DEN NØDVENDIGE VIDEN. To analyser af HK ernes rolle i velfærdsproduktionen i kommuner og regioner

Transkript

1 DEN NØDVENDIGE VIDEN To analyser af HK ernes rolle i velfærdsproduktionen i kommuner og regioner

2

3 Forord Danmark skal i de kommende år besvare en række spørgsmål, der får afgørende indflydelse på fremtidens velfærd. Blandt de allervigtigste er, hvordan vi sikrer den offentlige sektor de nødvendige hænder. I en situation med udsigt til betydelig mangel på arbejdskraft handler det blandt andet om, at alle opgaver bliver lagt i hænderne på de medarbejdere, der er bedst til at løse dem. Det er en dagsorden, HK/Kommunal har valgt at gå aktivt og konstruktivt ind i. Ikke kun af hensyn til vores medlemmer, men også fordi vi mener, at vi er en vigtig del af løsningen på de fælles problemer. Derfor har vi søsat projektet De nødvendige hænder. Formålet er at levere det bedst mulige vidensgrundlag for de diskussioner og beslutninger, der skal tages i fremtiden. Både af os selv og af politikerne. I denne rapport præsenterer vi to nye bidrag til den nødvendige viden: En arbejdsmarkedsanalyse, der dels ser nærmere på HK ernes aktuelle opgaver i kommuner og regioner, dels vurderer, hvordan behovet for administrative medarbejdere vil udvikle sig i fremtiden. Analysen er lavet af Rambøll Management. En interessentundersøgelse, hvor eksperter og repræsentanter for andre faggrupper, brugere og arbejdsgivere giver deres vurdering af HK ernes rolle i nutidens og fremtidens velfærdssamfund. Denne analyse er gennemført af Advice A/S. De to konsulentfirmaer er vores garanter for, at analyserne er udført efter professionelle standarder. Men de beslutninger, vi træffer på baggrund af denne viden, er helt og holdent vores eget ansvar. I forlængelse af denne rapport har vi udgivet hæftet 'De nødvendige spørgsmål'. Her udpeger vi fem af de temaer, der bliver særligt vigtige for vores arbejde i de kommende år og dermed også for hele den offentlige sektors og velfærdssamfundets udvikling. God læse- og diskussionslyst. Kim Simonsen Formand for HK/Kommunal Bodil Otto Næstformand for HK/Kommunal

4 Den nødvendige viden To analyser af HK ernes rolle i velfærdsproduktionen i kommuner og regioner Redaktion Ola Jørgensen, Klartekst Design Hald Engel Tryk Hertz Bogtrykkergården A/S Udgivet i forbindelse med HK/Kommunals kongres, januar 2008

5 På vej mod en servicekløft? En analyse af fremtidens arbejdsmarked for administrativt personale i kommuner og regioner. Offentlig service i forvandling Interessentundersøgelse om de nødvendige hænder s s

6 s.6

7 PÅ VEJ MOD EN SERVICEKLØFT? En analyse af fremtidens arbejdsmarked for administrativt personale i kommuner og regioner. Udarbejdet af Rambøll Management for HK/Kommunal s

8

9 1.0 Introduktion og konklusioner 1.1. Rapportens hovedspørgsmål 1.2. Udviklingen i den offentlige sektor 1.3. Konklusioner 2.0 Administration og velfærd s. 11 s. 11 s. 12 s. 14 s. 19 HK ernes rolle 2.1. Administrative niveauer 2.2 Administrative opgaver i kommunerne 2.3. Administrative opgaver i regionerne 2.4. HK ernes service i praksis 2.5 Hvordan opfattes det administrative arbejde? 2.6 Opsamling 3.0 Fremtidens behov for administrativt s. 19 s. 22 s. 24 s. 26 s. 30 s. 32 s. 33 personale 3.1. Kommunalreformen og det administrative personale 3.2. Dokumentationsopgaverne 3.3 Fordelingen af det administrative arbejde 3.4. Befolkningsudviklingen 3.5. Opsamling noter Litteraturliste s. 34 s. 41 s. 50 s. 54 s. 61 s. 63 s. 65

