- Beklædningspolitik i DGI Midtjylland v/ Daniel og Kirsten - Afventer endeligt katalog. - Beslutning træffes i august 2012.

Transkript

1 Referat - bestyrelsesmøde Tirsdag d. 19. juni kl på DGI Midtjyllands kontor Deltagere: Per Bang, Rie Merrild Dieckmann, Daniel Andersen (mødeleder), Martin Damholdt, Kirsten Hoffmann, Frits Vistisen, Thomas Dohm, kommunikationsmedarbejder (referent) og Ole T. Sørensen Afbud: Mette Trier Andersen, Rasmus Munch O = orientering D = debat B = beslutning Emne 1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde d. 21. maj 2012 Godkendt 2. Gennemgang af dagsorden Tilføjet Info fra økonomiudvalg pkt Opfølgning på opgaver fra seneste møder - Beklædningspolitik i DGI Midtjylland v/ Daniel og Kirsten - Afventer endeligt katalog. - Beslutning træffes i august Bestyrelsens opgaver og organisering i 2012/2013 På bestyrelsesmøde d. 21. maj blev drøftet i hvilke arbejdsgrupper bestyrelsen skulle arbejde i det nye bestyrelsesår og hvordan arbejdsformen skulle være. Det blev aftalt at Rie og Per skulle udarbejde oplæg til hvordan de enkelte arbejdsgrupper kunne organiseres, antal møder og evt. tilknytning af eksterne frivillige/kompetencepersoner. Bestyrelsen skal drøfte oplægget og beslutte evt. ændringer og tilføjelser herunder den endelige fordeling af bestyrelsesmedlemmer i de enkelte arbejdsgrupper (bilag 1 - nedenfor). Beslutning: Bestyrelsen følger indstilling i henhold til bilag Bestyrelsesuddannelsen opfølgning på opgave

2 Det gode udvalgsarbejde På bestyrelsesmøde d. 21. maj blev besluttet, at der skal ses på de tre prioriterede udvalgs (fodbold, håndbold og svømning) sammensætning og arbejdsform for at sikre en optimal fremdrift. Det blev endvidere besluttet at arbejdet overlades til arbejdsgruppen for aktivitetsudvalg til at komme med køreplan for dialog med de tre udvalg. Ved udgangen af august skal der være statusmeldinger klar fra de tre udvalg. Som opfølgning på den fælles opgave fra bestyrelsesuddannelsen og fortsatte storytelling vil Frits og Per beskrive gymnastikmodellen med et formandskab, ligesom bestyrelsen skal have en generel drøftelse af hvordan en optimal udvalgsorganisering ser ud. Bestyrelsen kan endvidere udbygge og fortsætte storytellingen med eksempler på: hvordan kan aktivitetsudvalg, kompetencegrupper m.v. være organiseret i 2016? - Er de alle ens og med samme struktur? Afhænger det af udvalgets størrelse? (evt. præsentere eksempler på modeller for forskellige typer af organisering og samspil frivillige og medarbejdere (jf. de muligheder vedtægtsændring i 2011 har åbnet op for) a) Model A store idrætter - Stærk politisk ledelse med formandskab på 3 personer der tænker og agerer ledelse og arbejder tæt sammen med idrætskonsulent(er) om strategi, politik og foreningskontakt i den pågældende idræt og deltager aktivt i møder på lands- og landsdelsplan. Har fingeren på pulsen. - Formandskab og idrætskonsulent arbejder aktivt på at involvere foreninger/nye frivillige ved igangsætning af nye opgaver - Arbejdsgrupper/kompetencegrupper indenfor stævner, opvisninger, turneringer, stævner, kurser, skoler/lejre m.v. I storytelling beskrevet som: Vi ønskede en situation, hvor udvalgene ikke bare drev idrætsaktivitet, men tog ledelse for deres idræt. Drift blev flyttet til kompetencegrupper, der løbende eller ad hoc tager sig af aktiviteterne, mens ledelsesgrupperne afdækker foreningernes behov via undersøgelser, opstarter nye initiativer, sparrer med kompetencetrupperne, udvikler, følger lands-dgi, yder backup og bedriver ledelse i forhold til idrætten samt koordinerer med idrætskonsulenterne. b) Model B (typisk mindre idrætter) Udvalget planlægger og afvikler i samarbejde med idrætskonsulent/idrætssekretær turneringer, stævner og andre arrangementer i samarbejde med lokale foreninger c) Model C

