Deltagere: Jens Andersen (formand), Marianne Evers, Kim Leck Fischer, Jenny Heinrichs, Margit Siig Mortensen, Jes Hansen, Dorethe Bay Christiansen.

Transkript

1 Referat Møde i Personalepolitisk Underudvalg Deltagere: Jens Andersen (formand), Marianne Evers, Kim Leck Fischer, Jenny Heinrichs, Margit Siig Mortensen, Jes Hansen, Dorethe Bay Christiansen. Sekretariat: Karin Winther Afbud fra Gunhild Krogager Carlsson Alnaz Sarraf, Koncern HR deltog under punkt 5. Side 1 af 16

2 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Revision af Region Sjællands rygepolitik Revision af retningslinje vedrørende brug af arbejdsdragt i Region Sjælland7 5. Udbredelse af personalepolitisk grundlag Drøftelse af forslag til sammenhæng i regionens målinger/evalueringer Gensidig orientering Eventuelt Side 2 af 16

3 Møde i Personalepolitisk underudvalg Sag nr.: 1 Journalnummer: Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Side 3 af 16

4 Møde i Personalepolitisk underudvalg Sag nr.: 2 Journalnummer: Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra møde i Personalepolitisk underudvalg den 13. november Personalepolitisk underudvalgs behandling Referatet blev godkendt. Side 4 af 16

5 Møde i Personalepolitisk underudvalg Sag nr.: 3 Journalnummer: Revision af Region Sjællands rygepolitik Resumé Med baggrund i lov om røgfri miljøer, der trådte i kraft den 15. august 2012, vedtog MED-Hovedudvalget justeringer til Region Sjællands principper for rygepolitik den 2. november I den forbindelse har PPU den 13. november 2012 drøftet den forskelligartede udmøntning af principperne. Medarbejderne finder det uhensigtsmæssigt, at reglerne håndteres forskelligt på regionens matrikler. Den 22. november 2012 drøftede koncernlederne på koncernlederseminar den uensartede udmøntning af Region Sjællands principper for rygepolitik. Sagsfremstilling/bilag I forlængelse af de hidtidige drøftelser lægges der op til at ensrette Region Sjællands rygepolitik på alle regionens arbejdspladser. Formålet med rygepolitikken er at forebygge, at nogen ufrivilligt udsættes for passiv røg. Det foreslås, at Region Sjællands overordnede princip fremover er, at Region Sjællands arbejdspladser er røgfri og rygning er ikke tilladt i arbejdstiden. Det vil sige, at det ikke er tilladt for medarbejdere at ryge i regionens bygninger, i regionens køretøjer og på regionens udendørsarealer. Arbejdstiden regnes fra man er møder til man går hjem, og det ikke muligt at flekse ud for at ryge. For patienter, brugere, beboere, borgere, gæster o.a. gælder fortsat, at rygning ikke er tilladt indendørs med mindre andet er bestemt i henhold til lov om røgfri miljøer. Såfremt ledelsen lokalt anviser områder for rygning i det fri, for det nævnte grupper, må det ikke være i umiddelbar nærhed af indgange til regionens bygninger. Med forslaget er der ikke længere mulighed for en lokal udmøntning af rygepolitikken på den enkelte arbejdsplads. Ledelsen kan dog lokalt regulere rygepolitikken, hvor medarbejdere ifølge deres overenskomst har selvbetalt frokostpause og hvor medarbejdere har arbejdstid over flere døgn (f.eks. i samvær med brugere og beboere). Bilag 1: Udkast til rygepolitik Side 5 af 16

6 Bilag 2: Eksempel på udmøntning rygepolitik kampagnemateriale fra Sygehus Syd At Personalepolitisk underudvalg drøfter udkast til rygepolitik i Region Sjælland Personalepolitisk underudvalgs behandling Medarbejdersiden kvitterede for, at e-cigaretter specifikt er nævnt i rygepolitikken. Medarbejdersiden foreslog følgende præciseringer i politikken: At medarbejdere, der har betalt frokostpause, ikke må forlade arbejdspladsen for at ryge. At medarbejdere, der ryger i selvbetalte frokostpauser, skal skifte til privat tøj, hvis de forlader matriklen for at ryge. Den reviderede rygepolitik sendes til endelig godkendelse i MED- Hovedudvalget. Side 6 af 16