10

11 1.0 Introduktion og konklusioner s Rapportens hovedspørgsmål Den offentlige sektor har været i borgernes, politikernes og mediernes søgelys de sidste par år. Debatten har blandt andet handlet om, hvordan man sikrer de ældre den fornødne pleje, hvor mange elever der skal være i hver klasse i folkeskolen, og hvordan sygehusene kan nedbringe ventelisterne. Derfor har der i høj grad været fokus på vilkårene for disse institutioners medarbejdere de såkaldt varme hænder, der er i direkte kontakt med brugerne af den offentlige velfærdsservice. Debatten har sjældent berørt en række af de øvrige funktioner i kommuner og regioner, der er vigtige for at kunne yde en sammenhængende velfærdsservice. Det gælder blandt andet hele det administrative område. Derfor har HK/Kommunal bedt Rambøll Management om at kortlægge de kommunalt og regionalt ansatte HK eres rolle og betydning i den offentlige velfærdsproduktion. Konkret er Rambøll Management blevet bedt om at samle og analysere den eksisterende viden, der er relevant for at belyse følgende hovedspørgsmål:

12 Hvordan bidrager det administrative arbejde til velfærdsproduktionen? Hvordan udvikler udbud og efterspørgsel sig, når det gælder administrativt personale? Hvordan påvirker demografien og samfundsudviklingen det fremtidige behov for administrativt arbejde? I denne rapport gengives resultaterne af Rambølls dataindsamling og analyser. Inden vi præsenterer konklusionerne, er det nødvendigt med en kort introduktion til den bagvedliggende forståelse af udviklingen i den offentlige sektor og dens betydning for det administrative arbejde. s Udviklingen i den offentlige sektor Den offentlige sektor står i dag over for konstante krav om at omstille sig i takt med samfundets forventninger og behov. Det skyldes blandt meget andet en tiltagende globalisering og teknologisk udvikling, individualisering af borgernes krav og behov, øget konkurrence samt højere krav om effektivitet. (Bason 2007). Hertil kommer en række nye styringsformer i kommuner og regioner samt de ændringer, der følger af opgave- og kommunalreformen (herefter kommunalreformen). Spørgsmålet er, hvad alle disse udviklingstendenser betyder for det administrative personale. Kommunalreformen Kravene om en mere effektiv offentlig sektor er blandt andet udmøntet i kommunalreformen. Dens erklærede formål var at fremtidssikre den offentlige sektor og skabe 'en enkel offentlig sektor tæt på borgeren', der kunne forene hensynene til nærhed, kvalitet og effektivitet - blandt andet ved at samle flere opgaver tættere på borgerne og sikre større og mere bæredygtige enheder. (Regeringen 2004). Reformen har gennemgribende forandret strukturerne og opgavefordelingen i den offentlige sektor. Ønsket om effektivisering og stordriftsfordele har været afgørende i planlægningen af de nye, større kommunale enheder. Et bærende princip bag reformen har angiveligt været i højere grad at bruge rammestyring samt mål- og resultatkrav frem for at styre via detaljerede, centrale krav. Reformen har direkte ført til etableringen af større politiske enheder (kommuner og regioner), og alt tyder på, at det i de kommende år vil

