceplatformen udviklet i tæt sparring med leverandører og kommuner med henblik på at understøtte deres forretningsgange Leverer KOMBIT grundig information til leverandører om, hvordan leverandørerne tilslutter sig og kan bruge Serviceplatformen Er KOMBIT i løbende dialog med både kommuner og leverandører om, hvordan brugen af Serviceplatformen kan optimeres Afregning for brug af Serviceplatformen Afregningen for brug af services på Serviceplatformen skal være omkostningsneutral og omkostningsenkel. Heri ligger dels et hvile-i-sig-selv princip og dels at kommunerne bliver faktureret for de faktiske omkostninger, KOMBIT har. Det betyder, at der vil være en fast og variabel omkostningskomponent, der afspejler de omkostninger, som KOMBIT afholder i forhold til leverandøren af systemerne og kildedata. Prismodellen ser således ud: Hvis en kommune ønsker at anvende Serviceplatformen, skal der betales en årlig pris pr. borger - i 2014 er prisen opgjort til 0,60 kr. pr. borger For hver service, den enkelte kommune ønsker at tilgå via Serviceplatformen, skal kommunen betale en fast pris pr. borger + en klik-afgift De faste omkostninger fordeles og afregnes således pr. indbygger, hvor de variable omkostninger afregnes i forhold til det faktiske forbrug (pr. opslag). Den variable omkostning estimeres efter det forventede antal kommuner, der trækker data, og justeres efterhånden. KOMBIT skal anslå de forventede udgifter pr. dataområde for kommunerne og forbrugsafregne hver kommune per kvartal. Herefter reguleres i for de 10

11 enkelte kommuner eventuelle afvigelser i det budgetterede og realiserede forbrug i hvert førstkommende kvartal. I praksis betyder det, at når en kommune har betalt/betaler for Serviceplatformen, så har den pågældende kommune mulighed for at anvende samtlige services på Serviceplatformen. Adgangen til Serviceplatformen bliver hverken billigere eller dyrere i forhold til antallet af services, som kommunen ønsker at tilgå, men jo flere services kommunen anvender fra Services, jo lavere bliver den gennemsnitlige pris pr. service. Kommunerne kan på følge med i kommunens forbrug af Serviceplatformen på daglig basis. Det giver kommunen mulighed for hele tiden at se den aktuelle status. Priserne afspejler de faktiske omkostninger, som KOMBIT afholder, uden indregnet fortjeneste. Afregningsmodellen er udarbejdet i tæt samarbejde med kommunerne. Sådan kommer din kommune i gang Hvis din kommune ikke allerede er startet med at danne sig overblik over, hvordan I bedst anvender Serviceplatformen, bør I snart begynde dette arbejde. KOMBIT giver her en række gode råd til, hvordan I kommer i gang: 1) Din kommune skal oprettes med en administrator Før kommunens medarbejdere kan logge på Serviceplatformen og indgå serviceaftaler, skal kommunens første administrator oprettes det vil være kommunens it- eller digitaliseringschef (eller tilsvarende). KOMBIT opretter denne administrator manuelt, da det er væsentlig billigere og mindst lige så sikkert, som hvis fx kommunens LRA/ NemID administrator skulle udnævnes som første administrator. I efteråret 2013 kontaktede KOMBIT kommunens it- eller digitaliseringschef pr. mail og anmodede om oplysninger fra dennes medarbejdercertifikat, og en lang række kommuner er således allerede oprettet (se oversigt på kommunerpaasp). Derpå oprettede KOMBIT kommunen, og it- /digitaliseringschefen fik en mailbekræftelse om, at han/hun har adgang til Serviceplatformen og mulighed for at oprette flere brugere med forskellige roller og rettigheder i kommunen. Det kan være en god ide, at kommunens første administrator opretter flere administratorer for at undgå flaskehals. Hvis din kommune ikke allerede har oprettet en administrator, anbefaler KOMBIT, at I gør det. Når kommunen har en administrator, har denne mulighed for at tildele roller til flere brugere i kommunen, så I kan organisere jer. 2) Forbered organisering omkring Serviceplatformen Aftal, hvem der tjekker mail fra Serviceplatformen, tildel roller og ansvar og ret evt. kommunens stamoplysninger. Så er din kommune klar til at behandle serviceaftaleanmodninger, når de kommer fra kommunens it-leverandører. Alt dette foregår via selvbetjening på 11