7 Møde i Personalepolitisk underudvalg Sag nr.: 4 Journalnummer: Revision af retningslinje vedrørende brug af arbejdsdragt i Region Sjælland Resumé På møde i Personalepolitisk Underudvalg den 13. november redegjorde medarbejdersiden for, at det er en udfordring, at ansatte og patienter bliver påvirket af dufte - særligt set i lyset af at mange udvikler allergi overfor parfume. Tidligere blev forholdet reguleret i uniformsregulativet. I dag er der ingen formulering om brugen af parfume i beklædnings- og fremtoningspolitikken eller retningslinje vedrørende brug af arbejdsdragt i Region Sjælland. Det blev aftalt på mødet i Personalepolitisk Undervalg den 13. november, at der på det kommende møde i Personalepolitisk underudvalg skal drøftes konkrete tilføjelser i politikken/retningslinjen om brugen af parfume. Sagsfremstilling/bilag Sekretariatet har indarbejdet den ønskede ændring i udkast til justeret retningslinje vedrørende brug af arbejdsdragt i Region Sjælland. Bilag 3: Sjælland. Justeret retningslinje vedrørende brug af arbejdsdragt i Region At Personalepolitisk underudvalg drøfter justeret retningslinje vedrørende brug af arbejdsdragt i Region Sjælland. Personalepolitisk underudvalgs behandling Der var enighed om, retningslinjen giver såvel medarbejdere og patienter en god beskyttelse i forhold til medarbejderes brug af parfume. Side 7 af 16

8 Den reviderede retningslinje vedrørende brug af arbejdsdragt i Region Sjælland sendes til godkendelse i MED-Hovedudvalget. Side 8 af 16

9 Møde i Personalepolitisk underudvalg Sag nr.: 5 Journalnummer: Udbredelse af personalepolitisk grundlag Resumé MED-Hovedudvalget godkendte den 17. december 2012 business case vedrørende en dialogproces om MED-aftalen. Som en del af dette projekt iværksættes initiativer, der kan være med til at udbrede kendskabet til Region Sjællands personalepolitiske rammer, herunder regionens personalepolitikker. Sagsfremstilling/bilag For at øge kendskabet til de eksisterende personalepolitikker foreslås følgende: 1)Udarbejde en elektronisk publikation (også kaldet e-paper eller e-magasin (eksempelvis via Ipaper)) med interaktive funktioner, video og lyd (rich media). Det interaktive e-magasin anvendes som temamagasin ift. personalepolitiske emner, der er i fokus. Links til eksempler på e-magasiner: ) Konvertere Region Sjællands personalepolitikker til online publikationer (ligesom Esset) Se bilag for uddybning. Bilag: Udbredelse af Region Sjællands personalepolitiske grundlag At Personalepolitisk underudvalg drøfter forslag til udbredelse af Region Sjællands personalepolitiske grundlag Personalepolitisk underudvalgs behandling Koncern HR præsenterede eksempler på e-magasiner på mødet. Side 9 af 16

10 Der var enighed om, at mediet e-magasiner vil understøtte udbredelsen af Region Sjællands personalepolitiske grundlag på en meget levende og tidssvarende måde. Særligt vil eksempler på anvendelse af politikkerne medvirke til videndeling og give inspiration til det lokale arbejde. Medarbejdersiden fremførte, at det er vigtigt, at der sideløbende med udarbejdelsen af e-magasiner, sker gennemgang af berørte politikker mhp. standardisering og gennemskrivning i forhold til redaktionelle ændringer. Ændringer i selve indholdet i politikkerne godkendes i MED-Hovedudvalget. Side 10 af 16