13 blive fulgt af færre og større institutioner i den enkelte kommune og region. Det kan få betydning for det administrative arbejde på flere måder. Dels vil der opstå et politisk pres for at udnytte de formodede stordriftsfordele i en større, central administration. Dels vil flere af de administrative beslutninger og funktioner principielt kunne flyttes fra rådhuse og regionshuse ud på institutionerne. Det vil i givet fald give det decentrale administrative personale en endnu tættere berøring med borgere og brugere af den offentlige service. Nye styringsformer i den offentlige sektor Gennem flere årtier har den offentlige forvaltning bevæget sig i retning af den mere markedsorienterede styringstænkning, der kaldes New Public Management (NPM). Det indebærer for det første en stærkere uddelegering af ansvar og opgaver via mål- og rammestyring, for det andet et øget fokus på standarder, opfølgning, kontrol, dokumentation og evalueringer. (AKF 2006). De nye styringsformer fører også flere krav til administrationen med sig. I aftalerne mellem staten og kommunerne fremgår det direkte, at kommunerne skal dokumentere (kvaliteten af) deres indsats på borgerrettede områder som ældrepleje, folkeskole, dagtilbud og jobcentre. s.13 Problemet ved de øgede krav om dokumentation og administration er, at disse opgaver ofte lander i hænderne på faggrupper som pædagoger, plejepersonale og lærere, der ikke er uddannet til at løse dem. Dermed risikerer de administrative opgaver at stjæle tid fra de kerneopgaver, disse faggrupper egentlig er uddannet og ansat til at udføre. I dette lys er det igen blevet relevant at diskutere, hvorvidt en ny fordeling af opgaverne vil kunne forbedre den samlede offentlige service. Det kunne for eksempel indebære, at en større del af de administrative opgaver blev overladt til personale med administrative kompetencer for både direkte og indirekte at styrke den borgerrettede service. Den teknologiske udvikling Gennem en årrække er stadig flere dele af den offentlige sektor blevet digitaliseret. Det er en udvikling, it-udviklingen har gjort mulig, og som brugere og borgere har efterspurgt. For eksempel forventer borgerne, at de via nettet kan indberette deres skatteoplysninger eller skrive deres børn op til en institutionsplads osv.

14 I forbindelse med kommunalreformen blev det ofte fremhævet, at der er et potentiale for effektivisering gennem en øget digitalisering i den kommunale og regionale administration. Men én ting er, at teknologien rummer en masse muligheder, en anden sag er, hvorledes man får omsat disse muligheder til effektive kommunale og regionale løsninger. s.14 Samfundsmæssige og politiske ændringer Kravene om at effektivisere den offentlige administration afspejler også en række generelle udviklingstendenser i samfundet. Det gælder blandt andet ændringer i borgernes behov samt de økonomiske og politiske rammebetingelser, for eksempel skattestop og kvalitetsreform. Kvaliteten af de offentlige serviceydelser er for alvor kommet på dagsordenen. Det gælder både som styringsredskab og som et udtryk for borgernes forventninger om bedre service og flere individuelle valgmuligheder, der modsvarer netop deres behov og værdier. Siden 2001 har skattestoppet desuden været med til at lægge pres på den offentlige service, da det ikke har været muligt at finansiere ekstra udgifter ved at hæve skatteprocenten. I regeringens udspil til en kvalitetsreform lægges der vægt på, at kvaliteten i den offentlige sektor skal sikres ved at rekruttere flere hænder 'til nærvær og service'. Reformen lægger således op til, at kommuner og regioner flytter flere ressourcer fra administrative opgaver til den direkte serviceproduktion. (Kvalitetsreformen 2007) Konklusioner På baggrund af data og analyser kan der drages følgende konklusioner på rapportens hovedspørgsmål: Status: HK ernes rolle i velfærdsproduktionen Stort spænd i opgaverne: HK erne i kommuner og regioner løser samlet set en meget bred vifte af opgaver. Det administrative arbejde spænder lige fra sekretariatsbetjening af den øverste politiske ledelse over sagsbehandling på jobcenteret til administrative opgaver på en folkeskole. De fleste funktioner kan knyttes direkte eller indirekte til velfærdsproduktionen, selv om visse af de administrative medarbejdere