3 - Idrætskonsulent har det overordnede ansvar for ledelse, strategi og politik i en aktivitet og samarbejder med netværks- og kompetencegrupper om udvikling og gennemførelse af aktiviteter og arrangementer foreningsnetværk, kursusgruppe = DGI-undervisere i idrætten, stævnegruppe, turneringsgruppe m.v. Hvis model a) vælges som den foretrukne skal bestyrelsen endvidere drøfte: Hvordan rekrutterer vi frivillige med lederprofil til idrætsledelserne (formandsskaber)? Hvordan forener vi rekruttering af ledelsesprofiler med en grundlæggende medlemsdemokratisk struktur? Beslutning: Der skal arbejdes på, at alle udvalg har aktiv ledelse. En enkelt model passer dog ikke på alle udvalg. Model C kan være hensigtsmæssig i en overgangsperiode. Der udarbejdes en arbejdsbeskrivelse for lederne i de enkelte udvalg. Dette skal lette arbejdet med at finde nye udvalgsmedlemmer, når arbejdsområderne er nøje beskrevet. De tre modeller skal beskrives mere indgående. 6. Dialogmøder DGI Midtjyllands udvalg efterår 2012 DGI Midtjyllands bestyrelse gennemfører årligt dialog- og udviklingsmøder med aktivitetsudvalg med afsæt i handleplaner og budgetter. Bestyrelsen har tidligere drøftet muligheden for nye og andre modeller Med baggrund i visionen om at blive foreningernes foretrukne samarbejdspartner bliver det hovedtemaet på dialogmøderne. Udvalgene inviteres som følger: - Senioridræt, petanque og krocket fælles møde - Frie idrætter fælles møde - Badminton og tennis fælles møde - Seperate møder med gymnastik, fodbold, håndbold, dans/musik, motion og friluftsliv og svømning Tidsplan: - Udvalgene forbereder sig i august/september med foreningsbehovsundersøgelser i.f.t. ønsker/forventninger det kommende års tilbud fra DGI telefonisk kontakt til min. 25 % af foreninger (repræsentative) i pågældende idræt og gennemført Survey-exact-undersøgelse til alle foreninger med

4 afsæt i: - hvordan kan DGI M. hjælpe med at få flere aktive, flere medlemmer og flere frivillige i de enkelte foreninger? - hvad skal der til for at x-forening betragter DGI Midtjylland som deres foretrukne samarbejdspartner? - hvad har foreningen været godt tilfreds med i 2012? - hvad vil foreningen gerne have mere af/mere hjælp til i 2013 og årene fremover? Dialogmøder afholdes i oktober/1. halvdel af november (uge 39,40 og 41) Det forventes at udvalgene evaluerer på de klassiske handleplaner og fremskriver forventninger på de klassiske aktivitetsområder, ligesom arrangementer med vigende og manglende tilslutning overvejes droppet. Udvalgene tildeles budgetrammer incl. medarbejderressourcer som tidligere år tilrettet i.f.t og 2011-regnskabstal. Medarbejdere og direktør udarbejder budgetter med afsæt i tidligere års budgetter og regnskabstal samt muligheder for økonomisk optimering af enkelt-arrangementer (derfor kun bruge lidt tid på det) Der afsættes et beløb til udviklings- og ansøgningspulje som kan bruges til nye (S2015-tiltag) som ikke kan rummes indenfor budgetrammen - efter aftale med formand og direktør. Beløbet fastlægges senere af økonomiudvalg. Beslutning: Indstilling godkendes. Tidsramme pr. møde ca. to timer som udgangspunkt kl Møder afholdes september, oktober, oktober. 7. Strategi 2015 Ben at gå på i DGI Midtjylland Bestyrelsen har på bestyrelsesuddannelsens modul 2 arbejdet med DGI strategien ben at gå på! og skal på den baggrund drøfte status og planlagte tiltag i DGI Midtjylland politisk og administrativt. Bestyrelsen skal ud fra opdaterede statusoversigt drøfte den politiske bemanding og opfølgning på de enkelte målsætninger og handlinger. Der indstilles følgende fordeling: Målsætning 1: Uddannelsesnetværk Målsætning 2: Projekt- og kommunalpolitisk følgegruppe (handling 1 + aktivitetsudvalg) Målsætning 3: Projekt- og kommunalpolitisk følgegruppe Målsætning 4: Uddannelsesnetværk Målsætning 5: Arbejdsgruppe for aktivitetsudvalg Målsætning 6: Projekt- og kommunalpolitisk følgegruppe Målsætning 7: Arbejdsgruppen for foreningskontakt Målsætning 8: Arbejdsgruppen for aktivitetsudvalg