12 Det er kommunen, der bliver afregnet for brug af data på Serviceplatformen. For at sikre at kommunen modtager faktura for brug af Serviceplatformen til rette afdeling, bør kommunen indsende ønskede debitoroplysninger til snarest muligt - og senest i forbindelse med, at kommunen tager Serviceplatformen i brug. Det er kommunens it-afdeling, der bliver afregnet for brug af data på Serviceplatformen. Når kommunen første gang indgår en serviceaftale på Serviceplatformen, vil kommunen blive bedt om at indsende afdelingsnavn, adresse, kontaktpersonnavn, Ean nr. og CVR nr. til serviceplatformen@kombit.dk. På Serviceplatformen.dk under "Vilkår" kan du læse mere om afregning for brug af Serviceplatformen. 3) Vurdér hvor Serviceplatformen med fordel kan anvendes i din kommune Formålet med at udstille data på Serviceplatformen er at give kommunerne billigere og/eller bedre adgang til data. På fremgår aktuelle og planlagte services samt priserne på disse. For at realisere gevinsterne ved Serviceplatformen kan kommunen bede nuværende leverandører om at begynde at bruge Serviceplatformen midt i kontraktperioden alternativt kan overgang til Serviceplatformen ske i forbindelse med konkurrenceudsættelse af kontrakterne på kommunens it-systemer. Hvilken af de to tilgange, der er bedst, vil afhænge af kommunens kontrakt og samarbejde med pågældende leverandør. Hvis kommunen overvejer at hente data fra Serviceplatformen midt i en kontraktperiode, er det en god ide at starte med at skabe overblik over kommunens it-kontrakter og hvad kommunen betaler for data, evt. i samarbejde med kommunens leverandører. Det kan være nødvendigt at bede fx økonomiafdelingen eller fagområderne i din kommune om hjælp, da ikke alle kontrakter nødvendigvis er samlet ét sted i kommunen. Fremgår prisen for data ikke af kontrakterne, så gå i dialog med leverandøren for udspecificering af priser. Besøg derpå Serviceplatformens hjemmeside og undersøg nuværende og kommende services. Lav en business case ved bl.a. at sammenligne priserne for data på Serviceplatformen med prisen i kommunens kontrakt. En sådan business case vil vise, hvor kommunen med fordel kan anvende Serviceplatformen. Vær her opmærksom på it-systemernes anvendelse af data, da ikke alle it-systemer er lige effektive i deres brug af data, hvilket kan betyde stort dataforbrug. Hvis ikke der er business case i at hente data fra Serviceplatformen midt i kontraktperioden, kan der være det ved konkurrenceudsættelse at kommunens it-kontrakter for måske er andre end kommunens nuværende leverandør allerede på Serviceplatformen. KOMBIT har udarbejdet en vejledning til udbud, som kan findes i Kommunernes drejebog for monopolbruddet (kombit.dk/drejebogen), som løbende bliver opdateret. 4) Selvbetjening til administration af Serviceplatformen Leverandøren af kommunens it-system kan via på kommunens opfordring anmode om at hente data fra Serviceplatformen. Når det sker, får kommunens brugere en notifikation fra Serviceplatformen og kan via selvbetjening tillade og administrere leverandørers brug af services fra Serviceplatformen. Serviceplatformen er altså stedet, hvor selve aftalen mellem kommunen og leverandøren bliver indgået. Det er også her din kommune løbende kan følge med i, hvor mange servicekald kommunens it-systemer har foretaget, og hvad de aktuelle udgifter for det er. 12

13 Omdirigering Gode råd til kommunen I forbindelse med kommunernes anvendelse af Serviceplatformen, anbefaler vi kommunerne at være særligt opmærksom på nedenstående: 1) Kommunerne bør nøje kontrollere hver enkelt serviceaftale. Det er kommunens eget ansvar at sikre, at et it-system ikke får adgang til mere data end der er nødvendigt og lovligt i henhold til gældende lovgivning 2) Kommunen bør løbende kontrollere, at leverandørerne ikke misbruger Serviceplatformen, fx ved at hente for meget data. Dette kan gøres via selvbetjeningsmodulet 3) Kommunen bør indarbejde brugen af Serviceplatformen i fremtidige udbud. Der henvises i denne henseende til kommunens drejebog for monopolbruddet på 4) Kommunen bør som minimum oprette to administratorer i selvbetjeningsmodulet for at undgå flaskehals Sammenhæng til Den fælleskommunale Rammearkitektur Serviceplatformen er et element i Den fælleskommunale Rammearkitektur, der skal gøre det enklere og billigere for kommunerne at bevare sammenhængen mellem de kommunale it-løsninger, selvom de drives af forskellige leverandører. Nedenstående tegning viser Serviceplatformens funktion i forhold til Støttesystemerne i rammearkitekturen. Du kan læse mere om Støttesystemerne på kombit.dk/ra-støttesystemer og om Rammearkitekturen Integrationsmodel - overordnetpå kombit.dk/rammearkitektur. KY KSD ESDH/JC løsn. KMD Sag SAPA andre... Beskedfordeler Sikkerhed Serviceplatformen Gennemstilling Transformation Orkestrering Filtransport Organisation Klassifikation Ydelsesindeks Sags- og Dokumentindeks andre... Anvendersystem Integrationsmønstre Støttesystem 13