15 kun har begrænset direkte kontakt med borgere og brugere. De seneste år har stadigt flere administrative medarbejdere desuden fået borgernære opgaver. Det gælder blandt andet i borgerservicecentrene og på de decentrale institutioner. Færre HK ere i kommuner og regioner: I dag er der i alt ansat, hvad der svarer til godt HK ere i kommuner og regioner. Fra 2002 til 2007 faldt det tal med 11 %. Det afspejler, at der er blevet cirka (14 %) færre medarbejdere i den største enkeltgruppe, de kontoransatte. Overdragelsen af cirka skattemedarbejdere til staten er hovedforklaringen på dette markante fald. I samme periode er den samlede beskæftigelse i kommuner og regioner steget svagt, men det er altså ikke administration, der har fået den offentlige beskæftigelse til at stige. Prognose: behovet for administrativt personale Tvivlsomme stordriftsfordele: Det var et vægtigt argument for kommunal reformen, at større kommuner ville udløse stordriftsfordele blandt andet på det administrative område. En sammenligning af administrationsudgifter og administrativt personale i store og små kommuner viser imidlertid, at dette tilsyneladende ikke er tilfældet. Tværtimod. Større kommuner sparer ganske vist noget på de centrale administrative funktioner, men det mere end opvejes af, at de bruger flere administrative ressourcer ude på de kommunale institutioner. It frigør ikke HK-medarbejdere på kort sigt: Den teknologiske udvikling og den øgede digitalisering har i vid udstrækning ændret de administrative arbejdsopgaver i kommuner og regioner, men har ikke afgørende reduceret behovet for administrativt personale. Kun cirka en tredjedel af kommunernes it-ansvarlige vurderer således, at det seneste års it- og digitaliseringsprojekter blot 'i nogen grad' har frigivet medarbejderressourcer. Endnu færre mener, at det har reduceret omkostningerne. Det er mere sandsynligt, at både den interne og borgervendte digitalisering på længere sigt vil kunne effektivisere de administrative processer. Hvor stort dette potentiale er, vides imidlertid ikke. Dokumentationsopgaverne vokser: De nye styringsformer i kommuner og regioner har nok givet forvaltningerne mere nøjagtige styringsredskaber, men har samtidigt affødt et større behov for at indsamle, analysere, rapportere og evaluere oplysninger om indsatser og resultater i alle dele af velfærdsproduktionen. Det medfører en øget efterspørgsel på administrative kompetencer. s.15

16 s.16 Administrativ overbelastning af andre faggrupper: De nye dokumentations opgaver belaster ikke kun det administrative personale, men også de mange andre faggrupper, der bliver involveret i dem. Det gælder ofte frontpersonalet på de kommunale og regionale institutioner: lærere, pædagoger, sundhedspersonale og ikke mindst disse faggruppers nærmeste ledere. En undersøgelse blandt disse ledere viser, at et stort flertal ser det administrative arbejde som en hindring for, at de kan udøve deres faglige ledelsesopgave. På tværs af sektorer ønsker de sig generelt mere administrativ support. Pensionsbølgen ruller nu: Det forventes, at hver fjerde offentligt ansatte vil gå på pension i løbet af de næste 10 år. Og blandt HKansatte i kommuner og regioner er andelen af medarbejdere på vej mod pensionsalderen endda endnu højere end i den offentlige sektor som helhed. Blandt de to største HK-grupper kontorper sonale og lægesekretærer har 40 % af medarbejderne passeret 50 år. Markant færre praktikpladser: Kommunerne har - set over en tiårig periode mere end halveret antallet af elevpladser. Trods den klare udsigt til mangel på administrative medarbejdere har kommunerne valgt at uddanne stadig færre elever selv. Perspektiv: servicekløften vokser Sammenholdes vurderingerne af behovet for administrativ arbejdskraft med prognoserne for udbuddet, er misforholdet tydeligt. Det kan få alvorlig betydning for udbuddet af offentlig velfærdsservice, hvis ikke kommuner og regioner formår at rekruttere, uddanne og fastholde mange medarbejdere til at kompensere for de mange, der trækker sig tilbage. Det vil skulle ske på et arbejdsmarked med mindre årgange og i konkurrence med det private arbejdsmarked. Alene af den grund kommer der pres på den offentlige sektor i de kommende år. Samtidig vokser ikke blot antallet af personer, der har behov for offentlig service, men formentlig også den enkelte borgers og brugers forventninger til kvaliteten og den individuelle tilpasning af de offentlige ydelser. Fortsætter udviklingen som hidtil, styrer den offentlige sektor mod en 'servicekløft' også på det administrative område. Det vil sige en voksende forskel mellem den service, der er brug for, og den, der er hænder og hoveder til at levere.