5 Beslutning: Der sættes personer på de enkelte handlinger på næste arbejdsgruppemøder. Indstillingen i henhold til bilag 3 følges. 8. Ungenetværk i DGI Midtjylland På seneste møde d. 21. maj foretog bestyrelsen (gen)udpegning af medlemmer af tværfaglige udvalg. Efterfølgende har ungenetværket organiseret sig og sat navne på de unge som udgør den faste stamme i netværket. Endvidere har netværket forgrenet sig med en arbejdsgruppe DGI Skibet. Følgende deltager p.t. i arbejdet: Heidi Madsen, Karup, Kristian Jensen, Århus, Rasmus Emil Kristensen, Skals, Lars Norup, Skals og Sarah Krogsdal, Karup. Medlemmerne af ungenetværket indstilles til godkendelse af bestyrelsen. Beslutning: Indstillingen godkendes. 9. Nyt fra DGI Midtjyllands foreninger, udvalg og projekter Per orienterede om møde på landsplan vedr. senioridræt i den nye organisering lørdag d. 29. september i Vingsted. DGI Midtjylland forventes at være repræsenteret ved Per Bang, repræsentanter fra seniordrætsudvalget. Ole videresender invitation til formænd og idrætskonsulenter for badminton, gymnastik og tennis m.h.p. evt. deltagelse. Rekrutteringsgruppen i DGI Midtjylland havde udarbejdet status på forventede antal deltagere fra DGI Midtjylland fordelt på aktiviteter. (bilag 2). Per Bang deltager på landsledelsesmøde. - Bestyrelse melder tilbage til Ole ang. emner til landsledelsesmøde i senioridræt. Martin orienterede om økonomiudvalget første drøftelser af budget Rie orienterede om oplæg til øget samarbejde mellem DGI uddannelsesforum og landsdelsforeninger. For at styrke dialogen og samarbejdet mellem landsdelsforeninger og landsplan om realisering af S2015 specifikt i forhold til kampagne 3 anmodes landsdelsforeninger om at udpege min. et bestyrelsesmedlem, der er ansvarlig for landsdelsforeningens opgave vedr. leder- og foreningsudvikling og som fungerer som UF s dialogpartner.