11 Møde i Personalepolitisk underudvalg Sag nr.: 6 Journalnummer: Drøftelse af forslag til sammenhæng i regionens målinger/evalueringer Resumé MED-Hovedudvalget har i forbindelse med evalueringen af ledelsesevalueringen besluttet, at det skal undersøges, om Regions Sjællands 3 målinger (Trivselsmålingen, APV og ledelsesevaluering) med fordel kan afvikles samlet. Det skal undersøges fordi, der er et sammenfald mellem de 3 målinger på flere områder, f.eks. i forhold til spørgsmål, gennemførelsesmetode, afviklingstidspunkt og opfølgningsproces. MED-Hovedudvalget drøftede på mødet den 29. januar 2013 en sammenlægning af de tre målinger. Det blev aftalt også at beskrive en supplerende model, hvor der gennemføres APV for sig, mens ledelsesevalueringen og trivselsmålingen sammenlægges. De 2 forslag skal tilgodese, at ledelsesevalueringen og trivselsmålingen kan gennemføres i ulige år og APV gennemføres i lige år. Sagsfremstilling/bilag Nedenstående figur illustrerer en proces, der gør det muligt at gennemføre en samlet dataindsamlingsproces og samtidig gøre det muligt at adskille data i forhold til opfølgningsprocesserne for APV, Trivsel og Ledelsesevaluering (i forskellige rapporter på samme måde som man kan nu). I den forstand tilgodeser forslaget de bekymringer, der måtte være i forhold til manglende grænser mellem de forskellige målinger. Samtidig vil en samlet gennemførelse begrænse tidsforbruget på besvarelser af flere spørgeskemaer. At man indsamler data i én proces betyder, at man efterfølgende kan vælge om man vil udtrække APV-data, LEV-data eller trivsel-data. Det betyder, at man ikke behøver at tage stilling til, om man skal sende 3 (- alle undersøgelse hver for sig) eller 2 undersøgelser (APV alene og LEV og Trivselsundersøgelsen slået sammen) ud. Side 11 af 16

12 Indsamling af data i en proces, betyder ikke, at man er tvunget til en bestemt opfølgningsproces. Når data på de forskellige områder er samlet kan man selv vælge, hvilke data og hvilken proces, man vil gennemføre. For at kunne samle data på en gang, er vi naturligvis nødt til at mærke og rense spørgsmålene, så man undgår gentagelser og efterfølgende kan trække rapporter ud, som kun handler om APV-spørgsmål, Trivselsspørgsmål og/eller LEV-spørgsmål. ene skal gennemsgås og overlab fjernes. I forhold til ønsket om at kunne gennemføre APV og LEV/Trivselsundersøgelser forskudt hvert andet år betyder det, at den samlede dataindsamling skal gennemføres hvert år og, at man selv vælger om man vil trække APV-data ud det ene år og LEV/Trivsels-data ud det næste. Uanset valg af model kan der gennemføres en selvstændig trivselsmåling i 2013, såfremt MED-Hovedudvalget ønsker det. Anonym LEV Personlig Undersøgelsesområder Psykisk APV Fysisk APV TRI. Psykisk APV Psykisk arbejdspladsvurdering TRI. - Trivselsmåling LEV - lederevaluering Fysisk APV Fysisk arbejdspladsvurdering Undersøgelsen / data Filtrering Rapporter -flere muligheder, f.eks. APV for sig og LEV og Trivsel lagt sammen Rapport om: Psykisk APV Rapport om: LEV Rapport om: TRI. Rapport om: TRI. LEV Rapport om: Psykisk APV TRI. LEV Rapport om: Fysisk APV Fysisk/Psykisk APV Ad-hoc Opfølgning Opfølgning Opfølgning Opfølgning Opfølgning Opfølgning Opfølgning Opfølgning Side 12 af 16