17 Rapporten peger ikke på, hvordan der kan bygges bro over servicekløften. Den fremhæver dog, at en række positive erfaringer med en mere fornuftig arbejdsdeling såkaldt opgaveglidning mellem faggrupperne i sundhedssektoren måske kunne blive et eksempel til efterfølgelse i andre sektorer. Det ville næppe i sig selv skaffe flere medarbejdere, men til gengæld sikre, at man inden for alle faggrupper kunne udnytte de færre ansattes ressourcer og kompetencer mere effektivt. Læsevejledning Rapporten består ud over denne indledning af to kapitler: Kapitel 2 belyser det administrative personales forskellige roller i velfærdsproduktionen. Kapitel 3 ser på forholdet mellem behovet for og udbuddet af administrativt personale blandt andet i lyset af kommunalreform, digitalisering, dokumentationsopgaver, opgaveglidning og befolkningsudvikling. Bagerst i rapporten findes en liste over den anvendte litteratur. s.17

18

19 2.0 Administration og velfærd HK ernes rolle s.19 I dette kapitel går vi tættere på, hvad der ligger bag den brede betegnelse 'administrativt arbejde', der ofte bruges til at beskrive det arbejde, HK - erne udfører i kommuner og regioner. Kapitlet gennemgår HK ernes arbejdsopgaver ud fra to perspektiver: Administrative niveauer: På hvilke forskellige niveauer i den kommunale og regionale organisation udføres det administrative arbejde, og hvordan har antallet af HK-medarbejdere udviklet sig? Konkrete arbejdsområder: På hvilke faglige områder i henholdsvis kommuner og regioner er HK erne typisk beskæftiget og hvordan oplever de selv deres arbejde værdsat af kolleger, ledere og brugere? 2.1. Administrative niveauer Det administrative arbejde udføres på tre forskellige niveauer i såvel kommuner som regioner: Stabsniveau: Administrative opgaver i forbindelse med den generelle drift og styring af forvaltningen. Sektorniveau: Administrative og borgernære opgaver inden for kommuners og regioners faglige sektorer.

20 Institutionsniveau: Administrative og brugernære opgaver på kommuners og regioners decentrale institutioner. I tabel 2.1 nedenfor er denne niveaudeling vist for kommuner og regioner. Tabel 2.1: Tre administrationsniveauer i kommuner og regioner s.20 Hvem udfører de administrative serviceopgaver? Det samlede antal administrative medarbejdere udgør mindre end en femtedel af de ansatte i kommunerne og denne andel er faldende. I maj 2002 var der i kommunerne ansat, hvad der svarer til cirka årsværk. Heraf var cirka HK-årsværk og cirka AC-årsværk. Fem år senere var det samlede antal årsværk vokset med godt én procent til , mens antallet af HK ere var faldet med 11,5 % til Antallet af AC ere var næsten uændret. Det er med andre ord ikke HK ere eller andre grupper af administrative medarbejdere, der har fået

21 den kommunale beskæftigelse til at stige. figur 2.1 viser udviklingen i antallet af HK-medarbejdere i kommuner og amter/regioner. Figur 2.1: HK-medarbejdere i kommuner og amter/regioner, årsværk Figur 2.1: HK-medarbejdere i kommuner og amter/regioner, årsværk s.21 Anm.: Antal HK-ansatte i maj de pågældende år. Figuren mangler tal for 5-6 kommuner i årene Da Københavns Kommune i 2005 ikke har indberettet til Det fælleskommunale Løndatakontor, er antallet af HK-medarbejdere opgjort som gennemsnittet af 2004 og I 2006 er antallet af ansatte i Københavns Kommune korrigeret for kommunalreformen. Kilde: Det fælleskommunale Løndatakontor, Offentligt Ansattes Organisationer. Egen fremstilling. Som figuren viser, faldt antallet af HK-medarbejdere i kommuner og amter jævnt med cirka 800 personer årligt i perioden Overflytningen af cirka HK-medarbejdere og -ledere fra kommuner til staten i forbindelse med flytningen af skatte- og inddrivelsesopgaverne i 2005 slår først igennem i 2006-tallene. Her er antallet af HK-årsværk faldet med til Regnes de fra, er der tale om en lille opbremsning i de foregående års fald. Og fra 2006 til 2007 stiger antallet af HK ere en smule blandt andet som en følge af kommunalreformen. Men der er stadig et stykke op til niveauet fra I opgørelsen af det administrative personale tager vi udgangspunkt i HKmedarbejdere - ikke i akademikere eller andre faggrupper. Desuden har