6 UF-kontaktpersonen deltager i UF s Dialogmøde lørdag d. 6.april 2013 modtager UF s referater, handlingsplaner mv. deltager i det årlige regionsmøde, hvor uddannelsesaftaler for det kommende år indgås er ansvarlig for de indgående fælles aftaler ind i landsdelsforeningen Rie og Kirsten er som ansvarlige for DGI Midtjyllands uddannelsesnetværk DGI Midtjyllands UF-kontaktpersoner 10. Idrætspolitik stort og småt Per havde inden mødet rundsendt orientering fra Landsledelsesmøde d juni: 1) Strategi 2015: Der planlægges fire kampagner. Fra efteråret 2012 sættes L2013 kampagne og Idræt i dagtimerne (senioridræt) i gang. Derefter følger fra september til november 2013 en kampagne i forbindelse med kommunalvalget og i marts til oktober 2014 en kampagne om anerkendelse af frivillige. Der var efter den valgte debatform stemning for oplægget om at DGI gennemfører omfattende målinger og analyser af landsdelenes arbejde. Jeg talte imod det, men uden held. Jeg kritiserede efterfølgende debatformen, og der fik jeg til gengæld opbakning fra toneangivende landsdelsformænd. 2) Idræt for seniorer: Et stort antal foreninger spurgt om deres interesse for idræt i dagtimerne. Et stort antal vil gerne sætte noget i gang og mange vil gerne videreudvikle deres nuværende aktiviteter. DGI vil specielt fokusere på senioraktiviteter indenfor badminton, gymnastik/fitness, petanque, svømning og dans & musik. Der er en positiv dialog med Ældresagen. 3) Udredning om finansiering af idrætten i Danmark efter 2014: Søren Riskjær opridsede tre scenarier for den fremtidige hovedstruktur DIF/DGI 1) Rivalisering. 2) Fusion. 3) Samarbejde/arbejdsdeling. 4) L2013: Der er lidt nervøsitet omkring landsdelenes indsats. DGI Midtjyllands aftale med Viborg Kommune blev fremhævet som eksemplarisk. Per havde ligeledes rundsendt orientering om deltagelse i IDAN-konference, Breddeidrætskonference og møde ang. Søsportens Hus/Vestergadehallen. 11. Orientering fra kontoret v/ Ole Forslag om fællesmøde bestyrelse og medarbejdere tirsdag d. 14. august kl (Emner: L2013, S evt. tilføjelser medarbejdere) Beslutning: Overskrift Aktiv med DGI. Fællesmøde afholdes på ovennævnte tidspunkt. MIMER 4 Orientering fra Ole. Ca. 30 ansøgere til stilling som gymnastikkonsulent. Ca. 60 ansøgere til stilling som fodboldkonsulent.

7 12. Forberedelse kommende møder og arrangementer (bilag 5) nedenfor Beslutning: Møder afholdes i henhold til bilag Dagsordenspunkter til kommende bestyrelsesmøder - Hvordan kan foreninger arbejde sammen med DGI Midtjylland om årsmøde 2013? Der nedsættes en arbejdsgruppe. - Beklædning. Den økonomiske ramme skal fastlægges. - Økonomi halvårsresultat og udkast til budget min. B Idrætspolitisk kommunikation a) Generelt på kort og lang sigt Orientering fra TD b) Emner til kommunikation/formidling fra mødet Orientering c) Deadlines Udspil Midtjylland( Synspunkt )Udkommer 3.august 2012 (Rasmus) 21. august 31. august 2012 (Mette) 21. september 5. oktober 2012 (Kirsten) 26. oktober 16. november 2012 (Rie) 7. december 4. januar 2013 (Martin) 25. januar 2013 Bilag 1 Arbejdsgrupper DGI Midtjyllands bestyrelse Generelt om arbejdsgrupperne: - Arbejdsgruppen for aktivitetsudvalg bliver kontaktperson for alle udvalg - På møderne arbejdes i samme arbejdsgruppe i 1 ½ time - Projekter og kommunesamarbejde slås sammen til én arbejdsgruppe - I såvel arbejdsgrupper som i det fælles bestyrelsesarbejde holdes fast i at det er overordnet politisk og strategisk bestyrelsesarbejde vi laver - Arbejdsgrupperne behandler oplæg og indstillinger fra tilknyttede medarbejdere - Behandle og beslutte flere punkter pr. mail ud fra indstillinger til beslutning vil gøre det muligt at arbejde i arbejdsgrupper ved de fleste møder - S2015 fast punkt på fælles dagsorden herunder kampagner 1. Økonomi Sparringspartner for direktør, løbende budgetopfølgning med afrapportering til bestyrelsen, udarbejdelse af budgetudkast, løbende afsøgning af økonomiske potentialer (øgede indtægter og sparede udgifter). Kvartalsvise møder. Sammensætning: Direktøren, én ekstern (Jens Sørensen), to bestyrelsesmedlemmer: Martin Damholdt og Rasmus Munch. 2. Strategi (2015)

