Standardiseret portalløsning styrker samarbejde og effektivitet for Media Giant

Transkript

1 Microsoft Office System Case-study med kundeløsning Standardiseret portalløsning styrker samarbejde og effektivitet for Media Giant Oversigt Land eller område: USA Branche: Medier og underholdning Kundeprofil MTV Networks, en afdeling under Viacom, er en global underholdningsvirksomhed med mærker som f.eks. MTV, VH1, Nickelodeon, Nick at Nite, COMEDY CENTRAL og TV Land. MTV Networks har medarbejdere og har base i New York City. Forretningssituation Virksomhedens tidligere portalinfrastruktur anvendte it til at udgive nyt indhold og krævede en omfattende indsats fra it-medarbejderne. Løsning MTV Networks har valgt Microsoft Office SharePoint Server 2007 som standard, og dette system hoster i dag intranet hos MTV Networks og Viacom foruden mange websteder. Fordele Forbedret kommunikation og samarbejde Øget it-effektivitet Miljø, der kan udvides "Vi er først og fremmest en indholdsvirksomhed, og Office SharePoint Server gør det lettere for os at håndtere overflytningen til et digitalt miljø." Joe Simon, Senior Vice President og Chief Information Officer, MTV Networks Som underholdningsvirksomhed skal MTV Networks sikre sig, at ideer og indhold kan flyde frit. Virksomhedens tidligere portalinfrastruktur var ikke tilfredsstillende, eftersom slutbrugerne ikke kunne udgive deres eget indhold. MTV Networks valgte Microsoft Office SharePoint Server 2007 som standard, og derefter har virksomheden taget en ny intranetportal, en Viacomvirksomhedsportal, samt flere websteder i anvendelse. Udgivelse af indhold ved hjælp af selvbetjening gør det muligt for grupper i hele virksomheden at kommunikere bedre med hinanden, mens bedre samarbejds- og søgefunktioner gør det lettere for globale medarbejdere at finde og dele oplysninger. Med Office SharePoint Server har MTV Networks alle fordelene ved en standardiseret portalplatform, der giver virksomheden nye pålidelige, skalerbare og rentable funktioner, som vil dække behovene i virksomheden i mange år fremover.

2 "I dag kan vi samarbejde globalt, ikke kun omkring delingen af indhold, men også omkring udarbejdelsen af indholdet." Joe Simon, Senior Vice President og Chief Information Officer, MTV Networks Situation Som førende global underholdningsvirksomhed når Viacom ud til mere end 508 millioner husstande i 161 lande og områder i hele verden via fjernsynsprogrammer, spillefilm og digitale medier. MTV Networks, Viacoms største afdeling, omfatter mærker til private forbrugere som f.eks. MTV, VH1, Nickelodeon, Nick at Nite, COMEDY CENTRAL og TV Land. MTV Networks er nødt til at sikre den frie strøm af ideer og indhold, hvis den fortsat vil være en konkurrencedygtig virksomhed. "I vores branche handler succes især om kreativitet om at få de gode ideer," siger Dave Mitchell, Vice President for Application Development hos MTV Networks. "Hvis du vil bevare kontakten til dit publikum, skal du hele tiden forny dig, og det kræver, at folks ideer bliver inddraget i en større vidensbase." Med henblik på at forbedre kommunikationen og samarbejdet tog MTV Networks i 2002 en virksomhedsintranetportal i anvendelse, som var baseret på Plumtree Software. Inden for fem år var afdelingen imidlertid vokset så meget, at denne portal ikke længere var tilstrækkelig. "Vores førstegenerationsportal var fantastisk til at håndtere kommunikation på tværs af afdelingen," siger Mitchell. "Men i takt med at tiderne forandrede sig, forandrede vores behov sig også, idet vores medarbejdere havde brug for at kunne kommunikere og samarbejde direkte med hinanden i et digitalt medie. Det er ikke altid let at placere mennesker i et rum, føre en samtale og få udrettet noget, især når den ene person sidder i