22 vi medtaget samtlige HK ere uanset deres stillingsbetegnelse og uanset, om de er ansat centralt eller decentralt i forvaltningen. Tabel 2.2 viser fordelingen af årsværk mellem henholdsvis kontorpersonale og chefer og andet personale. Bemærk, at tallene ikke omfatter regionerne. Tabel 2.2. Antallet af HK-årsværk Tabel i kommunerne, 2.2. Antallet af HK-årsværk i kommunerne, s.22 Kilde: fldnet og egne beregninger. Samlet set har der fra 2002 til 2007 været et fald i antallet af HK ere på 11 % Dette er fordelt med et fald på 14 % i antallet af kontorpersonale og chefer og en stigning på 32 % i de andre og langt mindre personalegrupper. Kommunerne har med andre ord i denne periode prioriteret HK-ressourcer væk fra kontorområdet. Som nævnt kan størstedelen af faldet i kontorpersonalet (cirka 70 %) tilskrives virksomhedsoverdragelsen af skatteområdet til staten. 2.2 Administrative opgaver i kommunerne Stabsfunktioner Når man taler om den kommunale administration, er det oftest stabsfunktionerne, man fremhæver. På dette niveau er spændvidden i opgaverne meget stor. Her udføres opgaver lige fra HR- og personaleopgaver til sekretariatsbetjening, økonomi og it. Fælles for disse funktioner er, at de i høj grad understøtter styringen af forvaltningen og sørger for, at den daglige drift kan fungere.

23 Sektorfunktioner Ofte er der mindre bevågenhed om de administrative funktioner, der varetages på de enkelte sektorområder og ofte indebærer en højere grad af borgerkontakt. Det er her HK erne sagsbehandler, modtager borgerhenvendelser og udfører en række andre opgaver, der forbinder borgeren med den kommunale/regionale forvaltning. Nedenfor gives en række eksempler på det administrative arbejde på forskellige sektorområder: Borgerservice: Borgerservicecentrene er i stigende grad blevet borgernes og virksomhedernes hovedindgang til den offentlige sektor. Her kan man løse en bred vifte af vejledningsopgaver og foretage lettere sagsbehandling. Det gælder for eksempel spørgsmål og opgaver inden for folkeregistrering, pension og boligstøtte. Desuden overtog centrene i januar 2007 politiets ekspeditionsopgaver med at udstede pas og kørekort. På skatteområdet foretager kommunerne ikke længere egentlig skatteligning, men yder vejledning om skat, moms og afgifter. Borgerbetjeningen på skatteområdet varetages typisk af HK ere i borgerservicecentrene. I nogle kommuner klarer centrene op mod 80 % af alle henvendelser. Medarbejderne er typisk HK ere, der har specialiseret sig inden for (borger)service. Miljø og teknik: Miljøkontrollen i Danmark varetages af en bred vifte af medarbejdergrupper - blandt dem miljøteknikerne, der kontrollerer og rådgiver virksomhederne. De står også for sagsbehandlingen af ansøgninger om diverse miljøgodkendelser, for eksempel spildevandsgodkendelser og miljøgodkendelser i landbruget. Miljøkontrollen i Danmark har klare regler for svarfrister, når borgere og virksomheder henvender sig eller ansøger. Flere og flere kommuner opretter en kvikskranke, hvor bygge- og boligsagsbehandlere vejleder i den første dialog, inden ansøgningen bliver til en egentlig sag. Social- og beskæftigelsesområdet: På socialområdet varetages en lang række opgaver i relation til de udsatte grupper i samfundet. Det drejer sig om boligstøtte, hjælp til børn og unge, kontanthjælp osv. En del af socialområdets opgaver er nu placeret i regi af de nye jobcentre, hvor konsulenter formidler job til arbejdssøgende og hjælper virksomheder med at få den rette arbejdskraft. Desuden rådgiver jobcenterkonsuleterne virksomheder og ansatte om job- og uddannelsesmuligheder i forbindelse med større afskedigelsesrunder. Endelig besøger jobcenterkonsulen terne lokalområdets virksomheder for at afdække deres behov og vejleder om de arbejdsmarkedspolitiske ordninger, virksomheden kan gøre brug af. En stor del af jobcentrenes medarbejdere er HK ere. s.23