13 Indstilling: At Personalepolitisk underudvalg drøfter forslaget til sammenlægning af regionens målinger at Personalepolitisk underudvalg anbefaler MED-Hovedudvalget at beslutte en samlet dataindsamlingsproces (- eventuelt hvert år) med mulighed for at adskille data i forhold til opfølgningsprocesserne for APV, Trivsel og Ledelsesevaluering (i forskellige rapporter på samme måde som man kan nu). Personalepolitisk underudvalgs behandling Medarbejdersiden tilkendegav, at sammenlægningen af dataindsamlingen understøtter det efterspurgte om, at medarbejderne ikke udspørges flere gange inden for kort tid i stort set enslydende spørgsmål. Målet er af effektivisere dataindsamlingen og samlet set begrænse antallet af spørgsmål. Medarbejderside fremførte følgende under drøftelsen: Region Sjælland har ikke selv formuleret alle spørgsmål. Det skal sikres at Region Sjælland lever op til relevante spørgeguider fra NFA og andre, herunder kan leve op til forpligtelserne i forhold til benchmarking. Det bør overvejes, om sammenlægningen af målingerne ikke skal være anledning til en ensretning i forhold til anonymiteten. I dag er det forskelligt om svar vedrørende Psykisk Arbejdsmiljø er anonyme. ene skal være formuleret, så det er klart for medarbejderne om det handler om generel trivsel eller spørgsmål vedrørende ledelsen. Der vil blive gennemført trivselsmåling ultimo 2013 uanset om det kan ske efter ny model (med dataindsamlingen sammenlagt) eller som hidtil. Afklaring herom sker inden sommerferien. Sammenhæng i regionens målinger/evalueringer drøftes på møde i MED- Hovedudvalget den 3. april Personalepolitisk underudvalg er enige i, at der kan arbejdes videre med den foreslåede model. Det blev aftalt, at Koncern HR fremlægger sagsfremstillingen vedrørende sammenhæng i regionens målinger på kontaktudvalgsmødet den 20. marts Side 13 af 16

14 Møde i Personalepolitisk underudvalg Sag nr.: 7 Journalnummer: Gensidig orientering Projekt Mening og Sundhed I forlængelse af Regionsrådets beslutning om at sygefraværet i regionen skal ned med 10 % i løbet af 2013, besluttede MED-Hovedudvalget på mødet den 29. januar 2013 at støtte projektet "Mening og Sundhed" med 2 millioner kr. fra arbejdsmiljøpuljen. Projektet kan opfattes som en tværgående kampagne med forskellige tilbud, der kan inspirere regionens ledere og medarbejdere i deres arbejde med at realiseret målsætningen lokalt. Omdrejningspunktet for kampagnen vil være alle de faktorer, der har en entydig effekt på sænkning af sygefraværet. På nuværende tidspunkt er Koncern HR i gang med at definere rammerne for projektet, samt udvikle ideer til, hvilke tilbud, der skal udvikles og gennemføres i løbet i projektperioden. Det første skridt er ansættelse af 2 projektmedarbejdere. Stillingen er slået op internt i regionen, og der er afholdt samtaler den 19. januar Da det ikke er muligt at besætte begge stillinger med interne folk, fortsættes rekrutteringen i et eksternt opslag. Den proces forventes afsluttet medio marts. Derudover planlægges der et stort Kick off -seminar den 21. maj 2013 for MED-organisationen, ledere og medarbejdere i regionen. Målet med seminaret er, at præsentere projektet og involvere organisationen, herunder opnå dialog om hvilke tiltag, der kunne være brug for i projektet. Forfatter, foredragsholder og trivselsekspert Henrik Krogh er hyret til seminarets eksterne oplæg. Henrik Krogh sætter fokus på de faktorer, der kan gøre os langtidsfriske, og få os til at trives. Han er ekspert på arbejdsglæde, trivsel, motivation, Work Life Balance, forebyggelse af stress, nedbringelse af sygefravær og ledelse under forandringsprocesser. Når projektets projektgruppe er etableret, og projektmedarbejderne er ansat, vil det første mål være at skitsere et overordnet program, som skal formidles i løbet af de næste par måneder. Derudover arbejdes der på at markedsføre dette program i alle relevante personalepolitiske sammenhænge. Side 14 af 16

15 Personalepolitisk underudvalgs behandling Projekt Mening og Sundhed Supplerende forklarede ledelsessiden, at MED-Hoveudvalget er styregruppe for dette projekt. Det er ledelsens forventning, at projektet vil være et fast punkt på dagsordenen ved MED-Hovedudvalgets møder i Side 15 af 16

16 Møde i Personalepolitisk underudvalg Sag nr.: 8 Journalnummer: Eventuelt Der blev spurgt til, om og hvordan rådighedsvagter skal medregnes, når medarbejderen opgør de 300 timers natarbejde på et år, der indbærer at medarbejderen tilbydes en helbredskontrol. Når antal timers natarbejde skal opgøres, tæller rådighedsvagter med time for time i natperioden. Side 16 af 16