Frankrig, mens den anden sidder i Singapore." En af udfordringerne var problemerne med at udgive nyt indhold. "Det var kun itmedarbejdere, der kunne udgive nyt indhold," siger Mitchell, "og én enkelt gruppe kunne ikke holde alle andre i afdelingen orienterede og i kontakt med hinanden. Indholdet på portalen blev degraderet i en sådan grad, at noget af det var flere år gammelt, og den mest besøgte destination var kantinens menukort." I kraft af portalens begrænsninger begyndte mange grupper at etablere deres egne portalløsninger. "Vi havde portaler fra flere forskellige forhandlere, foruden de hjemmelavede af slagsen," siger Brian Amirian, Vice President of Server and Storage Technologies hos MTV Networks. "Det gav problemer med sikkerhedskopiering, gendannelse og skalering, og der blev brugt alt for meget tid på vedligeholdelse og support. Vi havde brug for én samlet portalløsning, som kunne understøtte hele afdelingen." Løsning MTV Networks vælger Microsoft Office SharePoint Server 2007 som standard, og derefter fik afdelingen en ny intranetportal. Udgivelse af indhold ved hjælp af selvbetjening og gode samarbejdsværktøjer har forbedret kommunikationen og gjort slutbrugerne mere produktive, samtidig med at den samlede, underliggende infrastruktur forbedrer it-effektiviteten og minimerer omkostningerne. "Alle har haft samme vision for en ny portalplatform," siger Mitchell, "idet vi ønskede os en løsning, hvor alle dele passede sammen, så den var let at arbejde med for medarbejderne, og vi derfor kunne placere ansvaret for administrationen af indholdet hos slutbrugerne. Vi overvejede en portalløsning fra en anden leverandør, men den ville stadig have krævet en central styring. En anden afgørende faktor var, at vi altid har været storforbrugere af Microsoftsoftware, og Office SharePoint Server 2007 gav mulighed for en problemfri integration med resten af vores it-infrastruktur."

3 "Office SharePoint Server 2007 har muliggjort en problemfri integration med resten af vores it-infrastruktur." Dave Mitchell, Vice President of Application Development, MTV Networks MTV Networks hoster flere steder på samme installation af Office SharePoint Server 2007: MTV Networks-intranet, som blev taget i anvendelse i juni 2007 og i øjeblikket understøtter alle interne medarbejdere i afdelingen. Viacoms virksomhedsintranet, som blev taget i brug nogle få måneder senere og anvendes af ca. 200 medarbejdere i Viacoms virksomhedsorganisation. Websteder, f.eks. Viacom.com og TVLandPress.com, som understøtter kommunikation med eksterne grupper som f.eks. investorer, analysefirmaer og pressen. Hele Office SharePoint Server-infrastrukturen er placeret på bare otte servercomputere, hvor Windows Server operativsystemet er installeret. Indhold gemmes i en databaseserverklynge, som anvender Microsoft SQL Server databasesoftware. Administration af indhold med selvbetjening I valget af portalløsning stod kravet om selvbetjening i administrationen og udgivelsen af indhold meget højt på listen. "Vi havde brug for at kunne placere ejerskabet og ansvaret for indholdet hos virksomhedskunderne, som foretrækker at administrere deres eget indhold," siger Mitchell. "Med Office SharePoint Server 2007 kan de udgive deres eget indhold ved hjælp af et lokalt redigeringsmiljø med integrerede arbejdsgange for godkendelse af indholdet og styring af, hvem der har adgang til indholdet. Sikkerhedsfunktionerne i Office SharePoint Server vejede meget tungt for os, fordi brugerne skal kunne stole på, at indholdet kun er tilgængeligt for de tilsigtede modtagere. Andre produkter kunne have gjort det muligt for os som it-organisation at styre, hvem der har adgang til hvad, men Office SharePoint Server gjorde det muligt at placere denne kontrol hos virksomhedsbrugerne, så