24 Erhvervsservice: Den kommunale erhvervsservice retter sig blandt andet mod service i forbindelse med gå-hjem-møder, foredrag, netværksdannelse, kursustilbud, nyhedsbreve, markedsføring af by og region, informationsaktiviteter, henvisning til samarbejdspartnere, virksomhedsbesøg og individuel sparring omkring tilskudsordninger, eksport, finansiering og ledelse. Ældreservice: Kommunerne sørger for, at man som pensionist får de ydelser, man har ret til. Det drejer sig om pension og boligstøtte samt en række andre helbredstillæg. Også plejehjem og lokalcentre for ældre drives af kommunen. De administrative opgaver rummer dermed både borgerhenvendelser og rådgivning, men også sagsbehandling og administration knyttet til driften af centre og institutioner. s.24 Gennemgangen ovenfor illustrerer spændvidden i HK-medarbejderes opgaver i den kommunale sektor på sektorniveau. Hvordan opgaverne konkret er organiseret, varierer fra kommune til kommune. Men i alle kommuner serviceres borgere og virksomheder direkte eller indirekte af det administrative personale på sektorniveau. Decentrale funktioner Det tredje administrative niveau i kommunerne er de opgaver, der er placeret decentralt, dvs. ude på skoler, plejehjem, biblioteker m.v. I disse opgaver er HK erne tæt på brugerne, selv om de primært stadig løser administrative opgaver. På biblioteksområdet er HK ere for eksempel ikke blot ansvarlige for udlån, men også involveret i en række andre vidensfunktioner. Det kan for eksempel være bibliotekets hjemmeside, offentlige arrangementer m.v. På skoler, plejehjem, dag- og døgninstitutioner m.v. skal der løses en voksende mængde administrative opgaver inden for regnskab, dokumentation, rapportering m.v. På nogle institutioner varetager ledelsen og det faglige personale selv disse opgaver. På andre har man ansat en eller flere HK ere som administrativ support. Denne opgaveglidning vender vi tilbage til i kapitel Administrative opgaver i regionerne Kommunalreformen har medført, at amternes tidligere opgaver nu enten er overført til staten, kommunerne eller de nydannede regioner.