8 Implementering af S2015 s målsætninger og handlinger. Sammensætning: direktør (+evt. afdelingsleder PSK) og 4 bestyrelsesmedlemmer Per Bang, Martin Damholdt, Kirsten Hoffmann og Rasmus Munch. 3. Projekt- og kommunalpolitisk følgegruppe a. Politisk og strategisk sparring med afdelingslederen for projekter og partnerskaber om initiering og udvikling af projekter og opfølgning på løbende projekter. b. Lægger linjerne for kontakten til kommunalpolitikerne og deltager selv i kontakten via diverse arrangementer og målrettede møder. Yder sparring til formanden. Udvikler samarbejdsflader til kommunerne på politisk niveau. Sammensætning: Afdelingslederen for projekter og partnerskaber(psk), direktøren og 4 bestyrelsesmedlemmer: Per Bang, Rasmus Munch, Kirsten Hoffmann og Martin Damholdt 4. Foreningskontakt Lægger linjerne for hvordan DGI Midtjylland sikrer god kontakt med medlemsforeningerne konkret de flerstrengede foreninger og via inspiration til aktivitetsudvalgene også aktivitetsforeningerne. Arbejdsgruppen indgår evt. selv i kontaktarbejdet via foreningsbesøg, repræsentationsopgaver og opsøgende kontakt (ringerunder). Sammensætning: Afdelingslederen for idræts- og foreningsudvikling (KS), foreningskonsulent(er) og 4 bestyrelsesmedlemmer: Mette Trier Andersen, Daniel Andersen, Rie Merrild Dieckmann og Frits Vistisen 5. Følgegruppe for aktivitetsudvalg Arbejdsgruppen får kontaktperson-ansvar for alle udvalg og fordeler alle udvalg imellem sig med en fast kontaktperson til hvert udvalg. Arbejdsgruppen laver en intern kategorisering af udvalgene i.f.t. størrelse, nødvendig opmærksomhed og ledelsesmæssige udfordringer Følger løbende arbejdet i udvalgene med særligt henblik på at understøtte og udvikle, når der er særlige behov. Planlægger de årlige udviklingsmøder med udvalgene og indgår i afviklingen. Har særligt øje for organisering og rekruttering af frivillige til aktiviteterne. Sammensætning: Áfdelingsleder Idræt- og foreningsudvikling (KS) + 4 bestyrelsesmedlemmer:mette Trier Andersen, Daniel Andersen, Frits Vistisen, Rie Merrild Dieckmann 6. Uddannelsesnetværk Indgår i udvikling af nye uddannelsesaktiviteter for frivillige ledere og bestyrelsesmedlemmer i foreninger og DGI Midtjylland - samt andre uddannelsestiltag på tværs af aktiviteter. Følger uddannelsesinitiativer fra landsplan og forholder sig til implementering i DGI Midtjylland, og arbejder med kommunikation af uddannelsestilbud. Sammensætning: Foreningskonsulent (DM) og afdelingsleder for idræts- og foreningsudvikling (KS) og 2 bestyrelsesmedlemmer: Kirsten Hoffmann og Rie Merrild Dieckmann. Herudover tilknyttes evt. ekstern én eller flere personer med specielle kompetencer og ressourcer indenfor ledelses- og foreningsudvikling f.eks. fremtrædende foreningsformand der aktivt har arbejdet med ledelses- og foreningsudvikling og/eller fungerer om DGIunderviser. Kvartalsvise møder. Oplæg: Møder i gruppe 1 og 6 holdes i andet regi.

9 På bestyrelsesmøder med arbejdsgruppemøder arbejder følgende arbejdsgrupper samtidigt: - 2 og 5-3 og 4 Bilag 5 - Bestyrelsens mødeplan 2012 pr. 21. juni 2012 Tid Sted Mødets formål 2012 Torsdag d. 2. august kl Kontoret Møde uddannelsesnetværk Mandag d. 13. august kl Kontoret Økonomiudvalgsmøde Tirsdag d. 14. august kl Kontoret Fællesmøde med medarbejdere Mandag d. 20. august kl Tirsdag d. 11. september kl Mandag d oktober Cyberspace elektronisk Fredag d. 5. oktober kl Farsø Lørdag d. 6. oktober kl Farsø Bestyrelsesuddannelse Mandag d. 22. oktober kl november DGI s årsmøde Mandag d. 19. november kl Mandag d. 10. december kl Mandag d. 14. januar kl Tirsdag d. 19. februar kl Mandag d marts Cyberspace - elektronisk Tirsdag d. 2. april kl Mandag d. 22. april Ikast-Brande Kommune DGI Midtjyllands årsmøde