vi kunne trække os helt ud af den daglige drift." Afdelingens nye intranetportal hoster mere end 110 steder for forskellige grupper, hvor alle har ret til at administrere deres eget indhold, på samme måde som virksomhedsejerne af Viacoms virksomhedsintranet og websteder. "Hvert sted har typisk to eller tre administratorer i virksomhedsgruppen, som er ansvarlige for administration og udgivelse af indholdet," siger Mitchell. "De kender deres eget indhold, og når de har brug for at udgive noget, kan det ske hurtigt. En ekstra fordel ved at bruge Office SharePoint Server til både intranet- og websteder er, at virksomhedsgrupper, som ejer én af hver stedtype, kan anvende samme funktioner til administration af indholdet til begge." Let samarbejde og adgang til oplysninger MTV Networks havde også brug for at have ét samlet sted, hvor medarbejderne kunne dele og finde oplysninger. "Ud over indholdsudgivelsen var slutbrugernes krav både store og små," siger Mitchell. "Der var behov for at samle brugerne på tværs af kloden, så de kunne samarbejde og dele gode ideer uden at være begrænset af geografiske eller organisatoriske grænser. Uanset om personen arbejder med markedsføring, salg eller forskning, kan vedkommende nu gå til samarbejdssteder, hvor brugerne kan dele oplysninger og samarbejde på mange forskellige måder, herunder arbejdsområder for dokumentudarbejdelse, møder, wikis, blogs m.m. Vi har mere end 150 af disse steder i dag, og antallet vokser hurtigere end nogen sinde." Da MTV Networks spurgte sig selv, hvilke samarbejdsfunktioner der var brug for, kom en del af svaret fra det hurtigt voksende antal Windows SharePoint Services-steder, som på det tidspunkt var oppe på ca. 60 steder.

4 "Standardiseringen med Office SharePoint Server har givet stordriftsfordele. Der er ikke blot færre servere, som skal administreres, men de er alle understøttet på samme måde, hvilket gør sikkerhedskopiering og gendannelse meget enklere." Brian Amirian, Vice President of Server and Storage Technologies, MTV Networks Disse steder var imidlertid enkeltstående steder, som var etableret fra bunden uden fælles organisering eller struktur, og de fik så mange nye anmodninger, at it-gruppen var fuldstændigt overvældet. "Én gruppe fik måske et SharePoint-sted, en anden gruppe så det, og så ville de også have et," siger Janni Plattner, en virksomhedsanalytiker i Mitchells gruppe. "Vores skift til Office SharePoint Server 2007 gav mulighed for en overordnet løsning på tværs af hele organisationen med henblik på at dække brugernes behov for samarbejdssteder hvilket var i voldsom vækst i kraft af en række hurtige og letopnåelige fordele." En anden central faktor i afdelingens beslutning om at anvende Office SharePoint Server 2007 var løsningens Enterprise Search-funktioner. "Vi havde brug for at gå længere end til administration og samarbejde omkring indholdet og indarbejde videnshåndteringen," siger Plattner. "Enterprise Search-funktionen i Office SharePoint Server gør det muligt at lade et sted søge efter filer, personer, webindhold osv. Med et samlet søgeværktøj, som dækker alle disse områder, kan vi reducere dobbeltarbejde og styrke optimeringen af arbejdsprocesserne på tværs af afdelingen." Fremtidige tiltag Med anvendelsen af et portalmiljø, der er baseret på Office SharePoint Server 2007, er målet for MTV Networks nu at udvide dækningen af deres nye intranet til at omfatte de internationale medarbejdere. Mitchells gruppe anvender også Office SharePoint Server 2007 som del af en ny løsning, som vil automatisere håndteringen af nye medarbejdere. "Programmet E-Provisioning anvender Office SharePoint Server sammen med flere andre programmer til at håndtere samkøringen med back-end-systemer til pladsorganisering, telekommunikation