25 Forskydningerne er illustreret i figur 2.2. De tidligere amter har afgivet opgaver til både staten og kommunerne. Til staten har man overført opgaver vedrørende ungdomsuddannelserne, det overordnede vejnet samt en række miljø- og planlægningsopgaver. Figur 2.2: Hovedtræk i kommunalreformens opgaveflytninger Figur 2.2: Hovedtræk i kommunalreformens opgaveflytninger s.25 Til kommunerne har man overført ansvaret for de tidligere amtsveje samt dele af amternes social-, sundheds-, natur- og miljøopgaver. Tilbage står følgende primære opgaver for regionerne: Sundhed: Regionerne har ansvaret for sundhedsvæsenet, herunder sygehusene, den behandlende psykiatri og praksissektoren. På dette område udgør lægesekretærerne en væsentlig del af HK-arbejdskraften. Journalføring har tidligere været en dominerende del af lægesekretærernes arbejde, men i de senere år er det dokumenteret, at deres opgaveportefølje er langt bredere. Den omfatter blandt andet en lang række koordinerende og kommunikerende funktioner. Social- og socialpsykiatriområdet: Regionerne driver og administrerer en række institutioner inden for det sociale og socialpsykiatriske område. Regional udvikling: Under den brede betegnelse regional udvikling hører opgaver i forbindelse med blandt andet erhverv, beskæftigelse og miljø. Også de regionale vækstfora er placeret i regionernes regi. Kollektiv trafik: Regionerne fik i forbindelse med strukturreformen ansvaret for oprettelsen af trafikselskaber, herunder både den kollektive trafik og amtsbanerne, der ikke er overgået til staten.

26 Inddelingen af disse opgaver i stabs-, sektor- og institutionsniveau fremgår af tabel HK ernes service i praksis For at anskueliggøre indholdet af det administrative arbejde præsenterer vi i dette afsnit konkrete eksempler på HK-arbejde på tre kommunale arbejdspladser: I Borgerservicecenteret i Skanderborg Kommune På Pensions- og Boligstøttekontoret i Århus Kommune I Borgerservicecenteret i Albertslund Kommune. s.26 a) Bredspektret og personlig borgerservice Borgerservicecenteret i Skanderborg servicerer den sammenlagte kommunes godt borgere. Centeret har 20 medarbejdere, når man tæller lederne med. Det er kommunens ansigt udadtil, men fungerer også som bindeled til kollegerne i de øvrige forvaltninger. Mange henvendelser skal nemlig ledes videre til andre videnspersoner i kommunen. HKmedarbejderen Nancy Bank-Jensen formulerer kernen i borgerserviceopgaven således: 'Vi yder ikke blot regelstyret administration, men vurderer den enkelte borgers situation. Det kræver både kendskab til reglerne og evnen til at møde borgerne på deres præmisser.' Figur 2.3 viser bredden i arbejdsopgaverne, og hvor meget tid der forholdsmæssigt går med henvendelser på centerets syv hovedområder: skat, familieydelse, folkeregister, sygesikring, kørekort, pas og vielser. Kategorien diverse dækker henvendelser uden for de syv områder. Desuden vedrører en del henvendelser andre fagsekretariater. Ud over at løse de konkrete opgaver fungerer centeret også som 'en lyttepost', der kan opfange borgernes signaler og eventuelle utilfredsheder og formidle indtrykkene videre i forvaltningen og det politiske system. At borgerservicen bygger på direkte kontakt mellem borger og kommune, viser opgørelsen over arbejdstiden fordelt på henvendelsernes form. Personlige henvendelser lægger beslag på tre fjerdedele af den arbejdstid, der går med at besvare henvendelser. Den sidste fjerdedel går med telefoniske henvendelser. Under én procent udgøres af henvendelser per eller post.

27 Figur 2.3: Borgerhenvelser fordelt på emner, Borgerservicecenteret i Skanderborg, oktober Figur 2.3: Borgerhenvendelser fordelt på emner, Borgerservicecentret i Skanderborg, oktober s.27 Kilde: Borgerservicecentret i Skanderborg b) Den selvfølgelige og borgernære service Pensions- og Boligstøttekontoret i Århus Kommune er et eksempel på en borgernær administration, hvor der både indgår direkte borgerservice samt administration og sagsbehandling. Kontoret sørger for at udbetale pension, boligstøtte, forskellige personlige tillæg m.m. Kontoret har 25 sagsbehandlere, to teamledere og en konsulent. Det erklærede mål for indsatsen er 'en god og færdigbehandlet borgerservice', hvor den enkelte sagsbehandling så vidt muligt afsluttes, når borgeren henvender sig. Kontorchef Henning Christensen siger om kontorets administrative ydelser: 'Vi leverer alt det, som borgeren tager for givet i den tredje alder.