og sikkerhed," siger Mitchell. "Vi forventer at reducere den mængde tid og arbejde, der kræves for at indkøre en ny medarbejder, med mindst 80 procent." Fordele Standardiseringen med Office SharePoint Server 2007 som tværgående portalplatform har givet store fordele for slutbrugerne og afdelingens it-medarbejdere. Udgivelse af indhold ved hjælp af selvbetjening gør det muligt for grupper i hele afdelingen at kommunikere mere effektivt, mens bedre samarbejdsværktøjer og omfattende søgefunktioner gør det lettere for medarbejderne at finde og dele oplysninger. Ved at bygge den nye portalinfrastruktur på Office SharePoint Server 2007 kan MTV Networks levere disse funktioner på en pålidelig, skalerbar og rentabel måde, og de har implementeret et teknologimiljø og et sæt af værktøjer, som vil kunne dække behovene i afdelingen i mange år fremover. "Vi er først og fremmest en indholdsvirksomhed, og Office SharePoint Server gør det lettere for os at håndtere overflytningen til et digitalt miljø," siger Joe Simon, Senior Vice President og Chief Information Officer hos MTV Networks. "I dag kan vi samarbejde globalt, ikke kun omkring delingen af indhold, men også omkring udarbejdelsen af indholdet. Når vi arbejder på denne måde, reduceres både time-tomarket og omkostningerne, og vi kan således fremstille mere indhold for de samme penge. I vores virksomhed bliver chancerne for at skabe et hit nemlig større, jo mere indhold vi kan producere." Forbedret kommunikation og samarbejde Grupper udnytter fordelene ved selvbetjeningen af indholdsudgivelse til at kommunikere mere effektivt med både interne og eksterne brugere. Et eksempel er Viacom.com, som primært anvendes til at kommunikere med investorer og analytikere. "Før Office SharePoint Server, var

5 " Vi fik hurtigt gavn af løsningen, og itorganisationen bliver nu betragtet som en vigtig bidragyder til virksomhedens værditilvækst. Dave Mitchell, Vice President of Application Development, MTV Networks Viacom.com stagneret," siger Kristin Heitmann, Manager of Corporate Communications for Viacom. "Selvbetjening af indholdsudgivelsen gør det muligt at udgive flere oplysninger og holde dem opdaterede, fordi det er lige så let som at redigere et Microsoft Office Word-dokument. Disse funktioner er særligt praktiske i slutningen af kvartalet, når vi har brug for at udgive opdaterede regnskabstal." En anden gruppe, som oplever de samme fordele, er kommunikationsgruppen for TV Land, som nu anvender et websted, der er baseret på Office SharePoint Server 2007, til at udgive indhold til pressen. "Når du arbejder med medierne, skal du kunne levere indholdet næsten med det samme, " siger Paul Ward, som var Senior Vice President of Communications for TV Land. "I kraft af SharePoint-teknologiens fleksibilitet og effektivitet samt indsatsen fra vores it-afdeling er TVLandPress.com blevet en nyttig og effektiv destination. Professionelle mediearbejdere er vilde med denne praktiske løsning." Det nye sted giver også højere produktivitet og lavere omkostninger. "Vi har ikke længere behov for at sende fysiske materialer til flere hundrede mennesker, og vi sparer en masse penge på den måde," siger Ward. "Selvsamme funktioner er desuden tidsbesparende. I stedet for at fotokopiere pressemeddelelser, bestille overførsel af videoer, lave kopier af fotos og sende disse materialer ud, kan vi fokusere på at opbygge stærkere relationer til journalister, agenter og radioværter, som udgør vores eksistensgrundlag." Samarbejdsstederne har også gjort mange medarbejdere mere produktive, fordi de lettere kan dele oplysninger. En gruppe, som har haft fordel af denne funktion, er gruppen for indholdsdistribution og markedsføring, som ifølge Mitchell "har taget samarbejdsfunktionerne fra Office SharePoint Server, som kan tages i brug lige fra dag ét, i anvendelse og brugt dem siden." En anden stor fan af disse samarbejdsværktøjer er Jacques Tortoroli, Executive Vice President og Chief Financial Officer for MTV Networks, som har sin egen blog på portalen. Øget it-effektivitet Standardiseringen med Office SharePoint Server 2007 har øget effektiviteten for Mitchells gruppe, især i takt med at ansvaret for indholdsudgivelse overgik til virksomhedsbrugerne. "En af de magiske ting ved Office SharePoint Server er, at jeg kan supportere en global intranetportal med kun fire eller fem medarbejdere," siger Mitchell. "I de tilfælde, hvor der kræves brugertilpasning, kan jeg sende opgaven ud af huset og bevare min egen gruppes fokus på at udvikle nye funktioner, som kan genanvendes på alle steder. Vi kan producere 10 nye steder om måneden på denne måde ofte til så lave omkostninger, at jeg ikke behøver pålægge en virksomhedsgruppe udgifterne for arbejdet. Når det pågældende nye sted er i luften, håndteres den daglige administration af stedets egne virksomhedsbrugere." En konsolideret løsning øger også effektiviteten for medarbejderne hos Amirian s Server and Storage Technologies, som kører det datacenter, hvor Office SharePoint Server 2007 er hostet. "Standardiseringen med Office SharePoint Server har givet stordriftsfordele," siger Amirian. "Der er ikke blot færre servere, som skal administreres, men de er alle understøttet på samme måde, hvilket gør sikkerhedskopiering og gendannelse meget enklere. Office SharePoint Server passer virkelig godt til vores eksisterende it-infrastruktur og kan integreres med de andre Microsoft-teknologier, som vi allerede har installeret. Det er værdifuldt for mig, fordi

6 Yderligere oplysninger Yderligere oplysninger om Microsofts produkter og tjenester får du ved at ringe til Microsoft Sales Information Center på tlf.nr. (800) I Canada kan du ringe til Microsoft Canada Information Centre på tlf.nr. (877) Hørehæmmede kunder kan oprette forbindelse til Microsofts teksttelefontjeneste (TTY/TDD) på tlf.nr. (800) i USA eller på tlf.nr. (905) i Canada. Uden for USA og Canada skal du kontakte det lokale Microsoft-datterselskab. Du kan finde oplysninger på internettet på adressen Du kan få yderligere oplysninger om MTV Networks ved at besøge webstedet på: ks/mtvnetworks/pages/default.aspx jeg kan understøtte denne løsning med eksisterende ressourcer og færdigheder og dermed udnytte stordriftsfordelene for at holde omkostningerne på et minimum." Miljø, der kan udvides Selv om løsningen allerede giver mange fordele, siger Mitchell, at virksomheden endnu har den største fordel til gode. "Vi har en portalplatform, der vokser i takt med virksomheden," siger han. "I kraft af godt samarbejde med virksomheden har vi hurtigt fået gavn af løsningen, og it-organisationen bliver nu betragtet som en vigtig bidragyder til virksomhedens værditilvækst. Når virksomhedsbrugerne selv henvender sig og siger "Kan vi bruge SharePoint til det?", er det et klart udtryk for løsningens succes. Vi understøtter en proces. Vi udgør ikke selve processen." Microsoft Office System Microsoft Office System er erhvervslivets foretrukne miljø til informationsbehandling. Systemet indeholder programmer, servere og tjenester, som kan give dig succes ved at omdanne information til gennemslagskraft. Du kan finde flere oplysninger om Microsoft Office System på: Software og tjenester 2007 Microsoft Office System Microsoft Office SharePoint Server 2007 Microsoft Server Product Portfolio Windows Server 2003 Microsoft SQL Server 2005 Dette materiale er alene produceret til informationsformål. MICROSOFT GIVER INGEN GARANTI, DET VÆRE SIG UDTRYKKELIG ELLER STILTIENDE, I DETTE DOKUMENT. Dokument udgivet i april 2008